Desarrollo Personal: Productividad Sin Estrés

I’ve Joined the Cult, cortesía de Adam Kuban

En un post reciente comentaba la visita de David Allen a HP para presentar su metodología GTD.

GTD es la abreviación de Getting Things Done, traducido al español como Organízate con Eficacia, una mina de oro repleta de ideas para conseguir mucho más con mucho menos esfuerzo.

A todos nos gusta que las cosas se hagan y se hagan bien, pero también poder disfrutar de la vida, algo que parece cada vez más difícil, por no decir imposible, teniendo en cuenta el número creciente de obligaciones que se nos van acumulando.

La eficiencia en sí es buena, tanto si estás haciendo algo importante, interesante o útil, como si es algo aburrido pero que tienes que hacer de todos modos. En el primer caso probablemente quieras obtener el mayor retorno posible de tu inversión de tiempo y energía. En el segundo, seguramente estés deseando terminar para poder dedicarte a otra cosa.

Y sea lo que sea lo que estás haciendo, probablemente te gustaría estar más relajado, con la confianza de saber que lo que haces en ese momento es justo lo que tienes que hacer.

Por desgracia no existe método, curso, libro, etc. capaz de elegir por ti y decirte qué debes hacer, cuándo debes hacer algo o cómo debes hacerlo. Sin embargo, aunque no exista una fórmula magistral que te garantice la perfección en organización personal y productividad, si hay un par de cosas que te pueden hacer la vida más fácil.

GTD es un método sencillo, al alcance de cualquiera, para relacionarnos de una forma más proactiva y constructiva con la realidad que nos rodea. Sus propuestas son fáciles de seguir y no requieren conocimientos específicos, porque todos sabemos concentrarnos, apuntar cosas, decidir sobre resultados y acciones, revisar opciones y elegir.

Aplicar las enseñanzas de GTD puede salvar tu vida, pero aplicarlas sistemáticamente te la cambiará.

Si estás harto de “apagar incendios” a todas horas, de crisis diarias y de no poder conciliar tu vida profesional y familiar, te invito a que nos sigas todos los lunes en Optima Infinito.

GTD: Un Nuevo Enfoque para una Nueva Realidad

.yell.ou., cortesía de · skëne ·

Es posible tener un número abrumador de cosas por hacer y, aún así, ser capaces de trabajar productivamente, con la mente clara y la tranquilidad de tenerlo todo bajo control.

Aparte de ser un modo fantástico de vivir y trabajar con altos niveles de eficacia, esta forma de actuar se está convirtiendo en un requisito crítico para los profesionales de alto rendimiento.

Lo bueno es que todos sabemos ya lo que hay que hacer para alcanzar este estado de alto rendimiento.

Sin embargo, si eres como la mayoría de las personas, necesitarás aprender a emplear esos conocimientos de otra forma más adecuada, completa y sistemática.

Aunque el método y las técnicas de GTD son fundamentalmente prácticas y basadas en el sentido común, la mayoría de las personas se encontrarán con hábitos de trabajo que tendrán que cambiar antes de poder emplear con éxito este sistema.

En realidad son cambios pequeños. Cambios en la forma de aclarar y organizar todas las cosas que requieren tu atención, pero que pueden significar un cambio sustancial en la forma en la que abordas los aspectos clave de tu día a día.

Se trata, en esencia, de un cambio de paradigma.

Los métodos que veremos en GTD se centrán en dos objetivos básicos:

  • Reunir todas las cosas que tenemos que hacer – ahora, luego, algún día, grandes, pequeñas – en un sistema lógico, en el que confíes y que esté fuera de tu cabeza
  • Desarrollar la disciplina de tomar decisiones sobre la marcha cada vez que te surja una nueva “cosa”, de modo que siempre tengas un plan de “próximas acciones” que puedas hacer o renegociar en cualquier momento

GTD es un método probado que posibilita esta nueva forma de actuar que comentaba al inicio de esta entrada y, como veremos, sus principios se pueden aplicar de forma inmediata a tu vida, tanto privada como profesional.

