Los pasados días 9, 10 y 11 de septiembre tuvieron lugar las XIII Jornadas OPTIMA LAB, en esta ocasión en el Euroforum Arcipreste de Hita. Parece mentira lo lejos que quedan aquellas primeras Jornadas en septiembre de 2014 y todo lo que hemos aprendido y cambiado desde entonces.
Porque es así. Aprender y cambiar. Cambiar y aprender. Si quieres conseguir algo y no lo consigues, pruebas algo distinto. En otras palabras, cambias tu forma de abordar aquello, porque has aprendido que lo que estabas haciendo no funciona.
Solo quiénes son incapaces de cambiar, son incapaces de aprender.
Todas las Jornadas son distintas, únicas e irrepetibles, pero algunas dejan más poso que otras. Éstas, en concreto, han sido particularmente satisfactorias para mí. Probablemente, porque ha habido mucho cambio y, por consiguiente, mucho aprendizaje.
Comenzamos con un ejercicio en grupo utilizando la metodología Belbin. Es algo que nos gusta hacer cada cierto tiempo, y sobre todo siempre que cambia la configuración de la red.
Una configuración que, por cierto, es en mi opinión la más potente e integrada de cuantas ha tenido OPTIMA LAB hasta el momento. Muy de destacar la fácil y rápida integración de Marta, que asistía a sus primeras Jornadas, y de Sergio, que se incorporó en las de enero.
Siguiendo con Belbin, en esta ocasión contábamos con tres personas que nunca antes habían participado en este tipo de dinámicas: Jordi, Sergio y Marta, así que aprovechamos la reciente certificación de Sergio como Practitioner de la metodología para que facilitara el debate, que resultó muy rico e interesante.
A los cambios en la forma interna de trabajar que ya habíamos introducido hace unos meses, incorporamos ahora dos cambios más, muy significativos, en relación a los roles de coordinación y finalización. Mis expectativas sobre lo que podemos conseguir con esta nueva forma interna de organizarnos son muy altas. Ya compartiré por aquí qué tal va el tema.
Continuamos con una puesta en común de los resultados del Cognitive Preference Survey, recientemente rebautizado como The Focus Survey. Aunque la David Allen Company solo lo tiene como obligatorio para las personas que se certifican como Master Trainer, en OPTIMA LAB hemos decidido que todos los nodos hagan este test, ya que se trata de una herramienta particularmente útil para la formación, y en concreto para la formación en GTD®. Además, me gustó mucho la puesta en común de aprendizajes y, especialmente, las propuestas sobre cómo aplicar de manera práctica lo aprendido a nuestro día a día en el aula.
Buena parte del resto del primer día la dedicamos a proyectos encaminados a mejorar nuestro funcionamiento interno como red. Proyectos que van desde cómo optimizar la eficiencia de los flujos internos de comunicación, a cómo alinear nuestras prácticas individuales entorno a lo que hemos definido como «estándares de red». Estos «estándares» son un conjunto de buenas prácticas, desarrolladas a partir de una serie de ideas clave que nos definen, y que expresan la coherencia entre lo que decimos, lo que hacemos y cómo lo hacemos.
La mañana del segundo día fue muy variada, y en ella abordamos una gran cantidad de temas de lo más diverso. Visto desde fuera, el transcurso de esta mañana podría parecer hasta un poco caótico, en la medida que «saltábamos» de un tema a otro sin mucha relación entre ellos. Sin embargo, que ocurra esto es algo muy habitual al aplicar nuestra metodología OPTIMA LAB de gestión efectiva de reuniones.
La tarde de este segundo día la dedicamos, como siempre que podemos en nuestras Jornadas, a seguir formándonos y aprendiendo. En esta ocasión, contábamos con uno de nuestros referentes favoritos, Julen Iturbe quién, en compañía de Venan Llona, nos ilustró sobre la metodología 5S y, más concretamente, sobre 5S digitales.
A pesar de conocer relativamente bien las ideas básicas de la metodología 5S, me sorprendió la profundidad de su alcance en el mundo digital, la sencillez y potencia de su enfoque y la gran cantidad de puntos de conexión con GTD®.
Me llama la atención que muchas organizaciones sigan primando las modas formativas frente a otras opciones básicas mucho más necesarias. Conozco bien el mundo corporativo y la metodología de las 5S digitales es, para las organizaciones actuales, algo tan necesario como comer, en este mundo enfermo de Diógenes digital.
