Clasificar, o cómo perder tiempo sin trabajar

Uno de los hábitos más improductivos y absurdos que existe es el de «clasificar» emails. A pesar de ello, son muchas las personas que creen que clasificar sus emails es una de las actividades más importantes para su organización personal. Es más, hay quienes creen incluso que sus problemas de organización se deben en parte a que no lo clasifican lo suficiente… El problema de esta creencia es que, debido a ella, mucha gente desperdicia de manera habitual una cantidad considerable de recursos en clasificar su correo electrónico, en lugar de aprovechar esos recursos para aportar valor a su trabajo.

Organizarse sirve para liberar carga cognitiva sobre el cerebro y ser una persona organizada conlleva desperdiciar cero recursos en actividades que aportan nulo valor, como es el caso de tener que recordar dónde están las cosas.

Por ejemplo, dejar el móvil siempre en un mismo sitio libera al cerebro de la carga que supone tener que recordar dónde se ha dejado en cada ocasión. Esto sucede gracias a que la repetición de comportamientos da lugar a la creación de conexiones neuronales que automatizan el proceso de recuperación de la información. Este proceso automatizado es incomparablemente más eficiente en términos de consumo de energía mental, debido a que la diferencia en el consumo de energía mental que existe entre que una actividad se lleve a cabo de forma consciente o inconsciente puede llegar a ser de un 95%.

Si una persona tiene el mal hábito de dejar el móvil cada vez en un sitio distinto, su cerebro va a necesitar llevar a cabo un proceso consciente para recordar dónde lo ha dejado en cada ocasión. Sin embargo, si tiene el buen hábito de dejar siempre el móvil en el mismo sitio, su cerebro generará una relación entre un espacio físico y un significado, es decir, acotará una zona del espacio en el que habitualmente se mueve y, por decirlo de algún modo, asignará a ese espacio el significado «lugar habitual del móvil», lo cual hará innecesario tener que recordar dónde está, ya que el cerebro siempre sabrá dónde está.

Clasificar es útil cuando significa organizar bien, es decir, cuando sirve para liberar la carga cognitiva sobre el cerebro. Clasificar es inútil, además de contraproducente, cuando significa organizar mal, es decir, cuando se limita a distribuir o reagrupar la información sin liberar la carga cognitiva sobre el cerebro o, en el peor de los casos, incluso aumentándola.

Por desgracia, lo que hace la mayoría de las personas al «clasificar» su correo electrónico es organizar mal.

Vamos a ver a qué me refiero concretamente con un ejemplo. Supongamos que la persona protagonista del ejemplo se encuentra con estos seis emails en su bandeja de entrada:

  1. Un email de Cliente1 haciendo una consulta sobre un elemento de la propuesta comercial para la Fase II de su Proyecto A. Para poder responder a esa consulta, nuestra persona protagonista necesita antes hablar el tema con su Superior.
  2. Un email de su Superior diciendo que tienen que reunirse para revisar los plazos del presupuesto del Proyecto B, que también es para el Cliente1.
  3. Otro email de Cliente1 diciendo que ha detectado un error en la factura de la Fase I del Proyecto A. Para poder responder a ese email, es necesario hablar antes con Financiero.
  4. Un email de Financiero diciendo que necesita aclarar con nuestra persona protagonista unas dudas sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1.
  5. Otro email de su Superior con los análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A del Cliente1 y del Proyecto C del Cliente2, para que los lea con detenimiento y los conserve durante el tiempo que estén activos esos proyectos.
  6. Un email de Cliente2 pidiendo un aplazamiento en el pago de la factura de los servicios del Proyecto C. Para responder a ese email, primero hay que conseguir la aprobación del Superior y, a continuación, la aprobación de Financiero.

Esto puede parecer un poco complejo, pero refleja bastante bien la vida real de muchas organizaciones.

