Procesar en GTD: Un Ejemplo Práctico

pizarra y workflow Procesar en GTD: Un Ejemplo PrácticoProcesar o aclarar es, probablemente, el principal obstáculo que hay que superar al intentar aplicar GTD con éxito. Hablamos de la esencia misma del trabajo del conocimiento: transformar las cosas para poder trabajar en ellas o, lo que es igual, trabajar en definir el trabajo. En el caso de las personas que ya tienen el hábito de clasificar, el reto es aún mayor, ya que, antes de poder aprender a procesar o aclarar, tendrán que “desaprender” a clasificar.

Como hemos visto en posts anteriores, procesar o aclarar consiste básicamente en hacerte preguntas, gracias a las cuales podrás identificar con claridad tus compromisos, así como la forma de gestionarlos de forma eficaz y eficiente. Al ir respondiéndolas, GTD te dice qué es lo que hay que hacer, pero no te dice cómo, ni cuándo, ni dónde ni con quién hay que hacerlo. Del mismo modo, GTD te ayuda a pensar y a decidir mejor pero, al menos por ahora, pensar y decidir es algo que tendrás que seguir haciendo tú.

En este post, quiero compartir contigo un sencillo ejercicio que te permitirá recorrer las distintas opciones que encontrarás al procesar o aclarar uno cualquiera de los elementos que hay en tus bandejas de entrada, para que experimentes y puedas poner en práctica en qué consiste exactamente ese “pensar y decidir” del que hablo. Voy a tomar como ejemplo un cupón descuento de esos que en ocasiones te entregan en los supermercados y centros comerciales y que te permiten realizar tu próxima compra con un precio rebajado. Este ejemplo es real y lo tomo prestado de mi amigo y colega artesano Cruz Guijarro (@cruzguijarro) quien, por cierto, acaba de inaugurar Experiencia Productiva, un blog que trata, entre otras cosas, de GTD, y cuya lectura te recomiendo.

Imagina que te entregan uno de esos cupones descuento y tú lo recopilas o capturas en una de tus bandejas de entrada. Más tarde, ¿cómo lo procesarías o aclararías, cuando vuelves a encontrarte con él, al procesar esa bandeja de entrada? Las opciones son muchas y todas ellas dependen de cómo respondas a la primera pregunta: “¿qué es?”.

Si tu tentación es responder “un cupón”, ahórratela. Ya sabemos que es un cupón. El significado real de la pregunta “¿qué es?” va más allá: “¿qué significa ese cupón para ti?”, “¿qué grado de compromiso tienes hacia ese cupón, en el sentido que sea?”, “¿qué tiene que pasar para que ese cupón pase a formar parte de tus cosas completadas?”. Según dicen muchos usuarios de GTD, responder a la pregunta “¿qué es?” se convierte, a menudo, en el mayor reto a la hora de procesar o aclarar.

Vamos a ver ahora cómo la respuesta a la pregunta “¿qué es?” condiciona el resto del procesado o aclarado del elemento:

  • Si la respuesta es “un cupón que no me interesa ni me puede ser útil para nada”, seguramente a la hora de procesarlo o aclararlo llegues a la conclusión de que ni te es útil ni te puede servir y, por consiguiente, tomarás la decisión de “ELIMINARLO“. Lo que eliminas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que quiero guardar para usarlo si el día de mañana me surge la necesidad de comprar algo (antes de que el cupón caduque)”, lo que entenderás es que te puede ser útil si surge una necesidad y por tanto decidirás “ARCHIVARLO“. Lo que archivas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que ya decidiré qué quiero hacer con él más adelante (antes de que el cupón caduque)”, lo que estarás diciendo es que más adelante, en una de tus revisiones semanales del sistema, ya tomarás la decisión sobre qué hacer con él y por tanto lo único que decidirás por ahora sera “INCUBARLO“. Lo que incubas es el cupón o una representación del mismo
  • Si la respuesta es “un cupón que tengo el firme propósito de aprovechar”, eso significa que esa “cosa”, es decir el cupón, requiere acción y, en concreto, la próxima acción es “canjear el cupón descuento del centro comercial X o del supermercado X”. A la hora de seguir procesando o aclarando esa próxima acción, existen varias opciones:
    • Si las normas de uso del cupón lo permiten y existe la posibilidad de delegárselo a alguien para que canjee el cupón en tu lugar, lo que decidirás es “DELEGARLO“. Lo que delegas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”
    • Si lo anterior no es posible, entonces no te queda más remedio que ser tú quién vaya canjear el cupón en persona, en cuyo caso lo que decidirás es “APLAZARLO“. Lo que aplazas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”

