Un Nuevo Paradigma en Gestión Efectiva de Reuniones

Las reuniones, junto con el email, son a día de hoy una de las mayores «pesadillas» para muchos profesionales, al haberse convertido en una nueva esclavitud y otro agujero negro productivo.

A pesar de las evidencias y del tiempo transcurrido desde que Drucker hablara por primera vez del trabajo del conocimiento, la mayoría de las organizaciones continúan operando en el paradigma del control, cuyo origen se remonta a la era industrial. Esto supone un serio obstáculo para la evolución de dichas organizaciones, al permanecer ancladas en una forma de entender la realidad que ha quedado por completo obsoleta.

Un ejemplo de las consecuencias de seguir aferrados a visiones caducas de la realidad es la forma en que se siguen gestionando las reuniones. Y no me refiero a cómo se gestionan en la práctica, que por lo general es «para llorar», sino a cómo nos dice la teoría que deberíamos gestionarlas. De hecho, lo que ocurre es que la teoría está tan alejada de la realidad actual que, cuando se aplica, las mejoras que realmente se consiguen con ello distan tanto de las expectativas que no convencen lo suficiente como para consolidar el cambio.

Y así nos encontramos, una y otra vez, en los mismos lugares comunes, tan característicos del pensamiento de grupo que impera en la mayoría de nuestras viejas organizaciones. Consejos como «contar con una agenda bien definida» o «respetar los tiempos», entre muchos otros y a pesar de su escasa o nula efectividad, se repiten una y otra vez, independientemente del lugar o la fuente.

El problema de estos consejos es que ignoran que:

  • Operamos en una realidad líquida, es decir, dinámica e imprevisible. Planificar, entendido como decidir a priori qué se va a hacer en un momento determinado, es un error grave con un alto coste en pérdida de efectividad.
  • Sobrevaloramos sistemáticamente nuestras capacidades, lo que nos lleva a creer que tardaremos menos en hacer las cosas de lo que en realidad vamos a tardar.
  • Infraestimamos sistemáticamente la complejidad real de las cosas. Fruto de nuestra pereza a la hora de pensar y analizar, lo solemos hacer a la ligera, perdiendo con ello muchos matices y cayendo en la sobresimplificación. La consecuencia es que, con frecuencia, aparecen imprevistos o las cosas resultan ser más complejas de lo que inicialmente creíamos.

Gestionar una reunión decidiendo a priori el tiempo que va a llevar abordar de forma correcta cada uno de los temas es un acto de soberbia o de incompetencia, según se prefiera. Soberbia, si realmente nos creemos capaces de acertar con exactitud el tiempo que va a requerir tratar cada tema de forma correcta. Incompetencia, si sabiendo que es prácticamente imposible acertar cuál va a ser el tiempo necesario, aceptamos de antemano tratar el tema «a medias» o dedicándole tiempo de más. Tratar las cosas «a medias» o dedicándoles más tiempo del necesario es incompetencia porque conlleva perder el tiempo sin lograr resultados. Los temas, o se tratan bien, y entonces se avanza con ellos, o se dejan sin tratar, y entonces se dedican esos recursos a algo más productivo.

He tenido la desgracia de asistir a cientos de reuniones a lo largo de mi vida y la mayoría de ellas han sido una enorme y frustrante pérdida de tiempo. Por eso, cuando comenzamos a trabajar en la red OPTIMA LAB de efectividad centrada en las personas, decidí probar algo nuevo. En concreto, aplicar los mismos principios productivos que aplico día a día, desde hace más de una década, a la hora de decidir qué hacer en cada momento. Como consecuencia de ello, y desde hace ya casi un año, hemos pasado a gestionar las reuniones usando contextos en lugar de una agenda, cambiando por completo la forma de entender y plantear las reuniones de trabajo.

¿Qué significa usar contextos en lugar de una agenda? Muy sencillo. En el trabajo del conocimiento, el trabajo se organiza de forma que permita su ejecución de la forma más eficiente posible. Para ello, metodologías como GTD, el nuevo estándar en productividad personal, proponen el uso de contextos, es decir, agrupaciones de acciones que comparten un requisito. Estos requisitos pueden ser lugares, herramientas, la presencia de determinadas personas, un mínimo de tiempo disponible o un nivel de energía mental particular. Para gestionar reuniones, nosotros utilizamos los dos últimos criterios.