En mi experiencia, un porcentaje muy considerable de personas mantendría estos seis emails en su bandeja de entrada después de haberlos leído, al margen de lo que adicionalmente hicieran con ellos. Esto, de por sí, ya es una pésima forma de organizar, porque se están mezclando en un mismo sitio elementos con significados distintos, es decir, «emails que aún no he leído y no sé de qué van» junto a «emails que ya he leído y sé de qué van».

Las formas de «clasificar» estos emails suelen ser de lo más variopinto. Por ejemplo, habría muchas personas que los marcarían como «no leído», para recordar que tienen que hacer cosas con ellos. De todas la posibles, esta es la peor forma de clasificar de todas, ya que aumenta extraordinariamente la carga cognitiva sobre el cerebro, que tiene que recordar constantemente qué emails son no leídos «de verdad» y cuáles son no leídos «de mentira».

Otra forma de clasificar es asignar marcadores de colores según diversos criterios, todos ellos igual de ineficientes. Por ejemplo, hay quien usaría un mismo color para identificar los emails de un mismo Proyecto. Si este fuera el criterio elegido, los emails 1 y 3 irían en un color, el 2 y 4 en otro, el 6 en un tercer color y con el 5 tendríamos un problema, ya que pertenece a dos proyectos distintos. Si quisiéramos además distinguir las Fases I y II del Proyecto A, la cosa se complicaría aún más.

Otra posibilidad sería asignando un color por Cliente. Si este fuera el criterio elegido, los emails 1, 2, 3 y 4 irían en un color, el 6 en otro color y con el 5 volveríamos a tener un problema, ya que pertenece a dos clientes distintos.

Una tercera alternativa sería clasificar por persona. Se podría usar un color para los emails que hay que ver con el Superior, otro color para Financiero, otro para Cliente1 y otro para Cliente2. Este planteamiento es aún más ineficiente que los anteriores, porque habría que ir cambiando de color a los emails según se fuera avanzando con ellos… Además, cuando un email involucra a varias personas, ¿qué color se elige?

Llegados a este punto, y por difícil que parezca, hay quienes empeorarían aún más la situación asignando prioridades, es decir, añadiendo un extra de carga cognitiva a su cerebro, de tal forma que cada uno de los 6 emails incorporaría información adicional (inútil) sobre su prioridad. Evidentemente, una prioridad que además de subjetiva es cambiante y que, en la gran mayoría de los casos, no tendrá nada que ver con el orden real en que se aborden los temas después…

En lugar de colores, otras personas preferirían clasificar usando carpetas. La ineficiencia y la inutilidad de las carpetas es la misma que la de los colores, ya que se trata únicamente otra forma distinta de hacer mal las cosas.

¿El resultado de «clasificar»? Energía mental desperdiciada, avance nulo en cuanto a trabajo realizado, carga cognitiva igual o superior a la inicial, sensación de agobio porque hay «mucho trabajo pendiente» en esos emails…

Lo que me resulta más llamativo de todo esto es que luego la gente se sorprenda del nivel de estrés que tiene, de no llegar a nada, de que se le olviden cosas importantes, de que les cueste enfocarse en lo relevante o de no parar de hacer cosas en todo el día y sentir que no hacen nada… Lo realmente extraño sería que ocurriera lo contrario.

Abrir un email, echarle un vistazo y volver a cerrarlo, aporta valor cero al trabajo. El mismo valor cero que aporta ponerle «colorines» o «banderitas». Clasificar emails es una pérdida de tiempo que solo sirve para generar una falsa y momentánea sensación de control y como autojustificación para no trabajar en lo que de verdad importa.

En serio, si hay un mal hábito particularmente ineficiente y estresante, ese mal hábito es clasificar emails.

Afortunadamente, hay otra forma de gestionar el email. En un próximo post, veremos cuál es la alternativa efectiva a «clasificar», así que no te pierdas «Evidenciar, o cómo pensar para aportar valor».

11 comments to Clasificar, o cómo perder tiempo sin trabajar

  • Silvestre Segarra Soria

    Aunque sé que es un tema serio, la forma de contarlo me ha hecho reír. Un post muy agudo. :-), un abrazo JM.

