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Mi Escritorio y Otras Herramientas de Productividad

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Inspirado por dos grandes de la productividad, Jeroen Sangers y Berto Pena, me he animado a compartir contigo el aspecto que habitualmente presenta mi Escritorio, así como las herramientas que utilizo a diario para llevar a cabo mi trabajo de forma más cómoda y efectiva.

Lo primero es comentarte que uso Windows 7 y no Mac. Sí, lo entiendo, pero tiene que haber de todo

Me gustan las resoluciones altas, tanto si uso pantalla externa como si es la del propio portátil. En ambos casos, la resolución a la que trabajo últimamente es 1920×1200.

Como puedes observar, mi escritorio es realmente minimalista. En el pasado solía tener algunos iconos en el lado izquierdo, no más de una docena, pero poco a poco fui reduciendo el número hasta no dejar ninguno. Al final, y viendo los escritorios de Jeroen y Berto parece que no soy el único que lo piensa, los iconos en el escritorio distraen mucho, por lo que no me parecen una buena idea.

Lo único que puedes observar además de la foto del paisaje es una pequeña barra horizontal en la parte superior derecha. Corresponde a la aplicación AIMP3, mi reproductor musical favorito. Podría tenerlo minimizado pero me resulta más cómodo tenerlo ahí.

En cuanto a la propia foto del paisaje, podría haber sido cualquiera de los cientos que almaceno en el disco duro de mi PC. Llevo muchos años suscrito a la edición Premium de Webshots y me encanta disfrutar de espectaculares paisajes naturales mientras trabajo en el ordenador. Esta aplicación, que además es mi protector de pantalla, va renovando cada hora el fondo de mi escritorio con una nueva foto.

La barra de tareas está configurada para ocultarse automáticamente. En ella tengo una selección de iconos para lanzar con un simple clic de ratón las aplicaciones que utilizo con más frecuencia.

Al otro extremo de la barra de tareas, en la bandeja del sistema, tengo minimizadas varias herramientas que uso con frecuencia.

Una de ellas es DateInTray, una pequeña aplicación que me permite disponer con un click de un sencillo calendario que además incluye los números de semana.

Otra es WindowSpace, utilísima herramientas para manejar ventanas. Puedes moverlas, cambiarlas de tamaño, encajarlas en pantalla, hacerlas siempre visibles o transparentes…

Utilizo también dos aplicaciones para hacer más productivo el uso del ratón sin tener que recordar largas listas de atajos de teclado. Una de ellas es StrokeIt, con la que puedes definir gestos de ratón para simular casi cualquier combinación de teclas que necesites: maximizar, minimizar, cerrar, guardar, navegar… La otra es X-Mouse Button Control, que también sirve para muchas cosas pero yo uso únicamente para activar ventanas pasando el ratón por encima de ellas sin necesidad de hacer click y también para simular con la rueda central del ratón el Alt-Tab de Windows con el que poder ir cambiando de una ventana abierta a otra.

Al igual que Jeroen, también uso F.lux, que ajusta automáticamente la temperatura de color de la pantalla en función de la hora del día.

Una herramienta muy útil para recopilar es GyroQ. La combinación de teclas Ctrl+Q abre una pequeña ventana en la que puedo anotar cualquier cosa que irá más tarde a parar a la bandeja de entrada de mi sistema GTD para ser procesada.

Otra herramienta que uso con frecuencia es The Calculator (la web original ya no existe), una antigua pero muy útil aplicación, ya que con sólo pulsar la tecla Bloq. Num, tengo una completa calculadora en la pantalla, con la ventaja de que permite ver y editar operaciones con muchos términos.

Completando esta pequeña colección, dos “clásicos”: Dropbox y Evernote, que creo no necesitan más presentación, y, por último, Babylon, un completo traductor que puedo usar con cualquier aplicación gracias a su potente OCR.

Como le pasaba a Berto, en el pasado tenía muchísimas aplicaciones, la mayoría de las cuales apenas usaba y simplemente consumían atención y recursos. Un buen día desinstalé todo y decidí que sólo instalaría de nuevo lo que echara en falta en repetidas ocasiones. De este modo llegué a mi configuración actual.

