#cienciaGTD: Requisitos para aplicar GTD en entornos colaborativos

Veíamos en el anterior post de esta serie cómo puede GTD apoyar el trabajo colaborativo. Imaginemos ahora cómo podría implantarse esta especie de GTD colaborativo.

Para empezar, lo más obvio sería proporcionar acceso compartido a la mayoría de elementos del sistema de archivo de GTD. Hoy día es muy sencillo crear un sistema de referencia compartido, en el que toda la información que puede resultar potencialmente útil para un miembro de una organización quede almacenada, de modo que cualquier otro miembro de la misma pueda consultarla en caso necesario.

Otra herramienta ya existente es el calendario compartido, en el que los integrantes de un grupo de trabajo pueden marcar reuniones, presentaciones o cualquier otro evento que pueda ser relevante para otras personas del grupo, o simplemente para que el grupo tenga información sobre su disponibilidad. De forma similar, en los últimos años han ido apareciendo multitud de herramientas para dar apoyo a la planificación natural de proyectos de GTD, como por ejemplo las que sirven para hacer mapas mentales.

Hay sistemas más avanzados que permiten gestionar la delegación de tareas a otras personas del grupo. Sin embargo, la mayoría de esas herramientas plantean un esquema rígido que especifica exactamente quién tiene que hacer qué y cuándo, lo cual – como dejan muy claro Heylighen y Vidal – es totalmente contrario a los principios básicos de adaptabilidad, oportunismo y auto-organización que caracterizan tanto a GTD como al paradigma estigmérgico.

Otro ejemplo de sistema colaborativo que comentan los autores del paper son los «tickets de trabajo» que se utilizan en muchos call centers y equipos de soporte de TI. La ventaja que ellos encuentran a este sistema es que, en lugar de preasignar la llamada o el caso a un individuo predeterminado en función de estimaciones de carga de trabajo, el sistema genera un «ticket de trabajo», con una pequeña descripción de la situación, y lo añade a una lista de tickets pendientes. Cuando alguna persona del equipo queda libre, consulta la lista de tickets pendientes y selecciona uno de los que mejor encaja con su experiencia y conocimientos. De esta forma, las tareas se van autoasignando dinámicamente y se pueden llevar a cabo de una forma mucho más efectiva que planificándolas.

Según Heylighen y Vidal, para contar con un sistema GTD colaborativo sería necesario integrar y coordinar los distintos sistemas ya existentes, dando lugar a un sistema único de monitorización de tareas para toda la organización. En este escenario, los elementos entrantes tendrían que ser primero procesados y organizados individualmente según el planteamiento de GTD, con la excepción de que ahora haría falta una decisión adicional sobre donde organizar el elemento resultante, si en el sistema de memoria de la persona o en el de la organización.

Los elementos que se fueran a organizar en el sistema de memoria organizativo tendrían que clasificarse como Referencia, Algún día / tal vez, Calendario, Siguiente acción o Proyecto. Esto podría dar lugar a que elementos que a título individual podrían ir a parar a una categoría, por ejemplo Papelera, a título organizativo podrían ir a parar a otra, por ejemplo, Archivo, ya que lo que es irrelevante para una persona podría ser relevante para otras.

Para Heylighen y Vidal, los elementos más importantes son los que requieren acción. Aquí habría que tomar también una decisión adicional sobre quién llevaría a cabo dicha acción. En un sistema realmente flexible y estigmérgico, esa decisión se tomaría idealmente por la persona que fuera a llevar a cabo la acción, no por un jefe que delega la acción a otra persona sin saber realmente si esa persona está disponible, es competente o tiene la voluntad de hacerla.

La filosofía de GTD es que las personas se comprometen a hacer algo en función de criterios personales como el contexto en que se encuentran, el tiempo y la energía de que disponen y la prioridad que asignan a las opciones existentes, no porque se las impongan. Por eso, las propias personas son normalmente las mejor indicadas para juzgar si están preparadas para llevar a cabo una tarea de forma satisfactoria.

Sin embargo, esta libertad conlleva el riesgo de que alguna tarea importante se quede sin realizar, o de que algunas personas no asuman su parte proporcional de carga de trabajo. Para evitar estos riesgos, Heylighen y Vidal proponen introducir los elementos en una lista compartida de trabajo asignándoles una cierta cantidad de puntos, donde los puntos representarían una estimación de la importancia de la tarea para la organización. Estos puntos darían posteriormente lugar a bonus o incentivos extra para las personas que hubieran completado las tareas correspondientes. Según los autores, esto aseguraría que todo el mundo estuviera motivado para asumir el mayor número posible de tareas importantes.

