Clasificar, o cómo perder tiempo sin trabajar

Uno de los hábitos más improductivos y absurdos que existe es el de «clasificar» emails. A pesar de ello, son muchas las personas que creen que clasificar sus emails es una de las actividades más importantes para su organización personal. Es más, hay quienes creen incluso que sus problemas de organización se deben en parte a que no lo clasifican lo suficiente… El problema de esta creencia es que, debido a ella, mucha gente desperdicia de manera habitual una cantidad considerable de recursos en clasificar su correo electrónico, en lugar de aprovechar esos recursos para aportar valor a su trabajo.

Organizarse sirve para liberar carga cognitiva sobre el cerebro y ser una persona organizada conlleva desperdiciar cero recursos en actividades que aportan nulo valor, como es el caso de tener que recordar dónde están las cosas.

Por ejemplo, dejar el móvil siempre en un mismo sitio libera al cerebro de la carga que supone tener que recordar dónde se ha dejado en cada ocasión. Esto sucede gracias a que la repetición de comportamientos da lugar a la creación de conexiones neuronales que automatizan el proceso de recuperación de la información. Este proceso automatizado es incomparablemente más eficiente en términos de consumo de energía mental, debido a que la diferencia en el consumo de energía mental que existe entre que una actividad se lleve a cabo de forma consciente o inconsciente puede llegar a ser de un 95%.

Si una persona tiene el mal hábito de dejar el móvil cada vez en un sitio distinto, su cerebro va a necesitar llevar a cabo un proceso consciente para recordar dónde lo ha dejado en cada ocasión. Sin embargo, si tiene el buen hábito de dejar siempre el móvil en el mismo sitio, su cerebro generará una relación entre un espacio físico y un significado, es decir, acotará una zona del espacio en el que habitualmente se mueve y, por decirlo de algún modo, asignará a ese espacio el significado «lugar habitual del móvil», lo cual hará innecesario tener que recordar dónde está, ya que el cerebro siempre sabrá dónde está.

Clasificar es útil cuando significa organizar bien, es decir, cuando sirve para liberar la carga cognitiva sobre el cerebro. Clasificar es inútil, además de contraproducente, cuando significa organizar mal, es decir, cuando se limita a distribuir o reagrupar la información sin liberar la carga cognitiva sobre el cerebro o, en el peor de los casos, incluso aumentándola.

Por desgracia, lo que hace la mayoría de las personas al «clasificar» su correo electrónico es organizar mal.

Vamos a ver a qué me refiero concretamente con un ejemplo. Supongamos que la persona protagonista del ejemplo se encuentra con estos seis emails en su bandeja de entrada:

  1. Un email de Cliente1 haciendo una consulta sobre un elemento de la propuesta comercial para la Fase II de su Proyecto A. Para poder responder a esa consulta, nuestra persona protagonista necesita antes hablar el tema con su Superior.
  2. Un email de su Superior diciendo que tienen que reunirse para revisar los plazos del presupuesto del Proyecto B, que también es para el Cliente1.
  3. Otro email de Cliente1 diciendo que ha detectado un error en la factura de la Fase I del Proyecto A. Para poder responder a ese email, es necesario hablar antes con Financiero.
  4. Un email de Financiero diciendo que necesita aclarar con nuestra persona protagonista unas dudas sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1.
  5. Otro email de su Superior con los análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A del Cliente1 y del Proyecto C del Cliente2, para que los lea con detenimiento y los conserve durante el tiempo que estén activos esos proyectos.
  6. Un email de Cliente2 pidiendo un aplazamiento en el pago de la factura de los servicios del Proyecto C. Para responder a ese email, primero hay que conseguir la aprobación del Superior y, a continuación, la aprobación de Financiero.

Esto puede parecer un poco complejo, pero refleja bastante bien la vida real de muchas organizaciones.

En mi experiencia, un porcentaje muy considerable de personas mantendría estos seis emails en su bandeja de entrada después de haberlos leído, al margen de lo que adicionalmente hicieran con ellos. Esto, de por sí, ya es una pésima forma de organizar, porque se están mezclando en un mismo sitio elementos con significados distintos, es decir, «emails que aún no he leído y no sé de qué van» junto a «emails que ya he leído y sé de qué van».

Las formas de «clasificar» estos emails suelen ser de lo más variopinto. Por ejemplo, habría muchas personas que los marcarían como «no leído», para recordar que tienen que hacer cosas con ellos. De todas la posibles, esta es la peor forma de clasificar de todas, ya que aumenta extraordinariamente la carga cognitiva sobre el cerebro, que tiene que recordar constantemente qué emails son no leídos «de verdad» y cuáles son no leídos «de mentira».

