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Veíamos el otro día que un contexto es la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar a cabo una próxima acción, aunque a mí me gusta diferenciar entre contexto (herramienta o situación) y contacto (persona).

Una forma de entender mejor los contextos es pensar en ellos como contenedores de próximas acciones.

Comentábamos también que el número de contextos necesarios depende del volumen de próximas acciones activas que tengas habitualmente y de la variedad de herramientas y situaciones en las que las lleves a cabo.

Si trabajas buena parte de la jornada frente a un ordenador, es probable que un porcentaje importante de tus próximas acciones requieran una conexión a internet. Todas estas próximas acciones podrías asociarlas al contexto “@on-line” o “@conectado”. Si son muchas las próximas acciones asociadas al contexto “@conectado”, una buena idea es crear sub-contextos: @e-mail, @web, @blog, @twitter serían algunos ejemplos.

Yo, por ejemplo, uso sub-contextos para los sitios donde compro con cierta regularidad. Cuando se plantea la ocasión para “ir de compras” sólo tengo que filtrar todas las próximas acciones con contexto “@DeCompras” para tener una lista con todo lo que debo comprar agrupado por punto de compra.

Otros contextos típicos son: @casa, @oficina, @teléfono y @off-line o @desconectado.

Se trata de encontrar el número ideal de contextos, incluyendo sub-contextos, que te permita optimizar el trabajo por lotes, una de las ideas claves de GTD.

Si el número de contextos con el que trabajas es excesivo significará que estás fragmentando demasiado tus próximas acciones y por consiguiente la herramienta perderá efectividad. Si por el contrario el número de contextos es demasiado escaso te resultará difícil procesar la totalidad de los contenedores de una sola vez, por lo que estarás desaprovechando gran parte de la potencia del sistema. Los sub-contextos te proporcionan la flexibilidad necesaria para optimizar el número de próximas acciones en cada contenedor.

Para averiguar qué contextos necesitas, examina tu actividad cotidiana. En qué situaciones sueles encontrarte habitualmente y qué herramientas utilizas de manera frecuente. No existe una receta única sobre cuántos o qué contextos utilizar, sino que tendrás que aplicar el método de prueba y error. Una vez tengas tu sistema de contextos en marcha, revísalo de cuando en cuando para asegurarte de que sigue siendo funcional.

Para utilizar esta herramienta, debes asociar todas y cada una de tus próximas acciones a uno o más contextos (en realidad, a todos aquellos donde podrías llevar a cabo la próxima acción).

Olvida distinciones tipo personal/profesional o importante/urgente. Si tienes un teléfono en la mano y diez llamadas por hacer, hazlas. Aprovecha que estás en el contexto @teléfono. Si tienes tu cliente de e-mail abierto, es decir, estás en el contexto @e-mail, y tienes una docena de mensajes por enviar, envíalos.

Si te has comprometido contigo mismo a hacer las diez llamadas y a enviar la docena de mensajes, ¿no será mejor que hagas todas las llamadas, o envíes todos los mensajes, de una vez en lugar de hacerlo tras varias interrupciones?

Afirmaba en una entrada anterior que los sistemas basados en los cuadrantes importante/urgente han hecho mucho daño a la productividad personal y son un motivo de frustración para la organización de mucha gente.

El motivo por el que afirmo esto es doble. Por una parte tanto la importancia como la urgencia son conceptos subjetivos, al no tratarse de propiedades inherentes a las cosas sino atributos que nosotros asociamos a las mismas. Por otra, son conceptos relativos, ya que las cosas pueden dejar de ser o pasar a ser urgentes y/o importantes en tan sólo un momento.

GTD no propone ignorar la importancia o la urgencia que atribuimos a las cosas, sino complementar estas variables con otras más objetivas que permitan una mejor elección de lo que vamos a hacer en cada momento.

Un ejemplo de estas variables más objetivas son los contextos.

En un sentido amplio, un contexto es la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar a cabo una próxima acción. Personalmente los divido en contextos (herramientas o situaciones) y contactos (personas), ya que en ocasiones se superponen y así me resulta más fácil organizar. Un ejemplo de contexto sería “al teléfono”, que englobaría todas las próximas acciones que requieren hacer una llamada telefónica.

Hay otras dos variables a tener en cuenta: el tiempo y la energía disponibles. Aunque más que contextos son pseudo-contextos, a mí me resulta práctico considerarlas como tal a la hora de organizar, ya que no dejan de ser tipos concretos de situaciones en las que te encuentras (por ejemplo, te quedan 10 minutos antes de la próxima reunión).

Dejando momentáneamente a un lado estos pseudo-contextos, el número de contextos que debes utilizar depende básicamente del número medio de próximas acciones que suelas tener activas y de la frecuencia con que varíen las situaciones y herramientas con que las llevas a cabo. En otras palabras, si normalmente tienes unas 25 próximas acciones activas no tiene demasiado sentido que utilices 20 contextos distintos. Yo suelo tener alrededor de 150 próximas acciones activas y para organizar ese volumen utilizo unos 25 contextos distintos.

Te recomiendo que comiences con un número pequeño de contextos y que además sean relativamente genéricos. Si más adelante ves que tienes muchas próximas acciones por contexto, siempre puedes crear sub-contextos o simplemente sustituir esos contextos genéricos por otros más específicos.

En la próxima entrada veremos ejemplos concretos de cómo utilizar los contextos y pseudo-contextos.