La efectividad personal es una competencia universal

Circula por ahí una frase, atribuida a Goebbels, que afirma que «una mentira repetida mil veces se convierte en una verdad». Lo mejor del caso es que la frase en sí es un ejemplo de ello, ya que Goebbels nunca la dijo. La frase correcta, pronunciada en un discurso a las SA el 25 de agosto de 1934, es «si se dice una gran mentira y se repite con bastante frecuencia, al final la gente la creerá».

En el campo de la efectividad personal ocurre algo parecido. Desde hace algún tiempo, es habitual encontrar voces, algunas de ellas supuestamentes expertas, que intentan desprestigiar tanto los últimos avances de la neurociencia, como las metodologías basadas en ellos. Estas voces afirman que dichos avances son «cuestionables» ya que – según ellas – únicamente se cumplen en algunos casos. Estas mismas voces aseguran además que no existe ningún método perfecto porque cada «persona es distinta y necesita su propio método a medida».

Obviamente, ambas afirmaciones, además de ser una estupidez, son mentira. Todas las personas compartimos una misma biología, lo que hace que nuestros comportamientos primarios sean idénticos. Una cosa es que alguien crea ser una excepción y otra es que realmente lo sea. Por otra parte, puede que el método perfecto exista o puede que no, pero en cualquier caso eso es independiente del hecho de que ninguna persona es tan distinta de las demás como para necesitar un método a su medida.

Lo que hacen estas afirmaciones es manipular la circunstancia de que un mismo principio universal puede por lo general expresarse – sin perder validez – de distintas formas. Mediante esta manipulación, intentan confundir a las personas haciéndolas creer que lo relevante de las metodologías son los detalles anecdóticos relacionados con «cómo» aplicar los principios, cuando lo verdaderamente relevante son los principios en sí.

Mi objetivo en este post es evidenciar que esos principios productivos universales existen y son aplicables a todas las personas, sin excepciones. Para ello, voy a centrarme tan solo en tres de los muchos principios productivos existentes. La validez de estos ejemplos, además de estar sobradamente avalada por innumerables estudios científicos, puede ser fácilmente comprobada por cualquiera.

Externalizar la memoria mejora la efectividad

La memoria es un recurso limitado y poco fiable. A día de hoy sabemos que alguna de las cosas que recordamos con nitidez y claridad podría, a pesar de ello, no haber ocurrido nunca y ser tan solo fruto de nuestra imaginación. Por otra parte, la memoria operativa o de trabajo es muy limitada en cuanto al número de elementos que puede gestionar de manera efectiva. Una de las razones para la aparición del lenguaje es precisamente la necesidad de externalizar la memoria, no solo para ampliar su capacidad, sino también para asegurar la fiabilidad de su contenido. Cuando algo se escribe, además de permanecer escrito, queda de paso a salvo de las manipulaciones de nuestra imaginación.

También sabemos que mantener algo en la memoria supone una carga cognitiva y que, además, dificulta pensar. Como dice Kahneman, «cualquier cosa en tu memoria de trabajo reduce tu capacidad para pensar». Externalizar la memoria reduce dicha carga sobre el cerebro, facilita una mejor gestión de la atención y permite utilizar esos recursos liberados para otros fines como, por ejemplo, pensar.

En este caso, el principio productivo universal sería «externalizar al máximo la memoria en contenedores de confianza» y su aplicación nos llevaría a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando externalizan su memoria en contenedores de confianza.

Alinear los niveles de energía mental con la energía mental que requiere lo que se tiene que hacer mejora la efectividad

La mayoría de los cursos de #productividadbasura plantean «soluciones» como madrugar o empezar el día con las cosas más difíciles o las que nos dan más pereza. Nuevamente, esto es una estupidez con nulo fundamento científico. Lo que la ciencia sabe a día de hoy es que las horas de máxima energía mental están bastante repartidas, hasta el punto que madrugar solo beneficia al 20% de la población y hasta un 30% de la misma tiene su máxima energía mental por la tarde/noche. Esto es algo que yo mismo he podido comprobar durante los últimos seis años, preguntando sistemáticamente a miles de personas en qué momento del día tienen su máximo de energía mental.

Lo que nos dice la neurociencia es que el tiempo que nuestro cerebro es capaz de rendir al máximo antes de necesitar una recuperación prolongada es bastante limitado. El momento concreto del día en el que el cerebro se encuentra en este estado varía de unas personas a otras. Por eso, madrugar puede ser una idea fantástica para algunas personas y algo absurdo para otras. Lo que sí está claro es que:

  1. No todo lo que tienes que hacer requiere el mismo nivel de energía mental y
  2. No todo el día tienes el mismo nivel de energía mental.

