GTD: Cómo te Definen tu Control y Perspectiva

Ya vimos que la matriz de la autogestión en GTD está dividida en cuatro grandes áreas, en función del grado de control y perspectiva que sueles tener habitualmente. También vimos que tu posición en esta matriz no es permanente sino que fluctúa en función del momento, las circunstancias y las diversas áreas de la vida.

Hoy vamos a ver con algo más de detalle cada una de estas cuatro áreas, cada una de las cuales se relaciona, según su autor, David Allen, con una serie de “síndromes” y con un tipo determinado de persona:

Víctima. Quién responde

Así es como llama David Allen a las personas cuyos niveles de control y perspectiva se encuentran en el cuadrante inferior izquierdo de la matriz, es decir, a aquéllas que generalmente tienen poco control y poca perspectiva.

En su extremo más negativo, hablaríamos de víctimas porque estas personas se sienten indefensas, a merced de las circunstancias externas y funcionando habitualmente en “modo crisis”. Desde el punto de vista de la eficacia personal, hablamos de personas que normalmente están ocupadas con lo último y más llamativo, con la “urgencia del momento”. Personas que solo prestan atención a lo que entienden requiere atención inmediata, dejando a un lado todo aquello que no parece crítico.

El principal problema que suelen encontrarse es que van de crisis en crisis, ya que buena parte de esos temas que “aparcan” momentáneamente, para centrarse en otros aparentemente más relevantes, vuelven más adelante convertidos en verdaderas crisis. Las personas en este cuadrante bastante tienen con mantener el barco a flote como para preocuparse de si el rumbo es el correcto o la velocidad la más adecuada. Para ellas, las direcciones y los objetivos son secundarios hasta que la supervivencia no está a salvo.

En su lado positivo, todas las personas nos encontramos en este cuadrante varias veces al día cuando simplemente respondemos a situaciones que nosotros mismos hemos creado o que han creado otras personas. Cuando estás respondiendo a “fugas” de tu sistema o poniéndote al tema con diversos asuntos, también estás trabajando de esta forma.

Por otra parte, puedes estar momentáneamente en este cuadrante cuando ha aparecido algo nuevo en una de tus áreas de responsabilidad y aún no has aclarado qué significa y qué tienes que hacer con ella. Que respondas como “víctima” o como “quién responde” ante esa novedad dependerá de cuál sea la situación general de todo tu sistema.

Microgestora. Implementadora

En su aspecto negativo, las personas que habitualmente se encuentran en este cuadrante suelen tener tendencia a sobreorganizar, a tener más control del que realmente necesita su sistema para ser funcional. Dicho de otro modo, el medio se convierte en fin. Este efecto negativo se ve además acrecentado por el hecho de que su nivel de perspectiva es bajo.

El principal problema que se encuentran estas personas es una paradoja: el exceso de control genera descontrol. Esto ocurre porque la inversión de tiempo y esfuerzo que dedican a mantener el control no lo están dedicando a hacer las cosas que realmente importan, con lo que al final acaban encontrando una situación descontrolada.

El reto al que se enfrentan estas personas es saber parar cuando el control es “suficiente”, algo que a menudo se ve obstaculizado por las viejas técnicas de “gestión del tiempo”. Las interminables listas de tareas o las agendas sobresaturadas son indicios de este tipo de síndrome y suelen conllevar elevados grados de frustración y desesperanza al ver que, por más esfuerzo que se pone y más tiempo que se dedica, el control nunca parece alcanzar el nivel necesario.

En su lado positivo, cuando ejecutamos los planes que hemos diseñado estamos actuando como personas implementadoras. Cuando te centras en la estructura y en alcanzar un objetivo, no puedes mantener tu atención en la visión de los resultados. En general, cuando “haces” sueles dejar a un lado los niveles superiores de perspectiva, ya que tu mente no puede estar pensando simultáneamente en el corto y el largo plazo.

La clave para las personas que tienen tendencia a pasar demasiado tiempo en este cuadrante es desarrollar la capacidad de desconectar, tomar momentáneamente distancia y “visitar”, aunque sea solo por un momento, niveles de perspectiva superior antes de volver al “nivel suelo”.

