Pensar y decidir sobre objetos y significados

Para muchas personas, OPTIMA3® o GTD® son metodologías «complejas» o, al menos esa es la sensación que tienen. En realidad, estas metodologías son tan simples como el mecanismo de un lápiz y por eso cualquier persona puede usarlas. El motivo por el que son tan simples es que todo el mundo sabe capturar cosas, decidir sobre ellas, ponerse recordatorios, revisar listas y hacer cosas.

La supuesta complejidad de OPTIMA3®, o de GTD®, es en realidad la complejidad del día a día. La mayoría de los sistemas de organización personal fracasan, entre otras razones, porque ofrecen una visión artificialmente sobre-simplificada de la realidad, es decir, porque transmiten la sensación de que las cosas son mucho más sencillas de lo que realmente son. Por eso, cuando la gente empieza a usar metodologías «serias» como OPTIMA3® o GTD®, y descubre la complejidad real de su día a día, en lugar de admitir que han estado viviendo en algo parecido a los Mundos Pinypon hasta ese momento, lo que hace es culpar a la metodología en lugar de a la complejidad de sus vidas.

Mi sensación es que, durante el proceso de gestación de GTD®, David Allen se encontró de manera habitual, como nos encontramos todos los formadores en efectividad personal, con este tipo de queja recurrente, y que eso pudo influir en la forma final de la metodología. Insisto en que es una impresión muy personal, carente de ningún tipo de evidencia o confirmación. El caso es que, como ya he comentado por aquí, creo que determinados aspectos de GTD® pueden resultar excesivamente simplificados para determinado tipo de personas, y eso se nota en la dificultad que conlleva para ellas la comprensión y aplicación de esos aspectos de la metodología.

Uno de los objetivos de OPTIMA3® es precisamente profundizar en estos aspectos sobre-simplificados, con la intención de facilitar su comprensión y aplicación a todo el mundo. Por ejemplo, el paso de Procesar o Aclarar de GTD® es uno de los aspectos que en OPTIMA3® se aborda de forma diferente, más «compleja» dirían algunos 😉 Vamos a ver cómo.

Cuando procesamos o aclaramos en GTD® lo hacemos con cada «objeto» de la bandeja de entrada, pero también lo hacemos – simultáneamente – con su «significado». La pregunta «¿qué es?» que aparece en los diagramas de flujo de GTD® parece referirse únicamente al «objeto», pero la metodología aclara que en realidad se refiere – sobre todo – a «¿qué significado tiene esto para mí?». A partir de aquí, tenemos un problema potencial entre manos, ya que lo que hay que hacer con el «objeto» puede coincidir o no con lo que hay que hacer con su «significado». De hecho, en algunos casos coincide y en otros – en la mayoría – no coincide.

En OPTIMA3® el paso de GTD Procesar o Aclarar se llama Transformar y Concretar. «Transformar» porque se transforman «cosas» en «objetos» y «significados». «Concretar» porque cualquier Compromiso resultante de Transformar un «significado» tiene que ser «tachable», bien sea una UPA o un RAT.

En GTD®, las preguntas iniciales al Procesar o Aclarar son «¿qué es?» (que a su vez incluye «¿qué significado tiene para ti?») y, a continuación, «¿requiere acción?». Sin embargo, cuando en OPTIMA3® Transformamos y Concretamos, lo que hacemos es un proceso dual que abarca tanto al «objeto» como a su «significado», pero en lugar de simultáneamente, como en GTD®, lo hacemos por separado.

Al Transformar, primero tomamos el «objeto» y nos preguntamos «¿qué es esto?». A diferencia de en GTD®, la pregunta se refiere únicamente al objeto físico. Algunas respuestas posibles pueden ser: un email, una llamada perdida, un post-it, una foto, un folleto publicitario, etc.

En un segundo paso, pensamos en el «significado» del «objeto» y nos preguntamos «¿qué significado tiene para mí?». Algunas respuestas posibles pueden ser: una petición de mi jefe, un cliente que ha intentado localizarme, un idea para estas vacaciones, un compromiso que he adquirido, SPAM, etc.

El tercer paso sería hacernos una serie de preguntas únicamente sobre el «significado»:

  1. ¿Tengo que hacer algo con ello antes de una fecha objetiva?
  2. ¿Si no hago nada con ello en los próximos 7 días, puede tener consecuencias indeseables para mí?
  3. ¿Tengo un compromiso firme de hacer algo con ello en los próximos 7 días?
  4. Si la respuesta a las tres preguntas anteriores es «no», entonces es necesaria una cuarta pregunta: ¿Necesito revisarlo por si quiero o tengo que hacer algo con ello en un futuro?