¿Cómo gestionamos hoy día una reunión en OPTIMA LAB?

  • Una vez convocada la reunión y conocido el tiempo que habrá disponible para la misma, se abre una lista abierta de temas a tratar. Esta lista permanece abierta en todo momento.
  • Los participantes expresan su opinión sobre esos temas a fin de identificar los temas que despiertan un mayor interés y los que menos. Es simplemente una información más.
  • Con anterioridad a la reunión, se define qué es cada uno de esos temas (si es información para compartir o explicar, si hay que tomar una decisión, si hay que elaborar algo durante la reunión, etc.) y qué tiene que pasar para darlo por completado.
  • Una vez se sabe qué es y cuándo estará hecho, se identifica qué se necesita para tratarlo de forma efectiva según dos criterios binarios sencillos: tiempo (mucho/poco) y energía (alta/baja). Así, comentar una información sencilla (típica puesta al día sobre algo) requerirá normalmente poco tiempo y energía baja mientras que una tormenta de ideas sobre un nuevo servicio requerirá mucho tiempo y energía alta.
  • Ya en la reunión, lo primero es comprobar en qué realidad estamos. ¿Cuánto tiempo tenemos disponible hasta el siguiente descanso? ¿Cuál es nuestro nivel de energía actual?
  • A partir de ahí, nos centramos únicamente en la parte de la lista de temas que se ajusta a la realidad. Por ejemplo, si es después de comer o al final de la tarde, elegimos temas que requieren poco tiempo y energía baja.
  • Dedicamos a cada tema el tiempo que requiere y, cada vez que terminamos un tema, revaluamos la situación en cuanto a tiempo y energía disponible y actuamos en consecuencia.

Evidentemente esto es solo una explicación muy simplificada de la metodología de trabajo que utilizamos, y en la que intervienen otros elementos como los roles de Belbin o la toma de decisiones por consentimiento integrativo, pero creo que es suficiente para transmitir la idea de que existe otra forma – mucho más efectiva – de gestionar reuniones.

Y aún siendo consciente de que nos queda mucho espacio de mejora, en gran medida porque a nosotros también nos cuesta «desaprender» lo que traemos de nuestros respectivos pasados, la sensación de logro, satisfacción y aprovechamiento con la que salimos de nuestras reuniones no es ni parecida a lo experimentado hasta ahora en ninguna reunión «a la antigua». Y tú, ¿te atreves a probar algo nuevo?

OPTIMA12: No Tire a sus Managers, Actualícelos

Como afirmaba Peter Drucker, “el trabajo de hacer productivo al trabajador del conocimiento está aún por hacer“.

Parte de este trabajo consiste en evolucionar desde las antiguas formas de gestión y organización, basadas en el paradigma del control, hacia otras formas más acordes con los retos y las necesidades de los tiempos actuales, como es el trabajo en red. Hasta que esto no ocurra, el talento seguirá “atrapado” bajo conceptos restrictivos como “puesto de trabajo” y las personas se limitarán a acatar y obedecer instrucciones de forma reactiva, en lugar de asumir su responsabilidad en la consecución de resultados y, desde la libertad que conlleva toda responsabilidad, actuar proactivamente para conseguirlos.

Unos de los elementos más característicos del paradigma del control es la figura del manager, es decir, la del “jefe” de toda la vida. El manager es el elemento clave del sistema jerárquico y, por consiguiente, el principal obstáculo a la hora de desarrollar la responsabilidad individual de las personas. Los managers son un problema porque, en la realidad de hoy día, el rol de manager se ha vuelto disfuncional, además de innecesario.

No necesitamos líderes y, por supuesto, no necesitamos managers que digan constantemente a la gente qué tiene que hacer o cómo debe hacerlo. Lo que necesitamos son profesionales que dejen de actuar como niños y pasen a comportarse con madurez. Necesitamos profesionales que, desde la libertad, se comprometan personalmente a conseguir resultados concretos en tiempo y coste; personas que asuman su responsabilidad individual y la ejerzan proactiva y diligentemente, acatando también sus consecuencias, tanto positivas como negativas.

