#GTD4Mgrs: ¿Es Realmente Necesario un GTD para Managers?

preofesionales reunidos #GTD4Mgrs: ¿Es Realmente Necesario un GTD para Managers?Hace un par de días me reencontré con un amigo, lector veterano de este blog y directivo en una gran multinacional, y durante nuestra conversación me comentó que echaba de menos, por parte de la comunidad de bloggers de GTD, una serie de posts que acercaran GTD al mundo directivo. Se refería a artículos explicando los fundamentos y conceptos básicos de GTD puestos en un contexto de management, tanto en lo referente a las particularidades que pueden conllevar este tipo de posiciones a la hora de aplicar GTD, como en las ventajas que el empleo correcto de esta metodología ofrece a las personas que ocupan dichas posiciones.

Si lees este blog desde hace tiempo, sabrás que soy muy poco partidario de “versionar” GTD, por no decir nada partidario. Si hay algo a lo que David Allen prestó una especial atención, fue a que su metodología se basara en principios universales, es decir, principios válidos en cualquier circunstancia y, por tanto, independientes de la ocupación, la edad, el género, el nivel cultural o económico, el país y, en general, cualquier otro rasgo utilizado para categorizar a las personas.

Si eres persona, GTD siempre funciona. Esa es la verdad que compartimos quienes llevamos muchos años usándolo. Otra cosa es que no uses realmente GTD, sino la interpretación que tú has hecho de GTD. Por eso es importante distinguir entre que a ti no te funcione tu versión de GTD y que GTD no funcione.

Al margen de lo anterior, el interés por parte de los altos directivos hacia la mejora de la productividad personal en general, y hacia la metodología GTD en particular, ha aumentado notablemente durante los últimos meses. Se trata de una excelente noticia, porque el interés que este colectivo ha mostrado tradicionalmente hacia competencias como la productividad personal era prácticamente nulo. Una reacción lógica hasta cierto punto, ya que los cursos de “gestión de tiempo” hace mucho que se convirtieron en una commodity bastante desprestigiada.

Afortunadamente, a día de hoy la situación está cambiando rápidamente. Energía, seguros, farma, logística, servicios, sector público… Altos directivos de casi todos los sectores han empezado a plantearse seriamente la búsqueda de soluciones realistas a los retos que el trabajo del conocimiento ha puesto en nuestras vidas. Todos ellos comparten además una preocupación genuina por las personas de sus equipos, conscientes de que la mejora de su productividad personal redundará en la mejora de la de sus equipos y, con ello, en la mejora de la productividad de sus organizaciones.

Volviendo al principio del post, el caso es que llevo varios días pensado en la conversación con mi amigo y preguntándome si realmente tendría sentido escribir una serie sobre “GTD para Managers”. Durante este tiempo, me han venido a la memoria experiencias recientes, explicando a altos directivos las ventajas que GTD ha traído a mi vida. He estado recordando el tipo de preguntas, comentarios, dudas y objeciones que he escuchado por parte de este colectivo, buscando pautas comunes que lo diferencien de otros colectivos y que justifiquen un enfoque específico de GTD.

La conclusión a la que he llegado es que estas diferencias comunes existen. La más evidente de todas ellas es el ratio entre próximas acciones propias y delegadas. Para una persona “normal” usuaria de GTD, el porcentaje de próximas acciones propias es muy superior habitualmente al de próximas acciones delegadas. Para una persona en una posición directiva, esta relación será normalmente la inversa: muchas más próximas acciones delegadas que propias, ya que, por definición, el rol de un alto directivo es “hacer que se hagan las cosas”, no “hacer las cosas”.

Otra diferencia significativa es el peso relativo que el apartado de perspectiva tiene en el ámbito profesional. Si para cualquier persona “normal” la perspectiva permite acceder a un nivel superior de productividad personal, el efecto que la mejora de la perspectiva produce en el colectivo de personas “directivas” es exponencial, ya que afecta no solo a su propia productividad personal, sino que se expande, abarcando a todas las demás personas bajo su área de influencia.

Una diferencia adicional está relacionada con la necesidad que tienen las personas en posiciones directivas de tomar decisiones correctas sobre qué hacer y, especialmente, qué no hacer. Si para algo es potente GTD, es para esto. En lugar de tomar decisiones basadas únicamente en el instinto o en criterios de dudosa objetividad como la importancia, la urgencia o la prioridad, GTD proporciona un método de toma de decisiones basadas en informaciones objetivas y esto, cuando ocupas una posición directiva, no tiene precio.

