GTD: El Reto Productivo de Organizarse

tornillos organizados GTD: El Reto Productivo de OrganizarseLa gran mayoría de las personas está de acuerdo con el principio de que estar organizado es preferible a estar desorganizado. A partir de ahí, cabe iniciar un debate sobre cuál sería el grado de organización óptimo o deseable para cada persona, pero eso ya es otra historia.

En el trabajo del conocimiento, productividad personal significa capacidad para alcanzar los resultados deseados de la forma más eficaz y eficiente posible. Pues bien, la organización ineficiente es posible pero la desorganización eficiente es imposible. En otras palabras, la organización es un requisito imprescindible para la eficiencia.

Los motivos son fáciles de entender. Por ejemplo, si no sabes dónde están las cosas que necesitas para llevar a cabo tu trabajo, tendrás que dedicar parte de tu tiempo, energía y atención a encontrarlas antes de poder hacer lo que tienes que hacer. Como esa inversión de tiempo, energía y atención es innecesaria para hacer lo que tienes que hacer, y no aporta valor alguno a lo que tienes que hacer, más que una inversión es en realidad un gasto inútil, es decir, un despilfarro.

Cuando un sistema pierde energía, se dice de él que es un sistema ineficiente. Una conducción de agua que tiene pérdidas, es ineficiente. Una vivienda mal aislada, es ineficiente. En general, cualquier sistema que utiliza más recursos de los necesarios es un sistema ineficiente.

Cada persona necesita un grado de organización diferente pero todas las personas necesitan organización para ser eficientes. Si cuando vas a hacer una llamada telefónica tienes que dedicar diez minutos a encontrar el número de teléfono o, peor aún, a encontrar tu móvil, entonces estás siendo ineficiente. Si sales a hacer unos recados y vuelves con la mitad de las cosas porque no te acordabas de la otra mitad, estás siendo ineficiente. Si vas a hablar con una persona y te se olvida parte de lo querías decirle, obligándote a hablar con ella una segunda vez, estás siendo ineficiente tú y la estás haciendo ser ineficiente a ella.

Para evitar este tipo de situaciones, nos han dicho que las claves de la eficiencia son organizarse y priorizar. También nos han dicho que organizarse ayuda a combatir el estrés. Ambas afirmaciones son ciertas a medias. Si organizas mal, es muy probable que priorices mal y, si priorizas mal, serás ineficiente y te estresarás.

En el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque conlleva varios pasos. Un error común es creer que organizarse es una acción única: llegas, te organizas y ya está. Me temo que no es tan sencillo. Cuando, en el trabajo del conocimiento, organizarse se plantea como una acción única, la consecuencia es que el intento de organizarse produce incluso más estrés del que se pretende evitar. Además, organizarse mal no solo no aumenta la eficiencia, sino que la disminuye.

Para organizarse bien, antes es necesario hacer dos cosas: la primera de ellas es recopilar o capturar todo aquello que llama tu atención; la segunda es transformar lo que has recopilado o capturado, dotándolo de significado.

Cuando intentas organizar algo sin haberlo recopilado o capturado, la probabilidad de que finalmente no lo organices, o de que lo acabes organizando mal, es altísima. Del mismo modo, si intentas organizar algo sin saber qué significa exactamente para ti, tu cerebro se resistiría a hacerlo y muy probablemente no lo organizarás.

Si no tienes el hábito de recopilar o capturar todo y de procesarlo o aclararlo después, lo normal es que tu sistema de organización esté incompleto, ya que un porcentaje de cosas nunca llegará a entrar en él. Cuando tu sistema de organización está incompleto, es un sistema poco fiable y apoyarte en él para tomar decisiones y priorizar conlleva un alto riesgo, ya que, al no contar con toda la información necesaria, es fácil que decidas mal.

Lo que GTD nos enseña es que, en el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque es un paso integrado en un método más amplio; un método que permite recopilar o capturar todo para procesarlo o aclararlo después y, solo entonces, organizarlo según unas pautas concretas y siguiendo una estructura definida, que te permitirá acceder de forma fácil e inmediata a toda la información que necesitas, cuando la necesitas.

Por eso, organizarse en GTD es la clave de la eficiencia.

Aprendiendo a Gestionar la Información en Red

boton actualizar Aprendiendo a Gestionar la Información en RedLa información solo es poder si se comparte y se actualiza
Genís Roca

Una de las premisas a partir de las que estamos desarrollando la metodología de productividad colectiva OPTIMA12®, es que la eficacia colectiva depende en gran medida de la calidad del proceso de toma de decisiones que se utilice en cada red. Si el proceso de toma de decisiones empleado es pobre, entendemos que las decisiones a las que se llegue serán peores de lo que serían si el proceso de toma de decisiones hubiera sido de calidad.

Por este motivo, Paz Garde lleva tiempo investigando diversos métodos para toma colectiva de decisiones y, en concreto, está profundizando en uno de ellos que parece muy prometedor para la productividad en red: el proceso de toma de decisiones por consentimiento integrativo.