El principio productivo universal sería por tanto «hacer coincidir el nivel de energía mental con el nivel de energía mental que requieren las cosas que hay que hacer», lo que nos llevaría a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando alinean sus niveles de energía mental con la energía mental que requieren las cosas que tienen que hacer.

Gestionar la atención de manera adecuada mejora la efectividad

La atención es un recurso escaso que consume energía, por eso prestar atención durante mucho tiempo a algo, o tener que prestar atención a muchas cosas, produce cansancio. Desde un punto de vista puramente económico, existe una relación directa entre la forma en que se gestiona la atención y la productividad. La frase que resume esta relación sería «prestar atención más de una vez, a una misma cosa, con un mismo fin, y sin que se produzca avance alguno, es ineficiente», ya que no aumenta ni la cantidad ni la calidad del resultado. Hay pocos hábitos más improductivos que tomar un tema, dejarlo, volver a tomarlo, volver a dejarlo… Algo que muchas personas hacen muchas veces a lo largo del día, todos los días.

Aquí habría varios principios productivos universales como, por ejemplo, «prestar atención a una única cosa a la vez» o «limitar proactivamente las fuentes de interrupción», entre otros, y nos llevarían a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando gestionan su atención de manera adecuada, es decir, evitando la multitarea, gestionando proactivamente las interrupciones, etc.

Conclusión

Hay hechos y hay opiniones. También hay opiniones basadas en hechos y opiniones sin fundamento. Un hecho es, por ejemplo, que en los últimos veinte años la neurociencia ha ofrecido numerosas evidencias probadas sobre cómo funciona nuestro cerebro y por qué hacemos muchas de las cosas que hacemos. Gracias a estos avances, hoy conocemos estrategias demostradas que funcionan con todas las personas – sin excepción – a la hora de mejorar la efectividad.

Por otra parte, que algo funcione es independiente de que sea sencillo, rápido o cómodo. El hecho de que algo sea más o menos complejo, lleve tiempo o suponga esfuerzo, nada tiene que ver con su validez. Intentar hacer creer a una persona que cuando algo le supone un esfuerzo es porque «no se adapta a ella» es mentirle.

Como afirma el neurocientífico Daniel Levitin en su libro The Organized Mind, «En Internet, hay miles de opiniones y las correctas no tienen más probabilidades de ser encontradas que las incorrectas. Ahora estamos menos seguros de lo que sabemos y no sabemos. Más que en cualquier otro momento de la historia, es crucial que cada uno de nosotros asuma la responsabilidad de verificar la información que encontramos, probándola y evaluándola. Esta es la habilidad que debemos enseñar a la próxima generación de ciudadanos del mundo, la capacidad de pensar de manera clara, completa, crítica y creativa».

Sabemos que los hábitos asociados a la efectividad personal no son innatos, lo que nos lleva a que, como decía Drucker, «la efectividad puede y debe aprenderse». Por otra parte, podemos creernos más o menos especiales, pero la realidad es que las diferencias son mínimas, al menos en cuanto a lo que a efectividad personal se refiere. La realidad es que todas las personas – sin excepción – somos menos efectivas cuando adoptamos determinados comportamientos y más efectivas cuando adoptamos otros.

Por suerte, la efectividad personal es una competencia universal. Gracias a ello, y por muy especial que sea o que se crea, cualquier persona – sin excepción – puede mejorarla.

¿Cuánto aprovechas tus «ventanas óptimas de efectividad»? (Test)

La «ventana óptima de efectividad» es uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3® de efectividad personal. Desarrollar el hábito de tener siempre presente la existencia de estas ventanas, y saber identificarlas y aprovecharlas al máximo, produce un incremento espectacular de la eficacia, es decir, de la aportación de valor que genera lo que haces.

En este post, me gustaría compartir contigo un sencillo test, que te puede ayudar a conocer mejor tu situación actual y a identificar posibles vías de mejora. Las respuestas «correctas» a las preguntas del test aparecen al final de este mismo post, pero te sugiero que lo completes sin mirarlas para un mayor aprovechamiento del mismo. Vamos allá.

