Lo puedes leer en aprox. 2:30 minutos  NASA Satellite Captures Hurricane Danielle, Hurricane Earl and Developing Tropical Depression 8, cortesía de NASA Goddard Photo and Video La perspectiva es lo que da sentido global a tu vida y evita que situaciones y hechos muy intensos pero globalmente poco relevantes desvirtúen tu percepción de la realidad. Puede ocurrir, por ejemplo, que te encuentres en una situación aparentemente desesperada y que, sin embargo, sientas que mantienes el control y conserves la confianza en ti y en tus decisiones, si tienes la perspectiva adecuada. Y también puede ocurrir lo contrario, que estés viviendo una vida aparentemente ideal y feliz – o al menos vista así desde fuera – y que, a pesar de ello, estés deseando acabar con todo y dedicarte a cualquier otra cosa, si tienes una perspectiva incompleta o equivocada. La perspectiva es un elemento clave para tomar decisiones que se traduzcan en resultados pero si no se trabaja con regularidad se convierte en algo poco fiable y que además puedes perder en un instante. Por eso, los principios y métodos de GTD están diseñados no solo para ayudarte a construir y mantener la perspectiva sino también para recuperarla cuando la hayas perdido siempre y cuando, imagino que a estas alturas ya lo habrás supuesto, conviertas estos métodos en hábitos. La mayoría de las personas sienten que mejoran su situación cuando además de ver los árboles son también capaces de ver el bosque. Por eso GTD propone un modelo que integra diversos niveles de perspectiva, desde el más corto plazo que impone el día a día, al más largo plazo que constituyen tu propósito y tus valores. Y entre estos dos extremos, cuatro niveles adicionales que te permiten contemplar tu vida, tus elecciones y tus acciones desde puntos de vista distintos y complementarios. La perspectiva, en resumen, es lo que te ayuda a tomar buenas decisiones de forma intuitiva cuando debes hacerlo bajo presión y sin el tiempo que te gustaría dedicar a analizar los pros y los contras. Cuando tienes perspectiva, simplemente “sabes” qué pasa si decides hacer A antes que B o a la inversa o, sencillamente, hacer A en lugar de B. La gran ventaja de tener perspectiva es que hace que seas capaz de sentirte bien con las decisiones que tomas sobre cosas que no vas a hacer o que, al menos, has decidido no hacer por ahora. El motivo por el que te sientes bien no haciendo es porque en su lugar has decidido hacer otra cosa que es más importante para ti. Y es que, si lo piensas un momento, es muy difícil ser una persona asertiva y decir “no” a nada cuando no tienes perspectiva o tu perspectiva está incompleta. De hecho, cuando no tienes perspectiva, la desagradable sensación de llegar a casa pensando “hoy tampoco he parado en todo el día y de nuevo no he hecho nada” se convierte en algo que sucede con frecuencia. La parte de GTD que trabaja en la construcción y mantenimiento de una estructura de niveles de perspectiva es probablemente la menos popular y conocida de la metodología, ya que, al menos en una primera lectura, resulta más “abstracta” y “emocional” que otras partes más “concretas” y “operativas” de la metodología. Sin embargo, el control proporcionado por otras partes de GTD, aunque efectivo, queda limitado en su potencial si no tienes suficiente perspectiva. Por eso la perspectiva es el recurso más valioso que puedes desarrollar para realmente poder alcanzar altos niveles de productividad libre de estrés. Lo puedes leer en aprox. 3:18 minutos  Aprender a terminar los pensamientos es uno de los hábitos esenciales que necesitas desarrollar para mejorar tu productividad.
