Lo puedes leer en aprox. 3:05 minutos  Incumplir los compromisos que te haces te genera presión. Para aliviar esta presión, debes:
- Captar, aclarar y organizar todos tus compromisos y
- Asegurarte de que te implicarás en ellos tantas veces como necesites
Las personas, en general, no suelen distraerse por culpa de lo que han anotado en su agenda. Normalmente no suele preocupar demasiado dónde debes estar un día determinado a una hora determinada, por ejemplo, dónde debes estar el jueves a las 10:00 de la mañana. ¿Por qué no? Por que te fías de tu sistema, es decir, sabes que has puesto un recordatorio en tu agenda y que revisas ésta con la suficiente frecuencia como para asegurarte de que ves lo necesario, en el momento preciso. A lo mejor no vas a poder asistir a una reunión que tienes en la agenda, o tienes apuntado un evento al que no te apetece nada ir, pero ninguno de estos compromisos futuros distrae tu atención sobre lo que estás haciendo ahora. Dicho de otro modo, no tienes por qué haber completado ninguno de ellos, ni siquiera encontrarlos atractivos, para quitártelos de la cabeza. ¿Qué pasaría si de repente perdieras tu agenda? Cuando tu psique tomara conciencia de que el trabajo de recordarte esas cosas es ahora suyo, en lugar de ser de tu sistema, empezarías a sentir la presión generada por todos esos compromisos (“que no se me olvide…”). Cuando usas un sistema fiable, sientes libertad en tu mente. Pero, para fiarte de tu sistema, es preciso que todos tus compromisos, sin excepción, estén en él y, además, asegurarte de que vas a prestarles atención en el momento debido. ¿Por qué casi todo el mundo tiene una agenda pero casi nadie ha movido el resto de compromisos de su vida – personales o profesionales – a un sistema similar? ¿Por qué anotan compromisos en su agenda, y la consultan de forma habitual, pero no capturan y revisan el resto de sus compromisos en algún otro sitio igualmente fiable? Según David Allen, existen tres motivos para ello: - Los datos que anotas en tu agenda ya se han procesado previamente, es decir, se han traducido a acciones físicas, visibles, que tienes que hacer en momento concreto. Si anotas en tu agenda que tienes que llamar a Juan el martes a las 17:00, cuando llegue ese momento no necesitarás pensar cuál es la acción adecuada ni dónde ni cuándo la vas a llevar a cabo
- Sabes dónde debes aparcar ese tipo de acciones (agenda) y ese dónde es una herramienta conocida y disponible
- Si pierdes la pista de las acciones y compromisos que has anotado en tu agenda, te encontrarás con críticas por parte de la gente que te importa y te sentirás mal
Sin embargo, en la mayoría de los compromisos de la gente faltan generalmente varios de estos factores. Por ejemplo, las acciones que tenemos que realizar no están del todo claras, no solemos contar con un sistema que usemos de forma sistemática o las críticas sobre lo que se nos olvida no son evidentes o no son preocupantes de inmediato… Si todas las cosas que atraen tu atención vinieran en montones bien ordenados, con sus consecuencias y acciones bien claras (sin que hiciera falta que pensaras más en ellas), si hubieras establecido y usaras habitualmente una herramienta fácil de usar para localizarlas y revisarlas y cada vez que se te “colara” algo por una fisura del sistema se te “llevaran los diablos”, entonces la mente como el agua sería para ti la norma en lugar de ser la excepción. La mayoría de las personas, cuando toman primer contacto con GTD y ven “todas” las listas que se utilizan en la metodología, suelen reaccionar con rechazo, expresándolo en forma de comentarios negativos sobre la “complejidad” o “dificultad” del sistema. Curiosamente, si a esas mismas personas les pides que tiren su agenda a la basura, ¿cómo crees que reaccionan? La inmensa mayoría no está dispuesta a hacerlo. En opinión de David Allen – opinión que comparto al 100% – este tipo de reación es un fraude intelectual porque, si una lista – tu agenda – te funciona de cara a gestionar parte de tus compromisos con productividad y sin estrés, ¿por qué no tener tantas listas como necesites para gestionarlo todo del mismo modo? Piénsalo un momento: ¿qué pasaría si usaras todas las listas necesarias? Lo puedes leer en aprox. 2:06 minutos  Por lo general, cuando te pones a trabajar en algo, la parte más consciente de tu mente tiende a ignorar todo excepto aquello a lo que estás prestando tu atención. Si el resto de tu mente actuara igual, sería lo ideal de cara a optimizar tu productividad personal.
