Qué Significa Ser una Persona Organizada

especias organizadas Qué Significa Ser una Persona OrganizadaCuando de una persona se dice que “es muy organizada”, ¿qué se está diciendo realmente de ella? ¿Existe una única forma de “ser organizado” o hay varias? Ser una persona organizada y ser una persona ordenada, ¿significa lo mismo? ¿Se puede comparar el nivel de organización de distintas personas?

Afortunadamente, todas estas preguntas tienen respuesta. Una persona es organizada cuando cuando guarda sistemáticamente las cosas en función del significado que tienen para ella. Por ejemplo, si dejas lo que no te sirve para nada, ni te puede ser útil, en algún sitio distinto de la papelera o el cubo de basura, entonces eres una persona desorganizada. Si no guardas la información que necesitas para hacer una llamada telefónica de tal forma que esté fácilmente accesible a la hora de hacer esa llamada telefónica, entonces eres una persona desorganizada.

En general, las personas organizadas no necesitan invertir tiempo extra en encontrar lo que necesitan para hacer algo, ya que antes de guardarlo piensan en qué circunstancias van a poder necesitarlo y actúan en consecuencia. Lo anterior no es un juicio, sino la simple realidad. Si quieres gestionar lo que tienes que gestionar de forma eficiente y sin esfuerzo, entonces deberás guardar las cosas en función del significado que tienen para ti.

Los criterios de organización los define cada persona. En ese sentido, no existe una definición universal de “persona organizada”. Ningún criterio es mejor que otro ya que el significado que distintas personas pueden dar a una misma cosa puede ser distinto. Una consecuencia de esto es que la organización carece de un aspecto uniforme. Si una persona decide arrinconar un montón de cosas en un rincón de una habitación, porque todas ellas tienen en común que son cosas sobre las que no se quiere tomar una decisión en este momento, esas cosas están organizadas para esa persona. Lo que no sería organización es si en ese mismo rincón de la habitación se mezclaran cosas que son para tirar, con cosas con las que ya se ha decidido hacer algo y con otras sobre las que aún no se ha decidido nada.

Consecuencia directa de lo anterior es que orden y organización son cosas distintas. Tener los libros de la estantería ordenados por tamaño es orden; tenerlos por temática o por frecuencia o tipo de uso es organización. Esto es así porque el tamaño no influye en el significado mientras que la temática sí. Asimismo, limpieza y organización son cosas distintas. La limpieza tiene que ver con la higiene y, en menor medida, con la estética, pero no con la eficiencia. Se puede ser una persona limpia y ordenada y, a la vez, un auténtico desastre organizativo. Y viceversa. Lo anterior es importante tenerlo en cuenta porque no son pocas las personas que son tenidas por caóticas o desordenadas cuando, en realidad, cuentan con un buen sistema de organización.

La clave para ser una persona organizada reside en desarrollar el hábito de establecer relaciones entre significados y ubicaciones. La “basura” en un sitio, la “información” en otro, las “posibilidades” en otro, las “cosas que espero de otros” en otro y así sucesivamente. Uno de los motivos por los que la “lista única” que usan muchas personas es tan poco útil es porque la “lista única” es una lista desorganizada, ya que en ella suelen convivir una gran variedad de cosas con significados diversos.

Otro elemento importante de la organización es la accesibilidad. No solo es importante que las cosas con significados semejantes se encuentren en una misma ubicación, también es importante que esa ubicación resulte fácilmente accesible cuando es preciso acceder a ella. Si varias veces al día tienes que recorrer un largo pasillo para ir a consultar documentación de uso frecuente, eres una persona desorganizada, por mucho que tengas toda esa información guardada en un único sitio.

El resumen de todo lo anterior es que la organización consiste en guardar las cosas de tal forma que:

a) su ubicación guarde relación con su significado y
b) sea fácilmente accesible cuando se la necesita

Porque, a diferencia del orden, que tiene que ver con la estética, y de la limpieza, que tiene que ver con la higiene, la organización tiene que ver  únicamente con la eficiencia.

GTD: El Reto Productivo de Organizarse

tornillos organizados GTD: El Reto Productivo de OrganizarseLa gran mayoría de las personas está de acuerdo con el principio de que estar organizado es preferible a estar desorganizado. A partir de ahí, cabe iniciar un debate sobre cuál sería el grado de organización óptimo o deseable para cada persona, pero eso ya es otra historia.

