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Cómo Uso GTD en la Práctica

Lo puedes leer en aprox. 4:37 minutos

Ya hemos visto en entradas anteriores cuáles son los tres elementos que integran mi herramienta GTD:

MindManager, conocida aplicación para mapas mentales y corazón del sistema
ResultsManager, add-in para MindManager que añade funcionalidades específicas para implantar GTD y que constituye el cuerpo de la herramienta
MindReader, conjunto de macros de SAX Basic, el lenguaje de programación de MindManager, que actúa como un auténtico cerebro integrando los dos elementos anteriores

Veamos ahora cómo utilizo de forma conjunta estos tres elementos en la práctica.

Recopilar

Además de las cosas físicas, que recopilo en bandejas de entrada también físicas, o del email, que se recopila él solito en las bandejas de entrada de correo, cuando estoy trabajando con el ordenador y se me ocurre una idea la capturo con GyroQ, una sencilla herramienta de captura.

Estés haciendo lo que estés haciendo, al activar GyroQ (Ctrl+Q en mi caso), te aparece una pequeña ventana como la que puedes ver en la imagen adjunta. En ella tecleo la acción, o proyecto, utilizando la sintaxis de MindReader, y luego pulso <Enter>.

Al hacerlo, esa acción o proyecto queda guardada temporalmente en un archivo en disco para ser utilizada más adelante, y la ventana de entrada de GyroQ queda limpia y dispuesta para seguir usándose. Si este no fuera el caso, pulsando la tecla <Esc> desaparece.

Cuando no estoy frente al ordenador recopilo en una Moleskine o en el grabador de notas de la BlackBerry o en Post-it que tengo repartidos por toda la casa

Procesar

Cuando proceso, cualquier cosa que no va a la papelera, ni al archivo, ni a la agenda, va a mi herramienta GTD. En otras palabras, todo lo que se gestiona con la lista a la espera, el archivo de seguimiento, la lista de proyectos y la lista de próximas acciones está en el mismo sitio.

Según voy procesando elementos de mis bandejas de entrada, si algo requiere añadir una acción, o proyecto, comprometida o no, presente o futura, entra en el sistema. La forma de hacerlo varía según sean elementos muy dispersos o no. Me explico. De mi mapa central de MindManager salen aproximadamente 30 mapas “temáticos”. Por ejemplo “Deporte y Salud” es uno y “Mejoras Casa” es otro. Así hasta 30.

Si las acciones que voy procesando van a ir a parar a diferentes mapas, utilizo GyroQ de la forma descrita en el apartado Recopilar. Si, por el contrario, voy a añadir muchas acciones y proyectos a un mapa determinado, abro directamente el mapa y las añado allí.

Organizar

Una de las grandes ventajas de mi herramienta GTD es que procesar y organizar ocurren simultáneamente. Es más, en ocasiones, recopilar, procesar y organizar ocurren a la vez.

Esto se debe a la forma en que funciona la herramienta. Si por ejemplo recibo una llamada de Pepe pidiéndome que le envíe una presentación sobre beneficios sociales que necesita el viernes como tarde, en lugar de anotarlo en un Post-it para luego procesarlo y organizarlo, lo que hago es pulsar Ctrl+Q para lanzar GyroQ y a continuación escribo ”enviar presentación a Pepe antes del viernes ts1 ismedium @online ! cbmap” y luego <Enter>.

En sentido estricto esto habría sido simplemente recopilar. Sin embargo, como ya sé que tengo que enviar una presentación al contacto Pepe, por email (@online) antes del viernes (fecha límite representada por “!”) y que es algo que no me va a llevar más de 15′ (ts1) y puedo hacer con un nivel de energía normal (ismedium), lo introduzco directamente así y ya lo tengo además procesado y organizado. Por cierto, “cbmap” le dice a GyroQ que esa acción hay que enviarla al mapa de “Compensación y Beneficios”, que es uno de los que utilizo en mi trabajo.

En resumen, la frase anterior daría lugar a una acción en el mapa “Compensación y Beneficios” que quedaría como “enviar presentación a Pepe”, con contacto Pepe, contexto @online, fecha de inicio hoy, fecha de finalización (límite) el viernes, energía normal y tiempo requerido menor a 15′.

Evaluar

Cada noche a las 3:00, una tarea programada de Windows lanza un script de GyroQ que refresca todos los dashboards diarios de ResultsManager. Si es viernes o sábado, también refresca los semanales.

Entre los diarios tengo “Acciones comprometidas por contexto” o “Acciones comprometidas por contacto”. Entre los semanales, “Revisión semanal de proyectos”, “Revisión de acciones comprometidas futuras” (archivo de seguimiento) o “Revisión de acciones algún día/tal vez”. Tengo otros dashboards que refresco cuando los necesito (tardo un par de minutos en hacerlo), como por ejemplo “Jardín de ideas para el blog”, “Ir de compras”, “Libros que leer” o “Películas que ver”.

