Acciones y resultados en GTD® y OPTIMA3®

En un post anterior veíamos la importancia de organizar por separado qué quieres conseguir y qué puedes hacer. En este post vamos a ver las semejanzas y diferencias en la forma de gestionar acciones y resultados en GTD® y OPTIMA3®.

Acciones en GTD®

En GTD®, una «acción» es cualquier actividad física y visible que supone un avance hacia la consecución de un resultado. La diferencia entre una «acción» y una «siguiente acción» es que una «siguiente acción» se puede ejecutar sin necesidad de completar ningún paso previo mientras que una «acción» necesita esperar a que se ejecute previamente uno o más pasos antes de convertirse en una «siguiente acción».

Veamos un ejemplo. Tienes que preparar un informe para presentarlo en una reunión sobre un nuevo servicio que estáis pensando lanzar. Para poder hacer ese informe, necesitas que la gente de Financiero te pase un análisis de riesgos. Por tanto, antes de poder dar el informe por completado, además de pedir el análisis de riesgos a Financiero, tendrás que leerlo, puede que aclarar con ellos alguna duda que te surja, redactar un borrador de tu informe, revisarlo con tu jefa, probablemente hacer algunos cambios y, finalmente, enviárselo por email a las personas que van a asistir a la reunión.

Todo lo anterior que tendrás que hacer para lograr tu resultado son «acciones». Sin embargo, de todas ellas, solo hay una cosa que puedes hacer ahora: enviar un email a Financiero pidiéndoles un análisis de riesgos para el servicio X. Esta es la «siguiente acción».

Por otra parte, GTD® recomienda como mejor práctica que las acciones sean específicas, concretas y, fundamental, siempre físicas y observables. Esto significa que «ver con Financiero lo del análisis de riesgos» NO es una «siguiente acción» mientras que «enviar un email a Financiero pidiéndoles un análisis de riesgos para el servicio X» es una «siguiente acción».

Acciones en OPTIMA3®

En OPTIMA3® no existen los conceptos de «acción» ni de «siguiente acción». En su lugar, se utiliza el concepto de «Unidad Personal de Acción» (UPA). Veamos sus características.

Una UPA es, ante todo, una «unidad» de ejecución, es decir, algo completamente «tachable», lo que significa que nuestro cerebro la percibe como algo fácil, rápido, explícito, evidente e incluso atractivo de hacer. Por otra parte, una UPA es siempre una unidad «personal», es decir, que integra y equilibra capacidades, preferencias y motivaciones de la persona en concreto.

Otra característica clave es que una UPA es siempre «realista», en el sentido que su duración es el resultado de combinar de forma idónea cómo de fácil o difícil le resulta a esa persona hacer la actividad, cuánto gusta o disgusta hacerla, qué nivel de motivación tiene para hacerla y la expectativa realista de poder trabajar una sola vez y de manera ininterrumpida en ella hasta completarla. Consecuencia de lo anterior, si se trata de una actividad conocida, que gusta o se nos da bien, las UPAs relacionadas durarán más que las UPAs relacionadas con actividades nuevas, o que no gustan o no se nos dan bien.

En el ejemplo anterior, una UPA bien definida sería «enviar un email a María Pozo, de Financiero, con el Excel de precios del nuevo servicio de almacenamiento gestionado, para que haga y me envíe esta semana un análisis comparado de riesgos de los dos modelos de pago que estamos considerando, junto con sus recomendaciones y/o alternativas».

Por último, si algo todavía no puede hacerse, entonces todavía no puede «tacharse», y por lo tanto aún no es una UPA. Las actividades que consideramos candidatas a convertirse en UPAs en un futuro se llaman PUF («Posibles UPAs Futuras») o PFP en su versión en inglés («Potential Future PAUs»).

Resultados en GTD®

En GTD® existen diversos tipos de resultados, bajo nombres distintos y distribuidos en distintas «partes» de la metodología.

