OPTIMA3®: Todo sobre el hábito de «Registrar»

«Registrar» es un hábito específico de OPTIMA3® y tiene su origen en el hábito de «Capturar» o «Recopilar» de GTD®.

El hábito de «Registrar» incorpora los últimos avances en neurociencia aplicada a la efectividad, dando lugar a un hábito más amplio que «Capturar», y con notables diferencias frente a este en cuanto a definición, propósito y características.

Qué es «Registrar»

Más que un único hábito, «Registrar» es un conjunto de hábitos, todos ellos con un fin común. Los diversos comportamientos que forman parte de «Registrar» están orientados a asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Veamos qué significa exactamente esta definición.

  • Por una parte, algo se considera un «elemento potencialmente relevante» cuando existe la posibilidad de que quereramos o tengamos que a) decidir algo sobre ello y/o b) hacer algo con ello en algún momento.
  • Por otra parte, cuando hablamos de algo «a nuestro alcance» nos referimos tanto a elementos que ya están a nuestro alcance, como a otros que aún no lo están, pero podrían estarlo si quisiéramos.
  • Por último, cuando decimos que «entre en nuestro sistema de organización personal» significa que pase a formar parte, por un medio u otro, de un sistema de organización propio, externo (es decir, fuera de nuestra mente) y de confianza.

A partir de ahora, utilizaré la expresión «mente extendida» para referirme a este sistema de organización propio, externo y de confianza.

Por qué «Registrar»

Son muchas las personas que apuntan cosas, generalmente «tareas», es decir, recordatorios de cosas que tienen que hacer.

El problema es que la utilidad real de apuntar «tareas» es muy limitada.

  • En primer lugar, porque apuntar directamente tareas impide enfriar el pensamiento, lo que significa que sistemáticamente se decide «en caliente», es decir, de forma impulsiva y emocional, con los riesgos que ello conlleva, como por ejemplo el de «sobre-compromiso»
  • En segundo lugar, como todo lo que se apunta son «tareas», es decir, «trabajo», el cerebro se resiste a apuntar nada que no considere estrictamente necesario. Esto hace que se pierdan ideas, posibilidades, etc. y también facilita que se nos olviden cosas, sobre todo aquellas que no parecía imprescindible apuntar la primera vez que aparecieron. Estos olvidos dan lugar al «estrés por frustración».
  • En tercer lugar, al contener únicamente «tareas», nuestro sistema está permanentemente incompleto, lo que impide contar con una «mente externa», ya que para ser de confianza necesita estar completa. Carecer de una «mente externa» es la principal causa de las autointerrupciones.

También hay personas que no apuntan nada, ni siquiera «tareas». En este caso, las razones por las que tienen que «Registrar» son obvias.

Para qué «Registrar»

«Registrar» sirve para tres propósitos distintos: enfriar, recordar y confiar.

  • Por una parte, «Registrar» permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.
  • Por otra parte, «Registrar» es el primer paso hacia la posibilidad real de «acordarse siempre de todo sin necesidad de recordar nunca nada», ya que garantiza que todo elemento potencialmente relevante entre en nuestra «mente extendida». Esto evita el «estrés por frustración».
  • «Registrar» asegura que nuestra «mente extendida» siempre esté completa, que es el primer requisito para que pueda ser de confianza. Esto limita considerablemente las autointerrupciones.

Además de servir para estos tres propósitos, «Registrar» juega un papel clave en la eficiencia personal, es decir, en la «gestión eficiente de la atención», ya que:

Formas de «Registrar»

Podemos observar el hábito de «Registrar» desde dos perspectivas distintas: la del elemento registrado y la de la persona que registra.

