Por qué movilidad es distinto de efectividad

Estamos inmersos en la moda de la movilidad, una moda inteligentemente promovida por los fabricantes de tecnología para fomentar la venta de sus productos. Nada que objetar hasta aquí. Ahora bien, ¿es tan «guay» la movilidad como la pintan?

Evidentemente, cualquier avance tecnológico que aumente la libertad de las personas a la hora de elegir qué hacer en cada momento parece, al menos a priori, algo positivo. En el caso concreto de las tecnologías móviles, el acceso ubicuo a la información posibilita un elevado nivel de independencia y ha dejado en gran medida obsoletos, al hacer innecesario concurrir con otras personas en el tiempo y en el espacio para poder trabajar, conceptos como «centro de trabajo» o «jornada laboral».

Ya sabemos, sin embargo, que las cosas son como tú, es decir, que las tecnologías no son buenas ni son malas en sí mismas, ya que todo depende del buen o mal uso que se haga de ellas. Por desgracia, el acceso a tecnología móvil va normalmente desprovisto de la información y de la formación necesarias sobre buenas y malas prácticas relacionadas con el uso de dicha tecnología, lo que da lugar a que, con frecuencia, estas herramientas, que en teoría están al servicio de las personas, acaben esclavizándolas.

Desde el punto de vista de la efectividad, lejos de contribuir a un aumento de la productividad, las tecnologías móviles mal utilizadas se han convertido en un «agujero negro productivo», es decir, en un problema mayor que el que inicialmente pretendían solucionar, como vienen apuntando diversos medios desde hace años.

Si nos centramos en los profesionales del conocimiento, las tecnologías móviles aún no han logrado el suficiente grado de desarrollo como para convertirse en una alternativa funcionalmente equivalente a las tecnologías estáticas. A día de hoy, las tecnologías de movilidad son un problema grave a la hora de desarrollar determinados hábitos productivos  asociados a altos niveles de rendimiento – recomendados por las metodologías más avanzadas en efectividad y productividad personal, como GTD® y OPTIMA3®.

En concreto, los hábitos críticos para la mejora de la efectividad, como Aclarar y Organizar (en GTD®) o Evidenciar (en OPTIMA3®), son además los más exigentes desde el punto de vista cognitivo, y por ello requieren de unas mínimas condiciones ergonómicas para poder llevarse a cabo de forma adecuada. En concreto, Aclarar, Organizar o Evidenciar requieren un teclado adecuado en el que poder escribir por encima del umbral mínimo de eficiencia de 60 palabras por minuto o una pantalla lo suficientemente amplia como para poder acceder concurrentemente a diversas fuentes de información y reducir al máximo las necesidades de scroll.

Las consecuencias del incumplimiento de estos «mínimos ergonómicos» son nefastas, ya que suponen la desaparición del hábito productivo o su sustitución por otros de eficacia considerablemente inferior, cuando no directamente contraproducentes.

Conocer hasta qué punto las tecnologías móviles perjudican las actividades de mayor valor añadido de los profesionales del conocimiento es de máxima importancia para todas aquellas personas y organizaciones interesadas en aumentar su rendimiento. A pesar de ello, esta realidad es desconocida para muchas de ellas o, peor aún, pasada por alto, con las consecuencias de falta de claridad, dificultad de enfoque, sensación de pérdida de control y máximos niveles de estrés que todos conocemos.

Si tenemos claro que el microondas no es la herramienta óptima para guisar unas lentejas, ni la Thermomix para asar un pollo, ¿por qué cuesta tanto entender que las herramientas de movilidad no pueden ser buenas para todo? La tecnología bien utilizada puede ser extremadamente útil, pero la tecnología mal utilizada es desastrosa en términos productivos.

La solución a este problema es sencilla. Igual que son un freno para hábitos como Aclarar o Evidenciar, las tecnologías móviles pueden ser de gran ayuda en el desarrollo y mantenimiento de otros hábitos productivos, como Capturar (GTD®) o Registrar (OPTIMA3®), entre otros muchos. Se trata de utilizar la tecnología móvil cuando aporta valor y evitar caer en la tentación de hacerlo cuando resta.

