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Taller Abierto de Productividad Personal con GTD

Lo puedes leer en aprox. 3:04 minutos

Si tu vida es un continuo y estresante “apagar incendios”. Si habitualmente no te dejan hacer más que una mínima parte de lo que has planificado. Si llegas a casa después de no haber parado en todo el día y tienes la sensación de no haber hecho nada. Si cualquiera de las situaciones anteriores te resulta familiar, entonces te interesa este taller.

¿Cómo cambiaría tu vida si tuvieras 3 horas más al día, todos los días del año? ¿Cómo te sentirías si tuvieras permanentemente en un mapa, bajo tu control, todas las cosas que has decidido hacer? ¿Qué pasaría si cada vez que tomaras una decisión, vieras con claridad a dónde te lleva? Este taller es el primer paso para lograrlo.

Así comienza la presentación del Taller Abierto de Productividad Personal con GTD que facilitaré próximamente en Ákoras, un proyecto en el que participo desde su origen en compañía de buenos amigos y grandes profesionales.

Habitualmente doy a conocer la metodología GTD en empresas. Los asistentes a los talleres, salvo raras excepciones, son personas que nunca han oído hablar de GTD y mi principal reto es lograr que “desaprendan” todas las técnicas obsoletas que les han estado inculcando desde hace años y comprendan por qué productividad personal no es gestión del tiempo, ya que solo así están en condiciones de aprender y aplicar GTD.

Pero este caso es diferente. En los últimos años han sido muchas las personas seguidoras de este blog que me han pedido hacer algo en abierto. Personas que usan GTD o que han intentado usarlo. En cualquier caso, personas que ya saben qué es GTD y quieren más, lo que me va a suponer todo un desafío para estar a la altura de las expectativas.

El taller consta de dos días separados entre sí tres semanas. Es un taller que empieza desde cero, analizando los cambios en la naturaleza del trabajo a lo largo de la Historia hasta nuestros días. Entender las condiciones que hacen indispensable GTD es crítico para asumir el compromiso de aplicarlo.

A través de un constante alternar entre teoría y práctica, al final de la primera jornada del taller te llevarás lo mínimo, y a su vez todo lo necesario, para poder empezar a implantar GTD.

A partir de ahí comienza el verdadero aprendizaje. Durante tres semanas tendrás que empezar a abandonar viejos hábitos y sustituirlos por otros nuevos, mucho más productivos. Es entonces cuando verás que de la teoría a la práctica hay un buen salto. Que lo que parece fácil al escucharlo puede no serlo tanto al aplicarlo. Que no eres capaz de poner en práctica eso que creías haber entendido tan bien. Te surgirán dudas, en ocasiones sentirás un deseo enorme de procrastinar y, además, te equivocarás varias veces. Pero acabarás entendiendo y aplicando GTD.

La segunda jornada del taller te permitirá seguir aprendiendo desde la experiencia adquirida en las semanas anteriores. También conocerás mejores prácticas que te ayudarán a implantar y consolidad tu sistema GTD. Entenderás qué papel juega cada elemento y por qué es necesario. Comprenderás por qué las “versiones” de GTD no funcionan y veremos herramientas que pueden ayudarte a implantarlo.

GTD es mucho más que el conocido método de los 5 pasos para administrar el flujo de trabajo. Por eso, practicarás con casos reales el método de planificación natural de proyectos y entenderás qué significa y para qué sirve el modelo de seis niveles de perspectiva, que también aprenderás a utilizar.

Tanto si conoces esta metodología como si nunca la has probado, al final del segundo día estarás en condiciones de aplicarla con éxito y sabrás todo lo que hay que saber para disfrutar de la máxima productividad personal sin estrés con GTD.

DISCLAIMER:
1) GTD y Getting Things Done son marcas registradas de la David Allen Company y así debe hacerse constar siempre que se utilicen. Para más información, puedes visitar el sitio web de David Allen y la David Allen Company (http://www.davidco.com/).
2) Yo, José Miguel Bolívar, no represento ni estoy afiliado ni he sido entrenado ni estoy avalado por David Allen o la David Allen Company y simplemente comparto mi conocimiento y experiencia personales en el uso de GTD.

GTD: Mucho Más que una Moda

Lo puedes leer en aprox. 2:17 minutos

El modelo GTD ha sido investigado, puesto a prueba y perfeccionado en situaciones reales y con personas reales. Al igual que otras metodologías, su origen es por completo empírico, ya que David Allen dedicó mucho tiempo a descubrir técnicas de autogestión que funcionaran y, solo después, a estudiar por qué eran efectivas.