Si la respuesta a alguna de las tres primeras preguntas es «sí», entonces ese «significado» es un Compromiso y requiere acción. En ese caso, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA para alcanzarlo. Luego hay que seguir pensando y decidiendo sobre ello para, una vez decidido, generar los recordatorios correspondientes y organizarlos.

Si la respuesta a las tres primeras preguntas es «no» y la respuesta a la cuarta pregunta es «sí», entonces ese «significado» es una Posibilidad, que hoy por hoy no requiere acción. En ese caso, hay que generar el recordatorio correspondiente y organizarlo.

Como puedes ver, el resultado de Transformar un «significado» que requiere, o puede requerir acción, es decir, un Compromiso o una Posibilidad, siempre da lugar a la generación de recordatorios, que luego hay que organizar. Además, en el caso concreto de los Compromisos, antes de generar los recordatorios, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA.

Si la respuesta a las cuatro preguntas anteriores es «no», entonces podemos Ignorar el «significado» y hemos terminado de Transformarlo y Concretarlo, ya que no necesitamos generar ni organizar ningún recordatorio.

Una vez Transformado y Concretado el «significado», el cuarto paso consiste en hacernos preguntas únicamente sobre el «objeto» para Transformarlo:

  1. ¿Me puede servir? Si no me puede servir, entonces ese «objeto» es Basura y hay que tirarlo.
  2. Si me puede servir, entonces la siguiente pregunta es ¿está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales?
    1. Si no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.
    2. Si está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Soporte y debo organizarlo (conservarlo) en el contenedor temporal adecuado hasta que se completen las UPAs o RATs correspondientes

Como ves, las únicas tres opciones aplicables a un «objeto» son tirarlo, conservarlo en un contenedor temporal, por si es necesario para una UPA o un RAT, o archivarlo. En el caso de conservarlo para una UPA o RAT, una vez completada la UPA o alcanzado el RAT, habría que tirar el «objeto» o archivarlo.

¿Dónde está entonces el problema con GTD®? Vamos a ver algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Encuentro en el buzón de casa un folleto publicitario sobre reparación de tejados y yo estoy pensando reparar el tejado de casa este verano. ¿Cómo proceso o aclaro y, sobre todo, cómo organizo eso en GTD®? ¿Lo archivo o lo incubo? La respuesta es poco evidente y, de hecho, la opinión está normalmente bastante repartida entre ambas opciones. ¿Por qué? Muy sencillo, porque el «significado» es lo que en OPTIMA3® llamamos una Posibilidad y por tanto deberíamos generar un recordatorio y «enfriarlo» (en OPTIMA3®) o «incubarlo» (en GTD®). Sin embargo, el «objeto» es Material de Archivo y por tanto debería archivarse. De ahí surge la confusión.

Por cierto,  habrás observado que en OPTIMA3® no se «incuba», sino que se «enfría». Escribiré un post detallado sobre por qué esto es así y cómo y con qué contenedores se «enfría».

Ejemplo 2: Un amigo me recomienda una serie que le ha encantado y yo apunto el nombre de la serie en un post-it. En este caso, el «significado» es «una serie que podría querer ver algún día», es decir, es también una Posibilidad, como en el Ejemplo 1. Lo que tengo que hacer con ese «significado» es lo mismo de antes, es decir, generar un recordatorio y enfriarlo. A diferencia de lo que ocurría en el Ejemplo 1, aquí el «objeto», o sea, el post-it, es Basura, por lo que debería tirarlo.

Ejemplo 3: Mi jefe me envía un Whatsapp pidiéndome que le envíe un email con el informe final de un proyecto en cuanto lo tenga. En este caso, el «significado» es «una petición de mi jefe» y requiere acción por mi parte. De hecho, requiere varias acciones, ya que primero tengo que pedir las cifras a Finanzas, por lo que tendré que generar recordatorios para el RAT (informe final del proyecto X enviado a mi jefe) y una primera UPA (enviar email a Finanzas pidiéndoles las cifras del proyecto X), y luego organizarlos en mi sistema. Por su parte, el «objeto» no requiere ninguna acción, es decir, es Basura. No hace falta que lo borre, pero una vez Transformado, puedo olvidarme del Whatsapp.

