Cómo evitar que viajar arruine tu GTD

Me comentaba hace unos días David Barreda que los viajes largos son «demoledores» para las rutinas productivas, y que le resultaba muy complicado mantenerlas en esas circunstancias tan poco habituales, en las que puedes estar muchos días fuera de casa, con horarios diferentes y en contextos nuevos y cambiantes.

¿Cuál es la consecuencia de los viajes para un sistema GTD®? En mi caso, durante mucho tiempo, cada viaje daba lugar a una crisis grave, que en ocasiones se traducía incluso en una completa «caída» del sistema. Si tuviera que identificar la principal causa externa de mis caídas de GTD® durante el proceso de aprendizaje, serían sin duda los viajes.

Al natural cansancio y a la acumulación de asuntos atrasados, a los usuarios «jóvenes» de GTD® (jóvenes en cuanto a años de uso de la metodología, no jóvenes de edad) se les suele sumar una desagradable sensación de «pérdida de control», combinada con la tristeza y frustración de haberse «caído» (o casi), y con muchas dudas sobre si el sistema llegará a ser «sostenible» alguna vez bajo ese ritmo de cambio o si, por el contrario, sólo puede mantenerse estable en «circunstancias normales».

Llegados a este punto, tengo dos buenas noticias para ti. La primera es que tu sistema puede llegar a ser perfectamente sostenible bajo las condiciones más extremas y la segunda es que, de hecho, está diseñado a prueba de caídas.

GTD® es una metodología con los pies en el suelo. Esto significa, por una parte, que su planteamiento es realista y, por consiguiente, da por descontado que caerse es lo habitual. Precisamente por este motivo, lo que nos dice es que, en lugar de obsesionarnos con evitar caernos, aprendamos a reconocer con rapidez cuándo nos hemos «caído» para poder «levantarnos» rápidamente de nuevo.

Por otra parte, GTD® es un camino más que un destino. De hecho, GTD® es a la vez un método y una filosofía, lo que significa – entre otras cosas – que nunca se termina de aprender y perfeccionar y que cada caída hay que interpretarla en términos de un nuevo aprendizaje.

Mi mayor aprendizaje personal, después de tropezar múltiples veces en las mismas piedras, fue entender que los hábitos deben adaptarse a la realidad en lugar de a nuestra voluntad. Esto es justo lo contrario de lo que intentan casi todas las personas cuando comienzan a usar la metodología, y yo el primero.

Lo que quiero decir con esta afirmación es que, cuando estoy de viaje, por ejemplo, yo puedo «querer» aplicar los mismo hábitos que cuando no lo estoy. Pero tengo que tener claro que eso es únicamente un deseo mío y que para nada es una necesidad del sistema. El que a mí me pueda resultar más cómodo mantener una única rutina que mantener dos rutinas distintas, una para cuando estoy «en circunstancias normales» y otra para cuando estoy «de viaje», no significa que las cosas tengan que ser necesariamente así.

De hecho, una buena manera de evitar que viajar arruine tu GTD es mantener dos rutinas, una para cuando tu vida transcurre en «circunstancias normales» y otra para cuando estás «de viaje». Eso sí, es muy importante mantener las dos rutinas sin mezclar, ya que los hábitos son en gran medida comportamientos contextuales, es decir, que el entorno actúa como refuerzo y disparador de los mismos, a modo de lo que en PNL se conoce como «anclaje». Esto significa que tan pronto abandonas las «circunstancias normales» debes «activar» los hábitos asociados a «de viaje» y, del mismo modo, tan pronto regresas del viaje, debes «activar» los hábitos asociados a las «circunstancias normales». Y aquí es donde suele residir el principal obstáculo porque, para que esto funcione, la transición entre ambos estados tiene que ser una «transición gestionada».

Los hábitos «de viaje» van a ser lógicamente diferentes de los de las «circunstancias normales» y por diferentes me refiero a un «subconjunto básico de supervivencia» de hábitos, es decir, a menos hábitos de los que habría en «circunstancias normales». En buena lógica, esa reducción temporal de determinados hábitos va a ir generando un «déficit de fiabilidad» en el sistema – mayor cuanto mayor sea la duración del viaje – que será necesario saldar antes de poder retomar los hábitos de las «circunstancias normales». Por eso digo que hay que hacer una «transición gestionada», ya que el saldo del «déficit de fiabilidad» no ocurre por sí solo.

