GTD: La Clave para Tener una Bandeja de Entrada Vacía

cajonera vacia GTD: La Clave para Tener una Bandeja de Entrada VacíaEste segundo paso para obtener control, el paso de procesar o aclarar, se centra en el vaciado regular de tus bandejas de entrada que, como recordarás, son los lugares en los que depositas todo aquello que has recopilado y capturado.

Ya hemos visto que si algo roba tu atención es por algún motivo. Eso significa, entre otras cosas, que cuando algo roba tu atención genera, de forma automática, una relación con ello, tanto si lo recopilas o capturas como si no. A partir de ese momento tienes una “decisión por tomar” con respecto a esa cosa y hasta que no la hayas tomado – y hayas tomado también las medidas necesarias para gestionar bien esa decisión – esa cosa seguirá rondando por tu cabeza con mayor o menor frecuencia.

Por eso, aunque creemos que simplemente recopilamos o capturamos “cosas”, en realidad lo que acumulan nuestras bandejas de entrada son “decisiones pendientes”.

En contra de lo que piensan algunos, vaciar las bandejas de entrada no es un “hábito friki” ni una obsesión por la limpieza ni tampoco una manía estética. Vaciar tus bandejas de entrada va mucho más allá que cualquiera de estas anecdóticas consecuencias. Esto se debe a que entre las cosas que residen en tus bandejas de entrada y tú existe un vínculo. Tu mente sabe que esas cosas están ahí y sabe que están ahí porque en algún momento incidieron en tu atención y tú aceptaste tácitamente el compromiso de pensar sobre ellas y tomar una decisión al respecto.

Uno de los principios básicos en los que se apoya GTD es que hay que transformar las cosas. Esto significa que hay que dotar a los inputs que has recopilado o capturado de un significado claro y concreto.

El problema al que nos enfrentamos es al mal hábito de prefiltrar perezosamente la información que llega a nuestros sentidos. En lugar de averiguar qué son y qué significan en concreto para nosotros esos inputs, los clasificamos en función de una serie de filtros superficiales y tomamos con ellos decisiones automáticas. El precio que pagamos por esta aparente comodidad inicial en el tratamiento de los inputs es una permanente sensación de estrés, ya que la mente sabe que la “decisión pendiente” correspondiente a ese input está aún por tomar. Me llama la atención la cantidad de caos e incertidumbre que incorporan muchas personas de forma continua e inconsciente a sus vidas como consecuencia de este mal hábito.

Procesar o aclarar las cosas que hay en las bandejas de entrada significa prestarles atención, centrarnos en ellas y dedicar la energía necesaria para transformarlas.

La obsesión por “organizar” o “clasificar” cosas carece de sentido y constituye además un hábito altamente improductivo ya que, en lugar de tener todas las decisiones pendientes en unas pocas bandejas de entrada, las distribuimos en múltiples contenedores según criterios subjetivos que aportan poca o ninguna claridad al proceso de toma de decisiones sobre qué hacer – o no- con esas cosas más adelante. Dice David Allen que “organizar” o “clasificar” sin haber procesado o aclarado debidamente los contenidos de las bandejas de entrada es lo mismo que pedalear en el agua: no se hace ningún progreso real. Lo que hay que “organizar” o “clasificar” son los resultados de las decisiones tomadas después de pensar: información que puede ser útil en algún momento, recordatorios de acciones que deben realizar otras personas, acciones que debo realizar yo en unas condiciones concretas en cuanto a tiempo, energía, circunstancias, personas o herramientas disponibles…

“Organizar” o “clasificar” tiene sentido únicamente cuando es consecuencia natural de haber pensado y decidido sobre las cosas, no antes. Si te saltas esta etapa del pensamiento, te costará mucho ver la luz al final del túnel porque el compromiso que adquiriste con esas cosas al recopilarlas o capturarlas permanecerá intacto, aunque las hayas “organizado” o “clasificado” en otros lugares distintos a la bandeja de entrada en la que estaban con anterioridad.

La clave para tener una bandeja de entrada vacía es desarrollar el hábito de pensar qué es cada una de las cosas que hay en ella, qué significado tiene para ti, qué utilidad, consecuencias, riesgos, oportunidades, aplicaciones, etc. conlleva o puede conllevar hacer o no algo con ella; que eso lo hagas tú u otra persona; hacerlo ahora o más adelante, en un momento concreto o lo antes posible…

Si quieres aprovechar todas las ventajas que ofrece GTD, ten todo esto muy en cuenta porque cuando pensar y decidir se haya convertido en un hábito tan natural, automático y espontáneo como respirar, estarás vaciando de verdad y sin esfuerzo tus bandejas de entrada.

