Diferencias entre Registrar (OPTIMA3®) y Capturar (GTD®)

En posts anteriores hemos visto todo sobre el hábito de «Registrar» y también el hábito de «Registrar» explicado con ejemplos. En este post vamos a ver las diferencias entre el hábito «Registrar» de la metodología OPTIMA3® y el paso «Capturar» de GTD® (también llamado «Recopilar» en las primeras versiones del método).

Aunque a primera vista puede dar la impresión que se trata de dos comportamientos muy parecidos, casi iguales, la realidad es que son muchas más las diferencias que las semejanzas entre ellos. Dicho esto, «Registrar» tiene su origen en «Capturar», luego es normal que se perciban como hábitos similares. Veamos a continuación en qué se diferencian «Registrar» y «Capturar».

En cuanto a definición

En GTD®, Capturar es reunir lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías regularmente. Este es un planteamiento únicamente reactivo/pasivo.

En OPTIMA3®, Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Esto incorpora un elemento de proactividad sobre Capturar.

Por otra parte, «vaciar» en GTD® aparece tanto en la definición de Capturar como en la de Aclarar. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. En OPTIMA3®, «vaciar» no guarda relación alguna con Registrar y es parte únicamente del hábito de «Evidenciar».

En cuanto a propósito

En OPTIMA3®, Registrar permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.

En GTD® no aparece el concepto de enfriar el pensamiento.

En cuanto a qué se Captura o Registra

En GTD® se capturan «incompletos» o «asuntos pendientes». La expresión concreta que usa Allen es «open loops», que no tiene traducción directa al español. Para saber si algo es un incompleto, o está pendiente, es necesario pensar y decidir.

En OPTIMA3® se registran únicamente «cosas». Esto es muy importante, ya que Registrar bien implica hacerlo de manera automática, sin pensar ni decidir.

En cuanto a cómo Capturar o Registrar

En GTD® se puede Capturar de cualquier forma, sin ningún tipo de restricción en cuanto a forma de redacción o extensión.

En OPTIMA3® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres. No se puede Registrar nada que contenga un verbo. Por otra parte, Registrar tiene que hacerse buscando la máxima eficiencia, es decir, con el menor número posible de palabras.

En GTD®, anotar «comprar regalo de cumpleaños para Carlitos» sería Capturar de forma correcta. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. Lo correcto sería «Carlitos» o «regalo Carlitos», es decir, algo con nombre, breve y sin verbo, que se puede Registrar sin pensar ni decidir.

Obviamente, cuando la forma de Capturar o Registrar algo es con una foto, un audio, o un objeto en sí mismo, todo lo anterior no aplica.

En cuanto a cuándo Capturar o Registrar

En OPTIMA3®, la forma óptima de Registrar es hacerlo en el mismo momento en que el elemento potencialmente relevante aparece por primera vez, ya que lo que se persigue es generar un hábito, es decir, un automatismo que se active de manera inconsciente cada vez que aparece un elemento potencialmente relevante.

En GTD®, se puede Capturar cuando quieras, es decir, puedes Capturar un elemento la primera vez que llama tu atención, pero también puedes decidir no hacerlo en ese momento y dejarlo para capturarlo, si quieres, la próxima vez que llame tu atención.

Desde el punto de vista de OPTIMA3®, la práctica que plantea GTD® es otro error metodológico y pedagógico, en la medida que dificulta el desarrollo y mantenimiento del automatismo y, además, permite pensar y decidir (si capturarlo o no).

Conclusión

Aunque parecidos, los comportamientos de Capturar y Registrar presentan diferencias muy significativas.