Una de las características de este proceso de toma de decisiones es que persigue aprovechar al máximo la inteligencia colectiva, facilitando que se integre el mayor número posible de información útil y relevante para la toma de la decisión más correcta. El concepto de “información útil y relevante” es otra de las áreas de estudio en la que Paz está trabajando intensamente y sobre el que irá publicando en su nuevo blog, Redes Productivas.

Durante los meses que llevamos trabajando como CoP, en OPTIMA LAB hemos podido comprobar la potencia de trabajar habitualmente con informaciones útiles y relevantes frente a la situación habitual en muchas organizaciones de trabajar con opiniones más o menos irrelevantes y, con frecuencia, inútiles.

También nos hemos dado cuenta de que la “información útil y relevante” es mucho más difícil de encontrar, generar y mantener que la “información basura”. Esto plantea un problema serio de cara a la productividad de la red ya que, por las características propias de este tipo de estructura organizativa, la gestión de la información resulta absolutamente crítica.

En las redes, la toma de decisiones ocurre con frecuencia de forma asíncrona. Como la comunicación es asíncrona, se trabaja habitualmente con “snapshots” [tomas instantáneas en argot fotográfico] de información, a diferencia de lo que ocurre en una organización de carácter presencial, en la que existen flujos más o menos continuos de información. El problema es que, cuando la información deja de estar actualizada, deja de ser útil y relevante y entonces, como ya sabemos porque lo hemos experimentado, las decisiones tomadas empiezan a ser incorrectas.

Un ejemplo de cómo la gestión de la información en red afecta a la productividad de la misma es la convocatoria de reuniones utilizando Doodle. Cuando un nodo de la red introduce su disponibilidad para una convocatoria en Doodle, lo que está haciendo realmente es introducir un “snapshot” de su disponibilidad en ese momento en concreto. Esa información la utilizará más adelante otro nodo de la red – la persona que ha creado la convocatoria – para tomar una decisión sobre qué día y a qué hora convocar la reunión. Si la información contenida en Doodle deja de estar actualizada en algún momento, Doodle deja instantáneamente de ser una fuente de información útil y relevante y pasa a ser una carga burocrática más, como tantos y tantos ejemplos de la empresa industrial.

Nuestro aprendizaje hasta la fecha es que, hasta que se cierra y se envía la convocatoria de reunión, Doodle debe mantenerse en todo momento como una fuente viva de información útil y relevante. Eso significa que, para los nodos de la red, introducir su disponibilidad en una convocatoria de Doodle no es un mero trámite administrativo sino un proyecto productivo en toda regla, que además impacta directa e intensamente en la productividad colectiva. Dicho de otro modo, la responsabilidad de cada nodo va más allá de introducir cierta información en Doodle en un momento dado: también tiene que actualizarla cada vez que su disponibilidad cambia.

La aparición de Internet ha fomentado de forma extraordinaria el desarrollo de ciertas competencias clave para el trabajo en redes productivas. Un buen ejemplo de ello es la compartición de información, que incluye otras competencias de nivel superior como puede ser la curación de contenidos.

Sin embargo, otras competencias, como las relacionadas con el mantenimiento de contenidos, están mucho menos desarrolladas. Entiendo que, al menos en parte, esto se debe al paradigma en el que muchos operamos, según el cuál, a día de hoy, la información queda rápidamente obsoleta. Desde este paradigma, mantener la información actualizada es una actividad de nulo o escaso valor.

Pero en las redes productivas, este paradigma a menudo es falso. Hay determinadas informaciones que sí necesitan ser actualizadas. En concreto, aquellas informaciones que van a ser tenidas en cuenta para tomar decisiones que afectarán a la productividad de la red. En este caso, cobra especial relevancia la frase de Genís Roca y, en concreto, su segunda mitad: “y se actualiza”.

Parafraseando a Genís, me atrevería a afirmar que “En las redes productivas, la información solo es útil y relevante si se comparte y se mantiene permanentemente actualizada“. ¿Cuál es tu experiencia?

OPTIMA LAB: Una CoP que Innova en Productividad

optimalab jornadas1 OPTIMA LAB: Una CoP que Innova en ProductividadLos pasados días 5 y 6 de septiembre tuvieron lugar en el Campus Infantes de Euroforum de El Escorial las Primeras Jornadas de Innovación OPTIMA LAB, una Comunidad de Práctica (CoP) que innova en productividad, tanto personal como organizativa.

En realidad, ya habíamos comenzado a “calentar motores” la noche anterior en el restaurante hindú favorito de la red: el Tandoori Station de Madrid. Era la primera vez que algunos nodos de OPTIMA LAB se veían en persona, a pesar de llevar mucho tiempo conversando y trabajando juntos online. Bromas previas, asustando a los “novatos” con el picante de la comida hindú, y mucho buen humor. Una forma fantástica de iniciar un evento que supone la culminación de varios meses de intenso y productivo trabajo en red.