Continúan Heylighen y Vidal diciendo que este sistema estimularía también una división eficiente y flexible del trabajo, ya que los empleados tenderían a elegir aquellas tareas para las que están mejor preparados y se encuentran en mejores condiciones. De hecho, llevarían a cabo estas tareas de forma más eficiente que otros colegas menos cualificados para ellas, y por tanto quedarían disponibles antes para poder abordar otra tarea y conseguir sus puntos correspondientes.

Si a pesar de lo anterior resultara que quedan ciertas tareas sin completar después de un plazo de tiempo considerable, a pesar de los puntos que ofrecen, esto sería una señal para el management de que la tarea no es suficientemente interesante, y por tanto debería desestimarse, o – si se tratara de algo realmente importante para la organización – que la tarea es considerada más difícil de lo estimado y, por consiguiente, debería ser recompensada con mayor número de puntos. De este modo, la lista de tareas, con sus puntos asociados, y los trabajadores disponibles se adaptarían mutuamente.

Para Heylighen y Vidal, la lista de tareas valoradas con puntos podría funcionar como una especie de mercado de trabajo interno, donde una «mano invisible» equilibra eficientemente la oferta (de capacidad de los trabajadores) y la demanda (de tareas por completar existentes en la lista).

He incluido esta última parte del paper porque mi intención era traer al blog la totalidad del documento, pero personalmente discrepo del planteamiento que hacen los autores – se nota por cierto que no han oído hablar de Daniel Pink – y estoy convencido de que la solución al problema de la efectividad organizativa pasa por desarrollar mecanismos que permitan una gestión efectiva de los compromisos (algo completamente distinto de la gestión del compromiso).

A Menos Jerarquía, Más Responsabilidad

El trabajo del conocimiento requiere tanto de la autonomía como de la responsabilidad
Peter Drucker

Uno de los principales obstáculos al que se enfrentan actualmente las organizaciones a la hora de mejorar su productividad, es la ignorancia de un principio básico fundamental del trabajo del conocimiento: “para ser productivas, las personas necesitan autonomía y responsabilidad“.

Esto no es precisamente una novedad. Peter Drucker lo dejó muy claro ya en 1999, cuando definió seis factores clave para la productividad personal de los trabajadores del conocimiento. Más recientemente, Dan Pink lo ha vuelto a poner de manifiesto, como puedes comprobar en esta charla TED. Pero ya sabemos por qué los managers no aprenden de management, así que tampoco deberíamos sorprendernos demasiado.

El problema es que la estructura actual de la mayoría de las organizaciones, es decir, la jerarquía, es un freno al desarrollo de la responsabilidad individual. Se da la paradoja de que la falta de compromiso por parte de sus profesionales de la que se quejan muchas organizaciones se ve favorecida, en gran medida, por la estructura jerárquica de esas mismas organizaciones.

Milgram demostró que “las personas toman decisiones irresponsables cuando se les permite pensar que no son responsables de sus decisiones porque una figura con autoridad asume esa responsabilidad“. Esto convierte nuestras organizaciones en grandes “estructuras de irresponsabilidad“, por utilizar la expresión con la que Manel Muntada titula este excelente post, ya que, en última instancia, la responsabilidad recae sobre una única persona o, en su defecto, sobre un grupo muy reducido de personas.

En el trabajo en cadena, la responsabilidad individual es innecesaria e irrelevante. El papel que juega la persona se limita únicamente a obedecer y a ejecutar órdenes. La toma de decisiones no tiene sentido porque no hay nada que decidir; todo está decidido de antemano. El proceso define el rol de las personas y las personas tienen que jugar ese rol o, de lo contrario, el proceso deja de funcionar. La desobediencia tiene consecuencias inmediatas, en forma de amonestación o despido, ya que las consecuencias de la misma son evidentes y no se pueden ocultar.

En el trabajo del conocimiento, la responsabilidad individual es esencial. La persona no puede limitarse a obedecer y ejecutar órdenes. Constantemente se ve enfrentada a una multiplicidad de situaciones en las que se ve en la necesidad de decidir. Por muy pautado y definido que esté el puesto de trabajo, siempre hay que tomar decisiones, aunque puedan parecer simples y aparentemente intrascendentes. El proceso pierde la rigidez del trabajo en cadena y pasa a ser más una especie de hilo argumental, una estructura básica dentro de la que actuar. Siempre hay algún tipo de imprevisto, por pequeño que sea, y la forma de actuar ante ese imprevisto es decidida, sobre la marcha, por el profesional del conocimiento. A diferencia de lo que ocurre con el trabajo en lína de producción, las consecuencias de estas decisiones son con frecuencia imperceptibles a corto plazo o pueden ser diluidas de tal forma que es difícil relacionar causa y efecto.

