GTD: Diferencia entre acciones, proyectos y objetivos

Uno de los principales obstáculos al que se enfrentan las personas que se acercan a GTD es el de la terminología que utiliza David Allen, su autor, para referirse a alguno de sus conceptos básicos. De estos obstáculos, si tuviera que elegir uno como máximo representante de todos ellos, sería el concepto de «proyecto». En GTD, un proyecto es todo resultado que requiere más de un paso para alcanzarse y que puede ser completado en un año. Como puedes comprobar, una definición «bastante» distinta de lo que la mayoría de la gente entiende normalmente por proyecto.

En el lenguaje común, un proyecto es algo con un cierto grado de complejidad, algo que además conlleva una carga de trabajo más o menos elevada, se prolonga durante un espacio de tiempo relativamente amplio, cuesta normalmente dinero y suele involucrar a varias personas. Vamos, muy poco parecido a la definición de GTD.

En mi experiencia facilitando talleres para la mejora de la efectividad personal, el lenguaje es crítico en el proceso de aprendizaje, y lo es al menos por dos razones.

Por una parte, el lenguaje es representativo, es decir, que cuando se usa una palabra, las personas la asocian a una imagen de una o más experiencias relacionadas con esa palabra. Esto significa que cuando un facilitador dice «proyecto», las personas que le escuchan evocan la imagen que ellas tienen almacenadas sobre «proyecto». Por mucho que expliques después qué aquí «proyecto» es otra cosa, a nivel subconsciente las personas siguen pensando en su interpretación de «proyecto», no en la que tú les estás explicando.

Por otra parte, el lenguaje es emocional, es decir, que cuando se usa una palabra, en nuestra memoria a largo plazo se activa una imagen asociada a una emoción. La única excepción a esto es cuando se trata de una palabra cuyo significado es desconocido en el contexto en que aparece. Si, por ejemplo, el recuerdo que una persona tiene asociado a «proyecto» es que se trata de algo complejo, esa persona se va a resistir a llamar «proyecto» a un conjunto de actividades sencillas.

Unido a lo anterior, tenemos que el trabajo del conocimiento es más complejo en su naturaleza que el trabajo manual. Como consecuencia, al lenguaje cotidiano le faltan palabras para expresar la complejidad actual. Me explico. Antes, una tarea podía tener una duración muy amplia. Por ejemplo, «cosechar el trigo» era una tarea, aunque pudiera prolongarse varios días. Para el agricultor, además de sus otras rutinas habituales, la única tarea a la que tenía que prestar toda su atención hasta completarla era esa: cosechar el trigo. Si el agricultor hubiera tenido que interrumpir la cosecha cada poco tiempo para ir a una reunión, atender una llamada o procesar su email, «cosechar el trigo» habría dejado de ser una tarea y habría pasado a ser otra cosa distinta, más compleja.

La gente hoy sigue hablando de tareas para referirse a cosas que ya no son tareas. Y esta es una de las principales causas de sus problemas de organización. Originariamente, una tarea era algo que se empezaba y en lo que se seguía trabajando hasta que se terminaba, llevara el tiempo que llevara. A día de hoy, trabajar de esta manera es prácticamente imposible. El problema es que, cuando se intenta trabajar de forma simultánea en varias tareas, se cae en la multitarea, que es uno de los hábitos más improductivos y estúpidos que existen, ya que la multitarea es la forma perfecta de tardar más tiempo en hacer peor más cosas.

Una de las grandes aportaciones del maestro David Allen son los conceptos de «acción» y «siguiente acción». En GTD, una «acción» es «una actividad física y visible que necesita ser realizada para avanzar hacia la consecución de algo». Por otra parte, para conseguir cualquier cosa, normalmente habrá acciones que se puedan ejecutar de inmediato y otras que requieran completar algún paso previo. En GTD, las «acciones» sobre las que se puede actuar ya, sin necesidad de esperar a completar ninguna otra «acción» previa, se llaman «siguientes acciones». Lógicamente, en el camino hacia la consecución de cualquier cosa, todas las «acciones» se irán convirtiendo en «siguientes acciones» en algún momento, según se vayan completando pasos.

Un ejemplo. Si quiero hacer la revisión al coche, la «siguiente acción» sería «llamar al taller para pedir cita». Como aún no he llamado, eso es todo lo que puedo hacer por ahora. Actividades como «llevar el coche al taller» o «recoger el coche del taller» son por tanto, a día de hoy, simplemente «acciones». Cuando llame al taller para pedir cita, la «acción» de «llevar el coche al taller» pasará a ser la «siguiente acción» y así, sucesivamente.

