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GTD: Por Qué Fallan los Sistemas de Productividad Personal

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Dice David Allen que la razón por la que la gente está descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo años utilizando GTD y también siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseñado nada aún que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, en resultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comúnmente se conoce como técnicas de “gestión del tiempo”, no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinación de los factores anteriores.

Es más, me atrevo a afirmar que las técnicas tradicionales de gestión del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho daño a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantemente en los talleres para la implantación de la metodología GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan “organizarse”, a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto físico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rápida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que está fuera de su lugar final para, después, aclarar qué vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestión de días, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma periódica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el único hasta ahora.

Los sistemas antiguos de “gestión del tiempo” fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningún compromiso, lo que hace que, antes o después, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Además, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuántos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo común a todos los sistemas de “gestión del tiempo” tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparación previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrándolos de forma automática en tu visión global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

¿Conoces de verdad a alguien con una vida así de fácil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho más complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, información o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en función de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontánea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de “gestión del tiempo”, porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la información de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a “predecir el futuro”, te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD está diseñado para facilitarte la incorporación de nuevos datos y para que mantengas la visión global de forma fácil y efectiva, dándote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisión en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, así de fácil y así de sencillo, GTD funciona donde los demás sistemas de productividad personal fracasan.

Adiós para siempre a la Jornada Laboral

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La jornada laboral es, junto con el centro de trabajo, uno de los peores enemigos de la conciliación, hasta tal punto que considero imposible que conciliar llegue a ser una realidad si no se superan estos dos conceptos y las creencias que conllevan.

Desde una perspectiva histórica, tanto la jornada laboral como el centro de trabajo son residuos altamente tóxicos de un modelo de organización en vías de desaparición, el modelo de administración burocrático. El origen de ambas expresiones, tal y como actualmente las conocemos, es relativamente reciente, ya que tiene lugar entre 1970 y 1980, momento en el que se pasa de semanas laborales de más de 60 horas a las semanas de 40 horas de trabajo.

Al igual que ocurre con otros términos relacionados, como el de puesto de trabajo, la jornada laboral y el centro de trabajo dejan de tener sentido en una economía del conocimiento y pasan de ser elementos necesarios para el buen funcionamiento del sistema a conventirse en peligrosos lastres a la innovación y la productividad.

Decía antes que la jornada laboral y el centro de trabajo son, en mi opinión, enemigos irreconciliables de la conciliación y el motivo de esta afirmación es que la conciliación es un concepto que no tiene cabida en el mismo paradigma que los otros dos términos.

En un entorno de producción tipo cadena de montaje es absurdo hablar de conciliación. La producción de la fábrica exige, por su propia naturaleza, que todos los trabajadores comiencen a trabajar y dejen de hacerlo a horas concretas. ¿Imaginas una cadena de montaje donde cada operario se incorporara o se fuera a voluntad y en un momento distinto? Sería un completo caos.

Lo mismo es aplicable al centro de trabajo. En una cadena de montaje es ridículo hablar de teletrabajo porque, nuevamente, la naturaleza de este tipo de trabajo exige presencia física en un lugar concreto.

Pero en el trabajo del conocimiento, el término trabajo se redefine. Ya no es un sitio al que vas en un horario concreto sino unos resultados que obtienes independientemente del momento y el lugar, gracias a las posibilidades que te brinda la tecnología.

El problema es que la conciliación se sigue planteando en el paradigma equivocado. Por eso las medidas de conciliación quedan relegadas a cambios cosméticos con poco o nulo impacto social real. Tener que entrar a trabajar dentro de una franja horaria de un par de horas o poder teletrabajar un par de días a la semana, en el mismo horario de siempre, por muy innovador que pueda parecer a algunos responsables de Recursos Humanos, no es conciliar sino parchear.

La realidad es que a día de hoy gran parte del trabajo que se realiza en las oficinas de nuestras empresas es trabajo del conocimiento y como tal podría hacerse desde cualquier sitio y con total libertad horaria. Vivimos en un mundo global y virtual donde las interacciones entre personas que habitan en distintos husos horarios es cada vez más común. En este nuevo escenario, el centro de trabajo y la jornada laboral son reliquias por cuyo mantenimiento se sigue pagando un precio irrazonable en forma de pérdida de productividad, infelicidad, desmotivación y estrés.

