Descubre el potencial de las COEs Matrioska

Las COEs, o Circunstancias Óptimas de Ejecución, son la respuesta que ofrece la metodología de efectividad personal OPTIMA3® al debate sobre si están realmente obsoletos los contextos de GTD® o no.

Los «contextos» son una de las categorías organizativas en GTD® y están asociados a las acciones prioritarias, es decir, a aquellas acciones que tenemos que hacer lo antes posible y, en ocasiones, antes de una fecha concreta. Los contextos se emplean al Organizar, el tercero de los Cinco Pasos para dominar el flujo de trabajo, y su utilidad está asociada a actuar como «criterios limitantes» a la hora de Ejecutar, el quinto paso, y más concretamente, al elegir qué hacer en cada momento.

Es cierto que los avances tecnológicos más recientes han eliminado, o al menos reducido considerablemente, el número de factores limitantes que podía haber hace unos años, cuando apareció GTD®. Aun así, siguen existiendo factores limitantes objetivos (por ejemplo, no puedes hacer una llamada de teléfono si te has quedado sin batería o no tienes cobertura) y también factores limitantes «recomendables» (hay temas que sigue siendo más rápido y efectivo tratar en persona que por email o videoconferencia).

Por otra parte, uno de los grandes problemas del avance tecnológico es que muchas personas siguen sin entender que el hecho de que algo se pueda hacer gracias a la tecnología es independiente de que:

  1. Haya alguna necesidad de hacerlo.
  2. Aporte algún valor hacerlo.
  3. Sea la forma más efectiva de hacerlo.

Por este motivo, el hecho de contar con factores limitantes a la hora de elegir qué hacer es uno de los elementos más potentes de GTD® y, sin duda, una de las ideas más brillantes de David Allen. Nadie discute que es absurdo plantearse como opción todo lo pendiente en todo momento. Además, en un paradigma en el que, por sistema, va a ser necesario dejar cosas sin hacer, es crítico asegurarse elegir únicamente entre aquellas opciones que van a maximizar la contribución de valor en cada momento.

En consecuencia, la elección de las Circunstancias Óptimas de Ejecución (COE) asociadas a una UPA tiene que ser independiente de dónde sueles o te gustaría ejecutarla, o de dónde crees que la vas a ejecutar. La elección de la COE resulta únicamente de responder a la pregunta: ¿qué necesito para poder ejecutar esta UPA de la forma más efectiva posible?

Otra de las ventajas de las COE es que eliminan una duda/pregunta habitual entre las personas que se acercan por primera vez a GTD®: «¿Puedo asociar una acción a varios contextos?». En GTD® la respuesta sería afirmativa, ya que un contexto es lo que necesitas para poder hacer algo. Sin embargo, en OPTIMA3® la respuesta sería negativa, ya que de entre todas esas opciones que «podrías» elegir, hay una – y solo una – que te ofrece mayor efectividad en la ejecución que el resto. Esa «mejor opción» es, precisamente, la COE.

Por otra parte, asumiendo que ya estemos trabajando con COEs en lugar de con contextos, es posible que en un momento dado puedan concurrir varias de estas COEs. Si esto sucede, tendríamos que revisar todas esas COEs, cuando lo más efectivo sería revisar un conjunto único de opciones entre las que elegir. Con OPTIMA3® esta optimización no solo es posible, sino que además resulta muy sencilla gracias al uso de vistas y, en concreto, gracias al concepto de «COE Matrioska».

Para explicar qué son las «COEs Matrioska» voy a usar un ejemplo real, que es la forma en que las uso yo. Para ello, antes voy a explicar qué significan para mí una serie de COEs, por ejemplo:

  • Teléfono: La asigno a UPAs relacionadas con llamadas telefónicas cuya ejecución efectiva no requiere de ningún tipo de material de soporte. Un ejemplo sería llamar para felicitar un cumpleaños, algo que puedo hacer con el manos libres del coche utilizando la marcación por voz.
  • Online: La asigno a UPAs cuya ejecución efectiva requiere una línea de datos, además de la línea de voz. Esto puede ser porque se trate de una videoconferencia o porque haya que utilizar alguna herramienta de trabajo colaborativo, o información contenida en la nube. Un ejemplo sería leer un artículo guardado en feedly.
  • Ordenador:  La asigno a UPAs cuya ejecución efectiva requiere de acceso al disco duro de mi ordenador, o a alguna aplicación instalada en el mismo a la que no puedo acceder desde el móvil, o puedo acceder pero resulta poco práctico. Añadir fotos a una presentación de PowerPoint podría ser un ejemplo de esto.
  • Oficina: La asigno a UPAs cuya ejecución efectiva requiere de acceso a material de soporte que tengo físicamente en mi lugar habitual de trabajo o bien a que necesito herramientas que están allí, como por ejemplo la impresora o el escáner.

Además de su correspondiente COE, todas las UPAs incorporan un nivel de tiempo de ejecución necesario (mucho/poco) y de nivel de energía mental necesario (mucha/poca).

