GTD: Aprendiendo a Tratar con las Cosas

monigote y decisiones GTD: Aprendiendo a Tratar con las CosasSi no te ocupas de tus cosas, éstas seguirán molestando a la parte consciente de tu mente ya que, en general, esos pensamientos están ahí por alguna razón, aunque ahora mismo no puedas detenerte a averiguar cuál es ni si tienes o quieres hacer algo al respecto.

Teniendo claro lo anterior, ¿qué significa exactamente “tratar con las cosas”? La respuesta es sencilla: consiste en ir tomando los elementos que en su momento capturaste o recopilaste en tus bandejas de entrada y decidir, para cada uno de ellos, qué es en concreto y qué significa para ti, y tomar una decisión al respecto. En función de esa decisión, el elemento irá luego a parar a un contenedor determinado, junto con otros elementos que comparten un significado equivalente [esta última parte corresponde a un tercer paso que veremos en futuros posts].

Un detalle muy importante es que, una vez decidido qué es, qué significa para ti y qué hacer [o no] con un elemento, dicho elemento debe – necesariamente – abandonar la bandeja de entrada e ir a parar a otro sitio distinto.

Si en el primer paso de captura o recopilación, la mejor práctica es evitar al máximo cualquier tipo de análisis o toma de decisiones, aquí se trata precisamente de todo lo contrario, es decir, de analizar qué es todo eso que capturaste o recopilaste y de definir qué implica para ti.

La diferencia entre los dos primeros pasos para obtener el control en GTD, recopilar o capturar y procesar o aclarar, es muy significativa y por eso es importante no confundirlas ni mezclarlas.

En la Matriz de la Autogestión en GTD aparecen dos cuadrantes opuestos: el Micromanager/Implementador y el Creador Loco/Visionario. Esta misma polaridad aparece a nivel individual, entre la parte que tiene ideas y la parte que decide qué hacer con ellas.

La parte de Visionario funciona mejor con pocas restricciones. Así puede tener todo tipo de ideas, pensamientos e inspiraciones, independientemente del momento y el lugar. La bandeja de entrada es su mejor aliada, ya que le permite recopilar o capturar todo eso que va surgiendo sin tener que preocuparse por ello. Haber desarrollado el hábito de recopilar o capturar y contar con las herramientas adecuadas para ello invita a tu parte más creativa a tener más ideas y a explorar más cosas. A fin de cuentas, alguien se ocupará más adelante de todo ello…

De hecho, ese alguien que se ocupará de ellas eres también tú, pero en modo operativo. Cuando estás en este modo, tu trabajo consiste en ir tomando cada uno de esos elementos previamente recogidos, aclarar qué son y qué significan y tomar decisiones sobre ellos.

Los problemas surgen cuando fuerzas al Visionario a tomar decisiones y a hacer elecciones, o cuando le pides al Implementador que amplíe su forma de pensar y ejercite su creatividad. Cuando esto pasa, estas forzando a esas modalidades a realizar actividades que no resultan naturales para ellas.

Esta es precisamente una de las principales razones por las que las formas de organización tradicionales tienen tan poco éxito, ya que – en aras de una supuesta simplificación – lo que hacen es comprimir dos enfoques complementarios pero opuestos en una única directiva para organizarlo todo. Y este planteamiento funciona poco y mal.

El control solo es posible cuando la actividad de recopilación o captura no interfiere con la de procesado o aclaración. Necesitas un sistema que te permita capturar todos los inputs y, a la vez, te asegure que vas a evaluar y gestionar esos inputs de forma fiable.

La gente que apunta todo en una única lista pierde el tiempo. Este tipo de lista única no sirve por varias razones:

  1. Una lista con muchos elementos no es usable, en la medida que desincentiva su revisión
  2. Las listas de elementos heterogéneos no proporcionan el necesario contraste para una buena toma de decisiones sino que contribuyen a aumentar la indecisión y favorecen la procrastinación
  3. Estas listas rara vez contienen todo lo que deberían contener, es decir, ni está todo lo que se debería haber recopilado o capturado, ni tampoco se ha procesado o aclarado lo suficiente su contenido, por lo que el grado de control que podrían llegar a ofrecer estaría siempre limitado

Es cierto que la lista única es mejor que tenerlo todo en la cabeza pero, aún así, está muy lejos de ser la solución ideal, ya que obliga a tu mente a combinar dos funciones en un mismo lugar, y eso es muy limitante.

