Lo puedes leer en aprox. 3:05 minutos  Investigaciones recientes en el campo de la psicología han puesto de manifiesto la importancia de contar con un sistema que permita capturar, aclarar y organizar de manera adecuada lo que llama nuestra atención.
Cuando hablamos de creatividad, nuestra mente es capaz de hacer cosas que resultan inalcanzables aún para el ordenador más potente. Su habilidad para relacionar e integrar múltiples y diversas variables en un todo común es impresionante. Nuestra mente es capaz de manejar niveles de complejidad realmente elevados y resolverlos de forma increíblemente creativa. Pero cuando la fuerzas a pensar en dos problemas de forma simultánea, se colapsa. Mientras mantienes el enfoque en una única tarea que precisa de tu atención, todo va bien. El problema se produce cuando empezamos a distribuir la atención entre dos o más problemas distintos cuyos límites no están claramente definidos. Parece que cuando nos comprometemos a hacer algo, sea importante o no, urgente o no, personal o profesional, rutinario o extraordinario, y no lo hacemos de inmediato, queda un “hilo de ejecución” abierto en nuestra mente y una parte de ella intenta continuamente ocuparse de él. Nuestro pensamiento intenta dar cabida a cientos de cosas a la vez, en lugar de centrarse en los objetivos de uno en uno. Esta tendencia, muy acusada por el ritmo de vida actual, hace que nuestra capacidad de atención sea víctima de continuos cortocircuitos. Para gestionar esta complejidad es preciso usar marcadores de posición que suspendan temporalmente esos “hilos de ejecución” para que nuestra mente se olvide de ellos y tenga un respiro. Es lo que probablemente ya haces con tu agenda o calendario, ya que casi todo el mundo usa un calendario externo, sea en papel o electrónico, en lugar de guardar este tipo de marcadores en sus mentes. Si el calendario contiene marcadores con todos los datos de reuniones, citas y eventos, y tienes la confianza de que lo mirarás con la frecuencia oportuna, entonces no tienes necesidad de perder el tiempo constantemente pensando dónde ni cuándo tienes que estar en un lugar concreto. Además, cuando consultas tu calendario, puedes liberar tu mente para pensar de forma creativa en lo que necesitas o quieres obtener de esas reuniones, citas y eventos. El calendario es una buena demostración de un sistema externo diseñado como ampliación de nuestra mente pero hay muchos más ejemplos. Los relojes nos señalan la hora, los indicadores del coche nos recuerdan la velocidad o el nivel de combustible… Sin embargo, la lista de cosas que han captado tu atención es exponencialmente mayor que los contenidos de tu calendario y, a pesar de ello, casi nunca las detallas de forma tan clara y específica como lo pueden ser una cita o el indicador de combustible del coche. Y lo cierto es que los principios que deberías aplicarles son los mismos. Porque solo consigues evitar que esos compromisos sin gestionar acosen a tu mente cuando has convertido en hábito el decidir qué significan para ti, qué vas a hacer, o no, con ellos y, para aquéllos con los que vas a hacer algo, pones recordatorios que revisas regularmente. La paz mental es fácil de conseguir cuando se utilizan las técnicas adecuadas. Lo único que ocurre es que convertir esas técnicas en hábito cuesta. Si lo piensas un momento, casi nadie necesita clases sobre cómo anotar una cita en la agenda o sobre cómo interpretar el indicador de combustible de un coche. Todo el mundo sabe anotar ideas, pensar qué va a hacer, o no, con ellas y ponerse recordatorios al respecto, igual que todo el mundo sabe revisar una lista y tomar decisiones sobre qué hacer en un momento dado según las circunstancias. Y a pesar de ello parece que la gente no es capaz de entender que la complejidad que domina sus vidas podría simplificarse enormemente si adoptaran estos sencillos hábitos. Como decía Thomas Sowell, “gran parte de lo que los más exigentes llaman despectivamente ‘complejidad del mundo real’ no es más que la inconsistencia de sus propias mentes“. Porque solo cuando todos los inputs que irrumpen en tu vida son capturados sistemáticamente; cuando para cada uno de ellos decides qué vas a hacer, o qué no vas a hacer, y qué necesitas para ello; cuando pones recordatorios visibles de lo que vas a hacer y los revisas regularmente; solo entonces tu mente se amplía y la complejidad desaparece. Lo puedes leer en aprox. 