Como puedes observar, la única opción que no tiene sentido es “HACERLO” (en cuyo caso harías la próxima acción “canjear el cupón descuento…”), ya que en este momento estás procesando o aclarando tu bandeja de entrada, algo que habitualmente no vas a hacer en un centro comercial o un supermercado.

Procesar o aclarar en GTD es muy fácil pero exige pararse a pensar y, después de haber pensado, tomar una decisión. Estas dos acciones, pensar y decidir, convertidas en hábito, son las que permiten transformar las “cosas” amorfas que se amontonan en tus bandejas de entrada en elementos sobre los que puedes tomar decisiones y actuar. Y eso, en el trabajo del conocimiento, es la base fundamental de la eficacia eficiente.

3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

3 ojos de robot 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTDUno de los motivos por el que a muchas personas les falta control y claridad en su día a día es por el mal hábito de mezclar en un mismo sitio cosas con significados sustancialmente distintos. Por ejemplo, hay pocas cosas más estresantes e ineficaces que la conocida lista de tareas “de toda la vida”. Sí, esa que nos han venido contando que es indispensable tener para poder “organizarse y priorizar”. Porque la realidad, sin embargo, es bien distinta. Ante una lista extensa y repleta de cosas poco claras y con significados variopintos, nuestro cerebro, en lugar de experimentar control, lo que siente es confusión y, por consiguiente, estrés. Ahora ya sabes por qué consultas tan poco a menudo esa lista.

GTD es plenamente consciente de esta realidad y por eso propone separar y agrupar las cosas en función de su distinta naturaleza. Un ejemplo de esta propuesta es diferenciar entre Archivo e Incubadora, a fin de añadir más claridad a las cosas que a día de hoy no requieren acción alguna por nuestra parte pero que podrían llegar a requerirla en algún momento.

Muchas de las personas que participan en los talleres de mejora de la productividad personal con GTD que facilito guardan todas las cosas que no requieren acción en un mismo sitio. Esto es un “error productivo” importante, porque afecta de forma negativa tanto a la usabilidad como, sobre todo, a la fiabilidad de tu sistema. La dificultad que se encuentran estas personas es la falta de criterios claros a la hora de entender tanto las diferencias entre Archivar e Incubar como las consecuencias de ambas decisiones.

Mi propuesta para resolver esta situación es utilizar alguna de las preguntas siguientes, que te ayudarán a saber mejor qué hay que hacer con cada cosa y a dónde va:

¿Es información o son posibilidades?

La primera de las diferencias clave entre ambos contenedores es que el Archivo contiene información y la Incubadora contiene posibilidades. Esto es importante porque el Archivo en GTD debe contener únicamente información, del tipo que sea, pero tiene que ser exclusivamente información. Los Favoritos de tu navegador o los Contactos del móvil son ejemplos de información que almacenas, es decir archivas, porque te puede ser útil en un momento dado.

Por su parte, la Incubadora contiene “posibilidades”, es decir, decisiones que aún no has tomado. Por eso, con cada elemento de la Incubadora puedes hacer 3 cosas en un momento dado:

  • Dejarlo en la Incubadora una temporada más, que siga “madurando”
  • Eliminarlo, en cuyo caso se iría a la Papelera
  • Decidir hacer algo con ello, en cuyo caso saldría de la Incubadora para ir a parar a la Agenda o a un Contexto o a la Lista a la Espera o al Archivo de Seguimiento

¿Hay que revisarlo?

