¿Cuánto aprovechas tus «ventanas óptimas de efectividad»? (Test)

La «ventana óptima de efectividad» es uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3® de efectividad personal. Desarrollar el hábito de tener siempre presente la existencia de estas ventanas, y saber identificarlas y aprovecharlas al máximo, produce un incremento espectacular de la eficacia, es decir, de la aportación de valor que genera lo que haces.

En este post, me gustaría compartir contigo un sencillo test, que te puede ayudar a conocer mejor tu situación actual y a identificar posibles vías de mejora. Las respuestas «correctas» a las preguntas del test aparecen al final de este mismo post, pero te sugiero que lo completes sin mirarlas para un mayor aprovechamiento del mismo. Vamos allá.

  1. Estás trabajando en un tema y de repente te llega un email (de tu jefe, si trabajas por cuenta ajena | de tu mejor cliente, si trabajas por cuenta propia). ¿Cómo reaccionas?
    1. Ni te enteras, ya que cuando estás trabajando en algo no estás pendiente del email. Cuando termines lo que estás haciendo ahora mismo, ya mirarás qué ha entrado nuevo en la bandeja de entrada, y te encargarás de ello.
    2. Dejas un momento lo que estás haciendo y te ocupas del email. Como crees que es algo que te va a llevar poco tiempo, aprovechas y te lo quitas ya de encima. Ya terminarás después lo que estabas haciendo antes.
    3. Paras un instante para ver de qué va el mail y, como ves que puede esperar un poco, vuelves a lo que estabas haciendo para terminarlo. En cuanto acabes con ello, te pondrás con el email.
  2. Estás procesando tu bandeja de entrada del email y en uno de ellos te piden preparar una documentación que tienes que entregar en una fecha concreta, dentro de mes y medio. ¿Qué haces?
    1. Lees detenidamente el mail para ver de qué se trata en concreto y cuánto tiempo te puede llevar. Como estimas que no te va a llevar más de un par de días completos de trabajo, te pones un recordatorio en el calendario un par de semanas antes de la fecha límite de entrega para poder hacerlo con tiempo suficiente.
    2. Como ves que es para dentro de mes y medio, y estás hasta arriba de trabajo, lo vuelves a dejar en la bandeja de entrada y lo marcas como «no leído». Ya te pondrás con ello más adelante, en cuanto tengas un respiro.
    3. Lees detenidamente el mail para ver qué es y qué tienes que hacer exactamente con él. Una vez que lo tienes claro, identificas un primer paso sobre el que poder trabajar ya, y lo incorporas a tu lista, para empezar a avanzar con ello tan pronto te sea posible.
  3. En otro de los emails que tienes en la bandeja te piden que reenvíes una información que te enviaron hace un par de meses y que no encuentran. ¿Qué haces?
    1. Buscas la información para enviarla ya, y así una cosa menos que te queda pendiente. Además, no crees que vayas a tardar más de diez minutos en encontrarla, y haciéndolo ahora te aseguras de que no se te olvide.
    2. Te anotas un recordatorio, por si te queda tiempo para buscar la información cuando termines las cosas realmente importantes que necesitas avanzar de inmediato.
    3. Lo borras. Si realmente lo necesitan, ya te lo pedirán de nuevo. A fin de cuentas, te lo enviaron ellos a tí, así que lo suyo es que conservaran una copia en el archivo.
  4. Estás en tu momento del día de máxima energía mental. ¿Qué haces?
    1. Te pones con alguno de los asuntos pendientes que tienes y que ya identificaste en su momento que requieren un alto nivel de concentración y frescura mental.
    2. Abres el email para intentar «limpiar» el máximo de mensajes y planificarte bien el resto del día, a fin de aprovecharlo al máximo.
    3. Revisas tu lista de tareas e intentas quitarte de encima todas las posibles, cuantas más, mejor. Es absurdo gastar toda la energía en solo un par de cosas.
  5. Se te ocurre una idea fantástica en tu área de trabajo. ¿Qué haces?
    1. Te pones de inmediato manos a la obra con ella, no sea que se te olvide. Ahora que está fresca seguro que avanzas más y mejor que si la dejas para otro momento.
    2. La anotas brevemente para que no se te olvide y decidir luego, con más calma, si realmente es tan fantástica como parece o no.
