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GTD: Por Qué Fallan los Sistemas de Productividad Personal

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Dice David Allen que la razón por la que la gente está descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo años utilizando GTD y también siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseñado nada aún que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, en resultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comúnmente se conoce como técnicas de “gestión del tiempo”, no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinación de los factores anteriores.

Es más, me atrevo a afirmar que las técnicas tradicionales de gestión del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho daño a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantemente en los talleres para la implantación de la metodología GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan “organizarse”, a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto físico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rápida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que está fuera de su lugar final para, después, aclarar qué vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestión de días, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma periódica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el único hasta ahora.

Los sistemas antiguos de “gestión del tiempo” fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningún compromiso, lo que hace que, antes o después, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Además, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuántos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo común a todos los sistemas de “gestión del tiempo” tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparación previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrándolos de forma automática en tu visión global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

¿Conoces de verdad a alguien con una vida así de fácil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho más complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, información o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en función de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontánea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de “gestión del tiempo”, porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la información de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a “predecir el futuro”, te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD está diseñado para facilitarte la incorporación de nuevos datos y para que mantengas la visión global de forma fácil y efectiva, dándote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisión en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, así de fácil y así de sencillo, GTD funciona donde los demás sistemas de productividad personal fracasan.

Por Qué GTD gusta tanto a los Geeks

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What's in my bag, cortesía de Johannes Kleske

Desde su aparición, GTD se ha visto envuelto en un sorprendente fenómeno de divulgación viral a través de comunidades relacionadas con la informática, la tecnología y los blogs, en los que a día de hoy se siguen publicando varias decenas de entradas diarias relacionadas con GTD, en todo el mundo y en diversos idiomas.

A pesar de que los principios de la metodología GTD no tienen demasiado que ver con el software, los ordenadores o la tecnología en general, si que existe un motivo, al menos para David Allen, por el que es lógico que GTD haya triunfado especialmente entre los profesionales que trabajan en estas áreas.

Por ejemplo, David Allen se reconoce públicamente como perezoso, probablemente como muchos otros usuarios de GTD – entre los que me encuentro yo, por ejemplo – y también como buena parte de los adictos a la informática.

Los programadores dedican muchas horas y mucho esfuerzo a diseñar cosas que les eviten tener que trabajar más tiempo. De hecho, la naturaleza de la informática es conseguir que las cosas se puedan hacer de forma más rápida, más fácil y más coherente, además de con el mínimo esfuerzo. Maximizar los resultados minimizando los recursos es la esencia de la productividad personal en general y de GTD en particular, así que parece natural que a los geeks les atraiga, ya que comparten intereses.

Del mismo modo, un programa informático gestiona las posibles situaciones que se plantean de acuerdo con un conjunto de reglas coherentes previamente establecidas. Por su parte, GTD es un modelo que te ofrece la fórmula para saber manejar de la forma más adecuada todo lo que puedes encontrarte en tu vida cotidiana: cómo aceptarlo, evaluarlo, integrarlo, organizarlo y volverlo a examinar cuando corresponda. Parece que también aquí hay puntos importantes en común.

En el campo de la tecnología sucede algo parecido. GTD representa una aproximación innovadora a las viejas cuestiones sobre gestión y organización del tiempo, además de ir un paso más allá prometiendo algo que nadie se había atrevido hasta ahora: conseguir un alto rendimiento sin estrés. Sí, es verdad que para alcanzar ese alto rendimiento sin estrés es preciso aceptar las reglas de GTD y, sobre todo, que desarrollar los hábitos necesarios exige valentía, compromiso y constancia pero también está demostrado que el sistema funciona y que el esfuerzo merece la pena.

Por otra parte, GTD es innovación en productividad personal no solo porque deja atrás paradigmas que han sido válidos durante décadas, ni porque integra realidades cotidianas como las interrupciones o los constantes cambios de importancia y urgencia, sino porque pasa de un enfoque centrado en intentar predecir y definir el futuro a otro centrado en cómo adaptarte al futuro de una forma óptima, independientemente de cómo sea ese futuro.

