GTD: Diferencia entre acciones, proyectos y objetivos

Uno de los principales obstáculos al que se enfrentan las personas que se acercan a GTD es el de la terminología que utiliza David Allen, su autor, para referirse a alguno de sus conceptos básicos. De estos obstáculos, si tuviera que elegir uno como máximo representante de todos ellos, sería el concepto de «proyecto». En GTD, un proyecto es todo resultado que requiere más de un paso para alcanzarse y que puede ser completado en un año. Como puedes comprobar, una definición «bastante» distinta de lo que la mayoría de la gente entiende normalmente por proyecto.

En el lenguaje común, un proyecto es algo con un cierto grado de complejidad, algo que además conlleva una carga de trabajo más o menos elevada, se prolonga durante un espacio de tiempo relativamente amplio, cuesta normalmente dinero y suele involucrar a varias personas. Vamos, muy poco parecido a la definición de GTD.

En mi experiencia facilitando talleres para la mejora de la efectividad personal, el lenguaje es crítico en el proceso de aprendizaje, y lo es al menos por dos razones.

Por una parte, el lenguaje es representativo, es decir, que cuando se usa una palabra, las personas la asocian a una imagen de una o más experiencias relacionadas con esa palabra. Esto significa que cuando un facilitador dice «proyecto», las personas que le escuchan evocan la imagen que ellas tienen almacenadas sobre «proyecto». Por mucho que expliques después qué aquí «proyecto» es otra cosa, a nivel subconsciente las personas siguen pensando en su interpretación de «proyecto», no en la que tú les estás explicando.

Por otra parte, el lenguaje es emocional, es decir, que cuando se usa una palabra, en nuestra memoria a largo plazo se activa una imagen asociada a una emoción. La única excepción a esto es cuando se trata de una palabra cuyo significado es desconocido en el contexto en que aparece. Si, por ejemplo, el recuerdo que una persona tiene asociado a «proyecto» es que se trata de algo complejo, esa persona se va a resistir a llamar «proyecto» a un conjunto de actividades sencillas.

Unido a lo anterior, tenemos que el trabajo del conocimiento es más complejo en su naturaleza que el trabajo manual. Como consecuencia, al lenguaje cotidiano le faltan palabras para expresar la complejidad actual. Me explico. Antes, una tarea podía tener una duración muy amplia. Por ejemplo, «cosechar el trigo» era una tarea, aunque pudiera prolongarse varios días. Para el agricultor, además de sus otras rutinas habituales, la única tarea a la que tenía que prestar toda su atención hasta completarla era esa: cosechar el trigo. Si el agricultor hubiera tenido que interrumpir la cosecha cada poco tiempo para ir a una reunión, atender una llamada o procesar su email, «cosechar el trigo» habría dejado de ser una tarea y habría pasado a ser otra cosa distinta, más compleja.

La gente hoy sigue hablando de tareas para referirse a cosas que ya no son tareas. Y esta es una de las principales causas de sus problemas de organización. Originariamente, una tarea era algo que se empezaba y en lo que se seguía trabajando hasta que se terminaba, llevara el tiempo que llevara. A día de hoy, trabajar de esta manera es prácticamente imposible. El problema es que, cuando se intenta trabajar de forma simultánea en varias tareas, se cae en la multitarea, que es uno de los hábitos más improductivos y estúpidos que existen, ya que la multitarea es la forma perfecta de tardar más tiempo en hacer peor más cosas.

Una de las grandes aportaciones del maestro David Allen son los conceptos de «acción» y «siguiente acción». En GTD, una «acción» es «una actividad física y visible que necesita ser realizada para avanzar hacia la consecución de algo». Por otra parte, para conseguir cualquier cosa, normalmente habrá acciones que se puedan ejecutar de inmediato y otras que requieran completar algún paso previo. En GTD, las «acciones» sobre las que se puede actuar ya, sin necesidad de esperar a completar ninguna otra «acción» previa, se llaman «siguientes acciones». Lógicamente, en el camino hacia la consecución de cualquier cosa, todas las «acciones» se irán convirtiendo en «siguientes acciones» en algún momento, según se vayan completando pasos.

