Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®

Me hace una ilusión especial compartir contigo un acontecimiento que para mí  supone una gran satisfacción personal: hoy, 26 de marzo de 2015, ve la luz oficialmente mi primer libro: «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®».

En contra de lo que pueda parecer a simple vista, este no es un libro de GTD®. Para eso ya están los libros originales de David Allen, «Organízate con Eficacia» y «Haz que funcione». Cuando me llamó Carlos Martínez, editor del sello Conecta, del grupo editorial Penguin Random House, para ofrecerme el proyecto, la idea era precisamente llenar el hueco dejado por los libros publicados por David Allen hasta la fecha. Queríamos un libro nuevo, original, con contenido distinto que complementase a los más de 225 posts publicados hasta hoy en el blog sobre el tema, que estuviera escrito desde el punto de vista del usuario y que no contara de nuevo qué es GTD® sino que explicara, de forma clara y amena, cuáles son las claves para entender, aplicar y sacar todo el partido a los principios productivos en los que se basa esta metodología.

Siempre he dicho que a mí GTD® me cambió la vida. Sin embargo, cuándo hace más de diez años decidí embarcarme en esta aventura de desarrollo y cambio personal, tardé más de año y medio en dominar la metodología, a pesar de mi firme compromiso por hacerlo. Hablando con otros usuarios expertos, descubrí con sorpresa que eso que a mí me parecía una eternidad podía considerarse incluso «poco tiempo», ya que es habitual que el proceso de aprendizaje autodidacta de esta metodología se alargue hasta los dos años o incluso más.

¿Es este largo proceso algo inevitable? A día de hoy puedo afirmar rotundamente que no. Me consta que muchas personas, con las que he compartido mi experiencia y los planteamientos que expongo en el libro, han logrado implantar los principios del método en unos pocos meses. ¿A qué se debe entonces la diferencia? Muy sencillo. Uno de los retos que plantea esta metodología es que está basada en hábitos y desarrollar o modificar hábitos es un proceso que lleva tiempo, de ahí que hablemos siempre como mínimo de un período de meses. Pero hay otro reto adicional y es que los libros de David Allen pueden resultar en exceso ambiguos, incluso contradictorios en ocasiones. Allen habla de los problemas que afectan a la productividad personal en el trabajo del conocimiento y nos dice qué hay que hacer para solucionarlos pero lo hace sin explicar con claridad cuáles son las causas concretas que dan lugar a esos problemas ni por qué la solución que propone es la idónea, ni tampoco qué es lo que hace que esa solución funcione o cómo en concreto hay que aplicarla. La ausencia de toda esta información tiene que suplirse con suposiciones e interpretaciones y ello convierte el aprendizaje autodidacta del método en una yincana interminable de «ensayos y errores», hasta dar, concepto a concepto, con la «interpretación buena», de entre todas las posibles.

Por eso, este libro pretende ser mucho más que un libro de GTD®. Para Jeroen Sangers, mi primer maestro en la metodología, «Este libro no es un recuento del trabajo de David Allen, sino una historia personal del viaje por los cambios de paradigmas, las nuevas creencias y la adaptación al mundo 2.0». Por su parte, para mi buen amigo y también maestro Jerónimo Sánchez, se trata de «Sin lugar a dudas, el libro que hubiera querido leer hace años cuando empecé con GTD®. Una guía de usuario definitiva del método de David Allen, con un enfoque realista de lo que supone practicar GTD@ día a día». Por último, para Paz Garde, mi inseparable compañera y prologuista del libro, «Este libro es más que una explicación clara de cómo hay que usar la metodología GTD®. En él encontrarás algo que muchos de nosotros necesitábamos y que, al menos yo, no había encontrado en otros libros hasta hoy: información sobre los motivos por los que es importante hacer las cosas de una determinada manera si quieres que este sistema funcione».

Los principios en los que se apoya la metodología son principios productivos universales – por eso le funcionan a todo el mundo – pero la forma concreta en que David Allen los interpreta, estructura o propone aplicarlos ni es la única ni tiene por qué ser necesariamente la mejor. Por eso, en «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®», pongo a tu disposición la interpretación y estructura que a mí me ha permitido entender y aprovechar los principios universales sobre los que se basa la metodología y también lo que he aprendido enseñando a otras personas cómo logré finalmente salvar las ambiguedades e inconsistencias que encontré en los libros de David Allen y que dan lugar a que mucha gente piense que los principios en los que se basa esta fantástica metodología son difíciles de aplicar.

