Por qué OPTIMA3® si ya existe GTD®

Como probablemente ya sepas, OPTIMA3® es una metodología de segunda generación que comparte principios con GTD® e incorpora los avances más relevantes de los últimos años en efectividad personal. Esto significa varias cosas.

En primer lugar, que OPTIMA3® se basa en los mismos principios productivos universales que GTD®. Dicho de otro modo, «qué» hay que hacer para mejorar la efectividad personal es, a día de hoy, algo poco discutible. Además, esos «qués» son válidos para cualquiera, ya que todas las personas compartimos una misma naturaleza.

En segundo lugar, que OPTIMA3® profundiza en estos principios productivos universales aprovechando los numerosos avances en neurociencia de los últimos años. Este nuevo conocimiento se combina con la experiencia de miles de horas aplicando, experimentando y facilitando el aprendizaje y desarrollo de la efectividad personal y permite ofrecer una propuesta alternativa, que busca obtener el máximo rendimiento de los principios productivos universales.

En otras palabras, OPTIMA3® propone «cómos» que complementan, potencian, mejoran y, en ocasiones, sustituyen a los propuestos por GTD®.

Después de casi dos décadas siendo utilizada a diario por personas de todo el mundo, independientemente de su edad, género o actividad, GTD® se ha convertido, sin lugar a dudas, en el nuevo estándar en productividad personal. La innovación que supone «Getting Things Done» en materia de productividad es disruptiva y el mérito de David Allen es indiscutible.

GTD® marca un antes y un después en lo referente a la efectividad de los profesionales del conocimiento, dejando al descubierto la falsedad e inutilidad de las propuestas de la #productividadbasura, carentes del menor rigor científico.

Frente al negocio de la «gestión del tiempo», ya convertido en «commodity», Allen postula un conjunto de hábitos de eficacia probada, que años después han sido sistemáticamente validados por la neurociencia, lo que significa que GTD® es la primera metodología de efectividad personal basada en evidencias científicas.

Entonces, si todo esto es así, ¿qué sentido tiene una metodología como OPTIMA3®? La respuesta es sencilla y los motivos son diversos.

La neurociencia sigue avanzando

Como dijo Newton, «si he visto más lejos es porque estoy sentado sobre los hombros de gigantes». En otras palabras, el conocimiento es dinámico y acumulativo.

GTD® marca el inicio de una nueva era redefiniendo el término «productividad» para los profesionales del conocimiento. Lo hace, sin embargo, de forma empírica, ya que muchos de los principios productivos en los que se basa la metodología aún no habían podido ser probados científicamente.

Actualmente disponemos de abundante conocimiento científico que era inexistente cuando apareció GTD®Hoy conocemos mejor el funcionamiento de nuestro cerebro, por qué hacemos mucho de lo que hacemos y qué podemos hacer distinto para lograr resultados distintos. Gracias a ello, contamos con múltiples oportunidades para mejorar y ampliar lo que ya sabemos que funciona.

El aprendizaje se puede facilitar

Por otra parte, la experiencia de Allen procede de múltiples fuentes: consultoría, mentoring, coaching, formación… Esta trayectoria profesional queda patente en su obra, en la que los «cómo» se ofrecen con amplios márgenes de libertad, tanto en cuanto a su interpretación como a su aplicación. Este margen de libertad, que es impecable desde el punto de vista del coaching o la consultoría, puede ser un obstáculo desde el punto de vista de la formación y el aprendizaje, ya que favorece los errores de interpretación de la metodología.

La pedagogía de GTD® es, en mi opinión, más compleja de lo necesario, lo que significa que se puede optimizar. El motivo principal de mi afirmación es que la exposición del método suele estar más alineada con su aplicación que con su aprendizaje, y eso hace que para algunas personas GTD® parezca complejo aun sin serlo.

Al exponerse según la secuencia de los diversos procesos que lo componen, la explicación de los hábitos sencillos se mezcla con la de otros que lo son menos y esta mezcla supone un reto extra para el aprendizaje. OPTIMA3® adopta un planteamiento distinto al de GTD®, y comienza explicando los hábitos más sencillos, independientemente del lugar que ocupan en los procesos, para luego, a partir de ahí, explicar los hábitos más avanzados y, finalmente, cómo se integran todos los hábitos en los distintos procesos del método.