Mi opinión profesional1 es que la forma en que está planteado el paso de Capturar puede dificultar tanto su comprensión, como su aprendizaje y puesta en práctica, pero sobre todo su aprovechamiento. Esta afirmación se basa en lo siguiente:

  • Considero metodológicamente incorrecto y pedagógicamente contraproducente que «vaciar» aparezca tanto en el paso de Capturar como en el de Aclarar. Metodológicamente incorrecto, porque «vaciar» no forma realmente parte del comportamiento Capturar, sino que es un paso posterior que se aplica cuando las cosas ya han sido capturadas. Pedagógicamente contraproducente porque genera confusión al delimitar en qué consiste concretamente el comportamiento Capturar, solapándolo con Aclarar.
  • Son muchas las personas que anotan «tareas». Esto significa que piensan y deciden antes de anotar un recordatorio de lo que han decidido. Desde el punto de vista de GTD®, estarían haciendo algo parecido a Capturar+Aclarar+Organizar, pero todo a la vez. En GTD®, «comprar pilas alcalinas» es una redacción válida tanto para algo Capturado, como para algo Aclarado y Organizado. El hecho de no marcar claramente la diferencia entre el nuevo comportamiento que se plantea y el antiguo – cosa que sí hace OPTIMA3® – dificulta su comprensión.
  • El hecho de que Capturar pueda hacerse de manera opcional y sin restricciones en la forma de hacerlo, hace que las personas que ya anotan «tareas» apenas perciban diferencia alguna entre el nuevo comportamiento que se les ofrece y el comportamiento que ya tienen, lo que lógicamente se traduce en que tampoco le vean un beneficio adicional a adoptarlo. En consecuencia, Capturar se percibe a menudo como «hacer más de algo que no es particularmente útil», lo que genera resistencia y dificulta su adopción.
  • El principio fundamental de la generación de hábitos es la repetición. En esencia, generar un hábito es conseguir que un comportamiento concreto deje de ser gestionado por el Sistema 2 y pase a ser gestionado por el Sistema 1 (Kahneman). Intentar generar hábitos teniendo que pensar y decidir es como intentar aprender a flotar llevando puesto un cinturón de plomo.
  • El poder Capturar unas cosas sí y otras no, incorpora una aleatoriedad y una inconsistencia que dificulta la repetición y, por tanto, el desarrollo del hábito.
  • La libertad para utilizar verbos al Capturar facilita tener que pensar y decidir antes de hacerlo. Cuando el verbo que se va a utilizar no es evidente, aumenta además la probabilidad de no Capturar en el momento y dejarlo para más adelante. Todo esto dificulta también la repetición y, por consiguiente, el desarrollo del hábito.
  • En la medida que se permite pensar y decidir antes de Capturar, se favorece mantener el hábito de decidir en caliente, es decir, se dificulta la adquisición del hábito de enfriar el pensamiento, que es el principal valor añadido del paso Registrar en OPTIMA3®. La utilidad indudable de enfriar el pensamiento ha sido puesta de manifiesto por numerosos expertos, entre los que se encuentran Walter Mischel y Piers Steel.

«Capturar» es un gran hábito productivo, como han experimentado miles de personas hasta la fecha. «Registrar» aprovecha todo lo que de positivo tiene Capturar, favorece su comprensión y adquisición, limita el riesgo de errores y malas interpretaciones, potencia su máximo aprovechamiento y añade beneficios adicionales – como el de enfriar el pensamiento – que multiplican su utilidad.

1 DISCLAIMER: Mi opinión profesional sobre GTD® viene avalada por mi condición de Certified Master Trainer en GTD® por la David Allen Company. Mi opinión profesional sobre OPTIMA3® viene avalada por mi condición de autor de dicha metodología.

El ruido conceptual como motor del aprendizaje

Uno de los rasgos diferenciales de la red productiva OPTIMA LAB es nuestro compromiso con el aprendizaje. Esto significa que uno de los principales criterios que utilizamos para evaluar la calidad de nuestro trabajo es la cantidad y la calidad del aprendizaje que se ha producido en cada ponencia, curso, taller, reunión de coaching o jornada de consultoría que realizamos. Para nosotros, el aprendizaje es la medida de la efectividad de lo que hacemos, y por ese motivo investigamos constantemente todos los factores que lo afectan, tanto positiva como negativamente, a fin de mejorar cómo facilitarlo y potenciarlo.

Ya adelanto que carezco de evidencias científicas que avalen lo que hoy en concreto voy a compartir contigo en este post. Lo que cuento es simplemente resultado de mi propio proceso de aprendizaje a lo largo de las más de 3.500 horas de experiencia que llevo acumuladas como facilitador y formador en efectividad personal.

