Seis años de Consultoría Artesana

Año a año, y ya va media docena. Una sensación extraña. Parece que fue ayer cuando empecé a recorrer este camino artesano y, a la vez, me parece que llevo en él una eternidad.

Por otra parte, y a pesar de que es lo que pasa habitualmente, estos balances anuales no dejan de sorprenderme. La realidad vivida a final de año suele ser muy distinta de las expectativas que tenía a principio del mismo. Ni mejor ni peor, simplemente muy distinta.

En términos globales, y a pesar de los altibajos y de alguna desilusión, 2017 ha sido un gran año.

En enero tenían lugar las VIII Jornadas OPTIMA LAB, con la incorporación de Jordi Fortuny. Unas Jornadas marcadas por la tensa situación económica que venían atravesando algunos nodos de la red, por falta de facturación propia. A fin de ayudarles a resolver su problema, una de las decisiones que tomamos en estas Jornadas fue la de aprovechar la incorporación de Jordi para potenciar las competencias comerciales de estos nodos. En consecuencia, durante el primer semestre pudimos disfrutar de una formación comercial de enorme calidad y con numerosas prácticas, siempre desde un enfoque artesano.

Las IX Jornadas, en junio, vienen a demostrarme una vez más la validez de una tesis que llevo años manteniendo: de las 4 claves del talento, la que marca la diferencia, el factor más crítico, es la actitud. No es suficiente con «saber hacer», «poder hacer» o «que te dejen hacer»; es imprescindible «querer hacer».

Lamentablemente, los cambios de actitud que me hubiera gustado ver no llegan, y la situación continúa agravándose. Más allá de las dificultades que esto supone a título personal para Jero y AJ, la situación comienza a afectar significativamente al resto de la red.

Por una parte, a nivel anímico, ya que todos estamos viviendo una situación que no gusta a nadie, y que es además ajena a la realidad del resto de los  nodos. Por otra parte, a nivel estratégico y operativo, puesto que, por solidaridad, nos vemos obligados a renunciar a diversas inversiones.

Así, AJ no asiste con el resto de formadores certificados de OPTIMA LAB a la GTD® Conference de Ámsterdam; tenemos que reducir la duración de las Jornadas de junio en un día y también prescindir de la tradicional «dosis» de formación que siempre nos acompaña en este tipo de eventos.

Las Jornadas de septiembre se cancelan por el mismo motivo y evidencian lo insostenible de una situación que, por otra parte, sigue sin mostrar cambios en su causa. Los problemas rara vez se resuelven solos, y ello me lleva a plantear a AJ y a Jero que no podemos continuar así y que el proyecto OPTIMA LAB tiene que seguir adelante y recuperar el ritmo de siempre.

A finales de octubre, AJ y Jero abandonan OPTIMA LAB. Jesús, que se había retirado temporalmente en primavera del año anterior por motivos familiares, decide asimismo confirmar su abandono.

Un duro golpe, tanto personal como profesional. En lo personal, porque AJ y Jero son dos buenos amigos con los que he compartido gran parte de mi vida los últimos años, y es doloroso ver pasarlo mal a tus amigos. En lo profesional, porque la inversión que he hecho en su formación ha sido muy significativa, tanto en tiempo como en dinero, y con su marcha ha quedado en parte sin amortizar, especialmente en el caso de Jero, que estaba certificado como Master Trainer de Nivel 1 y finalizando su certificación en el Nivel 2.

Una situación que no deja de ser paradójica, porque 2017 ha sido un año espectacular en facturación, con un crecimiento del 39,8% sobre el año anterior a nivel personal y de un 84,6% en la facturación global de OPTIMA LAB. El problema es que es inviable vivir exclusivamente del excedente de demanda de la red sin generar negocio propio alguno.

En cualquier caso, la vida sigue en OPTIMA LAB.

Paz, cuya actividad hasta ahora en la red había ido aumentando en el último año hasta casi el 50%, ha pasado en los últimos meses a estar al 100%. Por su parte, David, que se mantenía por debajo del 25%, da finalmente el gran paso y estará al 100% a finales de enero. Del mismo modo, Jordi acaba de completar su proceso de certificación como trainer de GTD® y Cruz se encuentra ya en la recta final del suyo. La previsión es que ambos nodos vayan aumentando gradualmente su incorporación a la actividad de la red a lo largo del año, hasta completarla.

