UPA: Definiendo el flujo óptimo de efectividad

Del mismo modo que la eficacia máxima tiene su momento óptimo, es decir, existe un momento óptimo en el que empezar a hacer las cosas, la efectividad guarda una estrecha relación con saber parar a tiempo, es decir, con no parar ni demasiado pronto (chapuza), ni demasiado tarde (perfeccionismo). Una vez visto «cuándo» empezar a hacer «qué» y durante «cuánto» tiempo, solo nos queda ver «cómo» hacerlo. De eso va este post.

El flujo óptimo de efectividad define un estado en el que los recursos se distribuyen de forma idónea entre todos los compromisos, de tal modo que todos ellos avancen adecuadamente, sin primar unos en detrimento de otros. Este principio, que parece bastante lógico y con el que la mayoría de las personas estaría de acuerdo, se corresponde sin embargo bastante poco con la realidad que conozco.

Aplicar este principio significa varias cosas. Por una parte, tener muy claro qué compromisos hemos adquirido y, de ellos, cuántos y cuáles son compromisos con una fecha objetiva y cuántos y cuáles son compromisos que hay que cumplir lo antes posible. Por otra parte, también necesitamos tener muy claro qué compromisos conllevan una única acción para completarse y cuáles de ellos van a requerir más de una acción para ser completados, es decir, cuántos de ellos son un «resultado».

El flujo óptimo de efectividad es un concepto que únicamente se aplica en el caso de Resultados Alcanzables Tachables (RATs).

Ante este tipo de situaciones, hay tres opciones posibles:

  • El flujo «apresurao» de efectividad
  • El flujo «cansino» de efectividad
  • El flujo «óptimo» de efectividad

El flujo «apresurao» es característico del perfil «gaseoso», es decir, personas que empiezan con mucho ímpetu, con ganas de completar el RAT lo antes posible (son precrastinadoras en potencia), para luego descubrir que son incapaces de mantener ese ritmo y tener que «levantar el pie», de tal forma que mantienen un flujo de efectividad decreciente durante el tiempo de consecución del resultado.

En el extremo contrario tenemos el flujo «cansino», que es característico del perfil «huevón», es decir, personas que empiezan a un ritmo excesivamente lento (son procrastinadoras en potencia), para luego descubrir que a ese ritmo no van a alcanzar el resultado y tener que «acelerar», de tal forma que mantienen un flujo de efectividad creciente durante el tiempo de consecución del resultado.

Estos dos perfiles cometen errores de cálculo muy parecidos. El «gaseoso» sobreestima su capacidad de trabajo, mientras que el «huevón» infraestima la carga de trabajo. Además, ambos comenten el error de incluir el tiempo en sus estimaciones. El «gaseoso» quiere alcanzar el resultado «en el menor tiempo posible», mientras que el «huevón» avanza a ritmo lento porque «tiene tiempo de sobra».

Llegamos así al flujo «óptimo» de efectividad, característico del perfil «efectivo», es decir, personas que empiezan con un ritmo sostenible, el cual les permite mantener un flujo de efectividad constante durante el tiempo de consecución del resultado, evitando de este modo las precipitaciones y las prisas de último momento. Su forma de trabajo es muy parecida a la que se emplea en los MASS.

Veamos cómo aprender a trabajar en resultados logrando un flujo «óptimo» de efectividad.

Lo primero es entender que la unidad de trabajo que vamos a utilizar es la Unidad Personal de Acción (UPA). La UPA es la unidad de «tachabilidad» por excelencia, una unidad de trabajo que equilibra capacidades, preferencias personales y realismo, dejando a un lado cualquier estimación de tiempos. Una UPA es una unidad de trabajo óptima, en el sentido de que su duración es el resultado de combinar varios elementos de forma idónea:

  • Cómo de fácil o difícil me resulta hacer esa actividad
  • Cuánto me gusta o me disgusta hacerla
  • Qué nivel de motivación tengo para hacerla
  • Expectativas realistas de poder trabajar de manera ininterrumpida en ella

Así, habrá UPAs que durarán hora y pico y habrá UPAs que serán de tan solo unos minutos. El número de UPAs para completar un RAT es por completo irrelevante, ya que la carga total de trabajo permanece invariable, al ser independiente de que la fragmentes mucho o poco. De hecho, ante la duda, lo correcto es fragmentar. Los problemas siempre vienen por fragmentar de menos, nunca por fragmentar de más.

Lo segundo es entender la frecuencia con la que deberemos completar las UPAs pertenecientes a un mismo RAT. Esta es la parte más compleja y, como siempre, es más importante entender y aplicar los principios básicos que intentar seguir siempre una misma receta.