  • Desde el punto de vista del elemento registrado, hablaremos de «Registro Activo» y «Registro Pasivo».
    • El «Registro Activo» es aquel en el que la persona interviene directamente en el momento en que se registra el elemento.
    • El «Registro Pasivo» es aquel en el que la persona no interviene directamente en el momento en que se registra el elemento.
  • Desde el punto de vista de la persona que registra, hablaremos de «Registro Proactivo» y «Registro Reactivo».
    • El «Registro Proactivo» es aquel en el que la persona lleva a cabo una o más acciones destinadas a registrar el elemento, o elementos, antes de su aparición.
    • El «Registro Reactivo» es aquel en el que la persona lleva a cabo una o más acciones destinadas a registrar el elemento después de su aparición.

Qué «Registrar»

En OPTIMA3® se registran «cosas». Esto es muy importante, ya que «Registrar» bien implica hacerlo sin pensar ni decidir.

La consecuencia de «Registrar» algo, sin pensar ni decidir sobre ello, es que es imposible «saber» a ciencia cierta qué es lo que estamos registrando; tan solo podemos suponerlo. Es absurdo por tanto aplicar cualquier tipo de clasificación (importante/urgente, personal/profesional, etc.) al «Registrar».

En el momento en que registramos un «elemento potencialmente relevante», deja de ser «elemento» y pasa a ser «cosa». Una «cosa» es, por definición, un elemento «difuso». Eso significa que, antes de poder hacer nada con ella, será necesario transformarla en algo «concreto». Este paso se lleva a cabo posteriormente al «Evidenciar».

Cómo «Registrar»

Puesto que todo lo que se registra son «cosas», en OPTIMA3® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres.

Esto significa que al «Registrar» hay que evitar usar verbos, ya que en OPTIMA3® las expresiones que contienen verbos son acciones o resultados, nunca «cosas».

Por otra parte, «Registrar» tiene que hacerse de la manera más eficiente posible, lo que significa que hay que «Registrar» con el menor número posible de palabras. Lógicamente, tenemos que asegurarnos de que, cuando vayamos a «Evidenciar» el elemento registrado, sepamos de qué «cosa» se trata.

Cuándo «Registrar»

Aquí el criterio es sencillo y aplica únicamente al «Registro Activo/Reactivo», es decir, aquel en el que la persona interviene directamente después de la aparición del elemento.

La forma óptima de «Registro Activo/Reactivo» es el «Registro Instantáneo», es decir, «Registrar» el elemento en el mismo momento en que aparece por primera vez. Lo ideal es generar un automatismo que haga que la aparición de cualquier elemento potencialmente relevante active de manera inconsciente este mecanismo de «Registro Instantáneo».

En consecuencia, dejar pasar tiempo, aunque sea poco, entre la aparición del elemento y su registro debe considerarse una mala práctica, ya que dificulta el desarrollo y mantenimiento del hábito. También debe considerarse una mala práctica no «Registrar» los elementos potencialmente relevantes la primera vez que aparecen.

Dicho lo anterior, existe una alternativa al «Registro Instantáneo» y es el «Registro Diferido», que consiste en hacer una pausa en la actividad y dedicarla en exclusiva a «Registrar» todos los elementos que no se registraron en el momento de su aparición y que por tanto siguen «en la cabeza».

Dónde «Registrar»

«Registrar» es algo que puede hacerse «con algo» o «en algún sitio».

En OPTIMA3®, tanto las herramientas con las que registramos o se registran «cosas», como los lugares en los que registramos o se registran «cosas», se llaman «registradoras».

Máxima libertad en este aspecto y un único consejo: cuantas menos «registradoras», mejor, pero todas las necesarias.

El tipo y número de «registradoras» es algo que cada persona tiene que definir. El criterio es  doble.

Por una parte, hay que ser capaz de «Registrar» activamente todos los elementos potencialmente relevantes en el momento de su aparición.

Por otra parte, hay que asegurar también que el resto de elementos potencialmente relevantes no capturados activamente se registre pasivamente donde corresponda.

La buena práctica es simplificar al máximo la infraestructura de registro, pero siempre asegurando su plena funcionalidad. Habrá personas que prefieran soluciones más sofisticadas y otras personas que opten por soluciones más sencillas.