Mucha gente cree que «hacer la revisión al coche» es una tarea. Y esto es un problema grave. Da igual lo que tú creas, porque «hacer la revisión al coche» es lo que en GTD se llama «proyecto», ya que es necesario completar varios pasos – o «acciones» – para conseguirlo. Digo que es un problema grave porque llamar «tarea» a un «proyecto» tiene un montón de consecuencias altamente nocivas para tu efectividad. Por ejemplo, una tarea como «hacer la revisión al coche» es «cero tachable», lo que significa que te va a incitar fuertemente a la procrastinación.

Entiendo que usar la palabra «proyecto» para algo tan simple como «hacer la revisión al coche» pueda generar rechazo, pero ten en cuenta que llamar tarea a cosas que no lo son tiene consecuencias desastrosas.

Por otra parte, y en línea con lo anterior, a lo que en el mundo corporativo se le llama «proyecto», en GTD se le llama «objetivo».

La diferencia entre un «proyecto» y un «objetivo» radica en dos aspectos. Por una parte, el aspecto temporal. Un «proyecto» en GTD es algo que debe completarse en un plazo máximo de un año. Un «objetivo» es algo que normalmente abarcará más de un año, pudiendo abarcar dos, tres o incluso cinco años. Por otra parte, la necesidad de revisión. Los «proyectos» activos en GTD tienen que estar «inventariados» en la «lista de proyectos» y deben revisarse a fondo semanalmente durante el proceso de «revisión semanal». Por el contrario, los «objetivos» se gestionan fuera del sistema de control del flujo de trabajo y se revisan únicamente cuando es necesario.

Por lo tanto, algo como «implantar SAP» nunca sería un proyecto en GTD, sino un «objetivo», que incluiría decenas, por no decir centenas, de «proyectos». Uno de estos «proyectos» podría ser «contar con documento para comenzar un proceso de petición de ofertas a proveedores (RFQ)».

Como ves, se trata de un problema de escala. En un mundo simple, como es el del trabajo manual, con «tarea» y «proyecto» es suficiente. En el trabajo del conocimiento, por el contrario, necesitamos añadir un nivel de detalle superior al de la «tarea». Ahí es donde aparece la «acción».

Así que, resumiendo:

  • Acción: Actividad física que empiezas y terminas de una vez, sin interrupciones. De todas las «acciones» que tienes que completar para alcanzar un resultado, aquellas que puedes hacer sin completar pasos previos se llaman «siguientes acciones».
  • Proyecto: Resultado simple que consigues cuando completas todas las acciones que lo forman. Todos los «proyectos» tienen que estar reflejados en una «lista de proyectos» y hay que revisar semanalmente su evolución durante la revisión semanal del sistema.
  • Objetivo: Resultado complejo que consigues cuando completas todos los proyectos que lo forman. Los «objetivos» están fuera del «workflow» de GTD y únicamente hay que revisarlos cuando es necesario.

Para terminar, algunas pistas. Para una persona normal dedicada al trabajo del conocimiento, su volumen de «siguientes acciones» puede oscilar entre unas 40-50 y unas 180-250. Si tienes menos, algo estás haciendo mal y si tienes más, te estás sobrecomprometiendo. En cuanto a proyectos, el volumen normal puede ser entre 30-40 y 150-180. Si tienes menos, se te está «escapando» seguro algún «proyecto» que has confundido con una «siguiente acción». Si tienes más, que te sea leve. Por último, en cuanto a objetivos, cualquier cifra entre 1 y 10 puede ser normal, según la complejidad de los mismos y su alcance temporal. Si tienes más, casi seguro que también te estás sobrecomprometiendo y eso es peligroso, ya que el compromiso potencia tu efectividad, pero el sobrecompromiso la debilita.

Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito

Si conoces la popular metodología GTD®, el nuevo estándar en productividad personal, es muy probable que la forma en que está redactado el título de este post te resulte familiar.

Uno de los conceptos fundamentales de la metodología GTD es el de «proyecto». El significado de la palabra «proyecto» en GTD es bastante distinto del que la mayoría de la gente le da habitualmente. En GTD, se llama «proyecto» a todo resultado que requiere más de un paso y puede ser completado en un año. Según el «método de planificación natural de proyectos», que forma parte de esta misma metodología, la recomendación es expresar esos resultados como un éxito rotundo. De ahí el título de este post.

Exactamente el día 19 de junio del año pasado regresaba de mi curso de certificación como Master Trainer en GTD en Ámsterdam. Después de pasar una semana completa allí, en un programa «train the trainer» (T3) junto al mismísimo David Allen, volvía a España con un nuevo proyecto activo en mi «lista de proyectos»: «Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito». A partir de ahí, muchas horas, días, semanas y meses de trabajo hasta darlo por completado.