En el trabajo del conocimiento, productividad personal significa capacidad para alcanzar los resultados deseados de la forma más eficaz y eficiente posible. Pues bien, la organización ineficiente es posible pero la desorganización eficiente es imposible. En otras palabras, la organización es un requisito imprescindible para la eficiencia.

Los motivos son fáciles de entender. Por ejemplo, si no sabes dónde están las cosas que necesitas para llevar a cabo tu trabajo, tendrás que dedicar parte de tu tiempo, energía y atención a encontrarlas antes de poder hacer lo que tienes que hacer. Como esa inversión de tiempo, energía y atención es innecesaria para hacer lo que tienes que hacer, y no aporta valor alguno a lo que tienes que hacer, más que una inversión es en realidad un gasto inútil, es decir, un despilfarro.

Cuando un sistema pierde energía, se dice de él que es un sistema ineficiente. Una conducción de agua que tiene pérdidas, es ineficiente. Una vivienda mal aislada, es ineficiente. En general, cualquier sistema que utiliza más recursos de los necesarios es un sistema ineficiente.

Cada persona necesita un grado de organización diferente pero todas las personas necesitan organización para ser eficientes. Si cuando vas a hacer una llamada telefónica tienes que dedicar diez minutos a encontrar el número de teléfono o, peor aún, a encontrar tu móvil, entonces estás siendo ineficiente. Si sales a hacer unos recados y vuelves con la mitad de las cosas porque no te acordabas de la otra mitad, estás siendo ineficiente. Si vas a hablar con una persona y te se olvida parte de lo querías decirle, obligándote a hablar con ella una segunda vez, estás siendo ineficiente tú y la estás haciendo ser ineficiente a ella.

Para evitar este tipo de situaciones, nos han dicho que las claves de la eficiencia son organizarse y priorizar. También nos han dicho que organizarse ayuda a combatir el estrés. Ambas afirmaciones son ciertas a medias. Si organizas mal, es muy probable que priorices mal y, si priorizas mal, serás ineficiente y te estresarás.

En el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque conlleva varios pasos. Un error común es creer que organizarse es una acción única: llegas, te organizas y ya está. Me temo que no es tan sencillo. Cuando, en el trabajo del conocimiento, organizarse se plantea como una acción única, la consecuencia es que el intento de organizarse produce incluso más estrés del que se pretende evitar. Además, organizarse mal no solo no aumenta la eficiencia, sino que la disminuye.

Para organizarse bien, antes es necesario hacer dos cosas: la primera de ellas es recopilar o capturar todo aquello que llama tu atención; la segunda es transformar lo que has recopilado o capturado, dotándolo de significado.

Cuando intentas organizar algo sin haberlo recopilado o capturado, la probabilidad de que finalmente no lo organices, o de que lo acabes organizando mal, es altísima. Del mismo modo, si intentas organizar algo sin saber qué significa exactamente para ti, tu cerebro se resistiría a hacerlo y muy probablemente no lo organizarás.

Si no tienes el hábito de recopilar o capturar todo y de procesarlo o aclararlo después, lo normal es que tu sistema de organización esté incompleto, ya que un porcentaje de cosas nunca llegará a entrar en él. Cuando tu sistema de organización está incompleto, es un sistema poco fiable y apoyarte en él para tomar decisiones y priorizar conlleva un alto riesgo, ya que, al no contar con toda la información necesaria, es fácil que decidas mal.

Lo que GTD nos enseña es que, en el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque es un paso integrado en un método más amplio; un método que permite recopilar o capturar todo para procesarlo o aclararlo después y, solo entonces, organizarlo según unas pautas concretas y siguiendo una estructura definida, que te permitirá acceder de forma fácil e inmediata a toda la información que necesitas, cuando la necesitas.

Por eso, organizarse en GTD es la clave de la eficiencia.

Procesar en GTD: Un Ejemplo Práctico

pizarra y workflow Procesar en GTD: Un Ejemplo PrácticoProcesar o aclarar es, probablemente, el principal obstáculo que hay que superar al intentar aplicar GTD con éxito. Hablamos de la esencia misma del trabajo del conocimiento: transformar las cosas para poder trabajar en ellas o, lo que es igual, trabajar en definir el trabajo. En el caso de las personas que ya tienen el hábito de clasificar, el reto es aún mayor, ya que, antes de poder aprender a procesar o aclarar, tendrán que “desaprender” a clasificar.