Ejemplo 4: En lugar de un Whatsapp, mi jefe me pide lo mismo por email. Desde un punto de vista lógico, el tratamiento debería ser idéntico al del Ejemplo 3 y así suele ser en lo que atañe al «significado». Sin embargo, muchas personas considerarían que es ¿necesario? conservar el email del jefe para poder enviarle el informe. ¿Absurdo? Sin duda, pero es lo que hay. En ese caso, el «objeto» email de tu jefe sería Material de Apoyo (en GTD®) o Material de Soporte (en OPTIMA3®) y habría que organizarlo (conservarlo) en un contenedor temporal hasta utilizarlo.

Ejemplo 5: Tengo la garantía de una TV que acabo de comprar. El «significado» de la garantía es «un documento que me puede hacer falta si se estropea la TV». La respuesta de las cuatro preguntas anteriores es «no», por lo que podemos Ignorarlo, ya que no necesitamos generar ningún recordatorio ni organizarlo. Sin embargo, el «objeto» me puede servir y no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, por lo que es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.

Estos cinco ejemplos nos demuestran la independencia entre los «objetos» y sus «significados»:

  • En el Ejemplo 1, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.
  • En el Ejemplo 2, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se tira como Basura.
  • En el Ejemplo 3, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se tira como Basura.
  • En el Ejemplo 4, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se conserva como Material de Soporte.
  • En el Ejemplo 5, el «significado» se ignora, al no necesitar recordatorio alguno, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.

Muchas de las prácticas más improductivas que lastran la competitividad de las organizaciones tienen que ver con la burocracia absurda e innecesaria que se ha ido creando en torno a la gestión de «objetos» y, en concreto, del email. Una obsesión improductiva que, paradójicamente, va asociada a una gestión cada vez más superficial, ineficaz e ineficiente de los «significados».

En un mundo en el que – cada vez más – falta tiempo para tanta información, aprender a gestionar por separado los «objetos» y sus «significados» nos permite no solo una mayor claridad a la hora de pensar y decidir sobre ellos, sino que además ayuda a entender que lo que hay que hacer con los «significados» es con frecuencia independiente de lo que hay que hacer con los «objetos», y mucho más relevante. Si sabemos dónde reside el valor del trabajo en el trabajo del conocimiento, este puede ser un muy buen primer paso para dejar de prestar toda esa atención innecesaria a lo superfluo y empezar a prestársela a lo que es realmente significativo.

OPTIMA3: De las «listas» a las «vistas»

La verdad sobre la «lista de tareas» es uno de esos secretos a voces que nadie quiere reconocer pero todo el mundo sabe: las listas únicas de tareas son de escasa utilidad. Sobre esto se ha escrito bastante y se ha explicado con todo lujo de detalle por qué. Si quieres saber más, David Sánchez te lo cuenta claramente en «No uses una lista única de tareas». Si después de leerlo te sigue quedando alguna duda, Jerónimo Sánchez explica en este post «Por qué las listas de tareas no funcionan» y, si todavía no lo tienes claro, entender cuál es «El ingrediente secreto para organizar con efectividad» puede darte las respuestas que te falten.

Por cierto, nada de lo anterior es opinable. Tampoco va de «es que yo prefiero» o «es que a mí me funciona mejor». Todo eso son simples creencias sin fundamento y un puñado de excusas para seguir sin cambiar. Si de verdad quieres mejorar tu efectividad, vas a tener que dejar a un lado la productividad basura de la «gestión del tiempo», porque aquí estamos hablando de cosas que, aunque a lo mejor son poco divertidas y conllevan un esfuerzo, sí que funcionan y están basadas en evidencias científicas.

Una de las aportaciones magistrales de David Allen al campo de la mejora profesional de la productividad personal es plantear un sistema de organización basado en múltiples «listas» (eso sí, únicamente las necesarias). Y aquí empieza lo divertido porque, para Allen, es decir, en GTD®, una «lista» es algo distinto de lo que tú probablemente crees que es. Transcribo a continuación las palabras textuales de Allen: «When I refer to “lists”, I just mean some sort of reviewable set of reminders», es decir, «Cuando me refiero a “listas”, sólo quiero decir algún tipo de conjunto revisable de recordatorios».

Siguiendo esta lógica, tanto las «bandejas de entrada» como el «calendario» son listas en GTD®, ya que una «bandeja de entrada» es un «conjunto de recordatorios revisables de cosas pendientes de aclarar», y el «calendario» es un «conjunto de recordatorios revisables de cosas que tengo que hacer o tener en cuenta en un día concreto». ¿Más claro ahora?