El origen de OPTIMA LAB se remonta a enero de 2013. En aquella época, consciente de que estaba convirtiéndome en un “cuello de botella” para mi propia evolución profesional y personal, decido buscar ayuda y publico un post que titulo “Consultor Artesano busca Aprendiz“. La respuesta es excelente, muy superior a mis mejores expectativas. Mucho talento y con un grado de diversidad enorme, hasta el punto que me resisto a no aprovecharlo. Así, mi idea inicial de trabajar a pequeña escala con un/a aprendiz se transforma en trabajar con una red de aprendices y surge la red “the Learning Artisans Band“, a la que internamente llamamos “the LAB“. Somos diez nodos con trayectorias, perfiles e intereses muy diversos. Un potencial enorme que, desgraciadamente, nunca llegó a expresarse en su totalidad.

Diez nodos roza el límite de lo que en consultoría artesana llamamos “dimensión humana”. Coordinar agenda para tantas personas se convierte en un reto y nuestros primeros pasos como red se demoran mucho, ya que en lugar de poder reunirnos una o dos veces por semana, llegan a pasar dos y hasta tres semanas entre cada reunión virtual. Un pico de trabajo inesperado hace que estos primeros pasos se paren hasta la llegada del verano. A la vuelta de las vacaciones veraniegas intento re-arrancar el proyecto. Se lanza una wiki y empezamos a organizar un primer encuentro presencial, que tiene lugar en enero de 2013 en Doña Mencía, a donde nos había invitado Cruz Guijarro, uno de los nodos de la red. En el último momento hay varias bajas y el encuentro resulta un tanto descafeinado.

Con anterioridad a este encuentro, ya ha habido algunas “bajas” por el camino. Aprovecho para reemplazarlas con personas que me habían hecho llegar su interés con posterioridad a la creación de la red, incorporándolas con la intención de que actúen como revulsivo. Rápidamente compruebo que no va a ser así y empiezo a pensar en poner fin al proyecto “the LAB” y comenzar otro nuevo, aplicando todo lo aprendido hasta entonces.

¿Qué he aprendido gracias a “the LAB”? Algo sobre lo que ya he escrito por aquí: las redes se forman en los “solapamientos fértiles de interés”. Dicho de otro modo, si entre los nodos no hay un solapamiento real y significativo de intereses, la red no funcionará, al menos no como red productiva. Las personas son los nodos de la red pero los intereses son el caldo de cultivo que permite que esa red exista. En “theLAB” cada nodo tenía sus propios intereses y el solapamiento común era escaso. Como mucho, llegué a percibir débiles solapamientos de interés entre tres o cuatro nodos, algo claramente insuficiente para mantener viva la red. Así que decidí intentarlo de nuevo haciéndolo de una forma distinta.

Así nace OPTIMA LAB, una CoP con vocación de llegar a ser una red productiva a medio plazo. A diferencia de lo que ocurría en “theLAB”, todos los nodos de OPTIMA LAB comparten un interés común: innovar en productividad personal y organizativa. Como decía antes, también queremos llegar a ser una red productiva a medio plazo, pero sobre esto ya escribiré con detalle más adelante.

OPTIMA LAB la formamos, según aparecemos en la foto, de izquierda a derecha, Silvestre Segarra, un servidor, Paz Garde, David Sánchez, Cruz GuijarroAntonio José Masiá, Jesús Serrano y Jerónimo Sánchez, que no sale en la foto porque está actualmente en Méjico y no pudo unirse físicamente a nosotros en esta ocasión. Somos una red de consultores artesanos, adheridos a #redca y convencidos de sus valores. Nos consideramos usuarios avanzados de GTD y estamos comprometidos con el cambio y la mejora de las organizaciones. Otra de nuestras señas de identidad es que somos coaches de SUN® o estamos en el camino de serlo.

Después de más de una veintena de reuniones virtuales y mucho trabajo individual “offline”, nos hemos reunido físicamente para celebrarlo y seguir construyendo y aprendiendo. Durante estos dos días nos hemos conocido mejor, llevando a cabo breves presentación tipo TED y recibiendo feedback por parte de la red. Entre otras cosas, hemos hablado mucho de innovación en productividad personal, en concreto de OPTIMA3®, una metodología de productividad personal de nueva generación, y de la metodología de productividad colectiva centrada en las personas OPTIMA12®, sobre la que llevo tiempo escribiendo por aquí.

Para mí, han sido dos de los días mejor invertidos en mucho tiempo, a todos los niveles. Dos días que he disfrutado intensamente, porque me llevo la satisfacción de haber vivido, junto a un grupo de magníficas personas, el propósito con el que veníamos a estas primeras jornadas: “Construir unas bases sólidas para avanzar divirtiéndonos, aprendiendo, compartiendo y comunicándonos de forma directa y transparente, para concretar y definir una hoja de ruta clara para OPTIMA LAB”.

Ahora, a seguir trabajando porque, en materia de productividad, también está todo por hacer.

Logo redca

FeedBurner Subscriber Counter

Mi perfil en Google+

Seleccionado por JobiJoba España

FacileThings

Categorías

Versión móvil

Código QR