Comparto a modo de ejemplo cómo afecta que yo esté de viaje a mis hábitos asociados a los Cinco Pasos de GTD® y cómo lo gestiono.

  • Por ejemplo, Capturar es un hábito que permanece inalterado. Esto me asegura que todo lo que llama mi atención y tiene un valor potencial para mí sigue yendo a parar a contenedores de confianza sobre los que ya haré lo que tenga que hacer en su momento.
  • Aclarar y Organizar son dos hábitos que sí modifico sustancialmente cuando viajo. En concreto, me limito a hacer un «aclarado de emergencia» de mi bandeja de entrada de email y de las llamadas perdidas del móvil, a la vez que únicamente utilizo las opciones Eliminar, Hacer y, parcialmente, Delegar. Digo «parcialmente» porque delego pero dejando sin organizar lo delegado. Todo lo demás, es decir, lo que corresponde a Archivar, Aplazar o Incubar, así como la organización de lo Delegado, va a parar a una carpeta temporal, «desapareciendo» de la bandeja de entrada por el momento, pero «pendiente de Aclarar en condiciones» más adelante. Este «aclarado de emergencia» me permite saber qué son las cosas que han llegado a mi bandeja de entrada, detectar las que requieren acción inmediata (asumir que casi nada requiere acción inmediata me llevo varios años de duro trabajo con mis creencias), ejecutar esas acciones críticas y mantener en todo momento la sensación de control.
  • Reflexionar también se ve parcialmente afectado. Cuando estoy «de viaje» no hago revisiones «a fondo» del sistema. También es cierto que mis ausencias rara vez llegan a una semana. Si habitualmente fueran de mayor duración, sí que haría una revisión semanal «de mínimos». Por su parte, la revisión diaria prácticamente no se ve afectada. Cuando viajo, la mayor parte del tiempo transcurre en acciones del Calendario, y eso es lo que reviso más a menudo. También reviso las cosas delegadas, en función de lo que puedo y necesito. En cuanto a las siguientes acciones, el tiempo que me queda para ellas suele ser mínimo, por lo que normalmente no tengo opción de revisarlas.
  • Por último, Ejecutar es otro hábito que permanece inalterado, con el único matiz de que la proporción de elementos de Calendario que «ejecuto» cuando estoy «de viaje» es notablemente superior a la que existe en «circunstancias normales».

El paso clave es la «transición gestionada» que tiene lugar al regresar del viaje. El «déficit de fiabilidad» acumulado durante la ausencia exige una compensación, una puesta al día. Por eso, lo primero que hay que hacer tras un viaje es una revisión a fondo de todo el sistema, algo más profundo y concienzudo incluso que una revisión semanal «normal». Esto es mucho más fácil decirlo que hacerlo, porque después de una temporada fuera lo normal es que se acumulen los temas que requieren respuesta urgente y eso nos va a poner en una situación mental y emocional en la que va a resultar muy difícil hacer lo correcto.

En mi caso concreto, a mí me vino muy bien interiorizar que, en realidad, mi viaje se podría haber retrasado algunas horas y que eso no habría cambiado mucho nada las cosas. El hecho de que estuviera allí unas horas antes o después era circunstancial y, por tanto, el mundo no se iba a parar porque yo dedicara un par de horas a poner al día mi sistema. De todos modos, te puedo asegurar que llegar a la oficina después de una semana fuera y, con toda la sangre fría del mundo, ponerte a hacer una revisión a fondo de tu sistema GTD® es algo que me costó horrores en remordimientos y años de intentos hasta conseguir hacerlo de manera habitual.

Eso sí, una vez conseguido, la diferencia con la situación anterior era tan espectacular que nunca más he vuelto a tener dudas sobre qué es lo que tengo que hacer después de un viaje. Espero que tú también lo pruebes, veas que puedes hacerlo y que, además, funciona a la perfección. Descubrirás que tu sistema GTD® puede resistir «lo que le eches», siempre que desarrolles el hábito de volver a ponerlo «a punto» cada vez que se vea afectado por un «déficit de fiabilidad».