Creadora loca. Visionaria

Las personas con un alto nivel de perspectiva pero bajo nivel de control suelen tener demasiadas ideas en proporción a la capacidad real que tienen para llevarlas a cabo. Tienen tendencia a asumir más compromisos de los que pueden cumplir y vuelven locas a las personas de su alrededor con instrucciones que a menudo parecen fruto del azar y el descontrol. En otras palabras, sus sistemas y comportamientos no son los adecuados para encauzar toda su producción creativa.

En su extremo más negativo, son personas a las que les cuesta centrar su atención en algo durante el tiempo suficiente como para alcanzar resultados tangibles. Son personas que se entusiasman y desilusionan con la misma facilidad y que sienten una atracción casi irresistible por todo lo último y más novedoso. Desde este tipo de comportamiento, convertir todo ese entusiasmo en acciones concretas que se traduzcan en resultados específicos supone todo un reto.

En su lado positivo, visualizar forma parte de nuestra naturaleza. Con mayor o menor frecuencia, necesitamos imaginar los resultados que queremos conseguir. Tener sueños, pensar en objetivos que nos gustaría alcanzar o, simplemente, desconectar por un momento de la realidad, es algo que nos ocurre a todos.

La capacidad de visión es además de gran ayuda para innovar, para alcanzar logros extraordinarios. “Salir de la caja” e imaginar otros futuros posibles, es una técnica que a menudo produce resultados espectaculares. El principal reto al que se enfrentan las personas que tienden a pasar excesivo tiempo en este cuadrante es aprender a “tocar suelo” con la frecuencia necesaria para que todas esas ideas puedan transformarse en hechos reales.

Persona productiva

Las personas que habitualmente se encuentran en este cuadrante se sienten dueñas de sus vidas. Como todas las demás, no están a salvo de los imprevistos y circunstancias, a veces desagradables, que les depara el día a día pero, a diferencia de ellas, estas personas cuentan con un sistema fiable que les permite mantener alta su confianza por complicado que se vuelva el entorno.

Son personas que han superado las viejas creencias en cuanto al engaño de la conciliación, la gestión del tiempo, la importancia, la urgencia y las prioridades. Personas que saben que lo importante no es tanto lo que haces sino la forma en que te comprometes con lo que haces.

No tienen miedo a organizarse, como les ocurre a las visionarias y creadoras locas, porque no tienen miedo a caer en la microgestión. Tampoco tienen miedo a improvisar y a dejarse llevar, como les ocurre a las microgestoras e implementadoras, porque saben que el crecimiento ocurre fuera de la zona de confort.

Las personas que habitualmente habitan en este cuadrante saben que no hay libertad sin disciplina, sin visión, sin forma, sin estructura y sin hábitos. Si las carreteras no tuvieran rayas pintadas, no podrías dejar vagar tu mente y dar rienda suelta a tu creatividad porque tu atención se centraría en no chocar con nadie. Del mismo modo, si la carretera estuviera saturada de señales e indicaciones a las que prestar atención constantemente, no podrías liberar tu creatividad mientras conduces.

La palabra mágica se llama equilibrio, que es la relación óptima entre control y perspectiva. Cuando logras esto, todo lo demás mejora.

En su lado negativo, el principal peligro al que se enfrentan estas personas es la autocomplacencia. Creer que una vez alcanzas el equilibrio, permanecerás para siempre en él. La realidad es que el equilibrio es inestable y mantenerse en él exige que no abandones los hábitos que te han permitido alcanzarlo.

En realidad, perder el equilibrio en inevitable en ocasiones y tampoco importa demasiado cuando esto ocurre. Lo importante es saber reconocer pronto que lo has perdido y tener la capacidad de recuperarlo.

Si habitualmente eres una persona productiva, ninguna de las dos cosas te costará demasiado.

GTD: Prestar Atención a lo que Roba tu Atención

joven-estudiante-y-manzanaAhora que ya sabes que eso de la gestión del tiempo es una quimera y que lo único que tiene sentido gestionar es tu atención, veamos en qué consiste esto exactamente.

