Categorías Organizativas en GTD: Basura

Aunque a primera vista pueda sorprender dedicar un post a esta categoría organizativa de GTD, lo cierto es que se trata de una gran desconocida para un número significativo de personas.

Identificar qué cosas de las recopiladas o capturadas en nuestras bandejas de entrada pertenecen a esta categoría parece una tarea sencilla. En realidad no es así. Mi experiencia es que gran parte de lo que debería acabar organizado en la categoría «Basura» acaba organizado en la categoría «Material de referencia». ¿A qué se debe esto?

Procesar es una tarea intelectual de alto valor añadido. Cuando procesamos, transformamos las «cosas» de las bandejas de entrada, identificando qué son y qué compromiso requieren por nuestra parte. Al procesar, las «cosas» dejan de ser «cosas» y pasan a ser «compromisos», «ideas», «resultados», «posibilidades», «información» y, también, «basura». Por eso decimos que procesar es «dotar de significado».

Como se trata de una actividad intelectual, procesar suele dar pereza. Esto se traduce en que a menudo procesamos mal, ya que en lugar de preguntarnos qué son esas «cosas» y qué hay que hacer con ellas, nos lo inventamos o lo suponemos. La consecuencia de procesar mal es que la fiabilidad de tu sistema GTD, y con ello su utilidad, quedan seriamente comprometidas.

La categoría organizativa «Basura» es uno de los indicadores más fiables de la calidad de tu sistema GTD, porque te da información inmediata sobre la calidad de tu procesado.

Al procesar bien las cosas que no requieren acción, un altísimo porcentaje de lo que hay en las bandejas de entrada va a parar a la categoría «Basura». Al procesar mal, va a parar a la categoría «Archivo» o incluso a la «Incubadora», que es donde organizamos las «posibilidades». La consecuencia de lo anterior es que se está añadiendo complejidad a estas dos categorías, porque al contener más elementos de los necesarios se dificulta su uso y porque, además, se les está restando fiabilidad, pues ya no se tiene plena seguridad en que contengan lo que realmente deberían contener.

Para que una «cosa» de la bandeja de entrada vaya a la categoría «Basura», debes tener plena confianza en que a) no requiere acción y b) no te puede servir en un futuro. Y para tener esta confianza necesitas pensar. El automatismo y la comodidad nos llevan a suponer en lugar de pensar y eso se traduce en que nuestra tendencia sea responder que «sí» requiere acción, o que «sí» nos puede servir, cuando casi siempre la respuesta correcta es «no», al menos para una de ellas.

Por ejemplo, cuando te respondas que sí requiere acción, pregúntate también «¿qué es lo peor que podría ocurrir si no hago nada al respecto en los próximos siete días?». Verás que casi nunca es algo indeseable. Del mismo modo, si al preguntarte «¿te puede servir?» respondes sí, oblígate a dar un ejemplo de una situación concreta en la que te podría servir. Te sorprenderá la cantidad de veces que eres incapaz de imaginarla. «¿Para qué, en concreto, te podría servir?» Mucha gente responde «no sé, por si acaso». La pregunta entonces sería «por si acaso, ¿qué?». Con frecuencia, la respuesta queda desierta.

«Archivar» o incluso «Incubar» son la alternativa fácil y cómoda a «Eliminar». Suponen un riesgo controlado. Como en el fondo sabes no procesas bien, minimizas las consecuencias negativas conservándolo, ya que así siempre podrías recuperarlo en caso necesario. En serio, si un altísimo porcentaje de tu bandeja de entrada no acaba en la categoría «Basura», es más que probable que estés procesando mal.

Una categoría organizativa «Basura» que acaba a rebosar después de procesar tus bandejas es un indicio casi seguro de que procesas con rigor y de que tu sistema GTD te permite prestar atención a lo que hay que prestar atención. Del mismo modo, una categoría «Basura» con pocos elementos tras el procesado te dice que muy probablemente estás procesando y organizando mal o, lo que es lo mismo, que la fiabilidad y la utilidad de tu sistema GTD tienen mucho que mejorar.

Categorías Organizativas en GTD: Material de Referencia

El material de referencia es, probablemente, una de las categorías organizativas de GTD que mayor número de elementos va a contener, por lo que el impacto de archivar bien o mal es muy significativo.

