Categorías Organizativas en GTD: Acciones Futuras

David Allen se refiere a ellas como “inicios diferidos agendados” y el tratamiento que hace de las mismas en “Haz que funcione” deja bastante que desear, tanto en calidad como en coherencia con el resto de la metodología.

Digo esto porque, partiendo de la base de que la fiabilidad de cualquier sistema de organización personal depende de la calidad y frecuencia con que se revisa, proponer el uso de alarmas y recordatorios es, a mi entender, un consejo erróneo por improcedente. El uso de recordatorios y alarmas supone delegar la responsabilidad de revisar tu sistema en un tercero, que en este caso es la tecnología.

Voy a ser muy claro: un sistema de productividad personal “libre de estrés” basado en “alarmas” es un oxímoron.

Centrándonos en el contenido de este post, lo que David Allen llama “inicios diferidos agendados” en “Haz que funcione” es lo mismo que en “Organízate con eficacia” llamaba “archivo de seguimiento”. Vaya par de “nombrecitos” desafortunados. Me parece mucho más sencillo y explicativo hablar de “acciones futuras” y, por tanto, así es como me referiré a ellas durante el resto del post.

Por resumir lo visto en anteriores entradas, las acciones en GTD pueden ser de diversos tipos:

  • Acciones posibles, que en realidad aún no son acciones, es decir, por ahora son únicamente posibilidades
  • Acciones delegadas, que son las acciones que pueden ser realizadas por otras personas
  • Acciones prioritarias, que son las acciones que debes hacer tú, lo antes posible y a partir de ya
  • Acciones asociadas a una fecha objetiva, que pueden ser de dos tipos:
    • Acciones que deben completarse en, o antes de, una fecha objetiva concreta, y que se organizan en la agenda o calendario
    • Acciones futuras, es decir, que aún no se pueden realizar y solo podrán completarse a partir de una fecha concreta más adelante

La diferencia entre las acciones posibles, las acciones prioritarias, las acciones que van a la agenda o calendario y las acciones futuras es muy nítida, pero suele haber cierta confusión al principio. Veamos cuales son estas diferencias:

  • Lo que distingue a las acciones posibles es que aún no existe compromiso de hacerlas. Al no haber ningún compromiso de hacerlas, es irrelevante que pudieran hacerse ya o que hubiera que esperar a que llegara una fecha para poder hacerlas
  • Lo que distingue a las acciones prioritarias es que sí existe un compromiso de hacerlas y, además, de hacerlas lo antes posible, aunque no exista una fecha límite para hacerlas
  • Lo que distingue a las acciones que van a la agenda o calendario es que sí existe un compromiso de hacerlas y, además, hay que hacerlas en una fecha concreta o antes de una fecha concreta. Son fechas objetivas, es decir, no negociables, y por tanto estas acciones son incluso más prioritarias que las “acciones prioritarias”
  • Lo que distingue a las acciones futuras es que, a diferencia de las posibles, sí que existe un compromiso de hacerlas y, al igual que las prioritarias, de hacerlas lo antes posible. Sin embargo, es imposible hacerlas hasta que llegue una fecha concreta, por lo que no tiene sentido tener estas acciones mezcladas con el resto de acciones prioritarias hasta que no llegue el momento de poder hacerlas

Veamos algunos ejemplos:

  • Leer un libro que te ha recomendado un amigo es una acción posible, en la medida que aún no te has comprometido a hacerlo
  • Enviar un documento a un cliente que te lo ha solicitado es una acción prioritaria, en la medida que debes hacerlo lo antes posible aunque no exista una fecha límite objetiva
  • Pagar una multa dentro del plazo reglamentario es una acción de agenda o calendario, ya que debes hacerlo antes de una fecha objetiva (en la que expira el plazo normal de pago)
  • Comprar las entradas de un concierto que salen a la venta el mes que viene o matricularte en un curso cuya matrícula no se abre hasta dentro de dos semanas son acciones futuras, ya que te has comprometido a hacerlo pero es imposible hacerlo hasta que llegue una fecha futura

Las acciones futuras se pueden gestionar de diversas formas. Por ejemplo, puedes usar la agenda o calendario para anotar recordatorios del tipo “hoy salen a la venta las entradas de tal concierto” o “hoy se abre la matrícula para tal curso”. Otra forma de hacerlo, si tu herramienta GTD te lo permite, es usar el campo “fecha de inicio”.

El motivo por el que las acciones futuras se organizan de forma separada de las acciones de agenda o calendario es que su gestión es diferente. Si una acción de la agenda o calendario queda sin hacer pasada la fecha límite o la fecha en que debía hacerse, ya no podrá completarse, por lo que no hay que hacer nada con ella. Por el contrario, si una acción futura no se completa el primer día que puede hacerse, hay que cambiarla de contenedor, es decir, hay que quitarla del contenedor de acciones futuras y moverla al contenedor de acciones prioritarias, a fin de completarla lo antes posible. Esto es así porque los días posteriores al día a partir del cual algo puede hacerse ya no son fechas objetivas, es decir, si no haces la matrícula el primer día que puedes hacerla, puedes hacerla al siguiente, o al otro o al otro, es decir, lo antes posible.