En cualquiera de esos casos, refrescar un dashboard consiste en que ResultsManager escudriña el contenido de los 30 mapas de los que te he hablado, filtrando y ordenado la información según los criterios establecidos.

Así, por ejemplo, en el dashboard de “Acciones comprometidas por contexto” sólo tengo acciones comprometidas activas (no están ni las algún día/tal vez ni las del archivo de seguimiento). Tampoco tiene proyectos, sino únicamente la próxima acción de cada uno de ellos y las acciones aparecen agrupadas de la siguiente forma:

En un primer nivel hay 4 grandes bloques: con fecha límite, con fecha objetivo, sin fecha (lo antes posible) y a la espera
Dentro de cada uno de los 4 niveles anteriores, las acciones se agrupan por contexto
Dentro de cada contexto, las acciones se dividen entre profesionales y personales. Así puedo filtrar (ocultar) unas u otras según el momento del día
Cada acción lleva indicados el tiempo y nivel de energía necesarios para realizarla, así que cuando estoy en un contexto y tengo que elegir entre muchas puedo ir filtrándolas según estos criterios

Cada mañana lo primero que hago es comprobar mi agenda y luego el dashboard anterior. Habitualmente empiezo seleccionando alguna acción que requiere nivel de energía alto y un par de horas y empiezo por esa. Si preveo que no voy a tener el ordenador a mano, imprimo el dashboard y me lo llevo conmigo.

Durante la revisión semanal uso los mismos dashboards que a diario junto con los dashboards adicionales específicos para este fin.

Espero que te haya resultado interesante saber un poco más sobre mi herramienta GTD y la forma en que la utilizo. En una próxima entrada sobre GTD compartiré contigo una sencilla herramienta desarrollada en Excel que podrá servirte como punto de partida para desarrollar tu propio sistema. ¡No faltes!

8 Cosas a Tener en Cuenta al Diseñar tu Sistema GTD

Lo puedes leer en aprox. 3:51 minutos

Una de las muchas ventajas que ofrece la metodología GTD es la enorme flexibilidad que permite a la hora de elegir qué herramientas utilizar para implantarla.

La recomendación de David Allen es comenzar con lo que él denomina soluciones de baja tecnología, es decir, con lápiz y papel o algo similar. Sin embargo, una vez hayas practicado lo suficiente, domines la metodología y, sobre todo, hayas desarrollado los hábitos productivos necesarios, es muy probable que esta solución de baja tecnología se te quede corta y busques algo más potente.

Cuando llegue ese momento y, especialmente, antes de realizar el esfuerzo que supone migrar todo el sistema de una plataforma a otra nueva, te recomiendo que reflexiones sobre lo siguiente:

Cómo procesas la información: No todos procesamos la información igual y por tanto debemos adaptar nuestro sistema a esta realidad. Hay personas que, en un proyecto, simplemente necesitan conocer cuál es la próxima acción; otras, por el contrario, necesitan tener una imagen completa del proyecto. Estas últimas agradecerán por tanto un sistema que sea potente representando visualmente los datos, como por ejemplo las basadas en mapas mentales.
Itinerante o sedentario: Una de las variables más importantes a la hora de diseñar tu sistema GTD es tener en cuenta el tipo de actividad a la que te dedicas de forma mayoritaria. Si eres una persona que habitualmente trabaja frente a un ordenador podrás utilizar probablemente herramientas más potentes, al menos en cuanto a capacidad de almacenamiento y procesado, que si estás constantemente yendo de un sitio a otro, en cuyo caso necesitarás una herramienta ligera que te permita acceder rápida y fácilmente a tus listas y proyectos.
Ser itinerante o sedentario influye además en la forma y frecuencia en que podrás definir tu trabajo y en especial en tareas concretas como archivar el material de consulta y referencia o el material de apoyo para proyectos.
Número de espacios de trabajo: De forma parecida a lo anterior, el hecho de que trabajes habitualmente en tu casa o en una oficina, influirá en el diseño de tu sistema. Si trabajas en una oficina, tendrás que tener allí una réplica completa del sistema que tengas en casa y mantener además la disciplina de tener ambos sistemas sincronizados. Caer en el error de separar lo profesional de lo personal sólo servirá para que tu sistema GTD deje de funcionar antes o después (100% garantizado).
Estructura de archivo: David Allen aconseja un sistema de archivo analógico basado en un sistema de almacenamiento alfabético. Independientemente de que decidas seguir o no este consejo, sí que tendrás que decidir dónde y con qué criterio vas a archivar tanto el material de consulta y referencia como el de apoyo para proyectos, teniendo en cuenta que siempre habrá cosas, aunque sean pocas, que por su naturaleza será difícil, o no merecerá la pena el esfuerzo, digitalizar.
Bandejas de entrada: Independientemente de que la solución que decidas usar sea de baja o alta tecnología, una de las cosas que te conviene hacer antes de implantar GTD es decidir cuántas bandejas de entrada vas a utilizar y cuáles van a ser, sin olvidar que siempre debes tener una a mano y que tendrás que procesarlas todas frecuentemente y al menos una vez al día.
Agenda: También aquí es recomendable que dediques algún tiempo a decidir qué plataforma es la que vas a utilizar para tu agenda. Sea la que sea, debe permitirte anotar con facilidad las cosas que requieren hacerse en una fecha o en una fecha y hora determinadas y, aún más importante, consultarla sin esfuerzo cuantas veces sea necesario. No te dejes condicionar por la naturaleza del resto de herramientas que uses, es decir, puedes por ejemplo usar una agenda de alta tecnología y sin embargo gestionar tus listas con herramientas de baja tecnología.
Contextos: Antes de empezar a usar GTD es interesante dedicar un tiempo a identificar los contextos a los que asignar tus próximas acciones. Mi recomendación es que empieces con el menor número posible y vayas añadiendo más según las necesidades. No olvides que la finalidad de los contextos es ayudarte a discriminar fácilmente qué puedes hacer y qué no en función de las circunstancias en que te encuentras y las herramientas de que dispones en un momento dado. Si ves que tienes demasiadas acciones por contexto, seguramente te interesará dividir ese contexto de forma que cada uno de los nuevos contextos tenga un número de acciones más asequible. Por el contrario, si habitualmente tienes sólo dos o tres tareas por contexto, es probable que te interese consolidar algunos de ellos.
Listas algún día/tal vez: Este tipo de listas son adictivas, ya que te permiten vaciar tu mente en el momento sin tener que decidir si realmente vas a comprometerte o no a hacerlas. El único inconveniente es que el volumen de estas listas puede aumentar muy rápidamente convirtiéndolas en algo difícil de manejar. Si ese es tu caso, te sugiero que subdividas esa lista algún día/tal vez en otras que te permitan prestarles la atención que merecen en función del compromiso relativo que tengas con ellas.

Posiblemente haya otros factores que también pueda ser interesante tener en cuenta pero estos 8 son en mi opinión esenciales. Cuando hayas reflexionado sobre ellos y tengas claras las respuestas, estarás un paso más cerca de crear tu sistema GTD ideal.

GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema

Lo puedes leer en aprox. 1:44 minutos

El propósito de la metodología GTD es liberar a tu cerebro del estrés de modo que pueda ser más productivo. Este resultado se consigue cuando el cerebro es relevado de su obligación de controlar “incompletos“, ya que entonces puede centrarse exclusivamente en lo que está haciendo.

Ahora bien, para que esta situación tenga lugar, es necesario que el cerebro esté seguro de estar haciendo lo que debe hacer y de no estar haciendo lo que no debe hacer. Esto es precisamente lo que consigues cuando revisas tu sistema GTD de forma regular y lo mantienes al día.

Por este motivo tu sistema GTD no puede ser estático sino que debes actualizarlo tan a menudo como sea necesario para mantener su fiabilidad.

Para revisar de forma adecuada, lo más importante es saber qué cosas debes tener en cuenta y cuándo pero también qué tienes que hacer y con qué frecuencia para asegurarte de que el sistema mantiene su integridad y te permite sacar el máximo partido del mismo.

Por ejemplo, tu sistema debería permitirte ver en cada momento todas las opciones que tiene sentido ver en ese momento.

En otras palabras, si vas a hacer llamadas de teléfono, tu sistema debe ser capaz de mostrarte, idealmente aislándolas del resto de próximas acciones, todas las llamadas que te has comprometido a hacer. Del mismo modo, tu sistema debería poder mostrarte con facilidad y rapidez todos los temas que debes tratar con una persona con la que te vas a reunir.

Un proceso de revisión diario correcto debe comenzar por tu agenda, ya que ello te permitirá hacerte una idea de cómo “pinta el panorama” para el resto del día.

Lo siguiente es echar un vistazo a tus listas de próximas acciones, idealmente con la posibilidad de agruparlas por contexto y por contacto.

Yo por ejemplo dispongo en mi sistema GTD de una vista dinámica de próximas acciones, incluyendo las que también están en mi calendario, que puedo reagrupar por una serie de parámetros: contexto, contacto, con fecha límite hoy, con fecha límite en los próximos 5 días….

No se trata de que tengas que hacer todo lo que figura en estas listas en ese día, sino de que tengas claro qué cosas te has comprometido a hacer con el objetivo de que puedas tomar en cada momento la decisión correcta sobre qué hacer y qué dejar de hacer, asegurándote de que no “se te escapa” nada fundamental.