Por último, GTD no depende de ningún sistema, lo que significa que puedes usar cualquier herramienta, incluyendo cualquier tipo de software, para implantar sus principios. Muchas aplicaciones de software que ya usas incluyen funciones a las que puedes sacar partido para implantar GTD, funciones que tal vez ignores que existen o a las que nunca has encontrado utilidad hasta ahora. Por ejemplo, puedes usar las categorías y vistas personalizadas de Microsoft Outlook para generar todas las listas que necesitas en tu herramienta GTD, algo que también puedes hacer con las etiquetas de GMail.

Hay además numerosas herramientas informáticas desarrolladas para facilitar la construcción de un sistema GTD. Las hay para todo tipo de usuario y disponibles en prácticamente cualquier plataforma. La mayoría de ellas empezaron como simples gestores de tareas que han ido incorporando nuevas funcionalidades con el tiempo, aproximándose cada vez más a lo que necesitas para una implantar GTD de forma fácil y completa. Aunque aún hoy, con algunas excepciones como FacileThings, la mayor parte de ellas carece todavía de algunas funcionalidades importantes, la situación sigue mejorando día a día. Si te interesa el tema, hace algún tiempo escribí una entrada sobre las características recomendadas que, en mi opinión, debería tener toda herramienta GTD.

En resumen, conseguir más con menos, aprovechar la tecnología para innovar y no depender de ningún sistema o herramienta, hacen que GTD sea la metodología preferida por cualquier geek que se precie de serlo

GTD: Mucho Más que una Moda

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El modelo GTD ha sido investigado, puesto a prueba y perfeccionado en situaciones reales y con personas reales. Al igual que otras metodologías, su origen es por completo empírico, ya que David Allen dedicó mucho tiempo a descubrir técnicas de autogestión que funcionaran y, solo después, a estudiar por qué eran efectivas.

Su obsesión era identificar los principios en los que se fundamentaban las técnicas, ya que si conoces los principios, puedes aplicarlos a un número infinito de métodos y técnicas.

Por ejemplo, observó que escribir una larga lista con todas las cosas que tenía en mente cambiaba su actitud hacia las mismas y le ayudaba a percibirlas con mayor claridad. A partir de ahí estableció la hipótesis de que el motivo por el que se sentía mejor al escribirlas era porque cuando las tenía grabadas en la mente, una parte de él pensaba constantemente que debería ocuparse de ellas, creando así una situación altamente estresante e improductiva. Al escribirlas, notaba una sensación de relajación, ya que dejaba de pensar en ellas.

¿Era este uno de esos principios fundamentales que andaba buscando? ¿Los efectos de vaciar la mente eran siempre los mismos en cualquier lugar, para cualquier persona y en cualquier situación? Sin duda, sí.

David Allen siguió un proceso similar para conseguir identificar todos los principios fundamentales que constituyen GTD. Después, se preguntó a sí mismo sobre el cómo y el porqué del funcionamiento de estos principios, no solo para comprenderlos mejor, sino también para poderlos aplicar de forma universal.

La conclusión a la que llegó es que todo lo que era efectivo en alguno de los métodos analizados estaba conectado con una verdad más básica y profunda relacionada con el funcionamiento de las cosas y cómo las trabajamos.

Así, procesar lo que hay en una bandeja de temas pendientes refleja la manera más apropiada de crear una relación de cooperación con las cosas que van apareciendo en tu entorno, ya que procesar regularmente lo que va apareciendo en tu radar es, probablemente, la forma más eficaz de interactuar con tu realidad de forma proactiva.

Del mismo modo, organizar y revisar el inventario de tus asuntos inacabados está relacionado con que llegues a controlar tu carga de trabajo y también con que seas capaz de gestionar de forma igualmente productiva cosas tan dispares como la relación con tus padres y un proyecto de gran envergadura.

Asimismo, si aclarar tus áreas de enfoque y responsabilidad en el trabajo te da mayor y mejor visibilidad sobre tus proyectos profesionales, aplicar este mismo principio a todas las áreas de tu vida incrementará tu equilibrio e integrará esas diferentes facetas para proporcionarte una experiencia vital más amplia.

En resumen, la conclusión a la que llegó David Allen al finalizar este proceso de búsqueda y análisis es que las aplicaciones y las implicaciones de cada uno de los principios esenciales del modelo GTD parecían ser ilimitadas.

Como se demostraría años más tarde, son principios cuyo origen se encuentra en las raíces más profundas de la psicología humana, lo que hace que GTD conserve íntegra su validez con el paso del tiempo y que esta metodología sea mucho más que una moda.