Consecuencia de todo lo anterior es que he decidido escribir una serie de posts sobre “GTD para Managers”. El título de todos ellos comenzará igual que el de este post, con el hashtag #GTD4Mgrs, para el que también he creado una categoría específica. Mi intención es ir escribiendo uno o dos posts al mes sobre el tema. Durante este tiempo, iré abordando los detalles de la metodología GTD desde la perspectiva de una posición directiva. Aprovecharé para “desempolvar” recuerdos y experiencias propias de los cinco o seis años que estuve usando GTD como directivo, combinándolo con lo que sigo aprendiendo de este colectivo en los talleres que facilito.

Si ocupas una posición directiva, o aspiras a ocuparla, creo que esta serie puede serte de gran utilidad, tanto para descubrir GTD, como para conocerlo mejor o profundizar en él. Y aunque no ocupes una posición directiva, ni aspires a ocuparla, esta serie puede ofrecerte nuevos enfoques que te ayudarán a sacar aún más partido de la metodología. En uno y otro caso, será una interesante experiencia de aprendizaje, para la que cuento contigo. ¿Te animas?

GTD Lab: Compromiso Artesano con la Formación Genuina en GTD

LOGO V08 OPTIMA INFINITO GTD Lab: Compromiso Artesano con la Formación Genuina en GTDEn la primera mitad de 2011 comencé a dar los primeros pasos de lo que, unos meses más tarde, se convertiría en mi camino artesano. Y lo hice de la mano de GTD¹, compartiendo mi experiencia en el aprendizaje y aplicación de este método, el cual llevo utilizando desde 2006.

Después de tantos años usándolo, una de mis sorpresas fue comprobar el enorme grado de desconocimiento sobre GTD que existía aún en aquel momento. No es que no se conocieran los detalles sobre el método, es que ni siquiera se había oído hablar de él.

Las primeras iniciativas formativas en las que participé se debieron, sobre todo, a “early adopters”, normalmente gente de negocio que ya usaba GTD y quería extender sus beneficios a su equipo o departamento.

Meses más tarde, ya con algunas horas como formador en GTD a mis espaldas, me di cuenta de que mis “oportunidades de mejora” eran inmensas. De hecho, y aunque creo que desde entonces he mejorado mucho, estoy convencido de que siguen siendo inmensas icon smile GTD Lab: Compromiso Artesano con la Formación Genuina en GTD

Esta toma de conciencia me hizo pensar en cómo podría mejorar la experiencia de aprendizaje de GTD de forma significativa y sostenible. Significativa porque mi objetivo era contar con un canal que me permitiera incorporar mejoras de forma continua, no sólo esporádica. Sostenible porque, cuando no lo es, la innovación acaba siempre en segundo plano.

Este pensamiento me llevó a su vez a otro. Posiblemente no era la única persona con esos problemas, así que a lo mejor la solución también podía ser compartida. A raíz de aquello, decidí contactar con las personas de mi red que tenía identificadas como formadoras en GTD: Jeroen Sangers, Alberto Barbero y Antonio José Masiá.

Lo hice y les comenté la idea: ¿qué os parece si compartimos nuestras experiencias formando en GTD para mejorar e innovar en nuestra actividad?

La respuesta fue fantástica y nos pusimos manos a la obra. Desde entonces venimos funcionando como una Comunidad de Práctica (CoP) polivalente, en la medida que somos Comunidad de Aprendizaje, de Gestión del Conocimiento y de Innovación.

Hoy, dos años más tarde, mi balance personal es enormemente positivo. He aprendido un montón y además me lo paso genial y me encanta trabajar con mis colegas artesanos. Gracias a ellos, he incorporado a mis talleres un buen número de ideas, dinámicas y aprendizajes que de otro modo no habrían sido posibles. Y tengo la sensación de que aún está todo por hacer.

Durante este tiempo el nivel de conocimiento y el interés por GTD han aumentado sensiblemente. Aunque siguen siendo una minoría, ya hay un número importante de organizaciones públicas y privadas que apuestan por esta metodología como herramienta para la mejora de la productividad personal de sus profesionales.