Conciliar es superar el paradigma del control en el que siguen ancladas las organizaciones – y muchas de las personas que en ellas trabajan – y entender que la jornada laboral y el centro de trabajo deben desaparecer. Conciliar es dejar que las personas decidan, desde el compromiso y la responsabilidad, dónde y cuándo trabajar para conseguir los resultados acordados, sin imponer ni un aquí ni un ahora.

Es un cambio que no será fácil porque ataca directamente al núcleo duro del modelo de administración burocrática que impera en la mayoría de las organizaciones. Ceder el control como empleador no es fácil y ejercer la responsabilidad como empleado, tampoco. Superar la obsesión por la uniformidad y reinventar las organizaciones para que se adapten a las necesidades de las personas es, paradójicamente, el primer paso hacia la supervivencia de dichas organizaciones, ya que, además de ser una frase manida, las personas son lo más importante y lo van a ser cada vez más.

Y hasta que no se entienda que conciliar no es sólo un derecho sino también una necesidad imperiosa para que las empresas evolucionen y se adapten a esta nueva realidad, no sólo no se resolverán los graves problemas de pérdida de motivación, compromiso y productividad que padecen las organizaciones, sino que la supervivencia a medio plazo de esas empresas seguirá siendo cada vez más dudosa.

GTD: Mucho Más que una Moda

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El modelo GTD ha sido investigado, puesto a prueba y perfeccionado en situaciones reales y con personas reales. Al igual que otras metodologías, su origen es por completo empírico, ya que David Allen dedicó mucho tiempo a descubrir técnicas de autogestión que funcionaran y, solo después, a estudiar por qué eran efectivas.

Su obsesión era identificar los principios en los que se fundamentaban las técnicas, ya que si conoces los principios, puedes aplicarlos a un número infinito de métodos y técnicas.

Por ejemplo, observó que escribir una larga lista con todas las cosas que tenía en mente cambiaba su actitud hacia las mismas y le ayudaba a percibirlas con mayor claridad. A partir de ahí estableció la hipótesis de que el motivo por el que se sentía mejor al escribirlas era porque cuando las tenía grabadas en la mente, una parte de él pensaba constantemente que debería ocuparse de ellas, creando así una situación altamente estresante e improductiva. Al escribirlas, notaba una sensación de relajación, ya que dejaba de pensar en ellas.

¿Era este uno de esos principios fundamentales que andaba buscando? ¿Los efectos de vaciar la mente eran siempre los mismos en cualquier lugar, para cualquier persona y en cualquier situación? Sin duda, sí.

David Allen siguió un proceso similar para conseguir identificar todos los principios fundamentales que constituyen GTD. Después, se preguntó a sí mismo sobre el cómo y el porqué del funcionamiento de estos principios, no solo para comprenderlos mejor, sino también para poderlos aplicar de forma universal.

La conclusión a la que llegó es que todo lo que era efectivo en alguno de los métodos analizados estaba conectado con una verdad más básica y profunda relacionada con el funcionamiento de las cosas y cómo las trabajamos.

Así, procesar lo que hay en una bandeja de temas pendientes refleja la manera más apropiada de crear una relación de cooperación con las cosas que van apareciendo en tu entorno, ya que procesar regularmente lo que va apareciendo en tu radar es, probablemente, la forma más eficaz de interactuar con tu realidad de forma proactiva.

Del mismo modo, organizar y revisar el inventario de tus asuntos inacabados está relacionado con que llegues a controlar tu carga de trabajo y también con que seas capaz de gestionar de forma igualmente productiva cosas tan dispares como la relación con tus padres y un proyecto de gran envergadura.

Asimismo, si aclarar tus áreas de enfoque y responsabilidad en el trabajo te da mayor y mejor visibilidad sobre tus proyectos profesionales, aplicar este mismo principio a todas las áreas de tu vida incrementará tu equilibrio e integrará esas diferentes facetas para proporcionarte una experiencia vital más amplia.

En resumen, la conclusión a la que llegó David Allen al finalizar este proceso de búsqueda y análisis es que las aplicaciones y las implicaciones de cada uno de los principios esenciales del modelo GTD parecían ser ilimitadas.

Como se demostraría años más tarde, son principios cuyo origen se encuentra en las raíces más profundas de la psicología humana, lo que hace que GTD conserve íntegra su validez con el paso del tiempo y que esta metodología sea mucho más que una moda.