¿Cuánto aprovechas tus «ventanas óptimas de efectividad»? (Test)

La «ventana óptima de efectividad» es uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3® de efectividad personal. Desarrollar el hábito de tener siempre presente la existencia de estas ventanas, y saber identificarlas y aprovecharlas al máximo, produce un incremento espectacular de la eficacia, es decir, de la aportación de valor que genera lo que haces.

En este post, me gustaría compartir contigo un sencillo test, que te puede ayudar a conocer mejor tu situación actual y a identificar posibles vías de mejora. Las respuestas «correctas» a las preguntas del test aparecen al final de este mismo post, pero te sugiero que lo completes sin mirarlas para un mayor aprovechamiento del mismo. Vamos allá.

  1. Estás trabajando en un tema y de repente te llega un email (de tu jefe, si trabajas por cuenta ajena | de tu mejor cliente, si trabajas por cuenta propia). ¿Cómo reaccionas?
    1. Ni te enteras, ya que cuando estás trabajando en algo no estás pendiente del email. Cuando termines lo que estás haciendo ahora mismo, ya mirarás qué ha entrado nuevo en la bandeja de entrada, y te encargarás de ello.
    2. Dejas un momento lo que estás haciendo y te ocupas del email. Como crees que es algo que te va a llevar poco tiempo, aprovechas y te lo quitas ya de encima. Ya terminarás después lo que estabas haciendo antes.
    3. Paras un instante para ver de qué va el mail y, como ves que puede esperar un poco, vuelves a lo que estabas haciendo para terminarlo. En cuanto acabes con ello, te pondrás con el email.
  2. Estás procesando tu bandeja de entrada del email y en uno de ellos te piden preparar una documentación que tienes que entregar en una fecha concreta, dentro de mes y medio. ¿Qué haces?
    1. Lees detenidamente el mail para ver de qué se trata en concreto y cuánto tiempo te puede llevar. Como estimas que no te va a llevar más de un par de días completos de trabajo, te pones un recordatorio en el calendario un par de semanas antes de la fecha límite de entrega para poder hacerlo con tiempo suficiente.
    2. Como ves que es para dentro de mes y medio, y estás hasta arriba de trabajo, lo vuelves a dejar en la bandeja de entrada y lo marcas como «no leído». Ya te pondrás con ello más adelante, en cuanto tengas un respiro.
    3. Lees detenidamente el mail para ver qué es y qué tienes que hacer exactamente con él. Una vez que lo tienes claro, identificas un primer paso sobre el que poder trabajar ya, y lo incorporas a tu lista, para empezar a avanzar con ello tan pronto te sea posible.
  3. En otro de los emails que tienes en la bandeja te piden que reenvíes una información que te enviaron hace un par de meses y que no encuentran. ¿Qué haces?
    1. Buscas la información para enviarla ya, y así una cosa menos que te queda pendiente. Además, no crees que vayas a tardar más de diez minutos en encontrarla, y haciéndolo ahora te aseguras de que no se te olvide.
    2. Te anotas un recordatorio, por si te queda tiempo para buscar la información cuando termines las cosas realmente importantes que necesitas avanzar de inmediato.
    3. Lo borras. Si realmente lo necesitan, ya te lo pedirán de nuevo. A fin de cuentas, te lo enviaron ellos a tí, así que lo suyo es que conservaran una copia en el archivo.
  4. Estás en tu momento del día de máxima energía mental. ¿Qué haces?
    1. Te pones con alguno de los asuntos pendientes que tienes y que ya identificaste en su momento que requieren un alto nivel de concentración y frescura mental.
    2. Abres el email para intentar «limpiar» el máximo de mensajes y planificarte bien el resto del día, a fin de aprovecharlo al máximo.
    3. Revisas tu lista de tareas e intentas quitarte de encima todas las posibles, cuantas más, mejor. Es absurdo gastar toda la energía en solo un par de cosas.
  5. Se te ocurre una idea fantástica en tu área de trabajo. ¿Qué haces?
    1. Te pones de inmediato manos a la obra con ella, no sea que se te olvide. Ahora que está fresca seguro que avanzas más y mejor que si la dejas para otro momento.
    2. La anotas brevemente para que no se te olvide y decidir luego, con más calma, si realmente es tan fantástica como parece o no.
    3. Dejas de hacer lo que estás haciendo y analizas la idea con calma para decidir si realmente es una idea fantástica o tal vez no. Si es buena, te pones con ella. Si no, la descartas y sigues con lo que estabas haciendo antes.
  6. Te llega un trabajo muy importante que va a suponer aproximadamente casi un 10% del trabajo total que vas a tener que realizar en los próximos tres meses. ¿Cómo reaccionas?
    1. Te pones de inmediato a trabajar en ello, casi a tiempo completo. Solo lo dejas para gestionar urgencias que no pueden esperar. Te juegas mucho, es un montón de trabajo y no quieres que te «pille el toro».
    2. Te bloqueas en la agenda las tres semanas anteriores a que venza el plazo para asegurarte de contar con tiempo suficiente para hacerlo. Pero ahora tienes otros asuntos que reclaman tu atención.
    3. Empiezas a trabajar hoy mismo en el tema y le dedicas todos los días un buen rato (50′ ±10′ aproximadamente), sin excepción, hasta que terminas por completo el trabajo.
  7. Cuál de las siguientes formas de trabajar sobre temas complejos que te van a llevar mucho tiempo te ayuda a hacerlo de manera más efectiva:
    1. Intentar mantener cuantos menos temas abiertos mejor. Así puedes enfocarte bien en las cosas en las que tienes que trabajar.
    2. Abres lo antes posible todos los temas con los que tienes que hacer algo necesariamente e intentas ir avanzando algo con todos ellos a diario, sin dejar parado ninguno.
    3. Te pones con los temas de uno en uno hasta terminarlos, y si es posible de una sola vez, mejor; si no es posible, intentas ponerte con ellos el menor número de veces.
  8. La forma más efectiva para ti de decidir qué hacer en cada momento es:
    1. Consultar tu lista de tareas más importantes o las notas que te vas dejando en lugares estratégicos para que no se te pasen por alto los temas clave.
    2. Revisar lo que te queda pendiente por hacer de todos los temas en los que estás trabajando, elegir uno de esos temas y ponerte a avanzar con él.
    3. Revisar únicamente las cosas que puedes hacer en el lugar en el que estás, y con el tiempo y recursos de que dispones en ese momento.
  9. Por lo general:
    1. Aunque te lleva mucho tiempo, tu trabajo presenta una calidad impecable, sin erratas ni errores, y está perfectamente finalizado hasta el último detalle.
    2. Eres ante todo una persona rápida. Lo importante es sacar el trabajo adelante y eso a veces tiene un coste. No se puede querer todo.
    3. Cuidas al máximo la calidad de tu trabajo y, aunque te gustaría hacerlo aún mejor, entiendes que a partir de un punto no tiene sentido seguir dedicando tiempo a las cosas.
  10. Cuál de estas tres afirmaciones es más próxima a tu realidad del día a día:
    1. Con frecuencia eres capaz de ponerte varias horas seguidas a trabajar en un único tema sin interrupciones.
    2. Casi todos los días consigues trabajar – varias veces al día – en bloques de tiempo continuo de entre 15′ y 45′.
    3. En tu entorno de trabajo es casi imposible poder trabajar más de 10′ minutos sin que el email, el móvil o una persona te interrumpa.