    3. Dejas de hacer lo que estás haciendo y analizas la idea con calma para decidir si realmente es una idea fantástica o tal vez no. Si es buena, te pones con ella. Si no, la descartas y sigues con lo que estabas haciendo antes.
  6. Te llega un trabajo muy importante que va a suponer aproximadamente casi un 10% del trabajo total que vas a tener que realizar en los próximos tres meses. ¿Cómo reaccionas?
    1. Te pones de inmediato a trabajar en ello, casi a tiempo completo. Solo lo dejas para gestionar urgencias que no pueden esperar. Te juegas mucho, es un montón de trabajo y no quieres que te «pille el toro».
    2. Te bloqueas en la agenda las tres semanas anteriores a que venza el plazo para asegurarte de contar con tiempo suficiente para hacerlo. Pero ahora tienes otros asuntos que reclaman tu atención.
    3. Empiezas a trabajar hoy mismo en el tema y le dedicas todos los días un buen rato (50′ ±10′ aproximadamente), sin excepción, hasta que terminas por completo el trabajo.
  7. Cuál de las siguientes formas de trabajar sobre temas complejos que te van a llevar mucho tiempo te ayuda a hacerlo de manera más efectiva:
    1. Intentar mantener cuantos menos temas abiertos mejor. Así puedes enfocarte bien en las cosas en las que tienes que trabajar.
    2. Abres lo antes posible todos los temas con los que tienes que hacer algo necesariamente e intentas ir avanzando algo con todos ellos a diario, sin dejar parado ninguno.
    3. Te pones con los temas de uno en uno hasta terminarlos, y si es posible de una sola vez, mejor; si no es posible, intentas ponerte con ellos el menor número de veces.
  8. La forma más efectiva para ti de decidir qué hacer en cada momento es:
    1. Consultar tu lista de tareas más importantes o las notas que te vas dejando en lugares estratégicos para que no se te pasen por alto los temas clave.
    2. Revisar lo que te queda pendiente por hacer de todos los temas en los que estás trabajando, elegir uno de esos temas y ponerte a avanzar con él.
    3. Revisar únicamente las cosas que puedes hacer en el lugar en el que estás, y con el tiempo y recursos de que dispones en ese momento.
  9. Por lo general:
    1. Aunque te lleva mucho tiempo, tu trabajo presenta una calidad impecable, sin erratas ni errores, y está perfectamente finalizado hasta el último detalle.
    2. Eres ante todo una persona rápida. Lo importante es sacar el trabajo adelante y eso a veces tiene un coste. No se puede querer todo.
    3. Cuidas al máximo la calidad de tu trabajo y, aunque te gustaría hacerlo aún mejor, entiendes que a partir de un punto no tiene sentido seguir dedicando tiempo a las cosas.
  10. Cuál de estas tres afirmaciones es más próxima a tu realidad del día a día:
    1. Con frecuencia eres capaz de ponerte varias horas seguidas a trabajar en un único tema sin interrupciones.
    2. Casi todos los días consigues trabajar – varias veces al día – en bloques de tiempo continuo de entre 15′ y 45′.
    3. En tu entorno de trabajo es casi imposible poder trabajar más de 10′ minutos sin que el email, el móvil o una persona te interrumpa.

SOLUCIÓN: Suma los puntos asociados a cada una de las respuestas, según las indicaciones que aparecen al final del post. Según la cifra que hayas obtenido, puedes estar en una de estas tres situaciones:

  1. Menos de 10 puntos: Tu hábitos de trabajo son muy inefectivos y te impiden aprovechar las «ventanas óptimas de efectividad». En el aspecto positivo, tienes un potencial enorme de mejora.
  2. Entre 10 y 15 puntos: En ocasiones aprovechas alguna «ventana óptima de efectividad», pero tus hábitos de trabajo te impiden aprovechar otras muchas. Tu potencial de mejora es aún significativo.
  3. Más de 15 puntos: Se nota que has trabajado en serio la mejora de tu efectividad y que las «ventanas óptimas de efectividad» son algo conocido para ti. Sigue trabajando en esa dirección y la mejoría continuará.
  1. A=2; B=0; C=1     2. A=1; B=0; C=2     3. A=0; B=1; C=2     4. A=2; B=0; C=1     5. A=0; B=2; C=1     6. A=1; B=0; C=2     7. A=1; B=2; C=0     8. A=0; B=1; C=2     9. A=1; B=0; C=2     10. A=1; B=2; C=0

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