Un ejemplo. Si quiero hacer la revisión al coche, la «siguiente acción» sería «llamar al taller para pedir cita». Como aún no he llamado, eso es todo lo que puedo hacer por ahora. Actividades como «llevar el coche al taller» o «recoger el coche del taller» son por tanto, a día de hoy, simplemente «acciones». Cuando llame al taller para pedir cita, la «acción» de «llevar el coche al taller» pasará a ser la «siguiente acción» y así, sucesivamente.

Mucha gente cree que «hacer la revisión al coche» es una tarea. Y esto es un problema grave. Da igual lo que tú creas, porque «hacer la revisión al coche» es lo que en GTD se llama «proyecto», ya que es necesario completar varios pasos – o «acciones» – para conseguirlo. Digo que es un problema grave porque llamar «tarea» a un «proyecto» tiene un montón de consecuencias altamente nocivas para tu efectividad. Por ejemplo, una tarea como «hacer la revisión al coche» es «cero tachable», lo que significa que te va a incitar fuertemente a la procrastinación.

Entiendo que usar la palabra «proyecto» para algo tan simple como «hacer la revisión al coche» pueda generar rechazo, pero ten en cuenta que llamar tarea a cosas que no lo son tiene consecuencias desastrosas.

Por otra parte, y en línea con lo anterior, a lo que en el mundo corporativo se le llama «proyecto», en GTD se le llama «objetivo».

La diferencia entre un «proyecto» y un «objetivo» radica en dos aspectos. Por una parte, el aspecto temporal. Un «proyecto» en GTD es algo que debe completarse en un plazo máximo de un año. Un «objetivo» es algo que normalmente abarcará más de un año, pudiendo abarcar dos, tres o incluso cinco años. Por otra parte, la necesidad de revisión. Los «proyectos» activos en GTD tienen que estar «inventariados» en la «lista de proyectos» y deben revisarse a fondo semanalmente durante el proceso de «revisión semanal». Por el contrario, los «objetivos» se gestionan fuera del sistema de control del flujo de trabajo y se revisan únicamente cuando es necesario.

Por lo tanto, algo como «implantar SAP» nunca sería un proyecto en GTD, sino un «objetivo», que incluiría decenas, por no decir centenas, de «proyectos». Uno de estos «proyectos» podría ser «contar con documento para comenzar un proceso de petición de ofertas a proveedores (RFQ)».

Como ves, se trata de un problema de escala. En un mundo simple, como es el del trabajo manual, con «tarea» y «proyecto» es suficiente. En el trabajo del conocimiento, por el contrario, necesitamos añadir un nivel de detalle superior al de la «tarea». Ahí es donde aparece la «acción».

Así que, resumiendo:

  • Acción: Actividad física que empiezas y terminas de una vez, sin interrupciones. De todas las «acciones» que tienes que completar para alcanzar un resultado, aquellas que puedes hacer sin completar pasos previos se llaman «siguientes acciones».
  • Proyecto: Resultado simple que consigues cuando completas todas las acciones que lo forman. Todos los «proyectos» tienen que estar reflejados en una «lista de proyectos» y hay que revisar semanalmente su evolución durante la revisión semanal del sistema.
  • Objetivo: Resultado complejo que consigues cuando completas todos los proyectos que lo forman. Los «objetivos» están fuera del «workflow» de GTD y únicamente hay que revisarlos cuando es necesario.

