Productividad | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

Productividad para Adultos

Lo puedes leer en aprox. 3:15 minutos

Será rata?, cortesía de Simón Sánchez Sotomayor

Aviso: el contenido de este artículo puede herir la sensibilidad del lector.

Están ahí. Nos hablan sobre ellos todos los días. Son los famosos ladrones de tiempo, personajes sin duda tan reales como los gnomos, las sirenas y los elfos.

No es que tú tengas poca fuerza de voluntad, ni que nunca te hayas parado a pensar cuál es tu propósito, ni qué en realidad ignores qué resultados quieres obtener, ni que muchos de tus hábitos sean rotundamente improductivos… No. La culpa la tienen los ladrones de tiempo, que son muchos, bien organizados y además maestros en el fino arte del camuflaje, por lo que resulta casi imposible descubrirlos.

Tú ya sabes que no debes acercarte a la pantalla de tu ordenador porque, en el momento menos pensado, el brazo férreo de una red social saldrá para agarrarte del cuello y obligarte a permanecer allí sentado durante horas. A ti en realidad no te gustan las redes sociales. El problema es que su canto es irresistible, como el de las sirenas, y por eso tú, aunque haces todo cuanto está en tu mano por evitarlo, acabas sucumbiendo a la tentación.

Algo parecido ocurre con la televisión, el móvil, tus amigos… En realidad son algunas de las múltiples formas que los malvados ladrones de tiempo adoptan para engañarte y volverte improductivo.

Además, los ladrones de tiempo siempre van un paso por delante. Antes adoptaban la forma de mirar por la ventana, luego se convirtieron en diarios deportivos y crucigramas pero ahora, con los avances tecnológicos, se han vuelto más sutiles. Y por si fuera poco, han encontrado el modo de ser cada vez más adictivos.

¿Cómo huir de ellos, si están por todos lados? ¿Qué hacer antes tan siniestra situación? Porque tú eres sólo una víctima inocente; un alma cándida rodeada de maldad. Eso está claro.

Mira. Te voy a contar algunos secretos que sólo conocemos los gurús de la productividad personal. De nada. Para eso somos gurús, ¿o no?

Lo primero, necesitas ponerte a dieta. No, no es que estés gordo (bueno, un poco sí pero ese no es el motivo) sino que el primer paso para acabar con los ladrones de tiempo es poner tierra de por medio y, para ello, ¿qué mejor que dejarles sin comer?

La mejor dieta es la de información. Esa sirve para que te depures por dentro, como los bífidus, y funciona aún mejor si la combinas con la dieta de email. Hay quién incluso opta por la dieta sin Internet pero a mí me parece demasiado radical.

Además, si sigues esta dieta a rajatabla durante toda tu vida, es casi seguro que los ladrones de tiempo no volverán a molestarte. Claro que, si has estado a régimen alguna vez, ya sabes que también hay ladrones de voluntad, primos hermanos de los ladrones de tiempo, y que te obligan a comer entre horas…

Pero bueno, en cualquier caso, lo que es importante es que, decidas lo que decidas y hagas lo que hagas, sea siempre algo basado en trucos, como la magia. Lo ideal son los trucos combinados, como mezclar el pomodoro con un bloqueador de redes sociales. Eso no falla. ¿Cómo? ¿Qué el bloqueador lo has instalado tú y podrías desactivarlo en cualquier momento? Bueno, sí, pero tú no harías eso, ¿verdad? Claro, que si te obliga algún ladrón de tiempo…

En cualquier caso, si alguien te dice, o lees en algún sitio, que la única forma de ser productivo no es matar ladrones de tiempo sino adquirir hábitos productivos, no le hagas ni caso. Sobre todo si te hablan de una extraña magia negra llamada GTD. Fíjate si llegan a ser osados esos tipos que afirman que el único ladrón de tiempo eres tú. ¡Habrase visto!

