7 Requisitos Esenciales para Mejorar tu Productividad Personal

Tras un par de años como usuario novato, «peleándome» con la metodología GTD hasta lograr dominarla, llegaron otros ocho años de constante evolución y aprendizaje, proceso en el que todavía continúo y del que me cuesta prever un final. Durante todo este tiempo he tenido la oportunidad de contrastar la utilidad de este método en múltiples escenarios, cada uno de ellos con características y exigencias de lo más diverso.

Por otra parte, las cerca de 2.500 horas de experiencia que he acumulado a mis espaldas en los últimos años ayudando a otras personas a mejorar su productividad personal, me han permitido llegar a tener bastante claro cuáles son los siete requisitos esenciales para lograr una mejora significativa en este área – a la que yo prefiero llamar «eficacia personal eficiente». Veamos cuáles son:

  1. Motivación: La mejora de la productividad personal es, ante todo, el resultado de un proceso de cambio sostenido en el tiempo. Eso significa que mejorar la productividad personal conlleva cambiar y, como bien dice Amalio Rey, todo cambio, cuando es real, cuesta. Por este motivo, contar con un propósito claro y definido que nos recuerde, siempre que sea necesario, para qué queremos llevar a cabo este cambio y qué vamos a obtener con ello, es fundamental para embarcarse con opciones de éxito en esta aventura. Sin embargo, es muy importante entender este requisito de la motivación en su dimensión correcta, porque como dice Alfonso Alcántara, «tener motivación no es tener ánimo, motivación es tener motivos».
  2. Voluntad: Además de tener motivos para cambiar, es indispensable contar con la intención firme de hacerlo. En realidad, casi todas las personas tenemos motivos para mejorar nuestra productividad personal, sean estos los que sean. Cada vez que oigas a alguien quejarse con el tan socorrido, y a menudo incoherente, «¡no tengo tiempo!», te encuentras ante una persona con al menos un motivo para mejorar su productividad personal. Lo que marca la diferencia es quiénes están dispuestos a cambiar y quiénes prefieren la opción cómoda de seguir quejándose sin hacer nada. Como dice Francisco Alcaide, «los ganadores buscan soluciones; los perdedores buscan excusas».
  3. Compromiso: Como escribía recientemente, «productividad personal es compromiso personal». Hasta que no existe un compromiso claro, la voluntad se queda solo en «buenas intenciones». El compromiso es una obligación que tomamos voluntariamente para con nosotros mismos y constituye un factor fundamental de todo proceso de cambio ya que, si no hay un compromiso, dicho proceso de cambio se verá interrumpido fácilmente al primer contratiempo que nos encontremos, y nos encontraremos muchos.
  4. Curiosidad: El camino del cambio a menudo comienza con el aprendizaje. La búsqueda de soluciones de la que habla Alcaide es la expresión de una «curiosidad con sentido». Indago para encontrar oportunidades y recursos que me ayuden en mi proceso de cambio. Una vez he convertido mi voluntad de cambio en un compromiso de mejora, el siguiente paso necesario es explorar para encontrar y aprender cómo lograr el resultado deseado.
  5. Perseverancia: Muchas personas actúan de forma impulsiva, concentrando sus energías con gran intensidad durante cortos espacios de tiempo. Se entusiasman igual que se desaniman y lo que hoy es máxima prioridad mañana está olvidado. Este tipo de actividad suele producir resultados muy pobres en los procesos de cambio. Por el contrario, la mejora personal resulta habitualmente de esfuerzos de intensidad baja o moderada sostenidos en el tiempo. De cara a la mejora de la productividad personal, el micro-cambio constante y sostenido produce resultados incomparablemente mejores que los macro-cambios que se inician y abandonan con la misma gran intensidad.
  6. Resiliencia: La resiliencia, que tan bien conoce y describe Nacho Muñoz, es un requisito indispensable para reponerse ante los contratiempos inherentes a cualquier proceso de cambio y mejora. Gracias a la resiliencia, conjuntamente con la motivación, los reveses del camino pueden ser superados e incorporados como aprendizajes. Saber que todo proceso de cambio conlleva éxitos y fracasos proporciona la perspectiva necesaria para no sobrevalorar ni unos ni otros y entender que ambos forman parte de un proceso no lineal e inevitable. Una persona resiliente es una persona que acepta sin resignarse y, precisamente por ello, puede continuar el camino con su motivación intacta.
  7. Humildad: Llegamos finalmente al último y sin embargo el más importante de estos siete requisitos esenciales para la productividad personal. Si bien es cierto que los seis requisitos anteriores son extremadamente importantes para este proceso de cambio y mejora, sin humildad sirven de muy poco. La arrogancia es sin duda el motivo número uno de fracaso en los procesos de mejora de la productividad personal y en cualquier proceso de cambio personal en general. Nos planteamos un cambio porque somos conscientes de que existe una alternativa mejor. Paradójicamente, cuando comenzamos el camino del cambio y comprobamos que el cambio nos cuesta, en lugar de asumir nuestra propia debilidad, culpamos al proceso de cambio. Da igual que las evidencias demuestren que el cambio es posible y que el camino que hemos elegido es el que conduce a él. Lo cuestionamos, nos rebelamos ante él y lo queremos «mejorar», eliminando los obstáculos y «allanando» el camino para que resulte más «cómodo». Y, al intentar «mejorar» el camino, lo convertimos en un camino sin cambio. Porque lo que te cuesta es precisamente porque estás cambiando. Lo que no te cuesta es porque no te cambia. Por este motivo, la humildad de aceptar que el problema no es el camino sino nosotros, con nuestras limitaciones y flaquezas, es el más indispensable y principal requisito para la mejora de tu productividad personal.