¿Qué son entonces las «COEs Matrioska»? Muy sencillo. Las COEs Matrioska son simplemente COEs «anidadas», al igual que las famosas muñecas, algo muy fácil de conseguir cuando se trabaja con vistas.

Cuando yo organizo un recordatorio de una UPA, le asigno únicamente una COE, la que tiene más sentido en cada caso. Sin embargo, cuando voy a elegir qué hacer, utilizo una «vista» que consolida todas las COEs que incluye. Así, si estoy en la calle esperando para entrar a un sitio, consultaré mi «vista Teléfono» y únicamente veré UPAs asociadas a la «COE Teléfono». Pero si estoy en un lugar con WiFi o buena cobertura de datos, es más probable que consulte mi «vista Online», que incluye no solo las UPAs asociadas a la «COE Online», sino también las UPAs asociadas a la «COE Teléfono».

Del mismo modo, si estoy de viaje, cuando llegue al hotel consultaré mi «vista Ordenador», que incluye las UPAs asociadas a la «COE Ordenador», pero también las asociadas a la «COE Online» y a la «COE Teléfono». Por último, cuando trabajo en casa, únicamente utilizo la «vista Oficina», que incluye la «COEs Oficina», la «COE Ordenador», la «COE Online» y la «COE Teléfono». Esto significa que, cuando trabajo en mi oficina, veo un único conjunto de opciones («vista Oficina») en lugar de cuatro.

Si utilizáramos el símbolo «⊂», que significa «está incluido en », podríamos representar esta situación como: «vista Teléfono» ⊂ «vista Online» ⊂ «vista Ordenador» ⊂ «vista Oficina»

En general, las COEs solo se utilizan como criterios de selección para generar la «vista Matrioska» o conjunto único de opciones. Por ejemplo, para generar la «vista Oficina» la consulta selecciona las UPAs que tienen como COE Teléfono, Online, Ordenador u Oficina. A partir de ahí, el resultado de la «consulta» se muestra dividido únicamente en cuatro bloques, teniendo en cuenta el tiempo y la energía necesarios (mucho/mucha, mucho/poca, poco/mucha, poco/poca), pero sin tener en cuenta si las UPAs proceden de una COE u otra.

Como puedes comprobar, se trata de una mejora sencilla, y muy fácil de implementar mediante «vistas» (aunque menos fácil de implementar con listas), que permite contar con un sistema de organización personal más lean y, sobre todo, más efectivo.

¿Qué te parece? ¿Te animas a probar las COEs Matrioska?

18 comments to Descubre el potencial de las COEs Matrioska

  • Estimado José Miguel,

    Felicidades por este concepto disruptivo, me consta que llevas más de año y medio trabajando en él.
    Me queda la duda de cómo resuelves la ineficiencia de revisar una lista de 40 elementos, cuando te planteas qué hacer en la oficina.
    Suponiendo que de 10 elementos es el número recomendable para la revisión eficiente de una lista, y que los pseudocontextos (energía y tiempo) de cada COE están a tope.

    Un abrazo,

    Luis X González
    Tw: @efectividad360

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Luis X.

      En realidad nunca reviso una lista de 40 elementos, sino los pseudocontextos que tienen sentido. Así, a primera hora, reviso @oficina+mucho tiempo+mucha energía, en dónde raramente tengo más de 10 acciones. Dónde a veces si tengo más es en @oficina+poco tiempo+poca energía, pero se compensa porque las acciones que suele haber ahí son por lo general necesarias pero poco relevantes.

      Un abrazo!

  • De acuerdo. Gracias José Miguel!

  • Hola José Miguel:
    Aun sigo “rumieando” el concepto de COE. Además el concepto de vista lo encuentro novedoso, pero tengo una pregunta ¿Cómo logras las vistas tipo Matrioska? ¿Son varias vistas? o ¿tú aplicación te permite anidar las distintas vistas?

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Roberto:
      Las vistas son búsquedas, que idealmente se pueden guardar. En mi aplicación son consultas SQL, pero en Evernote, por ejemplo, se podría implementar con búsquedas guardadas. En otras aplicaciones, como Wunderlist, que aún no permite guardar búsquedas, la alternativa sería guardar la búsqueda de cada vista como un texto (por ejemplo en Evernote) y recuperarla cada vez que se quiere generar la vista.
      Si usamos Evernote como ejemplo, imagina que tienes 4 acciones, cada una de ellas únicamente con una de estas etiquetas: #teléfono, #online, #ordenador, #oficina. Las vistas se construirían con estas búsquedas:
      ➜ vista teléfono: tag:teléfono
      ➜ vista online: tag:teléfono tag:online
      ➜ vista ordenador: tag:teléfono tag:online tag:ordenador
      ➜ vista oficina: tag:teléfono tag:online tag:ordenador tag:oficina
      Ten en cuenta que únicamente usarás una de las cuatro vistas en cada momento, por lo que una vez creadas y guardadas es muy rápido y sencillo usarlas. Te animo a que lo pruebes, porque la diferencia es notable.
      Un saludo

      • Hola José Miguel,
        en Evernote tienes una solución que encaja como anillo al dedo para lo que planteas: la anidación de etiquetas.
        Siguiendo tu ejemplo, puedes…
        …crear la etiqueta #oficina,
        …bajo la cual colgará #online,
        …bajo la cual colgará #ordenador

        * De esta forma, si buscas por #ordenador, te mostrará sólo las notas etiquetas con #ordenador.
        * Si buscas por #online te mostrará las notas con #ordenador y con #online.
        * Si buscas #oficina te mostrará las notas con sólo #oficina, y también todas las de #ordenador y #online.