  1. Estás trabajando en un tema y de repente te llega un email (de tu jefe, si trabajas por cuenta ajena | de tu mejor cliente, si trabajas por cuenta propia). ¿Cómo reaccionas?
    1. Ni te enteras, ya que cuando estás trabajando en algo no estás pendiente del email. Cuando termines lo que estás haciendo ahora mismo, ya mirarás qué ha entrado nuevo en la bandeja de entrada, y te encargarás de ello.
    2. Dejas un momento lo que estás haciendo y te ocupas del email. Como crees que es algo que te va a llevar poco tiempo, aprovechas y te lo quitas ya de encima. Ya terminarás después lo que estabas haciendo antes.
    3. Paras un instante para ver de qué va el mail y, como ves que puede esperar un poco, vuelves a lo que estabas haciendo para terminarlo. En cuanto acabes con ello, te pondrás con el email.
  2. Estás procesando tu bandeja de entrada del email y en uno de ellos te piden preparar una documentación que tienes que entregar en una fecha concreta, dentro de mes y medio. ¿Qué haces?
    1. Lees detenidamente el mail para ver de qué se trata en concreto y cuánto tiempo te puede llevar. Como estimas que no te va a llevar más de un par de días completos de trabajo, te pones un recordatorio en el calendario un par de semanas antes de la fecha límite de entrega para poder hacerlo con tiempo suficiente.
    2. Como ves que es para dentro de mes y medio, y estás hasta arriba de trabajo, lo vuelves a dejar en la bandeja de entrada y lo marcas como «no leído». Ya te pondrás con ello más adelante, en cuanto tengas un respiro.
    3. Lees detenidamente el mail para ver qué es y qué tienes que hacer exactamente con él. Una vez que lo tienes claro, identificas un primer paso sobre el que poder trabajar ya, y lo incorporas a tu lista, para empezar a avanzar con ello tan pronto te sea posible.
  3. En otro de los emails que tienes en la bandeja te piden que reenvíes una información que te enviaron hace un par de meses y que no encuentran. ¿Qué haces?
    1. Buscas la información para enviarla ya, y así una cosa menos que te queda pendiente. Además, no crees que vayas a tardar más de diez minutos en encontrarla, y haciéndolo ahora te aseguras de que no se te olvide.
    2. Te anotas un recordatorio, por si te queda tiempo para buscar la información cuando termines las cosas realmente importantes que necesitas avanzar de inmediato.
    3. Lo borras. Si realmente lo necesitan, ya te lo pedirán de nuevo. A fin de cuentas, te lo enviaron ellos a tí, así que lo suyo es que conservaran una copia en el archivo.
  4. Estás en tu momento del día de máxima energía mental. ¿Qué haces?
    1. Te pones con alguno de los asuntos pendientes que tienes y que ya identificaste en su momento que requieren un alto nivel de concentración y frescura mental.
    2. Abres el email para intentar «limpiar» el máximo de mensajes y planificarte bien el resto del día, a fin de aprovecharlo al máximo.
    3. Revisas tu lista de tareas e intentas quitarte de encima todas las posibles, cuantas más, mejor. Es absurdo gastar toda la energía en solo un par de cosas.
  5. Se te ocurre una idea fantástica en tu área de trabajo. ¿Qué haces?
    1. Te pones de inmediato manos a la obra con ella, no sea que se te olvide. Ahora que está fresca seguro que avanzas más y mejor que si la dejas para otro momento.
    2. La anotas brevemente para que no se te olvide y decidir luego, con más calma, si realmente es tan fantástica como parece o no.
    3. Dejas de hacer lo que estás haciendo y analizas la idea con calma para decidir si realmente es una idea fantástica o tal vez no. Si es buena, te pones con ella. Si no, la descartas y sigues con lo que estabas haciendo antes.
  6. Te llega un trabajo muy importante que va a suponer aproximadamente casi un 10% del trabajo total que vas a tener que realizar en los próximos tres meses. ¿Cómo reaccionas?
    1. Te pones de inmediato a trabajar en ello, casi a tiempo completo. Solo lo dejas para gestionar urgencias que no pueden esperar. Te juegas mucho, es un montón de trabajo y no quieres que te «pille el toro».
    2. Te bloqueas en la agenda las tres semanas anteriores a que venza el plazo para asegurarte de contar con tiempo suficiente para hacerlo. Pero ahora tienes otros asuntos que reclaman tu atención.
    3. Empiezas a trabajar hoy mismo en el tema y le dedicas todos los días un buen rato (50′ ±10′ aproximadamente), sin excepción, hasta que terminas por completo el trabajo.
  7. Cuál de las siguientes formas de trabajar sobre temas complejos que te van a llevar mucho tiempo te ayuda a hacerlo de manera más efectiva:
    1. Intentar mantener cuantos menos temas abiertos mejor. Así puedes enfocarte bien en las cosas en las que tienes que trabajar.
    2. Abres lo antes posible todos los temas con los que tienes que hacer algo necesariamente e intentas ir avanzando algo con todos ellos a diario, sin dejar parado ninguno.
    3. Te pones con los temas de uno en uno hasta terminarlos, y si es posible de una sola vez, mejor; si no es posible, intentas ponerte con ellos el menor número de veces.
  8. La forma más efectiva para ti de decidir qué hacer en cada momento es:
    1. Consultar tu lista de tareas más importantes o las notas que te vas dejando en lugares estratégicos para que no se te pasen por alto los temas clave.
    2. Revisar lo que te queda pendiente por hacer de todos los temas en los que estás trabajando, elegir uno de esos temas y ponerte a avanzar con él.
    3. Revisar únicamente las cosas que puedes hacer en el lugar en el que estás, y con el tiempo y recursos de que dispones en ese momento.
  9. Por lo general:
    1. Aunque te lleva mucho tiempo, tu trabajo presenta una calidad impecable, sin erratas ni errores, y está perfectamente finalizado hasta el último detalle.
    2. Eres ante todo una persona rápida. Lo importante es sacar el trabajo adelante y eso a veces tiene un coste. No se puede querer todo.
    3. Cuidas al máximo la calidad de tu trabajo y, aunque te gustaría hacerlo aún mejor, entiendes que a partir de un punto no tiene sentido seguir dedicando tiempo a las cosas.
  10. Cuál de estas tres afirmaciones es más próxima a tu realidad del día a día:
    1. Con frecuencia eres capaz de ponerte varias horas seguidas a trabajar en un único tema sin interrupciones.
    2. Casi todos los días consigues trabajar – varias veces al día – en bloques de tiempo continuo de entre 15′ y 45′.
    3. En tu entorno de trabajo es casi imposible poder trabajar más de 10′ minutos sin que el email, el móvil o una persona te interrumpa.