La clave es entender que lo que hace efectiva a una persona rara vez es la tecnología sino el uso que hace de ella. Y el uso que hace de ella es la expresión de los hábitos productivos o improductivos que tenga esa persona. Por eso, es fundamental tener claro que movilidad es distinto de efectividad y centrarse más en mejorar la efectividad que la movilidad.

Cómo puedes evitar tú el estrés laboral

El Observatorio de Recursos Humanos publicaba recientemente un artículo titulado «Más de la mitad de los trabajadores europeos denuncia que padece estrés laboral». En dicho artículo se combinaban informaciones diversas, que incluían desde la opinión de los propios trabajadores acerca del estrés relacionado con el empleo a una serie de consejos sobre cómo crear ambientes de trabajo saludables.

Pocos días después, me entrevistaban para COPE Guadalajara con motivo de una conferencia que iba a dar, relacionada con nuestra iniciativa «2017: año de la efectividad», sobre «Efectividad Personal: Competencia Clave para el Siglo XXI», y varias de las preguntas estaban también relacionadas con el tema.

Por desgracia, el estrés laboral es un problema poco novedoso, ya que viene de muy lejos. Por otra parte, la ineficacia tanto de su diagnóstico como – sobre todo – de su tratamiento es evidente. No hay más que ver los resultados. Cada vez hay más estrés en las organizaciones, tanto en amplitud (más personas afectadas) como en intensidad (consecuencias más graves).

Las grandes consultoras de Recursos Humanos/Formación han descubierto recientemente el nicho de «lo saludable» y se han lanzado «al ataque» con una amplia gama de nuevos servicios para contribuir a la creación y el mantenimiento de organizaciones saludables. La idea en sí misma me parece excelente, pero la mayoría de las implantaciones, alguna de las cuales conozco de cerca, me parecen patéticas. Cuatro conceptos vacíos de contenido, pero que  suenan bien comercialmente; algunas caras conocidas, con cierta relevancia en sus respectivos campos; y muchos recursos, la mayoría, para marketing y ventas. Una pena haber desperdiciado la ocasión y que estos recursos no se hayan invertido en crear soluciones de valor.

A ver, que quede claro. Está bien que la gente se alimente de forma más sana, haga más ejercicio, conozca mejor qué beneficia y qué perjudica a su salud, desarrolle su inteligencia emocional, etc. De hecho no es que esté bien, es que está fenomenal y todo el mundo debería hacerlo. Pero, por desgracia, y aunque sin duda contribuye a ello, todas estas prácticas son insuficientes para reducir de una forma significativa – y no digamos ya para eliminar – el estrés laboral.

Conozco bien el estrés laboral. Lo he padecido en carne propia durante mucho más tiempo del que me hubiera gustado, lo he visto a mi alrededor durante muchos años como profesional de Recursos Humanos y lo sigo viendo a diario en mi trabajo. Además, es algo sobre lo que leo e investigo constantemente. También conozco bien la solución que hoy por hoy mejor funciona y que, además, es 100% compatible con el resto de iniciativas «saludables», solo que muchísimo más efectiva que todas ellas juntas. Hablo de la «efectividad personal».

Si se conoce la solución que de verdad funciona, ¿por qué entonces se sigue con los «parches» en lugar de aplicarla? La respuesta incluye diversas razones. Por una parte, simple ignorancia. Por sorprendente que parezca, el concepto de «efectividad personal» es desconocido todavía para muchísima gente, incluso para mucha de la que trabaja en Recursos Humanos/Formación, tanto en las consultoras como en las organizaciones. Por otra parte, simple comodidad. Un «cursito/píldora» sobre hábitos saludables es cómodo de impartir (cualquiera puede hacerlo), cómodo de escuchar y cómodo de empezar a aplicar (para cómodamente abandonarlo y volver a las andadas unos días después, evidentemente).