SOLUCIÓN: Suma los puntos asociados a cada una de las respuestas, según las indicaciones que aparecen al final del post. Según la cifra que hayas obtenido, puedes estar en una de estas tres situaciones:

  1. Menos de 10 puntos: Tu hábitos de trabajo son muy inefectivos y te impiden aprovechar las «ventanas óptimas de efectividad». En el aspecto positivo, tienes un potencial enorme de mejora.
  2. Entre 10 y 15 puntos: En ocasiones aprovechas alguna «ventana óptima de efectividad», pero tus hábitos de trabajo te impiden aprovechar otras muchas. Tu potencial de mejora es aún significativo.
  3. Más de 15 puntos: Se nota que has trabajado en serio la mejora de tu efectividad y que las «ventanas óptimas de efectividad» son algo conocido para ti. Sigue trabajando en esa dirección y la mejoría continuará.
  1. A=2; B=0; C=1     2. A=1; B=0; C=2     3. A=0; B=1; C=2     4. A=2; B=0; C=1     5. A=0; B=2; C=1     6. A=1; B=0; C=2     7. A=1; B=2; C=0     8. A=0; B=1; C=2     9. A=1; B=0; C=2     10. A=1; B=2; C=0

OPTIMA3 y la «ventana óptima de efectividad»

En un entorno en el que, por definición, siempre hay más trabajo para hacer que tiempo para hacerlo y en el que, para complicar aún más las cosas, la contribución de valor de cada cosa que haces es desigual, una de las claves de la efectividad es aprender a decidir mejor.