GTD: Aprendiendo a Tratar con las Cosas

monigote y decisiones GTD: Aprendiendo a Tratar con las CosasSi no te ocupas de tus cosas, éstas seguirán molestando a la parte consciente de tu mente ya que, en general, esos pensamientos están ahí por alguna razón, aunque ahora mismo no puedas detenerte a averiguar cuál es ni si tienes o quieres hacer algo al respecto.

Teniendo claro lo anterior, ¿qué significa exactamente “tratar con las cosas”? La respuesta es sencilla: consiste en ir tomando los elementos que en su momento capturaste o recopilaste en tus bandejas de entrada y decidir, para cada uno de ellos, qué es en concreto y qué significa para ti, y tomar una decisión al respecto. En función de esa decisión, el elemento irá luego a parar a un contenedor determinado, junto con otros elementos que comparten un significado equivalente [esta última parte corresponde a un tercer paso que veremos en futuros posts].

Un detalle muy importante es que, una vez decidido qué es, qué significa para ti y qué hacer [o no] con un elemento, dicho elemento debe – necesariamente – abandonar la bandeja de entrada e ir a parar a otro sitio distinto.

Si en el primer paso de captura o recopilación, la mejor práctica es evitar al máximo cualquier tipo de análisis o toma de decisiones, aquí se trata precisamente de todo lo contrario, es decir, de analizar qué es todo eso que capturaste o recopilaste y de definir qué implica para ti.

La diferencia entre los dos primeros pasos para obtener el control en GTD, recopilar o capturar y procesar o aclarar, es muy significativa y por eso es importante no confundirlas ni mezclarlas.

En la Matriz de la Autogestión en GTD aparecen dos cuadrantes opuestos: el Micromanager/Implementador y el Creador Loco/Visionario. Esta misma polaridad aparece a nivel individual, entre la parte que tiene ideas y la parte que decide qué hacer con ellas.

La parte de Visionario funciona mejor con pocas restricciones. Así puede tener todo tipo de ideas, pensamientos e inspiraciones, independientemente del momento y el lugar. La bandeja de entrada es su mejor aliada, ya que le permite recopilar o capturar todo eso que va surgiendo sin tener que preocuparse por ello. Haber desarrollado el hábito de recopilar o capturar y contar con las herramientas adecuadas para ello invita a tu parte más creativa a tener más ideas y a explorar más cosas. A fin de cuentas, alguien se ocupará más adelante de todo ello…

De hecho, ese alguien que se ocupará de ellas eres también tú, pero en modo operativo. Cuando estás en este modo, tu trabajo consiste en ir tomando cada uno de esos elementos previamente recogidos, aclarar qué son y qué significan y tomar decisiones sobre ellos.

Los problemas surgen cuando fuerzas al Visionario a tomar decisiones y a hacer elecciones, o cuando le pides al Implementador que amplíe su forma de pensar y ejercite su creatividad. Cuando esto pasa, estas forzando a esas modalidades a realizar actividades que no resultan naturales para ellas.

Esta es precisamente una de las principales razones por las que las formas de organización tradicionales tienen tan poco éxito, ya que – en aras de una supuesta simplificación – lo que hacen es comprimir dos enfoques complementarios pero opuestos en una única directiva para organizarlo todo. Y este planteamiento funciona poco y mal.

El control solo es posible cuando la actividad de recopilación o captura no interfiere con la de procesado o aclaración. Necesitas un sistema que te permita capturar todos los inputs y, a la vez, te asegure que vas a evaluar y gestionar esos inputs de forma fiable.

La gente que apunta todo en una única lista pierde el tiempo. Este tipo de lista única no sirve por varias razones:

  1. Una lista con muchos elementos no es usable, en la medida que desincentiva su revisión
  2. Las listas de elementos heterogéneos no proporcionan el necesario contraste para una buena toma de decisiones sino que contribuyen a aumentar la indecisión y favorecen la procrastinación
  3. Estas listas rara vez contienen todo lo que deberían contener, es decir, ni está todo lo que se debería haber recopilado o capturado, ni tampoco se ha procesado o aclarado lo suficiente su contenido, por lo que el grado de control que podrían llegar a ofrecer estaría siempre limitado

Es cierto que la lista única es mejor que tenerlo todo en la cabeza pero, aún así, está muy lejos de ser la solución ideal, ya que obliga a tu mente a combinar dos funciones en un mismo lugar, y eso es muy limitante.