  • Por una parte tenemos los «proyectos». Un «proyecto» es cualquier resultado deseado que requiere más de un paso y puedes alcanzar en el plazo de un año. Se agrupan en la «lista de proyectos».
  • También se menciona los «subproyectos», como posibles resultados parciales en los que puede descomponerse un resultado más complejo. A la hora de decidir qué poner en la «lista de proyectos», si los subproyectos ya activos o el proyecto de orden superior que los engloba, GTD® deja libertad de elección al respecto, aunque Allen recomienda poner los proyectos finales en lugar de los subproyectos, y dejar estos últimos como «material de apoyo».
  • Por otra parte tenemos las metas y objetivos que asignamos a las diversas áreas de responsabilidad. Estas metas y objetivos son opcionales, es decir, que habrá áreas de responsabilidad en las que habrá metas y objetivos y otras en las que no.
  • También existen las metas y objetivos generales, que se encuentran en un nivel de perspectiva superior al de las metas y objetivos específicos de las áreas de responsabilidad. Estas metas y objetivos generales vendrían a ser como proyectos más amplios y a más largo plazo, de entre uno y dos años.
  • Finalmente, en un nivel aún superior de perspectiva, tenemos la visión a medio-largo plazo, de entre tres y cinco años, que está compuesta por una serie de resultados deseados en una o más de nuestras áreas de responsabilidad.

Resultados en OPTIMA3®

En OPTIMA3® no existen ni proyectos, ni subproyectos, ni metas, ni objetivos (ni específicos de un área ni generales), ni tampoco visión. Tan solo existen resultados. Estos resultados pueden agruparse de 3 formas distintas, según 3 criterios distintos:

  • Amplitud temporal:
    • Resultados a Corto Plazo (RCP): se completan en días o semanas.
    • Resultados a Medio Plazo (RMP): se completan en meses.
    • Resultados a Largo Plazo (RLP): se completan en años.
  • Estado del resultado:
    • Resultados Activos Propios (RAP): son resultados que de forma habitual tienen UPAs asociadas y sobre los que trabajamos regularmente.
    • Resultados Activos Delegados (RAD): son resultados que hemos delegado a otras personas y de los que tenemos que hacer seguimiento usando la vista LHO (Lo Hacen Otros).
    • Resultados Temporalmente Inactivos (RTI): son resultados que permanecen en la vista de RATs pero que, por cualquier motivo, han dejado de tener UPAs asociadas, pero para los que sigue existiendo un compromiso. En OPTIMA3®, los resultados sobre los que aún no existe un compromiso no se consideran resultados, sino posibilidades, y se encuentran «enfriándose» en las vistas ESN (Esta Semana No) o ETD (El Tiempo Dirá).
  • Tipo de resultado:
    • Resultados Alcanzables Tachables (RAT): son los resultados que podemos conseguir completando UPAs, sin necesidad de conseguir ningún resultado previo. Tienes una explicación detallada de qué es un RAT en este post.
    • Resultados Intermedios Tachables (RIT): son resultados que habrá que conseguir hasta alcanzar el resultado final, pero sobre los que todavía no puede completarse ninguna UPA. Su uso es opcional. En el momento en que aparece una UPA para un RIT, este deja de ser RIT y se convierte en RAT.
    • Resultados Finales Tachables (RFT): son los resultados finales, es decir, los que se alcanzan después de completar la última UPA del último RAT.

Los RATs son un elemento clave de la metodología OPTIMA3®, con un par de diferencias bastante acusadas en relación con los «proyectos» de GTD®.

  • La primera de estas diferencias es que un RAT tiene que ser necesariamente el primer resultado al que nos llevará la UPA actual y siguientes.
  • La segunda diferencia es que un RAT tiene que estar necesariamente redactado como un resultado tachable ya conseguido.

Por ejemplo, si quiero publicar un libro sobre OPTIMA3®, una forma perfectamente posible de gestionarlo como un «proyecto» en GTD® sería escribir en nuestra lista de proyectos «publicar un libro sobre OPTIMA3®».  Por el contrario, en OPTIMA3®, lo primero que habría que hacer es cambiar la redacción del resultado. «Libro de OPTIMA3® publicado» sí sería una forma correcta de redactarlo. Incluso así, nunca sería un RAT, sino un RFT. Vamos a ver por qué.