  • JC Perez
    Twitter: comomeorganizo

    Sinceramente, y con todo respeto, no coincido. Ignorar el proceso de “clasificación” como método efectivo de asignar recursos me parece un error. De la misma manera pienso acerca de la “priorización”, la cual se utiliza con éxito en multitudes de actividades,

    Y como he dicho tantas veces y repito una vez más: No he visto en mis 30 años de carrera profesional en empresas de todo origen y tamaño (sin contar mis actividades como estudiante) una sola persona exitosa en lo que hace que no aplique algún criterio de priorización a su trabajo. Cuanto más exigente y complejo el trabajo, más crítico se vuelve este punto.

    El ejemplo de los mails indicado no presenta mayor desafío para ser clasificado de varias formas, y por supuesto dependerá de la naturaleza del trabajo y de la persona en cuestión cual es la manera más eficaz. Por supuesto que dejar todos en la bandeja de entrada marcados como “no leídos” no aporta mucho valor. Puede tener sentido cuando se verifican correos en el Smartphone y no se tienen las condiciones para procesarlo de manera más completa, pero no mucho más allá.

    Tampoco coincido con que la clasificación es una actividad que aporta “cero valor”. Lo que le aporta al involucrado es valiosísimo y es “conocimiento” sobre el contenido de sus mensajes y su estado relativo al conjunto de sus actividades. Sin ese conocimiento, una bandeja de entrada no es más que una larga lista de archivos llamados email sin más que contener unos y ceros sin sentido. Así que ese paso de procesamiento convierte una masa informe de bits en “información”. Eso es “inteligencia” y los métodos y procesos para obtenerla representan “valor agregado” en su sentido más amplio.

    Lo que haga esa persona con ese conocimiento es otro problema. Ahí entran en juego sus habilidades para trabajar con aquello para lo que se le paga. Pero sin la habilidad de clasificarlo puede estar invirtiendo tiempo en contestar una banalidad mientras se le arma un “incendio” que le acaban de avisar que se inicia.

    Sobre la priorización, el ejemplo más claro es el proceso de “triage” que se hace en una sala de emergencias. Sin priorizar un médico puede estar limpiando un raspón mientras se le mueren en la sala personas con patologías más severas. Hacer una evaluación (clasificación) de acuerdo a los síntomas, para luego priorizar las patologías le permite evitar muertes, atender a tiempo los casos más graves (hay situaciones que atendidas a destiempo pueden derivar en consecuencias graves a la salud) y ademas resolver “los raspones”.

    Por supuesto, ahora me interesa (como siempre) ver también la alternativa que ofrece a la clasificación y priorización.

    Saludos

    JC

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Clasificar y priorizar son actividades neutras. Que aporten valor o se conviertan en una pérdida de tiempo depende de cuándo y cómo se lleven a cabo. Yo clasifico mi email, cuando lo archivo, y siempre priorizo al elegir qué hacer. Si en lugar de hacer lo que hago me dedicara a clasificar cosas que no sé lo que son ni qué tengo que hacer con ellas, o me dedicara a priorizar las cosas sin la información actualizada del momento en que voy a ejecutarlas, estaría perdiendo el tiempo miserablemente. Entiendo la resistencia al cambio que implica llevar 30 años viendo las mismas cosas, pero es no significa que a) esas cosas sean las más idóneas ni b) la alternativa que plante en el blog sea peor.
      Saludos

  • Al final siempre volvemos a lo mismo y es que todo es una cuestión de formación. Aunque la mayoría de las personas creen que no tienen tiempo para ello y que ahorrarán más tiempo haciéndolo “mal” (evidentemente asumible para ellos) que parándose a aprender.

    Yo creo que como es muy difícil crear un sistema universal para clasificar emails, debería ser cada empresa (o autónomo) la que en función de sus necesidades crease el sistema de organización y clasificación de los mismos. Pues así todo el mundo saldría beneficiado.