Otra forma de clasificar es asignar marcadores de colores según diversos criterios, todos ellos igual de ineficientes. Por ejemplo, hay quien usaría un mismo color para identificar los emails de un mismo Proyecto. Si este fuera el criterio elegido, los emails 1 y 3 irían en un color, el 2 y 4 en otro, el 6 en un tercer color y con el 5 tendríamos un problema, ya que pertenece a dos proyectos distintos. Si quisiéramos además distinguir las Fases I y II del Proyecto A, la cosa se complicaría aún más.

Otra posibilidad sería asignando un color por Cliente. Si este fuera el criterio elegido, los emails 1, 2, 3 y 4 irían en un color, el 6 en otro color y con el 5 volveríamos a tener un problema, ya que pertenece a dos clientes distintos.

Una tercera alternativa sería clasificar por persona. Se podría usar un color para los emails que hay que ver con el Superior, otro color para Financiero, otro para Cliente1 y otro para Cliente2. Este planteamiento es aún más ineficiente que los anteriores, porque habría que ir cambiando de color a los emails según se fuera avanzando con ellos… Además, cuando un email involucra a varias personas, ¿qué color se elige?

Llegados a este punto, y por difícil que parezca, hay quienes empeorarían aún más la situación asignando prioridades, es decir, añadiendo un extra de carga cognitiva a su cerebro, de tal forma que cada uno de los 6 emails incorporaría información adicional (inútil) sobre su prioridad. Evidentemente, una prioridad que además de subjetiva es cambiante y que, en la gran mayoría de los casos, no tendrá nada que ver con el orden real en que se aborden los temas después…

En lugar de colores, otras personas preferirían clasificar usando carpetas. La ineficiencia y la inutilidad de las carpetas es la misma que la de los colores, ya que se trata únicamente otra forma distinta de hacer mal las cosas.

¿El resultado de «clasificar»? Energía mental desperdiciada, avance nulo en cuanto a trabajo realizado, carga cognitiva igual o superior a la inicial, sensación de agobio porque hay «mucho trabajo pendiente» en esos emails…

Lo que me resulta más llamativo de todo esto es que luego la gente se sorprenda del nivel de estrés que tiene, de no llegar a nada, de que se le olviden cosas importantes, de que les cueste enfocarse en lo relevante o de no parar de hacer cosas en todo el día y sentir que no hacen nada… Lo realmente extraño sería que ocurriera lo contrario.

Abrir un email, echarle un vistazo y volver a cerrarlo, aporta valor cero al trabajo. El mismo valor cero que aporta ponerle «colorines» o «banderitas». Clasificar emails es una pérdida de tiempo que solo sirve para generar una falsa y momentánea sensación de control y como autojustificación para no trabajar en lo que de verdad importa.

En serio, si hay un mal hábito particularmente ineficiente y estresante, ese mal hábito es clasificar emails.

Afortunadamente, hay otra forma de gestionar el email. En un próximo post, veremos cuál es la alternativa efectiva a «clasificar», así que no te pierdas «Evidenciar, o cómo pensar para aportar valor».

La efectividad personal es una competencia universal

Circula por ahí una frase, atribuida a Goebbels, que afirma que «una mentira repetida mil veces se convierte en una verdad». Lo mejor del caso es que la frase en sí es un ejemplo de ello, ya que Goebbels nunca la dijo. La frase correcta, pronunciada en un discurso a las SA el 25 de agosto de 1934, es «si se dice una gran mentira y se repite con bastante frecuencia, al final la gente la creerá».

En el campo de la efectividad personal ocurre algo parecido. Desde hace algún tiempo, es habitual encontrar voces, algunas de ellas supuestamentes expertas, que intentan desprestigiar tanto los últimos avances de la neurociencia, como las metodologías basadas en ellos. Estas voces afirman que dichos avances son «cuestionables» ya que – según ellas – únicamente se cumplen en algunos casos. Estas mismas voces aseguran además que no existe ningún método perfecto porque cada «persona es distinta y necesita su propio método a medida».

Obviamente, ambas afirmaciones, además de ser una estupidez, son mentira. Todas las personas compartimos una misma biología, lo que hace que nuestros comportamientos primarios sean idénticos. Una cosa es que alguien crea ser una excepción y otra es que realmente lo sea. Por otra parte, puede que el método perfecto exista o puede que no, pero en cualquier caso eso es independiente del hecho de que ninguna persona es tan distinta de las demás como para necesitar un método a su medida.