Habitualmente tengo abierto, aunque minimizado, MindManager, ya que ahí están las listas GTD con las que trabajo, y Chrome, donde tengo abiertos los Contactos y el Calendar de Google en pestañas fijas, ya que mi Agenda y mi lista de teléfonos las uso con frecuencia. Siempre intento tener el menor número posible de aplicaciones abiertas y, desde luego, evito siempre la multitarea.

Un Escritorio repleto de iconos es una fuente constante de distracción. Del mismo modo, evitar herramientas innecesarias y saber elegir bien las que te ayudan a ser más productivo, puede marcar la diferencia.

Por Qué Productividad Personal No es Gestión del Tiempo

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Me llama la atención que a estas alturas del siglo XXI se siga hablando de “gestión del tiempo”, como si el tiempo fuera algo que se pudiera gestionar.

Como bien dice David Allen, creador de la metodología GTD, “por muy bien que gestiones cinco minutos, jamás vas a terminar teniendo seis”. Puedes gestionarte tú, gestionar tu atención o gestionar las cosas que haces (acciones) pero, definitivamente, no puedes gestionar el tiempo.

Cuando se habla de “gestión del tiempo”, la gente piensa normalmente en planificación de tareas y en cuadrantes importante/urgente que les permitan recuperar sus vidas; las empresas, por su parte, piensan en cómo hacer que sus empleados produzcan más, es decir, en cómo hacer que sean más productivos o, dicho de otro modo, en cómo obtener más resultados con los recursos disponibles.

Pero, ¿por qué las empresas siguen insistiendo en llamarlo “gestión del tiempo” cuando quieren decir “productividad”?

Quizás sea simplemente porque desconocen la diferencia entre ambas expresiones, aunque podría ser también porque productividad suena a trabajar más por el mismo sueldo mientras que “gestión del tiempo” evoca la ilusión de poder finalmente conciliar vida personal y profesional.

Al margen de lo anterior, el verdadero problema es que seguir hablando de “gestión del tiempo” es teorizar sobre sueños irrealizables. Por el contrario, hablar de “productividad” es ver la forma de mejorar resultados con los recursos disponibles, tanto si se aplica a personas como a organizaciones.

La famosa expresión “gestión del tiempo” está pidiendo un relevo a gritos, no sólo por ser engañosa sino por tratarse de un concepto caduco e inservible.

Las técnicas tradicionales englobadas en lo que se ha venido llamando “gestión del tiempo” no funcionan y no lo hacen porque:

Consideran el tiempo como un recurso gestionable, cuando el tiempo es en realidad una circunstancia más de las muchas que te condicionan
No tienen en cuenta la forma real en la que el cerebro procesa constantemente la información y los recursos disponibles para asignar prioridades y decidir acciones
Se basan en estimaciones subjetivas, relativas y cambiantes de importancia y urgencia
Parten del principio falso de que las prioridades son estáticas y las asignas tú, ignorando que con frecuencia vienen impuestas y que cambian constantemente en función de los imprevistos
Obvian la existencia de las interrupciones y que el impacto de las mismas hace inservible cualquier tipo de planificación

Por eso, aunque no te gusten las connotaciones economicistas del término “productividad”, deberías ir olvidando la patraña de la “gestión del tiempo” y reconocer que lo que necesitas es algo que te ayude a conseguir los resultados que deseas con los recursos de los que dispones, no sólo en el aspecto profesional, sino en cualquier otro ámbito de tu vida.

Porque la “productividad personal” es únicamente eso: un conjunto de técnicas orientadas a la consecución de resultados.

Lo importante no es si las cosas te parecen más o menos importantes o urgentes sino a) si estás o no comprometido a hacerlas y b) las circunstancias en las que te encuentras (contexto, tiempo y energía disponible) en cada momento.

Todas las personas disponen del mismo tiempo pero no todas alcanzan los mismos resultados.

Al margen de las capacidades individuales de cada una de ellas, lo que parece evidente es que quienes son conscientes de los compromisos que han adquirido, tienen claro el resultado que quieren lograr para cada uno de ellos y saben cuál es la próxima acción que les acerca a conseguirlo parten con ventaja sobre las que no.

