Haz que Funcione GTD

Cuando David Allen escribió Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity hace ahora algo más de una década, lo hizo fundamentalmente a partir de sus experiencias como coach y consultor y de lo que había podido ver y comprobar personalmente. Este primer libro es, por tanto, un intento por convertir un conocimiento mayoritariamente tácito en conocimiento explícito, a fin de facilitar su difusión. Se encuentra traducido al español como Organízate con Eficacia – Máxima Productividad Personal Sin Estrés y está publicado por Empresa Activa.

Hubo que esperar hasta 2007, fecha en la que Francis Heyligen y Clément Vidal publicaron un paper titulado Getting Things Done – The Science behind Stress-Free Productivity, para contar con un soporte científico a las tesis planteadas empíricamente por Allen varios años antes. En este paper se evidencia, por primera vez, cómo los principios sobre los que se fundamenta GTD se adecuan a la forma en que el cerebro humano procesa la información, incorpora nuevos elementos, establece y cambia prioridades, gestiona la atención y toma decisiones.

Casi diez años después de su obra inicial, David Allen escribe Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life, traducido al español como Haz que Funcione: Una hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal, publicado por Alienta Editorial este mismo año 2011.

Haz que Funcione aporta el conocimiento práctico y las nuevas perspectivas adquiridas por Allen tras una década de experiencia aplicando la metodología GTD. Es el libro que recomiendo a los asistentes a mis talleres y, en general, a todos aquellos que se acercan por primera vez a esta metodología.

El libro comienza con varios capítulos dedicados a “crear contexto”, es decir, a explicar en qué consiste el fenómeno GTD y por qué su influencia sigue extendiéndose de forma imparable a nivel global. El resto del libro se dedica a los dos grandes ejes de la metodología: el control y la perspectiva.

Una de las principales diferencias con el primer libro es el detalle con el que trata estos dos aspectos. En Getting Things Done, la parte del control se analizaba de forma exhaustiva, dejando sin embargo la parte de la perspectiva un tanto inacabada. Este desequilibrio a la hora de cubrir los dos aspectos básicos de GTD, hizo a Allen y a su metodología merecedores de muchas críticas, sobre todo por parte de lectores más habituados a enfoques en los que prima lo conceptual sobre lo operativo, como el clásico Los siete hábitos de las personas altamente efectivas.

Personalmente creo que en aquel momento Allen no había reflexionado aún lo suficiente sobre el tema de la perspectiva. En aquella época, presumo, GTD era esencialmente una metodología de gestión personal más centrada en los aspectos cuantitativos que en los cualitativos y -son sólo conjeturas mías- la primera reflexión seria de Allen sobre el tema de la perspectiva fue precisamente cuando tuvo que escribir el libro.

En Haz que Funcione, el tratamiento de los dos ejes de GTD es radicalmente distinto. La parte del control ocupa 6 capítulos mientras que la parte de la perspectiva ocupa 8. El resultado es un mejor ensamblaje entre ambos elementos, que encajan de forma fluida y natural a lo largo de toda la obra.

Otro aspecto interesante es que el libro incluye varios apéndices que resumen los contenidos principales del libro, lo que constituye una muy práctica y útil guía de referencia rápida para los usuarios de la metodología que quieran refrescar o comprobar un concepto determinado.

Por último, el estilo de escritura es mucho más tipo “inglés de  negocios” que el primero, escrito en “inglés para americanos” y que incluía muchas expresiones coloquiales, lo que dificultaba la lectura a los lectores no nativos en inglés. Si a esto le añadimos que la calidad de la traducción de Haz que Funcione es también mejor que la de Organízate con Eficacia, el resultado es una obra que podemos considerar como la única de necesaria lectura para conocer, entender y aplicar la metodología GTD.

A partir de ahora, de forma análoga a como hice en su día con Organízate con Eficacia, iré recorriendo, en entradas alternas, el contenido de Haz que Funcione. Bajo el lema “una idea, una entrada“, desgranaré paso a paso las enseñanzas de David Allen, combinándolas cuando proceda con comentarios propios basados en la experiencia que he adquirido en estos 6 años usando GTD.

Tanto si conoces GTD como si no, sí ya usas esta metodología como si no y si has leído Haz que Funcione como si no, te invito a que me acompañes en este enriquecedor viaje a lo largo de los próximos meses. ¡Disfruta del camino!

GTD: El Juego del Trabajo y los Negocios de la Vida

Cortesía de Julian Povey

Para llevar tu vida de forma eficaz necesitas poder hacer que las cosas sucedan. En otras palabras, la clave del éxito consiste en tomar las decisiones correctas y luego ejecutarlas bien.

Existe un sinfín de libros, cursos, programas y consejos sobre cómo planificar, visualizar, identificar valores, fijar metas, motivarnos, organizarnos, gestionar nuestra vida y ser dueños de nuestro tiempo. ¿A qué se debe esto?

Por lo pronto evidencia al menos dos cosas:

  1. Que las personas tienen una necesidad real de mejorar la forma en que llevan su vida
  2. Que ninguno de los métodos existentes es capaz de satisfacer por completo esa necesidad

El motivo por el que esos métodos resultan insuficientes es porque no son capaces de proporcionar una comprensión básica, ni un modelo efectivo, sobre cómo integrar esos procesos aislados (planificar, identificar valores, fijar metas…) en un sistema que haga que todo funcione. Fallan porque no entienden la realidad como algo global.