Estos del GTD usan unos conjuros complicadísimos que aseguran te vuelve productivo. Dicen que tienes que capturar, aclarar, organizar y reflexionar antes de hacer. Casi nada. Que tienes que sacar todo de tu cabeza y usar recordatorios. Que para todo, sí, sí, para todo, tienes que identificar cuál es la próxima acción. ¡Ah! Y por si fuera poco, que tienes que hacer una revisión de tu sistema GTD ¡todas las semanas! Como si los ladrones de tiempo te lo fueran a permitir. En fin, que se nota que son unos iluminados.

Así que ya sabes. Tú a lo tuyo, que es hacer dieta. Mucha dieta y mucho pomodoro. Lo del GTD no te sirve. Eso es sólo productividad para adultos.

Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

Lo puedes leer en aprox. 4:49 minutos

|10|, cortesía de Emi Yañez

Son muchas las personas que usan una agenda para gestionar su productividad personal y, sin embargo, sólo una pequeña porción de ellas la usa correctamente.

Después de muchos años trabajando en posiciones europeas, una de las cosas que más me está llamando la atención en mi nueva etapa profesional es el especial mal uso que se hace de la agenda en España, con todas las excepciones que queramos, que imagino las habrá.

Es algo que suelo comentar en los talleres que facilito sobre GTD y que, sorprendentemente, no sólo no genera discusión, sino que es reconocido abiertamente como un problema real.

No sé si es una flexibilidad mal entendida, un excesivo “querer agradar” debido a razones culturales, un ejemplo más de apasionamiento latino traducido en voluntarismo, una más de las muchas malas prácticas de gestión que abundan en nuestras organizaciones o el simple desconocimiento de cómo se debe usar una agenda para que sirva de algo.

Por si se trata de lo último, comparto aquí algunos principios básicos, a modo de guía, que te ayudarán a convertir tu agenda en una verdadera herramienta de productividad.

Asegúrate de anotar todos los compromisos que caducan y sólo los que caducan

La agenda debe utilizarse, única y exclusivamente, para anotar tareas que te has comprometido a hacer en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Cosas que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Puedes también utilizarla como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que tomar una decisión en una fecha o momento determinados.

En cualquier caso, la agenda no debe incluir tareas sólo porque te gustaría hacerlas antes de una fecha determinada, ni tampoco tu lista de cosas por hacer.

La finalidad de la agenda es darte especial visibilidad sobre compromisos adquiridos que sólo puedes cumplir en momentos concretos. Si mezclas este tipo de compromisos con otros que simplemente debes hacer lo antes posible, esa utilidad desaparece por completo.

No conviertas tu agenda en una lista de deseos ni en una declaración de intenciones

La agenda debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer. Esto significa que no debe incluir tareas que “te gustaría poder hacer”, “a lo mejor vas a hacer”, “harás si te da tiempo”, etc. Todo este tipo de tareas deben ir a parar a tu lista algún día/tal vez hasta que, en una de tus revisiones semanales, decidas comprometerte, de verdad, a hacerlas.

Si mezclas lo que vas a hacer con lo que tal vez hagas estás añadiendo ruido a tu sistema, aumentas el riesgo de procrastinar y, en definitiva, estás minando la fiabilidad de tu agenda y, con ello, su utilidad.

Considera tu agenda territorio sagrado

En línea con el consejo anterior, lo que entra en tu agenda no se mueve ni se cambia. La agenda es un territorio sagrado que no se modifica salvo causa mayor. Cuando cambias algo que has anotado en tu agenda, no sólo saboteas tu propia productividad sino la de las demás personas implicadas, que se ven obligadas a cambiar también sus respectivas agendas.

En la última empresa en la que trabajé, las reuniones mensuales de comité de dirección europeo se fijaban para todo el año y excepto una o, como mucho, dos, todas se celebraban en la fecha y lugar previstos. ¿Te imaginas algo así en una empresa española?

Evita que tu agenda parezca un Tetris

Una agenda en la que los distintos compromisos se solapan o son consecutivos delata una baja productividad. El objetivo no es “encajar” una reunión o conferencia con otra para que quede como un Tetris perfecto sino precisamente lo contrario.

