Efectividad: Competencia transversal clave para lograr resultados

El tiempo pasa, pero en algunas organizaciones lo hace más despacio que en otras.

Ya inmersos de lleno en pleno siglo XXI, no deja de sorprenderme la enorme cantidad de personas y organizaciones que continúan ancladas en el paradigma de la «gestión del tiempo».

Reconozco que es una lucha que me resisto a abandonar, porque seguimos ganando batallas aunque sigamos perdiendo la guerra.

Hace siete años publicaba «por qué productividad personal no es gestión del tiempo». Todo lo que decía en ese post sigue siendo 100% vigente.

Hace tres, volvía a la carga con «gestión del tiempo, gente efectiva y productividad personal», donde explicaba que la «gestión del tiempo» es una antigualla del siglo XVIII carente del menor sentido a día de hoy. Se sigue pensando en términos de eficiencia post-revolución industrial, y se ignora que el trabajo del conocimiento actual poco o nada tiene que ver con una fábrica del siglo XIX.

Y tan solo hace dos años, lo dije aún más claro: «#cienciaGTD: la ciencia invalida la gestión del tiempo». Señores y señoras: esto es independiente de opiniones, estamos hablando de evidencias científicas.

A estas alturas, me parece inconcebible que gran parte de los profesionales del conocimiento, y en particular si trabajan en Recursos Humanos, siga sin entender ni saber con nitidez las diferencias entre eficiencia, eficacia y efectividad. Imagino que la escasa importancia que se presta al aprendizaje tiene mucho que ver con esta situación.

Hace unos días, una persona de RRHH me decía que todo esto eran teorías, tan «respetables» unas como otras.

Vamos, que lo dice tu vecino, que de cuando en cuando escribe en su blog sobre un método revolucionario de «gestión del tiempo» que se ha inventado, compite «de tú a tú» con las investigaciones de los señores Kahneman, GolemanLevitin, Mischel, Steel, Dolan, Sapolsky, Ariely o Fullagar, por citar tan solo a unos pocos.

Es lo que tiene ignorar creyendo que sabes más que nadie y lo que explica por qué sigue proliferando la #productividadbasura.

La verdad es que hay algunos hechos que admiten poca discusión. Por ejemplo, que la naturaleza del trabajo ha cambiado sustancialmente en tan solo unas pocas décadas.

Otro hecho indiscutible es que nuestros comportamientos «por defecto», los que nos salen de manera espontánea, son resultado de un proceso evolutivo de miles de años.

Un tercer hecho es que esos comportamientos eran muy útiles para la supervivencia en los orígenes de nuestra especie, pero un serio problema para la efectividad en el trabajo del conocimiento.

Esto nos lleva a una conclusión obvia: la efectividad no es innata. Por tanto, como ya puso de manifiesto hace años el genial Peter Drucker: la efectividad debe aprenderse.

La gran noticia es que cualquiera puede hacerlo, ya que la efectividad personal es una competencia universal, en la medida que todas las personas compartimos la misma naturaleza humana.

Cuando hace un par de años escribía «Competencias 2020: Davos apuesta por la efectividad», el mensaje que quería hacer llegar es que la efectividad personal es una competencia transversal clave, ya que es a la vez requisito y catalizador de la gran mayoría, por no decir de la totalidad, de las competencias necesarias para ser profesional del conocimiento.

Un problema recurrente que me encuentro en las organizaciones son los malos diagnósticos. ¿Que el clima laboral está enrarecido, los proyectos no avanzan suficientemente rápido y el estrés sigue aumentando de manera imparable? Muy fácil. La solución es hacer unos cursos de «gestión del tiempo»… En fin, España es uno de los países europeos con mayor tasa de automedicación, así que es lógico que encontremos el mismo comportamiento en las organizaciones.

La razón de un mal diagnóstico es casi siempre la ignorancia. En este caso, la ignorancia sobre qué tratamientos son efectivos y cuáles son pura homeopatía organizativa.