Por mi parte, ante la ausencia de Jero, he tenido que asumir el rol de Master Trainer en GTD®, puesto que es imprescindible contar con esta figura para poder mantener la distribución de formación GTD® oficial en España. En este sentido, he finalizado recientemente mi certificación como Master Trainer de Nivel 1 y tengo previsto certificarme también este año como Master Trainer de Nivel 2 (marzo) y de Nivel 3 (septiembre), ya que los cursos y módulos del tercer nivel saldrán por fin a la luz a finales de 2018.

En cuanto al resto de aspectos profesionales, ha sido un año realmente positivo. La adaptación de la formación GTD® oficial a las necesidades locales está finalizada y los resultados son patentes. En junio adoptamos el NPS como indicador de calidad de OPTIMA LAB y cierro el año con la satisfacción de haber superado nuestro objetivo interno de 80 en la totalidad de los cursos impartidos este segundo semestre y el 90 en el 70% de ellos (el NPS puede estar entre -100 y 100).

Otro motivo de satisfacción son los diversos proyectos de consultoría en efectividad que han surgido este año. En algunos casos, hemos desarrollado productos propios, como por ejemplo un «Taller para la gestión efectiva del email», que está teniendo un gran éxito hasta la fecha. También estamos inmersos en varios proyectos de mejora de la efectividad colectiva con OPTIMA12® que prometen arrojar resultados más que interesantes.

OPTIMA3® por su parte sigue avanzando a buen ritmo. A ver si 2018 se porta bien y puedo ponerme con el libro de una vez. ¡Ah! Y ya tengo por fin los logos de OPTIMA3® y OPTIMA12®, gracias al fantástico trabajo de Joan Llopis, el autor del logo de OPTIMA LAB, del diseño de la nueva plantilla para nuestros blogs y del resto de elementos visuales de la red.

En lo operativo, en enero estrenaremos fotos nuevas de los nodos de OPTIMA LAB (gracias como siempre al maestro Xavi Vila). Además, la «famosa» plantilla del blog está finalmente terminada, así que cualquier día de estos sorprenderemos con un cambio de imagen. Como paso previo al cambio de «look», estamos trabajando con Fernando Tellado para migrar y consolidar nuestros blogs en un nuevo hosting, así que de 2018 ya no puede pasar 😛

Continuando con lo operativo, en julio creamos OPTIMA LAB PRODUCTIVE NETWORK SL, una sociedad para simplificar la vida a nuestros clientes, ya que hasta entonces cada nodo tenía que facturar independientemente con su sociedad, con el jaleo que ello supone en cuanto a dar de alta a varios proveedores, control de facturas, etc.

También a la vuelta de verano hicimos una reingeniería de nuestros procesos logísticos. Ahora, en lugar de importarlos de USA, parte de los materiales los fabricamos en China, y hemos aprovechado el cambio para introducir numerosas mejoras.

Por terminar con la parte profesional, 2017 ha sido un año rico en alianzas comerciales y actualmente contamos con una completa red de partners que distribuyen nuestros servicios por toda la geografía nacional. Hemos aprendido de las numerosas experiencias anteriores y finalmente hemos dado con un modelo de colaboración que parece funcionar a gusto de todos y que está empezando a arrojar sus frutos.

Ya en lo personal, 2017 ha sido un año de consolidación de hábitos saludables que empecé el año anterior. Andar al menos 10.000 pasos todos los días, cuidar la alimentación y el peso, leer también a diario o dormir un mínimo de 7 horas diarias son algunos pequeños logros que he conseguido y que me producen una gran satisfacción.

Por ir terminando, la anécdota del año coincidió en esta ocasión con las vacaciones, o por mejor decir, «trabacaciones». En septiembre tenía un curso de GTD® en República Dominicana, concretamente en el Hotel Bávaro Suites de Punta Cana. La idea era aprovechar la ocasión para disfrutar allí de una semana de vacaciones con mi familia y lo «único» que se interpuso en nuestros planes fue el huracán Irma, que nos obligó a volver precipitadamente en mitad de las mismas. Aprovecho para enviar un fuerte abrazo desde aquí a Laura, Gabriel y al resto del equipo de Iberostar.