SOLUCIÓN: Suma los puntos asociados a cada una de las respuestas, según las indicaciones que aparecen al final del post. Según la cifra que hayas obtenido, puedes estar en una de estas tres situaciones:

  1. Menos de 10 puntos: Tu hábitos de trabajo son muy inefectivos y te impiden aprovechar las «ventanas óptimas de efectividad». En el aspecto positivo, tienes un potencial enorme de mejora.
  2. Entre 10 y 15 puntos: En ocasiones aprovechas alguna «ventana óptima de efectividad», pero tus hábitos de trabajo te impiden aprovechar otras muchas. Tu potencial de mejora es aún significativo.
  3. Más de 15 puntos: Se nota que has trabajado en serio la mejora de tu efectividad y que las «ventanas óptimas de efectividad» son algo conocido para ti. Sigue trabajando en esa dirección y la mejoría continuará.
  1. A=2; B=0; C=1     2. A=1; B=0; C=2     3. A=0; B=1; C=2     4. A=2; B=0; C=1     5. A=0; B=2; C=1     6. A=1; B=0; C=2     7. A=1; B=2; C=0     8. A=0; B=1; C=2     9. A=1; B=0; C=2     10. A=1; B=2; C=0

OPTIMA3 y la «ventana óptima de efectividad»

En un entorno en el que, por definición, siempre hay más trabajo para hacer que tiempo para hacerlo y en el que, para complicar aún más las cosas, la contribución de valor de cada cosa que haces es desigual, una de las claves de la efectividad es aprender a decidir mejor.

Cuando hablamos de decidir qué hacer y qué no hacer, o de qué hacer en cada momento, los procesos de toma de decisiones de la mayoría de las personas dejan mucho que desear.

El motivo es sencillo. «Decidir bien» es una competencia que se tiene que aprender. De lo contrario, seguiremos decidiendo según los impulsos caprichosos de la parte más irracional de nuestro cerebro, es decir, seguiremos decidiendo casi siempre mal.

El coste de decidir mal es enorme, no solo por la frustración que produce, sino porque las malas decisiones llevan un gran coste de oportunidad asociado. Esto significa que, cuando ejecutas una mala decisión, además de frustarte, contribuyes con un valor inferior al que podrías contribuir si hubieras tomado una buena decisión.

