Por qué los jefes arruinan la efectividad

Uno de los problemas recurrentes que me encuentro durante los talleres para la mejora de la efectividad personal que facilito es el de los jefes. En contra de lo que cabría esperar, la prioridad número uno para un amplísimo porcentaje de personas no es ni la satisfacción de los clientes, ni la competitividad de sus organizaciones. La prioridad número uno es tener contentos a los jefes. Esto es patético.

Puedo entender perfectamente esta reacción, porque es profundamente humana. Hablamos de instinto de supervivencia. Al final, la inmensa mayoría de las personas trabaja para poder llevar un dinero a casa y, tal y como está montado el sistema actual, el jefe tiene mucho que ver en dos aspectos cruciales relacionados con el tema del dinero: a) cuánto dinero más vas a llevar cada año a casa y b) hasta cuándo vas a seguir llevándolo.

Pero que esta actitud sea comprensible no significa que deje de ser aberrante. He trabajado los suficientes años en Recursos Humanos como para conocer muy bien la calidad promedio de los jefes que pueblan las organizaciones. Y la foto global es para llorar. Sí, por supuesto que hay buenos jefes, incluso algunos de ellos son realmente excelentes. Pero el porcentaje de «jefes paquete» es al menos igual, si no mayor. La triste realidad es que, en el mundo de los jefes, la mediocridad es lo que más abunda y, lo peor, es que gran parte de la culpa no es de los jefes, sino del propio sistema.

Culpables al margen, la competitividad de las organizaciones pasa necesariamente por solucionar el problema de los jefes con carácter inmediato. Que el criterio número uno para un profesional del conocimiento a la hora de decidir qué hacer en un momento dado sea «lo que me ha pedido mi jefe» es sencillamente insostenible.

No hablo únicamente del devastador efecto desmotivador de la falta de autonomía que significa tener que estar permanentemente pendiente del último capricho del jefe, sino de que este modelo de gestión es incompatible con lo que exigen los tiempos actuales. Los jefes son un cuello de botella, un elemento de distorsión más que de ayuda, una distracción permanente sobre las cosas que realmente aportan valor.

No necesitamos líderes. Necesitamos otra cosa. Y no porque lo diga yo. Hace ya años que Drucker lo dejó muy claro y a día de hoy otros referentes como Gary Hamel lo siguen diciendo. El trabajo del conocimiento exige un cambio profundo en la forma de trabajar y parte de ese cambio profundo afecta a los jefes. A día de hoy, está claro que ningún jefe es el que más sabe de todo. Esto pudo ser cierto en algún momento del pasado (lo dudo) pero definitivamente a día de hoy la realidad es otra muy distinta. ¿Por qué entonces tiene que ser el jefe quién dice la última palabra siempre y sobre todo?

En mi carrera profesional he vivido numerosas situaciones en las que jefes, desconocedores de la complejidad real de temas sobre los que decidían, han tomado decisiones contrarias a las que les recomendaba gente de su equipo, que sí sabían de qué hablaban. En todos los casos, estas decisiones acabaron en desastre. Esto es lo lógico y esperable, ya que la calidad de las decisiones depende en gran medida de la calidad de la información y ningún jefe puede tener la información más completa y actualizada sobre todos los temas. Por eso necesita confiar en el criterio de quienes sí tienen la información más completa y actualizada y dejarles que decidan a partir de ella.

Como decía Peter Senge, necesitamos organizaciones inteligentes. Y la mayoría de lo que tenemos a día de hoy son organizaciones obedientes. Cuando hablamos de trabajo del conocimiento, una organización obediente es una organización estúpida, porque es una organización que ni piensa ni aprende, solo obedece. La definición de estupidez de Cipolla dice que estúpido es quién se perjudica a sí mismo y perjudica a otros. Eso es precisamente lo que hacen las organizaciones estúpidas: se perjudican a sí mismas y perjudican a sus clientes y a sus accionistas. En la era del conocimiento, la supervivencia depende de la innovación y como dice mi amigo Andrés Ortega, la desobediencia inteligente es el motor de la innovación.

Quienes siguen apoyando el modelo jerárquico lo hacen porque comparten las premisas de la Teoría X de McGregor, según la cual las personas son un problema. Paradójicamente, esta teoría demuestra ser cierta con bastante frecuencia y hay una explicación para ello. Las personas acaban siendo un problema como resultado de lo que Merton definió como profecía autocumplida, es decir, si tratas a la gente como lo que no es, acabará siéndolo. Si en lugar de dar plena libertad y autonomía, y luego exigir responsabilidades, se coarta la iniciativa y se exige obediencia ciega, a nadie debería extrañarle el resultado.

En realidad, el problema no son las personas, sino las estructuras obsoletas de poder que bloquean e inhiben el liderazgo genuino existente en toda organización. La efectividad organizativa pasa por el desmantelamiento de las estructuras de poder y su sustituición por redes meritocráticas de autoridad, es decir, por estructuras en las que decidan los que saben y no mandan en lugar de los que mandan y no sabenLa productividad está en el compromiso, pero no en esa absurda gestión del compromiso «garrafón» que venden algunas consultoras, sino en el verdadero compromiso, ese que es imposible que exista si no existe autonomía.