Por el contrario, la efectividad personal es incómoda. Extremadamente útil y potente, pero incómoda. Desde el minuto uno. Es incómoda de explicar, ya que genera mucha «fricción» al forzar a la gente a salir de su «zona de confort». Es incómoda de escuchar, porque te pone cara a cara con tu responsabilidad a la hora de resolver el problema, sin dejarte «echar balones fuera» y obligándote a reconocer que la gran mayoría de la solución está en tus manos. Y es incómoda de aplicar, porque supone desaprender, cambiar, romper con inercias y rutinas de años, sentirte torpe con los primeros pasos y combinar avances con retrocesos durante una buena temporada.

Sin embargo, la efectividad personal es una solución de eficacia probada al alcance de cualquier persona, siempre que esté realmente comprometida con solucionar su problema de estrés laboral. Hay mucho que escapa a tu zona de influencia: jefes, clientes, proveedores, entorno, circunstancias… Pero hay mucho que cae directamente bajo tu zona de influencia: tus hábitos, cómo gestionas tu atención, cómo eliges qué hacer y qué no hacer en cada momento…

Está claro que vivimos en un mundo en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado rápido y falta tiempo para tanta información. ¿Consecuencias? El día a día nos desborda y es agotador, no llegar a todo es frustrante y vivimos con la sensación de trabajar mucho y avanzar poco. ¿De verdad nos sorprende que haya estrés laboral?

A diferencia de los «parches», la efectividad personal propone mejores prácticas fácilmente aplicables, plantea comportamientos concretos y ofrece estrategias contrastadas para eliminar distracciones, gestionar interrupciones y poder enfocarte en las cosas más significativas. Saber qué entra en tu radar, averiguar qué significa para ti, decidir qué hacer o no con ello, poner los recordatorios adecuados para tener claro en todo momento qué necesitas conseguir y qué necesitas hacer para conseguirlo, revisarlos con regularidad para mantener la tranquilidad, la sensación de control y no perder confianza ni la perspectiva… Como ves, un conjunto de hábitos sencillos que eliminan el estrés de manera efectiva.

Hay mucho que puedes hacer para evitar el estrés laboral. Soluciones a tu alcance y al alcance de cualquier persona dispuesta a comprometerse con un proceso de cambio y mejora personal. Con propuestas tan sencillas como aprender nuevas formas de trabajar con enfoque o a decidir mejor qué hacer en cada momento. Soluciones que, además, están basadas en evidencias científicas y avaladas por millones de personas que las han aplicado con éxito en todo el mundo. ¿Quieres testimonios? Aquí tienes uno y aquí otro.

La solución al estrés laboral no es rápida, ni es cómoda, pero existe y funciona. Tú puedes evitar el estrés laboral. La forma de conseguirlo es aprender y desarrollar una nueva competencia, específica para la realidad en la que nos ha tocado vivir.  La solución más efectiva al estrés laboral se llama «efectividad personal» y la única gran pregunta que queda por responder es si quieres y vas a comprometerte a practicarla o no.

La resistencia a pensar frena tu efectividad

La gran paradoja del trabajo del conocimiento es que, por una parte, el valor procede más de «pensar y decidir» que de «hacer» y, por otra parte, que el cerebro expresa una tendencia natural a pensar solo lo imprescindible. Y esto, además de una paradoja, es un problema. La buena noticia es que la ciencia cognitiva nos ofrece información nueva cada día sobre el funcionamiento de nuestro cerebro, lo que nos facilita pistas para poder afrontar esta situación con posibilidades de éxito.

Ahora bien, cualquier estrategia será fallida si no existe una voluntad clara y un compromiso inequívoco de aplicarla. Al fin y al cabo, estamos hablando de actuar contra la tendencia natural del cerebro y eso, lógicamente, supone que existe una fricción, una resistencia. Pensar requiere un esfuerzo y pensar de forma habitual y sostenida requiere de un esfuerzo mucho mayor y mantenido en el tiempo.