Mi punto de partida es muy simple: «si una persona cree que ya sabe algo, es incapaz de aprender nada nuevo sobre ello». En mi opinión, tener este principio en cuenta es absolutamente fundamental a la hora de diseñar cualquier cosa destinada a ser aprendida, tanto si es un manual de instrucciones, como si es una receta de cocina o una metodología.

En el caso concreto de la productividad personal, si alguna vez has intentado explicar a otra persona qué es GTD®, habrás sufrido un pequeño calvario con ciertos conceptos. ¿Por qué? Porque GTD® ignora este principio fundamental que acabo de comentar y además de usar un buen número de conceptos y expresiones comunes, los usa con un significado distinto de su significado común. Algunos de estos conceptos son «proyecto», «lista», «acción», «a la espera» o «algún día/tal vez».

Por ejemplo, todo el mundo en una organización ha oído en algún momento de su vida profesional la palabra «proyecto», por lo que ya cuenta con una imagen y un significado de ese concepto. Así, para la mayoría de la personas, un proyecto es algo en lo que generalmente interviene un número significativo de gente, suele contar con un presupuesto más o menos importante, es relativamente complejo y puede prolongarse durante un periodo bastante amplio de tiempo. Sin embargo, en GTD®, «un proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso y puede completarse en el plazo de un año».

Si aplicamos esta definición, «tareas» como hacerle una revisión al coche serían en realidad un «proyecto», ya que necesitas llamar para pedir cita, luego tienes que llevarlo al taller, esperar a que te avisen cuando esté terminado (o que te pasen un presupuesto si surge algo inesperado) y finalmente ir a recogerlo (para lo cual es posible que también necesites pedirle a alguien que te lleve). Cada uno de estos pasos es independiente del anterior y tiene lugar en momentos y circunstancias distintas, por lo que cada uno de ellos es una «acción». Por ejemplo, «llamar para pedir cita» es algo que puedes hacer en cualquier momento y lugar, siempre que tengas un teléfono a mano. Sin embargo, para poder «llevar el coche al taller» tienes que estar necesariamente en el mismo lugar en que esté el coche, sea en tu casa o en tu trabajo, y tienes que hacerlo en un momento concreto (el día y la hora en que te han dado cita). En GTD®, cada uno de estos pasos es una «acción», es decir, una «actividad física y visible que permite que algo avance» (en este caso la revisión de tu coche).

¿Cuál es el problema desde el punto de vista del aprendizaje? Que cuando una persona que ya conoce con anterioridad conceptos como «proyecto» o «acción» los escucha o lee por primera vez en relación con GTD®, ignora la explicación sobre su significado porque (cree que) ya lo conoce, es decir, es víctima del pensamiento supositorio. Y, en consecuencia, como realmente sigue sin saber el verdadero significado de estos conceptos, va a aplicar necesariamente mal la metodología. Para esa persona, seguirá siendo absurdo llamar «proyecto» a algo «tan fácil» como pasar la revisión del coche. Para ella, eso seguirá siendo una «tarea» o, casi peor, puede que pase a considerarlo una «acción».

Este mismo problema se replica una y otra vez a lo largo de la metodología. Así, para la mayoría de la gente una «lista» es una secuencia de tareas, generalmente con un formato de una o más columnas. Sin embargo, en GTD®, «lista» es cualquier recordatorio visible. De hecho, en GTD®, el calendario es una «lista» de las acciones que tienes que realizar en fechas y momentos concretos, junto a recordatorios de información que es relevante en fechas concretas. Sin embargo, poca gente llamaría «lista» a su calendario…

De forma análoga, para la mayoría de la gente, una lista «a la espera» contiene cosas que aún no van a hacer (porque están «a la espera» de decidir si hacer algo con ello o no). Estas cosas deberían estar en realidad en una lista «algún día/tal vez». Por el contrario, en GTD®, la «lista a la espera» contiene acciones que realizan otras personas (lo que mucha gente organiza en listas bajo el nombre de «pendientes»).