En cualquier caso, se trata de «Registrar» todo lo necesario, a la primera, y con el mínimo esfuerzo.

Conclusión

La neurociencia ha dejado patente nuestra predilección por utilizar el «sistema de pensamiento caliente», que nos «ahorra» tener que pensar y decidir, y sustituye este esfuerzo por una cómoda elección, a menudo repleta de sesgos.

También ha hecho evidente la poca utilidad de nuestra memoria como gestor de recordatorios y, en consecuencia, la necesidad de apoyarnos en algún tipo de «mente externa».

La falta de una «mente externa» da lugar, además de a olvidos – con sus consecuencias – a un mayor número de autointerrupciones, y contribuye también al «estrés por frustración», ya que la mente nos recuerda generalmente las cosas cuando no podemos hacer nada al respecto.

Si quieres:

  • Decidir mejor, porque has aprendido a «enfriar el pensamiento»
  • Acordarte de todo sin tener que recordar nada
  • Reducir las autointerrupciones de manera significativa
  • Eliminar el «estrés por frustración»
  • Disparar tu creatividad al liberar tu mente y
  • Aumentar tu efectividad, gracias a «estar a lo que estás» en todo momento…

El camino para conseguirlo está claro, y su primer paso también: aprende, desarrolla y practica el hábito de «Registrar».

«Brechas atencionales»: Qué son y cómo gestionarlas

En la metodología de efectividad personal OPTIMA3®, una «brecha atencional» es la situación que se produce cuando cualquier elemento imprevisto interfiere con un estado de atención efectiva, es decir, con un estado de atención receptiva o de atención proactiva.

Ya sabemos que la efectividad está estrechamente ligada a la gestión de la atención o, mejor dicho, a la gestión de los tres tipos de atención. En este sentido, decimos que una persona es efectiva cuando es capaz de prestar el tipo de atención adecuado, a las cosas correctas, según las circunstancias.

La definición anterior integra los dos componentes de la efectividad: eficacia y eficiencia. Eficacia porque se trata de prestar atención a las cosas correctas; eficiencia porque se trata de prestar el tipo de atención adecuado según las circunstancias.

La efectividad sigue alejada de las organizaciones

Como bien dice mi amigo David Sánchezla efectividad sigue alejada de las organizaciones, lo que se refleja en que la mayoría de profesionales, en la mayoría de las organizaciones, presta – la mayoría del tiempo – el tipo de atención inadecuado a las cosas incorrectas.

En concreto, prestar el tipo de atención inadecuado a las cosas incorrectas significa prestar atención reactiva a cosas distintas de las que aportan el máximo valor añadido. Esta es la explicación de por qué sensaciones como la de «no ha parado de hacer cosas en todo el día y no he hecho nada» son tan habituales.

La atención reactiva tiene casi tan poca utilidad a día de hoy como las muelas del juicio. Ambas cosas siguen estando ahí, pero su razón de ser prácticamente ha desaparecido.

La atención reactiva, característica del «sistema de alerta» gestionado por el Sistema 1 del que habla Kahneman, jugaba un papel clave para la supervivencia en la era de las cavernas, pero carece de sentido en el día a día actual de cualquier profesional del conocimiento.

Casi nada es «urgente»

Como afirmaba Peter Drucker, en el trabajo del conocimiento no existe ninguna «emergencia» que no resista al menos noventa minutos. Yo me atrevo a ir un paso más allá y afirmo que, a no ser que trabajes en las urgencias de un hospital o en algo similar, las «emergencias» en el trabajo del conocimiento simplemente no existen.

Existen cosas que requieren un tiempo de respuesta breve, pero en ningún caso una respuesta inmediata, entendiendo como respuesta inmediata la que obliga a abandonar de forma instantánea todo lo que estás haciendo para hacer lo que exige la «emergencia».

