Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito

Si conoces la popular metodología GTD®, el nuevo estándar en productividad personal, es muy probable que la forma en que está redactado el título de este post te resulte familiar.

Uno de los conceptos fundamentales de la metodología GTD es el de «proyecto». El significado de la palabra «proyecto» en GTD es bastante distinto del que la mayoría de la gente le da habitualmente. En GTD, se llama «proyecto» a todo resultado que requiere más de un paso y puede ser completado en un año. Según el «método de planificación natural de proyectos», que forma parte de esta misma metodología, la recomendación es expresar esos resultados como un éxito rotundo. De ahí el título de este post.

Exactamente el día 19 de junio del año pasado regresaba de mi curso de certificación como Master Trainer en GTD en Ámsterdam. Después de pasar una semana completa allí, en un programa «train the trainer» (T3) junto al mismísimo David Allen, volvía a España con un nuevo proyecto activo en mi «lista de proyectos»: «Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito». A partir de ahí, muchas horas, días, semanas y meses de trabajo hasta darlo por completado.

Mi primer aprendizaje en Ámsterdam, al segundo o tercer día de estar allí, es que se trataba de un proyecto demasiado ambicioso para poder ser llevado a cabo con garantías solo por mí, a no ser que estuviera dispuesto a abandonar otros proyectos muy importantes ya iniciados. Por eso, mi primera decisión fue llamar a mi buen amigo, y compañero de red en OPTIMA LAB, Jerónimo Sánchez, y compartir con él mis inquietudes, a la vez que preguntarle si quería ayudarme a seguir adelante con esta aventura. La respuesta de Jero fue el sí incondicional que esperaba de él y desde ese momento hemos venido trabajando en un modelo «bicéfalo», en el que Jero ha asumido la responsabilidad sobre la parte académica y yo he mantenido la responsabilidad sobre la parte operativa y de negocio.

Una consecuencia inmediata de nuestra decisión fue detener mi proceso de certificación como Master Trainer, y que fuera Jero quien lo retomara. La certificación como Master Trainer en GTD es un proceso intenso, largo y riguroso, que exige dedicación y compromiso durante un espacio de tiempo prolongado, algo que yo no podía permitirme en aquel momento sin poner en riesgo mis demás compromisos vinculados a la red OPTIMA LAB. Afortunadamente, el apoyo de Jero, y del resto de los nodos de la red, ha sido total desde el primer minuto, y sigue siéndolo.

Nuestro primer obstáculo fue descubrir que iban a pasar nueve meses hasta el próximo curso T3 en Ámsterdam, lo que de algún modo nos ponía muy difícil completar el proyecto en el plazo requerido, ya que nos quedaban únicamente tres meses para hacer el trabajo de un año. Además, las alternativas eran poco atractivas. El curso de certificación de Master Trainer en Europa tiene un coste considerable, al que hay que sumar desplazamientos y una semana de estancia en Ámsterdam. Plantearse otras opciones como, por ejemplo, ir a Dallas, o a Atlanta, a hacerlo, disparaba los costes y la inversión de tiempo. Teniendo en cuenta que Jero es experto en GTD desde hace años, y que la certificación es simplemente un proceso de validación por parte de la David Allen Company, decidimos esperar a la opción europea.

Por otra parte, hasta que Jero no asistiera a su curso de certificación, no íbamos a poder tener acceso completo a los materiales formativos, al haber cancelado yo mi proceso de certificación. Esto significaba que íbamos a tener que generar la versión española de todos los materiales en un tiempo récord. Otro tema que se ha alargado mucho más de lo previsto ha sido la construcción de la página web oficial de formación GTD en España, formaciongtd.com. Algo que sobre el papel parecía muy sencillo e inmediato – ya que contábamos con la plantilla de WordPress, banners, logos, tipografías y guías de estilo – ha resultado ser bastante complejo, porque la traducción al español, sobre todo en la parte gráfica, ha obligado a retocar gran parte de los estilos originales de la plantilla. La buena noticia es que la web estará operativa en breve plazo.