Del mismo modo, un tablero de Pinterest con imágenes de etiquetas de vinos que te gustaría probar o de carteles de películas que te gustaría ver es un ejemplo estupendo de una lista «algún día/tal vez», aunque para nada tenga aspecto de «lista».

Podría seguir poniendo ejemplos, pero creo que queda suficientemente claro.

En los cursos de formación GTD® oficial, todos estos conceptos se explican y trabajan en detalle con numerosos ejercicios y dinámicas, por lo que aseguramos su correcta comprensión.  El problema está – y hablo de mi propia experiencia – cuando te acercas a la metodología de forma independiente y autodidacta, creyéndote que has entendido lo que has leído y aplicándolo mal, hasta que te caes unas cuantas veces del carro y descubres que la realidad es muy distinta de lo que pensabas.

OPTIMA3® tiene en cuenta esta problemática y la he diseñado pensando desde el minuto cero en cómo facilitar al máximo su aprendizaje, también el autodidacta. Por eso, todos sus términos son:

  1. intencionalmente «raros» o «extraños», para asegurar que su significado sea desconocido o
  2. su significado coincide con el que la gente ya tiene sobre ese concepto o expresión

Por ejemplo, en lugar de «listas», en OPTIMA3® se usan «vistas». Si ya sabes lo que es una vista, comprobarás que el significado es el que ya conoces. Si no, tendrás que aprender necesariamente qué es una «vista», por lo que evitamos el riesgo de que «creas que ya lo sabes» y te quedes sin aprenderlo.

Otra diferencia es que todos los conceptos en OPTIMA3® son acrónimos de 3 letras (no, no es una coincidencia 😉 ). Así, las «acciones» dejan paso a las UPAs (Unidades Personales de Acción) y los «proyectos» a los RATs (Resultados Alcanzables Tachables) y a los RFTs (Resultados Finales Tachables). Por otra parte, no existe ninguna lista «calendario», sino una vista FOC (Fechas Objetivas Concretas) en la que únicamente hay UPAs con fecha objetiva. Tampoco existe una lista «a la espera», sino una vista LHO (Lo Hacen Otros). En cuanto a las posibilidades que se enfrían (aquí no se incuba, ya explicaré otro día por qué), están en las vistas ESN (Esta Semana No) y ETD (El Tiempo Dirá). Los contextos se combinan con el tiempo y la energía, incorporan el principio de máxima eficiencia y evolucionan a COEs (Circunstancias Óptimas de Ejecución), dentro de los cuales están los «COEs Matrioska», sobre los que también escribiré en su momento. Además, aparecen nuevas vistas específicas, como FRF (Fechas de Referencia Futura), DAO (Debo A Otros) o YCO (Yo Con Otros). Otros elementos de la metodología son las PUF (Posibles UPAs Futuras) y los RIT (Resultados Intermedios Tachables).

Por cierto, si sientes curiosidad sobre los nombres en la versión en inglés de la metodología, son: PAU (Personal Action Unit), SAR (Specific Achievable Result), SFR (Specific Final Result), SOD (Specific Objective Dates), OEC (Optimal Execution Circumstances), ODI (Others Do It), IOO (I Owe Others), IWO (I With Others), NTW (Not This Week), TWT (Time Will Tell), FRD (Future Reference Dates), PFP (Potential Future PAUs) y SIR (Specific Intermediate Result).

Si todo lo anterior te parece un poco (o un mucho) «lioso» o «complicado», me alegro un montón, porque de eso precisamente se trata. Vas a tener que invertir tiempo en a) comprender y, b) memorizar todos esos acrónimos y sus respectivos significados. La buena noticia es que hemos eliminado el riesgo de que «creas» que ya sabes lo que significan y te quedes sin aprenderlo. Todos los acrónimos de OPTIMA3® parecen ruido porque son ruido. Son «ruido conceptual», totalmente intencional, porque la extrañeza es la fuente de la curiosidad, la curiosidad es la chispa del interés y el interés, junto a la voluntad de aprender, es el motor del aprendizaje.