Los profesionales de la efectividad sabemos no solo de dónde proceden en general las resistencias, sino que conocemos también las estrategias que pueden ayudar a minimizarlas e incluso a vencerlas. En el caso concreto que nos ocupa, una de las formas más efectivas de reducir la resistencia a pensar es mediante el desarrollo de los automatismos adecuados. Como explicaba en un post anterior, la enorme ventaja que ofrecen los automatismos es que permiten al cerebro ahorrar hasta el 90% de la energía que necesitaría el córtex prefrontal para hacer esa misma actividad de forma consciente.

Sin embargo, aun siendo una gran noticia, los automatismos tampoco son perfectos, ya que su desarrollo requiere de un esfuerzo consciente y sostenido durante un periodo de tiempo significativo. Según los principales expertos en desarrollo de automatismos, uno de los principales factores de éxito probados es la existencia de un propósito, es decir, tener claro «para qué» se quieren desarrollar dichos automatismos, qué se gana con ello y qué se arriesga en caso contrario.

Para un profesional del conocimiento, el coste de no pensar es inmenso, ya que su contribución de valor será una mínima porción de la que podría llegar a ser. No pensar conlleva también un coste asociado en términos de estrés y frustración. La resistencia a pensar a menudo se traduce en que la actividad de las personas acabe siendo regida por automatismos negativos cuya generación de valor es escasa y cuyo impacto emocional suele ser perjudicial. Precisamente por eso es tan importante trabajar el desarrollo de automatismos positivos que neutralicen y sustituyan a los anteriores.

Uno de los automatismos más típicos cuando no se piensa es suponer. Suponer significa inventarse las cosas en lugar de conocerlas, es decir, imaginar la realidad en lugar de averiguarla. Todo el mundo sabe la calidad que puede llegar a tener un proceso de toma de decisiones basado en «suposiciones» en lugar de estar basado en información real. Cuando decides mal, tu eficacia disminuye.

Otro de los automatismos habituales que aparece como alternativa a pensar es la hiperactividad, es decir, hacer algo, lo que sea, con tal de evitar pensar. El problema de este automatismo negativo es que a menudo lo que se hace produce escaso o nulo valor, cuando no es directamente contraproducente. Muchas de las cosas que se hacen a diario en las organizaciones podrían quedar perfectamente sin hacer sin que pasara nada en absoluto. Hacer cosas que no contribuyen a los resultados es ineficacia.

Otro automatismo más es preocuparse. La preocupación es la alternativa inútil a la ocupación. Preocuparse supone dedicar atención y recursos a cosas que podrían no llegar a ocurrir jamás, restándoselos a cosas que podrían ocurrir ya si se hiciera algo al respecto. La preocupación es también una de las fuentes del estrés, que no solo es perjudicial para nuestra salud sino que, además, nos vuelve incompetentes, en la medida que nos limita, haciéndonos rendir muy por debajo de nuestras capacidades reales. Dedicar recursos a cosas que no generan valor es ineficiencia.

Otro automatismo es volver una y otra vez sobre las mismas cosas sin llegar a terminarlas. Lo último y lo más reciente siempre es buena excusa para evitar pensar y para dejar a medias lo que se está haciendo. Tocar una misma cosa con una misma intención una y otra vez también es ineficiencia.

Como decía al principio, la buena noticia es que a día de hoy sabemos qué dispara estos automatismos negativos y cómo podemos cambiarlos. Para ello, lo más importante es entender qué pierdes manteniéndolos y qué ganas sustituyéndolos por los automatismos adecuados. Se trata, en definitiva, de tener claro qué haces, para qué lo haces, qué querrías hacer en su lugar y qué ganarías con el cambio.

Como profesional del conocimiento, cuando vences tu resistencia a pensar, potencias tu efectividad y te permites alcanzar tu máximo potencial. Por el contrario, cuando tiras la toalla, tu resistencia a pensar frena tu efectividad y te conviertes en una versión mediocre de ti.

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