Acceder únicamente a la información útil y relevante para lo que puedes hacer en cada momento es una forma rápida y sencilla de mejorar simultáneamente tu eficacia y tu eficiencia, es decir, tu efectividad. Este es uno de los motivos por los que GTD® funciona (cuando de verdad lo aplicas) y funciona tan bien.

Una de las características de GTD® es que los elementos pueden estar únicamente en una lista. Por ejemplo, algo pendiente de aclarar solo puede estar en una «bandeja de entrada», del mismo modo que algo que se ha decidido incubar solo puede estar en una «lista algún día/tal vez». Incluso en el caso de que una siguiente acción pueda completarse en distintos contextos, seguirá estando en una única lista: la «lista de siguientes acciones». Esta forma de agrupar en categorías con un significado homogéneo, es decir, esta forma de organizar, es sin duda muy potente a la hora de «revisar para decidir qué hacer», pero lo es menos a la hora de «revisar para mantener la fiabilidad del sistema» y todavía menos al «revisar para ganar perspectiva y ser proactivos».

Por otra parte, una de las premisas de las que parte la metodología de efectividad personal OPTIMA3® es que «la calidad de las decisiones que tomas depende de la calidad de la información que utilizas para tomarlas». Si lo piensas un momento, tomar buenas decisiones a partir de información errónea, obsoleta o incompleta es realmente difícil. Sin embargo, muchas personas toman constantemente decisiones teniendo en cuenta únicamente sus suposiciones, lo que explica muchas de las cosas que vemos a diario.

Teniendo en cuenta la premisa anterior, OPTIMA3® incorpora diversos elementos orientados específicamente a mejorar la calidad de nuestros procesos de toma de decisiones. Uno de ellos es poder acceder a unos mismos datos desde distintas perspectivas, ya que eso permite extraer de ellos mucha más información útil y relevante. La herramienta que permite esto se llama «vista», un concepto muy potente que procede de la teoría de bases de datos, y que podríamos traducir como «forma específica de ver una serie de datos».

Por poner un ejemplo. Imagina que tienes una tienda de zapatos y que usas una base de datos para gestionarla. En una tabla de la base de datos tienes los modelos de zapatos que vendes, junto con los datos de cada modelo. En otra tabla tienes los proveedores a los que compras zapatos, junto con los datos de cada proveedor. Y en otra tabla tienes los pedidos que haces, que combina modelos y proveedores junto con los datos de cada pedido. Ahora imagina que quieres ver cuántos pedidos de un modelo concreto te ha servido cada proveedor en el último año. Para obtener esa información puedes recorrerte todos los datos de la tabla de pedidos – extrayendo los que necesitas – o podrías ejecutar lo que en teoría de bases de datos se llama una «consulta». Así, utilizando el lenguaje de bases de datos apropiado, obtendrías de manera inmediata la información que necesitas, y únicamente esa información, sin tener que revisar todos los datos. Una ventaja adicional es que esta información es una especie de «foto» que se genera a partir de los datos, pero sin tocar los datos ni su estructura. A esta información es a lo que se llama «vista».

En GTD®, los recordatorios resultantes de aclarar o procesar los elementos de la bandeja de entrada se organizan en «listas». Utilizando el ejemplo anterior de los zapatos, podríamos decir que los recordatorios de GTD® se organizan en «tablas». Así, la «lista a la espera» sería la «tabla de recordatorios revisables de cosas que estás esperando de otras personas», al igual que la «lista de proyectos» sería la «tabla de recordatorios de resultados en los que estás trabajando actualmente y que vas a conseguir en menos de un año». De acuerdo con esto, cuando revisas tu sistema GTD®, tanto si es para decidir qué hacer como si es para mantener la fiabilidad del sistema, siempre vas a revisar «tablas». Sin embargo, si se trata de revisar para ganar perspectiva y ser proactivos, en la propuesta de herramienta de organización que hace GTD® solo hay «tablas» para las siguientes acciones y los proyectos, quedando por tanto sin «tabla» las áreas de enfoque y responsabilidad, las metas y objetivos, y la visión.

En OPTIMA3®, el planteamiento es completamente distinto. Los recordatorios resultantes de «pensar y decidir» sobre los elementos de la bandeja de entrada se organizan por áreas de atención. Esto significa que todo lo que pertenece a una misma área de atención se organiza en un mismo sitio, es decir, en una única «tabla», independientemente de que se trate de una UPA, un RAT, algo que tienen que hacer otras personas, algo perteneciente a Esta Semana No (ESN), o cualquier otra cosa, como por ejemplo, la visión a largo plazo del área, los Resultados Finales Tachables (RFT), las Rutinas y los MASS.