Cuando procesamos las «cosas» de nuestras bandejas de entrada, una vez definido el significado que tienen para nosotros, es decir, qué son y qué grado de compromiso tenemos o queremos adoptar hacia ellas, una de las posibles situaciones es que se trate de elementos que no requieren acción por nuestra parte pero que sí podrían sernos de utilidad en algún momento. Dicho de otra forma, el material de referencia está integrado por todo aquello que «no requiere acción pero te podría servir».

Un aspecto importante a la hora de diferenciar el material de referencia de las posibilidades, es que la utilidad de las posibilidades está condicionada a que las revises mientras que la utilidad del material de referencia es independiente de que lo revises. Esta es la principal diferencia entre estas dos grandes categorías organizativas de GTD, ninguna de las cuales requiere acción. Lo tienes explicado con mucho más detalle en esta entrada.

Desde el punto de vista organizativo, es un tema sencillo. Lo único que tienes que hacer con el material de referencia es almacenarlo de tal forma que sea fácil y rápido acceder a él si en algún momento necesitas hacerlo. Los principales problemas asociados con el archivado del material de referencia se deben fundamentalmente a dos motivos: haberlo identificado mal o haberlo organizado mal.

Identificar mal qué es y qué no es material de referencia es el error más común. El error consiste en almacenar como material de referencia elementos que, en realidad, sí requieren acción o, al menos, podrían requerir acción en algún momento. Este error supone un problema serio porque, como el material de referencia no se revisa, esos elementos archivados por error difícilmente podrán «activarse» en el momento necesario.

El otro error habitual es archivar mal. A menudo se olvida que el único objetivo de archivar algo como material de referencia es poder acceder a ello de manera rápida y sencilla si en alguna ocasión hace falta. Cuando esto ocurre, en lugar de dar prioridad a la recuperación de lo archivado, se da prioridad a que el archivado sea rápido y sencillo. La consecuencia de este cambio de prioridades es que se complica extraordinariamente la recuperación futura de lo que se archiva, hasta tal punto que un número importante de personas reconoce que su archivo les resulta poco útil, ya que les cuesta encontrar las cosas cuando las necesitan.

Muchos de los sistemas de archivo son aparentemente muy eficientes pero poco o nada funcionales en la práctica. La típica estructura de carpetas, por ejemplo, es mucho menos funcional que un sistema de archivo basado en palabras clave o etiquetas. Es cierto que se tarda más en archivar algo si tenemos que pensar bajo qué palabras clave o etiquetas debemos archivarlo pero también es cierto que, si lo hacemos bien, estaremos asegurando que acceder a ello en el futuro sea rápido y sencillo.

El contenedor organizativo en el que depositamos el material de referencia es el archivo o archivo de referencia. «Archivo» es en realidad un concepto ya que, en la práctica, hay muchos tipos de archivo. El disco duro de tu ordenador o la tarjeta SD de tu dispositivo, las carpetas personales del Outlook, los contactos del móvil o los favoritos de tu navegador son archivos. También lo son las carpetas en la que guardas las garantías de tus electrodomésticos, las facturas o los papeles de Hacienda. Y, por supuesto, los tradicionales archivadores de papel que todavía pueden verse en muchos sitios. En su vertiente más digital, tenemos multitud de servicios de archivo, como por ejemplo Dropbox, Copy, Evernote, Google Drive o OneDrive, por citar unos pocos.

Tanto si tienes uno como múltiples contenedores de archivo, lo importante es que sus contenidos cumplan estos dos requisitos:

  • Solo vas a acceder a ellos si se produce una circunstancia que los convierte en útiles o necesarios
  • Están archivados de tal forma que acceder a ellos es directo y prácticamente inmediato

El volumen y alcance de lo que almacenes en tu archivo de referencia puede llegar a ser enorme. Si no está bien organizado, afectará al resto de tu sistema organizativo GTD, haciendo que pierda su característica más preciada: la fiabilidad.

Categorías Organizativas en GTD: Material de Apoyo

Un error común en términos de organización personal es mezclar en un mismo sitio elementos con significados distintos, ya que esta práctica incumple el principio básico de GTD «organizar es agrupar por significado». En concreto, muchas personas mezclan las acciones que tienen que llevar a cabo con los resultados que quieren conseguir y con los materiales que necesitan emplear para realizar dichas acciones y conseguir dichos resultados. Afortunadamente, GTD ofrece una estructura clara y definida que nos va a evitar este caos organizativo.

En pocas palabras, el material de apoyo es todo lo que necesitas «específicamente» para llevar a cabo una acción concreta o las acciones de un proyecto concreto. Destaco la palabra «específicamente» para recalcar que las herramientas cotidianas, o la información de uso general, no forman parte del material de apoyo y, por tanto, quedan excluidas del mismo.

