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Jeroen Sangers: Un Experto en GTD (y II)

Lo puedes leer en aprox. 4:24 minutos

Jeroen Sangers, autor de El Canasto

Aquí te dejo la segunda y última parte de la entrevista que Jeroen Sangers, autor de El Canasto, concedió recientemente a Optima Infinito. Si no has tenido oportunidad de leer la primera parte, la tienes disponible aquí.

Jeroen, llevas casi cinco años utilizando la metodología GTD. ¿Qué crees que ofrece GTD que no tienen otros sistemas de Productividad Personal? GTD tiene tres características que lo convierten, en mi opinión, en el mejor método de Productividad Personal:

GTD no depende de una herramienta específica. Puedes implementar GTD con tan sólo un bloc de notas y un bolígrafo. Puedes elegir entre un buen número de aplicaciones software para cualquier sistema operativo o puedes montar todo el sistema utilizando cualquiera de los muchos servicios disponibles en Internet. En otras palabras, GTD te permite personalizarlo para que se adecue a cualquier estilo de vida.
Muchos sistemas de Productividad Personal comienzan por la definición de metas a corto y largo plazo, mientras que GTD se centra en ayudarte a controlar tu día a día antes de plantearte metas. Alguien que está buscando un sistema de Productividad Personal normalmente lo hace por una sencilla razón: está estresado o simplemente tiene demasiado trabajo. A un capitán cuyo barco se está hundiendo no le interesa que le hables de su destino final, sino que le ayudes primero a controlar el barco.
Por último, GTD es el sistema más completo: va desde el material de oficina (sin obligarte a usar herramientas concretas) hasta una manera natural de planificar proyectos y la definición de tu visión de la vida.

¿Qué le falta en tu opinión a GTD para ser perfecto, si es que aún no lo es? Creo que el método en sí es bastante perfecto. Lo único que he añadido personalmente es un filtro extra que he encontrado en el libro “Take back Your Life“, de Sally McGhee, una ex-colaboradora de David Allen.
David Allen usa las listas de responsabilidades y metas exclusivamente durante el Repaso Semanal y es entonces cuando puedes encontrarte con que has trabajado en acciones que no están relacionadas con ninguna de tus responsabilidades o metas. Sally McGhee dice que antes de aceptar una acción o una cita debes vincularla a una responsabilidad o meta (ella habla de objetivos, pero es lo mismo). Para mí tiene mucho sentido hacerlo así, porque te mantiene enfocado en tus metas.
Otro tema que se podría mejorar es la productividad en grupo. GTD es un método de Productividad Personal pero casi nunca trabajamos solos. Creo que la productividad en grupo y la colaboración es un tema en el que todavía hay mucho trabajo por hacer.

Cambiando un poco de tema, ¿Por que decidiste escribir un blog sobre Productividad Personal? Hace tres años estaba mirando la lista de blogs en mi lector de feeds y me dí cuenta de que casi todos estaban escritos en inglés o en holandés y de que había muy pocos en español. Empecé a buscar más blogs en español sobre los temas que me interesaban pero no pude encontrar ninguno sobre la Productividad Personal. En aquella época estaba viendo como mejorar mi nivel de español y de la combinación de ambas ideas nació El Canasto.

¿Qué es lo que más valoras de tu experiencia hasta ahora con El Canasto? Llevo blogueando unos once años, pero casi siempre mis lectores han sido amigos y gente conocida. Especialmente en los primeros meses me sorprendió mucho el éxito de El Canasto e incluso ahora me cuesta creer que haya tanta gente que me sigue. Además mis seguidores son muy fieles. En la última edición de los Premios Bitácoras, El Canasto fue el décimo blog más votado, por delante de otros blogs con muchísimos más lectores.Pero lo que más valoro son los varios contactos con lectores y otros blogueros que he tenido gracias a El Canasto.

¿Qué te gustaría alcanzar con El Canasto que aún no hayas conseguido? Como sabes, El Canasto es un blog, lo que significa que publico artículos de forma cronológica. Es un formato que va bien para publicar noticias y sirve para la gente que se interesa por lo que pasa en el mundo de la Productividad Personal y que busca pequeños trucos para optimizar su productividad.
No obstante, si quieres aprender un método de productividad a fondo y cambiar tus hábitos, necesitas la información en un formato más temático. Estoy mirando como puedo reorganizar toda la información disponible en El Canasto para servir también a este grupo de personas.

