Procesar en GTD: Un Ejemplo Práctico

pizarra y workflow Procesar en GTD: Un Ejemplo PrácticoProcesar o aclarar es, probablemente, el principal obstáculo que hay que superar al intentar aplicar GTD con éxito. Hablamos de la esencia misma del trabajo del conocimiento: transformar las cosas para poder trabajar en ellas o, lo que es igual, trabajar en definir el trabajo. En el caso de las personas que ya tienen el hábito de clasificar, el reto es aún mayor, ya que, antes de poder aprender a procesar o aclarar, tendrán que “desaprender” a clasificar.

Como hemos visto en posts anteriores, procesar o aclarar consiste básicamente en hacerte preguntas, gracias a las cuales podrás identificar con claridad tus compromisos, así como la forma de gestionarlos de forma eficaz y eficiente. Al ir respondiéndolas, GTD te dice qué es lo que hay que hacer, pero no te dice cómo, ni cuándo, ni dónde ni con quién hay que hacerlo. Del mismo modo, GTD te ayuda a pensar y a decidir mejor pero, al menos por ahora, pensar y decidir es algo que tendrás que seguir haciendo tú.

En este post, quiero compartir contigo un sencillo ejercicio que te permitirá recorrer las distintas opciones que encontrarás al procesar o aclarar uno cualquiera de los elementos que hay en tus bandejas de entrada, para que experimentes y puedas poner en práctica en qué consiste exactamente ese “pensar y decidir” del que hablo. Voy a tomar como ejemplo un cupón descuento de esos que en ocasiones te entregan en los supermercados y centros comerciales y que te permiten realizar tu próxima compra con un precio rebajado. Este ejemplo es real y lo tomo prestado de mi amigo y colega artesano Cruz Guijarro (@cruzguijarro) quien, por cierto, acaba de inaugurar Experiencia Productiva, un blog que trata, entre otras cosas, de GTD, y cuya lectura te recomiendo.

Imagina que te entregan uno de esos cupones descuento y tú lo recopilas o capturas en una de tus bandejas de entrada. Más tarde, ¿cómo lo procesarías o aclararías, cuando vuelves a encontrarte con él, al procesar esa bandeja de entrada? Las opciones son muchas y todas ellas dependen de cómo respondas a la primera pregunta: “¿qué es?”.

Si tu tentación es responder “un cupón”, ahórratela. Ya sabemos que es un cupón. El significado real de la pregunta “¿qué es?” va más allá: “¿qué significa ese cupón para ti?”, “¿qué grado de compromiso tienes hacia ese cupón, en el sentido que sea?”, “¿qué tiene que pasar para que ese cupón pase a formar parte de tus cosas completadas?”. Según dicen muchos usuarios de GTD, responder a la pregunta “¿qué es?” se convierte, a menudo, en el mayor reto a la hora de procesar o aclarar.

Vamos a ver ahora cómo la respuesta a la pregunta “¿qué es?” condiciona el resto del procesado o aclarado del elemento:

  • Si la respuesta es “un cupón que no me interesa ni me puede ser útil para nada”, seguramente a la hora de procesarlo o aclararlo llegues a la conclusión de que ni te es útil ni te puede servir y, por consiguiente, tomarás la decisión de “ELIMINARLO“. Lo que eliminas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que quiero guardar para usarlo si el día de mañana me surge la necesidad de comprar algo (antes de que el cupón caduque)”, lo que entenderás es que te puede ser útil si surge una necesidad y por tanto decidirás “ARCHIVARLO“. Lo que archivas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que ya decidiré qué quiero hacer con él más adelante (antes de que el cupón caduque)”, lo que estarás diciendo es que más adelante, en una de tus revisiones semanales del sistema, ya tomarás la decisión sobre qué hacer con él y por tanto lo único que decidirás por ahora sera “INCUBARLO“. Lo que incubas es el cupón o una representación del mismo
  • Si la respuesta es “un cupón que tengo el firme propósito de aprovechar”, eso significa que esa “cosa”, es decir el cupón, requiere acción y, en concreto, la próxima acción es “canjear el cupón descuento del centro comercial X o del supermercado X”. A la hora de seguir procesando o aclarando esa próxima acción, existen varias opciones:
    • Si las normas de uso del cupón lo permiten y existe la posibilidad de delegárselo a alguien para que canjee el cupón en tu lugar, lo que decidirás es “DELEGARLO“. Lo que delegas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”
    • Si lo anterior no es posible, entonces no te queda más remedio que ser tú quién vaya canjear el cupón en persona, en cuyo caso lo que decidirás es “APLAZARLO“. Lo que aplazas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”

Como puedes observar, la única opción que no tiene sentido es “HACERLO” (en cuyo caso harías la próxima acción “canjear el cupón descuento…”), ya que en este momento estás procesando o aclarando tu bandeja de entrada, algo que habitualmente no vas a hacer en un centro comercial o un supermercado.

