GTD: Mucho Más Allá de la Productividad Personal

gran salto GTD: Mucho Más Allá de la Productividad Personal

Leap..., cortesía de Vishal Patel

Dice David Allen que cuando “pelamos la cebolla del GTD” nos encontramos con muchos niveles por explorar, aunque a los últimos, por lo general, sólo llegan los usuarios más avanzados y experimentados. Esto sucede porque hay un gran salto entre entender GTD, ponerlo en práctica y adoptarlo completamente.

Entender GTD es un gran logro, ya que son muchas las personas que no lo consiguen. La mayoría, en realidad, ni siquiera lo intenta porque, como seguramente hayas oído decir alguna vez, lo encuentra muy complicado.

En realidad, GTD simplemente refleja y se adapta a la complejidad del entorno que pretende ayudarte a gestionar, por lo que simplificarlo más acabaría con su utilidad.

Poner en práctica GTD supone realizar un esfuerzo aún mayor que en entenderlo, esfuerzo que se ve recompensado con creces gracias a las mejoras que obtienes en cuanto a control, enfoque, energía y creatividad.

Adoptar completamente GTD significa dar el salto a un nivel superior y conlleva haber interiorizado y convertido en hábito la metodología, aplicándola lo más a conciencia posible, lo cual te permite explotar al máximo tu potencial personal y profesional.

Si emplear las técnicas básicas de la metodología proporciona un alivio inmediato al “dolor constante” causado por las incesantes interrupciones y cambios, eso es sólo una mínima parte de lo que GTD ofrece. Nadie niega que sobrevivir al correo electrónico esté bien pero seguramente tu problema de “falta de tiempo” vaya mucho más allá.

La gente está desesperada por salir del túnel improductivo en el que se encuentra y, con las prisas, se lanza sin pensarlo mucho a aplicar versiones simplificadas de la metodología GTD. Esta decisión produce un alivio momentáneo pero acaba conduciendo, de manera casi inexorable, al abandono del método y al regreso a los antiguos hábitos improductivos.

En cualquier caso, la aplicación de GTD a cualquier nivel proporciona una experiencia real de organización personal muy positiva, porque te hace experimentar un mayor control y un punto de vista más rico y constructivo. Al fin y al cabo, todos necesitamos sentir que tenemos control sobre las cosas y que somos capaces de dirigirlas de forma apropiada. Es más, cuando esto no es así, nos estresamos.

Tú también necesitas esa sensación de tener un control suficiente de la situación para poder pensar de forma creativa. Necesitas un control más allá de la supervivencia para poder pensar en lo que estás haciendo y también necesitas sentir que lo que haces obedece a una visión y a un propósito; que tiene un sentido y un objetivo.

Por eso, lo importante cuando te aproximas a GTD es entender que no se trata tanto de abarcar por completo la metodología como de comprender sus principios y la forma en que estos se relacionan entre sí.

Por ejemplo, el primer paso para conseguir tener control sobre tu flujo de trabajo es capturar todo lo que ya tiene tu atención, apuntarlo y clasificarlo de tal forma que puedas decidir qué significa para ti y qué vas a hacer con ello.

El principio en el que se apoya lo anterior es que para tener control necesitas sacar las cosas de tu cabeza y aclarar qué vas a hacer con ellas.

En general, la metodología GTD va mucho más allá de ser una simple herramienta de productividad personal. Es un enfoque sistémico orientado a que te relaciones con tu realidad de una forma proactiva en lugar de reactiva.

La gran noticia es que, si entiendes los principios en los que se apoya, y cómo y porqué funcionan, alcanzarás la libertad necesaria para poner esos principios en práctica de la forma que tu quieras.

Si Quieres Volar, Aprende a Caer

aprendiendo a volar Si Quieres Volar, Aprende a Caer

Sarangkot Flight, cortesía de Dhilung Kirat

En determinadas culturas, por ejemplo en la española, tenemos una relación insana con el error, la cual no sólo te limita enormemente en el día a día sino que también te genera culpa y frustración.

No voy a hacer aquí una apología absurda sobre el enorme valor del fracaso. Simplemente voy a compartir contigo algunas reflexiones sobre el tema con la intención de entender el error desde una perspectiva más amplia.

Errar no es fracasar. El error, al igual que el acierto, es uno de los dos resultados posibles cuando te decides por una de las opciones existentes y, además, la llevas a cabo. Esto es importante, porque si no haces, no te equivocas. Por eso, los únicos que nunca comenten errores son los que jamás hacen nada.

Por otra parte, probabilísticamente hablando, el error no es “mejor” ni “peor” que el acierto. Es sólo uno más de los resultados posibles. Esto significa que todas las creencias, generalmente negativas, que existen alrededor del error son sólo emocionales y no obedecen a razones objetivas.

