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Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (I)

Lo puedes leer en aprox. 2:54 minutos

En una entrada anterior explicaba las tres pestañas de las que consta el prototipo, en beta permanente, que he compartido como ejemplo de herramienta GTD desarrollada en Excel.

En las próximas entradas vamos a ver cómo utilizarla para aplicar la metodología GTD. Esta entrada en concreto la vamos a dedicar a ver cómo añadir acciones a la Lista de Proyectos y Acciones como resultado de los pasos recopilar, procesar y organizar:

Recopilar

La recopilación la harás normalmente utilizando tus bandejas de entrada habituales. No recomiendo recopilar directamente en esta herramienta porque ninguna de las dos situaciones que se pueden producir es deseable:

Simplemente anotas la acción sin rellenar el resto de campos: En ese caso acabarás teniendo acciones procesadas conviviendo con acciones sin procesar, lo que es garantía segura de que el sistema colapse antes o después
Anotas la acción rellenando el resto de campos: Eso te obliga a procesar y organizar a la vez que recopilas, lo que indirectamente te incita a no recopilar, ya que tardarás mucho en hacerlo

Si quieres utilizar la herramienta también para recopilar podrías añadir una pestaña “Bandeja de entrada” que resolvería los dos problemas anteriores.

Procesar

Cuando proceses los elementos en tus bandejas de entrada que no requieren acción tirarás muchos de ellos a la papelera y archivarás otros tantos en tu archivo de consulta y referencia.

Cuando proceses los que sí requieren acción, varios acabarán en tu agenda pero la mayoría irán a parar a tus listas. Estos últimos son los que puedes gestionar con la herramienta Excel.

Organizar

Los elementos que hayas delegado y que requieran un seguimiento por tu parte deben ir a parar a la lista a la espera. ¿Cómo se hace eso con la herramienta Excel? Imaginemos que hoy día 27/5 solicitas un presupuesto a tu proveedor el Sr. López y queda en darte una respuesta en una semana. Tu necesitas (no sólo te gustaría) disponer de la oferta en 10 días como tarde. La forma de organizar la próxima acción (por simplificar, asumimos que no es parte de un proyecto) sería:

Acción: Esperando a que el Sr. López me envíe el presupuesto
Próxima Acción: Sí
Contexto: @A la espera
Contacto: Sr. López@ [sólo tiene sentido utilizar esto si estás a la espera de varias cosas por parte del Sr. López]
Fecha inicio: 3/6 (ya que no va a requerir acción hasta entonces, al haberte dicho el Sr. López que te contesta en una semana)
Fecha objetivo: 6/6
¿Fecha límite?: Sí
Tipo de Compromiso: Comprometida

Si de lo que se trata es de anotar un proyecto en tu lista “Algún día/Tal vez”, por ejemplo, “Llevar coche a reparar chapa”, la forma de usar la herramienta sería la siguiente:

Proyecto: Chapa del coche reparada [David Allen recomienda describir siempre el proyecto como si ya hubiera finalizado]
Acción: Llamar al taller y pedir hora para la reparación de chapa
Próxima Acción: Sí
Contexto: @Teléfono
Tiempo: <15′
Energía: Baja
Tipo de Compromiso: Algún día/Tal vez

Si quisieras añadir también al proyecto la acción posterior a “Llamar al taller…” lo harías así:

Proyecto: Chapa del coche reparada
Acción: Llevar coche al taller
Próxima Acción: No [primero tendrás que llamar para pedir hora]
Contexto: @Taller X
Tiempo: 30′-1h
Energía: Baja
Tipo de Compromiso: Algún día/Tal vez

Por otra parte, si lo que quieres es añadir una próxima acción comprometida como “Pedir hora en el dentista”, la organizarías así:

Acción: Pedir hora en el dentista
Próxima Acción: Sí
Contexto: @Teléfono
Tiempo: <15′
Energía: Baja
Fecha inicio: [Hoy]
Tipo de Compromiso: Comprometida

Te recomiendo que pruebes a añadir distintos tipos de acciones, proyectos y subproyectos, comprometidos o no, y a probar todas las listas. Cuantas más acciones y proyectos añadas más útil e interesante te resultará la próxima entrada, que dedicaremos a ver cómo generar listas dinámicas para evaluar y revisar acciones y proyectos. ¡No faltes!

Ejemplo de Herramienta GTD en Excel

Lo puedes leer en aprox. 2:33 minutos

A lo largo de las últimas semanas, hemos visto las 5 características esenciales que debe cumplir todo sistema GTD, así como otras 12 características recomendadas que te facilitarán enormemente su utilización.

Asimismo, he dedicado varias entradas a ver el “corazón“, el “cuerpo” y el “cerebro” de mi herramienta GTD y también a cómo uso GTD en la práctica.

Ha llegado por tanto el momento de pasar a la acción y compartir contigo un prototipo, en beta permanente, que he desarrollado emulando en la medida de lo posible la estructura, funcionalidades y funcionamiento de mi propia herramienta GTD sobre MindManager.