En OPTIMA3®, la UPA sería «llamar a Carlos (el editor de Productividad Personal, aprende a liberarte del estrés con GTD®) y preguntarle si estaría interesado en publicar un libro sobre OPTIMA3®». Esta UPA me va a llevar a alcanzar un primer resultado (un RAT), que es «ya tengo editor para el libro de OPTIMA3®». Hasta que no haya alcanzado ese RAT, otros resultados como «borrador del manuscrito del libro sobre OPTIMA3® terminado» serán RITs, ya que se trata de resultados intermedios para los que todavía no existe ninguna UPA. El RFT que veíamos antes, «Libro de OPTIMA3® publicado», se alcanza cuando se completa la última UPA de todas.

Los RAT aparecen como solución a un problema común con el que se encuentran muchas personas que usan GTD®, y que yo mismo me encontré cuando empecé a usar la metodología. Este problema suele aparecer cuando un «proyecto» tiene muchas acciones y se elige como «proyecto» para incluir en la «lista de proyectos» el resultado final.

Esta opción, a pesar de ser la recomendada por Allen, suele ayudar poco a la hora de identificar la «siguiente acción», por estar ambas cosas – la «siguiente acción» y el «proyecto» – excesivamente desconectadas en el tiempo. Esta misma desconexión es también culpable de que se «sobreplanifique», en un intento por llenar el espacio en blanco existente. Por último, la opción de usar el resultado final del proyecto como referencia en la lista de proyectos tampoco ayuda a avanzar con ese resultado, ya que suele percibirse como algo muy lejano o complejo y, por consiguiente, poco motivador.

Por el contrario, trabajar con RATs – dejando los RITs y el RFT temporalmente en segundo plano – supone una mejora espectacular en términos de incremento de claridad y enfoque sobre qué quieres conseguir y qué puedes hacer ahora para conseguirlo. Las RAT funcionan mejor que los proyectos porque son más coherentes con el principio productivo que – inexplicablemente – GTD® aplica a las acciones pero no a los resultados: descomponer un todo complejo en partes más sencillas facilita su gestión.

Sabemos por GTD® que descomponer un resultado en sus acciones y, de estas, centrarse únicamente en la «siguiente acción», facilita su consecución. OPTIMA3® aplica este mismo principio a los resultados, y parte de la premisa de que descomponer un resultado final (RFT) en sus resultados parciales (RIT) y, de estos, centrarse únicamente en aquéllos sobre los que se puede avanzar (RAT), facilita aún más su consecución. Como puedes comprobar, los RATs son a los RFTs como las «siguientes acciones» a los «proyectos». Anímate a probarlo y disfruta en primera persona la diferencia.

Qué quieres conseguir y qué puedes hacer

Organizar sirve para reducir la carga cognitiva sobre el cerebro. La clave para organizar bien es establecer correspondencias entre ubicaciones y significados. El significado lo define todo y esto implica que, antes de poder organizar bien algo, hay que tener muy claro qué significa para nosotros. Si desconocemos este significado o, peor aún, lo suponemos, entonces lo que estaremos haciendo será «almacenar caos distribuido» en lugar de «organizar».

Además de reducir la carga cognitiva sobre el cerebro, organizar bien también aporta claridad, lo cual conlleva diversos efectos positivos: reduce la tendencia a la procrastinación, mejora la calidad del proceso de toma de decisiones, incrementa la eficiencia… A pesar de ello, muchas personas siguen confundiendo organizar con ordenar, lo que supone un grave error.

El «orden» es muy importante para las personas ordenadas, pero no para el resto. Puede parecer una obviedad, pero no lo es. Ser una persona ordenada, lejos de ser una virtud, puede ser una limitación, ya que necesitas un requisito más – el orden – para poder hacer lo mismo. Y que conste que me tengo por una persona ordenada. El orden es algo estético, emocional, puede que incluso higiénico, pero es innecesario para la efectividad, a no ser que seas una persona ordenada, claro, en cuyo caso te resultará muy difícil poder organizar algo si está desordenado. Siento el jarro de agua fría para la charlatanería de la «gestión del tiempo», pero esto es lo que hay, aunque duela.