La frecuencia con la que completar UPAs depende de dos factores:

Si el RAT tiene una fecha objetiva, lo ideal sería completar una UPA al día, cuando nos encontremos en las COE que corresponda. Para ello, una vez completada la UPA, capturaremos que es necesario añadir más, de tal forma que la tengamos disponible al día siguiente. Evidentemente, si al ritmo de una UPA al día es imposible completar el RAT en la fecha objetiva, habrá que aumentar esta frecuencia. En la práctica, si empiezas las cosas con fecha objetiva tan pronto te llegan, lo normal es que este problema se te plantee únicamente en rarísimas ocasiones.

Si el RAT no tiene una fecha objetiva, hay que completar como mínimo una UPA a la semana, cuando nos encontremos en las COE que corresponda.

El volumen total de UPAs en unas COE determinadas influirá en los dos principios anteriores. Si el volumen total es relativamente bajo, podremos completar más de una UPA a la semana para los RATs sin fecha objetiva. Por el contrario, si el volumen es muy alto, es probable que algún día no podamos completar la UPA correspondiente a los RAT con fecha objetiva.

Lo fundamental es entender que:

  • Cualquier UPA de cualquier RAT con fecha objetiva tiene siempre prioridad sobre cualquier UPA de cualquier RAT sin fecha objetiva. Lógicamente, hablamos de UPA agrupadas bajo unas mismas COE. La aplicación férrea de este principio marca un antes y un después en la mejora de la efectividad personal. Garantizado!
  • Nunca más de una UPA de un mismo RAT al día, salvo que a) una UPA al día sea insuficiente para completar el RAT en la fecha objetiva o que b) nos hayamos quedado sin ninguna UPA por hacer al haber completado todas las UPA de todos los COE a nuestro alcance.
  • Siempre es preferible avanzar en amplitud que en intensidad, es decir, siempre es mejor «avanzar un poco de muchos RATs» que «un mucho de pocos RATs». Otro principio que marca un antes y un después en efectividad personal. También garantizado!

En un próximo post veremos la aplicación conjunta de estos principios en uno de los elementos centrales de la metodología OPTIMA3®: la «ventana óptima de efectividad». Cuento contigo!

11 comments to UPA: Definiendo el flujo óptimo de efectividad

  • Hola, José Miguel.
    Muchas gracias por el post. Los conceptos UPA, RAT y COE me parece que completan un vacío que dejaba el trabajo sólo por contextos de David Allen.
    Estoy pensando en aplicar lo que acabas de mencionar, pero me surge alguna duda.
    Imaginemos que tenemos una cantidad de UPAs de RATs con fecha objetiva tan grande que no es posible hacer una al día, por volumen o porque no se dan las COE necesarias en este tiempo. ¿qué aconsejarías? ¿Modificar la frecuencia cada dos o tres días? ¿hacer el troceado más fino? Si ello implicara ocuparse de asuntos de muy variados temas ¿cómo crees que puede afectar a la potencia que tiene estar centrado sólo en unos pocos temas en lugar de en muchos?
    Me interesa especialmente este post porque algo que me ocurre a mí es que, al seguir los principios de GTD, doy prioridad a los proyectos que tienen fecha objetiva, pero eso termina yendo en detrimento de las que no lo tienen pero que el algún momento explotan. ¿cómo crees que podría resolverse?

    Muchas gracias.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Giancarlo. Te respondo por partes. Si no se dan las COE necesarias, habría que hacer lo posible por cambiar esto. Si es inevitable, entonces sería preferible hacer un troceado más fino con frecuencia diaria en lugar de un troceado más grueso cada varios días. Que estar centrado en unos pocos temas sea más potente que estarlo en muchos es una creencia sin fundamento alguno 😉 Me explico. Si partimos de la base de que una UPA es 100% tachable, eso significa que se puede hacer, en la mayoría de los casos, con mínimo esfuerzo intelectual. Pero incluso en los pocos casos en que esto pueda no ser así, una UPA de 30′ a 50′ de duración, con atención total, puede equivaler a la mañana de una jornada laboral normal de cualquier profesional que no use estos métodos (hablo de experiencias reales).
      Por último, lo que haces es lo correcto y te planteo una pregunta: ¿cuáles prefieres que exploten, los que tienen fecha objetiva desde el primer día o los que podrían explotar o no?
      Un abrazo.