El viernes pasado se cumplían 12 semanas desde que Jero finalizaba su curso de formación como Master Trainer con David Allen. En estas 12 semanas, los nodos de OPTIMA LAB hemos hecho un trabajo impresionante y tremendamente efectivo. Mención especial merece el trabajo realizado por David Sánchez, que ha resultado clave en la realización de este proyecto.

Uno de los primeros subproyectos fue «videos del curso oficial GTD Fundamentals doblados al español». Había que buscar proveedores, escuchar voces, contrastar calidades y evaluar los resultados finales para el doblaje al español de la media docena de videos que forman parte del curso. Gran trabajo del propio Jero buscando y gestionando proveedores y posteriormente de toda la red seleccionando voces y evaluando resultados.

Otro subproyecto era «presentación del curso oficial GTD Fundamentals traducida al español». Jero hizo gala de sus dotes de «implementador» y llevó a cabo la traducción inicial, mientras que yo jugué mi rol de «finalizador», llevando a cabo el proceso de revisión de la misma.

La realización del proyecto «materiales del curso oficial GTD Fundamentals + Installation & Implementation Lab traducidos al español y remaquetados» corrió en gran parte a cargo de un proveedor externo, seleccionado por David. Jero y yo, con la ayuda de David en algún caso, nos encargamos de revisar y validar las traducciones. Además de costar «una pasta», este proyecto ha sido toda una «currada», ya que eran trece documentos, algunos muy breves pero otros con muchas decenas de páginas, y encontrar huecos para revisarlos todos en detalle, y contra-reloj, en una de las épocas con más trabajo del año, ha sido todo un reto.

Quedaba quizás la parte más compleja, que era coordinar toda la logística de materiales de forma que llegaran juntos al cliente en la fecha prevista. Digo compleja porque el material para cada curso procede de tres orígenes distintos. Por un lado, parte viene directamente de USA, de la David Allen Company. En este caso, la burocracia aduanera se hizo sentir con todo su rigor y casi nos cuesta el proyecto. Afortunadamente, David dejó constancia una vez más de sus dotes de «coordinador» y consiguió superar todos los obstáculos a tiempo, y eso que fueron unos cuantos. Por otro lado, el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia – Edición 2015», se imprime en Barcelona. Aquí también costó un poco dar con el interlocutor adecuado y negociar unos términos que tuvieran sentido. Otro gran resultado que agradecer a David.

El resto era cómo hacer llegar tanto los libros como el material de USA al proveedor encargado de imprimir y encuadernar los materiales, de modo que pudiera ponerlo todo junto y enviarlo al cliente. Mucha tensión en los últimos días, en gran parte debido a los problemas aduaneros, pero finalmente pudimos entregar a tiempo. Eso sí, Murphy no podía faltar tampoco en esta ocasión, así que parte de los materiales resultaron dañados durante el transporte. Nada grave. A las 8:30 de la mañana siguiente un nuevo envío llegaba, ahora sí, en perfectas condiciones, al cliente.

Qué pasó a partir de ahí no me corresponde a mí contarlo, sino al maestro Jero. No te pierdas su blog, porque seguro que hay novedades en breve. Por mi parte, simplemente añadir que ya estamos trabajando en la formación del resto de los nodos de OPTIMA LAB como Certified Trainer en GTD y que esperamos completar el proceso en pocos meses. Mientras tanto, seguimos adelante a todo gas con el proyecto de distribución de formación oficial de GTD en España, con la máxima ilusión y unas perspectivas muy prometedoras. Para empezar, estamos ya completos hasta noviembre, y esto no ha hecho más que empezar…

14 comments to Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito

  • Isidoro Sánchez Torres

    Enhorabuena por este nuevo éxito, pero haces una afirmación al principio que no recodaba haberte leído (ni a ti ni a los otros “gurús” del GTD a los que sigo) o, lo que es más probable, no había entendido: «En GTD, se llama «proyecto» a todo resultado que requiere más de un paso y puede ser completado en un año».