Ya en la recta final de las Jornadas, seguimos trabajando en función del tiempo y la energía disponibles. Uno de los temas estrella de esta última mañana fue la versión 4 del curso de formación GTD® oficial «Fundamentals».
Esta nueva versión supone un compromiso y un salto espectacular a la vanguardia de la formación, en la medida que se abandona el tradicional concepto de «curso» y se sustituye por una solución formativa que incorpora un completo programa de refuerzo del aprendizaje, orientado a la consolidación de nuevos comportamientos (como debe ser si realmente estamos desarrollando una competencia) y que incluye una potente aplicación como apoyo a este programa de refuerzo.
Estamos trabajando a todo ritmo para tener disponible esta nueva versión en los próximos meses, sustituyendo a la actual versión 3, que es la que hemos estado utilizando desde que tomamos la distribución en exclusiva de la formación GTD® oficial para España. Un reto adicional es que lanzaremos en paralelo esta nueva versión también en inglés, área en la que Marta ha estado trabajando a fondo los últimos meses y que presenta una expectativas excelentes a corto y medio plazo.
Ya en lo personal, me gustó una novedad que introducimos en estas Jornadas, que es la de hacer algo de actividad física para «desengrasar» al final de las reuniones de trabajo. Bien sea un poco de senderismo por el puerto de Navacerrada, o simplemente salir a correr un rato, creo que es algo que tenemos que consolidar.
Y, por supuesto, la incorporación de gente joven se ha notado en la energía al final del día. Sea un «pique» con el cocinero a que sus niveles de picante no nos asustaban, o una master class de selfies, o simplemente un repaso a los memes universitarios más desternillantes, las risas han estado muy presentes en estas Jornadas. Que siga así.
Poco más que añadir por mi parte. Las próximas Jornadas tendrán lugar a finales de este año o principios del próximo. Estamos pendientes de cuadrar algunos detalles logísticos para cerrar el tema. Lo único que puedo adelantar es que habrá novedades muy «sustanciosas»… 😉
¡Ah! Y no te pierdas las crónicas que sin duda publicarán en los próximos días David, Jordi, Marta, Paz y Sergio!
Los pasados días 20 y 21 de junio tuve la oportunidad de asistir al GTD Summit 2019 en Amsterdam, un evento mundial alrededor de GTD® en el que nos reunimos cerca de 900 personas.
Dos días muy intensos y diversos en los que pude conocer de primera mano a muchas personas a las que sigo de cerca en redes sociales desde hace tiempo.
Fue además una agradable sorpresa para mí descubrir que algunas de estas personas a las que considero referentes son, o mejor dicho llevan siendo muchos años, usuarias de GTD.
Algunas de estas personas fueron:
Marshall Goldsmith, una de las primeras autoridades mundiales en el campo del coaching (del coaching serio, se entiende) y autor de una docena de libros relacionados con el management. Nos habló de la importancia de hacernos «preguntas activas», es decir, aquéllas que nos impulsan a la acción, para mejorar nuestra efectividad.
Theo Compernolle, autor de «Brain Chains», quién nos dio detalles y datos científicos sobre el impacto desastroso que las interrupciones causan en nuestra efectividad y en nuestra vida en general. Una de mis ponencias favoritas del evento.
Daniel Pink, autor de media docena de libros, entre ellos «Drive». Nos habló sobre el tema central de su último libro, que trata sobre la importancia de elegir el momento adecuado para cada cosa, y también sobre algo fundamental, que es hacer descansos de forma regular, así como de las características que tienen que reunir dichos descansos para ser efectivos al máximo. Mi ponencia favorita, sin duda.
Brian Robertson, autor del libro «Holacracy», quién nos habló sobre la necesidad de cambiar el «sistema operativo» que actualmente utilizan las organizaciones. Una ponencia que me gustó mucho y que además me hizo reflexionar especialmente (y seguro que seguirá haciéndolo).
Charles Duhigg, autor de «The Power of Habit», quién nos habló de los elementos integrantes de los hábitos y de la importancia de lo que él denominó «keystone habits», que nos permiten desarrollar hábitos adicionales apoyándonos en ellos.
Mark Tigchelaar, emprendedor y creador de UseClark, a quien tuve el placer de conocer hace unos años en Ámsterdam, nos explicó que la capacidad para mantener el enfoque es el nuevo Cociente Intelectual.