Mi primer aprendizaje en Ámsterdam, al segundo o tercer día de estar allí, es que se trataba de un proyecto demasiado ambicioso para poder ser llevado a cabo con garantías solo por mí, a no ser que estuviera dispuesto a abandonar otros proyectos muy importantes ya iniciados. Por eso, mi primera decisión fue llamar a mi buen amigo, y compañero de red en OPTIMA LAB, Jerónimo Sánchez, y compartir con él mis inquietudes, a la vez que preguntarle si quería ayudarme a seguir adelante con esta aventura. La respuesta de Jero fue el sí incondicional que esperaba de él y desde ese momento hemos venido trabajando en un modelo «bicéfalo», en el que Jero ha asumido la responsabilidad sobre la parte académica y yo he mantenido la responsabilidad sobre la parte operativa y de negocio.

Una consecuencia inmediata de nuestra decisión fue detener mi proceso de certificación como Master Trainer, y que fuera Jero quien lo retomara. La certificación como Master Trainer en GTD es un proceso intenso, largo y riguroso, que exige dedicación y compromiso durante un espacio de tiempo prolongado, algo que yo no podía permitirme en aquel momento sin poner en riesgo mis demás compromisos vinculados a la red OPTIMA LAB. Afortunadamente, el apoyo de Jero, y del resto de los nodos de la red, ha sido total desde el primer minuto, y sigue siéndolo.

Nuestro primer obstáculo fue descubrir que iban a pasar nueve meses hasta el próximo curso T3 en Ámsterdam, lo que de algún modo nos ponía muy difícil completar el proyecto en el plazo requerido, ya que nos quedaban únicamente tres meses para hacer el trabajo de un año. Además, las alternativas eran poco atractivas. El curso de certificación de Master Trainer en Europa tiene un coste considerable, al que hay que sumar desplazamientos y una semana de estancia en Ámsterdam. Plantearse otras opciones como, por ejemplo, ir a Dallas, o a Atlanta, a hacerlo, disparaba los costes y la inversión de tiempo. Teniendo en cuenta que Jero es experto en GTD desde hace años, y que la certificación es simplemente un proceso de validación por parte de la David Allen Company, decidimos esperar a la opción europea.

Por otra parte, hasta que Jero no asistiera a su curso de certificación, no íbamos a poder tener acceso completo a los materiales formativos, al haber cancelado yo mi proceso de certificación. Esto significaba que íbamos a tener que generar la versión española de todos los materiales en un tiempo récord. Otro tema que se ha alargado mucho más de lo previsto ha sido la construcción de la página web oficial de formación GTD en España, formaciongtd.com. Algo que sobre el papel parecía muy sencillo e inmediato – ya que contábamos con la plantilla de WordPress, banners, logos, tipografías y guías de estilo – ha resultado ser bastante complejo, porque la traducción al español, sobre todo en la parte gráfica, ha obligado a retocar gran parte de los estilos originales de la plantilla. La buena noticia es que la web estará operativa en breve plazo.

El viernes pasado se cumplían 12 semanas desde que Jero finalizaba su curso de formación como Master Trainer con David Allen. En estas 12 semanas, los nodos de OPTIMA LAB hemos hecho un trabajo impresionante y tremendamente efectivo. Mención especial merece el trabajo realizado por David Sánchez, que ha resultado clave en la realización de este proyecto.

Uno de los primeros subproyectos fue «videos del curso oficial GTD Fundamentals doblados al español». Había que buscar proveedores, escuchar voces, contrastar calidades y evaluar los resultados finales para el doblaje al español de la media docena de videos que forman parte del curso. Gran trabajo del propio Jero buscando y gestionando proveedores y posteriormente de toda la red seleccionando voces y evaluando resultados.

Otro subproyecto era «presentación del curso oficial GTD Fundamentals traducida al español». Jero hizo gala de sus dotes de «implementador» y llevó a cabo la traducción inicial, mientras que yo jugué mi rol de «finalizador», llevando a cabo el proceso de revisión de la misma.

La realización del proyecto «materiales del curso oficial GTD Fundamentals + Installation & Implementation Lab traducidos al español y remaquetados» corrió en gran parte a cargo de un proveedor externo, seleccionado por David. Jero y yo, con la ayuda de David en algún caso, nos encargamos de revisar y validar las traducciones. Además de costar «una pasta», este proyecto ha sido toda una «currada», ya que eran trece documentos, algunos muy breves pero otros con muchas decenas de páginas, y encontrar huecos para revisarlos todos en detalle, y contra-reloj, en una de las épocas con más trabajo del año, ha sido todo un reto.