    Me pregunto cómo organizar aquellos resultados para los que se prevé un periodo de duración superior a un año. Verás, soy abogado y cada uno de los expedientes que abro los configuro como proyectos. Muchos de ellos (de hecho, la inmensa mayoría) se extienden más allá del plazo de un año, en muchos casos motivado por la propia lentitud de la Justicia, con acciones “a la espera” que se tiran meses esperando. El problema con el que siempre me encuentro en mi trabajo es que la cantidad de proyectos que tengo en marcha es abrumadora; el promedio de proyectos asociados a expedientes es de 150/año, por lo que al cabo de varios años (los casi 5 que llevo usando GTD, cayendo y levantándome, por supuesto) y con expedientes que duran dos o más años, el número de proyectos de este tipo ahora mismo supera los 500 y las listas de acciones son interminables. Gracias a GTD llevo mi trabajo “a corte”, pero me cuesta una barbaridad. Desde luego, si no fuera por GTD estaría constantemente en estado de pánico.

    Con ello vuelvo al planteamiento inicial ¿estoy haciendo algo mal planificando los expedientes como proyectos?

    Un saludo y mi más sincera enhorabuena por vuestro éxito y vuestros blogs, que sigo con asiduidad, además de tu libro que tengo de cabecera en mi mesa de trabajo.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Isidoro. Intento responder a tu pregunta, aunque casi daría para un post… 😉 La definición de proyecto de la que hablamos es la «oficial» de David Allen. Yo nunca la he usado con esa limitación temporal de un año, y creo que la mayoría de mis colegas de OPTIMA LAB, tampoco. En el ejemplo que mencionas, un caso que puede estar abierto años correspondería más con un «objetivo» y, por tanto, estaría fuera del sistema de control del flujo de trabajo. Los proyectos serían por tanto únicamente los resultados multi-paso parciales que tienes que ir completando hasta que el caso está cerrado, es decir, hasta que logras tu objetivo. Disculpa mi ignorancia en detalles legales con el ejemplo que voy a plantearte. Imaginemos que tienes un caso X. Cerrar ese caso, en su totalidad, sería un «objetivo» fuera del sistema. En un momento dado, imagina que lo que tienes que hacer es preparar y presentar un recurso. Eso sería un «proyecto» de ese «objetivo» y se escribiría algo así como «recurso para el caso X preparado y presentado». Si no hay nada más con relación al caso X sobre lo que pudieras trabajar en paralelo, ese sería tu único proyecto activo perteneciente a ese objetivo. Si en un momento dado has presentado el recurso y simplemente estás a la espera de fallo o de respuesta, eso estaría en tu lista «a la espera» y ese sería el único vestigio de todo el caso en tu sistema activo. Por supuesto, necesitas una lista de «objetivos» con todos los casos, pero probablemente no tenga sentido revisarla cada semana. En resumen, hay dos grandes elementos a tener en cuenta a la hora de llamar a algo «proyecto». Un «proyecto» es a corto o medio plazo y requiere ser revisado semanalmente. Un «objetivo» es algo a medio o largo plazo y NO requiere ser revisado semanalmente. En general, la gente llama «tarea» a lo que en GTD son «proyectos» y «proyectos» a lo que en GTD son «objetivos». Espero haberte ayudado un poco…
      Un saludo.

      • Isidoro Sánchez Torres

        Genial, José Miguel. Lo he tenido delante de las narices y no lo veía. Un millón de gracias porque me has ayudado un mucho.