Para terminar, ¿Cómo ves el futuro de la Productividad Personal, y en concreto de GTD, en España y Latinoamérica? La Productividad Personal es un tema bastante nuevo en los países hispanohablantes. Por un lado creo que es porque la gran mayoría del material sobre el tema está sólo disponible en inglés (y todos conocemos nuestro nivel de inglés…). Además, los españoles somos más amantes de comprar productos o herramientas y no prestamos tanta atención a los procesos y los servicios. Una empresa no tiene problemas en comprar por ejemplo Microsoft Outlook para todos sus empleados, pero después no invierte en formación para que los empleados saquen rendimiento de sus herramientas.
Confío en que esto esté empezando a cambiar. Hace tres años no había ningún blog sobre Productividad Personal y hoy ya somos veinte blogs en el Ranking de Blogs sobre Productividad Personal. Todavía no son muchos (hay cientos de blogs en inglés e incluso en holandés hay más que en español), pero cada vez hay más.
También creo que la crisis obligará a las empresas a aumentar su productividad. Ahora hay menos gente haciendo más trabajo y creo que las empresas se interesan cada vez más por las técnicas de productividad, especialmente porque es posible incrementar entre un 15% y un 30% la Productividad Personal de los trabajadores del conocimiento con sólo revisar su flujo de trabajo.

Y aquí termina la entrevista a Jeroen Sangers, pionero de la Productividad Personal en español. Muchas gracias Jeroen una vez más por tu tiempo y tu amabilidad. Un abrazo.

Jeroen Sangers: Un Experto en GTD (I)

Lo puedes leer en aprox. 3:44 minutos

Tuve el placer de conocer personalmente a Jeroen Sangers en el pasado EBE, que se celebró en Sevilla hace un par de meses.

Además de ser un tipo majísimo, Jeroen es autor de El Canasto, el blog de Productividad Personal líder en español.

Que Jeroen es un experto en GTD es algo que se nota en cuanto te pones a hablar con él. Transmite la confianza del que sabe por experiencia propia todos los beneficios que se pueden obtener de GTD, pero tiene la humildad del que se ha caído y vuelto a subir varias veces al vagón, por usar la expresión del propio David Allen.

Creo que todos los interesados en la Productividad personal podemos aprender mucho de personas que, como Jeroen, no sólo escriben sobre GTD, sino para las que GTD forma parte de su vida diaria.

Sin más preámbulos os dejo con la primera de las dos partes de la entrevista que amablemente ha concedido Jeroen a Optima Infinito.

Jeroen, ¿cómo descubriste GTD? No lo recuerdo muy bien, aunque sé que leí sobre él en un blog hará unos cinco años. Al principio no le presté demasiada atención, pero poco después volví a leer sobre Getting Things Done en otro blog y aquello me hizo decidirme a visitar la web de David Allen para ver de qué iba todo eso.

¿Por qué te decidiste a comenzar a usar GTD? En aquella época usaba Microsoft Outlook para gestionar mis tareas de la oficina y uno de los problemas que tenía era que muchas veces empezaba el día cambiando las fechas de vencimiento de dichas tareas para actualizarlas, ya que esas fechas habían pasado. Cuando leí que es mejor no poner fechas a las tareas me di cuenta de que lo estaba haciendo mal. Cuando además descubrí que David Allen también usaba una PDA de la marca Palm, me convencí de que GTD también podría funcionar para mí.

¿Cuánto tiempo necesitaste para poner en práctica y llegar a dominar GTD a un nivel razonable? Me ha costado bastante tiempo. Como ya sabes soy holandés y los holandeses tenemos fama de ser un poco tacaños. Por eso el primer año intenté implementar GTD utilizando la poca información disponible en internet. Lo que más me ayudó en esa época fue el manual con un resumen de GTD que venía con el complemento GTD para Outlook de Netcentrics, del cual descargué una versión demo. Usando esa información vi que podía incrementar mi productividad pero no llegaba a tener la “mente como agua”. Al final me compré el libro y después de leerlo todo encajaba mejor. Por eso recomiendo a todo el mundo que empiece por leer el libro si quiere poner en práctica GTD. En total me ha costado casi dos años poder realmente dominar GTD.