Si intentas analizar las buenas ideas cuando surgen, lo que sucede es que se bloquea su generación. Por eso, la generación de ideas y la evaluación de ideas deben ser procesos separados en el tiempo. El pensamiento generativo debe poder ejercerse libremente y después, cuando ha terminado su labor, ceder el paso al pensamiento analítico.

Cuando intentas hacerlo todo a la vez, ambos pensamientos colisionan y el resultado es muy inferior al que podría ser. Por eso es importante separar ambos pensamientos: primero recopilar o capturar las cosas y, después, tratar con las cosas.

Doctor, mi Organización tiene TDA-H

sobreabundancia de estimulos Doctor, mi Organización tiene TDA HHace unos días, mientras disfrutaba leyendo este fantástico post de David Sánchez sobre la importancia de prestar la atención justa a las distracciones, no pude evitar encontrar un paralelismo entre muchos de los síntomas que caracterizan el TDA-H y los comportamientos que a diario pueden observarse en un gran porcentaje de las personas que trabajan en nuestras organizaciones.

Por si no sabes a qué me refiero, el TDA-H, también conocido como Trastorno por déficit de atención con hiperactividad, es un síndrome conductual, es decir, un conjunto de síntomas relacionados con comportamientos. Aunque son muchos los síntomas que se asocian a este trastorno, me han parecido particularmente llamativos los siguientes comportamientos que muestran las personas que lo padecen:

  • Tienen dificultad para mantener la atención en las tareas
  • Evitan tareas que requieren esfuerzo mental
  • Parecen no escuchar cuando se les habla
  • Se distraen fácilmente por estímulos irrelevantes
  • Hablan en exceso
  • Actúan sin pensar
  • Hablan en momentos poco oportunos o responden precipitadamente a preguntas que todavía no se han acabado de formular
  • Interrumpen a los demás o se entrometen en sus asuntos
  • Son poco previsoras y olvidan planificar
  • Se muestran impacientes y tienen dificultad para aplazar una gratificación
  • Pierden con facilidad la paciencia
  • Tienen mal humor o irritabilidad

Además, dicen los expertos que “habitualmente, los síntomas empeoran en las situaciones que exigen una atención o un esfuerzo mental sostenidos o que carecen de atractivo o novedad intrínsecos”, o sea, parece que el día a día de una persona cualquiera en casi cualquier organización tradicional no ayuda demasiado icon smile Doctor, mi Organización tiene TDA H

Algunas de las consecuencias de padecer este síndrome, según los expertos, son:

  • Levantarse continuamente de su asiento, charlar con los compañeros, hacer ruido…
  • Su dificultad de concentración les hace distraerse fácilmente, llevándoles a dedicar más tiempo de lo normal a la ejecución de las tareas
  • Su impulsividad les suele llevar a un deseo de terminar las tareas lo más rápido posible, lo que provoca que cometan errores
  • Todo ello tiene como consecuencia que les provoque una baja autoestima, apareciendo entonces otros trastornos como la depresión y la ansiedad

¿A cuánta gente conoces que expresa por lo menos media docena de los comportamientos anteriores? Probablemente a unas cuantas. Evidentemente carezco de los conocimientos necesarios para hacer un diagnóstico pero sí puedo compartir mi punto de vista al respecto. Mi impresión es que muchas de nuestras organizaciones padecen TDA-H o algo muy parecido. Y tengo esta impresión porque me parece evidente que un porcentaje amplio de las personas que trabajan en ellas expresan muchos de los comportamientos característicos de este trastorno.

Sin embargo, del mismo modo que hay muchos especialistas que son críticos con el TDA-H y piensan que hay una tendencia generalizada a su sobrediagnosticación, hasta el punto que algunos afirman que no existe y que el TDA-H es un invento, yo no creo que el problema de nuestras organizaciones sea realmente una enfermedad. Creo que lo que ocurre es el resultado de una falta de adaptación a la nueva realidad por parte de las organizaciones y las personas. El mundo, la sociedad, la tecnología, la naturaleza del trabajo… Todo ha cambiado profunda y rápidamente en un periodo de tiempo muy corto. A pesar de ello, nuestras organizaciones y la forma en que las personas interaccionamos con el entorno apenas han evolucionado en comparación con los cambios que han tenido lugar. Me cuesta mucho creer que lo que vemos a diario a nuestro alrededor sea simplemente una epidemia generalizada.

Porque, ¿hasta que punto sabemos que estos comportamientos son síntomas de una enfermedad y no consecuencia de una serie de factores internos y externos? ¿En qué medida están las personas preparadas para gestionar de forma eficaz su atención en estos tiempos de infoxicación crónica? ¿En qué momento del proceso educativo se ha enseñado a estas personas a gestionar la atención con herramientas válidas y acordes a la realidad en que vivimos? ¿Qué pasaría si estas mismas personas, sometidas a esos mismos estímulos, contaran con los conocimientos y las herramientas adecuadas para gestionarlos?