Queda espacio para la mejora

En línea con lo anterior, las distintas formas («cómos») de aplicar un mismo principio productivo («qué») influyen de manera significativa tanto en el nivel de efectividad que se puede obtener de su aplicación como en la facilidad del proceso de generación de hábitos necesarios para ello.

Cuanto más concreto es un hábito, más fácil es entenderlo y mantenerlo. Paradójicamente, también cuesta más desarrollarlo, ya que suele conllevar un cambio más profundo. A pesar de que un mayor grado de libertad a la hora de practicar el hábito pueda parecer inicialmente preferible, en la práctica esta libertad se convierte un problema, ya que dificulta y retrasa el proceso de automatización del comportamiento, a la vez que limita el potencial impacto del hábito.

La forma en que se plantean diversos hábitos en GTD® admite nuevas alternativas, aparentemente más rígidas o estrictas, pero que arrojan mejores resultados a medio y largo plazo en términos de efectividad, a la vez que facilitan la consolidación y mantenimiento de comportamientos clave.

Por otra parte, GTD® es una metodología esencialmente centrada en la mejora de la productividad personal, es decir, de la eficiencia personal. OPTIMA3® pone su énfasis en la eficacia personal y, en concreto, en mejorar la calidad de los procesos de toma de decisiones, entendiendo que en este campo queda todavía mucho trabajo por hacer.

Otra diferencia importante entre ambas metodologías es la atención especial que presta OPTIMA3® a la relación que existe entre felicidad y efectividad.

Hay quien quiere más

El planteamiento de GTD® llevado a la práctica es más que suficiente para la gran mayoría de las personas. De hecho, son muchas las personas que se acercan a GTD® e implantan únicamente algunas de sus mejores prácticas. Del mismo modo, de entre las que implantan el método completo, tan solo una parte lo hace de forma lo suficientemente coherente y sistemática como para sacar el máximo partido de la metodología.

Para la mayoría de las personas, GTD® ofrece todo lo que necesitan, y más. Sin embargo, también existe un grupo menos numeroso de personas a las que les gustaría poder llegar todavía más lejos en la mejora de su efectividad personal.

A diferencia de GTD®, que sirve para cualquier persona, OPTIMA3® está indicado para personas con una trayectoria previa trabajando en su desarrollo personal y profesional. Me refiero a personas con un desarrollo ya consolidado que desean ir «un paso más allá» en cuanto a aprovechar al máximo su potencial.

Conclusión

Los retos a los que se enfrentan los profesionales del conocimiento son cada vez mayores. La efectividad personal, como competencia transversal, se ha convertido en un recurso imprescindible a la hora de vivir y trabajar con tranquilidad y confianza en un mundo en constante cambio.

Después de casi dos décadas demostrando que funciona, GTD® se ha convertido por méritos propios en el nuevo estándar en productividad personal. La vida y la ciencia, sin embargo, siguen avanzando y cada día disponemos de más y mejor conocimiento científico aplicable a la mejora del rendimiento y la felicidad humanas.

A los principios productivos universales sobre los que se apoya GTD® les queda todavía mucho potencial sin explotar, y hay personas que esperan la oportunidad dispuestas a intentarlo. Ahora, gracias al nuevo conocimiento disponible, es posible aprovechar todavía más el valor de estos principios universales, a la vez que facilitar simultáneamente su comprensión, aprendizaje y aplicación en forma de hábitos. Ese es el reto y la razón de ser de OPTIMA3®, la efectividad personal más allá de GTD®.

Efectividad personal: Tu defensa contra las exigencias

En uno de los comentarios al post que publicaba hace unos meses bajo el título «Cómo puedes evitar tú el estrés laboral», Xose, un lector, mencionaba la existencia actual de unos niveles de exigencia y autoexigencia hasta ahora desconocidos y que, en su opinión, seguramente contribuyen al incremento del estrés. El tema me pareció lo suficientemente interesante como para escribir este post.