Procesar o aclarar en GTD es muy fácil pero exige pararse a pensar y, después de haber pensado, tomar una decisión. Estas dos acciones, pensar y decidir, convertidas en hábito, son las que permiten transformar las “cosas” amorfas que se amontonan en tus bandejas de entrada en elementos sobre los que puedes tomar decisiones y actuar. Y eso, en el trabajo del conocimiento, es la base fundamental de la eficacia eficiente.

GTD es para el Verano

arena y playa GTD es para el VeranoEn unos días llegará el mes de julio y, con ello, dará lugar de forma oficial el inicio de la época veraniega en España. Durante dos meses, el ritmo de muchas empresas cambiará de forma sustancial con relación al del resto del año. Buena parte de la plantilla estará de vacaciones, en ocasiones habrá jornadas reducidas…

Para los que se quedan, no siempre es fácil, precisamente porque, a menudo, una persona tiene que cubrir la ausencia de otras, aunque únicamente sea para los temas más críticos. Aún así, el estado de ánimo suele ser distinto – y con distinto quiero decir mejor – que el resto del año. La climatología ayuda y hay muchas más horas de luz, lo que hace que aún quede mucha vida por disfrutar al salir de la oficina.

Cuando daba mis primeros pasos por este fascinante mundo del GTD, recuerdo que los veranos supusieron – durante un par de años – los momentos clave que marcaron un antes y un después en mi nivel de comprensión, adopción y uso de la metodología GTD. En seguida te cuento por qué.

Uno de los errores más frecuentes que cometen las personas que se acercan a GTD es el de intentar implantar la metodología como reto adicional al que ya supone su trabajo cotidiano. Y, para hacerlo todavía más complicado de conseguir, comienzan a implantarlo en su entorno laboral.

Hasta cierto punto, es lógico que sea así, ya que las personas que descubren este método ven en él una tabla de salvación para sus problemas. Lo que ocurre es que, si se implementa mal, no solo no se consiguen los resultados esperados sino que se genera una enorme frustración y, peor aun, aparecen creencias como “GTD es muy difícil” o “GTD no es para mí”.

La buena noticia es que en realidad no tiene por qué ser así, siempre que se hagan las cosas bien.

GTD se puede descomponer en tres grandes áreas. Por una parte, los hábitos generales que contiene. Por otra, los hábitos encaminados a ganar sensación de control. Por último, los hábitos encaminados a ganar perspectiva. Decir que una persona usa GTD significa que ha desarrollado y expresa de forma cotidiana la totalidad de los hábitos anteriores.

Por supuesto que lo que acabo de decir es opcional. Te puedes limitar a elegir determinados hábitos aislados que te parecen particularmente útiles. O puedes limitarte a desarrollar los hábitos que te ayudarán a ganar control. O perspectiva. Todo esto está muy bien y son opciones válidas. Pero NO es usar GTD.

Y no pasa nada. Pero es muy importante que lo tengas claro porque eso supone que sigues conservando “una bala en la recámara”. Es decir, si en algún momento lo necesitas de verdad, aún puedes usar GTD.

¿Cuál es la forma idónea de implantar GTD? La que garantiza su adopción. Parece de perogrullo pero no lo es. Imagínate que has perdido una apuesta en la que te comprometías a terminar una maratón si perdías. Ahora te toca correr esa maratón. ¿En qué plazo temporal te plantearías terminarla?

Probablemente tu respuesta tenga mucho que ver con tu situación actual. Si, por ejemplo, ya sales a correr todos los días, es probable que te plantearas hacerlo en tres o cuatro meses como mucho. Sin embargo, si llevas tiempo sin hacer ejercicio o nunca has corrido, es muy probable que no te plantees intentarlo antes de un año o incluso más.

En este segundo caso, ¿qué harías el primer día? ¿correr 20 kilómetros? Seguramente no. Como me decía un alumno hace unos meses “el primer día solo estirar” icon smile GTD es para el Verano

Pues con GTD es más o menos lo mismo. Si ya tienes la mayor parte de los hábitos adquiridos, puedes plantearte dominar GTD en unos pocos meses. Pero si, por el contrario, prácticamente no tienes ninguno de los hábitos, lo mejor que puedes hacer es empezar con uno. Luego, cuando ya lo tengas interiorizado, incorporas el siguiente y así sucesivamente hasta que los tengas casi todos.

Cuando ya cuentes con suficientes hábitos, puedes atreverte con la parte del control. En este caso, mi consejo es comenzar en casa, con las cosas personales. Eso te permitirá familiarizarte tanto con los hábitos como con tu herramienta en un “entorno amigo”. Las vacaciones son un momento idóneo porque puedes encontrar el hueco necesario para hacer una recopilación completa – física y mental, procesar todo y dejarlo todo organizado. Luego, cuando te reincorpores al trabajo, solo tendrás que procesar las bandejas de entrada del trabajo y ya lo tendrás todo.

Si ya dominas la parte del control, tal vez quieras adentrarte en la parte de perspectiva. Nuevamente, las vacaciones son un momento fantástico para trabajar sobre tu propósito y tu visión, así como sobre tus áreas de responsabilidad y tus objetivos a medio y largo plazo.