Como resumen, hay tres formas posibles de que una acción esté asociada a una fecha y la forma de organizarla en cada caso es la siguiente:

  • Hay que completar la acción en una fecha concreta o en un momento concreto, ni antes ni después. En este caso la acción debe ir necesariamente a la agenda o calendario
  • Hay que completar la acción antes de una fecha concreta. En este caso hay dos opciones posibles:
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y ponerle como fecha límite o fecha de vencimiento la fecha objetiva
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y poner un recordatorio en la agenda o calendario en la fecha objetiva (este es el método que propone David Allen pero en mi opinión es mucho mejor el anterior)
  • Hay que completar la acción a partir de una fecha concreta. En este caso hay también dos opciones posibles:
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y ponerle como fecha de inicio la fecha objetiva. Esto solo debe hacerse si la acción prioritaria permanece oculta hasta que llega la fecha objetiva
    • Anotar un recordatorio en la agenda o calendario en la fecha objetiva

Categorías Organizativas en GTD: Posibilidades

Incubar intensa y regularmente es un hábito indispensable si realmente quieres ser una persona productiva. El motivo es que cuesta mucho menos decidir qué hacer que decidir qué no hacer o, al menos, que decidir qué no hacer de forma inmediata. Incubar es el hábito que te pone fácil diferenciar lo que hay que hacer ya, lo antes posible, de lo que podrías hacer más adelante, sin consecuencias indeseables, y de lo que incluso podrías llegar a no tener que hacer nunca. Las personas productivas saben que tienen que intentar, por sistema, dejar para mañana todo lo que puedan no hacer hoy.

La “incubadora” es una de las herramientas de organización más potentes de toda la metodología GTD. Por eso, cuanto más trabajo tengas, más crítico es que seas capaz de aprovechar al máximo el potencial que te ofrece esta herramienta. Porque, como dice Peter Drucker, “el trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. […] la dificultad es establecer “posterioridades”, es decir, decidir qué no hacer“. La importancia de la “incubadora” como categoría organizativa reside en que te permite distinguir y separar con claridad lo que necesita acción de forma inmediata de lo que no necesita acción de forma inmediata.

Las cosas que no necesitan acción de forma inmediata son, por definición, posibilidades. Son posibilidades porque, por ahora, lo único que sabes de ellas es que no requieren acción inmediata. En el futuro, es posible que la requieran y es igualmente posible que no la requieran. Lo único que haces al “incubar” es diferir la toma de decisiones para un momento posterior.

“Incubar” es decidir no decidir “ahora” sino decidir “más adelante”. Parte de lo que incubes nunca llegará a hacerse, bien porque se haya resuelto solo, bien porque se haya “auto-priorizado a la baja” ante la aparición de otras prioridades superiores, bien porque no encuentres la necesidad o las ganas de comprometerte a hacerlo. Lo importante es que, al incubarlo, te has asegurado de prestar atención a lo que realmente requería atención en ese momento, es decir, a las próximas acciones que están en la Agenda o Calendario y en Acciones Prioritarias.

La clave para poder incubar bien es procesar bien y revisar de forma habitual y sistemática. Procesar bien significa decidir con rigor si algo realmente necesita acción inmediata o no. La pregunta ¿qué es lo peor que puede ocurrir si no haces nada de inmediato con ello? te puede ayudar a aclararlo. La segunda parte es revisar. Si no revisas tu incubadora regularmente y en detalle, no la utilizarás o la utilizarás muy por debajo de sus posibilidades.

El principal reto que plantea la revisión de la incubadora, además del reto que ya de por sí supone la adquisición de cualquier nuevo hábito, es el volumen de elementos que puede llegar a haber en ella. Por su naturaleza, la incubadora es una herramienta fantástica para liberar tu creatividad. Es su parte menos positiva, eso da lugar a que el volumen de elementos “en incubación” crezca mucho y, por lo general, de manera muy rápida.

La mayoría de los usuarios “veteranos” de GTD que conozco han experimentado con distintas alternativas de organización de esta categoría que permitieran llevar a cabo la labor de revisión de forma eficaz y, sobre todo, sostenible. En mi caso, después de varios intentos infructuosos, como fue el uso de una lista “tal vez nunca“, o la posterior incorporación de dos nuevas listas – “tal vez pronto” y “tal vez más adelante” – di finalmente con la solución que uso desde hace años y con la que, por ahora, estoy realmente satisfecho: la lista “Esta semana no“.