        Para anidar etiquetas, sólo tienes que acceder a ellas desde la versión escritorio (Win o Mac), pincharlas y arrastrarlas encima de otras.

  • Muchas Gracias José Miguel.
    En mi caso uso Todoist, veré que puedo hacer para mejorar las alternativas de acción.
    Saludos.

  • Pablo Pérez

    Hola José Miguel,

    Muchas gracias por el aporte. Comparto la observación de que el concepto de “vista” reporta una mejora de productividad en la situación tecnológica actual.

    A los usuarios de Nirvana podrá interesarles que lo más cercano que he llegado a las COE Matrioska es utilizar las “Areas” como vistas Matrioska y las “Labels” como las COE, con la limitación de que sólo se puede lograr un único nivel de anidación (sin que el sistema se vuelva demasiado complicado para utilizar), y con el inconveniente de que hay que decidir (y recordar) todas las vistas Matrioska que contienen a la COE de la acción. Si alguien tiene un sistema mejor con Nirvana, le agradezco si me lo hace saber.

    Saludos

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Pablo. Otra posible forma es generar etiquetas combinadas. Por ejemplo, si TEL = teléfono, ONL = online, ORD = ordenador y OFI = oficina, las etiquetas serían:
      TEL ➜ para acciones que necesitan únicamente un teléfono
      TELONL ➜ para acciones que necesitan una conexión de datos o un teléfono
      TELONLORD ➜ para acciones que necesitan un ordenador, una conexión de datos o un teléfono
      TELONLORDOFI ➜ para acciones que necesitan estar en tu oficina, un ordenador, una conexión de datos o un teléfono
      Con esta estructura, cuando estás en un hotel usarías TELONLORD, que te mostraría todo menos las de oficina. En tu oficina usarías TELONLORDOFI y cuando solo tienes un teléfono a mano TEL.
      Se trataría de buscar códigos para cada COE que fueran fáciles de recordar una vez combinados, pero como idea creo que vale.
      Saludos

      • Pablo

        Muchas gracias por tu aporte José Miguel. Si entiendo la propuesta correctamente, ¿una acción que requiera únicamente el teléfono debería llevar las etiquetas TEL, TELONL, TELONLORD y TELONLORDOFI para poder verla cuando aplique cualquiera de los filtros de búsqueda? Saludos

  • Pablo Pérez

    Entendido José Miguel. Pienso que una metáfora adecuada es que las COE son herramientas, y las vistas son las cajas de herramientas. No puedo hacer nada con la caja en si, pero simultáneamente tengo varias herramientas disponibles para utilizar. Como bien dices, hoy en día, tenemos varias COEs disponibles la mayor parte del tiempo, por lo tanto hace sentido que veamos todas las acciones disponibles, o por lo menos ver todas las COEs que tenemos disponibles en una situación.

    Compré tu libro. Sin lugar a dudas es un libro de cabecera en GTD. Lo encuentro más claro que el libro de David, los argumentos y la progresión lógica están mejor explicados, en mi humilde opinión.

    Saludos

  • Hola José Miguel.

    Veo que has dado en una clave que nos interesa a adaptar a unos cuantos dentro de nuestro gestor de tareas.
    En mi caso llevo un par de meses con Facile Things e intentando implementar GTD en mi vida. A parte de filtrar por etiquetas (online, offline, casa, oficina…) para obtener una lista de acciones acorde, no veo que se puedan anidar o generar etiquetas combinadas.
    Tampoco es que tenga una gran cantidad de proyectos/tareas a día de hoy pero si puedo entrever la utilidad que puede tener generar de una vez ese “conjunto único de opciones”.

    Un saludo y gracias.

  • José Miguel Bolívar
    Twitter: jmbolivar

    Hola Carlos.
    FacileThings es una herramienta para dar soporte a GTD y en GTD no existen los COEs Matrioska ni los contextos anidados. Ese es el motivo por el que no encuentras esa característica.
    Un saludo y gracias a ti.

  • Información Bitacoras.com

    Valora en Bitacoras.com: Las COEs, o Circunstancias Óptimas de Ejecución, son la respuesta que ofrece la metodología de efectividad personal OPTIMA3® al debate sobre si están realmente obsoletos los contextos de GTD® o no. Los «contextos» son…

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