Categorías Organizativas en GTD: Material de Referencia

El material de referencia es, probablemente, una de las categorías organizativas de GTD que mayor número de elementos va a contener, por lo que el impacto de archivar bien o mal es muy significativo.

Cuando procesamos las «cosas» de nuestras bandejas de entrada, una vez definido el significado que tienen para nosotros, es decir, qué son y qué grado de compromiso tenemos o queremos adoptar hacia ellas, una de las posibles situaciones es que se trate de elementos que no requieren acción por nuestra parte pero que sí podrían sernos de utilidad en algún momento. Dicho de otra forma, el material de referencia está integrado por todo aquello que «no requiere acción pero te podría servir».

Un aspecto importante a la hora de diferenciar el material de referencia de las posibilidades, es que la utilidad de las posibilidades está condicionada a que las revises mientras que la utilidad del material de referencia es independiente de que lo revises. Esta es la principal diferencia entre estas dos grandes categorías organizativas de GTD, ninguna de las cuales requiere acción. Lo tienes explicado con mucho más detalle en esta entrada.

Desde el punto de vista organizativo, es un tema sencillo. Lo único que tienes que hacer con el material de referencia es almacenarlo de tal forma que sea fácil y rápido acceder a él si en algún momento necesitas hacerlo. Los principales problemas asociados con el archivado del material de referencia se deben fundamentalmente a dos motivos: haberlo identificado mal o haberlo organizado mal.

Identificar mal qué es y qué no es material de referencia es el error más común. El error consiste en almacenar como material de referencia elementos que, en realidad, sí requieren acción o, al menos, podrían requerir acción en algún momento. Este error supone un problema serio porque, como el material de referencia no se revisa, esos elementos archivados por error difícilmente podrán «activarse» en el momento necesario.

El otro error habitual es archivar mal. A menudo se olvida que el único objetivo de archivar algo como material de referencia es poder acceder a ello de manera rápida y sencilla si en alguna ocasión hace falta. Cuando esto ocurre, en lugar de dar prioridad a la recuperación de lo archivado, se da prioridad a que el archivado sea rápido y sencillo. La consecuencia de este cambio de prioridades es que se complica extraordinariamente la recuperación futura de lo que se archiva, hasta tal punto que un número importante de personas reconoce que su archivo les resulta poco útil, ya que les cuesta encontrar las cosas cuando las necesitan.

Muchos de los sistemas de archivo son aparentemente muy eficientes pero poco o nada funcionales en la práctica. La típica estructura de carpetas, por ejemplo, es mucho menos funcional que un sistema de archivo basado en palabras clave o etiquetas. Es cierto que se tarda más en archivar algo si tenemos que pensar bajo qué palabras clave o etiquetas debemos archivarlo pero también es cierto que, si lo hacemos bien, estaremos asegurando que acceder a ello en el futuro sea rápido y sencillo.

El contenedor organizativo en el que depositamos el material de referencia es el archivo o archivo de referencia. «Archivo» es en realidad un concepto ya que, en la práctica, hay muchos tipos de archivo. El disco duro de tu ordenador o la tarjeta SD de tu dispositivo, las carpetas personales del Outlook, los contactos del móvil o los favoritos de tu navegador son archivos. También lo son las carpetas en la que guardas las garantías de tus electrodomésticos, las facturas o los papeles de Hacienda. Y, por supuesto, los tradicionales archivadores de papel que todavía pueden verse en muchos sitios. En su vertiente más digital, tenemos multitud de servicios de archivo, como por ejemplo Dropbox, Copy, Evernote, Google Drive o OneDrive, por citar unos pocos.

Tanto si tienes uno como múltiples contenedores de archivo, lo importante es que sus contenidos cumplan estos dos requisitos:

  • Solo vas a acceder a ellos si se produce una circunstancia que los convierte en útiles o necesarios
  • Están archivados de tal forma que acceder a ellos es directo y prácticamente inmediato

El volumen y alcance de lo que almacenes en tu archivo de referencia puede llegar a ser enorme. Si no está bien organizado, afectará al resto de tu sistema organizativo GTD, haciendo que pierda su característica más preciada: la fiabilidad.