Por otra parte, en la mayoría de los procesos de toma de decisiones hay variación en el riesgo que suponen las diversas opciones posibles. La decisión que se tome dependerá de muchos factores y uno de ellos es el grado de compromiso con el resultado que tiene la persona que toma la decisión. Si yo estoy comprometido con el resultado, es decir, si yo me siento responsable de que el resultado sea uno en concreto, mi decisión será probablemente distinta de si no estoy comprometido ni me siento responsable del mismo. Esto se hará aún más evidente en la medida que la decisión correcta para alcanzar el resultado conlleve algún tipo de riesgo.

Cuando las organizaciones se quejan de falta de compromiso, habría que preguntarse en qué medida son sus personas capaces de responsabilizarse de su trabajo. El paternalismo es una infección extendida en todas las organizaciones, y muy especialmente en los países de cultura latina, donde la figura del “micromanager” es particularmente abundante por desgracia. En la medida que las personas entienden que la responsabilidad última sobre lo que hacen recae sobre sus jefes, tanto para bien como para mal, tienden a desvincularse de las consecuencias de lo que hacen y se limitan a “salir del paso” o a “cubrir el expediente”, como vulgarmente se dice.

Para resolver este círculo vicioso, hay que atacar el problema de raíz, es decir, hay que ir desmantelando las jerarquías, haciéndolas evolucionar hacia otros tipos de estructura, como por ejemplo las meta-redes productivas. El papel de los “jefes” debe transformarse profundamente también, a la vez que ir acompañado de una transferencia formal y real de responsabilidad hacia las personas de sus equipos. Porque hasta que las personas no sean realmente responsables de su trabajo, con todo lo que ello conlleva de positivo y de negativo, el compromiso solo existirá por accidente o por intereses que poco o nada tienen que ver con la esencia del trabajo en sí.

Los retos a los que se enfrentan las organizaciones a día de hoy exigen profesionales maduros e independientes, no fieles sirvientes que ejecuten órdenes sin rechistar. Esos profesionales maduros e independientes son personas que se sienten responsables de lo que hacen porque están comprometidas con ello. Mientras no se les permita asumir esa responsabilidad, porque formalmente recae sobre sus superiores jerárquicos, el cambio difícilmente tendrá lugar. La solución puede no gustar pero la realidad se impone: a menos jerarquía, más responsabilidad.

Gestión del Cambio en las Organizaciones del siglo XXI

Hace algunos meses, mi amigo Antonio Crespo (@antoniocrespo), con quién compartí muchos años de mi carrera profesional en HP, me invitaba a colaborar en uno de los proyectos en los que está actualmente involucrado: Leaners Magazine.

La idea de colaborar con un amigo, en un nuevo proyecto que gira alrededor de la innovación, y hacerlo hablando de mi tema favorito, el de la productividad centrada en las personas, me encantó y por eso acepté la invitación de inmediato. El resultado es este artículo que transcribo a continuación y que fue publicado hace algunas semanas. Aprovecho para dar nuevamente las gracias a Antonio y a Mariano (@MarianoFerrera) tanto por la oportunidad de colaborar con ellos como por su apoyo durante la aventura. Si quieres acceder a la versión original (en pdf) publicada en Leaners Magazine, la tienes aquí.

El cambio forma parte de nuestras vidas y de la de nuestras organizaciones. Del mismo modo, la gestión del cambio es algo tan antiguo como las propias organizaciones y a pesar de ello sigue siendo una de sus grandes asignaturas pendientes.

Desde una perspectiva histórica, las teorías tradicionales parten de un paradigma en el cual el cambio, incluso cuando es necesario o beneficioso, no deja de vivirse como algo negativo en sí mismo, como una circunstancia que suele generar rechazo y causar problemas. Por ese motivo, las teorías ortodoxas de la gestión del cambio lo abordan como un mal necesario, estando más preocupadas por “controlarlo”, para que se produzca con éxito, sin problemas y de forma duradera, que por aprovechar todas las oportunidades que ofrece.

Hay que tener en cuenta que estas teorías tradicionales se desarrollaron en un entorno socioeconómico muy distinto al actual, un entorno en el que el factor motivación no era tan relevante para la consecución de resultados como lo es hoy día en el llamado trabajo del conocimiento, ya que los resultados en una cadena de producción dependen esencialmente de los procesos y la tecnología utilizados. Por este motivo, al infravalorar la importancia de la relación entre motivación y resultados, la gestión tradicional del cambio se ha venido planteando más como necesidad de reaccionar puntualmente ante un problema que como explotación continuada de una oportunidad.