Al margen de ellas, me gustó mucho también el papel de Ben Hammersley, editor de Wired, como maestro de ceremonias del evento.
Igualmente me gustó mucho cómo lo hizo Marko Kassenaar, que aderezó los dos días con media docena de apariciones en las que nos habló sobre el papel de Ámsterdam como cuna de la creatividad y de librepensadores, siempre de la mano de personajes famosos a lo largo de la Historia (Rembrandt, Spinoza, Aletta Jacobs o Johan Cruyff).
Otra ponencia que me resultó muy interesante fue la que cerró la primera jornada y que llevaron a cabo David Allen, su amigo Russell Bishop y su mentor Dean Acheson. Dean fue la persona que enseñó a Allen la técnica del «barrido mental» y también la importancia de preguntarte «¿cuál es la siguiente acción?».
La ponencia trataba sobre los orígenes de lo que hoy conocemos como GTD®, ya que tanto Russell como Dean ejercieron una enorme influencia en el desarrollo de la metodología en sus primeras etapas.
Asimismo, me llamó mucho la atención conocer más de cerca algunas historias personales sobre el impacto que GTD ha causado en personas con vidas tan distintas como pueden ser las de una educadora, una médico y una astronauta.
Particularmente interesante también el debate final sobre la «herramienta GTD ideal».
Allen nos compartió un buen número de notas manuscritas suyas, de hace 25 años, en las que describía las características que debería reunir una herramienta GTD para poder considerarse perfecta.
Este material había permanecido oculto hasta ahora, pero Allen prometió en el GTD Summit hacerlo «open source» y compartirlo públicamente, algo que hizo recientemente días a través de su página web. Si quieres echar un vistazo a este material, lo tienes aquí.
En resumen, un evento al que mereció mucho la pena asistir y que me hizo darme cuenta de que la frase que a menudo he oído decir a Allen es completamente cierta: «las personas que se acercan a GTD suelen ser, en general, las que menos lo necesitan».
Como «bonus final», te dejo un enlace a un video de mi colega Olle Strandberg, que además de ser GTD Certified Trainer de Suecia, es también acróbata profesional.
Hace años, Olle quedó prácticamente inválido a raíz de un accidente y fue su perseverancia lo que le permitió recuperarse y volver a ser el que era.
En este breve video, que se proyectó durante el GTD Summit, Olle nos cuenta su historia, que se cierra con un mensaje claro y cristalino para cualquier persona que quiera dominar GTD.
Y nada más por ahora. Con este post doy comienzo a un periodo de desconexión del blog, como hago habitualmente todos los años, en el que me dedicaré a «cargar las pilas» y a «afilar la sierra».
Espero poder volver con muchas novedades interesantes en septiembre. Hasta entonces, ¡cuídate y cuida tu efectividad 😉 !
¿Por qué? Porque estas competencias reúnen simultáneamente tres características que las hacen únicas:
Su demanda es creciente, y lo va a ser aún más en un futuro próximo.
Son «atemporales», es decir, su valor va a seguir manteniéndose alto en el futuro, a salvo de modas pasajeras.
Son intrínsecamente «humanas» y, por consiguiente, de las más difíciles de emular por un robot.
Desde hace varios años, en las reflexiones finales de nuestros cursos y programas para la mejora de la efectividad personal con GTD®, compartimos estas competencias con las personas participantes en la formación, y les preguntamos si encuentran alguna relación entre desarrollar su efectividad personal y el desarrollo de alguna de estas otras competencias.
La respuesta que nos encontramos es siempre la misma: «sí». No contentos con ella, seguimos indagando: «¿con cuál o con cuáles en concreto?». Entonces, alguien dice una cualquiera de las competencias. Enseguida otra persona señala otra competencia distinta. Esto sucede un número de veces que varía de unas formaciones a otras, pero siempre termina igual, y es con una persona diciendo: «bueno, en realidad con todas ellas».
Nosotros en OPTIMA LAB estamos 100 por cien de acuerdo, y por eso afirmamos que el desarrollo de la efectividad personal como competencia transversal es una necesidad fundamental para cualquier profesional hoy día.
Porque, además de ayudarte a vivir y trabajar mejor, sin estrés, enfocándote en cada momento en lo más relevante, te va a ayudar a desarrollar las competencias profesionales con mayor demanda global, algo que sin duda puede marcar la diferencia en un mundo en el que el puesto de trabajo ha muerto y lo que se demanda son «conjuntos de competencias».
