Descubriendo la Unidad Personal de Acción (UPA)

Muchas personas basan buena parte de su organización en una lista de tareas más o menos completa y sofisticada. Sin embargo, usar una lista única de tareas es un mal hábito, ya que es inefectivo. El motivo es sencillo: una lista única de tareas es una lista desorganizada. Por eso nuestra recomendación es muy clara: no uses una lista única de tareas.

Uno de los paradigmas más dañinos de nuestros días es el que afirma que simple siempre es mejor. Einstein ya nos advertía sobre los riesgos de esta creencia injustificada: «Todo debería hacerse tan simple como sea posible, pero no más que eso». Lo cierto es que [sobre]simplificar resta efectividad.

«Tarea» es un ejemplo de solución simple pero inefectiva. Las tareas son fáciles y cómodas de escribir, pero tienen el gran inconveniente de que rara vez son «tachables». GTD es la primera metodología que se da cuenta de que las tareas son mejorables y por eso plantea un cambio de paradigma, proponiendo dos nuevos conceptos: «acción» y «siguiente acción». Una «acción» es toda actividad física, concreta, visible y orientada a la consecución de un resultado. Cuando la ejecución de una acción es independiente de la ejecución de otras acciones previas, se dice de ella que es una «siguiente acción».

La llegada de GTD, con las «acciones» y las «siguientes acciones», unidas al concepto de «proyecto», junto con la fragmentación de la lista única en una serie de listas específicas, que evitan mezclar elementos con significados distintos, supone la primera gran revolución en productividad personal. Por su propia naturaleza, las «acciones» y «siguientes acciones» son normalmente mucho más «tachables» que las tareas. De hecho, la mayoría de las cosas que la gente llama «tareas», en GTD serían «proyectos», es decir, resultados que requieren más de una «acción» para ser alcanzados. Aún así, GTD se limita a recomendar que las «acciones» y «siguientes acciones» sean lo más concretas y específicas posible, ya que ello va a facilitar su posterior ejecución, pero lo deja ahí, sin profundizar más en el tema.

Descubrimientos científicos posteriores han puesto de manifiesto que los conceptos de «acción» y «siguiente acción» admiten todavía una mejora significativa de cara a su impacto sobre la efectividad, tanto personal como colectiva. Ahí entran en juego los conceptos «tachable» y «tachabilidad», factores clave en efectividad.

La propuesta de GTD persigue reducir el estrés haciendo posible liberar a la mente de tener que gestionar recordatorios sobre compromisos incompletos. También persigue aumentar la eficiencia personal facilitando empezar y terminar porciones de trabajo con entidad propia, a la vez que mantener la concentración durante la ejecución de dicho trabajo. Todo ello lo consigue gracias a la descomposición de los proyectos en las acciones que lo forman y a una mayor concreción en la descripción del trabajo a realizar.

Sin embargo, GTD no contempla las consecuencias negativas de pérdida de eficacia derivada de que acciones con distinto grado de «tachabilidad» coexistan en una misma lista, ni tampoco tiene en cuenta la pérdida de eficiencia que supone tener que volver a pensar en algo, sobre lo que ya se pensó al procesarlo, para poder ejecutarlo.

En OPTIMA3, el objetivo es maximizar tanto la eficacia como la eficiencia. Para maximizar la eficacia, OPTIMA3 propone filtrar primero las opciones a considerar en función de las Circunstancias Óptimas de Ejecución (COE) y, a partir de ahí, que el único criterio para tomar la decisión sobre qué hacer sea la contribución de valor. Para que esto sea posible, hay que eliminar cualquier sesgo, como por ejemplo el que introducen las diferencias de «tachabilidad». Por otra parte, para maximizar la eficiencia, OPTIMA3 propone separar por completo y de forma radical las etapas «pensar y decidir» y «ejecutar». Para que esto sea posible, el resultado de «pensar y decidir» tiene que ser una actividad tan explícita que se pueda ejecutar sin pensar.

Por eso, si en «gestión del tiempo» se habla de «tareas», y en GTD se habla de «acciones» y «siguientes acciones», en OPTIMA3 hablamos de «UPAs». «UPA» significa «Unidad Personal de Acción».

Una «UPA» es toda actividad física, visible y totalmente «tachable» – para la persona que la va a ejecutar – orientada a la consecución de un resultado. A diferencia de lo que ocurre con las «acciones» y las «siguientes acciones» de GTD, una «UPA» tiene que ser necesariamente percibida como una actividad totalmente «tachable» por la persona que la va a ejecutar.