¿En cuál de los dos grupos quieres estar?

Proactividad, Productividad y Sentido de la Urgencia

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La proactividad es un término acuñado por Viktor Frankl, autor de El hombre en busca de sentido, y popularizado años más tarde en Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, de Stephen Covey.

El significado original del término proactividad se refiere a una actitud en la que la persona asume el pleno control de su conducta vital de forma activa, es decir, tomando la iniciativa y asumiendo la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan, decidiendo en cada momento lo que quiere hacer y cómo lo va a hacer.

Ser proactivo implica centrarse en los aspectos de la realidad que se pueden cambiar y actuar sobre ellos para que el cambio se produzca en la dirección deseada. Es lo contrario a ser reactivo, es decir, a adoptar una actitud victimista y centrarse en lo que no se puede cambiar.

La proactividad de Frankl y Covey se complementa y engarza perfectamente con la metodología GTD de productividad personal, siendo en realidad parte esencial de la misma. Lo que ofrece GTD es un entorno que te brinda el control y la perspectiva que necesitas para poder ser realmente proactivo.

Porque para poder decidir qué quieres hacer primero necesitas control, es decir, saber qué compromisos has adquirido, contigo mismo o con otras personas. Y, además, necesitas perspectiva, o lo que es igual, saber cuál es el propósito [por y para qué] de tu acción y cómo se relaciona con tus objetivos a largo, medio y corto plazo, tus proyectos y tus otras próximas acciones.

Hacer que las cosas sucedan es difícil si no sabes para qué haces lo que haces ni si estás haciendo realmente lo que necesitas hacer para lograr el resultado deseado. Del mismo modo, saber cuáles son tus compromisos y cómo contribuye cada una de tus acciones al resultado deseado sirve de muy poco si luego no haces nada con ello.

Complementando lo anterior, el sentido de la urgencia del que habla John Kotter se refiere a la necesidad de enfocar la acción en lo que es relevante, es decir, a aprender a discriminar lo que tiene sentido hacer, porque es importante y contribuye a la consecución de los resultados, de lo que no tiene sentido hacer, porque no aporta valor. En realidad creo que se debería hablar de el sentido de la relevancia, pero supongo que como título para un libro tiene mucho menos glamour.

El problema con los libros de management es que pocos los leen pero todo el mundo se queda con las buzzwords o expresiones de moda y las interpreta a su manera. Por eso, más de un directivo confunde proactividad o sentido de la urgencia con apresuramiento, al igual que confunde productividad con reducción de costes.

Sin embargo, la proactividad o el sentido de la urgencia no tienen nada que ver con ser hiperactivo ni con actuar deprisa dejándose llevar por el impulso del momento. Del mismo modo, ser productivo no es hacer más cosas ni reducir costes, sino hacer mejor las cosas que importan.

El problema de la lentitud operativa de las empresas no se resuelve presionando a las personas, ni estableciendo fechas límite incumplibles, ni aumentando la carga de trabajo hasta niveles absurdos. Más allá de una opinión, que las personas bajo situación de estrés rinden por debajo de sus posibilidades es algo demostrado científicamente. ¿Cómo resolver el problema entonces?

Probablemente las causas que lo originan sean varias y requieran también de una variedad de soluciones. Sin embargo, creo que escuchar a las personas, confíar en ellas, darles autonomía y buscar activamente los puntos de unión entre los objetivos personales y los de la empresa hará sin duda que éstas sean más proactivas.

Asimismo, facilitarles el aprendizaje de metodologías que les ayuden a tener más control sobre su entorno y a tomar decisiones con mayor perspectiva contribuirá no sólo a que sean más productivas sino a que discriminen mejor qué aporta y qué es superfluo, es decir, a que desarrollen el sentido de la urgencia.

Pero transformar una empresa hasta convertirla en una organización realmente proactiva, productiva y con sentido de la urgencia exige paciencia, constancia y recursos, entre ellos tiempo. Esa es la gran paradoja en estos tiempos de cortoplacismo líquido.