El modelo que he empleado es realmente muy parecido en cuanto a funcionamiento al que yo utilizo. El rasgo principal es que todas las acciones y proyectos “entran” a un mismo sitio y luego las distintas listas se generan dinámicamente aplicando filtros.

En cualquier caso, este prototipo pretende simplemente servir como ejemplo de herramienta GTD desarrollada en Excel. La herramienta, que puedes descargar aquí, y cuyo uso veremos con más detalle en una próxima entrada, consta de 3 pestañas.

La primera, llamada tabla dinámica, es, como su propio nombre indica, una tabla dinámica que te permite aplicar múltiples filtros a tus listados de tareas. Se puede considerar que esta pestaña es el “área de salida”. En cierto modo, es el equivalente a los dashboards que te comentaba al hablar de mi propia herramienta. Con esta tabla dinámica puedes aplicar en cada momento filtros por contexto, contacto, nivel de energía requerido o tiempo disponible. Lógicamente, el número de filtros a aplicar dependerá del número total de acciones que tengas en el sistema y de lo mucho o poco que quieras restringir los resultados.
La segunda pestaña, llamada lista de proyectos y acciones, tiene una triple finalidad:
1. Por un lado es lo que se podría llamar “área de entrada”, ya que es aquí donde añades todas las acciones, comprometidas o no, activas o no, presentes o futuras, así como tus proyectos
2. La segunda funcionalidad es que puedes obtener todas tus listas GTD a partir de ella. Por ejemplo, si en “Contexto” filtras “@A la espera”, lo que obtienes en esta pestaña es tu lista a la espera. Del mismo modo, si en “Tipo de Compromiso” seleccionas “Algún día/Tal vez”, obtienes precisamente esa lista
3. La tercera funcionalidad es que sirve como registro de acciones y proyectos completados, que puedes bien conservar en esa pestaña o mover regularmente a otro archivo. Esta pestaña incorpora una columna, llamada “Completada”, que indica si la acción está o no completada. A diario puedes ocultar la acciones ya completadas estableciendo un filtro sobre esta columna en “No” pero del mismo modo podrías obtener un listado de acciones ya completadas si lo estableces en “Sí”. Tienes también una columna auxiliar llamada “Fecha de finalización”, por lo que podrías incluso calcular estadísticas si así lo deseas
La tercera pestaña se puede considerar la de opciones de configuración. En ella, llamada organización, es donde puedes definir tus contextos y contactos habituales, así como las categorías de tiempo disponible y energía necesaria que quieres usar. Lo que defines en este área aparecerá luego en las listas desplegables en la pestaña “lista de proyectos y acciones” y también en la pestaña “tabla dinámica”

Como adelantaba, en una próxima entrada veremos en detalle cómo utilizar esta herramienta tanto para organizar tus acciones y proyectos como para evaluar qué acción hacer en cada momento.

[Edición del 20/5/11]: A petición de una lectora del blog, dejo también versión para Excel 2003 aquí (la versión original es para Excel 2007/2010).

Cómo Uso GTD en la Práctica

Lo puedes leer en aprox. 4:37 minutos

Ya hemos visto en entradas anteriores cuáles son los tres elementos que integran mi herramienta GTD:

MindManager, conocida aplicación para mapas mentales y corazón del sistema
ResultsManager, add-in para MindManager que añade funcionalidades específicas para implantar GTD y que constituye el cuerpo de la herramienta
MindReader, conjunto de macros de SAX Basic, el lenguaje de programación de MindManager, que actúa como un auténtico cerebro integrando los dos elementos anteriores

Veamos ahora cómo utilizo de forma conjunta estos tres elementos en la práctica.

Recopilar

Además de las cosas físicas, que recopilo en bandejas de entrada también físicas, o del email, que se recopila él solito en las bandejas de entrada de correo, cuando estoy trabajando con el ordenador y se me ocurre una idea la capturo con GyroQ, una sencilla herramienta de captura.

Estés haciendo lo que estés haciendo, al activar GyroQ (Ctrl+Q en mi caso), te aparece una pequeña ventana como la que puedes ver en la imagen adjunta. En ella tecleo la acción, o proyecto, utilizando la sintaxis de MindReader, y luego pulso <Enter>.

Al hacerlo, esa acción o proyecto queda guardada temporalmente en un archivo en disco para ser utilizada más adelante, y la ventana de entrada de GyroQ queda limpia y dispuesta para seguir usándose. Si este no fuera el caso, pulsando la tecla <Esc> desaparece.

Cuando no estoy frente al ordenador recopilo en una Moleskine o en el grabador de notas de la BlackBerry o en Post-it que tengo repartidos por toda la casa

Procesar

Cuando proceso, cualquier cosa que no va a la papelera, ni al archivo, ni a la agenda, va a mi herramienta GTD. En otras palabras, todo lo que se gestiona con la lista a la espera, el archivo de seguimiento, la lista de proyectos y la lista de próximas acciones está en el mismo sitio.

Según voy procesando elementos de mis bandejas de entrada, si algo requiere añadir una acción, o proyecto, comprometida o no, presente o futura, entra en el sistema. La forma de hacerlo varía según sean elementos muy dispersos o no. Me explico. De mi mapa central de MindManager salen aproximadamente 30 mapas “temáticos”. Por ejemplo “Deporte y Salud” es uno y “Mejoras Casa” es otro. Así hasta 30.

Si las acciones que voy procesando van a ir a parar a diferentes mapas, utilizo GyroQ de la forma descrita en el apartado Recopilar. Si, por el contrario, voy a añadir muchas acciones y proyectos a un mapa determinado, abro directamente el mapa y las añado allí.

Organizar

Una de las grandes ventajas de mi herramienta GTD es que procesar y organizar ocurren simultáneamente. Es más, en ocasiones, recopilar, procesar y organizar ocurren a la vez.

Esto se debe a la forma en que funciona la herramienta. Si por ejemplo recibo una llamada de Pepe pidiéndome que le envíe una presentación sobre beneficios sociales que necesita el viernes como tarde, en lugar de anotarlo en un Post-it para luego procesarlo y organizarlo, lo que hago es pulsar Ctrl+Q para lanzar GyroQ y a continuación escribo ”enviar presentación a Pepe antes del viernes ts1 ismedium @online ! cbmap” y luego <Enter>.

En sentido estricto esto habría sido simplemente recopilar. Sin embargo, como ya sé que tengo que enviar una presentación al contacto Pepe, por email (@online) antes del viernes (fecha límite representada por “!”) y que es algo que no me va a llevar más de 15′ (ts1) y puedo hacer con un nivel de energía normal (ismedium), lo introduzco directamente así y ya lo tengo además procesado y organizado. Por cierto, “cbmap” le dice a GyroQ que esa acción hay que enviarla al mapa de “Compensación y Beneficios”, que es uno de los que utilizo en mi trabajo.

En resumen, la frase anterior daría lugar a una acción en el mapa “Compensación y Beneficios” que quedaría como “enviar presentación a Pepe”, con contacto Pepe, contexto @online, fecha de inicio hoy, fecha de finalización (límite) el viernes, energía normal y tiempo requerido menor a 15′.

Evaluar

Cada noche a las 3:00, una tarea programada de Windows lanza un script de GyroQ que refresca todos los dashboards diarios de ResultsManager. Si es viernes o sábado, también refresca los semanales.

Entre los diarios tengo “Acciones comprometidas por contexto” o “Acciones comprometidas por contacto”. Entre los semanales, “Revisión semanal de proyectos”, “Revisión de acciones comprometidas futuras” (archivo de seguimiento) o “Revisión de acciones algún día/tal vez”. Tengo otros dashboards que refresco cuando los necesito (tardo un par de minutos en hacerlo), como por ejemplo “Jardín de ideas para el blog”, “Ir de compras”, “Libros que leer” o “Películas que ver”.

En cualquiera de esos casos, refrescar un dashboard consiste en que ResultsManager escudriña el contenido de los 30 mapas de los que te he hablado, filtrando y ordenado la información según los criterios establecidos.

Así, por ejemplo, en el dashboard de “Acciones comprometidas por contexto” sólo tengo acciones comprometidas activas (no están ni las algún día/tal vez ni las del archivo de seguimiento). Tampoco tiene proyectos, sino únicamente la próxima acción de cada uno de ellos y las acciones aparecen agrupadas de la siguiente forma:

En un primer nivel hay 4 grandes bloques: con fecha límite, con fecha objetivo, sin fecha (lo antes posible) y a la espera
Dentro de cada uno de los 4 niveles anteriores, las acciones se agrupan por contexto
Dentro de cada contexto, las acciones se dividen entre profesionales y personales. Así puedo filtrar (ocultar) unas u otras según el momento del día
Cada acción lleva indicados el tiempo y nivel de energía necesarios para realizarla, así que cuando estoy en un contexto y tengo que elegir entre muchas puedo ir filtrándolas según estos criterios

Cada mañana lo primero que hago es comprobar mi agenda y luego el dashboard anterior. Habitualmente empiezo seleccionando alguna acción que requiere nivel de energía alto y un par de horas y empiezo por esa. Si preveo que no voy a tener el ordenador a mano, imprimo el dashboard y me lo llevo conmigo.

Durante la revisión semanal uso los mismos dashboards que a diario junto con los dashboards adicionales específicos para este fin.

Espero que te haya resultado interesante saber un poco más sobre mi herramienta GTD y la forma en que la utilizo. En una próxima entrada sobre GTD compartiré contigo una sencilla herramienta desarrollada en Excel que podrá servirte como punto de partida para desarrollar tu propio sistema. ¡No faltes!