#GTD4Mgrs: 10 Claves para la Efectividad Directiva

Ahora que sabemos que el nuevo liderazgo se llama efectividad, el siguiente paso es entender cómo se puede mejorar y en qué medida GTD ayuda a conseguirlo. Aunque probablemente haya alguna más, comparto aquí 10 claves que, en mi experiencia, contribuyen definitivamente al desarrollo de una mayor efectividad como competencia directiva:

  1. Enfocarse en resultados. En lugar de centrarse en hacer muchas cosas («hiper-actividad») o sobrevalorar el «esfuerzo por el esfuerzo», la efectividad directiva conlleva valorar la «contribución» y el «resultado» por encima de cualquier otro factor. El reto al que se enfrentan las personas efectivas es pasar de «hacer por hacer» a «lograr resultados». El enfoque es resultado de un ejercicio de perspectiva y por tanto es preciso realizar regularmente este tipo de ejercicio de cara a definir y mantener la claridad sobre los resultados que se quieren alcanzar y «para qué» se quieren alcanzar.
  2. Gestionar la atención de forma efectiva. Un rasgo característico de las personas efectivas es que evitan actuar por impulsos y saben controlar las interrupciones. Antes de decidir qué hacer, evalúan las posibles opciones, centrándose únicamente en aquellas que pueden hacer en ese momento, en las circunstancias en las que se encuentran, con las personas que hay a su alrededor, las herramientas que tienen a su alcance y el tiempo y la energía disponibles. Una vez tomada la decisión sobre lo que van a hacer, lo hacen de forma óptima, es decir, «estando a lo que están», centrando toda su atención en la tarea hasta completarla.
  3. «Posteriorizar». La efectividad directiva es difícilmente alcanzable sin un cambio previo y profundo de mentalidad: hay que pasar del «a ver si lo puedo hacer» al «a ver si lo puedo NO hacer». La efectividad directiva implica evitar hacer algo cuya aportación de valor sea insignificante. La «emergencia» casi siempre es más atractiva que el «trabajo de verdadero valor añadido» porque la «emergencia» solo requiere «actuar» y el «trabajo de verdadero valor añadido» requiere «pensar». Aunque la tentación sea fuerte, una persona efectiva sabe cuándo debe decidir «no hacer» y sabe también permanecer fiel a esas decisiones, sintiéndose además bien con ellas.
  4. Delegar. Si existe la más mínima posibilidad de que algo sea hecho por otra persona, debe ser hecho por otra persona. Delegar significa que el resultado debe ser conseguido por otra persona pero manteniendo la responsabilidad de que ese resultado se consiga. En otras palabras, se delega únicamente el resultado, nunca la responsabilidad sobre el mismo.
  5. Priorizar las oportunidades frente a los problemas. Los problemas son una aventura sin fin. La efectividad directiva es difícilmente alcanzable desde el «espíritu de bombero», ya que efectividad y reactividad son incompatibles. Una persona efectiva es por definición una persona proactiva, es decir, una persona que piensa, visualiza y anticipa, evitando en todo momento la tentación de las «emergencias». Gracias a ello sabe centrarse en cómo aprovechar las oportunidades en lugar de malgastar su atención resolviendo problemas.
  6. Tomar decisiones correctas. Una decisión es una elección entre posibles opciones. No se trata de elegir entre bueno o malo sino de analizar lo positivo y negativo de cada opción, evaluar los riesgos y las oportunidades de las mismas, optar por una de las alternativas y asumir sus consecuencias. Una decisión correcta debe estar siempre basada en informaciones objetivas, útiles y relevantes, nunca en opiniones.
  7. Gestionar de forma efectiva los compromisos. Una persona efectiva sabe en todo momento qué compromisos ha adquirido con otras personas y qué compromisos han adquirido otras personas con ella, sin cabida para el despiste o el olvido. La gestión efectiva de los compromisos conlleva el seguimiento, revisión, re-evaluación y, en caso necesario, re-negociación regular de los mismos.
  8. Convertir las decisiones en resultados accionables. Como dice Peter Drucker, «hasta que no se actúa sobre lo decidido, no es una decisión, sino una buena intención». El problema es que el 90 por ciento de lo que la gente llama «tareas» no es «accionable», es decir, no se puede «hacer» nada con ello de forma inmediata, ya que en realidad son secuencias de varias acciones. Para poder «hacer», antes es imprescindible «aterrizar» las decisiones y los resultados, evitando el «lenguaje nebuloso».
  9. Ser una persona asertiva. Una persona efectiva es por definición una persona con un alto nivel de asertividad. La gestión efectiva de los compromisos, la toma de decisiones correctas, «posteriorizar» y el enfoque en resultados se traduce en una permanente «sensación de control» que posibilita «decir no» siempre que hay que «decir no», sin sentimiento de culpabilidad y siendo capaces de explicar y argumentar de forma sólida e indiscutible ese «no».
  10. Ser una persona equilibrada. Una persona efectiva es, por encima de todo, una persona. La efectividad directiva es incompatible con la discapacidad emocional. La gestión efectiva de la atención se extiende también al ámbito privado, permitiendo «desconectar» de las responsabilidades profesionales cuando hay que hacerlo para poder «estar a lo que estás» también en lo personal.