Cuando hablamos de decidir qué hacer y qué no hacer, o de qué hacer en cada momento, los procesos de toma de decisiones de la mayoría de las personas dejan mucho que desear.

El motivo es sencillo. «Decidir bien» es una competencia que se tiene que aprender. De lo contrario, seguiremos decidiendo según los impulsos caprichosos de la parte más irracional de nuestro cerebro, es decir, seguiremos decidiendo casi siempre mal.

El coste de decidir mal es enorme, no solo por la frustración que produce, sino porque las malas decisiones llevan un gran coste de oportunidad asociado. Esto significa que, cuando ejecutas una mala decisión, además de frustarte, contribuyes con un valor inferior al que podrías contribuir si hubieras tomado una buena decisión.

Nadie dice que esto sea fácil. Aprender a decidir bien lleva tiempo, porque decidir bien exige pensar antes de hacer y exige hacerlo siempre, de forma sistemática. Además, para que esto sea sostenible, hay que convertirlo en un hábito.

Tenemos muchas cosas por hacer pero probablemente habrá bastante diversidad entre ellas. En algunos casos, por ejemplo, será imprescindible contar con bloques de tiempo continuo amplios para poderlas hacer de manera eficiente. En otros casos, sin embargo, podremos completarlas en pocos minutos. Del mismo modo, algunas de ellas serán intelectualmente exigentes, requiriendo «frescura mental» para poder ser abordadas de forma óptima. Otras, por el contrario, podrán llevarse a cabo de manera casi automática, por su simplicidad.

Desde otra perspectiva, algunas podrán ser completadas de una sola vez, mientras que otras requerirán trabajar sobre ellas de forma sostenida durante un período de tiempo. Unas requerirán interaccionar con personas y otras las podrás hacer tú de forma autónoma e independiente. En algunos casos, necesitarás una herramienta concreta para poder llevarlas a cabo y, en otros, tendrás que estar en un lugar concreto para ello.

Contar con un sistema de organización personal fiable, y que a la vez te ayude a decidir bien, es muy importante, pero lo es mucho más desarrollar una serie de hábitos productivos. Sin los hábitos necesarios, ninguna herramienta es suficiente.

GTD® ofrece una metodología contrastada y avalada científicamente que te ayuda, si realmente la aplicas, a gestionar tu atención de manera altamente eficiente. Por eso se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.

Con GTD® podrás «estar a lo que estás», con la confianza de saber que tienes todo bajo control y cuentas con un sistema para mantener a raya las interrupciones, tanto las externas como las internas. GTD® también te ayuda a tener la confianza de que estás haciendo en cada momento lo que tienes que estar haciendo, pero en este campo aún queda recorrido, probablemente porque, cuando surgió, la necesidad de dejar cosas sin hacer era menos imperiosa que ahora.

OPTIMA3® se construye a partir de los principios de GTD®, en un esfuerzo por contribuir a que esa claridad sea aún mayor, y lo hace proporcionando herramientas concretas para tomar decisiones que te hagan altamente eficaz.

Porque, más allá de «fluir», de «estar a lo que estás», se trata de fluir en una «ventana óptima de efectividad», uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3®.

Cada cosa que tienes que hacer tiene su propia ventana óptima de efectividad. Esto significa que hay un momento óptimo para empezar a hacer cada cosa y un momento óptimo para dejar de seguir trabajando en ella. Parar antes o después de este momento óptimo conllevará una chapuza o un despilfarro respectivamente. Y, por último, si eso que tienes que hacer no es directamente «tachable», necesitarás trabajar sobre ello durante un tiempo, siendo imprescindible en ese caso que lo hagas bien, sin apresuramientos absurdos ni «atracones» de última hora.