Va por ti, David 😉

9 comments to Cómo evitar que viajar arruine tu GTD

  • Hola José Miguel,

    En primer lugar, quiero agradecerte tu sensibilidad al comentario que compartí contigo hace unos días. Ya que lo has transformado en la mejor respuesta que podías dar, para mí, toda una lección en todos los sentidos, tanto de empatía como de profesionalidad por tu parte. GRACIAS (con mayúsculas).

    Me ha llamado la atención que en algún momento hayas vivido esta situación de manera similar. Créeme que esta situación viajera, en la que coyunturalmente me he encontrado en los últimos meses, ha supuesto un golpe duro a los pocos pero esenciales hábitos con los que me estoy iniciando en GTD.

    Sé que no aplico GTD al 100% y de manera correcta. Pero me conozco, y sé que mejor empezar por consolidar algunos hábitos y mantenerlos, para sobre ellos seguir construyendo… que dejarme ahogar por la aparente complejidad del sistema. Por ello, no ha sido agradable ver como estos pocos hábitos se han visto resentidos… fíjate, que ya estas rutinas que estoy instalando me aportan mucha sensación de control y visión de donde está cada cosa.

    Describes muy bien la sensación de “pérdida de control” + “tristeza” + “dudas” sobre la sostenibilidad del sistema.

    Me flipa y me inspira mucho la idea de que “los hábitos deben adaptarse a la realidad en lugar de a nuestra voluntad”, es un pensamiento que me abre ventanas (y me deja muy tranquilo, dicho sea de paso). Igual que la cuestión de “querer aplicar los mismos hábitos (cuando estoy de viaje) que cuando no lo estoy” y que eso es más un deseo mío que una necesidad del sistema.

    Tomo muy buena nota de la importancia de mantener en estos casos dos estrategias, aunque me resulta complejo (al menos durante unos días) gestionar bien esa transición entre unos hábitos y otros. Es verdad que ese paso, a la vuelta, es mucho más intenso que una revisión semanal.
    Coincido contigo en cuanto a la inalterabilidad de “capturar” y “ejecutar” (por imperativo de las circunstancias), el resto, como la agenda que te hayan preparado sea intensa… pasan al congelador… y ya veremos. Voy a darle una vuelta a lo del “aclarado de emergencia” del que hablas.

    …se me clava en el alma la frase de llegar después de una semana fuera, “y con toda la sangre fría del mundo, ponerte a hacer una revisión a fondo de tu sistema GTD es algo que me costó horrores en remordimientos y años de intento”… es que se pasa fatal, porque sientes que las cosas siguen avanzando y parece que tú estás aún ‘ausente’… uff..

    …mira, después de un año, dos meses y 18 días usando GTD, aún en un nivel principiante… creo que ha llegado el momento de darle una nueva vuelta, quizás de profundizar un poco más. Sé que no estoy siendo totalmente riguroso, como te dije antes, y quizás ello tenga un efecto en la fiabilidad de mi sistema… y aún así, te puedo asegurar que iniciarme en GTD es una de las mejores decisiones que he tomado en esta etapa profesional… aún tengo colgado el diagrama en mi despacho. Toca volver a coger tu libro, otra vez, y darle un repaso.

    Vaya regalo tu post. Tanto por las claves que aporta, como por lo que dije al principio… por tu sensibilidad a la hora de dar una respuesta generosa a un joven usuario de GTD, joven en el uso de la metodología y en mi caso, también joven en edad… (no me vayas a generar ahora un conflicto de edad, hombre…)

    😉

    Un abrazo!!

    David

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola David.
      Muchas gracias. Por lo que me comentas, veo que estás recorriendo el camino por el que la práctica totalidad de los practicantes de GTD hemos pasado de un modo u otro. La clave, como ya has descubierto, es perseverar. Aunque el camino para dominar GTD nunca se acaba, también es cierto que llega un momento en que lo dominas lo suficiente como para que las «caídas» sean cada vez más esporádicas y menos «dolorosas». En términos estadísticos, te diría que has recorrido ya un 60% del camino necesario para llegar a ese punto de «suficiencia», es decir, que estás a unos pocos meses de conseguirlo. Es un momento perfecto para volver a refrescar conceptos y te aseguro que descubrirás un montón de cosas que pasaron desapercibidas en anteriores lecturas. Lo difícil ya está hecho. Ahora es cuestión de consolidar lo aprendido y seguir construyendo a partir de ahí para poderlo disfrutar.
      Un abrazo!

