Cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva

En uno de los comentarios al post de hace un par de semanas, «Efectividad personal: Tu defensa contra las exigencias», David Barreda planteaba una serie de preguntas muy interesantes al respecto. Las preguntas en concreto eran:

  1. ¿No cumplimos nuestros compromisos porque «los olvidamos»?
  2. Un sistema de confianza externo, ¿nos hará personas más comprometidas?
  3. Cumplir un compromiso, ¿es una cuestión de perspectiva?

Aunque adelanté brevemente mis respuestas, creo que el tema da para un post completo, así que vamos con ello.

Por qué incumplimos nuestros compromisos

Las razones por las que incumplimos nuestros compromisos pueden ser muchas y muy variadas. De entre todas ellas, sin embargo, hay dos que destacan sobre todas las demás.

La primera de estas razones es la habitual confusión entre «intención», «compromiso» e «imposición». En general, y salvo excepciones, la mayoría de la gente desconoce qué significa realmente la palabra «compromiso».

Según la RAE, un compromiso es una «obligación contraída». Por una parte, esto significa que un «compromiso», al igual que una «imposición», es una obligación , es decir, algo que hay que hacer «obligatoriamente».

Sin embargo, a diferencia de la «imposición», un «compromiso» es algo que se asume voluntariamente, es decir, que no se puede obligar a nadie a que se comprometa a nada.

De todos modos, a mí me gusta mucho más la definición de compromiso de Francisco Alcaide que la de la RAE: «El compromiso es la determinación con nuestras metas; y la determinación implica absoluta incondicionalidad. El compromiso no admite excusas, solo resultados. La palabra compromiso significa dos cosas: hacer lo que haga falta el tiempo que haga falta».

Una «intención», por su parte, es la «voluntad firme de hacer algo», lo que conlleva un grado de autoexigencia notablemente menor que una «obligación contraída». Puede parecer sutil, pero en realidad la diferencia entre ambas es abismal.

En mi experiencia, la gran mayoría de los «compromisos» que la gente cree adquirir son en realidad «intenciones», y ya sabemos que: «de buenas intenciones está el infierno lleno».

La segunda de las razones tiene que ver con lo que David Allen llama «deshonestidad intelectual». Cualquier persona que alguna vez haya anotado un recordatorio de algo en una agenda o calendario lo ha hecho porque sabe que la mente no es lo suficientemente fiable como para estar segura de que va a acordarse de lo que quiere o tiene que hacer en el momento en que lo quiere o tiene que hacer, y por eso «externaliza» el recordatorio.

A partir de ahí, el tema es sencillo. Si realmente existe un «compromiso», más allá de una mera «intención», la honestidad intelectual nos llevaría a gestionar el recordatorio asociado de tal forma que podamos asegurar que lo vamos a ver cuando lo necesitamos ver, haciendo «lo que haga falta» – como diría Alcaide – para evitar que se nos pase por alto. Si afirmamos tener el «compromiso» de hacer algo, pero no hacemos lo que está en nuestra mano para evitar que se nos olvide, ¿dónde está nuestra honestidad intelectual?

Curiosamente, la inmensa mayoría de las personas no utiliza nada más que su memoria para gestionar los recordatorios de sus «compromisos». Esto hace que diferenciar entre «compromisos» e «intenciones» sea por tanto muy sencillo. Si se ha hecho todo lo posible para que el compromiso se cumpla sin olvidos, es un compromiso; en caso contrario es una simple intención. Conviene por tanto tener muy presente lo que tus olvidos dicen de ti y que da igual lo que digas, porque eres lo que haces.

Luego, en resumen, los compromisos, si de verdad lo son, no se olvidan, porque se hace «lo que haga falta» para evitarlo. Sin embargo, las «intenciones» – que habitualmente confundimos con «compromisos» – sí se olvidan, ya que nuestra memoria a corto plazo es un sistema de gestión de recordatorios realmente incompetente.

El valor de un sistema externo y confiable de recordatorios

La respuesta a la segunda pregunta de David es sencilla: No. Un sistema de confianza externo para gestionar nuestros recordatorios no nos va a hacer personas más comprometidas, pero sí mucho más fiables.

Los compromisos reales no se olvidan. Esto se explica porque sus recordatorios los gestiona la «memoria a largo plazo», una memoria que utiliza emociones para fijar recuerdos. Cuando algo te importa, te gusta, te preocupa y, en general, despierta algún tipo de emoción en ti, el recordatorio asociado es gestionado por esta memoria a largo plazo de gran capacidad, y no se olvida.