Todas esas cosas que tienes dando vueltas por la cabeza, es decir, todas esas cosas a las que en algún momento prestas atención, mucha o poca y con la frecuencia que sea, son cosas que en un momento dado captaron tu atención y lo hicieron por algún motivo.

En realidad, lo que ocurre es que, en un momento dado, esas cosas llamaron tu atención pero ahora, cada vez que te vuelven a la cabeza, lo que están haciendo es distraerte, es decir, están robando tu atención.

Cuando tu pensamiento se ve interrumpido por una “cosa” de manera más o menos repetitiva, suele ser indicio de que esa “cosa” necesita que tomes alguna decisión al respecto. Hay algo en ella que no ha sido captado, clarificado, decidido u organizado suficientemente.

Una de las premisas básicas de las que parte GTD es que si no prestas atención a lo que te llama tu atención, será necesario que después le prestes más atención de la que se merece.

Esto es así porque la cantidad de energía mental y emocional que inviertes en un pensamiento recurrente será siempre mayor que la necesaria para tomar una decisión al respecto la primera vez que aparece ese pensamiento, independientemente de lo que decidas hacer con él. Dicho de otro modo, “rumiar” pensamientos es altamente improductivo.

El 50% de la mejora en la productividad personal proviene de “hacer mejor” las cosas y “hacer mejor” no es más que centrar toda tu atención en la tarea que estás haciendo, de una sola vez y hasta terminarla. En consecuencia con lo anterior, si aceptamos que tu capacidad de enfoque es crítica para tu productividad personal, todo lo que afecte negativamente a esa capacidad debería ser eliminado.

Hay quien dice que prefiere ignorarlo, por ejemplo, porque considera que eso que está robando su atención no son cosas importantes. Evidentemente es una opción pero es una mala decisión. ¿Por qué? Muy sencillo. Porque si esa “cosa” va a desaparecer sola más adelante, lo correcto sería eliminarla ahora para que deje inmediatamente de interrumpirte, en lugar de hacerlo después de un tiempo. Por otra parte, si esa “cosa” no va a desaparecer y vas a tener que hacer algo con ella en algún momento, muévela ahora a un sistema fiable que te permita administrarla con el mínimo esfuerzo, y así también evitarás que siga incordiándote.

La clave es que sacar las “cosas” de tu cabeza se convierta en hábito y tratar igualmente las cosas importantes que las que no lo son ya que, sean o no sean importantes, están afectando negativamente a tu capacidad de atención. Si te resistes a aceptar “lo que hay” y capturas solo parte de lo que te roba la atención, estarás limitando tu eficacia.

También es importante no confundir el hábito de capturar con los de procesar y organizar. Cuando “sacas” algo de tu cabeza porque está interfiriendo con tu atención, lo que estás haciendo es simplemente “sacar una cosa” de tu cabeza. Eso no significa que vayas a hacer, ni que tengas que hacer, nada al respecto. Significa simplemente que la mueves temporalmente a un contenedor externo donde la dejas “confinada” para más tarde decidir qué hacer con ella.

Entender esta diferencia es clave, ya que habitualmente lo que “sacamos” de la cabeza son tareas, es decir, “cosas” con las que ya hemos tomado una decisión, a menudo automática e inconsciente, de hacer algo. Desde este paradigma, cuantas más cosas saco de mi cabeza, más “obligaciones” me estoy echando encima, así que la moraleja es clara: “saca lo mínimo posible”.

Sin embargo, en GTD lo que “sacas de tu cabeza” no son “tareas” sino “cosas”. Y aunque es probable que algunas de las “cosas” que has “sacado” se conviertan más adelante en “tareas”, lo normal es que otras muchas no.

En cualquier caso, eso ahora mismo no importa. Lo que importa es desarrollar el hábito de prestar atención a lo que roba tu atención y moverlo a otra parte para que deje de hacerlo mientras decides qué hacer (o no hacer) con ello.