El concepto «UPA» se fundamenta en los últimos avances de la ciencia cognitiva. Por ejemplo, Csikszentmihalyi documentó la importancia de trabajar con «desafíos adaptados a las capacidades personales» como elementos que facilitan y potencian alcanzar el estado de flujo. La «tachabilidad» es precisamente la expresión de esa adaptación a las capacidades personales. Por su parte, también Heylighen y Vidal introducen de forma indirecta en su paper el concepto de «reto individualizado». Ambos autores afirman que lo que para unos puede ser muy sencillo para otros puede resultar muy complicado y que, precisamente por ello, «las propias personas son normalmente las mejor indicadas para juzgar si están preparadas para llevar a cabo una tarea de forma satisfactoria». Esto viene a reforzar el carácter subjetivo e individual de la «tachabilidad».

Veamos para finalizar algunos ejemplos de las tres formas de expresar actividades que hemos visto en el post:

  • Tarea (gestión del tiempo): Pagar matrícula inglés
  • Siguiente acción (GTD): Hacer transferencia de los 500€ del pago de la matrícula de inglés antes del dd/mm
  • UPA (OPTIMA3): Hacer transferencia online de 500€ a la cuenta ESXX XXXX XXXX XXXX XXXX, concepto «Señal matrícula programa Advanced II», beneficiario «Academia Londres», antes del dd/mm

Evidentemente el esfuerzo intelectual que requiere la redacción de cada una de las tres opciones anteriores es distinto. Del mismo modo, el esfuerzo intelectual que requiere la ejecución de las mismas es también distinto. Antes de poder ejecutar las dos primeras sigue haciendo falta realizar un trabajo adicional, que es recordar o recuperar la información sobre los detalles necesarios para llevar a cabo la actividad. En el caso de la tercera opción, se puede ejecutar directamente sin necesidad de pensar, ya que es 100% «tachable».

Un caso que merece atención especial es cuando la descomposición del resultado en pasos es discrecional. En estos casos, la definición de la UPA se verá influenciada por factores como:

  • Habilidad personal en cuanto a ese tipo de actividad
  • Gusto o preferencia personal por ella
  • Capacidad para concentrarse durante más o menos tiempo ininterrumpido en una misma actividad
  • Expectativas realistas sobre la posibilidad de hacer algo sin interrupciones del entorno
  • Etc.

Imaginemos por ejemplo una actividad que consiste en leer un informe de 80 páginas sobre un tema X para estar al tanto sobre ello. Estaríamos hablando de un «proyecto» (en GTD) o de un «resultado» (en OPTIMA3). Para una persona «A», que lee rápido, le interesa la materia sobre la que trata el informe, tiene buena capacidad de concentración y su entorno le interrumpe razonablemente poco, sería admisible que definiera una primera «UPA» como «leer 40 páginas del informe sobre X». Sin embargo, para una persona «B», que lee menos rápido, tiene nulo interés sobre ese tema en concreto, aunque debe leerlo, se despista con facilidad y es constantemente interrumpida por su entorno, una «UPA» más adecuada sería «leer 20 páginas del informe sobre X» o, incluso, un menor número de páginas cada vez.

El trabajo a realizar es siempre el mismo y el que se descomponga en más o menos pasos intermedios ni pone ni quita mérito a su realización. Lo importante es hacerlo bien y lo antes posible y eso se va a ver enormemente influenciado por su «tachabilidad», que es un tema de percepción.

Robert Michels afirmaba que «No importa que un hecho sea falso; si es considerado cierto, es cierto en sus efectos». Con el trabajo pasa algo muy parecido. «No importa que un trabajo sea fácil; si es percibido como poco «tachable», se procrastinará hasta que sea inevitable» (la cita es mía 😛 ).

La buena noticia es que este problema tiene solución. Para que el trabajo se perciba siempre como algo fácil hay que trabajar siempre con «UPAs». ¿A qué esperas para probarlo?

12 comments to Descubriendo la Unidad Personal de Acción (UPA)

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Un concepto muy interesante, y muy efectivo, el de UPA.

    Para mi fue muy relevador la importancia de escribir las acciones de manera muy tachable y, sin duda, es uno de los hábitos que más me ayudan. Recuerdo una vez que, con motivo de un permiso de paternidad, deje a un colaborador mío mis listas de acciones y “A la espera” para que, en la medida de lo posible, avanzase algunas cosas. Mi sorpresa vino cuando, hablando con él, me dijo que estaba trabajando más en mis cosas que en las suyas porque le era más fácil “trabajar con lo mío por estar más detallado”. Desde entonces, cuando escribo mis acciones lo hago pensando en cómo lo tendría que escribir para que lo entendiese otra persona y, además, lo pudiese hacer.