Su obsesión era identificar los principios en los que se fundamentaban las técnicas, ya que si conoces los principios, puedes aplicarlos a un número infinito de métodos y técnicas.

Por ejemplo, observó que escribir una larga lista con todas las cosas que tenía en mente cambiaba su actitud hacia las mismas y le ayudaba a percibirlas con mayor claridad. A partir de ahí estableció la hipótesis de que el motivo por el que se sentía mejor al escribirlas era porque cuando las tenía grabadas en la mente, una parte de él pensaba constantemente que debería ocuparse de ellas, creando así una situación altamente estresante e improductiva. Al escribirlas, notaba una sensación de relajación, ya que dejaba de pensar en ellas.

¿Era este uno de esos principios fundamentales que andaba buscando? ¿Los efectos de vaciar la mente eran siempre los mismos en cualquier lugar, para cualquier persona y en cualquier situación? Sin duda, sí.

David Allen siguió un proceso similar para conseguir identificar todos los principios fundamentales que constituyen GTD. Después, se preguntó a sí mismo sobre el cómo y el porqué del funcionamiento de estos principios, no solo para comprenderlos mejor, sino también para poderlos aplicar de forma universal.

La conclusión a la que llegó es que todo lo que era efectivo en alguno de los métodos analizados estaba conectado con una verdad más básica y profunda relacionada con el funcionamiento de las cosas y cómo las trabajamos.

Así, procesar lo que hay en una bandeja de temas pendientes refleja la manera más apropiada de crear una relación de cooperación con las cosas que van apareciendo en tu entorno, ya que procesar regularmente lo que va apareciendo en tu radar es, probablemente, la forma más eficaz de interactuar con tu realidad de forma proactiva.

Del mismo modo, organizar y revisar el inventario de tus asuntos inacabados está relacionado con que llegues a controlar tu carga de trabajo y también con que seas capaz de gestionar de forma igualmente productiva cosas tan dispares como la relación con tus padres y un proyecto de gran envergadura.

Asimismo, si aclarar tus áreas de enfoque y responsabilidad en el trabajo te da mayor y mejor visibilidad sobre tus proyectos profesionales, aplicar este mismo principio a todas las áreas de tu vida incrementará tu equilibrio e integrará esas diferentes facetas para proporcionarte una experiencia vital más amplia.

En resumen, la conclusión a la que llegó David Allen al finalizar este proceso de búsqueda y análisis es que las aplicaciones y las implicaciones de cada uno de los principios esenciales del modelo GTD parecían ser ilimitadas.

Como se demostraría años más tarde, son principios cuyo origen se encuentra en las raíces más profundas de la psicología humana, lo que hace que GTD conserve íntegra su validez con el paso del tiempo y que esta metodología sea mucho más que una moda.

Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

Lo puedes leer en aprox. 4:49 minutos

|10|, cortesía de Emi Yañez

Son muchas las personas que usan una agenda para gestionar su productividad personal y, sin embargo, sólo una pequeña porción de ellas la usa correctamente.

Después de muchos años trabajando en posiciones europeas, una de las cosas que más me está llamando la atención en mi nueva etapa profesional es el especial mal uso que se hace de la agenda en España, con todas las excepciones que queramos, que imagino las habrá.

Es algo que suelo comentar en los talleres que facilito sobre GTD y que, sorprendentemente, no sólo no genera discusión, sino que es reconocido abiertamente como un problema real.

No sé si es una flexibilidad mal entendida, un excesivo “querer agradar” debido a razones culturales, un ejemplo más de apasionamiento latino traducido en voluntarismo, una más de las muchas malas prácticas de gestión que abundan en nuestras organizaciones o el simple desconocimiento de cómo se debe usar una agenda para que sirva de algo.

Por si se trata de lo último, comparto aquí algunos principios básicos, a modo de guía, que te ayudarán a convertir tu agenda en una verdadera herramienta de productividad.

Asegúrate de anotar todos los compromisos que caducan y sólo los que caducan

La agenda debe utilizarse, única y exclusivamente, para anotar tareas que te has comprometido a hacer en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Cosas que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Puedes también utilizarla como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que tomar una decisión en una fecha o momento determinados.

En cualquier caso, la agenda no debe incluir tareas sólo porque te gustaría hacerlas antes de una fecha determinada, ni tampoco tu lista de cosas por hacer.

La finalidad de la agenda es darte especial visibilidad sobre compromisos adquiridos que sólo puedes cumplir en momentos concretos. Si mezclas este tipo de compromisos con otros que simplemente debes hacer lo antes posible, esa utilidad desaparece por completo.