Pero la gran mayoría de «falsos compromisos» – las «intenciones» – no tienen cabida en esta memoria, ya que no despiertan ninguna «emoción». La consecuencia es que pasan a ser gestionados por la «memoria operativa o de trabajo», una memoria capaz de recordar simultáneamente menos de una docena de cosas. La alternativa eficaz a una memoria operativa escasa e ineficiente es construir y mantener un sistema de recordatorios externo que sea confiable.

Para que un sistema de recordatorios externo funcione, el requisito indispensable es que la memoria operativa «se fie» de él. En caso contrario, se resistirá a dejar de recordarte cosas que tienes que hacer justo cuando no las puedes hacer, que es como funciona habitualmente.

Y para que un sistema externo de recordatorios sea fiable, es decir, para que tu mente pueda confiar plenamente en él, tiene que cumplir tres características:

  1. Estar completo
  2. Estar actualizado
  3. Ser accionable

Las metodologías de productividad y efectividad personal GTD® y OPTIMA3® están basadas en conjuntos de hábitos sencillos que permiten asegurar el cumplimiento sostenido y sostenible de estos tres requisitos y, por tanto, asegurar la fiabilidad de tu sistema.

Cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva

La tercera respuesta es igual que la segunda: No. Tener perspectiva no te va a hacer cumplir tus compromisos, pero sí te va a ayudar a evitar incumplirlos, ya te va a permitir gestionarlos de la manera adecuada, junto con las «intenciones» y las «imposiciones».

Con un compromiso se pueden hacer tres cosas:

  1. Cumplirlo
  2. Incumplirlo
  3. Renegociarlo

Por tanto, evitar incumplir un compromiso es muy sencillo: renegócialo. Si te das cuenta de que, por mucho que estés haciendo o vayas a hacer «lo que haga falta», no vas a poder cumplir un compromiso, entonces lo correcto es renegociarlo. Un compromiso siempre es adquirido – es una «obligación contraída» – y, como no es una «imposición», siempre se puede renegociar.

Para saber si vas a tener que renegociar un compromiso o no, primero necesitas una visión global de todos tus compromisos. Eso es precisamente a lo que se refiere la metodología GTD® cuando habla de «perspectiva» y OPTIMA3® cuando habla de «efectividad proactiva». Solo así, cuando sabes cuales son todos tus compromisos – y tus intenciones e imposiciones – estás en condiciones de evaluar en qué medida vas a poder cumplirlos o no, y actuar en consecuencia.

Resumen

Hay que diferenciar entre «intención», «compromiso» e «imposición», ya que son tres conceptos distintos que a menudo se confunden.

Cuando un «compromiso» lo es de verdad, nunca hay justificación para incumplirlo, ya que al ser una obligación contraída voluntariamente, siempre existe la opción de renegociarlo.

La manera más efectiva de gestionar las intenciones, compromisos y obligaciones es disponer de un sistema externo y confiable para gestionar los recordatorios asociados.

Contar con un sistema externo y confiable de recordatorios nos permite acceder siempre que es necesario a una perspectiva global de todas nuestras intenciones, compromisos e imposiciones, pudiendo así renegociar todo lo que sea necesario siempre que sea necesario. Por eso se puede afirmar, sin lugar a dudas, que cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva.

Efectividad personal: Tu defensa contra las exigencias

En uno de los comentarios al post que publicaba hace unos meses bajo el título «Cómo puedes evitar tú el estrés laboral», Xose, un lector, mencionaba la existencia actual de unos niveles de exigencia y autoexigencia hasta ahora desconocidos y que, en su opinión, seguramente contribuyen al incremento del estrés. El tema me pareció lo suficientemente interesante como para escribir este post.

El argumento de Xose es que, a día de hoy, hay un enorme contraste entre los retos que nos imponemos y nuestra capacidad real para conseguirlos, y que esta situación contribuye a generar estrés. Ya no solo se nos exige ser profesionales excelentes, sino que además hay que vestir a la moda, comer sano, hacer deporte regularmente, expresar nuestra creatividad, defender alguna causa noble y, en definitiva, seguir una serie de patrones sociales aceptados como indicadores de una «vida perfecta».

Comentaba también Xose que ha empezado a aparecer un nuevo tipo de libro, de moda en USA, y que poco a poco está llegando a Europa. Se trata de una especie de libros de «anti-ayuda», cuyo tema central es precisamente la necesidad de relajar un poco estos niveles de autoexigencia y aceptar que tener una vida perfecta es imposible, además de innecesario, y que lo único importante es que sea una buena vida.