El motivo por el que cada vez más personas con responsabilidades directivas se acercan a GTD es porque esta metodología ofrece un marco de trabajo realista que favorece de forma óptima el desarrollo de todos estos hábitos.

La aplicación de GTD resulta en la creación de un sistema de alta fiabilidad que contiene la situación actualizada de todos nuestros compromisos, así como de los compromisos que han adquirido con nosotros otras personas. Este mapa de compromisos nos permite trabajar en el nivel adecuado de perspectiva en cada momento, desde el más estratégico largo plazo a la más operativa acción inmediata, sin perder nunca el foco en los resultados, tomando buenas decisiones sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento y convirtiendo nuestras decisiones en acciones inmediatamente ejecutables que realizamos de forma optima.

Gracias a todo lo anterior, una persona efectiva es, además, una persona satisfecha y equilibrada.

#GTD4Mgrs: Productividad Personal como Competencia Directiva

La evolución hacia forma principal de actividad que el trabajo del conocimiento ha experimentado en las últimas décadas ha cambiado todo. Consecuencia de ello, hemos tenido que abandonar los escenarios relativamente estables y predecibles a los que estábamos acostumbrados y ahora vivimos asentados en el cambio permanente.

Tradicionalmente nos han dicho que las claves de la eficacia y la eficiencia personales necesarias para sobrevivir al estrés se reducían a dos: «organizarse» y «priorizar». Sin embargo, estas dos competencias son útiles únicamente cuando el entorno es relativamente estable y predecible y cuando, además, la carga de trabajo es proporcional al tiempo de que disponemos. Ninguna de las condiciones anteriores se cumple en el trabajo del conocimiento. Por definición, el trabajo del conocimiento conlleva una elevada carga de impredictibilidad. Lo que en un momento dado puede ser considerado muy importante o muy urgente, pocas horas más tarde puede haber dejado de serlo. Lo contrario también es cierto.

Por otra parte, los criterios de «importancia» y «urgencia» que tradicionalmente hemos venido empleando son criterios subjetivos, que en modo alguno garantizan la toma de decisiones correctas. Este es un aspecto clave que conviene destacar. Cuando la carga de trabajo es proporcional al tiempo disponible, la toma de decisiones es algo secundario, ya que da igual que la «priorización» sea la correcta o no, porque va a dar tiempo a hacer todo lo que hay que hacer. Sin embargo, cuando hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, la toma de decisiones pasa a ser un elemento crucial.