Quedaba quizás la parte más compleja, que era coordinar toda la logística de materiales de forma que llegaran juntos al cliente en la fecha prevista. Digo compleja porque el material para cada curso procede de tres orígenes distintos. Por un lado, parte viene directamente de USA, de la David Allen Company. En este caso, la burocracia aduanera se hizo sentir con todo su rigor y casi nos cuesta el proyecto. Afortunadamente, David dejó constancia una vez más de sus dotes de «coordinador» y consiguió superar todos los obstáculos a tiempo, y eso que fueron unos cuantos. Por otro lado, el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia – Edición 2015», se imprime en Barcelona. Aquí también costó un poco dar con el interlocutor adecuado y negociar unos términos que tuvieran sentido. Otro gran resultado que agradecer a David.

El resto era cómo hacer llegar tanto los libros como el material de USA al proveedor encargado de imprimir y encuadernar los materiales, de modo que pudiera ponerlo todo junto y enviarlo al cliente. Mucha tensión en los últimos días, en gran parte debido a los problemas aduaneros, pero finalmente pudimos entregar a tiempo. Eso sí, Murphy no podía faltar tampoco en esta ocasión, así que parte de los materiales resultaron dañados durante el transporte. Nada grave. A las 8:30 de la mañana siguiente un nuevo envío llegaba, ahora sí, en perfectas condiciones, al cliente.

Qué pasó a partir de ahí no me corresponde a mí contarlo, sino al maestro Jero. No te pierdas su blog, porque seguro que hay novedades en breve. Por mi parte, simplemente añadir que ya estamos trabajando en la formación del resto de los nodos de OPTIMA LAB como Certified Trainer en GTD y que esperamos completar el proceso en pocos meses. Mientras tanto, seguimos adelante a todo gas con el proyecto de distribución de formación oficial de GTD en España, con la máxima ilusión y unas perspectivas muy prometedoras. Para empezar, estamos ya completos hasta noviembre, y esto no ha hecho más que empezar…

#cienciaGTD: La ciencia invalida la gestión del tiempo

Este es el último post de los catorce que componen la serie #cienciaGTD en la que, durante varias semanas, he ido desgranando los contenidos del paper publicado en 2008 por Francis Heylighen y Clément Vidal «Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity».

Los autores han llegado a conclusiones muy claras. El bombardeo de información al que están actualmente sometidos los profesionales del conocimiento produce estrés y confusión.

Los métodos tradicionales de gestión del tiempo y gestión de tareas son claramente insuficientes, ya que solo sirven para producir un alivio momentáneo y superficial. Esto se debe a que fallan a la hora de abordar el problema central: que la aparición de nueva información hace necesario reconsiderar las prioridades, los objetivos y los recursos.

Cuando las prioridades son variables, los métodos basados en la optimización o planificación detallada son inefectivos. En GTD, el método propuesto por David Allen en 2001, el foco cambia de establecer prioridades a mantener un inventario detallado de compromisos que, además, están asociados a oportunidades de acción.

Con la aplicación de este nuevo enfoque, el momento real en el que se hacen las cosas depende de cuando surge la oportunidad de hacerlas, en lugar de depender de planes teóricos que hay que estar cambiando y actualizando constantemente. El feedback de miles de usuarios durante más de una década y media demuestra de forma consistente que esta nueva forma de trabajar minimiza el estrés a la vez que asegura que el trabajo se lleva a cabo de la forma más productiva posible.

Aunque a día de hoy todavía no se han llevado a cabo estudios empíricos que corroboren este feedback, existe ya una base científica suficiente que lo valida. Para ello, Heylighen y Vidal exponen en su paper gran variedad de conceptos procedentes del nuevo campo científico de la cognición contextual y corporal , que ha desbancado al viejo paradigma del conocimiento simbólico.

Este nuevo paradigma científico afirma que el modo de funcionamiento de la mente humana no se basa en planificar, sino en interactuar con el entorno a través de la percepción y de la acción sobre el mismo. El tipo de razonamiento abstracto que propone el paradigma simbólico – en el que se apoyan hábitos obsoletos como «planificar» – resulta difícil para el cerebro, que está limitado por la escasa capacidad de la memoria de trabajo y por la falta de fiabilidad de la memoria a largo plazo a la hora de gestionar recordatorios.