    • Mucho ánimo David, estás a punto de caramelo. Después de un año, dos meses y 18 días, verás como los nubarrones cada vez son menos grises y el cielo más azul. Y aunque luego seguirán surgiendo tormentas, nevadas y demás agentes del lado oscuro, GTD siempre estará ahí para ayudarte a superarlos. Toda una maravilla como seguro ya sabrás.

      Por cierto, a ver si nos vemos, que como seguro sabrás ando también por el Sur.

      Un abrazo!

  • Buenas José Miguel,

    Un post brillante. Me ha encantado el razonamiento que has usado para explicar lo que curre cuando cambiamos nuestras circunstancias habituales, y por tanto el desarrollo habitual de nuestros comportamientos. Y es que los hábitos son muy puñeteros. Cuando los desarrollamos y los llevamos a cabo de forma cotidiana en determinadas circunstancias concretas, es como si se generara otro hábito combinado (que aglutina el resto) que luego cuesta reproducir en contextos diferentes. No puedo estar más de acuerdo en lo que comentas. La solución esta en los anclajes, una transición gestionada.

    Después de leer el post creo haber identificado el anclaje que me permite seguir con mis hábitos fuera de mis circunstancias normales (al margen de capturar, claro). Tiene que ver con la forma con la que uso mi equipo de trabajo. Cuando trabajo en la oficina, en casa, lo hago con el portátil pinchado a una pantalla, con lo que lo hago como si fuera un sobremesa. Cuando estoy fuera de casa, de viaje o trabajando fuera, lo hago directamente desde el mismo portátil. Ese cambio parece activar diferentes tipos de hábitos, llamémoslos adaptados. Curioso. Ahora bien a la vuelta, no hay nada como una buena revisión para asegurarte que las cosas vuelven a la normalidad. No hay nada como recuperar de forma regular el control 😉

    Un abrazo maestro!

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, AJ. Muy interesante ese anclaje que comentas. Pensándolo bien, creo que es muy parecido al que uso yo, que también trabajo con un equipo distinto en casa que cuando viajo. Al final, el contexto es un gran condicionante del comportamiento. Y eso, que en ocasiones puede ser un problema, también puede ser una ventaja si sabemos aprovecharlo. Eso sí, nadie nos libra de una revisión en condiciones a nuestro regreso, jeje 😀
      Un abrazo, maestro!

    • Hola Antonio!!

      Bueno, a ver… yo creo que me queda mucho. Recuerdo que las navidades de 2015 trabajé con el libro de José Miguel, para empezar en enero de 2017… poco a poco. Lo que me parece un éxito es que haya mantenido mi revisión semanal desde entonces, y el sistema vivo… pero me falta mucho amigo. Mi estrategia está siendo consolidar unos hábitos mínimos hasta integrarlos y desde ahí construir. Sé que no soy absolutamente riguroso con el sistema aunque espero serlo en el futuro.

      …y sí amigo, creo que somos vecinos. Yo estoy convencido de que encontraremos la forma de desvirtualizarnos más pronto que tarde.

      Un abrazo,

      David

  • Silvestre

    Buenos días José Miguel,

    Esta frase es esencial: “entender que los hábitos deben adaptarse a la realidad en lugar de a nuestra voluntad”.

    Si entendemos que los viajes y las vacaciones sirven para tomar distancia y ver con más claridad a nuestra vuelta. La revisión tras una ausencia es un momento perfecto para poner las cosas en su nuevo sitio. Es verdad que no es sencillo, pero sí revelador.

    Muchas gracias por invitarnos a pensar una vez más.

    Un abrazo.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Silvestre,
      Muchas gracias a ti. Lo que comentas es una gran verdad. La pérdida parcial de conexión de forzosamente conllevan los viajes, sobre todo si son largo e intensos, se compensa con la ganancia de perspectiva, fruto precisamente de ese distanciamiento de lo cotidiano.
      Un abrazo.

  • Información Bitacoras.com

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