Haz que Funcione es un manual para enseñarte a enfocar todo, se trate de algo personal o profesional, de modo correcto, ya que parte de la base de que los principios y prácticas que debes aplicar son siempre los mismos.

Cuando conoces el objetivo, los contenidos y las reglas de tu trabajo, puedes enfocarlo como un divertido juego. Cuando desconoces alguno de esos parámetros, te vuelves incompetente y el trabajo se convierte en una fuente de estrés.

Por eso, si cuentas con una metodología fiable, que sabes que puedes aplicar en cualquier ocasión para aclarar y ordenar tus pensamientos y recursos, te sentirás más libre y relajado en tu trabajo.

Por otra parte, también necesitas ser más práctico, eficiente y efectivo en tu día a día, incorporando las mejores prácticas de negocios a muchas de las actividades típicamente personales.

Porque el “negocio” de tu vida será bueno en la medida que conozcas el negocio en que estás metido, la naturaleza de sus transacciones y cómo manejar las consecuencias y acciones de manera efectiva. Puede resultarte extraño esta forma de enfocar tu vida pero, en realidad, para atender óptimamente a tu familia, tu salud y bienestar o tus necesidades de ocio, cultura y amigos, necesitas una gestión que se parece mucho a la de una empresa.

Y es que el juego del trabajo y los negocios de la vida son en realidad lo mismo si los enfocas desde el punto de vista de los principios, comportamientos y técnicas que eliminan las distracciones y fomentan una actitud orientada a un propósito.

Ganar, tanto en el trabajo como en la vida, no es superar una línea de meta, sino haber interiorizado una serie de respuestas y conductas, es decir, de hábitos, que aplicados a cualquier aspecto de tu vida o de tu trabajo harán que funcionen mejor.

GTD: Mucho Más Allá de la Productividad Personal

Leap…, cortesía de Vishal Patel

Dice David Allen que cuando “pelamos la cebolla del GTD” nos encontramos con muchos niveles por explorar, aunque a los últimos, por lo general, sólo llegan los usuarios más avanzados y experimentados. Esto sucede porque hay un gran salto entre entender GTD, ponerlo en práctica y adoptarlo completamente.

Entender GTD es un gran logro, ya que son muchas las personas que no lo consiguen. La mayoría, en realidad, ni siquiera lo intenta porque, como seguramente hayas oído decir alguna vez, lo encuentra muy complicado.

En realidad, GTD simplemente refleja y se adapta a la complejidad del entorno que pretende ayudarte a gestionar, por lo que simplificarlo más acabaría con su utilidad.

Poner en práctica GTD supone realizar un esfuerzo aún mayor que en entenderlo, esfuerzo que se ve recompensado con creces gracias a las mejoras que obtienes en cuanto a control, enfoque, energía y creatividad.

Adoptar completamente GTD significa dar el salto a un nivel superior y conlleva haber interiorizado y convertido en hábito la metodología, aplicándola lo más a conciencia posible, lo cual te permite explotar al máximo tu potencial personal y profesional.

Si emplear las técnicas básicas de la metodología proporciona un alivio inmediato al “dolor constante” causado por las incesantes interrupciones y cambios, eso es sólo una mínima parte de lo que GTD ofrece. Nadie niega que sobrevivir al correo electrónico esté bien pero seguramente tu problema de “falta de tiempo” vaya mucho más allá.

La gente está desesperada por salir del túnel improductivo en el que se encuentra y, con las prisas, se lanza sin pensarlo mucho a aplicar versiones simplificadas de la metodología GTD. Esta decisión produce un alivio momentáneo pero acaba conduciendo, de manera casi inexorable, al abandono del método y al regreso a los antiguos hábitos improductivos.

En cualquier caso, la aplicación de GTD a cualquier nivel proporciona una experiencia real de organización personal muy positiva, porque te hace experimentar un mayor control y un punto de vista más rico y constructivo. Al fin y al cabo, todos necesitamos sentir que tenemos control sobre las cosas y que somos capaces de dirigirlas de forma apropiada. Es más, cuando esto no es así, nos estresamos.

Tú también necesitas esa sensación de tener un control suficiente de la situación para poder pensar de forma creativa. Necesitas un control más allá de la supervivencia para poder pensar en lo que estás haciendo y también necesitas sentir que lo que haces obedece a una visión y a un propósito; que tiene un sentido y un objetivo.

Por eso, lo importante cuando te aproximas a GTD es entender que no se trata tanto de abarcar por completo la metodología como de comprender sus principios y la forma en que estos se relacionan entre sí.

Por ejemplo, el primer paso para conseguir tener control sobre tu flujo de trabajo es capturar todo lo que ya tiene tu atención, apuntarlo y clasificarlo de tal forma que puedas decidir qué significa para ti y qué vas a hacer con ello.

El principio en el que se apoya lo anterior es que para tener control necesitas sacar las cosas de tu cabeza y aclarar qué vas a hacer con ellas.

En general, la metodología GTD va mucho más allá de ser una simple herramienta de productividad personal. Es un enfoque sistémico orientado a que te relaciones con tu realidad de una forma proactiva en lugar de reactiva.

La gran noticia es que, si entiendes los principios en los que se apoya, y cómo y porqué funcionan, alcanzarás la libertad necesaria para poner esos principios en práctica de la forma que tu quieras.

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