    Sin embargo está claro que las empresas no son muy conscientes del tiempo que pierden sus empleados por no saber organizarse correctamente (asumiendo correctamente en este caso, como lo suficiente para cubrir las necesidades específicas de la empresa en cuestión). Pues si lo fueran desde luego que pondrían solución.

    Desde luego queda un largo camino por delante para hacernos productivos de verdad!

    Un saludo.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      El sistema de organización personal tiene que ser personal, ya que cada persona otorga un significado particular a las cosas y, por otra parte, las necesidades de granularidad de cada persona son distintas. Por ejemplo, una persona organizaría su armario con todos los «condimentos de cocina» juntos, mientras que otra tendría la sal, el aceite y el vinagre por una parte y las especies por otra, mientras que una tercera podría tener, en lugar de especies, colorantes, sazonadores, picantes. Todas estas formas de organizar son igual de correctas, ya que lo importante de la organización es 1 lugar = 1 significado, de forma que todo lo que hay en ese lugar comparta un único significado y todo lo que tiene ese significado esté en un único lugar.
      De ahí que, cuando un email implica a más de un cliente, no pueda organizarse por cliente; cuando implica más de un proyecto, no pueda organizarse por proyecto… En general, la gente organiza mal porque confunde organizar con ordenar.
      Desde el punto de vista de la efectividad, organizar es algo que debe aplicarse por separado a los objetos y a los recordatorios derivados de los objetos. Un email que me pide un dato es un objeto que puedo borrar o archivar una vez haya organizado un recordatorio de que tengo que enviar determinado dato a determinada persona (el significado del email). La mayoría de la gente está acostumbrada a utilizar los emails como recordatorio de lo que tienen que hacer con los emails, lo cual es altamente inefectivo, además de por completo innecesario.
      Es cierto que el camino es largo, pero la buena noticia es que los pasos son cortos y sencillos, al alcance de cualquier persona con ganas de aprender y de mejorar su efectividad.

  • Xose

    También me ha hecho gracia, sobre todo porque (me temo) que todos hemos caído en ese error en algún periodo de nuestras vidas (en general, el sistema educativo educa mucho para el trabajo, pero poco –o nada- en la organización del trabajo). Apenas destacar que hace no tantos años las herramientas de búsqueda del propio correo dejaban mucho que desear. Hoy todo es muy fácilmente recuperable, pues los buscadores “lo clavan”; Suele llevar 3 segundos recuperar un correo de hace ocho meses. En efecto, no hace falta pues dedicar nada (o casi nada) a su organización.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Todo depende de qué entendamos por organización. Si hablamos únicamente de organizar los emails, al margen de lo que haya que hacer con ellos, entonces de acuerdo. La eficacia de los motores de búsqueda actuales hace poco justificable invertir recursos en formas más o menos complejas de archivar email. Por el contrario, si entendemos organizar aplicado a los recordatorios de lo que hay que hacer con esos emails, aprender a organizarse es más crítico que nunca y, créeme, el porcentaje de personas que organiza estos recordatorios de forma realmente efectiva es muy bajo, más que nada porque la efectividad personal es una competencia que, por incomprensible que parezca, sigue sin desarrollarse en los planes de estudio tradicionales.

  • Vicent González i Castells
    Twitter: vigoncas

    Hace un par de semanas compartía con el resto del equipo, en una especie de minitaller interno, justo estas reflexiones. Este post nos pilla en medio del salto de fe que algunos de ellos están haciendo hacía la ‘no clasificación del email’ en general y el inbox cero en particular.

    Ahora toca esperar a esa ‘alternativa efectiva a la clasificación’ que has prometido 🙂

  • Información Bitacoras.com

    Valora en Bitacoras.com: Uno de los hábitos más improductivos y absurdos que existe es el de «clasificar» emails. A pesar de ello, son muchas las personas que creen que clasificar sus emails es una de las actividades más importantes para su orga…

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