Trabajar en la ventana óptima de efectividad es muy sencillo:

  • Empezar cuando hay que empezar, ni antes, ni después.
  • Trabajar en las cosas el tiempo que hay que trabajar, ni más, ni menos.
  • Trabajar en las cosas de forma sostenida, desde el principio, «sin prisa pero sin pausa»
  • Trabajar siempre «estando a lo que estás».

Como ves, nada que no supieran nuestras abuelas, solo que a día de hoy es imprescindible aprender a trabajar así.

Parece evidente que trabajar todo el tiempo en las ventanas óptimas de efectividad es un reto difícilmente alcanzable. Lo normal es que haya ocasiones en que podamos hacerlo y otras en las que resulte realmente complicado. Aún así, tomar conciencia de que – para todo lo que hacemos – existen estas ventanas óptimas de efectividad e intentar trabajar en ellas siempre que sea posible, supone una diferencia espectacular con relación a no hacerlo. Y, sobre todo, dejar de «echar balones fuera» y centrarnos en nuestro «círculo de influencia», es decir, en lo que sí está en nuestra mano hacer.

La complejidad creciente, la información que llega a raudales y las interrupciones constantes van a seguir ahí, tanto si nos gusta como si no. GTD® y OPTIMA3® ofrecen soluciones probadas para afrontar con éxito esta nueva realidad en la que nos toca vivir. Ahora, la elección es tuya. Puedes elegir quejarte. Puedes elegir resignarte. Y también puedes elegir hacer algo útil y aprovecharlas.

Chapuza y perfeccionismo frente a eficacia óptima

Efectividad es la combinación idónea de eficiencia y eficacia, lo que Peter Drucker llamó «hacer bien las cosas correctas». La eficiencia tiene que ver con el uso de recursos para la consecución del resultado. La eficacia tiene que ver con la calidad del resultado. En la práctica, la efectividad máxima rara vez está asociada a una eficiencia o a una eficacia máximas. Por el contrario, la efectividad máxima suele ir asociada a una combinación de eficiencia y eficacia óptimas.

En este contexto, la «chapuza» es el resultado de maximizar la eficiencia en detrimento de la eficacia. Por su parte, el perfeccionismo supone maximizar la eficacia en detrimento de la eficiencia. En contraste con lo anterior, la efectividad conlleva optimizar tanto la eficiencia como la eficacia. Lo importante es entender que, cuando hablamos de efectividad, «máximo» y «óptimo» pueden, y suelen, ser distintos.

Muchas organizaciones continúan obsesionadas con maximizar la eficiencia y esto les plantea un serio problema a la hora de mejorar su efectividad. Esta obsesión procede de un pasado en el que la mayor parte del trabajo era manual. En ese contexto, tenía sentido que el foco de las organizaciones estuviera puesto en maximizar la eficiencia, es decir, en maximizar la productividad, bien produciendo más por el mismo coste, bien manteniendo la producción reduciendo los costes.

Pero en el trabajo del conocimiento la situación es muy distinta, hasta el punto de que una menor eficiencia puede incluso traducirse en un aumento de efectividad, al ser compensada por una mayor eficacia. Esto nunca puede suceder en el trabajo manual.

A pesar de que la mayor parte de las organizaciones actuales dejaron de trabajar hace décadas en esquemas de trabajo manual, su mentalidad sigue anclada a este viejo paradigma de la eficiencia máxima. Una consecuencia de lo anterior es que muchas organizaciones siguen operando a la búsqueda de la «eficacia mínima viable», es decir, aplicando la «ley del mínimo esfuerzo».

El paradigma de la «eficacia mínima viable» es un problema para las organizaciones porque antepone la maximización de la eficiencia a todo lo demás, lo que implica, entre otras cosas, abandonar de antemano la búsqueda de la «eficacia óptima», que es la que en realidad les permitiría mejorar su efectividad.

Un ejemplo de las consecuencias derivadas de esta visión estrecha de la realidad son los procesos de toma de decisiones, que suelen dejar mucho que desear. A menudo, la decisión que se toma es la «primera decisión viable», en lugar de continuar el proceso en busca de otras «decisiones viables» que puedan conducir a la «decisión óptima viable».