Categorías Organizativas en GTD: Material de Apoyo

Un error común en términos de organización personal es mezclar en un mismo sitio elementos con significados distintos, ya que esta práctica incumple el principio básico de GTD «organizar es agrupar por significado». En concreto, muchas personas mezclan las acciones que tienen que llevar a cabo con los resultados que quieren conseguir y con los materiales que necesitan emplear para realizar dichas acciones y conseguir dichos resultados. Afortunadamente, GTD ofrece una estructura clara y definida que nos va a evitar este caos organizativo.

En pocas palabras, el material de apoyo es todo lo que necesitas «específicamente» para llevar a cabo una acción concreta o las acciones de un proyecto concreto. Destaco la palabra «específicamente» para recalcar que las herramientas cotidianas, o la información de uso general, no forman parte del material de apoyo y, por tanto, quedan excluidas del mismo.

Veámoslo con un ejemplo. Imagina que tienes que preparar un documento sobre un tema que estás investigando. «Documento sobre tema X terminado» sería el resultado que quieres conseguir, es decir, tu proyecto. Para lograrlo, tendrás que llevar a cabo una serie de acciones diversas en momentos distintos. Para realizar esas acciones, utilizarás uno o varios dispositivos, consultarás otros documentos – físicos o digitales – hablarás con personas, etc. Aquí es donde suele surgir la confusión.

Por ejemplo, los dispositivos que utilizas habitualmente no forman parte del material de apoyo ya que, del mismo modo que los utilizas para este proyecto concreto, podrías utilizarlos para otros proyectos. Sin embargo, si para este proyecto concreto tuvieras que utilizar de forma excepcional un tipo determinado de dispositivo, entonces ese dispositivo sí formaría parte del material de apoyo ya que, una vez terminado el proyecto, probablemente nunca volverías a utilizarlo, a diferencia de lo que sucedería con el resto de dispositivos habituales.

Otro ejemplo. Imagina que para tu proyecto debes consultar una gran variedad de fuentes en Internet. Algunas de ellas serán fuentes a las que accedes habitualmente y otras serán fuentes a las que solo tiene sentido acceder para este proyecto en concreto. Pues bien, las primeras fuentes forman parte de tu archivo, una categoría organizativa que veremos en otro post, mientras que las segundas fuentes sí forman parte del material de apoyo. La diferencia es que a tu archivo accedes de forma habitual, aunque pueda ser infrecuente, mientras que a tu material de apoyo accedes únicamente durante el tiempo que está abierto el proyecto o hasta que completas la acción para la que lo necesitas.

La pregunta clave que te va a ayudar a distinguir si un elemento es o no material de apoyo es «¿es esto específicamente relevante para este proyecto o acción en concreto?». Si el elemento puede ser relevante para otras acciones o proyectos, la respuesta es no. Por el contrario, si es algo realmente específico para esa acción o proyecto, entonces la respuesta es sí.

La naturaleza del material de apoyo puede ser muy diversa: un esquema de los pasos a seguir, notas sobre la estrategia o estrategias, materiales de todo tipo: artículos, folletos, enlaces a páginas Web, informes, datos históricos, estudios, bases de datos, datos de contacto de personas…

Lo que es fundamental es diferenciar con claridad el material de apoyo de las acciones de las acciones y los resultados:

  • Lo que quieres conseguir es un resultado, que en GTD se llama proyecto
  • Lo que tienes que hacer físicamente para conseguir un resultado o proyecto se llaman acciones
  • Lo que tienes que utilizar de forma específica para realizar las acciones que conducen a tu resultado se llama material de apoyo

Es clave no mezclar los elementos anteriores, porque entonces se pierde la claridad y se produce el bloqueo, es decir, la falta de acción.

