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Si hace un par de semanas veíamos cómo optimizar los proyectos recurrentes con Listas de Control, hoy vamos a ver cómo hacer algo parecido con las tareas recurrentes, es decir, acciones independientes que tienes que repetir cada cierto tiempo.

Evidentemente hay muchas acciones recurrentes que ya has convertido en hábitos y que por tanto no tiene demasiado sentido seguir gestionando en una lista o en tu agenda. Sin embargo hay otras muchas acciones repetitivas que sí tiene sentido gestionar con GTD, bien porque no se repiten con suficiente frecuencia y por tanto se te olvidan, bien porque son relativamente nuevas y aún tienes que convertirlas en hábitos.

Ejemplos de estas acciones recurrentes no tan frecuentes son:

• Renovación de documentos (DNI, pasaporte…)
• Felicitar a personas (cumpleaños, aniversarios…) o restablecer contacto con antiguos amigos
• Limpiezas periódicas “a fondo” (tu archivo de referencia, el trastero, los altillos…)
• Revisión de actualizaciones de tus equipos informáticos (sistema operativo, software, renovación de licencias…)
• Mantenimiento del coche (lavarlo, comprobar niveles y presión neumáticos, ITV…)
• Cuidados a tus plantas de interior o las de tu parcela (abonar, fumigar…)
• Cuidados a tus mascotas (renovar materiales de un acuario, vacunas…)
• Chequeos médicos
• Comprobar periódicamente si una información que esperas ya está disponible…

En realidad la lista puede ser interminable. En mi caso concreto estimo que aproximadamente entre un 25% y un 30% de las tareas que gestiono en mi sistema GTD son recurrentes.

Como puedes suponer, automatizar al máximo este volumen de tareas recurrentes conlleva, al igual que ocurre con las Listas de Control, un ahorro muy importante de tiempo en la fases de recopilar, procesar y organizar, ya que sólo deberás recopilarlas, procesarlas y organizarlas la primera vez que las hagas, pudiendo en sucesivas ocasiones pasar directamente a evaluar y hacer.

Las tareas recurrentes pueden ser de dos tipos: fijas o dinámicas.

Una tarea recurrente fija es la que se repite periódicamente en una fecha independientemente de cuando la hiciste la última vez. Por ejemplo, los cumpleaños son algo que ocurre todos los años en la misma fecha, independientemente de que el año anterior lo felicitaras el día antes o dos semanas después de la fecha correcta.

Una tarea recurrente dinámica es la que se repite periódicamente un tiempo después de que la hiciste la última vez. Por ejemplo, abonar las plantas cada dos meses es algo que debes hacer dos meses después de la última vez que las abonaste. Si la última vez no tenían abono en la tienda y las abonaste un mes más tarde de la fecha inicialmente prevista, no tiene sentido que las abones de nuevo el mes siguiente.

Mi sistema GTD es capaz de gestionar ambos tipos de tareas recurrente de forma eficaz y completamente automática teniendo en cuenta para ello tanto la “fecha objetivo” en la que estaba planificado realizar la tarea como la “fecha real” en la que la he completado.

En el primer ejemplo, cuando marco la tarea como completada, el sistema genera automáticamente otra tarea igual añadiendo un año a la “fecha objetivo”. Es decir, no tiene en cuenta la “fecha real” en que he completado la tarea sino sólo que ésta ocurre “cada año”, independientemente de lo que haya ocurrido el año anterior.

En el segundo ejemplo, cuando marco la tarea como completada, el sistema genera automáticamente otra tarea igual añadiendo dos meses a la “fecha real”. Es decir, no tiene en cuenta la “fecha objetivo” sino la “fecha real” en que he completado la tarea, tanto si me adelanto como si me retraso, y hace que la tarea se repita “dos meses después” de la última vez que la completé.

Casi todas las agendas electrónicas y aplicaciones de gestión personal ofrecen un conjunto bastante limitado de opciones, aunque por lo general suficiente, para gestionar tareas recurrentes fijas. Sin embargo no suelen permitir la gestión de tareas recurrentes dinámicas y, además, las posibilidades de gestión de tareas recurrentes en intervalos no estándar (tareas que se repiten por ejemplo cada cinco meses, siete semanas o 100 días) son prácticamente nulas.

A pesar de ello las ventajas de aprovechar estas herramientas para automatizar en lo posible tus tareas recurrentes son muy claras y hacen que merezca la pena el esfuerzo inicial. Aunque la automatización no llegue a ser completa, verás que de todos modos es una forma rápida y sencilla de gestionar tus tareas habituales con mucha más eficacia.