Motivaciones

Pero, ¿qué ha cambiado en lo que sabíamos sobre cambio, motivación y resultados?

Por una parte, que en el trabajo del conocimiento hay una relación directa entre resultados y grado de implicación por parte de la personas. Esto supone una diferencia radical frente al trabajo mecánico típico de las cadenas de producción, en el que la motivación tiene un impacto marginal en los resultados.

Por otra parte, como explica Daniel Pink en Drive- The Surprising Truth About What Motivates Us, sabemos que las motivaciones extrínsecas que vienen empleando las organizaciones clásicas de forma generalizada no solo no motivan sino que en determinadas circunstancias son incluso contraproducentes de cara a la consecución de resultados. Sorprendentemente, estas motivaciones extrínsecas sí funcionan cuando se trata de tareas sencillas y rutinarias tipo cadena de producción pero no tareas complejas y diversas como las características del trabajo del conocimiento. En este último caso, la verdadera motivación es intrínseca y depende de los factores autonomía, maestría y propósito, es decir, de que las personas sientan que pueden influir en su trabajo, ejercer y desarrollar sus habilidades y encontrar un sentido a lo que hacen.

Asimismo, como expone Eugenio Moliní, sabemos también que las personas cambian y se comprometen solo cuando quieren y que resisten cualquier intento de forzarles a, o de impedirles, cambiar o comprometerse. En consecuencia, las organizaciones solo cambian realmente cuando una masa crítica de personas decide libremente que quiere cambiar y comprometerse.

De todo lo anterior se deduce que, para una gestión efectiva del cambio, es imprescindible entender que el cambio, cuando se siente como algo impuesto, externo e innecesario, nunca se produce realmente ya que, aunque pueda no ser visible, la resistencia permanece ahí.

Facilitadores del cambio

Para que el cambio sea real tiene que ser aceptado por las personas y para ello tienen que vivirlo como algo propio y con sentido. La clave de la gestión del cambio en el siglo XXI reside en ser capaces de crear los espacios necesarios para que el cambio se produzca a partir de las personas que van a vivirlo, en lugar de serles impuesto por otras personas ajenas al mismo.

En línea con lo anterior, habría que reformular el papel de los managers tradicionales, haciéndolo evolucionar desde un rol coercitivo centrado en la supervisión y el control a otro rol más constructivo centrado en facilitar, conectar personas y crear espacios en los que el talento pueda expresarse en todo su potencial.

Un motivo más para evolucionar el rol tradicional del manager es la necesidad de que los profesionales del conocimiento se responsabilicen de su trabajo. A este respecto, es también importante tener en cuenta que, como señala Manel Muntada, las personas toman decisiones irresponsables cuando se les permite pensar que no son responsables de sus decisiones porque una figura con autoridad asume esa responsabilidad. En ese sentido, las organizaciones fuertemente jerarquizadas son un obstáculo para que este proceso de madurez profesional y responsabilidad tenga lugar.

Porque, lamentablemente, la realidad actual de la mayoría de las organizaciones tradicionales está muy lejos de este ideal. Estas organizaciones continúan ancladas en el paradigma del control, lo que las lleva a monopolizar el proceso de toma de decisiones hasta niveles extremos. Por su parte, los antiguos modelos de gestión del cambio buscan sobre todo cómo convencer de las bondades del mismo, imponiéndolo cuando lo anterior no funciona. ¿Qué lugar queda en estos planteamientos para la autonomía, la maestría y el propósito de las personas? ¿Qué otras alternativas existen?

El “qué” y el “cómo”

Una opción es separar “qué” persigue el cambio de “cómo” conseguirlo y trabajarlos de forma independiente. Habitualmente el “qué” acapara casi todo el “cómo”, dejándolo como algo residual y anecdótico donde no hay espacio para que las personas puedan sentirse autónomas, expresar su maestría y encontrar un propósito. La clave es limitar al máximo el “qué” para maximizar el “cómo”, porque solo cuando el “cómo” es suficientemente relevante tiene el efecto motivador que buscamos.

La productividad de las organizaciones del conocimiento es el resultado agregado de las productividades de todas sus personas y, para ello, no solo los procesos, las tecnologías, las estructuras y cualquier proceso de cambio debe ser desde, por y para las personas, sino que éstas deben poder trabajar de forma autónoma y responsable, expresar su maestría y encontrar un propósito a su trabajo.

Porque el siglo XXI es el siglo de la productividad centrada en las personas.

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