Lo que hacen estas afirmaciones es manipular la circunstancia de que un mismo principio universal puede por lo general expresarse – sin perder validez – de distintas formas. Mediante esta manipulación, intentan confundir a las personas haciéndolas creer que lo relevante de las metodologías son los detalles anecdóticos relacionados con «cómo» aplicar los principios, cuando lo verdaderamente relevante son los principios en sí.

Mi objetivo en este post es evidenciar que esos principios productivos universales existen y son aplicables a todas las personas, sin excepciones. Para ello, voy a centrarme tan solo en tres de los muchos principios productivos existentes. La validez de estos ejemplos, además de estar sobradamente avalada por innumerables estudios científicos, puede ser fácilmente comprobada por cualquiera.

Externalizar la memoria mejora la efectividad

La memoria es un recurso limitado y poco fiable. A día de hoy sabemos que alguna de las cosas que recordamos con nitidez y claridad podría, a pesar de ello, no haber ocurrido nunca y ser tan solo fruto de nuestra imaginación. Por otra parte, la memoria operativa o de trabajo es muy limitada en cuanto al número de elementos que puede gestionar de manera efectiva. Una de las razones para la aparición del lenguaje es precisamente la necesidad de externalizar la memoria, no solo para ampliar su capacidad, sino también para asegurar la fiabilidad de su contenido. Cuando algo se escribe, además de permanecer escrito, queda de paso a salvo de las manipulaciones de nuestra imaginación.

También sabemos que mantener algo en la memoria supone una carga cognitiva y que, además, dificulta pensar. Como dice Kahneman, «cualquier cosa en tu memoria de trabajo reduce tu capacidad para pensar». Externalizar la memoria reduce dicha carga sobre el cerebro, facilita una mejor gestión de la atención y permite utilizar esos recursos liberados para otros fines como, por ejemplo, pensar.

En este caso, el principio productivo universal sería «externalizar al máximo la memoria en contenedores de confianza» y su aplicación nos llevaría a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando externalizan su memoria en contenedores de confianza.

Alinear los niveles de energía mental con la energía mental que requiere lo que se tiene que hacer mejora la efectividad

La mayoría de los cursos de #productividadbasura plantean «soluciones» como madrugar o empezar el día con las cosas más difíciles o las que nos dan más pereza. Nuevamente, esto es una estupidez con nulo fundamento científico. Lo que la ciencia sabe a día de hoy es que las horas de máxima energía mental están bastante repartidas, hasta el punto que madrugar solo beneficia al 20% de la población y hasta un 30% de la misma tiene su máxima energía mental por la tarde/noche. Esto es algo que yo mismo he podido comprobar durante los últimos seis años, preguntando sistemáticamente a miles de personas en qué momento del día tienen su máximo de energía mental.

Lo que nos dice la neurociencia es que el tiempo que nuestro cerebro es capaz de rendir al máximo antes de necesitar una recuperación prolongada es bastante limitado. El momento concreto del día en el que el cerebro se encuentra en este estado varía de unas personas a otras. Por eso, madrugar puede ser una idea fantástica para algunas personas y algo absurdo para otras. Lo que sí está claro es que:

  1. No todo lo que tienes que hacer requiere el mismo nivel de energía mental y
  2. No todo el día tienes el mismo nivel de energía mental.

El principio productivo universal sería por tanto «hacer coincidir el nivel de energía mental con el nivel de energía mental que requieren las cosas que hay que hacer», lo que nos llevaría a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando alinean sus niveles de energía mental con la energía mental que requieren las cosas que tienen que hacer.

Gestionar la atención de manera adecuada mejora la efectividad

La atención es un recurso escaso que consume energía, por eso prestar atención durante mucho tiempo a algo, o tener que prestar atención a muchas cosas, produce cansancio. Desde un punto de vista puramente económico, existe una relación directa entre la forma en que se gestiona la atención y la productividad. La frase que resume esta relación sería «prestar atención más de una vez, a una misma cosa, con un mismo fin, y sin que se produzca avance alguno, es ineficiente», ya que no aumenta ni la cantidad ni la calidad del resultado. Hay pocos hábitos más improductivos que tomar un tema, dejarlo, volver a tomarlo, volver a dejarlo… Algo que muchas personas hacen muchas veces a lo largo del día, todos los días.