GTD: Productividad Personal es Compromiso Personal

Este es un nuevo post de la serie «haz que funcione» pero me viene al pelo el debate que se ha originado en casa de mi buen amigo y maestro Jerónimo Sánchez sobre si tiene sentido un GTD «light» o no. La conclusión a la que, antes o después, hemos ido llegando diversos usuarios veteranos de la metodología es que no, que esa supuesta «necesidad» de una «versión light» de GTD no es sino la expresión de una falta de compromiso firme con la mejora y el desarrollo personales.

Dicho de otro modo, si está en tu mano llegar a ser la mejor versión de ti, y no lo haces, es simplemente porque no quieres comprometerte a hacerlo, lo cual, por supuesto, es una opción por completo respetable. Pero no le eches la culpa a la supuesta complejidad del método que estás utilizando para mejorar. Impagable, por cierto, el comentario de mi admirado maestro Alex Bergonzini al respecto. Se puede decir más alto pero no más claro.

La verdad sobre GTD es que funciona y funciona de forma realmente espectacular, siempre y cuando tengas voluntad de poner algo de tu parte, claro. Nadie ha dicho nunca que sea fácil. Tampoco lo es tocar un instrumento musical o terminar una maratón y a pesar de ello hay gente que lo consigue todos los días. Al final, como suelo explicar en los talleres que facilito y en los que comparto mi propia experiencia personal, lo único que realmente necesitas para que GTD funcione es un compromiso genuino y duradero de cambio y mejora personal. Si lo tuyo es la píldora azul, mejor busca otras alternativas, porque es más que probable que la píldora roja de GTD se te pueda atragantar.

Como apunta David Allen, la consecuencia final de ser responsable de cómo reaccionas ante lo que te rodea es que tienes que definir cómo quieres comprometerte con tu propio mundo. Aunque pueda sonar a perogrullada, lo cierto es que no lo es en absoluto. El mundo está lleno de gente que evita a todas horas los compromisos, no solo porque no quiera comprometerse, sino también porque, en muchas ocasiones, no sabe cómo comprometerse.