OPTIMA3: Tipos de enfoque para mejorar la efectividad

La mejora de la efectividad, tanto personal como organizativa, puede abordarse desde dos tipos de enfoque distintos y complementarios. Yo llamo a estos enfoques «micro-efectividad» y «macro-efectividad». Por otra parte, al hablar de «hábitos productivos», también podemos agruparlos en dos grandes grupos, en línea con los dos enfoques anteriores. Me refiero a los «macro-hábitos» y a los «micro-hábitos».

El primero de los enfoques, la «micro-efectividad», es el más sencillo y habitual, y tiene que ver con los aspectos más tácticos y operativos de la efectividad, es decir, tiene que ver con los «micro-hábitos» o, lo que es lo mismo, con los «cómos».

A este enfoque pertenecen lógicamente todos aquellos «micro-hábitos» cuya aplicabilidad y validez ha sido científicamente probada, pero también muchos «consejos de la abuela» que no sirven para nada y gran parte del falsamente llamado «sentido común». Dentro de este grupo se encuentran igualmente los «trucos productivos», que tanto gustan a los «expertos de salón», y toda la colección de recomendaciones simplistas y sin fundamento características de los «cursos de gestión del tiempo».

¡Ah! Y no podían faltar las «herramientas de productividad», tanto las pocas que son realmente útiles como esa gran mayoría de herramientas inútiles que hacen las delicias de los «friki-tontos». Para que se entienda, una «herramienta de productividad» es inútil cuando solo sirve para hacer las cosas de manera menos eficaz y menos eficiente de como ya las haces y un «friki-tonto» es el que disfruta tanto jugando con herramientas que no se da cuenta de lo anterior.

El segundo de los enfoques, la «macro-efectividad», es mucho más potente y mucho menos habitual que el anterior, y tiene que ver con los aspectos más estratégicos y conceptuales de la efectividad, es decir, tiene que ver con los «macro-hábitos» o, lo que es lo mismo, con los «qués».

A este enfoque pertenecen los «macro-hábitos» contrastados sistemáticamente por los últimos avances en neurociencia y sobre los que se han desarrollado las metodologías más solventes e innovadoras en efectividad personal y organizativa de este siglo. Este nivel suele ser, por lo general, «terreno inexplorado» para la «gestión del tiempo», los «expertos de salón» y los «friki-tontos».

Vamos a ver estos dos enfoques con un ejemplo que probablemente conozcas: la «regla de los dos minutos» de GTD®.

Un principio productivo es «entre varias alternativas de igual eficacia, la más eficiente es la más efectiva». O, dicho de otro modo, «de las distintas formas de alcanzar un mismo resultado, la mejor es la que menos recursos necesita». El «macro-hábito» general asociado a este principio productivo sería «de entre varias alternativas de igual eficacia, elige siempre la más eficiente». Otro principio productivo es «la multitarea solo sirve para hacer mal más cosas a la vez». El «macro-hábito» asociado sería «trabaja siempre en monotarea».

Si «aclarar» el contenido de tus bandejas de entrada es un trabajo eminentemente intelectual, para el que se activa el pensamiento lento, analítico, reflexivo y orientado a decisiones, y «ejecutar» consiste en elegir de forma intuitiva entre decisiones tomadas previamente y llevarlas a cabo, un trabajo que activa el pensamiento rápido, dinámico, ejecutivo, orientado a la acción y al resultado, podríamos pensar que la «regla de los dos minutos» es una mala idea, ya que nos está incitando a trabajar en modo multitarea, al estar alternando entre dos actividades sustancialmente distintas. ¿Qué pasa aquí?

Si vas a tardar más en ejecutar ahora una decisión que en organizarla en tu sistema, y revisarla posteriormente, lo correcto es aplazar su ejecución, ya que la pérdida de efectividad asociada a la multitarea es mucho mayor que cualquier ganancia de efectividad derivada de ejecutarla de inmediato. Sin embargo, si vas a tardar más en organizar en tu sistema lo que acabas de decidir, y en revisarlo posteriormente, de lo que tardarías en ejecutarlo ahora, lo correcto es ejecutarlo de inmediato. Esto es así porque el impacto a nivel multitarea de ejecutar algo que requiere tan solo unos segundos es mínimo y, si asumimos que el valor de lo que vas a hacer es idéntico lo hagas ahora o más adelante, el coste de organizar esa decisión en tu sistema, y de tener que revisarla hasta su ejecución, está claramente injustificado.