Aquí habría varios principios productivos universales como, por ejemplo, «prestar atención a una única cosa a la vez» o «limitar proactivamente las fuentes de interrupción», entre otros, y nos llevarían a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando gestionan su atención de manera adecuada, es decir, evitando la multitarea, gestionando proactivamente las interrupciones, etc.

Conclusión

Hay hechos y hay opiniones. También hay opiniones basadas en hechos y opiniones sin fundamento. Un hecho es, por ejemplo, que en los últimos veinte años la neurociencia ha ofrecido numerosas evidencias probadas sobre cómo funciona nuestro cerebro y por qué hacemos muchas de las cosas que hacemos. Gracias a estos avances, hoy conocemos estrategias demostradas que funcionan con todas las personas – sin excepción – a la hora de mejorar la efectividad.

Por otra parte, que algo funcione es independiente de que sea sencillo, rápido o cómodo. El hecho de que algo sea más o menos complejo, lleve tiempo o suponga esfuerzo, nada tiene que ver con su validez. Intentar hacer creer a una persona que cuando algo le supone un esfuerzo es porque «no se adapta a ella» es mentirle.

Como afirma el neurocientífico Daniel Levitin en su libro The Organized Mind, «En Internet, hay miles de opiniones y las correctas no tienen más probabilidades de ser encontradas que las incorrectas. Ahora estamos menos seguros de lo que sabemos y no sabemos. Más que en cualquier otro momento de la historia, es crucial que cada uno de nosotros asuma la responsabilidad de verificar la información que encontramos, probándola y evaluándola. Esta es la habilidad que debemos enseñar a la próxima generación de ciudadanos del mundo, la capacidad de pensar de manera clara, completa, crítica y creativa».

Sabemos que los hábitos asociados a la efectividad personal no son innatos, lo que nos lleva a que, como decía Drucker, «la efectividad puede y debe aprenderse». Por otra parte, podemos creernos más o menos especiales, pero la realidad es que las diferencias son mínimas, al menos en cuanto a lo que a efectividad personal se refiere. La realidad es que todas las personas – sin excepción – somos menos efectivas cuando adoptamos determinados comportamientos y más efectivas cuando adoptamos otros.

Por suerte, la efectividad personal es una competencia universal. Gracias a ello, y por muy especial que sea o que se crea, cualquier persona – sin excepción – puede mejorarla.

Innova como hábito y olvídate del copyright

Durante años, nos han hecho creer que las ideas y el conocimiento tienen valor. Ignoro hasta qué punto esto pudo ser cierto en algún momento pasado, pero a día de hoy es sin duda una gran mentira ya que, como decía hace algún tiempo Hiroshi Tasaka, «en la sociedad del conocimiento, el conocimiento no tiene valor».

Mucho tiempo antes que Tasaka, Drucker decía algo bastante parecido, cuando afirmaba que la estrategia, que al final no deja de ser un conjunto de ideas, es una commodity, y que lo que realmente marca la diferencia es la ejecución de dicha estrategia. Parafraseando al gran Drucker, podríamos decir que «las ideas son una commodity, su ejecución es un arte».

Personalmente, esto es algo que tengo meridianamente claro desde hace tanto tiempo que ya ni lo recuerdo. De hecho, fue una de las razones por las que, cuando empecé a escribir en él hace casi nueve años, decidí que la licencia de este blog sería Creative Commons (puedes ver el tipo concreto de licencia al pie de página) y el mismo motivo por el que tanto mi libro como el resto de mis obras están publicadas bajo esta misma licencia.

El valor del conocimiento es «valor potencial». La clave es cómo convertir ese «valor potencial» en «valor real». En concreto, cuando hablamos de servicios de valor añadido basados en conocimiento, lo importante no es ni el conocimiento ni siquiera «qué» haces con ese conocimiento. El valor reside en «cómo haces lo que haces» con ese conocimiento, es decir, en las competencias que se combinan con el conocimiento durante el proceso de conversión entre «valor potencial» y «valor real».

Por ejemplo, cuando publiqué mi libro, tenía muy claro que ocurriría lo que posteriormente he podido confirmar que así ha sido, y es que muchas personas lo están utilizando como manual para impartir cursos de productividad personal. ¿Me importa? ¿Me preocupa? En absoluto. Más bien al contrario: me halaga. Para mí, mi libro forma parte de un pasado que ha quedado atrás, ya que es un reflejo de dónde estaba yo en el mundo de la formación en productividad personal hace casi tres años, cuando lo escribí. Y, desde entonces, las cosas han evolucionado mucho.