Comprometerse implica decidir y decidir siempre es más fácil cuando sabes con claridad cuáles son las posibles opciones y qué significa para ti cada una de ellas. Tener esa claridad es precisamente lo que las personas usuarias de GTD llaman tener «control y perspectiva». Cuando disfrutas de control y de perspectiva, sueles elegir la opción que realmente quieres elegir – no la que otras personas o tu entorno te quieren imponer – y además te sientes bien con ella.

Cuando decides algo desde el control y con perspectiva, significa que eso que decides es lo mejor que puedes hacer en ese momento y que es precisamente ahí donde debe estar centrada tu atención. Cuando decidir desde el control es lo habitual para ti, dejas de sentir la presión del tiempo y tu mente se libera de cualquier tipo de agobio. Las personas con control no necesitan establecer una distinción entre su vida y su trabajo – distinción que por otro lado es un sueño imposible en el trabajo del conocimiento – porque lo que les importa ya no es si algo es personal o profesional, sino si realmente es lo que tienen que estar haciendo o no.

En contra del error común de creer que la productividad personal es hacer muchas cosas, lo cierto es que la productividad personal consiste sencillamente en elegir con confianza la opción adecuada en cada momento. A primera vista puede parecer complicado pero cuando tienes control y perspectiva, resulta evidente cuál de las opciones disponibles es la prioritaria.

La productividad personal se encuentra en el punto de equilibrio entre la hiperactividad compulsiva y la pasividad indolente. Porque, en el trabajo del conocimiento, más que en hacer muchas cosas, la productividad personal consiste en hacer las cosas que realmente hay que hacer, es decir, las que aportan valor y te acercan a los resultados que merecen la pena.

Por eso, en este nuevo entorno del trabajo del conocimiento, lo importante no es la cantidad de cosas que haces sino la calidad de tu compromiso hacia ellas.

#GTD4Mgrs: 10 Claves para la Efectividad Directiva

Ahora que sabemos que el nuevo liderazgo se llama efectividad, el siguiente paso es entender cómo se puede mejorar y en qué medida GTD ayuda a conseguirlo. Aunque probablemente haya alguna más, comparto aquí 10 claves que, en mi experiencia, contribuyen definitivamente al desarrollo de una mayor efectividad como competencia directiva:

  1. Enfocarse en resultados. En lugar de centrarse en hacer muchas cosas («hiper-actividad») o sobrevalorar el «esfuerzo por el esfuerzo», la efectividad directiva conlleva valorar la «contribución» y el «resultado» por encima de cualquier otro factor. El reto al que se enfrentan las personas efectivas es pasar de «hacer por hacer» a «lograr resultados». El enfoque es resultado de un ejercicio de perspectiva y por tanto es preciso realizar regularmente este tipo de ejercicio de cara a definir y mantener la claridad sobre los resultados que se quieren alcanzar y «para qué» se quieren alcanzar.
  2. Gestionar la atención de forma efectiva. Un rasgo característico de las personas efectivas es que evitan actuar por impulsos y saben controlar las interrupciones. Antes de decidir qué hacer, evalúan las posibles opciones, centrándose únicamente en aquellas que pueden hacer en ese momento, en las circunstancias en las que se encuentran, con las personas que hay a su alrededor, las herramientas que tienen a su alcance y el tiempo y la energía disponibles. Una vez tomada la decisión sobre lo que van a hacer, lo hacen de forma óptima, es decir, «estando a lo que están», centrando toda su atención en la tarea hasta completarla.
  3. «Posteriorizar». La efectividad directiva es difícilmente alcanzable sin un cambio previo y profundo de mentalidad: hay que pasar del «a ver si lo puedo hacer» al «a ver si lo puedo NO hacer». La efectividad directiva implica evitar hacer algo cuya aportación de valor sea insignificante. La «emergencia» casi siempre es más atractiva que el «trabajo de verdadero valor añadido» porque la «emergencia» solo requiere «actuar» y el «trabajo de verdadero valor añadido» requiere «pensar». Aunque la tentación sea fuerte, una persona efectiva sabe cuándo debe decidir «no hacer» y sabe también permanecer fiel a esas decisiones, sintiéndose además bien con ellas.
  4. Delegar. Si existe la más mínima posibilidad de que algo sea hecho por otra persona, debe ser hecho por otra persona. Delegar significa que el resultado debe ser conseguido por otra persona pero manteniendo la responsabilidad de que ese resultado se consiga. En otras palabras, se delega únicamente el resultado, nunca la responsabilidad sobre el mismo.
  5. Priorizar las oportunidades frente a los problemas. Los problemas son una aventura sin fin. La efectividad directiva es difícilmente alcanzable desde el «espíritu de bombero», ya que efectividad y reactividad son incompatibles. Una persona efectiva es por definición una persona proactiva, es decir, una persona que piensa, visualiza y anticipa, evitando en todo momento la tentación de las «emergencias». Gracias a ello sabe centrarse en cómo aprovechar las oportunidades en lugar de malgastar su atención resolviendo problemas.
  6. Tomar decisiones correctas. Una decisión es una elección entre posibles opciones. No se trata de elegir entre bueno o malo sino de analizar lo positivo y negativo de cada opción, evaluar los riesgos y las oportunidades de las mismas, optar por una de las alternativas y asumir sus consecuencias. Una decisión correcta debe estar siempre basada en informaciones objetivas, útiles y relevantes, nunca en opiniones.
  7. Gestionar de forma efectiva los compromisos. Una persona efectiva sabe en todo momento qué compromisos ha adquirido con otras personas y qué compromisos han adquirido otras personas con ella, sin cabida para el despiste o el olvido. La gestión efectiva de los compromisos conlleva el seguimiento, revisión, re-evaluación y, en caso necesario, re-negociación regular de los mismos.
  8. Convertir las decisiones en resultados accionables. Como dice Peter Drucker, «hasta que no se actúa sobre lo decidido, no es una decisión, sino una buena intención». El problema es que el 90 por ciento de lo que la gente llama «tareas» no es «accionable», es decir, no se puede «hacer» nada con ello de forma inmediata, ya que en realidad son secuencias de varias acciones. Para poder «hacer», antes es imprescindible «aterrizar» las decisiones y los resultados, evitando el «lenguaje nebuloso».
  9. Ser una persona asertiva. Una persona efectiva es por definición una persona con un alto nivel de asertividad. La gestión efectiva de los compromisos, la toma de decisiones correctas, «posteriorizar» y el enfoque en resultados se traduce en una permanente «sensación de control» que posibilita «decir no» siempre que hay que «decir no», sin sentimiento de culpabilidad y siendo capaces de explicar y argumentar de forma sólida e indiscutible ese «no».
  10. Ser una persona equilibrada. Una persona efectiva es, por encima de todo, una persona. La efectividad directiva es incompatible con la discapacidad emocional. La gestión efectiva de la atención se extiende también al ámbito privado, permitiendo «desconectar» de las responsabilidades profesionales cuando hay que hacerlo para poder «estar a lo que estás» también en lo personal.

El motivo por el que cada vez más personas con responsabilidades directivas se acercan a GTD es porque esta metodología ofrece un marco de trabajo realista que favorece de forma óptima el desarrollo de todos estos hábitos.

La aplicación de GTD resulta en la creación de un sistema de alta fiabilidad que contiene la situación actualizada de todos nuestros compromisos, así como de los compromisos que han adquirido con nosotros otras personas. Este mapa de compromisos nos permite trabajar en el nivel adecuado de perspectiva en cada momento, desde el más estratégico largo plazo a la más operativa acción inmediata, sin perder nunca el foco en los resultados, tomando buenas decisiones sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento y convirtiendo nuestras decisiones en acciones inmediatamente ejecutables que realizamos de forma optima.

Gracias a todo lo anterior, una persona efectiva es, además, una persona satisfecha y equilibrada.

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