Llegados a este punto, el problema que se plantean las organizaciones que se atreven a iniciar este necesario proceso de cambio es: Y entonces, ¿qué hacemos con los managers? Este problema, que lo es únicamente en apariencia, tiene fácil solución. Es cierto que el rol de manager se ha vuelto disfuncional pero también es cierto que esta nueva forma de trabajar – el trabajo en red – precisa de una serie de nuevos roles que, por lo general, no suelen existir en las organizaciones tradicionales.

Muchas de las personas que hasta ahora han venido desempeñando un papel de manager atesoran una rica y variada experiencia, tanto en el trato con personas como en el funcionamiento interno y externo de la organización. Esto constituye un capital de conocimiento y experiencia que sería absurdo desaprovechar.

Igual que es cierto que en el trabajo en red sobran los managers, también es cierto que hacen mucha falta personas que jueguen una serie de roles relacionados con diversos tipos de facilitación. Algunos ejemplos son:

  • Personas que se hayan formado como facilitadoras en procesos de toma de decisiones por consentimiento integrativo (CI), la forma que proponemos desde OPTIMA12® para tomar decisiones en redes productivas
  • Personas que conozcan con cierto detalle el modelo de roles de Belbin y se responsabilicen de asegurar que todos los roles están presentes y son jugados en la red
  • Personas que actúen como “conectoras”, en dos niveles. Por una parte, conectando diversas redes entre sí, normalmente dentro de una misma organización (meta-red). Por otra parte, al inicio de los procesos de cambio, conectando la red inicial, o las primeras redes, con el resto de la organización tradicional que aún no trabaja en red
  • Social networkers, es decir, personas que cuentan con la información sobre “quién sabe de qué” o “quién puede ayudar a resolver qué”, tanto dentro como fuera de la organización
  • Personas que ayuden a ampliar perspectivas, tomar conciencia de oportunidades y recursos, a pensar “fuera de la caja” y, en definitiva, a aprovechar al máximo el talento de las personas

Es importante destacar que los roles anteriores pueden ser desempeñados por una única persona o por una combinación de personas. Lo que es fundamental es que todos esos roles sean jugados por alguien en la red.

Una de nuestra principales responsabilidades en los proyectos de cambio organizacional en los que aplicamos la metodología OPTIMA12®, de productividad colectiva centrada en las personas, es asegurarnos de que los roles anteriores sean conocidos por todos los nodos de la red y sean también desempeñados al menos por un nodo de la red.

En la medida que OPTIMA12® es, sobre todo, una metodología para el cambio cultural, es decir, una metodología que crea las condiciones para que una nueva cultura productiva pueda emerger y arraigar, nuestra vocación es que el cliente “aprenda haciendo” a trabajar en red desde el primer día. Cuanto antes sea capaz de hacerlo de forma autónoma e independiente, sin necesidad de nuestra ayuda, mejor para todos. Precisamente por esto, uno de nuestros objetivos clave es facilitar al máximo el aprendizaje de los nuevos roles por parte de las personas que van a desempeñarlos. Muy  a menudo, estas personas son las mismas que hasta entonces han venido desempeñando un papel de manager.

En resumen, los managers son innecesarios pero las personas que hasta ahora han sido managers son las candidatas naturales para evolucionar – si quieren – hacia otros roles esenciales para el trabajo productivo en red, todos ellos relacionados con la facilitación.

En realidad, la desaparición de los managers, lejos de ser un problema, es una gran oportunidad. Aprovéchela. No tire a sus managers, actualícelos.

El Reto Cultura de Empresa versus Diversidad

A lo largo de mi carrera profesional, y especialmente durante mi etapa como director de Recursos Humanos, he pensado mucho sobre un aspecto que considero crucial para la obtención de resultados colectivos, ya sea en una organización tradicional o incluso en las modernas redes productivas. Me refiero al dilema “cultura de empresa” versus “diversidad”.