La confusión entre orden y organización es una de las principales causas de frustración para muchas personas. Al tener las cosas ordenadas creen tenerlas también organizadas, pero la realidad es bien distinta. La clasificación es una organización «macro», de alto nivel, generalmente por área de atención (OPTIMA3®) o de responsabilidad (GTD®).

Clasificar solo es útil para archivar, es decir, cuando se trata de conservar algo (materiales, información…). Sin embargo, clasificar es muy poco útil para avanzar, es decir, cuando hay que utilizar ese algo para hacer algo con ello. Es útil para archivar porque libera la carga cognitiva de recordar dónde se conserva algo. Es muy poco útil para actuar porque mantiene toda la carga cognitiva referente a qué hay que hacer con ese algo, con qué herramienta, dónde, con quién(es) o cuándo hay que hacerlo.

Imagina que estás pensando organizar una gran fiesta de cumpleaños y llevas un tiempo trabajando en ello. Has elegido fecha, tienes claro cómo la vas a plantear e incluso has enviado ya las invitaciones. Ahora mismo estás esperando a que te respondan todavía a la mitad de ellas, sin lo cual no puedes contratar el catering. También quieres contratar a una banda para que toque en directo durante la fiesta. Muchas personas «clasificarían» todo lo anterior como un todo: fiesta de cumpleaños. Esto es muy poco efectivo, porque «mezcla» varios elementos con significados distintos y eso resulta agotador para nuestro cerebro:

  • Un resultado esperado/deseado: Que mi fiesta de cumpleaños sea un éxito y todas las personas lo pasemos fenomenal.
  • Un montón de cosas ya hechas: Buscar y elegir una fecha, escribir una lista de posibles invitados, enviar las invitaciones, buscar y elegir una empresa de catering, ver los menús y elegir uno…
  • Un montón de cosas que tendrás que hacer pero que todavía no puedes hacer: Confirmar al catering el número de invitados, pagar una señal al grupo que va a tocar en la fiesta, comprar los regalos sorpresa para tus invitados (pero aún no sabes qué regalarles), etc.
  • Unas pocas cosas que ya puedes hacer: Llamar a una amiga para pedirle los datos de contacto de un grupo que ella conoce y que te gustó mucho una vez que les viste actuar, buscar en Internet ideas para los regalos sorpresa, decidir qué va a ser y anotar toda la información para hacer un pedido en cuanto sepas el número de asistentes…

Para la mayoría de las personas resulta evidente que los recordatorios de las cosas ya hechas sirven de poco, por lo que seguramente no las conservarán con todo lo demás. Sin embargo, desde un punto de vista operativo, la utilidad de las cosas que tendrás que hacer, pero todavía no puedes hacer, es la misma que la de las cosas ya hechas: en ninguno de los dos casos se puede hacer nada con ellas.

Otro aspecto a tener en cuenta es que, antes de alcanzar el resultado esperado/deseado, el conjunto de cosas que tendrás que hacer puede cambiar muchas veces, apareciendo cosas nuevas que hoy no están y desapareciendo otras que hoy sí están… Y por si todo esto fuera poco, las cosas que ya puedes hacer van a suponer la mayor parte del tiempo solo una pequeña fracción de todo lo que hay que hacer para lograr el resultado esperado/deseado.

A pesar de lo anterior, lo habitual es mezclar las cosas que tendrás que hacer (pero aun no puedes hacer) con las cosas que sí puedes hacer ya. También es habitual confundir lo que quieres conseguir (resultado esperado/deseado) con lo que puedes hacer. Un ejemplo de esto último: si en tu lista de tareas anotas «organizar fiesta de cumpleaños», lo que estás anotando no es algo que puedas hacer, sino algo que quieres conseguir.