Esta nueva forma de organizar los recordatorios resultantes de «pensar y decidir» facilita mucho las revisiones para ganar perspectiva y ser proactivos, ya que ofrece de manera centralizada toda la información relevante para cada área de atención. Sin embargo, esta estructura organizativa es poco útil para decidir qué hacer en cada momento y por eso necesitamos las «vistas». Una ventaja adicional de las «vistas» es que van a contribuir también a que las revisiones para mantener la fiabilidad del sistema sean mucho más rápidas y sencillas.

Para poder utilizar «vistas», cada elemento organizado en un área de atención debe tener al menos una «etiqueta» que permita extraerlo y agruparlo posteriormente en una «lista». Algunos ejemplos de estas etiquetas serían #RAT, para Resultados Alcanzables Tachables, o #ESN para Esta Semana No. Y si se trata de una UPA, las etiquetas asociadas a las COE correspondientes. Por ejemplo, si es algo con una fecha objetiva que tienes que hacer tú ➜ #FOC (Fechas Objetivas Concretas) y si es algo que tiene que hacer otra persona ➜ #LHO (Lo Hacen Otros). De este modo, si por ejemplo quisiera obtener de manera dinámica la «lista» de cosas que tengo que hacer en fechas objetivas concretas, podría «filtrar» el contenido de todas mis «tablas» de áreas de atención haciendo una «consulta» que eligiera únicamente los elementos con la «etiqueta» #FOC (Fechas Objetivas Concretas).

OPTIMA3® propone una estructura inicial de contenidos para las áreas de atención, así como una serie de «vistas» por defecto sobre las que empezar a trabajar. También explica cómo afecta esta nueva forma de organizar de cara a los distintos tipos de revisión. Escribiré sobre todo esto con detalle en posts específicos dedicados al respecto. Lo importante por ahora es entender que, en OPTIMA3®, los datos que resultan de «pensar y decidir» se organizan en las «áreas de atención» (que vendrían a ser las nuevas «tablas») mientras que las «listas» que se usan en GTD® para decidir qué hacer son sustituidas por «vistas», las cuales se generan dinámicamente mediante «consultas» sobre «etiquetas».

OPTIMA3: Áreas de atención, equilibrio y efectividad

La forma en que se plantea y aborda el tema de las áreas de enfoque y responsabilidad en GTD® suele resultar compleja para muchas personas, no tanto por su dificultad sino por su ambiguedad. Además, las «responsabilidades», aparte de ser algo bastante difuso en muchas ocasiones, a menudo tienen una connotación negativa de «obligación», es decir, de «carga extra de trabajo», lo que sumado a lo anterior da lugar a que este elemento del modelo de 6 niveles para revisar tu trabajo de la metodología GTD® resulte por lo general poco atractivo.

Al margen de lo anterior, el tema del equilibrio es lo suficientemente importante como para requerir un trato mucho más específico y profundo que el que hace Allen al hablar de las «áreas de enfoque y responsabilidad». En este sentido, la mezcla de equilibrio y responsabilidades resulta poco práctica y, sobre todo, poco útil.

Por otra parte, los últimos avances en neurociencia ponen de manifiesto una vez más algo que Allen ya plantea en su obra: la necesaria alternancia equilibrada entre estados mentales y emocionales opuestos y complementarios para maximizar la efectividad. Allen explica que hay que alternar entre estados de enfoque total y desconexión total, algo que para muchas personas resulta prácticamente imposible en su día a día y que gracias a GTD® se puede conseguir. Actualmente sabemos que esta misma alternancia tiene que darse también entre otras facetas de nuestra vida: entre actividad y descanso; entre soledad y compañía; y entre rutina y juego.

En la metodología OPTIMA3® hay un módulo íntegramente dedicado a la proactividad. El motivo es que la eficacia tiene que ver con hacer las cosas correctas, lo que significa que hay que aprender a decidir mejor, ya que tus resultados son consecuencia de tus decisiones. La premisa de la que se parte es que «la calidad de las decisiones que tomas depende en gran medida de la calidad de la información que utilizas para tomarlas». En línea con ello, OPTIMA3® plantea un conjunto de hábitos y herramientas orientados a incorporar, de manera regular y sistemática, información útil, relevante y actualizada que te ayude a decidir mejor.

