Desarrollo Personal | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

Productividad para Adultos

Lo puedes leer en aprox. 3:15 minutos

Será rata?, cortesía de Simón Sánchez Sotomayor

Aviso: el contenido de este artículo puede herir la sensibilidad del lector.

Están ahí. Nos hablan sobre ellos todos los días. Son los famosos ladrones de tiempo, personajes sin duda tan reales como los gnomos, las sirenas y los elfos.

No es que tú tengas poca fuerza de voluntad, ni que nunca te hayas parado a pensar cuál es tu propósito, ni qué en realidad ignores qué resultados quieres obtener, ni que muchos de tus hábitos sean rotundamente improductivos… No. La culpa la tienen los ladrones de tiempo, que son muchos, bien organizados y además maestros en el fino arte del camuflaje, por lo que resulta casi imposible descubrirlos.

Tú ya sabes que no debes acercarte a la pantalla de tu ordenador porque, en el momento menos pensado, el brazo férreo de una red social saldrá para agarrarte del cuello y obligarte a permanecer allí sentado durante horas. A ti en realidad no te gustan las redes sociales. El problema es que su canto es irresistible, como el de las sirenas, y por eso tú, aunque haces todo cuanto está en tu mano por evitarlo, acabas sucumbiendo a la tentación.

Algo parecido ocurre con la televisión, el móvil, tus amigos… En realidad son algunas de las múltiples formas que los malvados ladrones de tiempo adoptan para engañarte y volverte improductivo.

Además, los ladrones de tiempo siempre van un paso por delante. Antes adoptaban la forma de mirar por la ventana, luego se convirtieron en diarios deportivos y crucigramas pero ahora, con los avances tecnológicos, se han vuelto más sutiles. Y por si fuera poco, han encontrado el modo de ser cada vez más adictivos.

¿Cómo huir de ellos, si están por todos lados? ¿Qué hacer antes tan siniestra situación? Porque tú eres sólo una víctima inocente; un alma cándida rodeada de maldad. Eso está claro.

Mira. Te voy a contar algunos secretos que sólo conocemos los gurús de la productividad personal. De nada. Para eso somos gurús, ¿o no?

Lo primero, necesitas ponerte a dieta. No, no es que estés gordo (bueno, un poco sí pero ese no es el motivo) sino que el primer paso para acabar con los ladrones de tiempo es poner tierra de por medio y, para ello, ¿qué mejor que dejarles sin comer?

La mejor dieta es la de información. Esa sirve para que te depures por dentro, como los bífidus, y funciona aún mejor si la combinas con la dieta de email. Hay quién incluso opta por la dieta sin Internet pero a mí me parece demasiado radical.

Además, si sigues esta dieta a rajatabla durante toda tu vida, es casi seguro que los ladrones de tiempo no volverán a molestarte. Claro que, si has estado a régimen alguna vez, ya sabes que también hay ladrones de voluntad, primos hermanos de los ladrones de tiempo, y que te obligan a comer entre horas…

Pero bueno, en cualquier caso, lo que es importante es que, decidas lo que decidas y hagas lo que hagas, sea siempre algo basado en trucos, como la magia. Lo ideal son los trucos combinados, como mezclar el pomodoro con un bloqueador de redes sociales. Eso no falla. ¿Cómo? ¿Qué el bloqueador lo has instalado tú y podrías desactivarlo en cualquier momento? Bueno, sí, pero tú no harías eso, ¿verdad? Claro, que si te obliga algún ladrón de tiempo…

En cualquier caso, si alguien te dice, o lees en algún sitio, que la única forma de ser productivo no es matar ladrones de tiempo sino adquirir hábitos productivos, no le hagas ni caso. Sobre todo si te hablan de una extraña magia negra llamada GTD. Fíjate si llegan a ser osados esos tipos que afirman que el único ladrón de tiempo eres tú. ¡Habrase visto!