En muchas organizaciones se entiende – culturalmente hablando – que seguir trabajando en una decisión tiene sentido, únicamente, mientras las alternativas que van surgiendo no son viables, por cualquier motivo: son demasiado caras, llevan demasiado tiempo, conllevan demasiado riesgo, etc. En el momento en que aparece una posible decisión sin un «demasiado» junto a ella, se da por válida. La pregunta que habría que plantearse aquí es ¿cuál es la probabilidad de que la «primera decisión viable» sea siempre la «decisión óptima viable»?

Trabajar en el paradigma de la «eficacia mínima viable» lleva a las organizaciones a vivir asentadas en el reino de la «chapuza», es decir, a buscar por sistema soluciones para «salir del paso», ya que es este planteamiento lo que les permite alcanzar los resultados maximizando la eficiencia. Además de los efectos negativos evidentes en cuanto a calidad del resultado, este planteamiento supone una puñalada mortal a la hora de que las personas de la organización puedan ejercer y acrecentar su maestría, lo que contribuye a explicar por qué el trabajo postureo está cada vez más asentado en estas organizaciones.

Como alternativa a estas malas prácticas, las metodologías de efectividad más innovadoras plantean técnicas específicas para encontrar las «decisiones óptimas viables» y trabajar a partir de ellas. El resultado de aplicar estas técnicas probadas es transformar una reducción insignificante de eficiencia en una ganancia espectacular de eficacia y, por consiguiente, en un incremento sustancial de la efectividad.

En el extremo opuesto a la «chapuza» tenemos el otro gran enemigo de la eficacia: el perfeccionismo. En este caso, en lugar de operar a la búsqueda de la «eficacia mínima viable» se opera a la búsqueda de la «eficacia máxima posible», es decir, de la perfección del resultado. Si la «chapuza» supone el desprecio por la calidad, el perfeccionismo supone el desprecio por los recursos, lo que da lugar al despilfarro de los mismos.

El problema del perfeccionismo es que, una vez superado el punto de «eficacia óptima», se entra en zona de rendimientos decrecientes, es decir, las pérdidas de eficiencia dejan de ser compensadas por las ganancias de eficacia, lo que se traduce en una pérdida de efectividad neta. Además, cuanto más nos alejamos del punto de «eficacia óptima», mayor es la desproporción entre la pérdida de eficiencia y la ganancia de eficacia y, por tanto, mayor es la pérdida de efectividad total.

Pongamos un ejemplo. Imaginemos que para conseguir un resultado de una calidad «C» con una efectividad máxima necesito invertir una cantidad de recursos «R» durante un tiempo «T». Si opero en un paradigma de «eficiencia máxima», seguramente pueda reducir la cantidad de recursos «R» y el tiempo «T» empleado, pero ello irá en detrimento de la calidad del resultado «C», con lo que mi efectividad disminuirá. Cuanto más reduzca la cantidad de recursos «R» y el tiempo «T», más eficiente seré, pero mayor «chapuza» será el resultado, siendo también cada vez menor mi efectividad.

En el otro extremo, si opero en un paradigma de «eficacia máxima», seguramente pueda aumentar la calidad del resultado «C», pero ello irá en detrimento del consumo de recursos «R» y del tiempo empleado «T», con lo que mi efectividad también disminuirá. Cuanto más recursos «R» y tiempo «T» dedique a mejorar la calidad «C», más «perfecto» será el resultado, pero mayor será mi ineficiencia, siendo también cada vez menor mi efectividad.

En resumen, la paradoja a la que nos enfrentamos en el trabajo del conocimiento es que la forma de «maximizar» la efectividad es olvidarnos de «maximizar» la eficiencia y la eficacia. La clave para «maximizar» la efectividad es «optimizar» tanto la eficiencia como la eficacia, teniendo claro que sus valores óptimos van a ser, por lo general, inferiores a sus valores máximos.

Recordando a Drucker, «hacer bien las cosas» es distinto de «hacer las cosas de la forma más eficiente posible» y, del mismo modo, «hacer las cosas correctas» es distinto de «hacer las cosas perfectas». La «chapuza» y el perfeccionismo son – por igual – los dos grandes enemigos de la efectividad, porque la efectividad consiste en hacer las cosas de forma óptima en cuanto a consumo de recursos y calidad obtenida.

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