Todos estos malos hábitos impiden organizar bien, ya que se juntan elementos con significados distintos en un mismo sitio. Esta mezcla es también responsable de la pérdida de claridad sobre qué podemos hacer ahora mismo y qué no y, por si todo esto no fuera suficiente, da lugar a que el sistema de organización contenga un volumen de recordatorios varias veces superior al necesario, ya que la mayoría de ellos no sirve para nada, al no poder hacerse nada actualmente al respecto.

Uno de los aportes más espectaculares de la metodología GTD® es ofrecer una estructura efectiva e inteligente para gestionar de forma diferenciada lo que quieres conseguir y lo que puedes hacer, dejando temporalmente al margen lo que tendrás que hacer, pero que ahora mismo no puedes hacer. Me refiero a los «proyectos» y a las «siguientes acciones».

En GTD®, un resultado que requiere más de un paso y puedes alcanzar en el plazo de un año se llama «proyecto», y se organiza junto con todos los demás resultados – sin ninguna acción de ningún tipo – en la «lista de proyectos». Por su parte, una «siguiente acción» es cualquier actividad – física y visible – que supone un avance hacia la consecución del resultado. Muy importante: si para poder llevar a cabo esa acción es necesario completar algún paso previo, entonces NO es una «siguiente acción». Las «siguientes acciones» de GTD® se organizan en la «lista de siguientes acciones», la cual puede segmentarse – si así se desea – por «contextos».

Los resultados que quieres conseguir en un plazo superior al año pueden ser metas y objetivos, los cuales están por lo general alineados con una visión y un propósito. Todos estos elementos pertenecen a lo que se conoce como «perspectiva» y por tanto se gestionan fuera del sistema de organización de recordatorios característico de la parte de «control».

¿Significa esto que no se puede pensar en las futuras acciones de nuestros proyectos? En absoluto. Se puede y se debe hacer. De hecho, GTD® ofrece una herramienta específica para ello: el modelo de planificación natural de proyectos. Sin embargo, toda esta información, aunque sea extremadamente útil, no es accionable, es decir, no se puede actuar sobre ella a día de hoy, por lo que no tiene sentido mezclarla con los recordatorios que ya tienen utilidad operativa.

En el próximo post escribiré sobre las semejanzas y diferencias en la forma de gestionar acciones y resultados en GTD® y OPTIMA3®, pero por ahora lo importante es quedarnos con algunas ideas claras:

  • Organizar bien es agrupar por significado, evitando mezclar.
  • Para organizar bien, antes hay que diferenciar con nitidez lo que quieres conseguir de lo que tienes que hacer para conseguirlo.
  • Lo que tienes que hacer para conseguir un resultado se distribuye entre:
    • Lo que ya has hecho.
    • Lo que aún no has hecho, que a su vez se divide en:
      • Lo que ya puedes hacer.
      • Lo que todavía no puedes hacer porque tienes que completar antes algún paso previo.
  • Durante gran parte del tiempo que transcurre hasta lograrse un resultado, lo normal es que, en cualquier momento dado, lo que ya puedes hacer represente un mínimo porcentaje del total. La mayoría serán cosas o ya hechas o que aún no puedes hacer.
  • Para tener algo completamente controlado solo necesitas saber dos cosas y hacer una:
    • Saber cuándo se acaba (qué quieres conseguir).
    • Saber cómo puedes avanzar (qué puedes hacer).
    • Revisar ambas cosas con la frecuencia necesaria.
  • Planificar algo que vas a tener que replanificar es ineficiencia. Cuanto más replanificas, más ineficiente eres. Por eso, la nueva planificación se llama revisión.

#efectividad2017: GTD® es uno más de mi familia

Esta es la tercera de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Francisco José Uclés Ríos, Gestor de Facility Management en el departamento de Data Centers de Ferrovial Servicios. Francisco José, Paco para los amigos, afirma estar en un momento muy dulce de su vida profesional, ya que su posición actual se combina a la perfección con su pasión por la tecnología y la innovación.