Estos del GTD usan unos conjuros complicadísimos que aseguran te vuelve productivo. Dicen que tienes que capturar, aclarar, organizar y reflexionar antes de hacer. Casi nada. Que tienes que sacar todo de tu cabeza y usar recordatorios. Que para todo, sí, sí, para todo, tienes que identificar cuál es la próxima acción. ¡Ah! Y por si fuera poco, que tienes que hacer una revisión de tu sistema GTD ¡todas las semanas! Como si los ladrones de tiempo te lo fueran a permitir. En fin, que se nota que son unos iluminados.

Así que ya sabes. Tú a lo tuyo, que es hacer dieta. Mucha dieta y mucho pomodoro. Lo del GTD no te sirve. Eso es sólo productividad para adultos.

GTD: El Juego del Trabajo y los Negocios de la Vida

Lo puedes leer en aprox. 2:00 minutos

Cortesía de Julian Povey

Para llevar tu vida de forma eficaz necesitas poder hacer que las cosas sucedan. En otras palabras, la clave del éxito consiste en tomar las decisiones correctas y luego ejecutarlas bien.

Existe un sinfín de libros, cursos, programas y consejos sobre cómo planificar, visualizar, identificar valores, fijar metas, motivarnos, organizarnos, gestionar nuestra vida y ser dueños de nuestro tiempo. ¿A qué se debe esto?

Por lo pronto evidencia al menos dos cosas:

Que las personas tienen una necesidad real de mejorar la forma en que llevan su vida
Que ninguno de los métodos existentes es capaz de satisfacer por completo esa necesidad

El motivo por el que esos métodos resultan insuficientes es porque no son capaces de proporcionar una comprensión básica, ni un modelo efectivo, sobre cómo integrar esos procesos aislados (planificar, identificar valores, fijar metas…) en un sistema que haga que todo funcione. Fallan porque no entienden la realidad como algo global.

Haz que Funcione es un manual para enseñarte a enfocar todo, se trate de algo personal o profesional, de modo correcto, ya que parte de la base de que los principios y prácticas que debes aplicar son siempre los mismos.

Cuando conoces el objetivo, los contenidos y las reglas de tu trabajo, puedes enfocarlo como un divertido juego. Cuando desconoces alguno de esos parámetros, te vuelves incompetente y el trabajo se convierte en una fuente de estrés.

Por eso, si cuentas con una metodología fiable, que sabes que puedes aplicar en cualquier ocasión para aclarar y ordenar tus pensamientos y recursos, te sentirás más libre y relajado en tu trabajo.

Por otra parte, también necesitas ser más práctico, eficiente y efectivo en tu día a día, incorporando las mejores prácticas de negocios a muchas de las actividades típicamente personales.

Porque el “negocio” de tu vida será bueno en la medida que conozcas el negocio en que estás metido, la naturaleza de sus transacciones y cómo manejar las consecuencias y acciones de manera efectiva. Puede resultarte extraño esta forma de enfocar tu vida pero, en realidad, para atender óptimamente a tu familia, tu salud y bienestar o tus necesidades de ocio, cultura y amigos, necesitas una gestión que se parece mucho a la de una empresa.

Y es que el juego del trabajo y los negocios de la vida son en realidad lo mismo si los enfocas desde el punto de vista de los principios, comportamientos y técnicas que eliminan las distracciones y fomentan una actitud orientada a un propósito.

Ganar, tanto en el trabajo como en la vida, no es superar una línea de meta, sino haber interiorizado una serie de respuestas y conductas, es decir, de hábitos, que aplicados a cualquier aspecto de tu vida o de tu trabajo harán que funcionen mejor.

Haz que Funcione GTD

Lo puedes leer en aprox. 3:23 minutos

Cuando David Allen escribió Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity hace ahora algo más de una década, lo hizo fundamentalmente a partir de sus experiencias como coach y consultor y de lo que había podido ver y comprobar personalmente. Este primer libro es, por tanto, un intento por convertir un conocimiento mayoritariamente tácito en conocimiento explícito, a fin de facilitar su difusión. Se encuentra traducido al español como Organízate con Eficacia – Máxima Productividad Personal Sin Estrés y está publicado por Empresa Activa.