Los motivos por los que debes dejar espacio entre los compromisos que anotas en tu agenda son muchos. Por ejemplo, por si ese compromiso se alarga más de lo esperado o para asegurar que puedes desplazarte entre compromisos si es necesario. Pero el más importante es porque necesitas dejar espacios en los que trabajar en tu trabajo ya definido, es decir, tus listas GTD, y también para definir tu trabajo.

Si tu agenda consume habitualmente todo tu día nunca serás productivo. Así que ya sabes, huye de las reuniones siempre que puedas porque o te reúnes o trabajas.

Gana perspectiva trabajando a largo plazo

Una de las cosas que me llama poderosamente la atención es lo mal que, en general, se gestionan en España las invitaciones para contribuir a la difusión de diversos eventos. En muchos de estos casos se trata de eventos en los que los ponentes son personajes conocidos, con frecuencia extranjeros, cuyas agendas me consta son a varios meses vista. De hecho, la complejidad logística del propio evento exige una preparación que como mínimo se mide en semanas.

¿Por qué entonces se envían las invitaciones para asistir con tan escasa antelación, con frecuencia sólo uno o dos días antes? Avisar en el último momento aumenta enormemente la probabilidad de no poder asistir, ya que hace casi imposible que las personas puedan renegociar sus compromisos ya existentes.

Al menos en mi experiencia, este tipo de comportamientos son inimaginables en cualquiera de nuestros países vecinos. No digo yo que debamos reservar las vacaciones de verano en Navidad, práctica habitual en los países nórdicos, pero existe un término medio. Si llevas organizando un evento, con fecha confirmada, desde hace semanas, ¿por qué esperas al último momento para invitar a personas que, se supone, tienes interés en que asistan?

No lo olvides. Poder bloquear fechas en tu agenda con antelación te ayuda a tener más perspectiva y a dosificar mejor tus esfuerzos, a la vez que te permite renegociar tus compromisos en caso necesario.

Reserva espacios para reunirte contigo mismo

Este sencillo truco te permite encontrar esos bloques de tiempo sin interrupciones que en ocasiones necesitas para sacar adelante una oferta, o una presentación o, simplemente, para ponerte al día después de un pico de trabajo.

Lo único que debes tener en cuenta es que esta reunión contigo mismo es tan importante o más que una reunión con tu jefe, así que actúa en consecuencia.

Ten siempre el contenido actualizado al 100%

Todo lo anterior no sirve de mucho si en tu agenda conviven compromisos cancelados o que han cambiado de fecha y hora.

Si quieres poder seguir confiando en tu agenda, asegúrate de reflejar de forma inmediata cualquier cambio que se produzca en uno de tus compromisos.

Conclusión

La agenda es una herramienta potentísima si sabes hacer buen uso de ella. La forma de lograrlo es muy sencilla: convertir en hábitos las 6 prácticas que te recomiendo. Si lo consigues, te aseguro que notarás un incremento espectacular de tu productividad.

Sí al Inbox a cero, porque No Existe Productividad sin Control

Lo puedes leer en aprox. 3:40 minutos

Mi amigo Berto Pena, con quien habitualmente comparto muchos puntos de vista sobre productividad personal, publicaba recientemente un artículo titulado “No al ‘Inbox a cero’, sí al Email inteligente” con el que discrepo bastante, no en la esencia pero sí en el planteamiento, ya que este último choca frontalmente tanto con mi experiencia personal como con los principios de la metodología GTD.

David Torné seguía profundizando en el tema unos días más tarde con su “Decálogo para no morir ahogado por el email“, haciendo una serie de interesantes propuestas, mucho más en la línea de GTD, que sin duda pueden ayudar a paliar el problema pero que, en mi opinión, siguen sin atacar realmente a las verdaderas causas del mismo y, por tanto, no lo resuelve.