A la mayoría de las personas nos gusta considerarnos imprescindibles y creer que salvamos al mundo varias veces al día, todos los días. Lo único malo de esas supuestas emergencias es que rara vez lo son en el mundo real y que únicamente existen en nuestra mente y en nuestras creencias.

Las «emergencias» son atractivas porque aumentan la adrenalina en nuestro circuito sanguíneo. Además, tienen la enorme «ventaja» de que no requieren «pensar» sino únicamente «hacer». Y, por si todo esto fuera poco, nos sirven como excusa perfecta para justificar por qué no hacemos lo que realmente tendríamos que estar haciendo.

La realidad es que, analizadas objetivamente, una gran parte de esas supuestas «emergencias» podría gestionarse sin problema unas horas, o incluso unos días, más tarde, y que otra gran parte de ellas ni siquiera debería ser gestionada en absoluto, sino que tendría que ser directamente ignorada.

La atención reactiva es una concesión a la inefectividad

La efectividad de los profesionales del conocimiento puede evaluarse fácilmente analizando qué porcentaje de su atención es injustificadamente reactiva. Para que quede claro, la atención reactiva únicamente está justificada ante «emergencias» reales: un terremoto, un incendio en la oficina, un compañero que sufre un accidente…

La máxima efectividad se alcanza cuando la atención reactiva injustificada es nula. En consecuencia, cualquier concesión a la atención reactiva injustificada es una concesión a la inefectividad.

En el entorno VUCA actual, sufrir múltiples «brechas atencionales» a lo largo del día es un riesgo que afecta a cualquier profesional del conocimiento. Las causas de algunas de estas «brechas atencionales» serán de origen externo (colegas de trabajo, llamadas telefónicas…) y otras serán de origen interno (cosas de las que te acuerdas de repente, ideas que se te ocurren…).

Cuando aparece una «brecha atencional», lo primero que hay que hacer es evaluarla, a fin de identificar cuál es el tipo de atención adecuado para gestionarla. Si se trata de una «emergencia objetiva», entonces está justificado aplicar la «atención reactiva» para gestionarla. Esto solo debería ocurrir en el 1 por ciento, o menos, de las situaciones.

Cómo gestionar una «brecha atencional»

Cuando no se trata de una «emergencia objetiva», es decir, en el 99 por ciento restante de las situaciones, hay tres formas posibles de gestionar la «brecha atencional»: dos de estas tres formas son efectivas y una de ellas es inefectiva.

La forma inefectiva de gestionar una «brecha atencional» es atenderla.

Cuando decidimos atender una «brecha atencional» injustificada, lo que estamos haciendo es gestionarla de manera inefectiva, ya que dejamos que sea la «brecha atencional» quien gestione nuestra atención en lugar de ser nosotros quienes la gestionamos.

Una forma efectiva de gestionar una «brecha atencional» es «registrarla».

«Registrar» es uno de los hábitos de OPTIMA3® sobre el que escribiré en breve (y cuando lo haga editaré este post e incluiré el enlace correspondiente). Por ahora, podemos decir que «registrar» tiene que ver con asegurarnos de que cualquier elemento que ha causado una «brecha atencional» entre en un sistema externo de confianza para ser gestionado más adelante aplicando la atención proactiva.

La forma más efectiva de gestionar una «brecha atencional» es evitarla.

La mejor efectividad siempre es la proactiva. Muchas de las «brechas atencionales» que minan nuestra efectividad serían fácilmente evitables adoptando unos pocos hábitos sencillos. Porque, independientemente de lo imprescindibles que nos creamos, lo cierto es que es completamente innecesario vivir pendiente del email y del teléfono.

Conclusión

En un entorno hiperconectado en el que todo cambia rápidamente, las «brechas atencionales» suponen unos de los principales retos a los que se enfrenta cualquier profesional del conocimiento.

Aunque gestionar una «brecha atencional» de manera efectiva es algo muy sencillo (tan simple como registrarla o, mejor aún, evitarla), la falta de hábitos adecuados y el pensamiento de grupo hace que muchas personas estén convencidas de que el «estado permanente de emergencia» que padecen es algo inevitable y con lo que tienen que aprender a vivir.