Una de estas herramientas tiene que ver con información sobre la «sensación de equilibrio» que tienes en un momento dado. A lo largo del tiempo, prestamos atención a diversas áreas. Además del trabajo, están la familia, los amigos, el deporte, la salud, el ocio, las finanzas personales, la casa, el coche o la moto, la mascota (si tienes), tu imagen personal, el voluntariado, la espiritualidad, el desarrollo personal y profesional… Cada persona puede identificar a qué áreas presta atención a lo largo de los días, las semanas, los meses y los años. Esto da lugar a que, mientras que una persona podría identificar «familia» como una única área, otra persona podría identificar en su lugar «pareja», «hijos», «hermanos», «padres» y «familia política» como áreas de atención, siendo ambos planteamientos igualmente válidos.

Lo que medimos con la herramienta es el «grado de satisfacción con la atención que estás prestando a cada área en un momento dado». Aunque la definición de «en un momento dado» queda a criterio de cada persona, generalmente se refiere a «en las últimas semanas» o «durante los últimos meses».

Llegados a este punto es importante destacar que lo que mides es tu satisfacción con la atención que estás prestando a cada área. Esto es distinto de:

  1. El tiempo que estás dedicando a cada área.
  2. Tu satisfacción con el área.

Veamos un par de ejemplos. Sobre el primer punto, se puede estar dedicando mucho tiempo a algo y que eso genere una gran satisfacción o todo lo contrario. Por ejemplo, dedicas mucho tiempo al deporte y eso te resulta muy satisfactorio, pero también dedicas mucho tiempo a temas domésticos y eso te resulta muy poco satisfactorio. De manera análoga, se puede estar dedicando muy poco tiempo a algo y que eso genere una gran satisfación o una gran insatisfacción.
En cuanto al segundo punto, puedes sentir por ejemplo una gran satisfacción con la atención que prestas al deporte y sentir al mismo tiempo una gran insatisfacción con tu estado de forma física, que no evoluciona al ritmo que te gustaría.

Muchas personas parten del supuesto de que «más tiempo = más satisfacción», lo cual es falso. Lo cierto es que la satisfacción máxima se alcanza cuando se presta la atención óptima, ni más, ni menos. Según esto, si estás prestando más atención de la que te gustaría a un tema, tu satisfacción disminuirá. Exactamente lo mismo que ocurrirá si estás prestando menos atención de la que te gustaría a ese mismo tema.

La herramienta que usamos en OPTIMA3® ofrece una panóramica que permite contrastar hasta qué punto estamos distribuyendo nuestra atención de forma equilibrada entre nuestras distintas áreas de atención (recuerda: son las áreas de tu vida a las que en algún momento prestas atención) y nos permite introducir cambios para reequilibrar la situación, en algunas ocasiones vía acciones puntuales y en la mayoría de los casos vía un cambio de tendencia apoyado en una MASS.

Convertir en hábito el uso de esta herramienta proporciona dos grandes beneficios. Por una parte, obtener – de forma regular – información útil, relevante y actualizada sobre cómo evoluciona tu sensación de equilibrio a lo largo del tiempo, lo que sin duda te ayudará a tomar mejores decisiones a la hora de decidir qué hacer y qué no hacer en cada momento. Por otra parte, te permite introducir cambios de tendencia – sostenibles a lo largo del tiempo – que te permitirán mejorar tu sensación de equilibrio.

En GTD®, las «áreas de enfoque y responsabilidad» pertenecen a la parte de «Perspectiva» y no se contemplan explícitamente ni el paso Aclarar (o Procesar) ni en el paso Reflexionar (o Revisar) ni tampoco durante la Revisión Semanal. El único caso adicional en el que se menciona indirectamente este elemento es en el paso Ejecutar (o Hacer), cuando se plantea el modelo de seis niveles de perspectiva como una posible herramienta para elegir qué hacer.

Sin embargo, cuando pensamos o reflexionamos sobre aspectos de nuestra realidad, tanto si es de manera proactiva como reactiva, la mayoría de las personas lo hacemos en términos de «áreas de atención», aunque por lo general sea de manera inconsciente. Por este motivo, además de en el módulo dedicado a «proactividad», OPTIMA3® incorpora las «áreas de atención» – de forma explícita – como un elemento clave en todas las partes de la metodología relacionadas con «pensar y decidir».

Para poder incorporar las «áreas de atención» en la parte más operativa de la metodología, ha sido necesario abandonar el concepto «lista», tan característico de GTD®, evolucionándolo para dar lugar a un nuevo concepto, más amplio y versatil. Me refiero al concepto «vista», sobre el que escribiré en breve.

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