La asociación de fracaso y error tiene mucho que ver con la falta de autoestima. Porque acertar no es fácil. Por lo general, es prácticamente imposible prever, y aún menos controlar, todos y cada uno de los elementos que pueden condicionar el resultado de una acción. Habitualmente decidimos en función de información muy parcial y, además, fuertemente condicionados por nuestras creencias y valores. Por eso es prácticamente imposible no errar nunca.

Por si fuera poco, sobreestimamos las probabilidades de error y también sus consecuencias. Tu mente te hace creer que tus probabilidades de equivocarte son mayores de lo que tu propia historia demuestra y, como si esto no fuera suficiente, te hace pensar que las consecuencias de errar serán mucho mayores de lo que son en realidad. De ahí que el estrés sea, fundamentalmente, fruto de un error de cálculo.

Este mismo tipo de fallos en nuestros procesos cognitivos son los que nos hacen que nos cueste tanto reconocer un error, cambiar de opinión o probar opciones diferentes.

La reacción inteligente ante un error no es por tanto la frustración, ni la rabia, ni ninguna otra reacción similar. Y por supuesto tampoco es ponerte a dar saltos de alegría porque gracias a ese error has aprendido muchas cosas que en caso contrario seguirías ignorando.

Ante un error lo inteligente es la deportividad, que es el apodo familiar de la resiliencia.

Debes entender que lo realmente importante no es lo que te sucede, sino qué sentido le das a lo que te sucede. Sí, es cierto, preferirías haber acertado pero no ha sido así. Y puesto que lo hecho, hecho está, lo que toca ahora es aprovechar al máximo la situación, aprender de lo ocurrido, probar de nuevo o, si has hecho bien las cosas, pasar al plan B.

La mejor herramienta de aprendizaje es la pregunta: ¿Qué podías haber hecho distinto? ¿Qué riesgos no consideraste o subestimaste? ¿Qué información necesaria desconocías? ¿Qué podrías hacer en el futuro para mitigar la probabilidad de error?

Si al responderte a lo anterior descubres que habías hecho la opción más adecuada, de nuevo deportividad. Inténtalo otra vez. La buena suerte depende de tu preparación pero la suerte, a secas, es puro azar y también existe. ¿Imaginas a un niño aprendiendo a andar que decide dejar de intentarlo porque ya se ha caído tres veces y aún no anda? Una de las mejores formas de superar el error, cuando el camino es el adecuado, es la constancia. Y la forma de encontrar el camino adecuado es pensar antes de hacer.

Precisamente en este sentido, una de las razones por las que las técnicas de coaching se están imponiendo en todo el mundo es porque te ayudan a pensar y, al hacerlo, aumentan tu grado de conciencia tanto sobre los riesgos que conllevan tus acciones como de los recursos de los que dispones para mitigarlos e incluso de las oportunidades que esos riesgos podrían llevar asociadas.

Aún así, incluso pensando, identificando riesgos, recursos y oportunidades y aprendiendo de tus errores, tendrás que reconciliarte con el error y hacer, con deportividad, que éste pase a formar parte de tu vida.

Porque, te guste o no te guste, si algún día quieres volar, antes tendrás que aprender a caer.

GTD: La Importancia de la Revisión Semanal

to do list con post it GTD: La Importancia de la Revisión Semanal

Post It, cortesía de Michael Cory

Ya sabes que todo lo que pueda requerir acción debe revisarse con la suficiente frecuencia como para evitar que la mente tenga que hacer el trabajo de recordarlo. La mejor forma de convertir esto en un hábito es la revisión semanal.

Debes revisar semanalmente todos tus frentes abiertos, es decir, tus listas de proyectos, tu agenda, tus listas de próximas acciones y la de “elementos a la espera“.

Eso te permitirá asegurarte de que todos los frentes abiertos de la última semana han sido recopilados, procesados y organizados.

La revisión semanal es el momento de reunir y procesar todas las “cosas”, revisar tu sistema y poner al día tus listas. Te sorprenderá ver lo mucho que pueden cambiar las situaciones en sólo una semana.

Hay muchas personas que no poseen ningún sistema realmente completo y que por tanto no obtienen ninguna recompensa real al revisar las cosas porque carecen de la visión de conjunto total. Eso hace que siempre tengan la sensación de que les falta algo.

La regularidad con la que lleves a cabo la revisión semanal es un indicador de la calidad de tu sistema GTD: Cuanto más completo sea tu sistema, más confiarás en él y menos te gustará la idea de que se “descontrole”, por lo que aumentará tu motivación para mantenerlo al día.

Seguramente tú también pienses que la semana más productiva del año es la semana antes de vacaciones. Normalmente todos aprovechamos esa semana para cerrar, aclarar o renegociar los compromisos pendientes tanto con nosotros mismos como con los demás.

Como dice David Allen, ¿por qué no hacer eso mismo una vez a la semana en lugar de una vez al año?

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