Otra de las diferencias clave entre el Archivo y la Incubadora es que el Archivo no se revisa y la Incubadora sí. Si te paras un momento a pensarlo, tiene sentido. El Archivo contiene información que puede serte útil en un momento dado si pasa algo pero solo si pasa algo. No tiene sentido revisar el Archivo “por si acaso”.

La Incubadora, sin embargo, contiene “posibilidades”, es decir, cosas con las que podrías querer hacer o podrías tener que hacer algo en un momento dado… O no. Para incubar con generosidad, que es una de las claves de la productividad personal, la revisión semanal sistemática de la Incubadora es absolutamente esencial ya que, si no lo haces, no incubarás más que una mínima parte de todo lo que deberías incubar.

¿Decido antes o después de usarlo?

La tercera diferencia clave entre el Archivo y la Incubadora es que al Archivo vas después de haber tomado una decisión y a la Incubadora vas antes de tomar la decisión. En mi experiencia, este criterio es el más útil cuando dudas si algo debería ir al Archivo o a la Incubadora.

Un ejemplo de Archivo sería: decido que quiero llamar a alguien por teléfono y, a continuación, voy a mi archivo (Contactos del móvil) y recupero la información útil que necesito para hacerlo (su teléfono).

Un ejemplo de Incubadora sería: quiero empezar a leer algún libro, así que voy a mi lista de libros que me gustaría leer, la reviso y elijo (decido leer) uno.

Conclusión

Como ves, hay diversas formas de diferenciar las cosas que se archivan de las cosas que se incuban. Da un poco igual que criterio elijas pero sí es muy importante que cada contenedor contenga únicamente el tipo de elementos que debe contener. Si archivas algo que en realidad deberías estar incubando, nunca más volverás a verlo. Si, por el contrario, incubas algo que deberías haber archivado, tendrás un elemento más que revisar periódicamente a pesar de ser innecesario.

Lo mejor es que pruebes con las distintas alternativas hasta dar con la que mejor te funcione. Y si descubres alguna más, anímate a compartirla por aquí! icon smile 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

GTD: Descubre el Poder de la Lista “Esta Semana No”

huevo con cremallera GTD: Descubre el Poder de la Lista Esta Semana NoCuando empecé a usar GTD, no dejé de “caerme del carro” una y otra vez hasta que no interioricé el hábito de la revisión semanal. Entender a qué se debían en concreto estas “caídas” no era evidente y me llevó un tiempo descubrirlo.

Al final llegué a la conclusión de que, como no revisaba habitualmente, mi uso de “la incubadora”, es decir, de la lista “Algún día / Tal vez”, era mínimo. Solo guardaba allí cosas que probablemente nunca haría y que no me preocupaba revisar poco o incluso dejar sin revisar. Eso significa que un montón de cosas que podría haber dejado sin hacer o haber hecho más adelante iban a parar a otro sitio, en concreto, a los contextos de mi lista de próximas acciones. En otras palabras, me estaba “cargando” – sin ser consciente de ello – la “usabilidad” de mi sistema.

Cuando la revisión semanal se convirtió en hábito, comencé a usar cada vez más la lista “Algún día / Tal vez”, lo que descargó considerablemente mis contextos y aumentó la usabilidad – y por tanto la eficacia – de todo mi sistema GTD. Había descubierto la verdadera utilidad de Incubar.

El problema es que el volumen de cosas en mi lista “Algún día /Tal vez” empezó a alcanzar un volumen inmanejable de cara a revisarlo todo semanalmente, que es lo que recomienda hacer David Allen. Y cuando digo inmanejable me refiero a que el contenido de esa lista llegó a representar 2/3 de todo el sistema! icon sad GTD: Descubre el Poder de la Lista Esta Semana No

Así que empecé a buscar formas de manejar aquélla situación. A finales de 2009 comencé a usar las listas “Tal Vez Nunca”, lo que me permitió reducir la lista “Algún día /Tal vez” a un tercio de su tamaño inicial. Estuvo muy bien porque dejó de darme pereza revisar semanalmente la lista “Algún día / tal vez”. Por su parte,  la lista “Tal Vez Nunca” la revisaba solo cada dos o tres meses, o incluso menos.