DISCLAIMER: GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de la David Allen Company y ni yo, ni mi libro, ni los servicios formativos relacionados con productividad personal que facilito estamos respaldados, aprobados, certificados o apoyados en modo alguno por David Allen o la David Allen Company.

GTD: Integrando los Factores de Compromiso

La «priorización» a la hora de decidir qué hacer en un momento concreto es un tema complejo que a menudo se resuelve de forma subóptima. Esto se debe a que el mecanismo que se suele utilizar para llevar a cabo la decisión es con frecuencia poco riguroso e incompleto, lo cual explica por qué es tan común ese sentimiento de «no he parado en todo el día y no he hecho nada».

Hacer una buena elección sobre qué hacer en cada momento exige, como cualquier buena decisión, contar con los siguientes elementos:

  • Saber cuáles son todas las opciones realmente disponibles en ese momento
  • Saber cuáles de esas opciones reales te van a acercar más, si las llevas a cabo, a la consecución de los resultados que buscas

Dice David Allen que, en todo momento, debes tener en cuenta los seis horizontes de tus obligaciones, los tres factores límite para la acción y las tres opciones respecto al tipo de actuaciones que escojas llevar a cabo. No sé si has intentado llevar a la práctica esta «teoría» en algún momento pero yo sí lo he intentado y no he sido capaz de hacerlo. Es más, me parece imposible y, desde luego, muy poco práctico como forma habitual de decisión.

Otra cosa que afirma David Allen, y con la que sí estoy plenamente de acuerdo, es que si insistes en creer que solo hay unos pocos asuntos que debas considerar «prioritarios», estás cometiendo un error. El motivo es que estás sobresimplificando la realidad y sobresimplificar conlleva descartar opciones que, a lo mejor, no deberías descartar.

Las estrategias que sugiere David Allen en su libro «Haz que funcione» me parecen excesivamente complejas y poco aplicables en la práctica. Allen habla de vincular las acciones a las obligaciones, estableciendo un nivel de jerarquías, de forma análoga a lo que haría un especialista en pensamiento estratégico. La forma de recorrer esta jerarquía, analizando los vínculos entre acciones concretas – la parte más operativa – y las áreas de responsabilidad, los objetivos y metas, la visión y el propósito – la parte más estratégica – puede hacerse de abajo a arriba o de arriba a abajo.

Creo que la escasa claridad que tradicionalmente ha acompañado a David Allen al tratar la parte de la «perspectiva» en GTD es uno de los principales motivos por el que la gente deja de profundizar en GTD cuando llega esta parte. En realidad, es todo mucho más sencillo.

La mayor parte de las decisiones cotidianas que tomamos son intuitivas, es decir, no te paras a pensar concienzudamente en tu visión ni en tus áreas de responsabilidad para decidir si haces una llamada o mejor envías un email. «Algo te dice» qué debes hacer primero.

Tomar decisiones basadas en la intuición es un buen hábito productivo, siempre que la intuición cuente con la información que necesita para hacer bien su trabajo. Por eso, la «perspectiva» está mayoritariamente vinculada al hábito de «revisar». Cuando revisas de forma habitual tu propósito, tu visión, tus áreas de responsabilidad y tus objetivos a largo, medio y corto plazo, estás proporcionando a tu intuición información útil y relevante para que pueda «priorizar» bien en cada momento. Cuando no revisas, tu intuición tiene que recurrir a la información que tiene, que por lo general será incompleta y poco precisa.

Revisar requiere un esfuerzo intelectual considerable durante un periodo de tiempo moderadamente largo. Cuesta esfuerzo y carece del atractivo que tiene «hacer». Por eso es probablemente el hábito más difícil y menos practicado de GTD. Y esto es un problema, porque revisar es también el hábito más importante: revisar para decidir qué hacer, revisar para mantener el sistema, revisar para ganar perspectiva.

Revisar es la clave del compromiso porque, en realidad, la integración de los factores de compromiso no es «algo que tienes que hacer» sino «algo que ocurre naturalmente» cuando revisas de forma habitual lo que es importante y tiene sentido para ti.

GTD: La Arriesgada «Regla de los Dos Minutos»

Dice David Allen que una vez identificado el siguiente paso entran en juego otro tipo de decisiones a la hora de decidir qué hacer con él. En concreto, Allen habla de las tres «D»: «Do, Delegate, Defer», que en castellano se corresponden con los pasos «Hacer, Delegar y Diferir» (este último conocido también como Posponer o Aplazar).