La medicina occidental es criticada por ocuparse excesivamente del tratamiento de los síntomas y no prestar la suficiente atención al tratamiento de las causas. Cuando recetamos liderazgo para solucionar el bajo engagement o mindfulness para combatir el estrés, ¿no estaremos cometiendo el mismo error?

GTD: Por qué Necesitas Descubrir el Significado de las Cosas

hombre e interrogante en pared GTD: Por qué Necesitas Descubrir el Significado de las CosasUn paso clave para mejorar tu eficacia personal y tu productividad es entender qué papel juegas tú realmente en todo esto. Son muchas las personas que viven instaladas en el victimismo, convencidas de que su falta de eficacia y productividad es casi siempre culpa de otros y sintiéndose presas de unas circunstancias que no han elegido pero que les toca sufrir. Y lo cierto es que esto no es así.

La eficacia y la productividad personal son, sobre todo, resultado de una decisión individual. Porque es cierto que tú no puedes decidir las circunstancias que te rodean pero solo tú decides cómo te relacionas con tus circunstancias. Por algo decía Ortega aquello de “yo soy yo y mi circunstancia“.

Evidentemente es mucho más cómodo quejarte y no hacer nada que salir de tu zona de confort a buscar soluciones, por eso tanta gente no hace nada real por cambiar su situación. Pero si realmente tienes un compromiso con la mejora de tu eficacia y productividad personal, la buena noticia es que el resultado está en tus manos. Mucho o poco, lo que finalmente consigas será, en cualquier caso, la medida de tu compromiso real de mejora.

Como dice Steve Pavlina “La mayoría de las personas se instalan demasiado tiempo en un estado de “no sé qué hacer”. Esperan a que alguna fuerza externa les proporcione mayor claridad, sin darse cuenta de que la claridad es de creación propia“. Tal vez te estés preguntando qué tiene que ver esto con la eficacia y la productividad personal y la respuesta es: todo.

Las cosas tienen la mala costumbre de seguir estando desorganizadas hasta que no has aclarado su significado. Esas cosas que capturaste o recopilaste en su día, ¿qué son? ¿qué significan realmente para ti? ¿hay que hacer algo con ellas? El motivo por el que siguen ahí, donde las dejaste, es porque, hasta ahora, has estado eludiendo enfrentarte a ellas.

Para decidir qué vas a hacer con todas esas cosas pendientes, lo primero que necesitas es concretar qué son y qué significan para ti. En otras palabras, para poder decidir lo que sea con respecto a esas cosas, antes necesitas tener claros algunos detalles, como por ejemplo, qué relación mantienes con ellas, cuáles son tus compromisos al respecto, si es que hay alguno, y cómo encajan esas cosas con todo lo demás que hay en tu vida.

¿Cómo de eficiente eres consiguiendo resultados? ¿En qué medida eres capaz de “jugar al primer toque”? Ten en cuenta que hasta que no controles por completo tu atención, seguirás tomando y dejando las cosas a medias una y otra vez, incapaz de empezarlas y acabarlas todo en uno. Esto se debe a que tu capacidad de enfoque, y por tanto tu eficiencia, es inversamente proporcional al volumen de frentes incompletos que albergas en tu mente. Dicho de otro modo, cuantas más “cosas” tengas por ahí pendientes de aclarar, más te costará centrar toda tu atención en una única cosa hasta terminarla.

Recopilar o capturar está muy bien, pero como hábito aislado sirve de poco una vez pasado el alivio momentáneo inicial. De hecho, como bien apunta Alejandro Vázquez, puede acabar derivando en un síndrome de Diógenes. El verdadero objetivo de recopilar o capturar es hacer más evidentes las cosas y que ello te motive a tratarlas con más profundidad, aclarándolas.

Hasta que no procesas o aclaras el contenido de tus bandejas de entrada, esas “cosas” siguen ahí, en tu mente, ocupando un precioso espacio en tu atención y haciendo ruido cuando menos interesa. Las has dejado en una bandeja de entrada pero por ahora solo las has “copiado” desde tu cabeza a la bandeja. Si quieres “moverlas” definitivamente fuera de tu cabeza, aún te queda trabajo por hacer y el primer paso es aclarar qué son y qué hay que hacer, o no, con ellas. En resumen, si quieres recuperar tu capacidad de atención, primero necesitas descubrir el significado de las cosas.

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