En el siglo XXI, «organizarse» y «priorizar» sirve de muy poco. Como bien decía Peter Drucker, «El trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. La razón por la que tan pocos ejecutivos se concentran, es la dificultad de establecer “posterioridades”, es decir, decidir qué no hacer, y permanecer fieles a esa decisión».

Ahora bien, no se trata solo de «decidir qué no hacer» sino también de sentirse bien con esas decisiones. Luego el reto al que nos enfrentamos es: ¿cómo decidir qué no hacer y permanecer fieles a esa decisión con la certeza de que estamos haciendo lo correcto? Aquí es donde entra en juego la productividad personal como competencia directiva.

En línea con la afirmación de Drucker, he podido observar con frecuencia que la diferencia entre la mediocridad y la excelencia directiva radica en gran medida en la capacidad para «decidir con confianza qué no hacer». Y decidir con confianza qué no hacer es imposible si no tienes «control» ni «perspectiva».

Esto se debe a que el grado de confianza en tus decisiones viene definido por la calidad de las mismas y esta, a su vez, depende en gran medida de la calidad de la información que utilizas para tomarlas. Por su parte, para que la información que utilizas en tu toma de decisiones sea de calidad, debe cumplir tres requisitos:

  • Ser completa
  • Ser relevante
  • Estar actualizada

Si falta información, o si se mezcla información relevante para la toma de decisiones con información que no lo es, o si toda o parte de esa información está obsoleta, entonces tienes un problema a la hora de decidir.

Un sistema externo, es decir, fuera de tu cabeza, que contiene información completa, relevante y actualizada es un sistema fiable que permite tomar decisiones correctas. Gracias a este sistema externo, puedes acceder en cualquier momento a una panorámica actualizada de todos tus compromisos.

«Tener control» significa que cuentas con uno de estos sistemas externos. Para ello, previamente debes haber desarrollado una serie de hábitos, es decir, has desarrollado una competencia. «Tener control» significa que capturas todo lo que va apareciendo en tu radar, que regularmente te paras a pensar y decidir sobre ello, dotándolo de significado, identificando qué es para ti y qué grado de compromiso requiere por tu parte. Además, has desarrollado también el hábito de organizarlo, agrupando los elementos en función de su significado. Por último, mantienes esta sensación permanente de «control», porque revisas tu sistema con regularidad y lo consultas sistemáticamente antes de hacer para asegurarte de elegir la opción correcta en cada momento.

«Tener perspectiva» significa que el nivel de tu productividad personal como competencia directiva ha alcanzado un nivel superior. No solo has logrado pasar a trabajar de forma «controlada» sino que también trabajas de forma «proactiva». Eres inmune a la seducción de lo urgente y el corto plazo y sabes que tu productividad no consiste en «hacer muchas cosas» sino en «alcanzar resultados». Lo has conseguido porque has superado tu adicción a la «hiperactividad» y ello te ha permitido desarrollar el hábito de reservar tiempo de calidad para «pensar y decidir» regularmente. Decides con confianza porque tienes claridad, ya que sabes qué os aporta verdadero valor a tu organización y a ti, qué te acerca a los objetivos que persigues y qué es simplemente «hacer por hacer».

Si tomar la decisión correcta es eficacia, la otra cara de la productividad personal es la eficiencia, que en un profesional del conocimiento se traduce en una gestión óptima de su recurso más preciado: la atención. Nuevamente, para poder «estar a lo que estás» necesitas un sistema externo y confiable que te permita centrar toda tu atención en la tarea presente, sabiendo que el resto puede esperar a que la termines, ya que estás haciendo lo que tienes que estar haciendo y el resto lo tienes controlado. La consecución de resultados a nivel directivo exige dedicar tiempo de calidad a la actividad intelectual de valor añadido, a establecer objetivos y definir estrategias a medio y largo plazo, algo que no puede hacerse dedicándole intervalos de diez minutos ni de media hora.