Para terminar, algunas pistas. Para una persona normal dedicada al trabajo del conocimiento, su volumen de «siguientes acciones» puede oscilar entre unas 40-50 y unas 180-250. Si tienes menos, algo estás haciendo mal y si tienes más, te estás sobrecomprometiendo. En cuanto a proyectos, el volumen normal puede ser entre 30-40 y 150-180. Si tienes menos, se te está «escapando» seguro algún «proyecto» que has confundido con una «siguiente acción». Si tienes más, que te sea leve. Por último, en cuanto a objetivos, cualquier cifra entre 1 y 10 puede ser normal, según la complejidad de los mismos y su alcance temporal. Si tienes más, casi seguro que también te estás sobrecomprometiendo y eso es peligroso, ya que el compromiso potencia tu efectividad, pero el sobrecompromiso la debilita.

7 comments to GTD: Diferencia entre acciones, proyectos y objetivos

  • Me ha resultado extremadamente interesante. Gracias. Creo que muchas veces he incurrido en el error de llamar tarea a lo que en realidad era un proyecto.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Gracias, Iván. La diferencia es sutil y difícil de apreciar a primera vista si nadie te lo dice. Personalmente, me ha llevado años de práctica como usuario, releerme muchas veces los libros de David Allen y comprobar sistemáticamente mis tesis en aula el llegar a este tipo de conclusiones 🙂

  • José Miguel,
    Me ha quedado una duda al leer tu artículo, donde quedan almacenados los objetivos? Si como dices quedan fuera del Workflow, puede ocurrir que algo que hemos recopilado y estamos procesando se convierta en un objetivo que genere diversos proyectos, que irán a la lista de proyectos, que contengan sus correspondientes acciones, que irán a las listas de próximas acciones agrupadas por contexto, pero donde van los objetivos? Como vinculamos los distintos proyectos que conforman un único objetivo para confirmar que hemos completado todo lo necesario para alcanzarlo? Debemos crear una “lista de Objetivos” donde almacenar todos los resultados complejos que para completarse requieren de más de un proyecto?
    Gracias Maestro!

  • Antonio

    Lo primero de todo, decir que una vez más estoy intentando construir mi sistema GTD, pero ahora desde una perspectiva más de Mejora personal que otra cosa, ya que mis actuales tareas laborales no son tan agobiantes como hace un años.
    Este artículo me ha aclarado muchos conceptos que espero me ayuden en mi revisión de estas vacaciones (por aquí he visto varios posts que ya tengo apuntados para ver con calme).
    En efecto uno de mis problemas habituales es el uso indebido de objetivos cómo proyectos, lo que dificulta mucho la elaboración de próximas acciones y ese aspecto esto me ha servido de mucho.
    Una pregunta ¿existe alguna página que recopile todos los artículos del Blog sobre GTD, o debo recurrir a las etiquetas para localizarlos?
    Muchas gracias.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Antonio. Muchas gracias. La verdad es que no hay una página única que recopile todos los artículos del blog sobre GTD pero sí hay una categoría «GTD» y también tienes la opción del buscador.
      Un saludo.

  • Estimado José Miguel,
    Lo primero y más importante, gracias por tu trabajo y dedicación, es siempre una gran ayuda para aquellos que estamos constantemente tras una mejora de nuestra productividad personal y recalco la palabra personal.
    “Productividad Personal” es mi libro de consulta más frecuente en este ultimo año, me ha orientado mucho y lo sigo desarrollando para no inventar mi “sistema GTD” sino que aprender a usarlo de la forma más útil, sin adecuarlo y haciéndole el quite a la siempre tentadora tendencia a procrastinar ;D
    Voy muy bien en las primeras etapas: recopilando, capturando… sin embargo, me sigo complicando con las listas, las paso a Evernote, Onenote, Wunderlist… en fin, sigo practicando y esta entrada la leí en el momento preciso, para recordar que lo importante es el habito, por sobre la herramienta o el dispositivo. ¡saludos!

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Bruno. Me alegra mucho saber que mi libro te está resultando útil. La productividad y la efectividad personales son, ante todo, el resultado de un compromiso con el cambio y la mejora personales, como bien dices. La clave está es continuar siempre hacia adelante, sin permitir que las caídas nos hagan perder perspectiva.
      Saludos!

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