Por último, el material de apoyo puede ser de dos tipos:

  • Por una parte, el material de apoyo para próximas acciones aisladas, que puede tener sentido agrupar en un único contenedor «material de apoyo para próximas acciones»
  • Por otra parte, el material de apoyo para proyectos. En este caso, cada proyecto debe contar con su propio material de apoyo de forma independiente. Para ello, puedes utilizar una carpeta física o virtual y también una mezcla de ambas. Lo importante es no mezclar el material de apoyo de proyectos distintos

A menudo, el material de apoyo suele confundirse con las acciones que hay que llevar a cabo con él. Por ejemplo, muchas personas confunden los emails con lo que hay que hacer con ellos. Un email nunca es una acción ni un proyecto. A menudo, un email es simplemente un desencadenante de algo y, en el mejor de los casos, material de apoyo para una acción o un proyecto. El que habitualmente se utilice el email como recordatorio de la acción o el proyecto hace que, con frecuencia, se confundan y mezclen conceptos como si todo fuera una única cosa cuando en realidad son cuatro: el desencadenante de lo que tienes que hacer, el resultado que quieres conseguir, la acción que tienes que ejecutar para conseguirlo y el recordatorio de dicha acción.

Las cosas suelen ser más fáciles de lo que parecen pero no tanto como en ocasiones nos empeñamos en creer. Aprender a distinguir qué es y qué no es material de apoyo, así como la forma correcta de organizarlo, te permitirá ganar claridad, reducir el estrés y mejorar significativamente tu productividad personal.

Categorías Organizativas en GTD: Acciones Futuras

David Allen se refiere a ellas como “inicios diferidos agendados” y el tratamiento que hace de las mismas en “Haz que funcione” deja bastante que desear, tanto en calidad como en coherencia con el resto de la metodología.

Digo esto porque, partiendo de la base de que la fiabilidad de cualquier sistema de organización personal depende de la calidad y frecuencia con que se revisa, proponer el uso de alarmas y recordatorios es, a mi entender, un consejo erróneo por improcedente. El uso de recordatorios y alarmas supone delegar la responsabilidad de revisar tu sistema en un tercero, que en este caso es la tecnología.

Voy a ser muy claro: un sistema de productividad personal “libre de estrés” basado en “alarmas” es un oxímoron.

Centrándonos en el contenido de este post, lo que David Allen llama “inicios diferidos agendados” en “Haz que funcione” es lo mismo que en “Organízate con eficacia” llamaba “archivo de seguimiento”. Vaya par de “nombrecitos” desafortunados. Me parece mucho más sencillo y explicativo hablar de “acciones futuras” y, por tanto, así es como me referiré a ellas durante el resto del post.

Por resumir lo visto en anteriores entradas, las acciones en GTD pueden ser de diversos tipos:

  • Acciones posibles, que en realidad aún no son acciones, es decir, por ahora son únicamente posibilidades
  • Acciones delegadas, que son las acciones que pueden ser realizadas por otras personas
  • Acciones prioritarias, que son las acciones que debes hacer tú, lo antes posible y a partir de ya
  • Acciones asociadas a una fecha objetiva, que pueden ser de dos tipos:
    • Acciones que deben completarse en, o antes de, una fecha objetiva concreta, y que se organizan en la agenda o calendario
    • Acciones futuras, es decir, que aún no se pueden realizar y solo podrán completarse a partir de una fecha concreta más adelante

La diferencia entre las acciones posibles, las acciones prioritarias, las acciones que van a la agenda o calendario y las acciones futuras es muy nítida, pero suele haber cierta confusión al principio. Veamos cuales son estas diferencias:

  • Lo que distingue a las acciones posibles es que aún no existe compromiso de hacerlas. Al no haber ningún compromiso de hacerlas, es irrelevante que pudieran hacerse ya o que hubiera que esperar a que llegara una fecha para poder hacerlas
  • Lo que distingue a las acciones prioritarias es que sí existe un compromiso de hacerlas y, además, de hacerlas lo antes posible, aunque no exista una fecha límite para hacerlas
  • Lo que distingue a las acciones que van a la agenda o calendario es que sí existe un compromiso de hacerlas y, además, hay que hacerlas en una fecha concreta o antes de una fecha concreta. Son fechas objetivas, es decir, no negociables, y por tanto estas acciones son incluso más prioritarias que las “acciones prioritarias”
  • Lo que distingue a las acciones futuras es que, a diferencia de las posibles, sí que existe un compromiso de hacerlas y, al igual que las prioritarias, de hacerlas lo antes posible. Sin embargo, es imposible hacerlas hasta que llegue una fecha concreta, por lo que no tiene sentido tener estas acciones mezcladas con el resto de acciones prioritarias hasta que no llegue el momento de poder hacerlas

Veamos algunos ejemplos:

  • Leer un libro que te ha recomendado un amigo es una acción posible, en la medida que aún no te has comprometido a hacerlo
  • Enviar un documento a un cliente que te lo ha solicitado es una acción prioritaria, en la medida que debes hacerlo lo antes posible aunque no exista una fecha límite objetiva
  • Pagar una multa dentro del plazo reglamentario es una acción de agenda o calendario, ya que debes hacerlo antes de una fecha objetiva (en la que expira el plazo normal de pago)
  • Comprar las entradas de un concierto que salen a la venta el mes que viene o matricularte en un curso cuya matrícula no se abre hasta dentro de dos semanas son acciones futuras, ya que te has comprometido a hacerlo pero es imposible hacerlo hasta que llegue una fecha futura

Las acciones futuras se pueden gestionar de diversas formas. Por ejemplo, puedes usar la agenda o calendario para anotar recordatorios del tipo “hoy salen a la venta las entradas de tal concierto” o “hoy se abre la matrícula para tal curso”. Otra forma de hacerlo, si tu herramienta GTD te lo permite, es usar el campo “fecha de inicio”.

El motivo por el que las acciones futuras se organizan de forma separada de las acciones de agenda o calendario es que su gestión es diferente. Si una acción de la agenda o calendario queda sin hacer pasada la fecha límite o la fecha en que debía hacerse, ya no podrá completarse, por lo que no hay que hacer nada con ella. Por el contrario, si una acción futura no se completa el primer día que puede hacerse, hay que cambiarla de contenedor, es decir, hay que quitarla del contenedor de acciones futuras y moverla al contenedor de acciones prioritarias, a fin de completarla lo antes posible. Esto es así porque los días posteriores al día a partir del cual algo puede hacerse ya no son fechas objetivas, es decir, si no haces la matrícula el primer día que puedes hacerla, puedes hacerla al siguiente, o al otro o al otro, es decir, lo antes posible.

Como resumen, hay tres formas posibles de que una acción esté asociada a una fecha y la forma de organizarla en cada caso es la siguiente:

  • Hay que completar la acción en una fecha concreta o en un momento concreto, ni antes ni después. En este caso la acción debe ir necesariamente a la agenda o calendario
  • Hay que completar la acción antes de una fecha concreta. En este caso hay dos opciones posibles:
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y ponerle como fecha límite o fecha de vencimiento la fecha objetiva
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y poner un recordatorio en la agenda o calendario en la fecha objetiva (este es el método que propone David Allen pero en mi opinión es mucho mejor el anterior)
  • Hay que completar la acción a partir de una fecha concreta. En este caso hay también dos opciones posibles:
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y ponerle como fecha de inicio la fecha objetiva. Esto solo debe hacerse si la acción prioritaria permanece oculta hasta que llega la fecha objetiva
    • Anotar un recordatorio en la agenda o calendario en la fecha objetiva
Logo redca

FeedBurner Subscriber Counter

Mi perfil en Twitter


jmbolivar Twylah Fan Page

Mi perfil en Google+

Seleccionado por JobiJoba España

FacileThings

Categorías

Versión móvil

Código QR