Sin embargo, y por desgracia, esto no suele ser así, ya que hay otra parte de tu mente, menos consciente, que sigue “preocupada” por todos los demás compromisos abiertos, es decir, por aquellos para los que aún no has tomado una decisión ni la has registrado en algún sistema externo de confianza. De hecho, las constantes auto-interrupciones que te hacen tan difícil mantener la concentración en lo que estás haciendo, están causadas precisamente por esta “preocupación”. El origen de la misma se debe a que tal vez puedas engañar a otras personas pero no puedes engañar a tu mente. Ella sabe si puede confiar en ti, o lo que es lo mismo, si has tomado las decisiones y medidas necesarias para que puedas tener en cuenta esa tarea siempre que se produzcan las circunstancias adecuadas, hasta completarla. Y cuando esto no es así, esa parte menos consciente de tu mente entiende que su deber es recordarte que la tarea sigue pendiente, hasta que la hagas. Como ya hemos visto, tu mente es un problema para tu productividad porque, por lo general, te recuerda las cosas de forma aleatoria y en los momentos más extraños, en lugar de hacerlo cuando se reúnen las circunstancias adecuadas para que hagas algo relevante al respecto. Las cosas incompletas te generan estrés, en mayor o menor medida, hasta que las gestionas. Por este motivo todas las personas intentan gestionar sus “incompletos” de uno u otro modo. Pero por alguna extraña razón, y a pesar de las innumerables evidencias sobre su limitada capacidad para gestionar nuestros compromisos, lo que la mayoría de las personas utiliza para manejar sus asuntos pendientes es solo su mente. Lo que ocurre cuando intentas gestionar todo solo con tu mente es que se produce un curioso fenómeno. Por una parte, tu mente intenta llevar un control de todos esos asuntos pendientes de forma simultánea, para que no “se le escape” ninguno. El problema es que habitualmente le resulta imposible, ya que el número de “incompletos” de una persona cualquiera suele exceder con creces el máximo de una docena de elementos que la memoria a corto plazo puede manejar. ¿Qué sucede entonces? Que se produce una paradoja, ya que al intentar controlar mentalmente todo para aliviar el estrés causado por el trabajo inacabado, y no ser capaz de conseguirlo, te estresas aún más. La productividad personal tiene mucho que ver con encontrar la solución a esta paradoja, es decir, averiguar cómo poder controlar todo el trabajo inacabado para que no nos genere estrés, de una forma que, a su vez, sea lo suficientemente creíble para nuestra mente como para que ésta acepte dejar de ser ella quien gestiona nuestros compromisos. Lo puedes leer en aprox. 2:24 minutos  Mihály Csíkszentmihályi (se pronuncia ['miha:j 'tʃi:ksɛntmiha:ji] pero yo que tú no lo intentaría) lo ha dejado muy claro. Fluir, esa sensación inconfundible caracterizada por un sentimiento de enfocar la energía, de total implicación con la tarea, y de éxito en la realización de la actividad, no solo te hace más feliz sino que es la expresión máxima de la productividad personal.
Fluir es lo que te da sensación de control, de saber que estás haciendo exactamente lo que tendrías que estar haciendo y con plena conciencia de lo que no estás haciendo y por qué. Fluir implica hacer algo con atención plena, con absoluta concentración en la tarea. Concentración es la clave. La energía concentrada, al estallar, provoca un impacto mayor. Si no sabes, o no te puedes, concentrar, es imposible que alcances tu máxima efectividad, da igual el tipo de actividad del que se trate. ¿Qué impide que te concentres más, mejor y durante más tiempo? Las distracciones, en cualquiera de sus formas. Y no caigas en la excusa fácil de culpar a otros o a factores externos. Es cierto que los ruidos del entorno de trabajo, las personas poco respetuosas con las prioridades ajenas y las incesantes notificaciones de tus gadgets no te ayudan a concentrarte. Pero te invito a que hagas un ejercicio de sinceridad. ¿Has estado en alguna ocasión a solas en una habitación, sin personas ni factores externos que te distrajeran y, aún así, te has distraído? El motivo por el que te ha ocurrido esto es porque tus propios pensamientos son tu mayor y principal fuente de interrupciones, por incómodo que sea aceptarlo. ¿A qué se debe esto? Es posible que te hayas distraído momentáneamente mientras lees este post, aunque solo haya sido un segundo. Puede que tu atención se enfocara momentáneamente en alguno de tus compromisos, es decir, hacia algo que crees que necesitas, o que quieres acabar, o que crees que deberías hacer algo con ello. Y es muy probable que eso que robó tu atención sea algo que no ha sido suficientemente gestionado, es decir, algo para lo que sigue habiendo alguna decisión pendiente de tomar. La distracción en sí no es negativa. De hecho, si son ideas producidas en alguna medida por lo que estás haciendo podría ser incluso interesante tenerlas en cuenta. Tampoco tiene nada de negativo dejar de prestar por un instante atención a algo para cambiar de ritmo mental o para descansar. Lo verdaderamente negativo es cuando lo que la produce es algo en lo que preferirías no pensar en ese momento. Y es negativo porque lo que ocurre es que tu mente sabe que el contenido de esa distracción es importante para ti y aún no ha sido organizado de la forma adecuada, motivo por el que intenta organizarlo por ti. GTD nos dice que la productividad viene de la mano de la concentración, de la atención plena en la tarea, y que tu capacidad de concentración es inversamente proporcional a la cantidad y a la frecuencia de las interrupciones que sufres, la mayor parte de las cuales proceden de compromisos propios insuficientemente gestionados. En otras palabras, la lógica de la productividad personal con GTD te dice que, si quieres mejorar tu productividad, debes aprender a gestionar mejor tus compromisos. Y GTD te ofrece un método para conseguirlo. | | |
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