Tu agenda, por ejemplo, es el resultado de un trabajo mental que has completado, ya que lo que contiene son productos de decisiones que has tomado sobre cosas físicas que vas a hacer (asistir a una reunión, llamar a una persona por teléfono, entregar una oferta…). Aún en el caso de que tu agenda pueda ser mejorable – imagina por ejemplo que has decidido asistir a la reunión equivocada a defender una postura equivocada – lo que contiene está terminado, en el sentido que no queda nada más por decidir al respecto, y eso representa un gran avance de cara a ganar control y claridad sobre lo que vas a hacer y dónde. Sin embargo, con excepción de las citas programadas en la agenda, la mayoría de los compromisos que tiene la gente están incompletos, es decir, aún falta alguna decisión por tomar respecto a ellos. La mayor parte de las personas empiezan pensamientos pero no los completan, ya que no definen las siguientes acciones físicas y visibles que tienen que hacer con respecto a ellos para que avancen. El problema con este tipo de pensamientos incompletos es que, cuando te vienen a la cabeza, suelen parecer tan amorfos, complejos o ambiguos que inmediatamente los dejas a un lado, ya que temes que pararte a pensar en ellos con la atención que precisan requiera un tiempo y una energía de los que, por lo general, careces en ese momento. Lo que la mayor parte de las personas suele ignorar es que realmente no necesitas entender, resolver o planificar cada uno de los pasos que encierran esos pensamientos para poder quitártelos de la cabeza. Es mucho más sencillo. Lo único que necesitas para completar un pensamiento es decidir cuál es la próxima acción física que tienes que hacer para hacerlos avanzar. Como dice David Allen, “necesitas pensar en tus cosas más de lo que lo haces, pero no tanto como temes“. El secreto para evitar pensamientos incompletos errantes es prestar atención a lo que realmente ha llamado tu atención. Porque, una vez hayas decidido la próxima acción que vas a hacer con todas y cada una de las cosas que tienes en tu mente, y hayas aparcado los recordatorios correspondientes en lugares dónde vayas a verlos cuando puedas hacer algo al respecto, entonces tu pensamiento será libre y podrás dedicarlo a lo que quieras. Completar los pensamientos es clave porque, en la gran mayoría de las ocasiones, cuando tienes tiempo y energía para hacer algo, no sueles tener tiempo ni energía para pensar en lo que tienes que hacer, porque ese es un trabajo que ya debería estar hecho. Por ejemplo, cuando paras en un establecimiento comercial a comprar algo que necesitas urgentemente, es probable que haya alguna otra cosa que también deberías comprar en ese mismo establecimiento. En ese momento, tienes el tiempo y la energía para comprar no solo lo que vas a comprar sino también el resto de cosas que tendrías que comprar, pero no tienes ni el tiempo ni la energía para acordarte de cuáles eran esas otras cosas. Si cuándo pensaste por primera vez en esas otras cosas hubieras completado tu pensamiento, es decir, hubieras decidido que tenías que comprarlas la próxima vez que fueras a ese establecimiento, y te hubieras puesto recordatorios visibles que te lo recordaran cada vez que estuvieras en dicho establecimiento, entonces ahora tendrías ese recordatorio a tu alcance y podrías comprarlas todas. Cuando no completas tus pensamientos, no decides bien qué necesitas hacer y dónde tienes que hacerlo, y eso significa que tu capacidad para organizarte con eficacia está seriamente limitada. La costumbre de empezar pensamientos y no completarlos es uno de los principales obstáculos para la productividad, ya que los pensamientos incompletos escapan a tu control y, sin control, la calidad de tu proceso de toma de decisiones es mediocre, porque eso que escapa a tu control, y que por tanto no has considerado hacer, podría ser precisamente lo que tendrías que hacer si tomaras la decisión correcta. Completar un pensamiento es mucho más que apuntarlo en algún sitio; es también decidir qué próxima acción física tienes que hacer para que ese pensamiento avance y, además, ponerte recordatorios que puedas ver cuando tenga sentido realizar esa próxima acción física. Si realmente quieres ser una persona más productiva, lo primero que necesitas es aprender y habituarte a completar todos tus pensamientos, porque cada pensamiento incompleto en tu mente es una vía de agua en tu productividad. Lo puedes leer en aprox. 3:05 minutos  Incumplir los compromisos que te haces te genera presión. Para aliviar esta presión, debes:
- Captar, aclarar y organizar todos tus compromisos y
- Asegurarte de que te implicarás en ellos tantas veces como necesites
Las personas, en general, no suelen distraerse por culpa de lo que han anotado en su agenda. Normalmente no suele preocupar demasiado dónde debes estar un día determinado a una hora determinada, por ejemplo, dónde debes estar el jueves a las 10:00 de la mañana. ¿Por qué no? Por que te fías de tu sistema, es decir, sabes que has puesto un recordatorio en tu agenda y que revisas ésta con la suficiente frecuencia como para asegurarte de que ves lo necesario, en el momento preciso. A lo mejor no vas a poder asistir a una reunión que tienes en la agenda, o tienes apuntado un evento al que no te apetece nada ir, pero ninguno de estos compromisos futuros distrae tu atención sobre lo que estás haciendo ahora. Dicho de otro modo, no tienes por qué haber completado ninguno de ellos, ni siquiera encontrarlos atractivos, para quitártelos de la cabeza. ¿Qué pasaría si de repente perdieras tu agenda? Cuando tu psique tomara conciencia de que el trabajo de recordarte esas cosas es ahora suyo, en lugar de ser de tu sistema, empezarías a sentir la presión generada por todos esos compromisos (“que no se me olvide…”). Cuando usas un sistema fiable, sientes libertad en tu mente. Pero, para fiarte de tu sistema, es preciso que todos tus compromisos, sin excepción, estén en él y, además, asegurarte de que vas a prestarles atención en el momento debido. ¿Por qué casi todo el mundo tiene una agenda pero casi nadie ha movido el resto de compromisos de su vida – personales o profesionales – a un sistema similar? ¿Por qué anotan compromisos en su agenda, y la consultan de forma habitual, pero no capturan y revisan el resto de sus compromisos en algún otro sitio igualmente fiable? Según David Allen, existen tres motivos para ello: - Los datos que anotas en tu agenda ya se han procesado previamente, es decir, se han traducido a acciones físicas, visibles, que tienes que hacer en momento concreto. Si anotas en tu agenda que tienes que llamar a Juan el martes a las 17:00, cuando llegue ese momento no necesitarás pensar cuál es la acción adecuada ni dónde ni cuándo la vas a llevar a cabo
- Sabes dónde debes aparcar ese tipo de acciones (agenda) y ese dónde es una herramienta conocida y disponible
- Si pierdes la pista de las acciones y compromisos que has anotado en tu agenda, te encontrarás con críticas por parte de la gente que te importa y te sentirás mal
Sin embargo, en la mayoría de los compromisos de la gente faltan generalmente varios de estos factores. Por ejemplo, las acciones que tenemos que realizar no están del todo claras, no solemos contar con un sistema que usemos de forma sistemática o las críticas sobre lo que se nos olvida no son evidentes o no son preocupantes de inmediato… Si todas las cosas que atraen tu atención vinieran en montones bien ordenados, con sus consecuencias y acciones bien claras (sin que hiciera falta que pensaras más en ellas), si hubieras establecido y usaras habitualmente una herramienta fácil de usar para localizarlas y revisarlas y cada vez que se te “colara” algo por una fisura del sistema se te “llevaran los diablos”, entonces la mente como el agua sería para ti la norma en lugar de ser la excepción. La mayoría de las personas, cuando toman primer contacto con GTD y ven “todas” las listas que se utilizan en la metodología, suelen reaccionar con rechazo, expresándolo en forma de comentarios negativos sobre la “complejidad” o “dificultad” del sistema. Curiosamente, si a esas mismas personas les pides que tiren su agenda a la basura, ¿cómo crees que reaccionan? La inmensa mayoría no está dispuesta a hacerlo. En opinión de David Allen – opinión que comparto al 100% – este tipo de reación es un fraude intelectual porque, si una lista – tu agenda – te funciona de cara a gestionar parte de tus compromisos con productividad y sin estrés, ¿por qué no tener tantas listas como necesites para gestionarlo todo del mismo modo? Piénsalo un momento: ¿qué pasaría si usaras todas las listas necesarias? | | |
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