No conviertas tu agenda en una lista de deseos ni en una declaración de intenciones

La agenda debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer. Esto significa que no debe incluir tareas que “te gustaría poder hacer”, “a lo mejor vas a hacer”, “harás si te da tiempo”, etc. Todo este tipo de tareas deben ir a parar a tu lista algún día/tal vez hasta que, en una de tus revisiones semanales, decidas comprometerte, de verdad, a hacerlas.

Si mezclas lo que vas a hacer con lo que tal vez hagas estás añadiendo ruido a tu sistema, aumentas el riesgo de procrastinar y, en definitiva, estás minando la fiabilidad de tu agenda y, con ello, su utilidad.

Considera tu agenda territorio sagrado

En línea con el consejo anterior, lo que entra en tu agenda no se mueve ni se cambia. La agenda es un territorio sagrado que no se modifica salvo causa mayor. Cuando cambias algo que has anotado en tu agenda, no sólo saboteas tu propia productividad sino la de las demás personas implicadas, que se ven obligadas a cambiar también sus respectivas agendas.

En la última empresa en la que trabajé, las reuniones mensuales de comité de dirección europeo se fijaban para todo el año y excepto una o, como mucho, dos, todas se celebraban en la fecha y lugar previstos. ¿Te imaginas algo así en una empresa española?

Evita que tu agenda parezca un Tetris

Una agenda en la que los distintos compromisos se solapan o son consecutivos delata una baja productividad. El objetivo no es “encajar” una reunión o conferencia con otra para que quede como un Tetris perfecto sino precisamente lo contrario.

Los motivos por los que debes dejar espacio entre los compromisos que anotas en tu agenda son muchos. Por ejemplo, por si ese compromiso se alarga más de lo esperado o para asegurar que puedes desplazarte entre compromisos si es necesario. Pero el más importante es porque necesitas dejar espacios en los que trabajar en tu trabajo ya definido, es decir, tus listas GTD, y también para definir tu trabajo.

Si tu agenda consume habitualmente todo tu día nunca serás productivo. Así que ya sabes, huye de las reuniones siempre que puedas porque o te reúnes o trabajas.

Gana perspectiva trabajando a largo plazo

Una de las cosas que me llama poderosamente la atención es lo mal que, en general, se gestionan en España las invitaciones para contribuir a la difusión de diversos eventos. En muchos de estos casos se trata de eventos en los que los ponentes son personajes conocidos, con frecuencia extranjeros, cuyas agendas me consta son a varios meses vista. De hecho, la complejidad logística del propio evento exige una preparación que como mínimo se mide en semanas.

¿Por qué entonces se envían las invitaciones para asistir con tan escasa antelación, con frecuencia sólo uno o dos días antes? Avisar en el último momento aumenta enormemente la probabilidad de no poder asistir, ya que hace casi imposible que las personas puedan renegociar sus compromisos ya existentes.

Al menos en mi experiencia, este tipo de comportamientos son inimaginables en cualquiera de nuestros países vecinos. No digo yo que debamos reservar las vacaciones de verano en Navidad, práctica habitual en los países nórdicos, pero existe un término medio. Si llevas organizando un evento, con fecha confirmada, desde hace semanas, ¿por qué esperas al último momento para invitar a personas que, se supone, tienes interés en que asistan?

No lo olvides. Poder bloquear fechas en tu agenda con antelación te ayuda a tener más perspectiva y a dosificar mejor tus esfuerzos, a la vez que te permite renegociar tus compromisos en caso necesario.

Reserva espacios para reunirte contigo mismo

Este sencillo truco te permite encontrar esos bloques de tiempo sin interrupciones que en ocasiones necesitas para sacar adelante una oferta, o una presentación o, simplemente, para ponerte al día después de un pico de trabajo.

Lo único que debes tener en cuenta es que esta reunión contigo mismo es tan importante o más que una reunión con tu jefe, así que actúa en consecuencia.

Ten siempre el contenido actualizado al 100%

Todo lo anterior no sirve de mucho si en tu agenda conviven compromisos cancelados o que han cambiado de fecha y hora.

Si quieres poder seguir confiando en tu agenda, asegúrate de reflejar de forma inmediata cualquier cambio que se produzca en uno de tus compromisos.

Conclusión

La agenda es una herramienta potentísima si sabes hacer buen uso de ella. La forma de lograrlo es muy sencilla: convertir en hábitos las 6 prácticas que te recomiendo. Si lo consigues, te aseguro que notarás un incremento espectacular de tu productividad.