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En la entrada del lunes afirmaba que “delegar próximas acciones es algo que por lo general puedes hacer en menos de dos minutos“, a lo que Alberto Barbero me replicaba en un comentario diciendo que le resultaba “difícil de entender la delegación ‘en dos minutos’ de tareas“, ya que “la delegación es un proceso que supone dedicar tiempo a elegir la persona, proponérselo, en algunos casos prepararla y que para la persona suponga una oportunidad de desarrollo, etc.“

Creo que esta interpretación de lo que es delegar puede explicar, al menos parcialmente, por qué nos cuesta tanto hacerlo. Del mismo modo que no archivarás algo si tardas más de un minuto en hacerlo, tampoco delegarás algo si no puedes hacerlo en menos de dos minutos.

De la afirmación de Alberto entiendo que da por sentadas dos cosas: que se delega “hacia abajo” en la jerarquía y que delegar es un proceso que encierra cierta complejidad y exige una inversión de tiempo no despreciable.

Sin embargo, cuando David Allen y yo hablamos de delegar nos estamos refiriendo a algo mucho más sencillo y que desde luego puede hacerse en menos de dos minutos.

El primer aspecto a tener en cuenta es que se puede delegar dentro o fuera de una jerarquía y en cualquier dirección: hacia abajo, hacia arriba o hacia los lados.

Si me llega un email pidiendo que apruebe un presupuesto que excede la cantidad que tengo autorizada, lo puedo delegar “hacia arriba”, a mi jefe. Yo ya sé que mi jefe puede aprobar esas cantidades, así que no tengo que hacer ni comprobar nada y por tanto no necesito más que unos segundos para delegar esta acción.

Si me piden información sobre una factura de un proveedor, se lo puedo delegar “en horizontal” a la persona responsable del departamento financiero. También sé que es el departamento financiero quien se encarga de las facturas, así que la delegación puede hacerse de forma inmediata.

Del mismo modo, buena parte de los elementos que llegan a diario a mi bandeja de entrada los delego en cuestión de segundos a personas de mi equipo, porque sé que saben llevar perfectamente a cabo esas tareas.

El segundo aspecto a considerar es que delegar es una cosa y formar es otra, al igual que delegar una tarea no es lo mismo que traspasar una responsabilidad. Delegar se aplica a tareas de las que puedes ser o no responsable y en los casos en los que sí lo eres, delegas sólo la tarea, no la responsabilidad sobre ella.

Por otra parte, es cierto que para poder delegar algo a alguien, esa persona debe haber sido previamente formada. En ocasiones serás tú quien deberá encargarse de ello pero en otras muchas la persona ya sabrá lo que tiene que hacer.

Si eres tú quien debe formarla, evalúa el tiempo que te llevará hacerlo y el tiempo que delegar la tarea te permitirá ahorrar. No tiene, por ejemplo, demasiado sentido delegar tareas que no se vayan a repetir periódicamente, ya que difícilmente podrás recuperar el tiempo invertido.

También debes tener en cuenta el grado de supervisión que la tarea delegada va a requerir y el coste en tiempo si se produce algún fallo. Si reparar un fallo puede suponer invertir el doble de tiempo de lo que vas a ahorrar delegando o vas a tardar más en revisar la tarea de lo que ahorras no haciéndola tú, mejor no la delegues.

Del mismo modo que archivar no significa organizar tu archivo, delegar debe ser una acción sencilla e inmediata, no un proceso.

Dedicar un tiempo inicial a organizar tu archivo o a formar a una persona para poder delegar en ella, no forman parte de la fase de procesamiento en GTD, sino que son inversiones previas de tiempo que te permiten ser más productivo a largo plazo.