2:30 minutos  NASA Satellite Captures Hurricane Danielle, Hurricane Earl and Developing Tropical Depression 8, cortesía de NASA Goddard Photo and Video La perspectiva es lo que da sentido global a tu vida y evita que situaciones y hechos muy intensos pero globalmente poco relevantes desvirtúen tu percepción de la realidad. Puede ocurrir, por ejemplo, que te encuentres en una situación aparentemente desesperada y que, sin embargo, sientas que mantienes el control y conserves la confianza en ti y en tus decisiones, si tienes la perspectiva adecuada. Y también puede ocurrir lo contrario, que estés viviendo una vida aparentemente ideal y feliz – o al menos vista así desde fuera – y que, a pesar de ello, estés deseando acabar con todo y dedicarte a cualquier otra cosa, si tienes una perspectiva incompleta o equivocada. La perspectiva es un elemento clave para tomar decisiones que se traduzcan en resultados pero si no se trabaja con regularidad se convierte en algo poco fiable y que además puedes perder en un instante. Por eso, los principios y métodos de GTD están diseñados no solo para ayudarte a construir y mantener la perspectiva sino también para recuperarla cuando la hayas perdido siempre y cuando, imagino que a estas alturas ya lo habrás supuesto, conviertas estos métodos en hábitos. La mayoría de las personas sienten que mejoran su situación cuando además de ver los árboles son también capaces de ver el bosque. Por eso GTD propone un modelo que integra diversos niveles de perspectiva, desde el más corto plazo que impone el día a día, al más largo plazo que constituyen tu propósito y tus valores. Y entre estos dos extremos, cuatro niveles adicionales que te permiten contemplar tu vida, tus elecciones y tus acciones desde puntos de vista distintos y complementarios. La perspectiva, en resumen, es lo que te ayuda a tomar buenas decisiones de forma intuitiva cuando debes hacerlo bajo presión y sin el tiempo que te gustaría dedicar a analizar los pros y los contras. Cuando tienes perspectiva, simplemente “sabes” qué pasa si decides hacer A antes que B o a la inversa o, sencillamente, hacer A en lugar de B. La gran ventaja de tener perspectiva es que hace que seas capaz de sentirte bien con las decisiones que tomas sobre cosas que no vas a hacer o que, al menos, has decidido no hacer por ahora. El motivo por el que te sientes bien no haciendo es porque en su lugar has decidido hacer otra cosa que es más importante para ti. Y es que, si lo piensas un momento, es muy difícil ser una persona asertiva y decir “no” a nada cuando no tienes perspectiva o tu perspectiva está incompleta. De hecho, cuando no tienes perspectiva, la desagradable sensación de llegar a casa pensando “hoy tampoco he parado en todo el día y de nuevo no he hecho nada” se convierte en algo que sucede con frecuencia. La parte de GTD que trabaja en la construcción y mantenimiento de una estructura de niveles de perspectiva es probablemente la menos popular y conocida de la metodología, ya que, al menos en una primera lectura, resulta más “abstracta” y “emocional” que otras partes más “concretas” y “operativas” de la metodología. Sin embargo, el control proporcionado por otras partes de GTD, aunque efectivo, queda limitado en su potencial si no tienes suficiente perspectiva. Por eso la perspectiva es el recurso más valioso que puedes desarrollar para realmente poder alcanzar altos niveles de productividad libre de estrés. Lo puedes leer en aprox. 3:18 minutos  Aprender a terminar los pensamientos es uno de los hábitos esenciales que necesitas desarrollar para mejorar tu productividad.