En un mundo en constante cambio, el reto es resistirse a la tentación de «estar siempre ocupado», a la interrupción constante y la urgencia del momento. Como decía Drucker, «Aún no me he encontrado una crisis que no pueda esperar noventa minutos». Yo tampoco. Digo reto porque no es nada fácil. A mí me costó más de año y medio lograrlo. El desarrollo de la productividad personal como competencia directiva exige un alto grado de compromiso personal, de voluntad de cambio y de resiliencia. Merece la pena porque es el camino hacia el alto rendimiento libre de estrés.

#GTD4Mgrs: El Nuevo Liderazgo se llama Efectividad

Tradicionalmente, las actividades formativas orientadas a managers y directivos, de todos los niveles, han estado mayoritariamente centradas en un único aspecto: el desarrollo del liderazgo.

Hasta hace muy poco tiempo, el hecho de que un colectivo de directivos invirtiera su escaso y costoso tiempo en la mejora de competencias consideradas comunes, como por ejemplo la mal llamada “gestión del tiempo”, era altamente improbable. De algún modo, y no sin razón, se sobreentendía que el hecho de que esas personas hubieran alcanzado las posiciones que ocupaban en la organización era una prueba evidente de que poseían dichas competencias en cantidad más que suficiente.

Afortunadamente, al menos en mi opinión, creo que esta situación absurda ha comenzado a cambiar. Durante los últimos meses, he empezado a percibir un claro interés, por parte tanto de este colectivo como de las personas habitualmente responsables de su desarrollo, por profundizar en la mejora de algunas competencias que, aunque puedan parecer básicas, no por ello dejan de ser competencias clave.

Por otra parte, he podido aprovechar los muchos viajes que se me han concentrado en las últimas semanas para releer una obra que considero de obligada lectura para cualquier directivo. Me refiero a “The Effective Executive – The Definitive Guide to Getting the Right Things Done“, de Peter Drucker. Resumo a continuación 30 frases memorables que he extraído del libro:

  • Que alguien pueda realmente gestionar a otras personas no está en absoluto suficientemente probado. Pero uno siempre puede gestionarse a sí mismo. De hecho, los ejecutivos que no se gestionan efectivamente a sí mismos no pueden esperar gestionar a sus asociados y subordinados
  • Para ser razonablemente efectivo, no es suficiente que un individuo sea inteligente, trabaje duro o tenga un gran conocimiento. La efectividad es algo aparte, algo diferente
  • La efectividad puede aprenderse y, además, tiene que aprenderse (no es innata)
  • La efectividad es por lo que se paga a los directivos
  • Sin efectividad no hay alto desempeño, por mucha inteligencia y conocimiento que se aplique al trabajo y por muchas horas que se le dedique
  • La efectividad de una sociedad moderna y su capacidad para funcionar – tal vez incluso su capacidad para sobrevivir – depende de manera creciente de las personas que trabajan como ejecutivos en las organizaciones
  • Tomar buenas decisiones es una habilidad crucial a todos los niveles. Es necesario enseñar de forma explícita esta habilidad a todas las personas que trabajan en organizaciones basadas en conocimiento
  • La inteligencia, la imaginación y el conocimiento son recursos esenciales pero únicamente la efectividad los convierte en resultados
  • Trabajar en las cosas correctas es lo que hace efectivo al trabajo del conocimiento
  • Productividad para un trabajador del conocimiento significa capacidad para hacer las cosas correctas. Productividad significa efectividad
  • El trabajo del conocimiento no se define por la cantidad. Ni tampoco se define por sus costes. El trabajo del conocimiento se define por sus resultados
  • [Hablando del perfil de ejecutivo que dibujan los libros de management] Parece buscarse el genio universal y el genio universal siempre ha sido escaso. La experiencia de la raza humana indica claramente que el único tipo de persona en abundancia es el incompetente universal
  • Si uno no puede aumentar el suministro de un recurso, uno debe sacarle más partido al que tiene. Y la efectividad es la herramienta para lograr que la capacidad y el conocimiento produzcan más y mejores resultados
  • La efectividad es un hábito, es decir, un complejo de prácticas. Y las prácticas siempre pueden ser aprendidas
  • Para ser efectivo, cualquier trabajador del conocimiento, y especialmente cualquier ejecutivo, necesita disponer de grandes bloques de tiempo continuo
  • Es impresionante cuantas cosas hace la gente ocupada que nadie echaría de menos si no se hicieran
  • Una cantidad enorme del trabajo que hacen los ejecutivos podría fácilmente ser hecha por otros y, por tanto, debería ser hecha por otros
  • No hay mucho riesgo en que un ejecutivo deje de hacer demasiadas cosas. Habitualmente tendemos a sobrevalorar más que a infravalorar nuestra importancia y concluir que demasiadas cosas pueden ser únicamente hechas por nosotros. Incluso los ejecutivos efectivos siguen haciendo un buen número de cosas innecesarias e improductivas
  • Las reuniones son, por definición, una concesión a la organización deficiente. Si los ejecutivos de una organización dedican algo más que una mínima parte de su tiempo a reuniones, es un signo seguro de mala organización
  • Las reuniones deben ser la excepción más que la regla. Como norma, nunca se debería permitir que las reuniones fueran la principal demanda de tiempo de un ejecutivo. Una organización en la que todo el mundo se reúne a todas horas es una organización en la que nadie hace nada
  • Aún no me he encontrado una crisis que no pueda esperar noventa minutos
  • El compromiso con la contribución es el compromiso con la efectividad. Si ello, una persona da menos de lo que puede dar, no contribuye a su organización todo lo que debe contribuir y está engañando al resto de la gente con la que trabaja
  • Si hay un “secreto” de la efectividad, es la concentración. Los ejecutivos efectivos hacen primero lo que hay que hacer primero y, de esto, hacen únicamente una cosa cada vez
  • Cuanto más se centre un ejecutivo en aumentar su contribución, más necesitará de bloques de tiempo continuo grandes. Cuanto más pase de “estar ocupado” a “conseguir resultados”, más trabajará en esfuerzos sostenidos, los cuales precisan de gran cantidad de tiempo para dar su fruto
  • Conseguir tiempo productivo requiere autodisciplina y una determinación de hierro para decir “No”
  • Cuanto más se puede concentrar tiempo, esfuerzo y recursos, mayor número y diversidad de tareas puede llevarse a cabo
  • Este es el “secreto” de las personas que “hacen muchas cosas” y, evidentemente, muchas cosas difíciles. Hacen únicamente una cosa cada vez. Como resultado, al final necesitan mucho menos tiempo que el resto de nosotros
  • El trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. La razón por la que tan pocos ejecutivos se concentran, es la dificultad de establecer “posterioridades”, es decir, decidir qué no hacer, y permanecer fieles a esa decisión
  • El ejecutivo efectivo no se compromete con nada más allá de la tarea que está ejecutando en ese momento. Una vez completada, revisa toda la situación y elige la siguiente tarea que ahora debe ser la primera
  • El trabajo de hacer productivo al trabajador del conocimiento está aún por hacer. La clave para ello es si duda la efectividad del ejecutivo

La efectividad es el resultado de combinar eficacia y eficiencia. Eficacia es hacer las cosas correctas (“do the right things”) y depende, fundamentalmente, de la calidad del proceso de toma de decisiones. Eficiencia es hacer las cosas de la forma correcta (“do the things right”), es decir, lograr el resultado óptimo mediante un uso óptimo de los recursos. En el trabajo del conocimiento, uno de los recursos más preciados es la atención.

GTD es una metodología 100% orientada a la efectividad, es decir, a “hacer de forma correcta las cosas correctas” (“do the right things right”). Esto significa que GTD es una metodología 100% orientada al liderazgo, pero no al liderazgo utópico que critica Drucker, sino al nuevo liderazgo que necesitan las organizaciones del siglo XXI. Ese nuevo liderazgo se llama efectividad.

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