Los 3 tipos de atención en OPTIMA3®

La atención es uno de los recursos más preciados para cualquier profesional del conocimiento y, por tanto, es crítico aprender a gestionarla. Gestionar bien la atención significa «estar a lo que estás».

Es importante entender que «gestionar bien la atención» aplica tanto a cuando estás haciendo algo como a cuando no estás haciendo nada. Si te enfocas, te enfocas, y si desconectas, desconectas. Para muchas personas, dos caras de un sueño que parece inalcanzable.

Si se trata de llevar a cabo una actividad que requiere atención y no se le presta la atención adecuada, el resultado va a ser peor y se va a tardar más en conseguirlo. Dicho de otro modo, la gestión inadecuada de la atención perjudica a los resultados, tanto en calidad como en cantidad.

La mayoría de la gente es consciente de esto y, a pesar de ello, la «gestión efectiva de la atención» suele ser una asignatura pendiente para muchas de las personas dedicadas al «trabajo del conocimiento».

En OPTIMA3® se distinguen tres tipos de atención. Dos de ellos son característicos de lo que Kahneman denomina «Sistema 1», un tipo de pensamiento que es automático, rápido e instintivo, y que está orientado a la supervivencia. El tercer tipo de atención es característico del denominado «Sistema 2», un tipo de pensamiento que requiere esfuerzo, es lento, lógico y calculador, y que nos distingue como humanos.

Atención receptiva

La atención receptiva es la que prestamos inconscientemente cuando estamos en un estado de relajación mental. Está gestionada por el Sistema 1, se caracteriza por estar asociada a situaciones de relajación y sensación de control, y es el estado en el que deberíamos estar «por defecto».

Este tipo de atención resulta un tanto paradójico, ya que normalmente pasa desapercibido, es decir, podemos estar prestando una gran atención a algo, pero no tenemos sensación de estar prestando atención a nada, ya que se trata de una «atención sin esfuerzo».

La atención receptiva forma parte del «sistema de detección de cambios» que gestiona el Sistema 1. Cuando el significado del cambio que se detecta es desconocido, el «sistema de detección de cambios» pasa el control al «sistema de alerta», el cual pone en funcionamiento la atención reactiva y desactiva temporalmente la atención receptiva. En caso contrario, es decir, cuando el significado del cambio es conocido, el Sistema 1 elige una respuesta predefinida y la aplica.

La atención receptiva es característica tanto del estado de «enfoque total» como del estado de «desconexión total». De hecho, este tipo de atención solo es posible cuando «estamos a lo que hay que estar», lo que significa que la atención receptiva nos permite entrar en el estado mental denominado «flujo».

En un entorno como el actual, en el que constantemente aparecen elementos de significado desconocido en nuestro radar, lograr y mantener la atención receptiva se convierte en un reto casi inalcanzable para muchas personas.

La ausencia de los hábitos necesarios hace que la atención reactiva tome el protagonismo, desplazando y sustituyendo a la atención receptiva de forma casi permanente. La atención reactiva se convierte así en la nueva atención «por defecto», con las nefastas consecuencias para la salud y la efectividad por todos conocidas.

Atención reactiva

La atención reactiva es la que entra automáticamente en funcionamiento cuando aparece en nuestro radar algo inesperado y cuyo significado desconocemos. Este tipo de atención está también gestionado por el Sistema 1, se activa muy rápido y se caracteriza por ponernos en una actitud de tensión y alerta, a la búsqueda de cualquier indicio que nos haga necesario actuar.

Esta atención forma parte del «sistema de alerta» que gestiona el Sistema 1, por lo que es normal que vaya asociada a la sensación de estrés y falta de control. Paradójicamente, la atención reactiva puede resultar adictiva para determinadas personas, ya que cuando alguien se encuentra en este estado emocional, sus niveles de adrenalina son elevados.

La atención reactiva es incompatible con «estar a lo que estás». Por eso, en ausencia de una competencia que permita minimizar su protagonismo, la atención reactiva no solo es una de las principales causas de insatisfacción e infelicidad, sino que es también uno de los principales obstáculos para la efectividad.

La buena noticia es que el exceso de atención reactiva suele deberse en gran medida a un defecto de atención proactiva, lo que significa que el problema puede solucionarse desarrollando los hábitos adecuados.

Atención proactiva

La atención proactiva es la que prestamos intencionalmente cuando queremos analizar algo, para entenderlo mejor, y/o cuando vamos a tomar una decisión sobre ello. Es también la que se utiliza para la resolución de problemas. A diferencia de la atención receptiva, la atención proactiva es una «atención con esfuerzo».

Este tipo de atención está gestionado por el Sistema 2, se activa de forma gradual y se caracteriza porque nos pone en una actitud de concentración intensa asociada a un nivel significativo de esfuerzo intelectual. Lógicamente, la calidad de la atención proactiva está muy condicionada por el nivel de energía o «frescura» mental disponible en cada momento.

Ser capaces de prestar atención proactiva con regularidad es imprescindible para obtener claridad sobre qué significan para nosotros los elementos con valor potencial que aparecen en nuestro entorno y para poder decidir con confianza qué queremos, necesitamos o tenemos que hacer con ellos.

Al igual que ocurre con la atención receptiva, la atención proactiva solo es posible cuando «estamos a lo que hay que estar», lo que significa que la atención proactiva también nos permite entrar en el estado mental denominado «flujo».