Una de las causas de estrés es el «error de cálculo». El cerebro es francamente malo haciendo estimaciones. Por lo general, tiende a sobreestimar determinados factores y a infraestimar otros. Por ejemplo, nuestro cerebro suele hacernos creer que las consecuencias son peores de lo que realmente serían o que nuestras capacidades son muy superiores a cómo son en realidad. Por el contrario, suele hacernos pensar que las cosas son más fáciles de lo que realmente son y que van a requerir menos tiempo y esfuerzo del que en realidad van a requerir.

Tú ya conoces, porque las has sufrido, las consecuencias negativas de estos errores de cálculo: estrés, frustración, pérdida de confianza…

¿Cómo puede la efectividad personal ayudar en esta situación? Como veíamos en el post sobre cómo puedes evitar tú el estrés laboral, hay una serie de hábitos sencillos, al alcance de cualquier persona, que permiten mantener el enfoque y la sensación de control en un mundo en constante cambio. También existen otros hábitos sencillos que ayudan a lograr y mantener una perspectiva global de todos nuestros intereses, obligaciones, deseos y responsabilidades.

Dice acertadamente David Allen, el conocido autor de GTD®, que «puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacerlas todas a la vez». La clave, por tanto, es disponer en todo momento del nivel adecuado de claridad y confianza para tener la tranquilidad de saber que lo que has elegido hacer es precisamente lo que tienes que hacer, y no cualquier otra cosa.

Las exigencias, tanto las autoimpuestas como las impuestas externamente, se abren hueco en nuestra vida precisamente por esta falta de perspectiva. A menudo olvidamos a qué nos hemos comprometido con anterioridad, tanto si han sido compromisos con otras personas como propios. Por lo general, tan solo disponemos de una visión parcial de lo más reciente. Todo lo demás que en algún momento anterior, consciente o inconscientemente, decidimos que queríamos, debíamos, o teníamos que hacer, o no hacer, queda normalmente en la penumbra.

En esta situación de desinformación permanente, es fácil que las exigencias se logren imponer. Lo más nuevo y lo más ruidoso suele ser interpretado por nuestro cerebro como lo más importante (otro error de cálculo más). En ausencia de un sistema externo de confianza que ponga las cosas en su sitio, el cerebro carece de recursos para rechazar estas nuevas exigencias y, por tanto, las acepta.

La solución a este problema es muy sencilla. Necesitamos disponer de un sistema externo de confianza que le dé información fiable al cerebro sobre todos esos compromisos, intenciones, ideas, posibilidades, objetivos y propósitos previos, a fin de que éste pueda aceptar o rechazar la nueva exigencia, con la confianza de que está haciendo lo correcto y lo más adecuado en todo momento.

Decir «no» a una exigencia, tanto interna como externa, es en realidad muy fácil cuando tienes claras las consecuencias positivas de ese «no» desde una perspectiva global. Lo esencial es entender que todo «no» es un «sí» y que todo «sí» es un «no». Cuando dices «sí» a una nueva exigencia es muy probable que, sin ser consciente de ello, estés diciendo «no» a otras exigencias a las que anteriormente habías dicho «sí». Y lo mismo sucede a la inversa.

Cuando dispones de una perspectiva global y actualizada de cuál es tu propósito, tus valores y principios, la visión de tu vida a largo plazo, las metas y objetivos que te acercan a esa visión, tus áreas de enfoque y tus compromisos a corto y medio plazo, te resulta fácil poner en contraste con todo lo anterior esa nueva exigencia que aparece y ubicarla en el lugar que le corresponde. Nuestra capacidad es limitada, por lo que, a menudo, aceptar una nueva exigencia se traducirá en renegociar nuestro compromiso con alguna exigencia anterior y renunciar a ella para dar paso a la nueva.

Más que decir «no» a las exigencias, el verdadero reto es ser capaces de decir «no» y sentirnos bien con ello. Tener perspectiva ayuda a superar este reto, ya que nos da claridad sobre las implicaciones de ese «no» y, en concreto, a qué otras cosas estamos diciendo «sí» gracias a él.

Como reflexión final, en realidad las exigencias no existen. Solo existen «inputs», «cosas» que llegan a nuestro radar o a nuestra vida y ante las que tenemos que tomar una decisión. La exigencia como tal no es más que un determinado tipo de sensación o de emoción que podemos experimentar durante este proceso de toma de decisiones cuando no se dan las condiciones adecuadas para decidir con confianza.

Si has desarrollado la competencia de la efectividad personal, sabrás que es posible reaccionar de forma equilibrada, sin sobrerreaccionar ni infrarreaccionar, decidiendo con tranquilidad y confianza cuál es la opción más adecuada. Cuando esto ocurre, la sensación de exigencia desaparece. Si aún no has trabajado el desarrollo de esta competencia, te invito a que lo hagas. Son hábitos sencillos, de eficacia probada, y al alcance de cualquier persona. Sin duda, tu mejor defensa contra las exigencias.