El argumento de Xose es que, a día de hoy, hay un enorme contraste entre los retos que nos imponemos y nuestra capacidad real para conseguirlos, y que esta situación contribuye a generar estrés. Ya no solo se nos exige ser profesionales excelentes, sino que además hay que vestir a la moda, comer sano, hacer deporte regularmente, expresar nuestra creatividad, defender alguna causa noble y, en definitiva, seguir una serie de patrones sociales aceptados como indicadores de una «vida perfecta».

Comentaba también Xose que ha empezado a aparecer un nuevo tipo de libro, de moda en USA, y que poco a poco está llegando a Europa. Se trata de una especie de libros de «anti-ayuda», cuyo tema central es precisamente la necesidad de relajar un poco estos niveles de autoexigencia y aceptar que tener una vida perfecta es imposible, además de innecesario, y que lo único importante es que sea una buena vida.

Una de las causas de estrés es el «error de cálculo». El cerebro es francamente malo haciendo estimaciones. Por lo general, tiende a sobreestimar determinados factores y a infraestimar otros. Por ejemplo, nuestro cerebro suele hacernos creer que las consecuencias son peores de lo que realmente serían o que nuestras capacidades son muy superiores a cómo son en realidad. Por el contrario, suele hacernos pensar que las cosas son más fáciles de lo que realmente son y que van a requerir menos tiempo y esfuerzo del que en realidad van a requerir.

Tú ya conoces, porque las has sufrido, las consecuencias negativas de estos errores de cálculo: estrés, frustración, pérdida de confianza…

¿Cómo puede la efectividad personal ayudar en esta situación? Como veíamos en el post sobre cómo puedes evitar tú el estrés laboral, hay una serie de hábitos sencillos, al alcance de cualquier persona, que permiten mantener el enfoque y la sensación de control en un mundo en constante cambio. También existen otros hábitos sencillos que ayudan a lograr y mantener una perspectiva global de todos nuestros intereses, obligaciones, deseos y responsabilidades.

Dice acertadamente David Allen, el conocido autor de GTD®, que «puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacerlas todas a la vez». La clave, por tanto, es disponer en todo momento del nivel adecuado de claridad y confianza para tener la tranquilidad de saber que lo que has elegido hacer es precisamente lo que tienes que hacer, y no cualquier otra cosa.

Las exigencias, tanto las autoimpuestas como las impuestas externamente, se abren hueco en nuestra vida precisamente por esta falta de perspectiva. A menudo olvidamos a qué nos hemos comprometido con anterioridad, tanto si han sido compromisos con otras personas como propios. Por lo general, tan solo disponemos de una visión parcial de lo más reciente. Todo lo demás que en algún momento anterior, consciente o inconscientemente, decidimos que queríamos, debíamos, o teníamos que hacer, o no hacer, queda normalmente en la penumbra.

En esta situación de desinformación permanente, es fácil que las exigencias se logren imponer. Lo más nuevo y lo más ruidoso suele ser interpretado por nuestro cerebro como lo más importante (otro error de cálculo más). En ausencia de un sistema externo de confianza que ponga las cosas en su sitio, el cerebro carece de recursos para rechazar estas nuevas exigencias y, por tanto, las acepta.

La solución a este problema es muy sencilla. Necesitamos disponer de un sistema externo de confianza que le dé información fiable al cerebro sobre todos esos compromisos, intenciones, ideas, posibilidades, objetivos y propósitos previos, a fin de que éste pueda aceptar o rechazar la nueva exigencia, con la confianza de que está haciendo lo correcto y lo más adecuado en todo momento.

Decir «no» a una exigencia, tanto interna como externa, es en realidad muy fácil cuando tienes claras las consecuencias positivas de ese «no» desde una perspectiva global. Lo esencial es entender que todo «no» es un «sí» y que todo «sí» es un «no». Cuando dices «sí» a una nueva exigencia es muy probable que, sin ser consciente de ello, estés diciendo «no» a otras exigencias a las que anteriormente habías dicho «sí». Y lo mismo sucede a la inversa.

Cuando dispones de una perspectiva global y actualizada de cuál es tu propósito, tus valores y principios, la visión de tu vida a largo plazo, las metas y objetivos que te acercan a esa visión, tus áreas de enfoque y tus compromisos a corto y medio plazo, te resulta fácil poner en contraste con todo lo anterior esa nueva exigencia que aparece y ubicarla en el lugar que le corresponde. Nuestra capacidad es limitada, por lo que, a menudo, aceptar una nueva exigencia se traducirá en renegociar nuestro compromiso con alguna exigencia anterior y renunciar a ella para dar paso a la nueva.

Más que decir «no» a las exigencias, el verdadero reto es ser capaces de decir «no» y sentirnos bien con ello. Tener perspectiva ayuda a superar este reto, ya que nos da claridad sobre las implicaciones de ese «no» y, en concreto, a qué otras cosas estamos diciendo «sí» gracias a él.

Como reflexión final, en realidad las exigencias no existen. Solo existen «inputs», «cosas» que llegan a nuestro radar o a nuestra vida y ante las que tenemos que tomar una decisión. La exigencia como tal no es más que un determinado tipo de sensación o de emoción que podemos experimentar durante este proceso de toma de decisiones cuando no se dan las condiciones adecuadas para decidir con confianza.

Si has desarrollado la competencia de la efectividad personal, sabrás que es posible reaccionar de forma equilibrada, sin sobrerreaccionar ni infrarreaccionar, decidiendo con tranquilidad y confianza cuál es la opción más adecuada. Cuando esto ocurre, la sensación de exigencia desaparece. Si aún no has trabajado el desarrollo de esta competencia, te invito a que lo hagas. Son hábitos sencillos, de eficacia probada, y al alcance de cualquier persona. Sin duda, tu mejor defensa contra las exigencias.

Tres creencias erróneas sobre tecnología y efectividad

Dice Wikipedia que tecnología es el conjunto de conocimientos técnicos, científicamente ordenados, que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y la satisfacción de las necesidades esenciales y los deseos de la humanidad.

Por su parte, la competencia a la que llamamos efectividad personal puede definirse como el conjunto de comportamientos observables habituales asociados a la consecución eficaz y eficiente de resultados. A la vista de ambas definiciones, parece evidente que la relación entre tecnología y efectividad es muy amplia.

Sin embargo, a menudo observo lo que parece una tendencia creciente a confundir la tecnología con una fracción mínima, casi anecdótica, de sí misma. Un peligroso proceso de simplificación y desinformación que parece incluso hasta intencionado o, al menos, favorecido por determinados intereses económicos.

Este proceso de desinformación, cada vez más frecuente, está dando lugar a la aparición y consolidación de creencias erróneas muy peligrosas, ya que se están convirtiendo en un freno, cuando no en un obstáculo, para que la tecnología logre su propósito indicado anteriormente. De entre estas creencias erróneas, hay tres cuyo impacto me parece particularmente preocupante y que paso a comentar a continuación.

La tecnología aumenta la efectividad

Esta afirmación es, evidentemente, falsa. La tecnología aumenta la efectividad únicamente cuando se aplica de manera adecuada. Si la tecnología no se aplica, se aplica parcialmente o se aplica de manera inadecuada, la efectividad puede no solo no aumentar, sino incluso disminuir. Un claro ejemplo de esto es el email, una tecnología que, a pesar de su indudable utilidad potencial, se ha convertido a día de hoy en uno de los principales agujeros negros productivos en la mayoría de las organizaciones.

La creencia de que la tecnología por sí misma aumenta la efectividad es tremendamente peligrosa, porque conduce a que el énfasis se ponga en la «disponibilidad» de la tecnología en lugar de en el «uso efectivo» de la misma. Lo que quiero decir con esto es que parece que lo importante es «tener» la tecnología, al margen de que luego se sepa aplicar o utilizar de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo anterior, cuando apareció el email, la mayoría de las organizaciones dedicó recursos a formar a sus personas en las características de las aplicaciones de email (qué se podía hacer con él), pero muy pocas dedicaron recursos a formar en el uso efectivo del mismo (buenas prácticas acerca de cómo, cuándo o para qué usarlo o no usarlo).

La tecnología son herramientas

Otra afirmación que es falsa. Las herramientas, o artefactos, suponen tan solo una mínima parte de la tecnología. Sí, es cierto que, posiblemente, sean una de las partes más visibles para el gran público, pero de ahí a creer que la tecnología son solo los artefactos tecnológicos hay una gran diferencia.

La tecnología es esencialmente conocimiento, es decir, intangibles. Las herramientas son uno de los posibles resultados tangibles de la aplicación de dicho conocimiento. De hecho, en muchos casos, los artefactos requieren a su vez una tecnología adicional complementaria (es decir, otro conocimiento) para poder utilizarse de manera efectiva.

Reutilizando el ejemplo del email, la creencia errónea de que la tecnología es la herramienta, es decir, los servidores y los clientes de email, tiene mucho que ver con la deplorable situación que vive esta tecnología en las organizaciones actuales. Al obviarse el resto de la tecnología necesaria para el uso efectivo del email, lo que tenemos es que la herramienta por sí sola, lejos de aumentar la efectividad de los profesionales, la disminuye.

Una de las claves para el aprovechamiento efectivo de cualquier artefacto tecnológico es tener claro que la efectividad procede de «cómo» lo utilizas, no tanto de si lo utilizas o no. De hecho, como decía antes, si utilizas mal las herramientas o artefactos tecnológicos tu efectividad puede ser incluso menor que si no los utilizaras.

La mejor tecnología es digital

En línea con la creencia errónea anterior, son muchas las personas convencidas de que los gadgets, aplicaciones y, en general, todos los artefactos tecnológicos de carácter digital son «lo mejor». El rechazo creciente hacia tecnologías tildadas de «antiguas», «lentas» o «básicas», como el lápiz y el papel, es un buen ejemplo de ello.

La realidad sin embargo es bien distinta. La mejor tecnología es aquella que mejor sirve a su propósito, es decir, la adaptación al medio ambiente y la satisfacción de necesidades y deseos. Un artefacto poco útil para el propósito que persigue puede ser simultáneamente muy entretenido de usar. También es posible lo contrario. La utilidad de una tecnología y lo entretenido que resulta su uso o aplicación son características independientes y a menudo distintas.

La mejor tecnología para la mejora de la efectividad personal casi nunca es digital, ni siquiera analógica. De hecho, la mejor tecnología para mejorar la efectividad personal es intangible, ya que resulta de la aplicación práctica de una serie de conocimientos. Cuando estos conocimientos se aplican de forma consistente y automática, se convierten en hábitos, es decir, comportamientos observables que, a su vez, dan lugar a lo que se conoce como competencias.

Dicho de otro modo, podríamos afirmar que la mejor tecnología para la mejora de la efectividad personal es la «tecnología competencial», es decir, la capacidad de desarrollar los comportamientos efectivos adecuados para cada circunstancia.

Apelando nuevamente al ejemplo del email, una persona con la «tecnología competencial» adecuada logrará un uso incomparablemente más efectivo del mismo que otra con una «tecnología competencial» inferior, por mucho que la primera utilice una versión antigua de un software mediocre de email en un viejo ordenador y la segunda utilice la última versión del software de email más sofisticado en un dispositivo digital de última generación.

Conclusiones

Frente a la tendencia creciente a confundir determinados artefactos tecnológicos con la tecnología, es importante destacar el papel fundamental que juegan los conocimientos que han permitido no solo la aparición de dichos artefactos tecnológicos, sino que son también la llave para un uso efectivo o inefectivo de los mismos.

Aunque las tres creencias erróneas que acabamos de ver parecen indicar lo contrario, lo cierto es que la mejor tecnología para mejorar la efectividad personal es aquella a la que se accede en forma de conocimientos y luego se aplica de forma sistemática y consistente hasta convertirla en hábitos.

Usar modernos artefactos tecnológicos puede hacerte parecer una persona más moderna y sofisticada, pero si careces de la «tecnología competencial» adecuada para sacarles partido, su simple posesión para nada te convierte en una persona más efectiva.

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