        la gestión de los expedientes dentro del sistema GTD era algo que me traía de cabeza y creo que con este sencillo cambio de categoría (de proyecto a objetivo) puedo considerar solucionado el problema. Hace meses leí en un post sobre GTD que era difícilmente aplicable a mi profesión y prácticamente lo desaconsejaba debido, curiosamente, a la ingente cantidad de tareas (próximas acciones y a la espera, sobre todo) que implica. No le dí crédito porque fue, precisamente, ese volumen de tareas el que me llevó hace años a buscar un sistema eficaz y eficiente. Encontré el libro de Allen y lo demás es historia, por supuesto. La última recaída la superé hace cerca de un año (en abril de 2015 para ser precisos) con tu libro, del cual destaco todo lo referente a la perspectiva, que con Allen es de difícil digestión. Y, aún así, en algo he fallado para no ver lo que me acabas de sugerir con la mayor simplicidad. Creo que veía la perspectiva como algo etéreo, alejado del trajín diario y más bien vinculado a lo que realmente son propósitos. Al contrario, al manejar expedientes que duran años (el más simple pasa del año) como proyectos lo que me sucedía es que perdía de vista toda su amplitud (su perspectiva), por un lado, y se me atragantaban por su excesivo cúmulo de tareas, por otro lado. Convirtiéndolos en objetivos les doy la dimensión que tienen y los proyectos -las partes fácilmente identificables de todo expediente- se hacen más asequibles y revisables a corto plazo.

        Reitero agradecimientos y felicitaciones. Te sigo.

        • José Miguel Bolívar
          Twitter: jmbolivar

          Encantado de haberte sido de ayuda, Isidoro. Y muchas gracias, porque voy a escribir un post dedicado a las diferencias entre acciones, proyectos y objetivos en GTD. Creo que lo que te ha pasado a ti es bastante frecuente, así que la conversación contigo me ha animado a sacar el tema de la incubadora y compartirlo.
          Un saludo.

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Es un placer formar parte de este proyecto pionero para ayudar a las personas y a las organizaciones a ser más productivas. Ha sido una aventura llena de retos, aprendizajes y satisfacciones. Todo el esfuerzo que hemos invertido se ve recompensado con esas perspectivas tan prometedoras que comentas.

    Aprovecho para daros las gracias a Jero y a ti por el gran trabajo que habéis realizado. Ha quedado demostrado que es posible conseguir resultados exigentes trabajando en red, de forma efectiva y desarrollando los roles necesarios siempre a disposición del resultado. También destacar la importancia de la comunicación directa y el check constante de información para no dar nada por supuesto. Una experiencia que nos permitirá seguir desarrollando estos modelos de trabajo tan necesarios para los tiempos que corren.

    Esto no ha hecho más que empezar.

    Un abrazo

  • Hola José Miguel:
    Enhorabuena a todos los “óptimos” 😉
    El post es impagable.
    En sí es todo un manual de trabajo en red.
    Además es una muestra de vuestra coherencia en la aplicación de los conceptós que enseñáis en vuestros blogs.
    Espero ser de las primeras promociones 🙂
    Ya nos tendréis puntualmente informados
    Un abrazo!

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Miguel. La verdad es que a corto plazo estamos centrando nuestra atención en el sector en el que trabajamos habitualmente, que es la formación in-company en gran empresa. Por supuesto, la opción de realizar algún taller en abierto sigue sobre la mesa, así que posiblemente tenga lugar en algún momento. Cuando ocurra, lo compartiremos con antelación suficiente en nuestros blogs.
      Un abrazo!

  • Hola José Miguel,
    Se me ha escapado todo esto de la formación oficial de GTD…. Estaré pendiente de los cursos pues me encantaría poder participar.

    ¡Enhorabuena1

  • LUIS ANGEL MARCO

    Buenas tardes. Estoy interesado en hacer la formación en GTD. Mi nombre es Luis Angel Marco y mi correo es luamar112@gmail.com

    Por favor si me pueden dar la información a mi correo se lo agradecería.
    Un saludo

  • […] La oportunidad consistía en nada menos que responsabilizarme de todos los aspectos académicos de la formación oficial de GTD®, la metodología de productividad personal de David Allen, para su distribución en España. Un proyecto que daba inició el 19 de junio del año pasado, y que tras mi formación como Master Trainer en Ámsterdam, el pasado 17 de junio ha completado su último hito en Bilbao: primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito. […]

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