Por qué movilidad es distinto de efectividad

Estamos inmersos en la moda de la movilidad, una moda inteligentemente promovida por los fabricantes de tecnología para fomentar la venta de sus productos. Nada que objetar hasta aquí. Ahora bien, ¿es tan «guay» la movilidad como la pintan?

Evidentemente, cualquier avance tecnológico que aumente la libertad de las personas a la hora de elegir qué hacer en cada momento parece, al menos a priori, algo positivo. En el caso concreto de las tecnologías móviles, el acceso ubicuo a la información posibilita un elevado nivel de independencia y ha dejado en gran medida obsoletos, al hacer innecesario concurrir con otras personas en el tiempo y en el espacio para poder trabajar, conceptos como «centro de trabajo» o «jornada laboral».

Ya sabemos, sin embargo, que las cosas son como tú, es decir, que las tecnologías no son buenas ni son malas en sí mismas, ya que todo depende del buen o mal uso que se haga de ellas. Por desgracia, el acceso a tecnología móvil va normalmente desprovisto de la información y de la formación necesarias sobre buenas y malas prácticas relacionadas con el uso de dicha tecnología, lo que da lugar a que, con frecuencia, estas herramientas, que en teoría están al servicio de las personas, acaben esclavizándolas.

Desde el punto de vista de la efectividad, lejos de contribuir a un aumento de la productividad, las tecnologías móviles mal utilizadas se han convertido en un «agujero negro productivo», es decir, en un problema mayor que el que inicialmente pretendían solucionar, como vienen apuntando diversos medios desde hace años.

Si nos centramos en los profesionales del conocimiento, las tecnologías móviles aún no han logrado el suficiente grado de desarrollo como para convertirse en una alternativa funcionalmente equivalente a las tecnologías estáticas. A día de hoy, las tecnologías de movilidad son un problema grave a la hora de desarrollar determinados hábitos productivos  asociados a altos niveles de rendimiento – recomendados por las metodologías más avanzadas en efectividad y productividad personal, como GTD® y OPTIMA3®.

En concreto, los hábitos críticos para la mejora de la efectividad, como Aclarar y Organizar (en GTD®) o Evidenciar (en OPTIMA3®), son además los más exigentes desde el punto de vista cognitivo, y por ello requieren de unas mínimas condiciones ergonómicas para poder llevarse a cabo de forma adecuada. En concreto, Aclarar, Organizar o Evidenciar requieren un teclado adecuado en el que poder escribir por encima del umbral mínimo de eficiencia de 60 palabras por minuto o una pantalla lo suficientemente amplia como para poder acceder concurrentemente a diversas fuentes de información y reducir al máximo las necesidades de scroll.

Las consecuencias del incumplimiento de estos «mínimos ergonómicos» son nefastas, ya que suponen la desaparición del hábito productivo o su sustitución por otros de eficacia considerablemente inferior, cuando no directamente contraproducentes.

Conocer hasta qué punto las tecnologías móviles perjudican las actividades de mayor valor añadido de los profesionales del conocimiento es de máxima importancia para todas aquellas personas y organizaciones interesadas en aumentar su rendimiento. A pesar de ello, esta realidad es desconocida para muchas de ellas o, peor aún, pasada por alto, con las consecuencias de falta de claridad, dificultad de enfoque, sensación de pérdida de control y máximos niveles de estrés que todos conocemos.

Si tenemos claro que el microondas no es la herramienta óptima para guisar unas lentejas, ni la Thermomix para asar un pollo, ¿por qué cuesta tanto entender que las herramientas de movilidad no pueden ser buenas para todo? La tecnología bien utilizada puede ser extremadamente útil, pero la tecnología mal utilizada es desastrosa en términos productivos.

La solución a este problema es sencilla. Igual que son un freno para hábitos como Aclarar o Evidenciar, las tecnologías móviles pueden ser de gran ayuda en el desarrollo y mantenimiento de otros hábitos productivos, como Capturar (GTD®) o Registrar (OPTIMA3®), entre otros muchos. Se trata de utilizar la tecnología móvil cuando aporta valor y evitar caer en la tentación de hacerlo cuando resta.

La clave es entender que lo que hace efectiva a una persona rara vez es la tecnología sino el uso que hace de ella. Y el uso que hace de ella es la expresión de los hábitos productivos o improductivos que tenga esa persona. Por eso, es fundamental tener claro que movilidad es distinto de efectividad y centrarse más en mejorar la efectividad que la movilidad.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías