Cuando organizas las próximas acciones en GTD lo que estás haciendo en realidad es definir cuatro parámetros o criterios que te van a permitir más tarde elegir la próxima acción más adecuada para llevar a cabo en un momento determinado.
Por orden de importancia, estos cuatros parámetros son:
- Situación
- Tiempo disponible
- Energía disponible
- Prioridad
Vamos a ver en detalle en qué consiste y cómo aplicar cada uno de ellos.
Situación
Lo primero a valorar en un momento dado es qué puedes hacer teniendo en cuenta dónde te encuentras y las herramientas de que dispones. ¿Tienes un teléfono en la mano? ¿Estás cara a cara con una persona con la que tienes cosas que hablar? ¿De compras por una zona comercial?
Si has organizado tus próximas acciones identificando los contextos o contactos asociados a ellas, es el momento de ir a tu sistema y filtrar según esos criterios. Mi solución GTD, por ejemplo, genera todas las noches dos vistas, que en realidad no son más que listas dinámicas en las que aparecen las próximas acciones comprometidas y activas ordenadas por contexto y por contacto respectivamente.
De este modo, si voy a hacer llamadas de teléfono, utilizaré la lista de contextos y me centraré en completar todas las próximas acciones al contexto @telefono. Del mismo modo, si me voy a reunir con Pepe, utilizaré la lista de contactos y me aseguraré de hablar con @Pepe todas las próximas acciones que tengo que comentar con él.
Tiempo disponible
El segundo factor a tener en cuenta a la hora de elegir una próxima acción es el tiempo que tienes disponible. Por eso es tan útil complementar los contextos y los contactos con el pseudo-contexto “tiempo” ya que es un criterio excelente de filtrado cuando dispones de una cantidad de tiempo limitada y no está claro que contexto físico elegir. Si dispones de 10′ antes de una reunión y puedes filtrar tus listas por ese criterio, verás de inmediato la utilidad de lo que te digo.
En las vistas que comentaba antes puedo aplicar filtros como “tiempo=10′” y que automáticamente se oculten todas las próximas acciones que no cumplen ese requisito. A partir de ahí es muy sencillo elegir la próxima acción en función de los contextos físicos disponibles.
Energía disponible
A veces es inevitable tener que hacer cosas cuando el cansancio se ha ido acumulando hasta alcanzar niveles considerables y el mayor riesgo en esas situaciones es el de cometer errores. Sin embargo, hay tareas muy sencillas o semiautomáticas que requieren un grado de atención y concentración menor y que son ideales para estos momentos de baja energía.
Por otra parte, con frecuencia tenemos que abordar tareas para las que sabemos que debemos contar con todas nuestras energías y con la mente despejada y en condiciones óptimas de creatividad.
En ambos casos resulta de gran utilidad poder filtrar nuestras listas en función del pseudo-contexto “nivel de energía” de forma análoga a como indicaba en el apartado anterior.
Prioridad
Una vez que has tenido en cuenta el contexto, incluyendo contactos, el tiempo y la energía de que dispones, el siguiente y último criterio para elegir cuál es la próxima acción que debes hacer es, lógicamente, la prioridad.
No me refiero aquí a la prioridad en el sentido que se usaba en los antiguos sistemas de “gestión del tiempo”, sino a confiar en esa intuición fundada que comentaba la semana pasada. Ten en cuenta que no hablamos de tener que tomar una decisión imprevista y “en frío”, sino de optar entre varias próximas acciones que sobre las que en su día ya tomaste una decisión y adquiriste el compromiso de hacer en su totalidad.
En estos casos puede resultar útil pensar qué próxima acción va a tener un impacto mayor, tanto en cantidad como en trascendencia, y contemplarlo desde ambas perspectivas: si la llevas a cabo y si es preferible hacer otra.
Lo habitual es que la respuesta aparezca con claridad ante tus ojos, porque tu intuición es capaz de aplicar en milisegundos un filtro mucho más complejo y potente que todos los anteriores: el que resulta de combinar tus objetivos, valores y sueños.
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