¿Qué fue lo que te resultó más complicado cuando empezaste a usar GTD? Dejar de “configurar” las listas y vistas en Outlook y la sincronización con la Palm para realmente hacer algo. De hecho, ver la bandeja de entrada completamente vacía después de procesar todo el correo me relajaba tanto que tenía la sensación de disponer de todo el tiempo del mundo. Realmente tenía que forzarme para abrir la agenda y para tener las listas de tareas a la vista para terminarlas.

¿Qué consejos darías a alguien que se está planteando empezar a usar GTD? Como te he comentado, es imprescindible haber leído el libro. Para mí lo mejor es releerlo cada año, ya que dependiendo de tu nivel, te pueden interesar otros temas. También debes olvidarte de las herramientas y el software y empezar a trabajar en papel. Sólo cuando realmente dominas la metodología, conoces tus requerimientos personales para elegir un software o un dispositivo. Además, si eres capaz de trabajar desde listas en papel, no tendrás ningún problema si tu ordenador falla. Para más consejos puedes leer mi artículo “Getting GTD done“.

¿Cuál es tu solución GTD? Tengo dos sistemas separados: uno para la oficina y otro en casa.
En la oficina trabajamos con Microsoft Outlook. Yo tengo instalado el complemento GTD de Netcentrics que me permite procesar mi correo más rápido y gestionar mejor mis proyectos, ya que Outlook no dispone del concepto “proyecto”. Además tengo algunas macros que uso por ejemplo para crear las tareas del Repaso Semanal o que al finalizar una tarea de un proyecto me preguntan por el próximo paso. Otra herramienta imprescindible es ActiveWords, que me permite trabajar sin usar el ratón. Con ActiveWords puedo iniciar aplicaciones, abrir documentos, sustituir textos y ejecutar macros desde el teclado.
En casa uso un Macbook y mantengo mis listas de tareas con OmniFocus. Uso también muchos ficheros de texto y las aplicaciones estándar como iCal y Mail. Y como casi todos los “Maceros” uso QuickSilver como interfaz principal desde el teclado. QuickSilver es una aplicación como ActiveWords pero más potente. Además de lanzar aplicaciones y abrir documentos, lo uso por ejemplo para redimensionar imágenes y etiquetar ficheros.
Si no estoy en la oficina ni en casa, uso un simple bloc de notas que siempre llevo conmigo.

Aquí termina la primera parte de la entrevista a Jeroen Sangers, de El Canasto. Te invito a leer la segunda parte el próximo miércoles.

El Consejo de los Viernes: Entérate de lo que te Piden

Lo puedes leer en aprox. 1:25 minutos

Antes de empezar un proyecto es fundamental que te enteres de qué es lo que te piden en realidad. Lo contrario, comenzar sin un objetivo claro y definido, es una pérdida de tiempo y, generalmente, también de dinero.

Imagina lo siguiente. Tu jefe te pide que hagas un análisis de tendencias, económicas o de cualquier otro tipo, que podrían afectar a tu organización de cara a un proyecto que se está considerando, y te da dos días para hacerlo.

Diligentemente te pones manos a la obra y preparas un informe de veinte páginas repleto de gráficos y montones de datos. Satisfecho se lo entregas a tu jefe.

Él lo mira por encima y te dice: “Has hecho un gran trabajo pero lo que yo realmente necesito es un resumen de una o dos páginas. Tengo que comentarlo con el Director y él no tiene paciencia para revisar algo como esto”.

Así que te toca irte refunfuñando y resumir tu concienzudo informe en dos páginas. No sólo te podías haber ahorrado buena parte del tiempo que has dedicado sino que encima tienes que hacer una inversión de tiempo adicional.

Asúmelo. Te lo podías haber ahorrado. Este tipo de situaciones son evitables.

Cuando te pidan algo, pregunta a quien te lo pide qué es lo que espera exactamente. Averigua sus expectativas en cuanto a extensión, nivel de detalle y plazo límite de entrega. Asegúrate de que sabes perfectamente lo que se espera de ti y si algo no te ha quedado claro, pide que te lo aclaren.

Hay quien no pregunta por miedo a parecer tonto, pero tonto es quien acaba trabajando dos veces por no preguntar.

Resume lo que has entendido en un breve e-mail y envíaselo a quien te haya hecho la petición, incluyendo la fecha de entrega y pidiéndole que te confirme que lo has entendido correctamente.

Además de evitarte trabajo extra innecesario, estarás transmitiendo una imagen de persona que se preocupa por hacer bien las cosas desde el principio.