Esta demanda creciente está animando a muchas personas a convertirse en formadores en GTD, lo cual nos parece una excelente noticia. Sin embargo, nos preocupa que con GTD pase lo mismo que con el coaching: que a falta de una regulación clara sobre el tema, cualquiera pueda decir que forma en GTD y en realidad estar hablando de cualquier otra cosa. Nos preocupa porque una mala experiencia de cliente con un “supuesto GTD” perjudica la reputación de GTD como metodología y por tanto perjudica nuestro trabajo.

Ninguno de nosotros estamos formados ni avalados por David Allen pero todos nos reconocemos mutuamente como conocedores en profundidad y, sobre todo, practicantes experimentados de GTD “en versión original, sin “aditivos”. Eso nos permite tener confianza mutua en que estamos dando a conocer GTD tal y como es; fiel a sus principios, manteniendo la esencia del método tal y como lo concibió David Allen. Si luego cada persona concreta quiere “versionarlo”, ya es cosa suya.

Estos dos objetivos: innovar en formación de calidad en GTD y garantizar formación genuina en GTD original nos llevaron a sintentizar hace ya unos meses nuestro propósito como red:

Construir una comunidad sostenible que garantice la formación genuina en GTD

GTD Lab es una red abierta, aunque lógicamente existen unos criterios de entrada y permanencia claros y definidos orientados a mantener la coherencia con nuestro propósito. Estos criterios, junto con otras informaciones útiles sobre la operativa de la red, puedes encontrarlos en esta página del blog: “GTD Lab”.

Y  si te interesa y cumples los criterios indicados, dínoslo. Nos encantará que pases a formar parte de la red porque, como decía antes, aún está todo por hacer.


¹ Ni la red GTD Lab, ni ninguno de los nodos de GTD Lab, representa, está afiliado, ha sido entrenado o está avalado por David Allen o la David Allen Company. Los nodos de GTD Lab simplemente comparten su conocimiento y experiencia personales en el uso de GTD. GTD y Getting Things Done son marcas registradas de la David Allen Company.

Sostenibilidad y Equilibrio en Consultoría Artesana

piedras en equilibrio Sostenibilidad y Equilibrio en Consultoría ArtesanaEn el resumen que hacía  de mis primeros dos años de consultoría artesana hace algunas semanas, me refería con frecuencia a porcentajes de capacidad, utilizándolo como indicador de lo bien o mal que iban las cosas en cuanto a  volumen de trabajo y, por consiguiente, en cuanto a facturación.

Me decía Julen Iturbe en los comentarios que le resultaba curiosa mi estimación en “porcentajes sobre capacidad” y que esperaba que subieran, ya que parecía que eso era bueno. Además de Julen, hubo otros lectores que me hicieron comentarios y preguntas en este mismo sentido al margen del blog y por eso me ha parecido interesante escribir este post.

Hace un par de años escribí un post sobre Control y Perspectiva en las Finanzas Artesanas, que guarda mucha relación con este tema. En él explicaba, entre otras cosas, una posible aproximación para calcular el precio/hora de nuestros servicios y, como parte de los cálculos, me refería al concepto de eficiencia.

El concepto de eficiencia es clave en consultoría porque hablamos de una actividad en la que hay una enorme diferencia entre el máximo teórico de horas facturables y el número real de horas que se puede llegar a facturar. Decía también en aquel mismo post sobre Finanzas Artesanas que: “el máximo [real] en consultoría industrial no suele exceder el 70%. Como apuntaba al principio, mi experiencia en consultoría artesana es limitada pero estimo que la eficiencia de un artesano dificilmente superará el 50% y calculo que lo normal es que ronde el 30%“. Hoy, dos años más tarde, dispongo de información para ver cómo de acertado o errado andaba.

En el cálculo que hacía en aquel post resultaban 1976 horas facturables al año, después de descontar festivos y fines de semana que, lógicamente, son difícilmente facturables icon smile Sostenibilidad y Equilibrio en Consultoría Artesana Pues bien, en 2013 facturé algo menos de 600 horas, lo que viene a suponer precisamente el 30% de eficiencia que intuía como porcentaje normal hace dos años.

Lo que sé ahora que hace dos años ignoraba es cuál es mi eficiencia máxima real y, en concreto, el volumen máximo de horas que podría llegar a facturar en un escenario idílico de facturación. Como puedes imaginar, son muchísimas menos de 1976.

