David Allen desaconseja el uso de prioridades como parte de su metodología GTD. El motivo es sencillo: las prioridades no se pueden administrar sino que simplemente se tienen.
Imagina que estás trabajando en un informe que tienes que entregar al día siguiente. Es un informe muy importante y has decidido asignarle la máxima prioridad, digamos prioridad 1.
De repente suena el teléfono. Es tu jefe que necesita una serie de datos para antes de que acabe el día. Así, como por arte de magia, los datos para tu jefe se han convertido, sin que tú puedas hacer nada por evitarlo, en la nueva máxima prioridad y ese informe tan importante ha pasado a ser prioridad 2.
Estás ocupado con los datos para tu jefe cuando suena nuevamente el teléfono. Te llaman del colegio de tu hijo; se encuentra mal y debes ir a recogerlo para llevártelo a casa. Nuevamente tus prioridades cambian y los datos para tu jefe reducen su prioridad a 2, ya que recoger a tu hijo es la nueva prioridad 1. A estas alturas ese informe tan importante para mañana es ya prioridad 3.
Los ejemplos son innumerables y dejan claro que las prioridades no las decides tú. Por eso los sistemas basados en asignar prioridades según criterios de importancia y urgencia no funcionan y son insuficientes para organizar tu vida de un modo productivo y sin estrés.
La cantidad de frentes abiertos a los que tienes que plantar cara a diario excede tu capacidad así que por fuerza tendrás que dejar parte de ellos sin hacer. Ante esta realidad, una vez asumes que no vas a poder hacerlo todo, lo que te va a proporcionar mayor tranquilidad es estar seguro de que tus decisiones sobre lo que haces y lo que dejas sin hacer son las correctas.
Por eso en GTD no se gestionan importancias, ni urgencias, ni prioridades, sino compromisos. Las preguntas que debes plantearte cada vez que vas a hacer algo no tienen que ver con qué es lo más importante, lo más urgente o lo más prioritario, sino con cuál es la forma más efectiva de gestionar tus compromisos.
Las preguntas que debes hacerte desde GTD antes de decidir qué hacer son:
- De entre todos los frentes abiertos que tengo ante mí, ¿cuáles me he comprometido a abordar?
- De entre los frentes abiertos que me he comprometido a abordar, ¿cuáles tienen una fecha/hora límite reales?
- De entre los frentes abiertos que me he comprometido a abordar y que tienen fecha/hora límite real, ¿cuáles puedo hacer en función del contexto en (o contacto con) el que estoy y el tiempo y la energía de que dispongo?
- De entre los frentes abiertos que me he comprometido a abordar, con fecha/hora límite real y que puedo hacer en este contexto (contacto) y con el tiempo y energía que dispongo, ¿cuáles están más alineados con mis valores y objetivos a corto, medio y largo plazo?
Una vez completados todos los frentes abiertos con hora/fecha límite que te has comprometido a abordar, deberías repetirte las preguntas 3 y 4 para los demás frentes abiertos, es decir, para aquellos que quieres completar cuanto antes aunque no tengan plazo límite.
De forma análoga, una vez completados todos los frentes abiertos que te has comprometido a abordar, tanto con plazo límite como sin él, deberías retomar tu lista de acciones “Algún día/Tal vez” y ver qué nuevas acciones son las siguientes que te vas a comprometer a hacer.
En resumen, las decisiones que tomas deben ser, en un contexto amplio, coherentes con tus valores y objetivos y, en un contexto más específico, alineadas con lo que puedes hacer en función de las circunstancias en que te encuentras y del tiempo y energía de que dispones.
En el ejemplo que comentaba al principio, mientras vas de camino al colegio de tu hijo no puedes trabajar en los datos para tu jefe ni en el informe para mañana pero sin embargo sí puedes echar mano de tu lista de próximas acciones y aprovechar que tienes manos-libres en el coche para hacer un par de llamadas (contexto @teléfono) que no son urgentes ni importantes pero que también te has comprometido a hacer.
Lógicamente todo este proceso de toma de decisiones debe ocurrir en fracciones de segundo y de forma automática. Se trata de incorporarlo en tu forma de actuar hasta el punto que tus elecciones sean casi instintivas. La única forma de conseguirlo es aplicar consistente y regularmente la metodología GTD.
Abandonar los esquemas mentales basados en importancia, urgencia y prioridad y reemplazarlos por este hábito es uno de los retos que más te va a costar superar cuando comiences a usar GTD pero, posiblemente por eso mismo, uno de los logros que mayor satisfacción te producirá cuando lo hayas alcanzado.
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