Lo hagas como lo hagas, debes tener en cuenta dos cosas de cara a gestionar de forma efectiva la categoría organizativa “Posibilidades” en GTD:

  1. Hay que revisarla con regularidad para que sirva de algo
  2. El elevado volumen de elementos que contiene es todo un desafío a la hora de revisarla

Hay personas que consideran innecesaria esta categoría organizativa pero yo la considero indispensable. Las cosas rara vez son blancas o negras, es decir, requieren acción inmediata o no requieren acción alguna. Cada vez más nos movemos en escalas de grises y lo que no requiere acción hoy puede requerirla mañana o viceversa. Por eso, como bien dice David Allen, “tener un sistema personal bien engrasado y refinado que pueda capturar y recordar tareas con niveles de significado diferentes se convertirá paulatinamente en un elemento básico para mantener el equilibrio y el control en un mundo cada vez más ambiguo y complejo.”

Categorías Organizativas en GTD: Personalizarlas

La personalización de las categorías organizativas es sin duda una posibilidad, aunque no está exenta de riesgos. En mi experiencia, y en la de la mayoría de los usuarios avanzados de GTD que conozco, personalizar las categorías solo tiene sentido en la medida que reflejan, describen y se adaptan mejor a la realidad de la persona que las utiliza.

En la práctica, las necesidades reales de personalización son mínimas. Por este motivo, la personalización obedece a menudo únicamente a razones estéticas o a un sentido de la originalidad mal entendido, ninguno de los cuales justifica ni compensa el riesgo que conlleva de desvirtuar el significado de las categorías y, con ello, de reducir drásticamente su utilidad. Este riesgo es aún mayor cuando se está comenzando a aplicar la metodología GTD.

En GTD, las categorías organizativas vienen definidas en función del significado de los elementos que contienen. Así, los elementos que llevan asociada una fecha objetiva deben reunirse en un contenedor que comúnmente se llama agenda o calendario. Lo podrías llamar también “lista de próximas acciones con fecha objetiva”, pero es más largo y no aporta información útil adicional. A partir de ahí, si cambias el nombre de esta categoría, probablemente deje de significar lo que debe significar.

Del mismo modo, las cosas que tienen que hacer otros se agrupan en una lista “a la espera”, que es una traducción imprecisa de “waiting for”. En inglés, “waiting for” implica que alguien o algo haga alguna cosa. En español, el significado de la expresión “a la espera” no es tan evidente. Probablemente sería más riguroso llamarla “me deben” o, mejor aún, “tienen que hacer otros” o “a la espera de otros” pero, la llames como la llames, el nombre tiene que reflejar el contenido de la categoría.

Por último tenemos el contexto, que es lo que necesitas para poder realizar una próxima acción. El propio David Allen se lía un poco cuando explica qué es un contexto y a continuación pone ejemplos de contextos que no son contextos (por ejemplo, “leer” o “llamadas”).

La personalización de los contextos tiene sentido siempre que lo que te “inventes” sea realmente un contexto. Por ejemplo, que tú aproveches para llamar por teléfono cuando vas en el coche no significa que “coche” sea un contexto. El contexto es “teléfono” y lo que ocurre es que da la casualidad de que es uno de los contextos que sueles revisar cuando vas en el coche. Pero si un día tienes el coche en el taller no significa que ese día no puedas hablar por teléfono. Sin embargo, si te has dejado el móvil en casa, no podrás llamar por teléfono aunque vayas en el coche. Y, lo que es más importante, podrás realizar cualquiera de esas acciones siempre que tengas un teléfono a mano, vayas o no en coche.

Otra forma válida de entender el contexto es qué circunstancias te ayudan a hacer algo de forma óptima en cuanto al uso de recursos. Por ejemplo, si tienes un contexto llamado “baja energía” no significa que “necesites” tener baja energía para poder completar esas acciones sino que, por su naturaleza, no necesitas un alto nivel de energía para realizarlas, ya que con uno bajo es suficiente. Eso te permite reservar tu energía para otras acciones que sí la requieren. Lo mismo si tienes un contexto “offline” o “desconectado”, que no significa que tengas que estar sin acceso a Internet para realizar las acciones sino que no necesitas estar conectado para realizarlas.

De todos modos, y como norma general, haz que los contextos reflejen tu realidad. Por ejemplo, en lugar de un contexto “leer”, piensa qué necesitas para leer. Si lees en dispositivo electrónico, por ejemplo un ordenador, una tablet o un móvil, el contexto será, respectivamente, “ordenador”, “tablet” o “móvil”, según dónde esté guardado lo que tienes que leer. Si se trata de algo que tienes impreso en casa o en la oficina, entonces el contexto será “casa” u “oficina”. Si lo que tienes que leer está en tu casa y no estás en casa, nunca te plantearás leerlo como una posibilidad.

La utilidad de las categorías organizativas en GTD reside en que te dan información clara sobre la naturaleza de los elementos que contienen, lo cual incluye qué puedes hacer o no en un momento dado, así como qué sería una buena opción para hacer en un momento dado. Si personalizas a la ligera sin tener esto en cuenta, corres el riesgo de que las categorías te den información errónea, en la medida que no reflejen la realidad, y que dejen de ser útiles. En resumen, personaliza “lo justo” y con mucho cuidado. :-)

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