Una organización efectiva es una organización en la que cada persona contribuye con lo mejor de sí. Para que esa contribución sea posible, hay que crear los espacios necesarios y en esos espacios hay cabida para múltiples roles: facilitadores, expertos, coaches, mentores y social networkers, entre otros, pero no hay cabida para jefes, porque los jefes arruinan la efectividad.

#cienciaGTD: Cómo puede GTD apoyar el trabajo colaborativo

GTD fue originalmente concebido como un método para mejorar la productividad del trabajo del conocimiento en el ámbito individual. Sin embargo, como apunta Allen en varios de sus libros, su aplicación en un entorno organizativo produce también indudables beneficios colectivos.

Esta afirmación tiene mucho sentido porque, si todas las personas en una organización pasan a ser más eficientes, el grupo en su conjunto se beneficia de ello.

Uno de los objetivos concretos de GTD es hacer que el trabajo individual pase a ser más fiable o, lo que es lo mismo, más digno de confianza para la propia persona. Esto se consigue gracias a que se reduce el riesgo de incumplir los compromisos adquiridos – propios o con otras personas – de forma más o menos habitual. Como consecuencia de esta «fiabilidad aumentada», es decir, si es menos probable que olvidemos o pospongamos las promesas que hemos hecho a nuestros colaboradores, parece lógico esperar que nuestros colaboradores tengan más confianza en nosotros y en nuestras contribuciones.

Si ahora este cambio lo extendemos al resto de la organización, tendremos que todas las personas de la organización pasarán a ser más fiables – tanto para sí mismas como para los demás – en relación al grado de cumplimiento de sus compromisos. Cuando este cambio se produce, la organización en su totalidad funciona de forma mucho más eficiente, ya que se beneficia de este incremento de confianza, aparecen nuevas sinergias y aumenta el capital social. Como beneficio adicional, la organización será también mucho menos vulnerable a la fricción, el conflicto y la confusión.

Al margen de lo anterior, y como ventaja añadida a estos «efectos colaterales» de GTD,  es fácil imaginar más contribuciones directas a la eficiencia organizativa, si extendemos al trabajo colaborativo los mismos principios cibernéticos y cognitivos sobre los que se apoya GTD. Para hacerlo, podemos seguir profundizando en el paradigma de la estigmergia, un modelo propuesto originalmente para describir la organización colaborativa de ciertos insectos sociales, como por ejemplo las hormigas, pero de completa validez para cualquier entorno colaborativo.

Una de las ventajas de externalizar la información en el entorno es que la externalización no solo facilita el procesado de la información sino que también facilita compartir esa información con otras personas. De hecho, una de las grandes ventajas de las memorias externas – como lo son por ejemplo una biblioteca o una base de datos – es que pueden ser utilizadas por mucha gente, a diferencia de lo que sucede con los recuerdos que almacenamos en el cerebro.

Pero tanto el paradigma estigmérgico como el de GTD se centran en algo más que en el almacenamiento de información. Ambos paradigmas exigen la externalización de tareas, actividades, cosas por hacer o «siguientes acciones», es decir, ambos paradigmas requieren el registro de estímulos concretos que desencadenen la realización de una actividad cuando nos encontremos en el contexto adecuado para completarla. Por eso, lo que plantean Heylighen y Vidal es que, si compartimos estos estímulos externos, la coordinación y la colaboración entre los distintos agentes resultará mucho más sencilla.

En consecuencia, el reto para poder aprovechar al máximo el potencial que ofrecen el paradigma cibernético y el de GTD para mejorar la eficiencia del trabajo colaborativo consiste, al menos en gran parte, en dar con una forma de compartir los recordatorios de compromisos de forma estructurada y comprensible para todos los agentes de la organización.

La Verdad sobre Transformación Digital y Efectividad

«Transformación digital» es la nueva expresión de moda, el último invento para vender más y mejor, aunque siga sin quedar claro qué se vende ni para qué sirve. Nos encontramos nuevamente ante una de esas expresiones ambiguas – yo prefiero llamarlas «nebulosas» – que cada vez cobran más protagonismo en el lenguaje por lo tremendamente útiles que resultan, ya que cada persona las «rellena» de contenido con el significado que quiere…

A día de hoy, hablar de «transformación digital» es hablar de casi todo y, a la vez, no decir casi nada. La transformación digital es una obviedad. La irrupción masiva de «lo digital» es un hecho y está afectando en mayor o menor medida a casi todo lo que conocemos. Parece evidente que la «digitalización» está suponiendo cambios acelerados, y a menudo forzados, tanto en la forma de hacer negocios como en los propios modelos de negocio. La «conectividad» derivada de la llegada de Internet y la posterior «digitalización» de innumerables aspectos de nuestro entorno, ha provocado, sigue provocando y, lo más importante, va a seguir provocando, profundos cambios en nuestro día a día. Son pocos los aspectos cotidianos que escapan de la transformación digital…

Sin embargo, el objeto de este post es mucho más concreto. Mi intención es analizar un discurso muy peligroso para la efectividad de las organizaciones, un discurso falaz que me estoy encontrando cada vez con más frecuencia y que supone la enésima versión de un viejo error: poner a las personas al servicio de la tecnología.