Vamos a ver brevemente algunos ejemplos de cómo la efectividad personal contribuye al desarrollo de estas 10 competencias globales:
Resolución de problemas complejos: Los problemas complejos se resuelven descomponiéndolos en otros menos complejos, hasta hacerlos manejables. Gracias a esta estrategia, los problemas dejan de serlo. Por eso en GTD®no hay problemas, solo hay proyectos.
Pensamiento crítico: Entre otras cosas, el pensamiento crítico requiere manejar fuentes de información diversas y contrastarlas. La efectividad personal proporciona las herramientas para gestionar toda esta información de manera adecuada, y también los comportamientos para aprovechar nuestros mejores recursos mentales en los momentos precisos.
Creatividad: Una mente llena de ruido, recordatorios y preocupaciones difícilmente puede ser creativa. Por el contrario, una «mente como el agua» es el caldo de cultivo idóneo para fomentar la creatividad.
Gestión de personas: Dos de las principales claves para gestionar personas son la buena comunicación y el cumplimiento de compromisos. La efectividad personal ofrece hábitos y herramientas específicas para gestionar ambas cosas. Las diversas «agendas», la «lista a la espera» o la «lista de proyectos delegados» son excelentes ejemplos de ello.
Coordinación con otros: Al igual que ocurre con la gestión de personas, la coordinación con otros requiere tener en cuenta en cada momento lo que tiene sentido tratar con un colectivo determinado y hacer seguimiento efectivo de todo ello, manteniendo siempre una perspectiva global. La efectividad personal ofrece estrategias concretas que hacen posible todo esto.
Inteligencia emocional: La gestión adecuada de las propias emociones se ve fuertemente dañada por el estrés que impera en nuestras organizaciones. Un estrés que no solo nos daña personalmente a nivel físico y mental, sino que daña también las relaciones con las personas con las que trabajamos. Eliminar el estrés de manera radical, gracias a la efectividad personal, contribuye extraordinariamente a que mejoremos nuestra inteligencia emocional.
Análisis y toma de decisiones: La esencia de la efectividad personal consiste precisamente en aprender a pensar y a decidir bien. Desarrollar la efectividad personal es gran medida aprender a analizar y a decidir de manera efectiva.
Orientación al servicio: Es difícil centrarse en nada exterior cuando nuestro barco hace agua y se está hundiendo. Recuperar la sensación de control y desarrollar la perspectiva libera recursos para dedicarlos a lo que realmente aporta valor, que es ayudar a las personas. La efectividad personal es el camino para que este cambio se haga realidad.
Negociación: Negociar requiere una combinación de muchas de las competencias que acabamos de ver. Una negociación puede ser un problema complejo que hay que descomponer en otros más sencillos. También hay que mantener el sentido crítico para analizar bien la situación y tomar las mejores decisiones. Con frecuencia requiere creatividad y, sobre todo si involucra a diferentes partes y se alarga en el tiempo, resulta fundamental coordinarse con otros y hacer gala de un alto nivel de inteligencia emocional.
Flexibilidad cognitiva: Esta competencia nos dice que en lugar de empeñarnos en definir cómo tiene que ser el futuro, y luego intentar forzar que ese futuro se ajuste a nuestros planes, tenemos que desarrollar nuestra plasticidad mental. Esta capacidad es la que nos va a permitir aprender a adaptarnos de manera dinámica a los cambios y desviaciones que inevitablemente se van a producir y también a saber reaccionar ante ellos con agilidad.
Metodologías como Agile y GTD® son los máximos exponentes actuales de esta competencia.
Ahora ya lo sabes. Si te preocupa tu futuro profesional, hay mucho en tu zona de influencia que puedes hacer.
Por ejemplo, ya has visto cómo la efectividad personal mejora tu empleabilidad. ¿A qué esperas para empezar a desarrollarla?
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DISCLAIMER: GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de la David Allen Company, de la cual soy Master Certified Trainer, Certified Coach y Distribuidor Oficial en Exclusiva para España. Puedes encontrar más información en formaciongtd.com y en gettingthingsdone.com Por otra parte, ni yo, ni mi libro, ni los servicios formativos para la mejora de la efectividad personal con OPTIMA3® que facilito estamos respaldados, aprobados, certificados o apoyados en modo alguno por David Allen o la David Allen Company. Todas las opiniones expresadas en el blog son únicamente mías a no ser que se indique de forma explícita lo contrario.
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