La primera organización para la que trabajé, HP, contaba con una fuerte cultura de empresa. Un elemento de esa cultura era un tipo concreto de empleado, lo que en aquella época se conocía como “perfil HP”. No voy a entrar aquí en detalles pero ese perfil HP, cuya búsqueda casi obsesiva aportó sin duda grandes beneficios a la organización, no era gratis ni estaba exento de riesgos. En la medida que dicho perfil se fue acotando cada vez más en los años sucesivos, el coste y los riesgos fueron ampliándose.

Mi siguiente organización, Applied Biosystems, hoy parte de Thermo Fisher Scientific, presentaba un problema parecido: una fuerte cultura, que para mí resultó aún más evidente al incorporarme “desde fuera” en lugar de “crecer desde dentro”. Esta cultura era parte esencial del valor y de la identidad de la organización y, a la vez, constituía uno de sus principales problemas.

Una cultura empresarial definida ayuda a que las personas trabajen mejor colectivamente, en la medida que existen unas reglas del juego claras, definidas y conocidas por todos. El riesgo de una cultura empresarial demasiado marcada es que excluya a todo lo que es distinto, perdiendo por tanto la riqueza inherente a la diversidad.

En Applied Biosystems, por ejemplo, los procesos de selección eran interminables. Un candidato tenía que ser entrevistado por media docena de personas como mínimo antes de poder incorporarse. En teoría, esto perseguía que esa persona fuera 100% afín al “perfil de empresa” buscado, es decir, que encajara rápido y bien en la cultura de la organización. Pero, en la práctica, este enfoque impedía que personas realmente diversas se incorporaran a la organización y, con ello, contribuía a su empobrecimiento en lo que a talento se refiere.

El principal problema de la falta de diversidad es que favorece la perpetuidad de lo que ya existe. Todos pensamos que somos geniales, únicos e irrepetibles y por eso buscamos gente lo más parecida a nosotros (el conocido “efecto espejo” de las entrevistas de selección). El problema de perpetuar lo que ya existe es que, según pasa el tiempo, el valor de lo existente se degrada.

Por otra parte, incorporar un perfil excesivamente homogéneo, aunque sea homogéneamente brillante, es contraproducente. Los experimentos de Meredith Belbin con los llamados “equipos Apolo” dejaron claro que equipos formados por personas brillantes pueden resultar un desastre en cuanto a resultados, ya que la homogeneidad juega a menudo en detrimento de la diversidad de roles necesaria para que un grupo de personas sea capaz de alcanzar un alto rendimiento.

La diversidad es indispensable porque es el elemento que permite la renovación constante. El contraste de la diversidad ofrece informaciones útiles sobre el verdadero valor de lo existente y, por tanto, permite evolucionar. Sin diversidad es casi imposible la innovación porque, cuando no se aportan nuevas perspectivas, todo se sigue viendo siempre de la misma manera. Y cuando no hay innovación, los días están contados, porque sin innovación no hay adaptabilidad.

Por otra parte, la diversidad por la diversidad, es decir, la diversidad por moda y sin un propósito, es contraproducente, en la medida que dificulta la existencia de una cultura sólida, que es clave para el funcionamiento fluido y eficiente de la organización.

HP y Applied Biosystems son dos ejemplos de organizaciones con una fuerte cultura de empresa que, a la larga, acarreó consecuencias negativas. En ambos casos tuvieron lugar procesos de fusión posteriores que invirtieron por completo el panorama. Hay que tener en cuenta que una fusión es siempre un proceso de diversificación forzado, lo cual resulta normalmente desastroso, ya que produce un cataclismo de culturas, al menos a corto plazo. A menudo, esta ruptura cultural nunca se recompone por completo, porque la cantidad de diversidad que se incorpora en un muy breve plazo de tiempo, aunque se trate de una “diversidad homogénea”, es enorme y difícilmente asimilable y “digerible” por la otra cultura.

En resumen, cultura y diversidad son dos elementos de un delicado equilibrio. Demasiada cultura acaba con la diversidad y demasiada diversidad dificulta la presencia de una cultura sólida. Por consiguiente, el reto es encontrar el equilibrio óptimo entre una cultura empresarial definida y un grado de diversidad suficiente. ¿Conoces alguna organización que lo haya conseguido?

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