Por eso, y a pesar de las apariencias, la «regla de los dos minutos» es un «micro-hábito» correcto y coherente con los dos principios productivos anteriores. De hecho, este «micro-hábito» es en realidad una metáfora y podría haberse llamado igualmente la «regla de los 99 segundos» o el «principio del minuto y medio» sin perder validez desde el punto de vista de la «macro-efectividad».

Aunque lo que produce resultados es conocer, entender y aplicar los principios productivos que componen la «macro-efectividad», es decir, los «qués», entender y trabajar bien al nivel de la «micro-efectividad» es muy importante. Las propuestas relativas a los principios productivos, o sea, las propuestas concretas sobre «cómo» aplicarlos, afectan directamente a la comprensión y aplicación de dichos principios y, con ello, a los resultados. Por ejemplo, uno de los riesgos de la «regla de los dos minutos» es que muchas personas la interpretan como «regla de si vas a tardar poco», lo cual tiene a menudo consecuencias desastrosas desde el punto de vista de la efectividad. En mi experiencia, otras expresiones alternativas del mismo principio como, por ejemplo, «regla de los 10 segundos», habrían sido igualmente válidas desde el punto de vista de la «macro-efectividad» y menos fáciles de malinterpretar.

En línea con todo lo anterior, y consciente del papel clave que juegan tanto la «macro-efectividad» como la «micro-efectividad», el desarrollo de la metodología OPTIMA3® se ha bifurcado en sus últimos tiempos en dos líneas de trabajo paralelas y complementarias:

  • OPTIMA3® Framework ➜ «macro-efectividad»
  • OPTIMA3® System ➜ «micro-efectividad»

La primera, OPTIMA3 Framework, es un trabajo de largo alcance que intenta recopilar todos los principios productivos existentes, y sus correspondientes «macro-hábitos» («qués»), aplicables a la mejora de la efectividad personal y cuya validez ha sido contrastada. En OPTIMA3 Framework, los nombres de los «qués» son irrelevantes, ya que lo realmente importante es entender su esencia. La idea con la que estoy desarrollando este framework es que sea algo bastante estable a lo largo del tiempo, en línea con la propia naturaleza de los principios productivos. En consecuencia, los únicos cambios esperados en el Framework son los derivados de nuevos descubrimientos científicos que puedan surgir en el campo de las neurociencias aplicadas al rendimiento humano.

La segunda, OPTIMA3 System, es la propuesta concreta actual de «micro-hábitos» («cómos») que permiten sacar el máximo partido a los «macro-hábitos» («qués»). Digo «actual» porque irá cambiando con el tiempo. A diferencia de lo que ocurre con el Framework, el System nació con vocación de «beta intermitente», que diría mi amigo y maestro Amalio Rey, y por eso es, y va a seguir siendo, enormemente experimental. Por ejemplo, los conceptos de OPTIMA3® que he ido explicando en el blog tienen nombres «raros» intencionalmente – algún día explicaré por qué – y muy probablemente irán cambiando con el tiempo. Del mismo modo, las propuestas que voy compartiendo por aquí son las actuales en el momento de escribir sobre ellas, es decir, son instantáneas en un proceso evolutivo que va a continuar.

El desarrollo de OPTIMA3 es un proyecto continuo a largo plazo, sin fechas objetivo, en el que solo importa la calidad del resultado. Afortunadamente estoy acompañado en este camino por los mejores beta-testers que podría imaginar: mis amigos y colegas artesanos de OPTIMA LAB, todos ellos usuarios avanzados, consultores expertos y facilitadores profesionales especializados en efectividad personal, que constantemente me proponen ideas, descubren conceptos, ofrecen alternativas, cuestionan planteamientos y, sobre todo, proporcionan feedback desde la aplicación práctica y diaria de la metodología. Más de 500.000 horas de experiencia al servicio de la innovación en efectividad. ¿Se puede pedir más?

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