Y poco más que añadir. 2018 se presenta como un año impresionante en todos los aspectos. En lo profesional, el pasado mes de septiembre renovamos nuestro contrato de Distribución Exclusiva de Formación GTD® Oficial por otros cinco años y está claro que ha sido la decisión correcta, ya que tenemos todas las fechas ocupadas para los próximos cuatro meses, con infinidad de oportunidades que irán consolidándose y añadiéndose en las próximas semanas.

Además, Paz está ya trabajando con el objetivo de superar la certificación como GTD® Certified Coach en breve, de manera que esperamos poder también ofrecer nuevos servicios de formación GTD® individualizada dentro de nada.

Por último, 2018 será también el año en el que tendrán lugar nuestros primeros cursos de Formación GTD® Oficial en abierto. En resumen, un año que llega cargado de  nuevos proyectos, nuevos retos y nuevas oportunidades profesionales.

En lo personal, otro año más en el que seguir aprendiendo, disfrutando con la familia de las cosas sencillas y avanzando cada día más en el propósito que me marqué hace ya algún tiempo de «hacer únicamente cosas con sentido», contribuyendo a una sociedad mejor con personas más felices. ¡Será también el décimo cumpleaños de este blog!

Muchas gracias por haber llegado hasta aquí y por seguir acompañándome en esta fantástica aventura. Muchas gracias a ti por estar ahí; gracias especiales a Paz y a mis hijas Marta e Irene por su apoyo incondicional; gracias a mis amigos de OPTIMA LAB por seguir compartiendo visión, ilusión, empeño y proyecto; y gracias, por supuesto, a nuestros clientes, proveedores y partners por ser parte de todo esto.

¡Un fuerte abrazo y Feliz 2018!

#efectividad2017: No he vuelto a tener que trabajar durante los fines de semana

Esta es la séptima de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Juan Antonio García, un buen amigo con el que además he compartido muchos años de experiencia profesional, primero en el departamento de Logística de HP y posteriormente en Life Technologies.

Juan Antonio es Ingeniero Informático por la Universidad de Deusto y cuenta con una trayectoria profesional espectacular. Actualmente ocupa la posición de Agribusiness Sales Leader para Europa, Oriente Medio y África en Thermo Fisher Scientific.

Reconozco que cuando me enteré de que Juan Antonio estaba usando GTD® me sorprendió mucho, porque Juan Antonio es, probablemente, la última persona que me vendría a la cabeza si me pusiera a pensar en gente que necesita GTD®.

A lo largo de mi carrera profesional he tenido la oportunidad de trabajar con un número considerable de excelentes profesionales. Pero lo de Juan Antonio está a otro nivel. En serio. Si hay alguien con quien siempre puedes tener garantía total de que se va a hacer lo que hay hacer, cuando hay que hacerlo, esa persona es Juan Antonio.

Así que, cuando me enteré de que él también usaba GTD®, no pude resistirme a abusar de su confianza y pedirle esta entrevista. Espero que te resulte tan interesante como a mí.

Juan Antonio, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Llegué al mundo de la efectividad personal a través de mi amigo José Miguel Bolívar. José Miguel y yo éramos compañeros de trabajo y me llamó la atención el aumento de su productividad en el trabajo cuando consiguió implementar el método GTD®.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Pues la verdad es que fueron complicados. Después de leer el libro de David Allen un par de veces, me puse 100% a implementar el método. Tenía sensación de inseguridad y también de tener que estar dedicando más tiempo para hacer el trabajo.

Por supuesto, fallé dos veces hasta conseguir adquirir todos los hábitos y poner el método en marcha.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Como te decía, los principales obstáculos fueron la adquisición de hábitos para interiorizar el método. Tras la primera caída lo intenté nuevamente. A la segunda, a pesar de poner más interés y foco, volví a caer. La verdad es que fue un momento en el que me sentía cansado y un poco harto del trabajo que tenía.

A la tercera fue la vencida… Coincidió con un cambio de puesto de trabajo y sentí imprescindible la necesidad de cambiar de paradigma para poder hacer todo lo que se esperaba de mí en el nuevo puesto.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

El mayor logro es, sin duda, la sensación de control y de tener la mente despejada; sin ruido o distracciones.