Capturar: El Primer Paso para Obtener el Control en GTD

Capturar, también llamado a veces Recopilar, es el primero de los cinco pasos para obtener el control en GTD.

Del mismo modo que decimos capturar o recopilar, podríamos decir “acorralar”, “recoger”, “cosechar”, “reunir” y algún otro sinónimo de los anteriores. En realidad la palabra concreta que uses da un poco igual ya que el sentido de todas las anteriores es el mismo: aislar de forma consciente lo que llama tu atención en un momento dado.

No se trata de decidir en qué centras tu atención sino en reconocer qué es lo que está llamando tu atención, por la razón que sea.

Hay muchas cosas, entre ellas todas esas a las que calificarías de “normales” o “cotidianas”, que es poco probable que llamen tu atención. Por ejemplo, que las bombillas se enciendan al accionar el interruptor de la luz.

Sin embargo, hay otras muchas que de algún modo rompen ese equilibrio y, cuando lo hacen, es en forma de interrupción. Por ejemplo, hace demasiado calor en el trabajo, la impresora imprime raro y te llega un email de un cliente en el que se queja mucho aunque no te acaba de quedar claro de qué. Con ellas la situación no es tan evidente como en las primeras ya que, aunque también se podrían considerar hasta cierto punto “normales” o casi “cotidianas”, si no haces nada al respecto, es posible que no solo no desaparezcan sino que acaben secuestrando parte de tu atención de forma más o menos permanente y, en muchos casos, molesta e inoportuna.

Porque el problema no acaba en que pasen los días y siga haciendo demasiado calor en el trabajo, ni en que la impresora imprima raro de cuando en cuando, ni en que ese cliente envíe emails de queja cada dos por tres. El problema es que todo eso se enquista en tu mente y comienza a incordiarte cuando no debe.

De repente, algo en tu cabeza comienza a interrumpirte de forma más o menos aleatoria, por lo general cuando no estás en circunstancias de hacer nada al respecto, y lo hace en forma de pensamientos del tipo “debería hablar con mantenimiento para que miren el aire acondicionado” o “a ver si llamo al técnico de la impresora para que la revise” o “tengo que llamar a este cliente y tener una conversación a fondo con él”.

Todas estas interrupciones son un torpedo hacia la línea de flotación de tu productividad, ya que afectan a tu estado anímico y mental, estresándote, y también a tu capacidad de concentración, reduciéndola.

Por eso, lo primero que se debe hacer al sentir sensación de falta de claridad y de concentración es “limpiar el ambiente” y, para ello, el primer paso es capturar lo que está perjudicando tu enfoque.

¿Cómo capturarlo? La respuesta es sencilla: sacándolo de la mente. Esto puede hacerse escribiéndolo en cualquier sitio, enviándote un email, grabándote un mensaje en el móvil y de muchas formas más.

Es importante que lo que escribas sea lo suficientemente concreto como para que la próxima vez que lo veas te recuerde exactamente qué era eso que sacaste de tu cabeza. Por ejemplo, si anotas “impresora” cuando ves que la impresora imprime raro, podría no ser suficiente para que luego recordaras que en realidad querías decir “llamar al servicio técnico para que vengan a revisar la impresora”. Sin embargo, si anotas “servicio técnico impresora” es mucho más probable que sí recuerdes qué querías decir.

Llegados a este punto, es importante no confundir esas cosas que recopilas con los recordatorios que muchas personas distribuyen por su casa y por su lugar de trabajo para acordarse de cosas que tienen que hacer.

Y es importante porque el objetivo de recopilar es únicamente sacar las cosas de la cabeza para que dejen de afectar a nuestra claridad y a nuestra capacidad de enfoque. Así que si de repente has imaginado tu casa empapelada de post-it, relájate porque recopilar no consiste en eso. Recopilar es solo el primer paso, no el único. Más adelante veremos qué hay que hacer con todas estas cosas recopiladas y cómo es el proceso.

Pero, por ahora, quédate simplemente con que sacar de la cabeza todo lo que llama tu atención es el primer paso para obtener el control en GTD.

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