La recomendación de Allen es que intentemos «Hacer» todas las tareas que podamos completar inmediatamente, en menos de dos minutos, y que también hagamos todo lo posible por «Delegar» la realización de tareas en otras personas. De este modo, conseguiremos reducir al máximo las tareas que quedan para ser realizadas por nosotros como resultado de «Aplazar».

Aunque entiendo la intención de David Allen con su propuesta, y comparto plenamente su recomendación de «delegar» todo lo posible, creo que la conocida «regla de los dos minutos» es un completo desatino metodológico que se le «coló» al señor Allen al desarrollar su metodología. ¿Por qué digo esto? Muy sencillo. Procesar las bandejas de entrada es un trabajo intelectual exigente ya que, a diferencia de lo que se hace al «clasificar» – que es «distribuir la incertidumbre» – al «procesar» lo que hacemos es «transformar» las «cosas» que hay en las bandejas de entrada, dotándolas de significado y desproveyéndolas así de su capacidad para generar estrés.

La «regla de los dos minutos» nos incita a interrumpir repetida y aleatoriamente este trabajo intelectual de alto valor añadido para hacer un trabajo operativo de bajo o nulo valor añadido. En otras palabras, «la regla de los dos minutos» nos incita a «romper» la concentración necesaria para «pensar y decidir» de forma efectiva para que, en su lugar, nos pongamos a «ejecutar».

Probablemente haya quién piense que esta forma de plantearlo raye el «fundamentalismo metodológico», así que voy a explicar por qué soy tan tajante en mi afirmación.

Pensar es un trabajo duro para el que, además, no estamos especialmente bien preparados. A lo largo de la historia del trabajo, la mayor parte de nuestra actividad era automática y, por tanto, no exigía pensar. Hasta la aparición del trabajo del conocimiento, hace unas décadas, la inmensa mayoría de la Humanidad trabajaba en actividades que eran esencialmente manuales. ¿Qué significa esto? Que al no estar acostumbrados a hacerlo de forma intensiva, pensar nos da pereza y, por consiguiente, en igualdad de oportunidades nos decantamos sistemáticamente por tareas que requieren poco o nulo esfuerzo intelectual frente a otras que sí lo requieren.

Entender lo anterior es clave porque el objeto de procesar una bandeja de entrada es vaciarla, ya que solo al vaciarla pierde su potencial generador de estrés. Recuerda que lo que te estresa es aquello cuyo significado para ti ignoras. La aplicación de la «regla de los dos minutos» supone una tentación constante de abandonar un trabajo intelectual duro y dedicarte a hacer «chorradas», es decir, actividades de escaso o nulo valor añadido que simplemente exigen actuar, sin necesidad de pensar. La consecuencia habitual es que la bandeja se queda a medio vaciar y por tanto el tiempo que has dedicado a procesarla hasta ese momento se convierte en un tiempo perdido, ya que la bandeja conserva prácticamente intacto todo su potencial estresante.

Procesar un centenar de emails «variados» puede suponer entre veinte y treinta minutos a una persona usuaria de GTD habituada a hacerlo. Sin embargo, dedicar dos minutos a cada uno de esos emails supondría un total de tres horas y veinte minutos. La probabilidad de vaciar por completo y sin interrupciones la bandeja de entrada en veinte o treinta minutos es bastante alta. La probabilidad de que no te interrumpan en un período de tres horas y veinte minutos es prácticamente cero.

En mi experiencia, la «regla de los dos minutos» es, con diferencia, la causa número uno de fracaso en la adopción del método GTD. Sí, es cierto que resulta muy gratificante «tachar» un montón de cosas de tu bandeja de entrada y, desde luego, es mucho más gratificante que pensar en ellas y transformarlas. Es indudable que «tachar» genera sensación de logro y que «tachar chorradas» te crea la ilusión de estar trabajando. El problema es que «tachar chorradas» de tus bandejas de entrada no suele exigir pensar y a ti, que eres profesional del conocimiento, te pagan precisamente por pensar.

Logo redca

FeedBurner Subscriber Counter

sigue este blog en feedly

Mi perfil en Twitter


jmbolivar Twylah Fan Page

Mi perfil en Google+

FacileThings

Categorías

Versión móvil

Código QR