Paco  lleva 25 años en el mundo del mantenimiento y los servicios, y cuenta con una amplísima experiencia, resultado de haber pasado por diferentes especialidades en el sector, desde el terciario al industrial. Nos encontramos frente a una persona inquieta y muy activa, siempre buscando retos nuevos, tanto personales como laborales. Como es de imaginar, sus intereses e inquietudes necesitan un nivel de gestión y supervisión que hacen que la metodología GTD® sea para él, usando sus propias palabras, «uno más de mi familia».

Desde que conozco a Paco, me ha llamado poderosamente la atención sus ganas de aprender, su versatilidad y su humildad. Paco es sin duda uno de los alumnos más aventajados con los que he tenido el placer de trabajar en los últimos años, a pesar de lo cual se considera un aprendiz que sigue, como él mismo dice, «aprendiendo e intentando mejorar en el método día a día».

En esta entrevista, Paco nos cuenta cómo llegó a la efectividad personal y el impacto que desarrollar esta competencia ha tenido en su vida, tanto en el aspecto profesional como en el personal. Espero que la disfrutes tanto como la he disfrutado yo, porque esta entrevista es un ejemplo palpable de que otra forma de trabajar y de vivir es posible.

Paco, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Por mi trabajo de gestión, necesito tener múltiples tareas a la vez e ir resolviendo diferentes variantes en mi día a día. Por suerte, mi compañía, que apuesta muchísimo por la formación de sus equipos de gestión, me convocó a un curso de eficiencia personal. Sin saber ni cómo, me encontré en un hotel, en una formación de un par de días, en los que un caballero (José Miguel Bolívar) nos contaba cómo podíamos organizarnos y gestionar nuestros pendientes y futuros sin agobios ni estrés.

Sonándome a un truco de magia, en el que quieres mirar dentro de la chistera a toda costa, se me descubrió la metodología GTD®, y desde el principio supe que tenía que formar parte de mí. Llevaba tiempo necesitando organizarme de una manera más eficiente.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Tenía una mezcla entre ilusión e inseguridad sobre los pasos a realizar. Lo primero que hice fue ampliar los conocimientos recibidos en la formación y comprarme un par de libros especializados para entender mejor la filosofía de trabajo. Por supuesto, como no, el de David Allen, «Organízate con eficacia», fue uno de los elegidos.

Después, como primer paso de implantación en el que sufrí muchísimo, fue empezar a recopilar y simplificar todas las entradas, tal como se indicaba en la metodología. A continuación, y quizás lo más difícil, fue combinar el día a día – que no para nunca – con el intento de cambiar las rutinas y costumbres hacia una nueva manera de pensar.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Mi primera barrera la encontré precisamente en mi forma de ser y en la obsesión por intentar encontrar la manera de llevar a cabo el GTD, centrándome más en la búsqueda de la tecnología, que en la interiorización del método.

Ciertamente la manera de superarlo fue cuando analizaba las aplicaciones que barajaba usar y realmente no entendía cómo adaptarlas al método, precisamente por estar falto de conocimiento sobre él. Así que, tras tambalearme de un lado a otro, me centré en aprender lo que realmente tenía que implantar.

Otra de las barreras fue la constancia. Pero en eso sí lo tuve claro desde el principio. No quería eficiencia en un solo campo, y me exigía cumplir los pasos al pie de la letra, para no generar malos hábitos ni pereza. Así que empecé aplicando el GTD® tanto a mi faceta laboral como a la personal. Nunca entendí una separación de ambas en un sistema de eficiencia.

Para ello, y como una de las recomendaciones del curso que realice, empecé a utilizar FacileThings, que tenía exactamente lo que buscaba: cumplir con el GTD® al 100% y con tutoriales de explicación de porqués, en cada operación. Ese día recuerdo la satisfacción de saber que estaba ya en el camino.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

Sobre todo la sensación de que no queda nada en el olvido y el no tener que estar recordándome a cada momento lo que tengo que hacer en el día para que no se me olvide.