Hay dos tipos de organizaciones: las que saben qué es la efectividad y las que no. Las primeras, con muchas de las cuales llevamos trabajando desde hace más de siete años, saben que la efectividad personal es componente esencial para el éxito de cualquier proceso de transformación organizativa relevante:

  • Cambio de la cultura organizativa
  • Nuevas formas de trabajar
  • Reducción y eliminación del estrés
  • Adaptación al trabajo por proyectos
  • Evolución hacia estructuras organizativas más planas y autónomas
  • Adopción de metodologías ágiles, como Scrum
  • Implantación de diversas metodologías de mejora: Lean, 5S…
  • Trabajo colaborativo, comunidades de práctica…

Es obvio. Si una organización quiere tener éxito en cualquiera de los procesos de transformación y cambio arriba mencionados, lo primero que necesita es preparar a sus profesionales para ello. Pretender que estos procesos funcionen sin liberar ni generar recursos específicos para ello es wishful thinking.

El problema que padecen los profesionales y las organizaciones es que la gran mayoría de los profesionales no sabe trabajar. Saber trabajar no tiene que ver con saber mucho «de lo tuyo». Se puede ser un excelente profesional «en lo tuyo» y, a pesar de ello, no saber trabajar.

Saber trabajar es una competencia transversal previa, que tiene que ver con cómo interaccionar con un entorno volátil, incierto, cambiante y ambiguo, en el que el trabajo no es evidente y, por tanto, antes de poder llevarlo a cabo requiere un trabajo previo, que es convertir la tarea en evidente.

Las personas terminan sus programas académicos y siguen ignorando lo básico, que es cómo funciona su cerebro y cómo aprender a usarlo. ¿No te parece curioso que la gente pase toda su jornada laboral usando su cerebro para trabajar sin saber cómo funciona?

Cuando sabes trabajar, sabes también que casi nada es urgente, del mismo modo que sabes que es imposible ser una persona efectiva si no gestionas proactivamente las interrupciones, ni te centras en lo relevante, ni «estás a lo que estás», ni eliges con confianza qué hacer y qué no en cada momento…

Y, desde luego, la efectividad es imposible cuando lo máximo que eres capaz de prestar atención a una misma cosa no llega de media a los 15′.

La triste realidad es que la gente se queja de falta de tiempo y ese no es el problema. Tiempo sobra, lo que falta es foco.

Por eso, por mucha «gestión del tiempo» que se haga en las organizaciones, los días seguirán teniendo 24 horas y la gente seguirá malgastándolas, porque seguirá sin saber trabajar.

La solución es emprender un proceso de transformación centrado en las personas, enseñándoles a enfocarse en la tarea, a pensar y a decidir, a elegir bien qué hacer en cada momento, y a gestionar su atención y su energía mental.

En otras palabras, la solución está en enseñar a las personas a trabajar o, lo que es lo mismo, en ayudarlas a desarrollar la competencia de la efectividad, competencia transversal clave para lograr resultados.

Diferencias entre Registrar (OPTIMA3®) y Capturar (GTD®)

En posts anteriores hemos visto todo sobre el hábito de «Registrar» y también el hábito de «Registrar» explicado con ejemplos. En este post vamos a ver las diferencias entre el hábito «Registrar» de la metodología OPTIMA3® y el paso «Capturar» de GTD® (también llamado «Recopilar» en las primeras versiones del método).

Aunque a primera vista puede dar la impresión que se trata de dos comportamientos muy parecidos, casi iguales, la realidad es que son muchas más las diferencias que las semejanzas entre ellos. Dicho esto, «Registrar» tiene su origen en «Capturar», luego es normal que se perciban como hábitos similares. Veamos a continuación en qué se diferencian «Registrar» y «Capturar».

En cuanto a definición

En GTD®, Capturar es reunir lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías regularmente. Este es un planteamiento únicamente reactivo/pasivo.

En OPTIMA3®, Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Esto incorpora un elemento de proactividad sobre Capturar.

Por otra parte, «vaciar» en GTD® aparece tanto en la definición de Capturar como en la de Aclarar. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. En OPTIMA3®, «vaciar» no guarda relación alguna con Registrar y es parte únicamente del hábito de «Evidenciar».