Pero el tiempo siguió pasando y un par de años después estaba de nuevo en la misma situación, así que decidí dividir la lista “Algún día / Tal vez” en dos listas: “Algún día / Tal vez Pronto” y “Algún día / Tal vez Más Adelante”. La idea seguía siendo la misma: separar lo que necesariamente debía formar parte de la revisión semanal de lo que podía revisarse con menos frecuencia.

Este sistema de tres listas, Algún día / Tal vez (Pronto, Más Adelante y Nunca), me funcionaba bastante bien pero cuando empecé a impartir formación en GTD comprobé que “liaba” bastante a los alumnos, ya que no acababan de entender cuáles eran los criterios claros para cada optar por una u otra de las tres listas. Eso me llevó a repensar una vez más la estructura de “la incubadora” a fin de conseguir que siguiera siendo útil pero que además fuera fácil de explicar para mí y fácil de entender para los alumnos.

Fue entonces cuando me di cuenta de que estaba “sobre-complicando” el tema. En mi experiencia, lo que incubas pertenece únicamente a dos grupos: cosas que no necesitas revisar periódicamente y cosas que sí necesitas revisar periódicamente.

Ejemplos de las primeras son libros que a lo mejor quieres leer un día, lugares a los que tal vez viajes en alguna ocasión o ideas para un post. Esas listas las consultas solo cuando surge la necesidad de hacerlo: he terminado un libro y quiero empezar otro o voy a planificar unas vacaciones o a escribir un post.

Sin embargo, hay cosas que quieres o te gustaría hacer en algún momento – no necesariamente ahora –  y cosas que tienes que hacer, pero que podrías hacer un poco más adelante sin mayores consecuencias. También hay cosas que a día de hoy parece que van a requerir alguna acción por tu parte pero que podrían cambiar de forma que finalmente no tuvieras que hacer nada con ellas. ¿Qué tienen en común todas ellas, me pregunté? La respuesta me dio el nombre de la lista que necesitaba.

Todas ellas son cosas que podrías no hacer esta semana – entendiendo semana como el tiempo que queda hasta tu próxima revisión semanal – sin que ello tenga consecuencias indeseables. De ahí el nombre de la lista: “Esta Semana No”.

En mi caso, la lista “Esta Semana No” contiene todo aquello con lo que a día de hoy no me comprometo, es decir, cosas que a día de hoy no requieren acción pero podrían requerirla más adelante. Por eso es muy importante procesar bien y separar las cosas que sí requieren acción de las cosas que no requiren acción (al menos no esta semana), para lo cual lo primero es identificar con claridad tus compromisos.

El uso intensivo de una lista “Esta Semana No” proporciona enormes ventajas:

  1. Mejora la eficacia y usabilidad de tu sistema, ya que permite separar lo que tienes que hacer – que está en tu agenda y tus contextos – de lo que podrías no hacer. Esta separación es clave porque, ¿qué crees que ocurre cuando algo que podrías no hacer esta semana es, por ejemplo, más fácil, rápido o divertido que algo que tienes que hacer necesariamente esta semana?
  2. Aumenta la fiabilidad de tu sistema, al facilitar la revisión semanal de las cosas que no requieren acción pero podrían requerirla
  3. Incrementa la eficiencia de tu sistema, ya que aproximadamente un tercio de las cosas que entran en “Esta Semana No” se solucionan solas, con el consiguiente ahorro de recursos

Lo mejor es que todo esto es gratis. Así que puedes probar a usar una lista “Esta Semana No” una temporada y ver qué tal resultado te da. Eso sí, te adelanto que es imprescindible revisarla a fondo todas las semanas para que funcione.

¿Tienes demasiadas cosas para hacer y no sabes por dónde empezar? Prueba a separar lo que con seguridad requiere acción esta semana de lo que puede esperar unos días “sin explotar”. Es sencillo pero muy potente de cara a ganar claridad y enfoque. Atrévete y descubre el poder de la lista “Esta Semana No”.

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