El email es una herramienta útil, creo que en eso coincidimos todos. El problema es el abuso y el mal uso que se hace del email y que se traduce en que muchas personas reciban una cantidad ingente de correos diarios que consumen buena parte de su tiempo, energía y atención.

Si el uso incorrecto del email se traduce en un exceso de correos que nos absorben y alejan de otras cosas más importantes, lo lógico parece no prestarles más atención de la estrictamente necesaria para así poder prestar esa atención a lo que realmente la merece. Como teoría está bien y en esa línea van las propuestas de Berto y David. Sin embargo, en la práctica, este planteamiento no acaba de funcionar.

Y no acaba de funcionar porque el problema no son los correos en sí, ni que recibamos muchos o pocos, ni que sean importantes, urgentes o irrelevantes. El verdadero problema es que cada correo es un “frente abierto”, es decir, algo sobre lo que tendrás que tomar una decisión antes o después. Es el “significado potencial” de cada correo que recibes lo que te intranquiliza y estresa. ¿Y si es importante? ¿Y si es urgente? ¿Y si es de mi jefe que quiere algo para ya?

Un Inbox lleno de correos es una bomba en potencia, algo que puede explotarte en cualquier momento. Mientras no sepas que hay ahí realmente, no te olvidarás del email, por muchos filtros automáticos que uses. Seguirán siendo “cosas pendientes” que, quieras o no quieras, ya tienen tu atención, porque sabes que están ahí.

El principio básico de GTD es “presta atención a lo que ya tiene tu atención“. Sólo haciendo esto serás capaz de liberarla para poder dedicarla a otras cosas. Si tu atención está dispersa, si no estás concentrado en lo que estás haciendo en ese momento, jamás tendrás una mente como el agua y será difícil que rindas a tu máximo potencial.

Por eso GTD es una metodología que busca proporcionarte control y perspectiva, para que disfrutes de esa “intuición formada” que te permite decidir con confianza, en cada momento, qué hacer y qué no hacer.

Procesar el Inbox en GTD no requiere horas, ni mucho menos. Incluso con un volumen muy elevado de correos al día, digamos 300 por poner una cifra, estaríamos hablando de menos de una hora diaria. ¡Menos de una hora para tener tu Inbox bajo absoluto control!

Sí, es cierto, el Inbox se volverá a llenar tan pronto lo vacíes. Así son las cosas. Pero también comes habitualmente a pesar de saber que volverás a tener hambre en unas horas, ¿no?

Procesar [el Inbox] en GTD no es lo que la gente suele llamar “procesar”. Procesar no es hacer. Es simplemente ir abriendo los correos uno a uno, empezando por el primero y terminando por el último, y para cada uno decidir si ese email requiere que se haga algo con él o no. Si no hace falta hacer nada con él, lo puedes tirar, archivar o dejar “incubando” para más adelante en tu lista “algún día/tal vez”. Si hace falta hacer algo con él y te va a llevar menos de 2 minutos, hazlo. Si te va a llevar más de 2 minutos, mira a ver si puedes delegarlo y delégalo y, si no puedes, anota lo que tienes que hacer con él en tu lista de próximas acciones, o en tu agenda, para hacerlo más adelante.

Yo recibo bastante email, cerca de 200 correos diarios. En el pasado he llegado a recibir más del doble. Desde que uso GTD te puedo asegurar que mi Inbox queda a cero tres veces al día y que no dedico más de 10 segundos de media a procesar un mensaje, es decir, un total de media hora al día a procesar el Inbox, unos 10 minutos cada vez que lo proceso.

A cambio tengo absoluta certeza de saber lo que implican mis decisiones cuando decido qué hago y qué no hago, con la tranquilidad de saber que no hay ninguna “bomba” escondida en mi Inbox que me va a explotar cuando menos lo espero.

Prestar atención tres veces al día durante 10 minutos a mi Inbox me permite poder dedicar mi atención a cualquier otra cosa el resto del día. Porque al vaciar mi Inbox recupero el control que me permite ser productivo.

Porque, no lo olvides, no existe productividad sin control.