  • Hola, José Miguel. Por preferir, preferiría que no explotara ninguno, porque en ambos casos voy a sentir estrés, pero si sé que tenía una fecha objetiva, además me sentiré mal porque lo sabía. En cuanto a lo de que estar centrado en varios temas es más potente, creo que me has pillado (estos coaches…:-P). . Me refería a tener varias cosas con las que lidiar a la vez, pero si eso ocurre, imagino que es porque no he vaciado la mente del todo, no tengo el sistema dispuesto como para que me resulta del todo fiable, o porque estoy cayendo en la multitarea. Touché. Voy a probar lo que dices en este post haciendo el troceado más fino. Me da que la revisión semanal de este fin de semana va a ser muy larga.
    Muchas gracias, José Miguel

  • Ipresionante José Miguel. Sólo le ponto un pero a lo de “podrás leer este artículo en 4:50 minutos”. Ayer estuve más de una hora pa lante y pa atrás pinchando en los enlaces hasta tener claro MASS UPA RAT,… La verdad que esto de Optima3 pinta muy bien. Felicidades y gracias por compartir.
    Tengo una duda, un problema que suelo tener yo con la amplitud y que me gustaría saber cómo lo solucionas tú. Me suele pasar que cuando me enfrasco en un tema me absorve más de la cuenta y a mi cabeza le da mucha pereza cambiar de “área de responsabilidad”. Cuando me pongo a trabajar en temas de formación relacionados con mi hijo mi cabeza se pone en modo padre y se adapta a herramientas tipo google drive, … y si luego quiero cambiar a tareas de otra área de responsabilidad me cuesta mucho. He llegado a plantearme si tener que establecer una rutina que me obligue a realizar tareas a diario o semanal de varias áreas de responsabilidad. Una especie de checklist que me diga: ¿has hecho tareas como padre, como Marca Aparejadorivan, como Pareja, …
    ¿Cómo ayuda Optima3 a cumplir RATs de distintas áreas de responsabilidad?. ¿Habéis pensando en ello o queda a la elección de uno mismo?.
    Muchas gracias otra vez.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Iván. Encuentro al menos dos temas distintos en lo que me comentas. Por una parte, cómo equilibrar la atención que prestas a cada una de tus «áreas de atención» (que es como se llaman en OPTIMA3 y difieren bastante de las «áreas de responsabilidad» de GTD). En este sentido, OPTIMA3 ofrece una propuesta específica de la que aún no he escrito en el blog y que forma parte del módulo «proactivo» de la metodología. Te adelanto que, en esencia, se trata de combinar ciclos periódicos de revisión con la identificación y puesta en marcha de MASS. El otro tema que me comentas suele darse cuando no se separan estrictamente las etapas «pensar y decidir» y «hacer». La «pereza mental» debería, por definición, ser únicamente posible en la etapa de «pensar y decidir», ya que en la etapa «hacer» se supone que se trata de «hacer sin pensar» (de eso van precisamente las UPAs). Si te pones a «hacer» y te da pereza pasar a otra área de atención es porque, muy probablemente, en ese otro área falte «pensar» para poder «hacer», es decir, que la etapa «pensar y decidir» se ha hecho «regular» 😉
      Espero haber aclarado, aunque solo sea en parte, tus dudas. Un abrazo.

  • Perfectamente claro José Miguel. Espero conocer más sobre esa parte “proactiva” muy pronto. Lo que veo es que para conseguir UPAs y MASS las revisiones tendrán ser mucho más intensas ¿no?. Me refiero a que procesar una bandeja de entrada se va a convertir en una tarea de “alta energía” y “tiempo”, ¿es así?.
    Un abrazo y muchísimas gracias.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Sí, pero no. Me explico. Es cierto que la labor de pensar y decidir en OPTIMA3 se plantea de forma mucho más exigente que en GTD, ya que entiendo que es la parte que más valor aporta al proceso (si se hace bien). En ese sentido, sí hace falta alta energía pero menos tiempo del que parece una vez adquirido el hábito. Además, esta inversión extra inicial se compensa posteriormente de varias formas, por lo que el tiempo total empleado en sacar partido a la metodología es menor que en el caso de GTD. Por ejemplo, las UPAs aseguran no tener que volver a pensar (es decir, a re-procesar) antes de hacer, lo que supone un ahorro de tiempo considerable. Por otra parte, el proceso de revisión semanal no existe en OPTIMA3, sino que es sustituido por un sistema ABC equivalente al que se usa en Logística, por ejemplo, lo cual también compensa el tiempo extra incial.
      Poco a poco iré compartiendo más por aquí. El motivo por el que no voy más rápido es porque hay partes que todavía están en un estado casi más proximo a una versión «alpha» que a una «beta». Pero todo se andará. Palabra.
      Un abrazo.

  • Información Bitacoras.com

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