Se habla mucho de la transformación digital como nueva panacea para la mejora de la productividad y lo más sorprendente a estas alturas es que aún haya gente que se lo siga creyendo.

El cambio es evidente. Resulta difícil negar que la llegada de lo digital está suponiendo la desaparición de modelos de negocio que en su día fueron enormemente rentables y la aparición de otros nuevos, casi inimaginables hace tan solo unas décadas, y cuyas rentabilidades actuales resultan espectaculares. También ha quedado claro que lo digital ha convertido a las viejas jerárquías en estructuras innecesarias y redundantes que perjudican la efectividad. Pero utilizar todos estos hechos innegables como argumento para vender la última «tecno-chorrada» me parece muy poco serio y altamente peligroso.

A estas alturas, la gente inteligente ya se ha tenido que dar cuenta de que la verdadera transformación digital va, esencialmente, de personas. Por eso, hoy más que nunca, es imprescindible evitar confundir el «qué» con el «con qué» y el «para qué» con el «cómo». Seria muy triste que volviéramos a tropezar una vez más en la misma piedra.

A día de hoy ya existen datos abrumadores que evidencian que [im]poner la tecnología por encima de las personas es un grave error. ¿Cuántas comunidades corporativas han degenerado hasta convertirse en cementerios digitales? ¿Cuántas intranets acumulan telarañas digitales por falta de uso? ¿Cómo contribuyen a la efectividad, por no decir a la salud, las constantes interrupciones y consiguiente falta de foco que supone el estar «siempre conectados»?

Las personas solo cambian sin quieren cambiar y lo que hace a un profesional del conocimiento más efectivo es tener claro, en cada momento, «qué tiene que hacer y qué no» y «para qué tiene que hacerlo». Los detalles sobre «con qué hacerlo» o «cómo hacerlo» pueden ser relevantes o pueden ser anecdóticos, especialmente si el «qué» y el «para qué» están equivocados.

La «transformación digital» entendida como un saturar el entorno por enésima vez con lo último en tecnología es una nueva moda que ignora la complejidad del problema real. Un problema real que se llama «modelo de gestión» y que difícilmente se va a resolver si solo cambia el modo de implantarlo. Digitalizar un modelo de gestión caduco es tremendamente absurdo porque significa profundizar en el error en lugar de solucionarlo. Como decía Peter Drucker, «no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto».

El primer paso para transformar «de verdad» una organización pasa por transformar su cultura, como bien sabe mi amigo y colega David Criado. El problema real de la efectividad de los trabajadores del conocimiento es que la gente no sabe trabajar en este nuevo tipo de trabajo porque nadie nos ha enseñado cómo hacerlo.

Aunque Drucker lo dijo muy claro en 1.999, seguimos sin querer darnos cuenta de esta gran verdad, que compruebo día a día en mi trabajo: “con relación a la productividad real del trabajador del conocimiento, en el año 2.000 estaremos aproximadamente donde estábamos en el año 1.900 con relación a la productividad del trabajador manual“. Muy poco ha cambiado desde entonces. Seguimos «en pañales». El pasado viernes me lo decía precisamente una persona al finalizar un taller de mejora de la efectividad: «Me he dado cuenta de que la forma antigua de trabajar no sirve y es altamente inefectiva para mi trabajo actual».

Entender que la clave para la mejora de la efectividad en el trabajo del conocimiento pasa por cambiar la forma de trabajar es fundamental. Seguir haciendo lo mismo con nueva tecnología no cambia nada. Lo que cambia las cosas es dejar de hacer lo de siempre y hacer las cosas de otra manera. Citando nuevamente a Drucker: «si quieres algo nuevo, tienes que dejar de hacer algo viejo».

Solo cuando las personas hayan aprendido cómo mejorar su efectividad en el trabajo del conocimiento tendrá sentido hablar de la transformación digital de las organizaciones. Hasta que esto sea así, la transformación digital es otra mentira para vender humo, porque solo servirá para que parezca que cambia todo sin cambiar realmente nada. Emprender un proceso de digitalización prematuro, sin cambiar antes la forma de trabajar de las personas ni la cultura de la organización, es un grave error que distrae la atención de lo que realmente importa: adecuar la forma de trabajar al trabajo del conocimiento.

Creo que la mayoría de la gente coincide en que la transformación digital puede aportar sin duda un gran valor pero, como casi todo, tiene que esperar a su momento. Para ser verdaderamente útil, la transformación digital tiene que esperar a que las personas estén preparadas para aprovecharla.

La solución correcta suele ser distinta de la solución cómoda. Por eso, a menudo se olvida que la tecnología, por fantástica que pueda parecer, es tan solo un facilitador, una ayuda, una mejora. La tecnología rara vez es la solución. La solución, casi siempre, está en las personas.

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