Evidentemente, los principios productivos, los «qués» de los que trata el libro, son universales y mantienen su vigencia intacta, como el primer día. Sin embargo, creo que mis competencias como facilitador y formador de hoy son superiores a las de entonces, porque he seguido recibiendo feedback, desaprendiendo, aprendiendo y practicando. Por otra parte, también he continuado leyendo y aprendiendo sobre neurociencia aplicada a la efectividad y eso hace que hoy sepa bastante más sobre estos temas de lo que sabía entonces, lo cual me ha permitido mejorar y hacer que mi manera de explicar las mismas ideas de antes haya cambiado sustancialmente.

Para mí, innovar es un hábito. Siempre estoy probando cosas nuevas, la mayoría de las cuales acaban siendo descartadas. La buena noticia es que hay un pequeño porcentaje de esas cosas nuevas que pruebo que sí supera el filtro y termina incorporándose, desplazando por lo general a algo previo. Llevado al tema de la formación en efectividad personal, eso hace que el storytelling que hoy rodea a mis explicaciones, los ejemplos, ejercicios y dinámicas, es decir, los «cómos», no hayan parado de evolucionar. Algo parecido ha ocurrido con OPTIMA3®, que en aquel momento estaba dando sus primeros pasos y que a día hoy se encuentra en un estado mucho más completo y avanzado. El resumen de todo esto es que hacer hoy un curso de productividad personal replicando mi libro es hacer un curso «viejuno». Y esto seguro que tiene su público, sin duda, pero desde luego no es el público al que yo me dirijo.

Al hilo de este debate sobre el valor de las ideas y el conocimiento, en las últimas semanas, y con tan solo un día de diferencia, se han publicado dos posts muy interesantes con visiones bastante distintas sobre «compartir en Internet».

Por una parte, este soberbio post de mi amigo y maestro Andrés Pérez, la primera persona que empezó a hablar de Marca Personal en español y siguió haciéndolo durante mucho tiempo en solitario, cuando prácticamente nadie sabía qué era eso. Suscribo punto por punto lo que dice Andrés en el post y me quedo con esta magnífica frase resumen: lo importante no es el contenido sino el «cuentenido».

Yo añadiría que lo verdaderamente importante no es el conocimiento, sino la sabiduría, entendida como aquello que no se puede describir en un texto y que permite sacar partido al conocimiento. Con la enorme ventaja adicional de que, a diferencia del conocimiento, la sabiduría no envejece (la frase es de Bauman). Para mí, las competencias, es decir, qué sabes hacer con lo que sabes, forman parte de esta sabiduría.

Por otra parte, está este post de David Barreda, a quien sigo de cerca desde hace ya algún tiempo y tengo muchas ganas de conocer personalmente. Aunque no comparto la visión crítica de lo que él llama «la falacia de compartir», creo que la reflexión que realiza es útil y necesaria. Personalmente, creo que a la mayoría de las personas les gusta dejar su impronta y que el «copieteo» no es tanto por vaguería como por pura incapacidad creativa. En cualquier caso, estoy convencido de que la copia únicamente perjudica a quien la realiza, ya que «crear» y «copiar» te posicionan de manera bien distinta.

Para terminar, como le oí decir en una ocasión a Genís Roca, «la información solo es poder si se comparte y se actualiza». Podríamos cambiar «es poder» por «tiene valor» y la frase mantendría intacta su validez. Ese valor, o ese poder, entendido como potencial, hay que tangibilizarlo en un «entregable». En caso contrario, no vale nada.

En resumen, el valor del conocimiento es lo que tú sabes hacer con él y cómo lo haces. En consecuencia, al menos tal y como yo lo veo, más que preocuparse por preservar el conocimiento, o las ideas, la clave es ir siempre un paso por delante de los que solo saben copiar.

Y la forma de ir siempre un paso (o varios) por delante es incorporar a tu ADN el hábito de innovar, es decir, hacer que innovar sea para ti algo cotidiano y natural, de tal modo que tu proceso de producción de valor a partir de conocimiento nunca deje de evolucionar. Si lo consigues, esto te va a asegurar que lo que te copien sean siempre versiones obsoletas. Una estrategia sencilla como idea, pero que nuevamente hay que saber (y poder) ejecutar. En otras palabras, innova como hábito y olvídate del copyright.

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