En cuanto a propósito

En OPTIMA3®, Registrar permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.

En GTD® no aparece el concepto de enfriar el pensamiento.

En cuanto a qué se Captura o Registra

En GTD® se capturan «incompletos» o «asuntos pendientes». La expresión concreta que usa Allen es «open loops», que no tiene traducción directa al español. Para saber si algo es un incompleto, o está pendiente, es necesario pensar y decidir.

En OPTIMA3® se registran únicamente «cosas». Esto es muy importante, ya que Registrar bien implica hacerlo de manera automática, sin pensar ni decidir.

En cuanto a cómo Capturar o Registrar

En GTD® se puede Capturar de cualquier forma, sin ningún tipo de restricción en cuanto a forma de redacción o extensión.

En OPTIMA3® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres. No se puede Registrar nada que contenga un verbo. Por otra parte, Registrar tiene que hacerse buscando la máxima eficiencia, es decir, con el menor número posible de palabras.

En GTD®, anotar «comprar regalo de cumpleaños para Carlitos» sería Capturar de forma correcta. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. Lo correcto sería «Carlitos» o «regalo Carlitos», es decir, algo con nombre, breve y sin verbo, que se puede Registrar sin pensar ni decidir.

Obviamente, cuando la forma de Capturar o Registrar algo es con una foto, un audio, o un objeto en sí mismo, todo lo anterior no aplica.

En cuanto a cuándo Capturar o Registrar

En OPTIMA3®, la forma óptima de Registrar es hacerlo en el mismo momento en que el elemento potencialmente relevante aparece por primera vez, ya que lo que se persigue es generar un hábito, es decir, un automatismo que se active de manera inconsciente cada vez que aparece un elemento potencialmente relevante.

En GTD®, se puede Capturar cuando quieras, es decir, puedes Capturar un elemento la primera vez que llama tu atención, pero también puedes decidir no hacerlo en ese momento y dejarlo para capturarlo, si quieres, la próxima vez que llame tu atención.

Desde el punto de vista de OPTIMA3®, la práctica que plantea GTD® es otro error metodológico y pedagógico, en la medida que dificulta el desarrollo y mantenimiento del automatismo y, además, permite pensar y decidir (si capturarlo o no).

Conclusión

Aunque parecidos, los comportamientos de Capturar y Registrar presentan diferencias muy significativas.

Mi opinión profesional1 es que la forma en que está planteado el paso de Capturar puede dificultar tanto su comprensión, como su aprendizaje y puesta en práctica, pero sobre todo su aprovechamiento. Esta afirmación se basa en lo siguiente:

  • Considero metodológicamente incorrecto y pedagógicamente contraproducente que «vaciar» aparezca tanto en el paso de Capturar como en el de Aclarar. Metodológicamente incorrecto, porque «vaciar» no forma realmente parte del comportamiento Capturar, sino que es un paso posterior que se aplica cuando las cosas ya han sido capturadas. Pedagógicamente contraproducente porque genera confusión al delimitar en qué consiste concretamente el comportamiento Capturar, solapándolo con Aclarar.
  • Son muchas las personas que anotan «tareas». Esto significa que piensan y deciden antes de anotar un recordatorio de lo que han decidido. Desde el punto de vista de GTD®, estarían haciendo algo parecido a Capturar+Aclarar+Organizar, pero todo a la vez. En GTD®, «comprar pilas alcalinas» es una redacción válida tanto para algo Capturado, como para algo Aclarado y Organizado. El hecho de no marcar claramente la diferencia entre el nuevo comportamiento que se plantea y el antiguo – cosa que sí hace OPTIMA3® – dificulta su comprensión.
  • El hecho de que Capturar pueda hacerse de manera opcional y sin restricciones en la forma de hacerlo, hace que las personas que ya anotan «tareas» apenas perciban diferencia alguna entre el nuevo comportamiento que se les ofrece y el comportamiento que ya tienen, lo que lógicamente se traduce en que tampoco le vean un beneficio adicional a adoptarlo. En consecuencia, Capturar se percibe a menudo como «hacer más de algo que no es particularmente útil», lo que genera resistencia y dificulta su adopción.
  • El principio fundamental de la generación de hábitos es la repetición. En esencia, generar un hábito es conseguir que un comportamiento concreto deje de ser gestionado por el Sistema 2 y pase a ser gestionado por el Sistema 1 (Kahneman). Intentar generar hábitos teniendo que pensar y decidir es como intentar aprender a flotar llevando puesto un cinturón de plomo.
  • El poder Capturar unas cosas sí y otras no, incorpora una aleatoriedad y una inconsistencia que dificulta la repetición y, por tanto, el desarrollo del hábito.
  • La libertad para utilizar verbos al Capturar facilita tener que pensar y decidir antes de hacerlo. Cuando el verbo que se va a utilizar no es evidente, aumenta además la probabilidad de no Capturar en el momento y dejarlo para más adelante. Todo esto dificulta también la repetición y, por consiguiente, el desarrollo del hábito.
  • En la medida que se permite pensar y decidir antes de Capturar, se favorece mantener el hábito de decidir en caliente, es decir, se dificulta la adquisición del hábito de enfriar el pensamiento, que es el principal valor añadido del paso Registrar en OPTIMA3®. La utilidad indudable de enfriar el pensamiento ha sido puesta de manifiesto por numerosos expertos, entre los que se encuentran Walter Mischel y Piers Steel.

«Capturar» es un gran hábito productivo, como han experimentado miles de personas hasta la fecha. «Registrar» aprovecha todo lo que de positivo tiene Capturar, favorece su comprensión y adquisición, limita el riesgo de errores y malas interpretaciones, potencia su máximo aprovechamiento y añade beneficios adicionales – como el de enfriar el pensamiento – que multiplican su utilidad.

1 DISCLAIMER: Mi opinión profesional sobre GTD® viene avalada por mi condición de Certified Master Trainer en GTD® por la David Allen Company. Mi opinión profesional sobre OPTIMA3® viene avalada por mi condición de autor de dicha metodología.

El hábito de «Registrar» explicado con ejemplos

En un post anterior veíamos todo sobre el hábito de «Registrar», uno de los elementos centrales de la metodología de efectividad personal OPTIMA3®. Ahora vamos a ir un paso más allá, con ejemplos concretos que ayuden a entender mejor el concepto.

Empezamos con una relación de posibles situaciones cotidianas:

  1. Un compañero te hace un comentario en la máquina de café sobre un nuevo servicio, y eso te despierta una duda sobre tu puesto actual, que tal vez querrías aclarar en un futuro con tu jefa.
  2. Te llama un cliente por teléfono y te pide que incorpores una opción adicional a la propuesta técnica que le estás preparando.
  3. Al salir de casa te das cuenta de que el grifo de la cocina sigue goteando por muy bien que lo cierres.
  4. Ves una presentación en una reunión y se te ocurre una buena idea para incorporar a tus conversaciones con clientes.
  5. Te comentan que hay una web muy interesante en la que a menudo se publican análisis de productos de tus competidores.
  6. Estás redactando un email y de repente te acuerdas de que tu ahijado Carlitos cumple años en un par de semanas.
  7. Te llega un email con el número de pedido de un cliente que estabas esperando para poder emitirle una factura.
  8. En una cena con tus amigas, una de ellas hace un comentario sobre una serie que le ha encantado.
  9. Conduciendo, ves una valla publicitaria sobre unas zapatillas de deporte y eso te hace pensar dónde pueden estar las tuyas, si es que aún las tienes.
  10. Ya en la cama, a punto de dormirte, se te ocurre un argumento fantástico para incluir en la presentación comercial de mañana.

En todas estas situaciones hay elementos potencialmente relevantes a nuestro alcance, por lo que habría que llevar a la práctica el hábito de «Registrar», a fin de asegurar que entren en nuestro sistema de organización personal.