Hubo que esperar hasta 2007, fecha en la que Francis Heyligen y Clément Vidal publicaron un paper titulado Getting Things Done – The Science behind Stress-Free Productivity, para contar con un soporte científico a las tesis planteadas empíricamente por Allen varios años antes. En este paper se evidencia, por primera vez, cómo los principios sobre los que se fundamenta GTD se adecuan a la forma en que el cerebro humano procesa la información, incorpora nuevos elementos, establece y cambia prioridades, gestiona la atención y toma decisiones.

Casi diez años después de su obra inicial, David Allen escribe Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life, traducido al español como Haz que Funcione: Una hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal, publicado por Alienta Editorial este mismo año 2011.

Haz que Funcione aporta el conocimiento práctico y las nuevas perspectivas adquiridas por Allen tras una década de experiencia aplicando la metodología GTD. Es el libro que recomiendo a los asistentes a mis talleres y, en general, a todos aquellos que se acercan por primera vez a esta metodología.

El libro comienza con varios capítulos dedicados a “crear contexto”, es decir, a explicar en qué consiste el fenómeno GTD y por qué su influencia sigue extendiéndose de forma imparable a nivel global. El resto del libro se dedica a los dos grandes ejes de la metodología: el control y la perspectiva.

Una de las principales diferencias con el primer libro es el detalle con el que trata estos dos aspectos. En Getting Things Done, la parte del control se analizaba de forma exhaustiva, dejando sin embargo la parte de la perspectiva un tanto inacabada. Este desequilibrio a la hora de cubrir los dos aspectos básicos de GTD, hizo a Allen y a su metodología merecedores de muchas críticas, sobre todo por parte de lectores más habituados a enfoques en los que prima lo conceptual sobre lo operativo, como el clásico Los siete hábitos de las personas altamente efectivas.

Personalmente creo que en aquel momento Allen no había reflexionado aún lo suficiente sobre el tema de la perspectiva. En aquella época, presumo, GTD era esencialmente una metodología de gestión personal más centrada en los aspectos cuantitativos que en los cualitativos y -son sólo conjeturas mías- la primera reflexión seria de Allen sobre el tema de la perspectiva fue precisamente cuando tuvo que escribir el libro.

En Haz que Funcione, el tratamiento de los dos ejes de GTD es radicalmente distinto. La parte del control ocupa 6 capítulos mientras que la parte de la perspectiva ocupa 8. El resultado es un mejor ensamblaje entre ambos elementos, que encajan de forma fluida y natural a lo largo de toda la obra.

Otro aspecto interesante es que el libro incluye varios apéndices que resumen los contenidos principales del libro, lo que constituye una muy práctica y útil guía de referencia rápida para los usuarios de la metodología que quieran refrescar o comprobar un concepto determinado.

Por último, el estilo de escritura es mucho más tipo “inglés de negocios” que el primero, escrito en “inglés para americanos” y que incluía muchas expresiones coloquiales, lo que dificultaba la lectura a los lectores no nativos en inglés. Si a esto le añadimos que la calidad de la traducción de Haz que Funcione es también mejor que la de Organízate con Eficacia, el resultado es una obra que podemos considerar como la única de necesaria lectura para conocer, entender y aplicar la metodología GTD.

A partir de ahora, de forma análoga a como hice en su día con Organízate con Eficacia, iré recorriendo, en entradas alternas, el contenido de Haz que Funcione. Bajo el lema “una idea, una entrada“, desgranaré paso a paso las enseñanzas de David Allen, combinándolas cuando proceda con comentarios propios basados en la experiencia que he adquirido en estos 6 años usando GTD.

Tanto si conoces GTD como si no, sí ya usas esta metodología como si no y si has leído Haz que Funcione como si no, te invito a que me acompañes en este enriquecedor viaje a lo largo de los próximos meses. ¡Disfruta del camino!