La aproximación natural del cerebro a la resolución de problemas es tan simple como probar a hacer algo y utilizar el feedback resultante para tomar la siguiente decisión, que podrá ser mantener la línea de actuación o corregir la situación, si es que nuestras acciones nos alejan o desvían del objetivo. Así, las acciones que siguen a una primera acción vienen siempre determinadas por el feedback resultante de cada acción anterior. Es este feedback del entorno – que llega a nosotros a través de nuestros sentidos en forma de posibilidades o perturbaciones – lo que nos lleva a hacer una cosa u otra, no un plan preexistente que fue definido en un momento anterior, en un entorno distinto del real y con información incompleta y que ahora ha quedado desactualizada.

Por otra parte, se puede reducir significativamente la carga sobre la memoria descargando información en una memoria externa y estable, donde puede quedar almacenada y a salvo hasta que la necesitemos. Aunque Allen no menciona explícitamente el paradigma de la cognición distribuida, sí que insiste en que toda la información relacionada con tareas debe ser almacenada en un sistema de memoria externo y estar dispuesta de tal forma que esté lista para estimular la acción.

Para conseguir esto, GTD propone un diagrama de flujo detallado, que formaliza el proceso de capturar y organizar la información entrante en un conjunto de categorías de acción. Una vez hecho esto, lo siguiente es revisar y completar la acciones pendientes registradas, poniéndo el énfasis en hacer primero las acciones que mejor encajan con las posibilidades y restricciones de la situación presente, más que en las acciones con mayor prioridad.

GTD asume, de forma implícita, que todas las tareas existentes en la memoria externa son acciones que hay que hacer (de lo contrario estarían incubándose o no estarían en ninguna parte) por lo que si, en un momento dado, no se pueden completar todas ellas, lo mejor es completar tantas como sea posible en las condiciones existentes. Para conseguir esto, se debe comenzar con aquellas que requieran menos tiempo y esfuerzo, dadas las restricciones y posibilidades que ofrezca la situación en la que uno se encuentra.

La lógica de este razonamiento es sencilla. Las prioridades son subjetivas y además están sujetas a variaciones. Por el contrario, las posibilidades son objetivas y reales, aunque solo están disponibles mientras la situación se mantiene. Por lo tanto, maximizar la productividad significa aprovechar al máximo las posibilidades reales presentes. Para que esto sea posible, es imprescindible contar con un inventario completo de acciones que hay que realizar tan pronto se dé la ocasión para hacerlo.

La afirmación de GTD de lograr un trabajo libre de estrés está por tanto justificada por partida doble. Por una parte, GTD minimiza la carga sobre la memoria y el razonamiento, aprovechando sistemáticamente el potencial de las memorias externas. Como afirma Allen, esto reduce la ansiedad causada por la falta de seguridad en recordar todo lo que necesitamos recordar. Por otra parte, y aún más importante, la aplicación correcta y regular de GTD potencia y favorece las condiciones que dan lugar al estado de flujo, es decir, un propósito claro, feedback regular sobre el progreso de la tarea, avance ilimitado hacia la consecución de los resultados y desafíos adaptados a las capacidades personales.

Csikszentmihalyi documentó con detalle cómo estas condiciones propician una sensación de control, enfoque y bienestar, en profundo contraste con la confusión, ansiedad y procrastinación que acompañan a la sobrecarga de información mal gestionada. Evidentemente, hay situaciones que escapan a nuestro control o para las que podemos no contar con los recursos necesarios. Por tanto, GTD no puede garantizar la ausencia total y permanente de estrés, pero sí supone un claro y definitivo avance en la dirección correcta, lo que ha llevado a esta metodología a convertirse en los últimos años en el nuevo estándar en productividad personal.

Heylighen y Vidal finalizan sus conclusiones afirmando que las recientes teorías científicas no solo justifican el modelo empírico planteado inicialmente por GTD sino que también – y esto es muy importante – proporcionan un marco teórico más amplio que posibilita la generalización, mejora y extensión de la metodología. Además, animan a usuarios y teóricos del método a que sigan desarrollándolo, aprovechando esta base científica, hasta convertirlo en el método general para el trabajo del conocimiento.

Esta es precisamente mi intención al desarrollar OPTIMA3, una metodología de segunda generación que comparte principios con GTD e incorpora los avances más relevantes de los últimos años en efectividad personal.

Aunque sigo trabajando a buen ritmo en sus últimos detalles, OPTIMA3 es ya una metodología completa y plenamente operativa, cuya versión beta está siendo probada desde hace tiempo por mis colegas de OPTIMA LAB y por mí, y es también la que nosotros compartimos en nuestros talleres de efectividad personal. Aunque ya he adelantado por aquí algunos conceptos, y algunos aparecen también en mi libro, mi intención es seguir compartiendo elementos de la metodología con mayor frecuencia en los próximos meses y publicar en su momento un libro dedicado enteramente a ella.

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