De hecho, para David Allen, trabajo es, en su sentido más universal, todo lo que quieres, o necesitas, que sea distinto de lo que es. Por eso, aunque la mayoría de la gente diferencia entre vida profesional y vida privada, los métodos y técnicas de GTD deben aplicarse, para ser realmente efectivos, en todos los ámbitos de nuestra vida.

GTD: Tiempos Modernos

multitasking, cortesía de -sel-

Como decíamos hace unos días, casi todo el mundo tiene la sensación de tener un montón de cosas que hacer y no disponer de tiempo suficiente para hacerlas todas.

Una de las paradojas de nuestra época es que las personas han mejorado su calidad de vida pero, a la vez, han disparado sus niveles de estrés al tener que abarcar más de lo que sus recursos les permiten.

Uno de los factores que contribuyen a estos niveles de estrés es el hecho de que la naturaleza de nuestro trabajo ha cambiado mucho más rápidamente de lo que nosotros hemos podido adaptarnos a ello.

En la segunda mitad del siglo XX, lo que conocíamos como “trabajo” en el mundo industrializado pasó de ser una actividad que se hacía en líneas de producción, del tipo “hazlo” o “muévelo”, a lo que tan acertadamente Peter Drucker llama “trabajo del conocimiento”.

Antes el trabajo era algo evidente. Había que labrar el campo, ordeñar las vacas, embalar productos… Sabías cual era el trabajo que había que hacer porque podías verlo y por tanto era muy fácil saber si el trabajo estaba terminado o no.

Sin embargo hoy día los límites de los proyectos no son tan claros y, por si fuera poco, nuestros propios trabajos cambian constantemente. La mayor parte de nosotros hacemos algo distinto de aquello para lo que fuimos originalmente contratados, bien porque hayamos dejado de hacer determinadas cosas, porque haya cambiado la forma de hacerlas o porque hagamos otras cosas nuevas adicionales.

Cantidades ingentes de información y comunicación llegan a diario a nuestras vidas y generan un volumen igualmente ingente de compromisos, tanto con nosotros mismos como con el resto de personas de nuestro entorno.

El problema es que no hemos sido preparados para gestionar ese enorme volumen de compromisos.

Ni la formación ni los modelos tradicionales de gestión del tiempo, ni la colección de herramientas disponibles para organizarse son la solución al problema.

Si has intentado alguna vez utilizar o aplicar alguno de esos procesos o herramientas, probablemente te habrás dado cuenta de que son incapaces de ajustarse a la velocidad, complejidad y prioridades cambiantes características de tu actividad.

Los enfoques tradicionales de gestión del tiempo y de organización personal fueron útiles en su época. La agenda, aún siendo importante, sólo puede ayudarte a gestionar una parte de lo que necesitas organizar y las listas de “cosas por hacer” han demostrado ser insuficientes para gestionar el volumen de trabajo típico del profesional medio.

En el otro extremo, un buen número de libros, modelos, seminarios y gurús han defendido la importancia de aclarar nuestros valores y objetivos como solución para abarcar la complejidad del día a día.

Tener claros nuestros valores y objetivos ayuda a establecer prioridades y dotar de sentido y significado a lo que hacemos pero, en la práctica, resulta de poca ayuda a la hora de alcanzar resultados concretos.

En la nueva cultura del trabajo del conocimiento falta una pieza: un sistema con un conjunto coherente de comportamientos y herramientas que funcionen de forma efectiva al nivel en el que el trabajo tiene lugar.

Este sistema debe combinar la visión amplia con los detalles y permitir gestionar múltiples niveles de prioridad, controlar cientos de asuntos y ahorrar más tiempo del invertido en mantenerlo.

En resumen, debe hacer más fácil hacer las cosas.

La buena noticia es que este sistema existe. Su nombre: GTD.

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