Como hemos visto en posts anteriores, procesar o aclarar consiste básicamente en hacerte preguntas, gracias a las cuales podrás identificar con claridad tus compromisos, así como la forma de gestionarlos de forma eficaz y eficiente. Al ir respondiéndolas, GTD te dice qué es lo que hay que hacer, pero no te dice cómo, ni cuándo, ni dónde ni con quién hay que hacerlo. Del mismo modo, GTD te ayuda a pensar y a decidir mejor pero, al menos por ahora, pensar y decidir es algo que tendrás que seguir haciendo tú.

En este post, quiero compartir contigo un sencillo ejercicio que te permitirá recorrer las distintas opciones que encontrarás al procesar o aclarar uno cualquiera de los elementos que hay en tus bandejas de entrada, para que experimentes y puedas poner en práctica en qué consiste exactamente ese “pensar y decidir” del que hablo. Voy a tomar como ejemplo un cupón descuento de esos que en ocasiones te entregan en los supermercados y centros comerciales y que te permiten realizar tu próxima compra con un precio rebajado. Este ejemplo es real y lo tomo prestado de mi amigo y colega artesano Cruz Guijarro (@cruzguijarro) quien, por cierto, acaba de inaugurar Experiencia Productiva, un blog que trata, entre otras cosas, de GTD, y cuya lectura te recomiendo.

Imagina que te entregan uno de esos cupones descuento y tú lo recopilas o capturas en una de tus bandejas de entrada. Más tarde, ¿cómo lo procesarías o aclararías, cuando vuelves a encontrarte con él, al procesar esa bandeja de entrada? Las opciones son muchas y todas ellas dependen de cómo respondas a la primera pregunta: “¿qué es?”.

Si tu tentación es responder “un cupón”, ahórratela. Ya sabemos que es un cupón. El significado real de la pregunta “¿qué es?” va más allá: “¿qué significa ese cupón para ti?”, “¿qué grado de compromiso tienes hacia ese cupón, en el sentido que sea?”, “¿qué tiene que pasar para que ese cupón pase a formar parte de tus cosas completadas?”. Según dicen muchos usuarios de GTD, responder a la pregunta “¿qué es?” se convierte, a menudo, en el mayor reto a la hora de procesar o aclarar.

Vamos a ver ahora cómo la respuesta a la pregunta “¿qué es?” condiciona el resto del procesado o aclarado del elemento:

  • Si la respuesta es “un cupón que no me interesa ni me puede ser útil para nada”, seguramente a la hora de procesarlo o aclararlo llegues a la conclusión de que ni te es útil ni te puede servir y, por consiguiente, tomarás la decisión de “ELIMINARLO“. Lo que eliminas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que quiero guardar para usarlo si el día de mañana me surge la necesidad de comprar algo (antes de que el cupón caduque)”, lo que entenderás es que te puede ser útil si surge una necesidad y por tanto decidirás “ARCHIVARLO“. Lo que archivas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que ya decidiré qué quiero hacer con él más adelante (antes de que el cupón caduque)”, lo que estarás diciendo es que más adelante, en una de tus revisiones semanales del sistema, ya tomarás la decisión sobre qué hacer con él y por tanto lo único que decidirás por ahora sera “INCUBARLO“. Lo que incubas es el cupón o una representación del mismo
  • Si la respuesta es “un cupón que tengo el firme propósito de aprovechar”, eso significa que esa “cosa”, es decir el cupón, requiere acción y, en concreto, la próxima acción es “canjear el cupón descuento del centro comercial X o del supermercado X”. A la hora de seguir procesando o aclarando esa próxima acción, existen varias opciones:
    • Si las normas de uso del cupón lo permiten y existe la posibilidad de delegárselo a alguien para que canjee el cupón en tu lugar, lo que decidirás es “DELEGARLO“. Lo que delegas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”
    • Si lo anterior no es posible, entonces no te queda más remedio que ser tú quién vaya canjear el cupón en persona, en cuyo caso lo que decidirás es “APLAZARLO“. Lo que aplazas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”

Como puedes observar, la única opción que no tiene sentido es “HACERLO” (en cuyo caso harías la próxima acción “canjear el cupón descuento…”), ya que en este momento estás procesando o aclarando tu bandeja de entrada, algo que habitualmente no vas a hacer en un centro comercial o un supermercado.

Procesar o aclarar en GTD es muy fácil pero exige pararse a pensar y, después de haber pensado, tomar una decisión. Estas dos acciones, pensar y decidir, convertidas en hábito, son las que permiten transformar las “cosas” amorfas que se amontonan en tus bandejas de entrada en elementos sobre los que puedes tomar decisiones y actuar. Y eso, en el trabajo del conocimiento, es la base fundamental de la eficacia eficiente.

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