También la tranquilidad de saber que no pasa nada por no responder a los mensajes de correo electrónico según llegan.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Por una parte, ha reducido considerablemente el estrés.

Por otra, la sensación de tener la mente despejada es, con diferencia, lo que más me ayuda a estar centrado y enfocado durante las reuniones con mi equipo.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Los compañeros de trabajo se interesan por saber cómo consigo hacer tantas cosas, sin «olvidarme de nada» y manteniendo el foco en cada tarea. La gente de mi equipo también se ha interesado por el método y sé que ya hay al menos dos personas que están empezando a familiarizarse con GTD®.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Destacaría el hábito de Capturar, sin duda.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Creo que la reducción del nivel de estrés es el mejor argumento para convencer a amigos.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

No sé si se puede calificar de anécdota o no, pero la verdad es desde que uso GTD® no he vuelto a tener que trabajar durante los fines de semana para terminar tareas que tenía pendientes por no haberlas podido completar durante la semana laboral.

Diferencias entre Registrar (OPTIMA3®) y Capturar (GTD®)

En posts anteriores hemos visto todo sobre el hábito de «Registrar» y también el hábito de «Registrar» explicado con ejemplos. En este post vamos a ver las diferencias entre el hábito «Registrar» de la metodología OPTIMA3® y el paso «Capturar» de GTD® (también llamado «Recopilar» en las primeras versiones del método).

Aunque a primera vista puede dar la impresión que se trata de dos comportamientos muy parecidos, casi iguales, la realidad es que son muchas más las diferencias que las semejanzas entre ellos. Dicho esto, «Registrar» tiene su origen en «Capturar», luego es normal que se perciban como hábitos similares. Veamos a continuación en qué se diferencian «Registrar» y «Capturar».

En cuanto a definición

En GTD®, Capturar es reunir lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías regularmente. Este es un planteamiento únicamente reactivo/pasivo.

En OPTIMA3®, Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Esto incorpora un elemento de proactividad sobre Capturar.

Por otra parte, «vaciar» en GTD® aparece tanto en la definición de Capturar como en la de Aclarar. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. En OPTIMA3®, «vaciar» no guarda relación alguna con Registrar y es parte únicamente del hábito de «Evidenciar».

En cuanto a propósito

En OPTIMA3®, Registrar permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.

En GTD® no aparece el concepto de enfriar el pensamiento.

En cuanto a qué se Captura o Registra

En GTD® se capturan «incompletos» o «asuntos pendientes». La expresión concreta que usa Allen es «open loops», que no tiene traducción directa al español. Para saber si algo es un incompleto, o está pendiente, es necesario pensar y decidir.

En OPTIMA3® se registran únicamente «cosas». Esto es muy importante, ya que Registrar bien implica hacerlo de manera automática, sin pensar ni decidir.

En cuanto a cómo Capturar o Registrar

En GTD® se puede Capturar de cualquier forma, sin ningún tipo de restricción en cuanto a forma de redacción o extensión.

En OPTIMA3® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres. No se puede Registrar nada que contenga un verbo. Por otra parte, Registrar tiene que hacerse buscando la máxima eficiencia, es decir, con el menor número posible de palabras.

En GTD®, anotar «comprar regalo de cumpleaños para Carlitos» sería Capturar de forma correcta. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. Lo correcto sería «Carlitos» o «regalo Carlitos», es decir, algo con nombre, breve y sin verbo, que se puede Registrar sin pensar ni decidir.

Obviamente, cuando la forma de Capturar o Registrar algo es con una foto, un audio, o un objeto en sí mismo, todo lo anterior no aplica.

En cuanto a cuándo Capturar o Registrar

En OPTIMA3®, la forma óptima de Registrar es hacerlo en el mismo momento en que el elemento potencialmente relevante aparece por primera vez, ya que lo que se persigue es generar un hábito, es decir, un automatismo que se active de manera inconsciente cada vez que aparece un elemento potencialmente relevante.

En GTD®, se puede Capturar cuando quieras, es decir, puedes Capturar un elemento la primera vez que llama tu atención, pero también puedes decidir no hacerlo en ese momento y dejarlo para capturarlo, si quieres, la próxima vez que llame tu atención.