Si intentas analizar las buenas ideas cuando surgen, lo que sucede es que se bloquea su generación. Por eso, la generación de ideas y la evaluación de ideas deben ser procesos separados en el tiempo. El pensamiento generativo debe poder ejercerse libremente y después, cuando ha terminado su labor, ceder el paso al pensamiento analítico.

Cuando intentas hacerlo todo a la vez, ambos pensamientos colisionan y el resultado es muy inferior al que podría ser. Por eso es importante separar ambos pensamientos: primero recopilar o capturar las cosas y, después, tratar con las cosas.

GTD: Por qué Necesitas Descubrir el Significado de las Cosas

hombre e interrogante en pared GTD: Por qué Necesitas Descubrir el Significado de las CosasUn paso clave para mejorar tu eficacia personal y tu productividad es entender qué papel juegas tú realmente en todo esto. Son muchas las personas que viven instaladas en el victimismo, convencidas de que su falta de eficacia y productividad es casi siempre culpa de otros y sintiéndose presas de unas circunstancias que no han elegido pero que les toca sufrir. Y lo cierto es que esto no es así.

La eficacia y la productividad personal son, sobre todo, resultado de una decisión individual. Porque es cierto que tú no puedes decidir las circunstancias que te rodean pero solo tú decides cómo te relacionas con tus circunstancias. Por algo decía Ortega aquello de “yo soy yo y mi circunstancia“.

Evidentemente es mucho más cómodo quejarte y no hacer nada que salir de tu zona de confort a buscar soluciones, por eso tanta gente no hace nada real por cambiar su situación. Pero si realmente tienes un compromiso con la mejora de tu eficacia y productividad personal, la buena noticia es que el resultado está en tus manos. Mucho o poco, lo que finalmente consigas será, en cualquier caso, la medida de tu compromiso real de mejora.

Como dice Steve Pavlina “La mayoría de las personas se instalan demasiado tiempo en un estado de “no sé qué hacer”. Esperan a que alguna fuerza externa les proporcione mayor claridad, sin darse cuenta de que la claridad es de creación propia“. Tal vez te estés preguntando qué tiene que ver esto con la eficacia y la productividad personal y la respuesta es: todo.

Las cosas tienen la mala costumbre de seguir estando desorganizadas hasta que no has aclarado su significado. Esas cosas que capturaste o recopilaste en su día, ¿qué son? ¿qué significan realmente para ti? ¿hay que hacer algo con ellas? El motivo por el que siguen ahí, donde las dejaste, es porque, hasta ahora, has estado eludiendo enfrentarte a ellas.

Para decidir qué vas a hacer con todas esas cosas pendientes, lo primero que necesitas es concretar qué son y qué significan para ti. En otras palabras, para poder decidir lo que sea con respecto a esas cosas, antes necesitas tener claros algunos detalles, como por ejemplo, qué relación mantienes con ellas, cuáles son tus compromisos al respecto, si es que hay alguno, y cómo encajan esas cosas con todo lo demás que hay en tu vida.

¿Cómo de eficiente eres consiguiendo resultados? ¿En qué medida eres capaz de “jugar al primer toque”? Ten en cuenta que hasta que no controles por completo tu atención, seguirás tomando y dejando las cosas a medias una y otra vez, incapaz de empezarlas y acabarlas todo en uno. Esto se debe a que tu capacidad de enfoque, y por tanto tu eficiencia, es inversamente proporcional al volumen de frentes incompletos que albergas en tu mente. Dicho de otro modo, cuantas más “cosas” tengas por ahí pendientes de aclarar, más te costará centrar toda tu atención en una única cosa hasta terminarla.

Recopilar o capturar está muy bien, pero como hábito aislado sirve de poco una vez pasado el alivio momentáneo inicial. De hecho, como bien apunta Alejandro Vázquez, puede acabar derivando en un síndrome de Diógenes. El verdadero objetivo de recopilar o capturar es hacer más evidentes las cosas y que ello te motive a tratarlas con más profundidad, aclarándolas.

Hasta que no procesas o aclaras el contenido de tus bandejas de entrada, esas “cosas” siguen ahí, en tu mente, ocupando un precioso espacio en tu atención y haciendo ruido cuando menos interesa. Las has dejado en una bandeja de entrada pero por ahora solo las has “copiado” desde tu cabeza a la bandeja. Si quieres “moverlas” definitivamente fuera de tu cabeza, aún te queda trabajo por hacer y el primer paso es aclarar qué son y qué hay que hacer, o no, con ellas. En resumen, si quieres recuperar tu capacidad de atención, primero necesitas descubrir el significado de las cosas.

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