En el aspecto de gestión financiera de mi actividad, este ha sido uno de los aprendizajes más valiosos de estos dos primeros años y, sobre todo, de este último. Reconozco que, cuando las leí, me llamaron mucho la atención las reflexiones que compartía Julen en su análisis de sus primeros seis años como consultor artesano. Este post en concreto no tiene desperdicio y a mí me llegó especialmente cuando decía: “Porque más horas, más dinero. Pero, ¿para qué?

La actividad de consultoría artesana conlleva el riesgo de acabar con tu equilibrio hasta el extremo de dejar de ser una actividad sostenible. Como decía en mi análisis anual, el trabajo llega de forma irregular y caprichosa. Y cuando no llega, se pasa mal. Por eso, cuando llega, lo normal es que te entre “complejo de hormiga” y te dé por facturar todo lo posible para cuando lleguen las vacas flacas. Es perfectamente comprensible y no hay nada de malo en ello, siempre que se mantenga la perspectiva suficiente para asegurar la sostenibilidad de tu actividad.

Por ejemplo, el último cuatrimestre de 2012 fue de locura. En esos cuatro meses escasos facturé el 48% de todo el año. Y solo septiembre supuso el 23% de todo el año. El resultado fue que terminé muy cansado física y mentalmente, además de con problemas serios de garganta que precisaron tratamiento médico. Pero aprendí la lección.

Hasta entonces me había limitado a aceptar el trabajo según surgían las oportunidades. Pero de forma reactiva, sin la menor proactividad ni criterio. Tal y como estaba la situación económica no me parecía presentable andarme con exigencias.

Craso error. Esto no va de exigencias absurdas sino de puro sentido común. Si me no pongo límites, estoy arriesgando la sostenibilidad de mi trabajo. La arriesgo porque si enfermo no facturo y la arriesgo también porque si estoy agotado el servicio que entrego a mis clientes no está a la altura, ni de sus expectativas ni de las mías. Además, si no reservo tiempo para seguir aprendiendo, investigando, desarrollando cosas nuevas… Si no innovo, sé que estoy profesionalmente muerto a medio plazo.

Por eso en 2013 decidí probar a hacer algo distinto. Pensé en qué planteamientos podía tener sentido hacerme que me aseguraran un ejercicio sostenible y equilibrado de mi actividad como consultor artesano. Y creo que di con ello.

En 2013 decidí que la semana facturable sería de cuatro días, es decir, que solo trabajaría en clientes cuatro días a la semana. En concreto, todos menos los miércoles. ¿Por qué? Porque el miércoles es una pausa a medio camino entre dos fines de semana que me permite asegurar que dedico al menos un mínimo de tiempo a mantener mi sistema en equilibrio. Además de dejar descansar la voz y las piernas, los miércoles son los días para hacer visitas comerciales, preparar materiales, propuestas y documentación, analizar información, emitir facturas, escribir en el blog, hacer gestiones personales…

Si descontamos un día a la semana y lo añadimos a todos los días que, sin ser festivos ni fines de semana no son facturables en la práctica (Semana Santa, puentes de mayo y de diciembre, verano, Navidades…), tenemos que el volumen máximo real de horas facturables en 2013 pasó a ser de 1100 y no de 1976. Luego está el hecho de que, en mi caso concreto, buena parte de mi actividad es formación y, de ella, un porcentaje está diseñado para medias jornadas, por lo que estimo que mi número real es de 825 horas facturables al año. Ese es el 100% de mi capacidad.

En otras palabras, la eficiencia máxima teórica que podría haber llegado a alcanzar en 2013 habría sido del 825/1976 = 42%, así que, para mí, un 30% está francamente bien. En línea con esto, me reafirmo en que el máximo realista de eficiencia a la que se puede aspirar en consultoría artesana difícilmente alcanzará el 50%.

Para terminar, retomo y concluyo mi análisis de 2013. Esas 600 horas de las que hablaba antes representan el 600/825 = 73% de mi capacidad anual. La diferencia con el 100% se debe, sobre todo, a lo flojo que fue el primer trimestre pero, con todo, es una cifra con la que estoy muy satisfecho.

Sé que estos cálculos pueden resultar aburridos para muchas personas pero los comparto porque sé que hay lectores que los valoran y creo que, en general, son útiles en la medida que proporcionan la perspectiva necesaria para tomar las decisiones correctas de cara a poder, no solo vivir de y disfrutar con tu trabajo, sino hacerlo de forma equilibrada y sostenible.

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