Veámoslo con un ejemplo. Imagina que tienes que preparar un documento sobre un tema que estás investigando. «Documento sobre tema X terminado» sería el resultado que quieres conseguir, es decir, tu proyecto. Para lograrlo, tendrás que llevar a cabo una serie de acciones diversas en momentos distintos. Para realizar esas acciones, utilizarás uno o varios dispositivos, consultarás otros documentos – físicos o digitales – hablarás con personas, etc. Aquí es donde suele surgir la confusión.

Por ejemplo, los dispositivos que utilizas habitualmente no forman parte del material de apoyo ya que, del mismo modo que los utilizas para este proyecto concreto, podrías utilizarlos para otros proyectos. Sin embargo, si para este proyecto concreto tuvieras que utilizar de forma excepcional un tipo determinado de dispositivo, entonces ese dispositivo sí formaría parte del material de apoyo ya que, una vez terminado el proyecto, probablemente nunca volverías a utilizarlo, a diferencia de lo que sucedería con el resto de dispositivos habituales.

Otro ejemplo. Imagina que para tu proyecto debes consultar una gran variedad de fuentes en Internet. Algunas de ellas serán fuentes a las que accedes habitualmente y otras serán fuentes a las que solo tiene sentido acceder para este proyecto en concreto. Pues bien, las primeras fuentes forman parte de tu archivo, una categoría organizativa que veremos en otro post, mientras que las segundas fuentes sí forman parte del material de apoyo. La diferencia es que a tu archivo accedes de forma habitual, aunque pueda ser infrecuente, mientras que a tu material de apoyo accedes únicamente durante el tiempo que está abierto el proyecto o hasta que completas la acción para la que lo necesitas.

La pregunta clave que te va a ayudar a distinguir si un elemento es o no material de apoyo es «¿es esto específicamente relevante para este proyecto o acción en concreto?». Si el elemento puede ser relevante para otras acciones o proyectos, la respuesta es no. Por el contrario, si es algo realmente específico para esa acción o proyecto, entonces la respuesta es sí.

La naturaleza del material de apoyo puede ser muy diversa: un esquema de los pasos a seguir, notas sobre la estrategia o estrategias, materiales de todo tipo: artículos, folletos, enlaces a páginas Web, informes, datos históricos, estudios, bases de datos, datos de contacto de personas…

Lo que es fundamental es diferenciar con claridad el material de apoyo de las acciones de las acciones y los resultados:

  • Lo que quieres conseguir es un resultado, que en GTD se llama proyecto
  • Lo que tienes que hacer físicamente para conseguir un resultado o proyecto se llaman acciones
  • Lo que tienes que utilizar de forma específica para realizar las acciones que conducen a tu resultado se llama material de apoyo

Es clave no mezclar los elementos anteriores, porque entonces se pierde la claridad y se produce el bloqueo, es decir, la falta de acción.

Por último, el material de apoyo puede ser de dos tipos:

  • Por una parte, el material de apoyo para próximas acciones aisladas, que puede tener sentido agrupar en un único contenedor «material de apoyo para próximas acciones»
  • Por otra parte, el material de apoyo para proyectos. En este caso, cada proyecto debe contar con su propio material de apoyo de forma independiente. Para ello, puedes utilizar una carpeta física o virtual y también una mezcla de ambas. Lo importante es no mezclar el material de apoyo de proyectos distintos

A menudo, el material de apoyo suele confundirse con las acciones que hay que llevar a cabo con él. Por ejemplo, muchas personas confunden los emails con lo que hay que hacer con ellos. Un email nunca es una acción ni un proyecto. A menudo, un email es simplemente un desencadenante de algo y, en el mejor de los casos, material de apoyo para una acción o un proyecto. El que habitualmente se utilice el email como recordatorio de la acción o el proyecto hace que, con frecuencia, se confundan y mezclen conceptos como si todo fuera una única cosa cuando en realidad son cuatro: el desencadenante de lo que tienes que hacer, el resultado que quieres conseguir, la acción que tienes que ejecutar para conseguirlo y el recordatorio de dicha acción.

Las cosas suelen ser más fáciles de lo que parecen pero no tanto como en ocasiones nos empeñamos en creer. Aprender a distinguir qué es y qué no es material de apoyo, así como la forma correcta de organizarlo, te permitirá ganar claridad, reducir el estrés y mejorar significativamente tu productividad personal.

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