Desde el punto de vista de OPTIMA3®, la práctica que plantea GTD® es otro error metodológico y pedagógico, en la medida que dificulta el desarrollo y mantenimiento del automatismo y, además, permite pensar y decidir (si capturarlo o no).

Conclusión

Aunque parecidos, los comportamientos de Capturar y Registrar presentan diferencias muy significativas.

Mi opinión profesional1 es que la forma en que está planteado el paso de Capturar puede dificultar tanto su comprensión, como su aprendizaje y puesta en práctica, pero sobre todo su aprovechamiento. Esta afirmación se basa en lo siguiente:

  • Considero metodológicamente incorrecto y pedagógicamente contraproducente que «vaciar» aparezca tanto en el paso de Capturar como en el de Aclarar. Metodológicamente incorrecto, porque «vaciar» no forma realmente parte del comportamiento Capturar, sino que es un paso posterior que se aplica cuando las cosas ya han sido capturadas. Pedagógicamente contraproducente porque genera confusión al delimitar en qué consiste concretamente el comportamiento Capturar, solapándolo con Aclarar.
  • Son muchas las personas que anotan «tareas». Esto significa que piensan y deciden antes de anotar un recordatorio de lo que han decidido. Desde el punto de vista de GTD®, estarían haciendo algo parecido a Capturar+Aclarar+Organizar, pero todo a la vez. En GTD®, «comprar pilas alcalinas» es una redacción válida tanto para algo Capturado, como para algo Aclarado y Organizado. El hecho de no marcar claramente la diferencia entre el nuevo comportamiento que se plantea y el antiguo – cosa que sí hace OPTIMA3® – dificulta su comprensión.
  • El hecho de que Capturar pueda hacerse de manera opcional y sin restricciones en la forma de hacerlo, hace que las personas que ya anotan «tareas» apenas perciban diferencia alguna entre el nuevo comportamiento que se les ofrece y el comportamiento que ya tienen, lo que lógicamente se traduce en que tampoco le vean un beneficio adicional a adoptarlo. En consecuencia, Capturar se percibe a menudo como «hacer más de algo que no es particularmente útil», lo que genera resistencia y dificulta su adopción.
  • El principio fundamental de la generación de hábitos es la repetición. En esencia, generar un hábito es conseguir que un comportamiento concreto deje de ser gestionado por el Sistema 2 y pase a ser gestionado por el Sistema 1 (Kahneman). Intentar generar hábitos teniendo que pensar y decidir es como intentar aprender a flotar llevando puesto un cinturón de plomo.
  • El poder Capturar unas cosas sí y otras no, incorpora una aleatoriedad y una inconsistencia que dificulta la repetición y, por tanto, el desarrollo del hábito.
  • La libertad para utilizar verbos al Capturar facilita tener que pensar y decidir antes de hacerlo. Cuando el verbo que se va a utilizar no es evidente, aumenta además la probabilidad de no Capturar en el momento y dejarlo para más adelante. Todo esto dificulta también la repetición y, por consiguiente, el desarrollo del hábito.
  • En la medida que se permite pensar y decidir antes de Capturar, se favorece mantener el hábito de decidir en caliente, es decir, se dificulta la adquisición del hábito de enfriar el pensamiento, que es el principal valor añadido del paso Registrar en OPTIMA3®. La utilidad indudable de enfriar el pensamiento ha sido puesta de manifiesto por numerosos expertos, entre los que se encuentran Walter Mischel y Piers Steel.

«Capturar» es un gran hábito productivo, como han experimentado miles de personas hasta la fecha. «Registrar» aprovecha todo lo que de positivo tiene Capturar, favorece su comprensión y adquisición, limita el riesgo de errores y malas interpretaciones, potencia su máximo aprovechamiento y añade beneficios adicionales – como el de enfriar el pensamiento – que multiplican su utilidad.

1 DISCLAIMER: Mi opinión profesional sobre GTD® viene avalada por mi condición de Certified Master Trainer en GTD® por la David Allen Company. Mi opinión profesional sobre OPTIMA3® viene avalada por mi condición de autor de dicha metodología.

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