Afortunadamente, cada día son más las personas que saben que otra realidad es posible, porque es en la que viven. Tú también puedes decidir, porque está en tu mano, si quieres aprender a gestionar las «brechas atencionales» o ser víctima de ellas.

Los 3 tipos de atención en OPTIMA3®

La atención es uno de los recursos más preciados para cualquier profesional del conocimiento y, por tanto, es crítico aprender a gestionarla. Gestionar bien la atención significa «estar a lo que estás».

Es importante entender que «gestionar bien la atención» aplica tanto a cuando estás haciendo algo como a cuando no estás haciendo nada. Si te enfocas, te enfocas, y si desconectas, desconectas. Para muchas personas, dos caras de un sueño que parece inalcanzable.

Si se trata de llevar a cabo una actividad que requiere atención y no se le presta la atención adecuada, el resultado va a ser peor y se va a tardar más en conseguirlo. Dicho de otro modo, la gestión inadecuada de la atención perjudica a los resultados, tanto en calidad como en cantidad.

La mayoría de la gente es consciente de esto y, a pesar de ello, la «gestión efectiva de la atención» suele ser una asignatura pendiente para muchas de las personas dedicadas al «trabajo del conocimiento».

En OPTIMA3® se distinguen tres tipos de atención. Dos de ellos son característicos de lo que Kahneman denomina «Sistema 1», un tipo de pensamiento que es automático, rápido e instintivo, y que está orientado a la supervivencia. El tercer tipo de atención es característico del denominado «Sistema 2», un tipo de pensamiento que requiere esfuerzo, es lento, lógico y calculador, y que nos distingue como humanos.

Atención receptiva

La atención receptiva es la que prestamos inconscientemente cuando estamos en un estado de relajación mental. Está gestionada por el Sistema 1, se caracteriza por estar asociada a situaciones de relajación y sensación de control, y es el estado en el que deberíamos estar «por defecto».

Este tipo de atención resulta un tanto paradójico, ya que normalmente pasa desapercibido, es decir, podemos estar prestando una gran atención a algo, pero no tenemos sensación de estar prestando atención a nada, ya que se trata de una «atención sin esfuerzo».

La atención receptiva forma parte del «sistema de detección de cambios» que gestiona el Sistema 1. Cuando el significado del cambio que se detecta es desconocido, el «sistema de detección de cambios» pasa el control al «sistema de alerta», el cual pone en funcionamiento la atención reactiva y desactiva temporalmente la atención receptiva. En caso contrario, es decir, cuando el significado del cambio es conocido, el Sistema 1 elige una respuesta predefinida y la aplica.

La atención receptiva es característica tanto del estado de «enfoque total» como del estado de «desconexión total». De hecho, este tipo de atención solo es posible cuando «estamos a lo que hay que estar», lo que significa que la atención receptiva nos permite entrar en el estado mental denominado «flujo».

En un entorno como el actual, en el que constantemente aparecen elementos de significado desconocido en nuestro radar, lograr y mantener la atención receptiva se convierte en un reto casi inalcanzable para muchas personas.

La ausencia de los hábitos necesarios hace que la atención reactiva tome el protagonismo, desplazando y sustituyendo a la atención receptiva de forma casi permanente. La atención reactiva se convierte así en la nueva atención «por defecto», con las nefastas consecuencias para la salud y la efectividad por todos conocidas.

Atención reactiva

La atención reactiva es la que entra automáticamente en funcionamiento cuando aparece en nuestro radar algo inesperado y cuyo significado desconocemos. Este tipo de atención está también gestionado por el Sistema 1, se activa muy rápido y se caracteriza por ponernos en una actitud de tensión y alerta, a la búsqueda de cualquier indicio que nos haga necesario actuar.