Como ejemplo, antes el trayecto a la oficina era una preparación diaria de lo que tenía que hacer, y una búsqueda de solución de lo olvidado el día anterior. Ahora voy cantando en el coche porque – no te lo había dicho – la música es otra de mis pasiones.

El tener las tareas bien organizadas y, sobre todo, el saber dónde buscarlas, es algo que recomiendo a todo el mundo. Ciertamente es complicado mantenerte al 100%, y todos hemos tenido recaídas en la metodología y momentos en los que parece que te vas a derrumbar. Pero al final, también los hábitos de ejercerla ayudan a seguir adelante.

Otro de los logros de los que me siento orgulloso es que estoy siendo capaz de conseguir hacer proyectos que antes ni soñaba, por creer que nunca tendría tiempo. Hace un año puse en marcha un blog y un canal de YouTube sobre juegos de mesa que me están dando muchísimas satisfacciones. Si no fuera por la efectividad personal, sería imposible poder compaginar tantas cosas.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

La sensación de control sobre las cosas es lo mejor. Con esto no quiero decir que no tenga cosas pendientes, cuidado. Las cargas de trabajo siguen existiendo, pero el saber qué se hace y, sobre todo, qué se deja sin hacer – para poder prepararte – es fundamental.

Las tareas rutinarias son algo que se nota muy pronto en todos los entornos. Precisamente por ser rutinas, son las primeras tareas que se fueron de mi cabeza, y de las que siempre realizas en los momentos adecuados.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Al principio me veían un poco friki, aunque realmente, como siempre estoy intentando hacer cosas diferentes, parece que va dentro de mi personalidad. Pero sí que, con el tiempo, las personas que me conocen han notado un cambio muy considerable en el rendimiento, y me han comentado que me ven muy organizado.

Aunque, por el contrario, el saber que tienes un método de efectividad hace que algunos exijan más en mi rendimiento e, incluso, buscan la manera de romperlo.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Los contextos son quizás la herramienta que más me satisface. Realmente los contextos hacen que GTD® funcione como un engranaje perfecto.

Como ejemplo, tengo un contexto #Antes_De_Salir, en el que pongo todas esas cosas que te piden que lleves al trabajo, o que te tienes que traer del trabajo a casa. Siempre lo miro justo antes de salir de ambos, y es increíble la de cosas que hay ahí. Ya hace tiempo que no oigo el: «Al final no me lo has traído… ¿Verdad?»

O el típico contexto de #supermercado e ir a la compra y, al mirarlo, estar la lista de lo que hay que comprar casi al completo.

También, introducir todos los datos posibles al preparar la tarea, hace que sea más fácil y rápida realizarla en un futuro, e incluso ser una buena referencia en futuras tareas parecidas.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Ciertamente soy un apasionado de las cosas que me gustan y no puedo evitar transmitir mis sensaciones a los que me rodean. Como logro, ya he transmitido la pasión por GTD® a varios de mis conocidos, y a día de hoy siguen el método y están muy agradecidos.

Simplemente les cuento como me afecta a mí, que me quita el estrés de las tareas y que dejan de olvidarse las cosas. También les digo que hay que ser muy constante y que no es fácil.

La cabeza empieza a pensar de otra manera y todo lo que no entra en el GTD®, para mí no existe. Intento ser transparente con mis sensaciones y experiencia.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Recuerdo al principio, cuando en mi entorno personal estaban todos en modo «análisis del método», un amigo me pidió una tarea, no recuerdo exactamente qué era… Sí, que le dejara una herramienta o algo así. Y a los dos días de solicitarla, en una llamada telefónica, me comentó: “Pues creo que tu método no funciona, porque no te has acordado de lo que te pedí”,  tras lo que yo le comenté: «No, no. Tú estás muy confundido. Sé perfectamente lo que me has pedido, pero tú te crees en una preferencia e importancia diferente a la mía». Por supuesto, acabamos de risas.

Para ser más serios, comentar como anécdota la sorpresa de las personas a las que delegas. Con la carpeta «A la espera» se quedan bastantes sorprendidas del seguimiento de lo delegado.

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