Si quieres tiempo, invierte tiempo. GTD lo merece y el verano te lo ofrece. Tómate en serio lo de implantar GTD. Lo vas a agradecer. Aprovecha la ocasión y verás que GTD es para el verano.

3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

3 ojos de robot 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTDUno de los motivos por el que a muchas personas les falta control y claridad en su día a día es por el mal hábito de mezclar en un mismo sitio cosas con significados sustancialmente distintos. Por ejemplo, hay pocas cosas más estresantes e ineficaces que la conocida lista de tareas “de toda la vida”. Sí, esa que nos han venido contando que es indispensable tener para poder “organizarse y priorizar”. Porque la realidad, sin embargo, es bien distinta. Ante una lista extensa y repleta de cosas poco claras y con significados variopintos, nuestro cerebro, en lugar de experimentar control, lo que siente es confusión y, por consiguiente, estrés. Ahora ya sabes por qué consultas tan poco a menudo esa lista.

GTD es plenamente consciente de esta realidad y por eso propone separar y agrupar las cosas en función de su distinta naturaleza. Un ejemplo de esta propuesta es diferenciar entre Archivo e Incubadora, a fin de añadir más claridad a las cosas que a día de hoy no requieren acción alguna por nuestra parte pero que podrían llegar a requerirla en algún momento.

Muchas de las personas que participan en los talleres de mejora de la productividad personal con GTD que facilito guardan todas las cosas que no requieren acción en un mismo sitio. Esto es un “error productivo” importante, porque afecta de forma negativa tanto a la usabilidad como, sobre todo, a la fiabilidad de tu sistema. La dificultad que se encuentran estas personas es la falta de criterios claros a la hora de entender tanto las diferencias entre Archivar e Incubar como las consecuencias de ambas decisiones.

Mi propuesta para resolver esta situación es utilizar alguna de las preguntas siguientes, que te ayudarán a saber mejor qué hay que hacer con cada cosa y a dónde va:

¿Es información o son posibilidades?

La primera de las diferencias clave entre ambos contenedores es que el Archivo contiene información y la Incubadora contiene posibilidades. Esto es importante porque el Archivo en GTD debe contener únicamente información, del tipo que sea, pero tiene que ser exclusivamente información. Los Favoritos de tu navegador o los Contactos del móvil son ejemplos de información que almacenas, es decir archivas, porque te puede ser útil en un momento dado.

Por su parte, la Incubadora contiene “posibilidades”, es decir, decisiones que aún no has tomado. Por eso, con cada elemento de la Incubadora puedes hacer 3 cosas en un momento dado:

  • Dejarlo en la Incubadora una temporada más, que siga “madurando”
  • Eliminarlo, en cuyo caso se iría a la Papelera
  • Decidir hacer algo con ello, en cuyo caso saldría de la Incubadora para ir a parar a la Agenda o a un Contexto o a la Lista a la Espera o al Archivo de Seguimiento

¿Hay que revisarlo?

Otra de las diferencias clave entre el Archivo y la Incubadora es que el Archivo no se revisa y la Incubadora sí. Si te paras un momento a pensarlo, tiene sentido. El Archivo contiene información que puede serte útil en un momento dado si pasa algo pero solo si pasa algo. No tiene sentido revisar el Archivo “por si acaso”.

La Incubadora, sin embargo, contiene “posibilidades”, es decir, cosas con las que podrías querer hacer o podrías tener que hacer algo en un momento dado… O no. Para incubar con generosidad, que es una de las claves de la productividad personal, la revisión semanal sistemática de la Incubadora es absolutamente esencial ya que, si no lo haces, no incubarás más que una mínima parte de todo lo que deberías incubar.

¿Decido antes o después de usarlo?

La tercera diferencia clave entre el Archivo y la Incubadora es que al Archivo vas después de haber tomado una decisión y a la Incubadora vas antes de tomar la decisión. En mi experiencia, este criterio es el más útil cuando dudas si algo debería ir al Archivo o a la Incubadora.

Un ejemplo de Archivo sería: decido que quiero llamar a alguien por teléfono y, a continuación, voy a mi archivo (Contactos del móvil) y recupero la información útil que necesito para hacerlo (su teléfono).

Un ejemplo de Incubadora sería: quiero empezar a leer algún libro, así que voy a mi lista de libros que me gustaría leer, la reviso y elijo (decido leer) uno.

Conclusión

Como ves, hay diversas formas de diferenciar las cosas que se archivan de las cosas que se incuban. Da un poco igual que criterio elijas pero sí es muy importante que cada contenedor contenga únicamente el tipo de elementos que debe contener. Si archivas algo que en realidad deberías estar incubando, nunca más volverás a verlo. Si, por el contrario, incubas algo que deberías haber archivado, tendrás un elemento más que revisar periódicamente a pesar de ser innecesario.

Lo mejor es que pruebes con las distintas alternativas hasta dar con la que mejor te funcione. Y si descubres alguna más, anímate a compartirla por aquí! icon smile 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

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