Vamos a ver a continuación qué, cómo, cuándo y dónde Registrar el elemento correspondiente en estas situaciones de ejemplo, así como a qué forma de Registrar corresponde a cada uno de los casos.

1 ➜ Un compañero te hace un comentario en la máquina de café sobre un nuevo servicio, y eso te despierta una duda sobre tu puesto actual, que tal vez querrías aclarar en un futuro con tu jefa.

En este ejemplo, el elemento potencialmente relevante es una duda, luego lo que habría que registrar debería ser una expresión que contenga el nombre «duda». En su versión más minimalista, podría ser algo como «duda nuevo servicio» o «duda posición», pero también valdría algo más extenso como «duda sobre posición y nuevo servicio». Lo importante es registrar una «cosa» y por tanto, algo sin verbos.

En cuanto a cómo y dónde registrar el elemento, habría múltiples formas: anotarlo en el móvil, escribir un mensaje a un grupo que tienes contigo mismo/a en Whatsapp o Telegram, enviarte un email a ti mismo/a con el elemento registrado como asunto, grabar una nota de voz en el móvil o hacer una anotación en una libreta de bolsillo.

En los ejemplos anteriores, la «registradora» en cada caso sería: las notas del móvil, el grupo de Whatsapp o Telegram, el buzón de email, las grabaciones del móvil y la libreta.

El momento correcto de registrar es en los segundos inmediatamente posteriores a que surja la duda. Cuando más tiempo pase entre que surje la duda y la registres, más te estarás alejando de las buenas prácticas de registrar.

Por último, estaríamos ante un ejemplo de registro activo/reactivo, ya que lo registras tú después de que aparezca el elemento.

2 ➜ Te llama un cliente por teléfono y te pide que incorpores una opción adicional a la propuesta técnica que le estás preparando.

En este caso, el elemento potencialmente relevante es una petición de un cliente, luego lo que hay que registrar es una expresión que contenga el nombre «petición» o, como alternativa, la opción que te ha pedido el cliente. «petición cliente X» o «opción cliente X» serían ejemplos válidos, como también lo sería «opción adicional pedida por cliente X». Nuevamente, lo importante es evitar el uso de verbos que digan que hay que hacer con la «cosa» registrada.

Los posibles modos y lugares de registrar son los mismos que en el ejemplo anterior, utilizando las mismas registradoras. También podrías anotarlo en un post-it y dejarlo en tu mesa de la oficina. En este caso, la mesa sería una «registradora».

En cuanto al momento correcto de registrar, aplica lo mismo que en el ejemplo anterior. Tienes que conseguir que registrar se convierta en un automatismo.

Por último, nos encontramos nuevamente ante un ejemplo de registro activo/reactivo, es decir, tú registras el elemento inmediatamente después de que aparezca.

3 ➜ Al salir de casa te das cuenta de que el grifo de la cocina sigue goteando por muy bien que lo cierres.

En este caso, el elemento potencialmente relevante puede ser un grifo que gotea, la necesidad de arreglarlo o de llamar a un fontanero. «Grifo cocina» o «fontanero» serían ejemplos válidos de registro, así como «avería grifo cocina» o «fontanero grifo cocina». Lo importante es evitar cualquier tipo de verbo.

En este caso las opciones de registro son casi las mismas que antes, pero hay que eliminar la opción del post-it en la mesa de tu oficina. En cambio, sí podrías hacer una foto con el móvil al grifo que gotea, cosa que no tendría sentido en los ejemplos anteriores. En ese caso, tendrías una nueva registradora, que serían las fotos de tu móvil.

Lo mismo que en los ejemplos anteriores en cuanto modos, lugares y tipo de registro (activo/reactivo).

4 ➜ Ves una presentación en una reunión y se te ocurre una buena idea para incorporar a tus conversaciones con clientes.

Aquí el elemento potencialmente relevante es una idea, luego la captura podría ser «idea X», «idea sobre X» o «idea para clientes», por ejemplo. También podría ser más específica: «idea X para conversaciones con clientes».

Al igual que en el ejemplo anterior, una posible forma de registro es hacer una foto en el momento a la slide de la presentación que ha dado lugar a la idea.