    Lo dicho, gran innovación las UPA. Mejor pensar una vez y hacerlo bien, el retorno en efectividad es notable.

    Un abrazo

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Una de las reacciones iniciales más habituales es «uf! cuánto trabajo!», lo que demuestra con bastante claridad el grado de ignorancia que mucha gente tiene sobre la naturaleza de su trabajo. El trabajo de concretar qué hay que hacer es un trabajo que sí o sí hay que hacer en algún momento antes de ejecutarlo. Puede hacerse inmediatamente antes de la ejecución, que suele ser lo normal, o puede hacerse previamente por lotes. Las ventajas de hacerlo por lotes son múltiples, como he comentado en varios artículos del blog. En cuanto al trabajo del escribir, si se tiene la competencia básica de escribir a un mínimo de 50-60 palabras por minuto con el teclado del ordenador, o incluso más si es escritura «a mano», estamos hablando de segundos. A cambio de esta mínima inversión, el retorno es espectacular. Esto es tan fácil como dejar de suponer y probarlo, ya que los resultados hablan por sí solos. Es efectivamente una gran innovación y lo es por un sencillo motivo: funciona!!
      Un abrazo

  • Revelador el comentario de David Sánchez!

    Un saludo, David Barreda.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Te invito a que lo pruebes. Eso sí, pruébalo bien. Si redactas «medio tachable» en lugar de ganar, pierdes con relación al modo habitual. La clave es redactar de manera que sea totalmente tachable.
      Un saludo.

      • …en eso ando, en eso ando…

        Estoy muy contento desde que empecé en enero con esto… soy súper consciente de que mi sistema no es del todo estable, pero voy consolidando algunos hábitos. También sé que no lo estoy haciendo perfecto, y que me queda muuucho por aprender e incorporar, pero lo vivo como el primer escalón, es así.

        …de momento, lo que más me gusta es la sensación de control que alcanzo en el sentido de que percibo que sé dónde está cada cosa. Ahora en verano me pararé, observaré y veré cómo puedo mejorar mi sistema, cuál será el siguiente escalón.

        Pero estoy muy contento la verdad, y me alegro mucho de haberme parado con tu libro en navidad, y haber dedicado unos días a entenderlo.

        …venga, seguimos aprendiendo!

        David Barreda

  • David Rey Jordan
    Twitter: davidrjordan

    Hace algún tiempo observé que en mi sistema de organización (basado en GTD) faltaba ser más concretos para lograr hacer las cosas cuando tengo los medios necesarios (contexto) sin procrastinar, y empecé por intuición a detallar toda la información que consideraba necesaria para hacerla sin necesidad de consultar de nuevo lo que ya había visto al procesar. Este artículo me confirma lo que no era más que una intuición… A partir de ahora intentaré afianzar el hábito, con la certeza de que es más eficiente.
    Gracias maestro!

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, David. Creo que la conclusión a la que has llegado tú y a la que llegué yo es bastante lógica después de unos cuantos años de uso del sistema. Estoy seguro de que para Allen esto es de ser concretos al escribir las acciones es algo tan evidente que no consideró necesario profundizar sobre ello. El problema es que es mucho menos evidente de lo que parece. De hecho, parte del valor de OPTIMA3 es que va a convertir en explícitos y evidentes muchos detalles que en GTD no aparecen por ninguna parte pero que de algún modo están ahí y son imprescindibles para sacar todo el jugo a los hábitos.
      Un fuerte abrazo!

  • Interesante concepto.

    Si lo he entendido bien, bebe de otro concepto ampliamente difundido en los foros relacionados con la consecución de objetivos: dividir las metas en pequeños objetivos o pasos alcanzables.

    Creo que no hay otra manera de avanzar: paso a paso y teniendo antes, muy claro hacia donde vamos y que lo que pretendemos nos aporta valor.

    Gracias, José Miguel, por tu trabajo y tu excelente contribución.

    Javier (www.tusaludplus.com)

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Javier. Así, es. El concepto de «divide y vencerás» encierra sabiduría popular con siglos de antigüedad. El concepto UPA simplemente recoge esta evidencia, concretando los criterios que se deben cumplir para que esa división sea realmente útil, es decir, para que sean realmente «pequeños» y «alcanzables», ya que, por lo general, pecamos de exceso de optimismo.
      Un saludo.

  • […] Sobre el significado, fundamentos y aplicación del concepto «UPA», o «Unidad Personal de Acción», de la metodología OPTIMA3.  […]

  • […] de alto valor es importante redactarlas lo más explícitamente posible. José Miguel Bolívar en este post introdujo un concepto revolucionario para la redacción de las acciones: las UPAs, las Unidades […]

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