Tu agenda, por ejemplo, es el resultado de un trabajo mental que has completado, ya que lo que contiene son productos de decisiones que has tomado sobre cosas físicas que vas a hacer (asistir a una reunión, llamar a una persona por teléfono, entregar una oferta…). Aún en el caso de que tu agenda pueda ser mejorable – imagina por ejemplo que has decidido asistir a la reunión equivocada a defender una postura equivocada – lo que contiene está terminado, en el sentido que no queda nada más por decidir al respecto, y eso representa un gran avance de cara a ganar control y claridad sobre lo que vas a hacer y dónde. Sin embargo, con excepción de las citas programadas en la agenda, la mayoría de los compromisos que tiene la gente están incompletos, es decir, aún falta alguna decisión por tomar respecto a ellos. La mayor parte de las personas empiezan pensamientos pero no los completan, ya que no definen las siguientes acciones físicas y visibles que tienen que hacer con respecto a ellos para que avancen. El problema con este tipo de pensamientos incompletos es que, cuando te vienen a la cabeza, suelen parecer tan amorfos, complejos o ambiguos que inmediatamente los dejas a un lado, ya que temes que pararte a pensar en ellos con la atención que precisan requiera un tiempo y una energía de los que, por lo general, careces en ese momento. Lo que la mayor parte de las personas suele ignorar es que realmente no necesitas entender, resolver o planificar cada uno de los pasos que encierran esos pensamientos para poder quitártelos de la cabeza. Es mucho más sencillo. Lo único que necesitas para completar un pensamiento es decidir cuál es la próxima acción física que tienes que hacer para hacerlos avanzar. Como dice David Allen, “necesitas pensar en tus cosas más de lo que lo haces, pero no tanto como temes“. El secreto para evitar pensamientos incompletos errantes es prestar atención a lo que realmente ha llamado tu atención. Porque, una vez hayas decidido la próxima acción que vas a hacer con todas y cada una de las cosas que tienes en tu mente, y hayas aparcado los recordatorios correspondientes en lugares dónde vayas a verlos cuando puedas hacer algo al respecto, entonces tu pensamiento será libre y podrás dedicarlo a lo que quieras. Completar los pensamientos es clave porque, en la gran mayoría de las ocasiones, cuando tienes tiempo y energía para hacer algo, no sueles tener tiempo ni energía para pensar en lo que tienes que hacer, porque ese es un trabajo que ya debería estar hecho. Por ejemplo, cuando paras en un establecimiento comercial a comprar algo que necesitas urgentemente, es probable que haya alguna otra cosa que también deberías comprar en ese mismo establecimiento. En ese momento, tienes el tiempo y la energía para comprar no solo lo que vas a comprar sino también el resto de cosas que tendrías que comprar, pero no tienes ni el tiempo ni la energía para acordarte de cuáles eran esas otras cosas. Si cuándo pensaste por primera vez en esas otras cosas hubieras completado tu pensamiento, es decir, hubieras decidido que tenías que comprarlas la próxima vez que fueras a ese establecimiento, y te hubieras puesto recordatorios visibles que te lo recordaran cada vez que estuvieras en dicho establecimiento, entonces ahora tendrías ese recordatorio a tu alcance y podrías comprarlas todas. Cuando no completas tus pensamientos, no decides bien qué necesitas hacer y dónde tienes que hacerlo, y eso significa que tu capacidad para organizarte con eficacia está seriamente limitada. La costumbre de empezar pensamientos y no completarlos es uno de los principales obstáculos para la productividad, ya que los pensamientos incompletos escapan a tu control y, sin control, la calidad de tu proceso de toma de decisiones es mediocre, porque eso que escapa a tu control, y que por tanto no has considerado hacer, podría ser precisamente lo que tendrías que hacer si tomaras la decisión correcta. Completar un pensamiento es mucho más que apuntarlo en algún sitio; es también decidir qué próxima acción física tienes que hacer para que ese pensamiento avance y, además, ponerte recordatorios que puedas ver cuando tenga sentido realizar esa próxima acción física. Si realmente quieres ser una persona más productiva, lo primero que necesitas es aprender y habituarte a completar todos tus pensamientos, porque cada pensamiento incompleto en tu mente es una vía de agua en tu productividad. | | |
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