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Ahora que ya sabes por qué revisar de abajo arriba, vamos a ver cómo poner en práctica el modelo de 6 niveles para revisar tu trabajo. Comenzando por el nivel “pista de aterrizaje”, lo primero es asegurarte de que tus listas de acciones están completas. Hablamos de todos los tipos de listas que se utilizan en GTD:

• Listas de próximas acciones por contexto
• Listas de próximas acciones por contacto
• Listas “a la espera”
• Listas de Control
• Listas de Tareas Recurrentes
• Listas “Algún día/Tal vez”
• Listas “Tal vez nuca”

Esta es la parte que probablemente te suponga una mayor inversión de tiempo pero es esencial que tus listas contengan todos tus frentes abiertos. Cuando lo hayas conseguido, lo primero que notarás es que tienes mucho más claro cuales son tus prioridades inmediatas.

Subiendo al nivel “3.000 metros”, lo que debes hacer a continuación es completar tu lista de proyectos, comprobando que contienen todos aquellos resultados que requieren más de una acción. Este paso también puede requerir una cantidad de tiempo importante para hacerlo correctamente.

Una de las consecuencias habituales de repasar y completar la lista de proyectos es que tomas mayor conciencia sobre las cosas específicas que debes hacer para que estos proyectos avancen y también sobre los recursos que necesitas para ello. Como efecto colateral positivo, serás capaz de decidir más rápidamente lo que debes hacer cuando dispongas de tiempo libre.

Si sigues ascendiendo hasta el nivel “6.000 metros”, te encontrarás con tus responsabilidades actuales. Es el momento de pensar sobre los papeles que has asumido en tu trabajo, en tu familia, en tu comunidad y, por supuesto, frente a ti mismo.

Resulta muy útil pensar en cuales son tus valores, objetivos y responsabilidades en cada uno de esos roles. ¿Cómo es la situación en la que estás en comparación con la situación que tú deseas? Si no coinciden, ¿qué podrías hacer para que la situación actual evolucionara hacia la deseada? ¿Qué necesitas para hacerlo?

En este nivel es importante bajar al nivel de detalle suficiente para poder identificar acciones concretas. Si defines lo que debes hacer con frases tipo “cambiar de trabajo” te servirá de muy poco. “Cambiar de trabajo” es un proyecto con múltiples acciones y si realmente quieres llevarlo a cabo con éxito debes empezar por tener visibilidad sobre todas las acciones necesarias y cómo se relacionan entre ellas.

Del mismo modo que estos tres primeros niveles tienen que ver básicamente con el presente, los niveles de “9.000 metros” a “15.000″ metros tienen que ver con el futuro. Dicho de otro modo, los tres niveles superiores tienen que ver con tu visión de lo que quieres hacer en la vida y con lo que debes hacer a medio y largo plazo para convertirla en realidad.

Preguntas como ¿cuáles son mis objetivos a largo plazo y qué proyectos debo poner en marcha para alcanzarlos? o ¿qué está sucediendo a mi alrededor que podría influir en mis planes y qué puedo hacer para evitarlo o minimizarlo? te pueden aportar un buen número de ideas sobre las que trabajar.

El objetivo de los tres niveles superiores es darte la perspectiva necesaria para que lo que haces día a día tenga sentido. Si no trabajas lo suficiente estos niveles, las listas de próximas acciones y proyectos pronto dejarán de parecerte útiles y se convertirán en una obligación y una pérdida de tiempo.

Creo que la mayoría de los críticos con GTD sólo ha probado la metodología “a medias”, es decir, en sus tres niveles más básicos y operativos. Y me parece lo más normal que, si no has pasado de los “6.000 metros” en tus revisiones, hables de GTD como algo complicado y pesado de mantener. Te falta el porqué y sin él no tienes un motivo para abordar los cambios, sobre todo en cuanto a hábitos, que exige aplicar “de verdad” GTD.

Si no estás seguro de adónde vas es muy difícil que sepas cuándo algo es suficiente y eso mina enormemente la motivación para gestionar y mantener al día tus listas y proyectos.

La solución, como sucede a menudo, está en equilibrar el control que ganas trabajando bien en los primeros tres niveles con la perspectiva que puedes ganar al trabajar a fondo los tres segundos. Sin este equilibrio, puedes tener perfectamente organizada tu vida, pero mientras sigas sin tener claro lo que quieres hacer o lo que estás llamado a hacer, seguirás sintiéndote incómodo.