Esta atención forma parte del «sistema de alerta» que gestiona el Sistema 1, por lo que es normal que vaya asociada a la sensación de estrés y falta de control. Paradójicamente, la atención reactiva puede resultar adictiva para determinadas personas, ya que cuando alguien se encuentra en este estado emocional, sus niveles de adrenalina son elevados.

La atención reactiva es incompatible con «estar a lo que estás». Por eso, en ausencia de una competencia que permita minimizar su protagonismo, la atención reactiva no solo es una de las principales causas de insatisfacción e infelicidad, sino que es también uno de los principales obstáculos para la efectividad.

La buena noticia es que el exceso de atención reactiva suele deberse en gran medida a un defecto de atención proactiva, lo que significa que el problema puede solucionarse desarrollando los hábitos adecuados.

Atención proactiva

La atención proactiva es la que prestamos intencionalmente cuando queremos analizar algo, para entenderlo mejor, y/o cuando vamos a tomar una decisión sobre ello. Es también la que se utiliza para la resolución de problemas. A diferencia de la atención receptiva, la atención proactiva es una «atención con esfuerzo».

Este tipo de atención está gestionado por el Sistema 2, se activa de forma gradual y se caracteriza porque nos pone en una actitud de concentración intensa asociada a un nivel significativo de esfuerzo intelectual. Lógicamente, la calidad de la atención proactiva está muy condicionada por el nivel de energía o «frescura» mental disponible en cada momento.

Ser capaces de prestar atención proactiva con regularidad es imprescindible para obtener claridad sobre qué significan para nosotros los elementos con valor potencial que aparecen en nuestro entorno y para poder decidir con confianza qué queremos, necesitamos o tenemos que hacer con ellos.

Al igual que ocurre con la atención receptiva, la atención proactiva solo es posible cuando «estamos a lo que hay que estar», lo que significa que la atención proactiva también nos permite entrar en el estado mental denominado «flujo».

El uso adecuado de esta atención no es algo innato, lo que significa que hay que aprender a utilizarla. Desarrollar el hábito de prestar atención proactiva, de forma concentrada y sistemática, a los elementos de significado desconocido que aparecen en nuestro radar, es una forma sencilla y eficaz de reducir la frecuencia y el impacto de la atención reactiva y, a la vez, de maximizar la atención receptiva, que es la forma más relajada y efectiva de interactuar con el entorno.

Resumen

El número de elementos que aparecen constantemente en nuestro radar y cuyo significado es desconocido para nosotros no deja de aumentar. Esta situación hace que la atención reactiva adquiera un peligroso y contraproducente protagonismo, que afecta negativamente a nuestra salud, a nuestra efectividad y a nuestra felicidad.

La solución a este problema es devolver a la atención receptiva el papel predominante, para lo cual es imprescindible aprender y desarrollar nuevos hábitos que permitan limitar la frecuencia y el impacto de la atención reactiva.

Estos hábitos están principalmente encaminados a desarrollar la atención proactiva, que transforma lo desconocido, dotándolo de significado, y con ello elimina su potencial estresante, permitiendo así obtener una sensación de tranquilidad y confianza.

En GTD®, al «estar a lo que estás» se le llama «tener una experiencia productiva». Sin embargo, en GTD® no se habla sobre tipos de atención, sino únicamente de atención. Lo más parecido a los 3 tipos de atención que podemos encontrar serían las 3 formas de trabajar – que forman parte del quinto de los cinco pasos para administrar el flujo de trabajo – en donde podríamos entender que hay una relación entre estas tres formas de trabajar y el tipo de atención predominante en cada una de ellas.

Lo que en GTD® parece limitarse por tanto al ámbito de la ejecución, en OPTIMA3® abarca explícitamente todas las facetas e instantes de nuestra vida. En consecuencia, más que de «gestión de la atención», habría que hablar de «gestión de las atenciones». Porque además de elegir con confianza qué hacer en cada momento, efectividad es saber gestionar bien los tres tipos de atención según las circunstancias.

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