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GTD: Cómo Gestionar tus Compromisos

Lo puedes leer en aprox. 1:55 minutos

Crossroads after a night of rain, cortesía de zeitspuren

Veíamos la semana pasada la relación entre el estrés y la mala gestión de los compromisos y por tanto la importancia de administrarlos correctamente.

Para ser capaces de gestionar los compromisos de la forma adecuada necesitaremos adquirir una serie de hábitos fundamentales y mantenerlos con una disciplina férrea. Si bien estos hábitos no encierran mayor complejidad, también es cierto que suponen un cambio en nuestro comportamiento habitual y por tanto adaptarlos nos llevará más tiempo del que inicialmente pudiéramos pensar.

Los requisitos básicos para gestionar los compromisos son 3:

Para empezar tienes que capturar cualquier cosa que consideres inacabada, en cualquier sentido, en un sistema confiable exterior a tu mente; lo que David Allen llama bandeja de entrada.
Veremos más adelante qué hace que un sistema sea confiable o no y porqué es tan importante que sea exterior a nuestra mente.
Debes aclarar en qué consisten exactamente tus compromisos y decidir qué tienes que hacer con ellos, si es que tienes que hacer algo, para cumplirlos.
Finalmente debes mantener bien organizados los recordatorios de todas las acciones pendientes que tienes que llevar a cabo en un sistema que revises con regularidad.

Practiquemos con un ejemplo.

Piensa en algo que actualmente esté consumiendo una gran parte de tu atención consciente. Puede ser algo que te interese, una situación que tienes que afrontar o un problema que te preocupe. Cualquier cosa que quieras o tengas que hacer.
Ahora escribe una frase lo más sencilla y escueta posible que defina lo que para ti sería un resultado satisfactorio para eso que has elegido o, lo que es lo mismo, una frase que dejara claro que lo que has elegido puede pasar a la lista de cosas hechas.
A continuación escribe la primera acción física en el tiempo que necesitas hacer para que la situación avance.

La mayoría de las personas que hacen este ejercicio suelen experimentar un aumento, aunque sea mínimo, de su sensación de control, relajación y capacidad de concentración. Normalmente también se sienten más motivadas para hacer algo efectivo respecto a la situación elegida y sobre la que hasta ahora sólo se han limitado a pensar.

Todo esto es debido a que el hecho de pensar nos ha permitido aclarar qué es realmente lo que queremos conseguir, los recursos necesarios para hacerlo y, en concreto, nos ha permitido identificar la siguiente acción requerida.

Si somos capaces de convertir este ejercicio aislado en un hábito, en un modo de vida y de trabajo, veremos cómo esa motivación que hemos sentido se multiplica por mil. Esta es una de las grandes aportaciones de GTD.

GTD: Pienso, luego soy Productivo

Lo puedes leer en aprox. 1:42 minutos

I'm thinking of..., cortesía de gutter

Decía Ralph Waldo Emerson que “El ancestro de toda acción es un pensamiento“, lo cual ilustra muy bien la idea central de esta entrada.

Veíamos hace algunas semanas cómo antes el trabajo era algo evidente, mientras hoy día no está tan claro, y también cómo una de las causas de este cambio era que el trabajo en general había evolucionado, dejando de ser del tipo “línea de producción” para convertirse en lo que Peter Drucker llama “trabajo del conocimiento”.

Esta es la razón por la que uno de los principios operativos básicos de GTD es que tenemos que pensar más a menudo en las cosas que tenemos que hacer.

Citando nuevamente a Peter Drucker, “En el trabajo del conocimiento… la tarea no se supone, sino que ha de determinarse. ‘¿Cuáles son los resultados que se esperan de este trabajo?’, es… la pregunta clave para hacer que el trabajador del conocimiento sea productivo, y se trata de una pregunta que requiere decisiones arriesgadas. Por regla general, no suele haber una única respuesta adecuada, sino varias opciones. Asimismo, se han de especificar claramente los resultados para poder alcanzar un buen nivel de productividad.”

Lo que ocurre es que no nos han enseñado que tenemos que pensar en nuestro trabajo antes de poder hacerlo, lo cual se suma al hecho de que buena parte de nuestra actividad diaria sigue estando definida por cosas que aún se han de hacer o mover, es decir, del tipo “línea de producción”.

Concentrarnos, pensar y definir cuáles son los resultados deseados es algo que pocas personas ven necesario. De hecho, muchas son reacias a hacerlo porque les parece superfluo y no creen que les vaya a compensar el esfuerzo extra que supone aclarar y decidir lo que tienen que hacer.

Es más, en muchas ocasiones, pararse a pensar en lugar de ponernos inmediatamente manos a la obra, puede ser interpretado como una falta de interés, diligencia o sentido de la urgencia.

Sin embargo, lo cierto es que pensar en los resultados es uno de los modos disponibles más efectivos para convertir los deseos en realidad, sencillamente porque nos sitúa un paso más cerca de ello al ayudarnos a aclarar qué es lo que queremos conseguir, qué necesitamos para ello y, sobre todo, cual es la próxima acción requerida.

GTD: No puedes Engañar a tu Mente

Lo puedes leer en aprox. 1:12 minutos

A menudo nos cuesta un gran esfuerzo quitarnos las cosas de la cabeza y seguramente no sepas muy bien porqué.

La respuesta es sencilla: piensas en algo porque querrías que ese algo fuera distinto de cómo es y sin embargo:

No has aclarado exactamente el resultado que quieres obtener;
No has decidido cuál es la próxima acción concreta que debes llevar a cabo para conseguirlo; y/o
No te has puesto recordatorios del resultado ni de la próxima acción necesaria en un sistema en el que confíes.

Este es el motivo por el que ese algo sigue en tu mente.

Tu cerebro va a hacer todo lo posible por no olvidarlo hasta que haya aclarado en qué consiste ese algo, decidido qué hay que hacer con él y se hayan almacenado las conclusiones en un sistema que tú sepas sin lugar a dudas que vas a revisar tan a menudo como sea necesario.

Puedes tratar de engañar a los demás, pero no conseguirás engañar a tu propia mente porque ella sabe la verdad.

Es más, incluso si ya has decidido cuál es el siguiente paso que tienes que dar, tu mente no te dejará en paz hasta que lo des o hayas escrito un recordatorio en un lugar en el que ella sepa que tú lo vas a mirar sin falta.

Por tanto, si no haces lo que debes, o no lo haces bien e intentas engañar a tu mente, ella se vengará haciendo horas extra y dejándote agotado, no sólo porque continuará presionándote por no haber dado el paso, sino porque habitualmente lo hará cuando tú no puedas hacer nada al respecto, lo que sólo servirá para acrecentar tu estrés.