Lo mismo que en los ejemplos anteriores en cuanto modos, lugares y tipo de registro (activo/reactivo).

5 ➜ Te comentan que hay una web muy interesante en la que a menudo se publican análisis de productos de tus competidores.

En este caso nos encontramos ante una situación distinta de las anteriores. El elemento potencialmente relevante es la información que una web publica sobre tus competidores, que daría lugar a dos tipos de registro.

Por una parte, en el momento que te llega esa información, debería tener lugar un registro activo/reactivo utilizando cualquiera de las registradoras ya vistas. Posibles ejemplos son la URL de la web o «web competidores (con su URL)».

Por otra parte, aquí nos encontramos ante una situación que requiere también de un registro pasivo/proactivo, como por ejemplo suscribirnos a esa página web, de forma que los análisis que publiquen sobre productos de nuestros competidores nos lleguen directamente si necesidad de intervenir.

Es registro pasivo porque los artículos van a llegar solos, bien a nuestro email, bien a nuestro lector de RSS. Es registro proactivo porque «nos adelantamos» a que se publiquen futuros artículos, asegurándonos de que se registren automáticamente en el momento de su publicación, en lugar de tener que registrarlos posteriormente de manera reactiva.

6 ➜ Estás redactando un email y de repente te acuerdas de que tu ahijado Carlitos cumple años en un par de semanas.

El elemento a registrar sería «Carlitos» o «cumple Carlitos». También valdría algo más extenso, como «regalo cumple Carlitos».

Por lo demás, es un ejemplo análogo al 1.

7 ➜ Te llega un email con el número de pedido de un cliente que estabas esperando para poder emitirle una factura.

Este caso es distinto de los anteriores. En lugar de ser algo que da lugar a un pensamiento, como en los otros ejemplos, aquí el elemento potencialmente relevante es un objeto: el email.

Nos encontramos ante un ejemplo de registro pasivo, y que no es ni reactivo ni proactivo, ya que la persona no interviene en ningún momento en el registro del mismo (quién lo ha registrado en realidad ha sido la persona que envió el email).

8 ➜ En una cena con tus amigas, una de ellas hace un comentario sobre una serie que le ha encantado.

El elemento a registrar sería «serie S» o «serie S recomendada por X».

Por lo demás, un ejemplo análogo a 1 y 6, aunque a lo mejor la opción de grabarte una nota de voz en el móvil no sea muy buena idea en un sitio ruidoso…

9 ➜ Conduciendo, ves una valla publicitaria sobre unas zapatillas de deporte y eso te hace pensar dónde pueden estar las tuyas, si es que aún las tienes.

El elemento a registrar sería «deportivas» o «zapatillas deporte». Otra posibilidad sería «anuncio zapatillas deporte».

En este caso nos encontramos con un reto adicional a la hora de registrar, y es hacerlo «legalmente» 😉

Una buena forma de conseguirlo es aprovechando las opciones que brinda la tecnología. Si usas iPhone, podrías aprovechar las opciones de «Siri». Si usas Android, puedes usar «OK, Google».

También habría que registrar el elemento en el momento de su aparición, y se trataría de un registro activo/reactivo.

10 ➜ Ya en la cama, a punto de dormirte, se te ocurre un argumento fantástico para incluir en la presentación comercial de mañana.

El elemento a registrar sería algún texto o nota de voz que recuerde el argumento para la presentación comercial. Además de con el móvil, se podría registrar con un post-it.

Yo, por ejemplo, siempre guardo un taco de post-it pequeños junto con un lápiz en la mesilla de noche.

La clave es sacarlo de tu cabeza tan pronto aparece, sin darle más vueltas. Ya pensarás sobre ello con calma en otro momento.

Por último, nos encontramos nuevamente ante un ejemplo de registro activo/reactivo.

Y esto es todo. Espero que te hayan resultado útiles estos ejemplos. De todos modos, recuerda que puedes plantear tus dudas en los comentarios al post y que estaré encantado de responderlas.

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