Nadie dice que esto sea fácil. Aprender a decidir bien lleva tiempo, porque decidir bien exige pensar antes de hacer y exige hacerlo siempre, de forma sistemática. Además, para que esto sea sostenible, hay que convertirlo en un hábito.

Tenemos muchas cosas por hacer pero probablemente habrá bastante diversidad entre ellas. En algunos casos, por ejemplo, será imprescindible contar con bloques de tiempo continuo amplios para poderlas hacer de manera eficiente. En otros casos, sin embargo, podremos completarlas en pocos minutos. Del mismo modo, algunas de ellas serán intelectualmente exigentes, requiriendo «frescura mental» para poder ser abordadas de forma óptima. Otras, por el contrario, podrán llevarse a cabo de manera casi automática, por su simplicidad.

Desde otra perspectiva, algunas podrán ser completadas de una sola vez, mientras que otras requerirán trabajar sobre ellas de forma sostenida durante un período de tiempo. Unas requerirán interaccionar con personas y otras las podrás hacer tú de forma autónoma e independiente. En algunos casos, necesitarás una herramienta concreta para poder llevarlas a cabo y, en otros, tendrás que estar en un lugar concreto para ello.

Contar con un sistema de organización personal fiable, y que a la vez te ayude a decidir bien, es muy importante, pero lo es mucho más desarrollar una serie de hábitos productivos. Sin los hábitos necesarios, ninguna herramienta es suficiente.

GTD® ofrece una metodología contrastada y avalada científicamente que te ayuda, si realmente la aplicas, a gestionar tu atención de manera altamente eficiente. Por eso se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.

Con GTD® podrás «estar a lo que estás», con la confianza de saber que tienes todo bajo control y cuentas con un sistema para mantener a raya las interrupciones, tanto las externas como las internas. GTD® también te ayuda a tener la confianza de que estás haciendo en cada momento lo que tienes que estar haciendo, pero en este campo aún queda recorrido, probablemente porque, cuando surgió, la necesidad de dejar cosas sin hacer era menos imperiosa que ahora.

OPTIMA3® se construye a partir de los principios de GTD®, en un esfuerzo por contribuir a que esa claridad sea aún mayor, y lo hace proporcionando herramientas concretas para tomar decisiones que te hagan altamente eficaz.

Porque, más allá de «fluir», de «estar a lo que estás», se trata de fluir en una «ventana óptima de efectividad», uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3®.

Cada cosa que tienes que hacer tiene su propia ventana óptima de efectividad. Esto significa que hay un momento óptimo para empezar a hacer cada cosa y un momento óptimo para dejar de seguir trabajando en ella. Parar antes o después de este momento óptimo conllevará una chapuza o un despilfarro respectivamente. Y, por último, si eso que tienes que hacer no es directamente «tachable», necesitarás trabajar sobre ello durante un tiempo, siendo imprescindible en ese caso que lo hagas bien, sin apresuramientos absurdos ni «atracones» de última hora.

Trabajar en la ventana óptima de efectividad es muy sencillo:

  • Empezar cuando hay que empezar, ni antes, ni después.
  • Trabajar en las cosas el tiempo que hay que trabajar, ni más, ni menos.
  • Trabajar en las cosas de forma sostenida, desde el principio, «sin prisa pero sin pausa»
  • Trabajar siempre «estando a lo que estás».

Como ves, nada que no supieran nuestras abuelas, solo que a día de hoy es imprescindible aprender a trabajar así.

Parece evidente que trabajar todo el tiempo en las ventanas óptimas de efectividad es un reto difícilmente alcanzable. Lo normal es que haya ocasiones en que podamos hacerlo y otras en las que resulte realmente complicado. Aún así, tomar conciencia de que – para todo lo que hacemos – existen estas ventanas óptimas de efectividad e intentar trabajar en ellas siempre que sea posible, supone una diferencia espectacular con relación a no hacerlo. Y, sobre todo, dejar de «echar balones fuera» y centrarnos en nuestro «círculo de influencia», es decir, en lo que sí está en nuestra mano hacer.

La complejidad creciente, la información que llega a raudales y las interrupciones constantes van a seguir ahí, tanto si nos gusta como si no. GTD® y OPTIMA3® ofrecen soluciones probadas para afrontar con éxito esta nueva realidad en la que nos toca vivir. Ahora, la elección es tuya. Puedes elegir quejarte. Puedes elegir resignarte. Y también puedes elegir hacer algo útil y aprovecharlas.

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