El uso adecuado de esta atención no es algo innato, lo que significa que hay que aprender a utilizarla. Desarrollar el hábito de prestar atención proactiva, de forma concentrada y sistemática, a los elementos de significado desconocido que aparecen en nuestro radar, es una forma sencilla y eficaz de reducir la frecuencia y el impacto de la atención reactiva y, a la vez, de maximizar la atención receptiva, que es la forma más relajada y efectiva de interactuar con el entorno.

Resumen

El número de elementos que aparecen constantemente en nuestro radar y cuyo significado es desconocido para nosotros no deja de aumentar. Esta situación hace que la atención reactiva adquiera un peligroso y contraproducente protagonismo, que afecta negativamente a nuestra salud, a nuestra efectividad y a nuestra felicidad.

La solución a este problema es devolver a la atención receptiva el papel predominante, para lo cual es imprescindible aprender y desarrollar nuevos hábitos que permitan limitar la frecuencia y el impacto de la atención reactiva.

Estos hábitos están principalmente encaminados a desarrollar la atención proactiva, que transforma lo desconocido, dotándolo de significado, y con ello elimina su potencial estresante, permitiendo así obtener una sensación de tranquilidad y confianza.

En GTD®, al «estar a lo que estás» se le llama «tener una experiencia productiva». Sin embargo, en GTD® no se habla sobre tipos de atención, sino únicamente de atención. Lo más parecido a los 3 tipos de atención que podemos encontrar serían las 3 formas de trabajar – que forman parte del quinto de los cinco pasos para administrar el flujo de trabajo – en donde podríamos entender que hay una relación entre estas tres formas de trabajar y el tipo de atención predominante en cada una de ellas.

Lo que en GTD® parece limitarse por tanto al ámbito de la ejecución, en OPTIMA3® abarca explícitamente todas las facetas e instantes de nuestra vida. En consecuencia, más que de «gestión de la atención», habría que hablar de «gestión de las atenciones». Porque además de elegir con confianza qué hacer en cada momento, efectividad es saber gestionar bien los tres tipos de atención según las circunstancias.

Clasificar y planificar, simples excusas para procrastinar

Hay un hecho que cualquier profesional del conocimiento debería tener absolutamente claro a día de hoy: el trabajo del conocimiento es «antinatural».

El cerebro humano no está diseñado para trabajar a pleno rendimiento ocho horas al día, sino más bien para todo lo contrario. De hecho, nuestro cerebro ha desarrollado a lo largo del proceso evolutivo diversos mecanismos, altamente efectivos, para reducir y automatizar al máximo su actividad, a fin de ser lo más eficiente posible en cuanto a consumo de energía.

Teniendo en cuenta que el trabajo del conocimiento consiste en buena parte en «pensar y decidir», que el cerebro intente «pensar lo mínimo» nos lleva a enfrentarnos a un par de verdades incómodas.

La primera verdad incómoda es que la efectividad está muy lejos de ser innata. Ninguna persona nace siendo efectiva y esto implica que – como decía Drucker – «la efectividad se puede y se debe aprender».

La segunda verdad incómoda es que muchos de nuestros impulsos naturales, como por ejemplo el de procrastinar, se reflejan en comportamientos que a menudo son muy distintos, cuando no directamente opuestos, a los necesarios para ser personas efectivas. Esto significa que no es suficiente con aprender hábitos nuevos, sino que además hay que trabajar duro para neutralizar tendencias innatas contrarias a la efectividad.

Buscando la «sensación de control» perdida

A día de hoy sabemos, gracias a la neurociencia, que existe una relación entre el «potencial estresante» de un elemento y el grado de incertidumbre que lleva asociado. Dicho de otra forma, un elemento cuyo significado para nosotros es desconocido tiene mayor «potencial estresante» que otro cuyo significado para nosotros es conocido. Podríamos decir que ante lo desconocido, el cerebro tiende por defecto a «ponerse en lo peor», una reacción que tiene bastante sentido desde un punto de vista evolutivo.

Por su propia naturaleza, en el trabajo del conocimiento hay muchos elementos cuyo significado desconocemos en un primer momento. Es por tanto necesario aclarar qué son y qué significan para nosotros antes de poder decidir qué hacer con ellos. Solo en ese momento, es decir, cuando ya sabemos qué son y qué significan, pierden su «potencial estresante» y pasan a ser «elementos controlados».

La «sensación de control» es lo contrario al «estrés por incertidumbre». Por eso, ante una situación en la que constantemente aparecen nuevos elementos con «potencial estresante» (emails, Whatsapps, notificaciones de cualquier tipo…), nuestro cerebro busca desesperadamente formas de recuperar la «sensación de control», a fin de neutralizar ese estrés.

A falta de un aprendizaje apropiado, es decir, a no ser que se haya trabajado consciente e intencionalmente en aprender técnicas contrastadas para mejorar la efectividad (me refiero a técnicas de eficacia probada basadas en evidencias científicas), estos impulsos irracionales mal canalizados se traducen en comportamientos que reducen aún más nuestra efectividad.

De entre estos comportamientos, hay dos particularmente graves debido a lo muy extendidos que están: clasificar y planificar. La intención positiva de las personas que «clasifican» y «planifican» es aumentar su sensación de control frente al estrés causado por la llegada constante de múltiples elementos de significado desconocido. Esto explica por qué son comportamientos tan habituales.

Los costes de la «procrastinación encubierta»

Por desgracia, la neurociencia demuestra que estos comportamientos no funcionan, en la medida que el alivio que proporcionan es momentáneo e insuficiente. Por suerte, es también la neurociencia quién nos ofrece comportamientos alternativos, cuyo impacto es total y mucho más duradero.

Desde un punto de vista psicológico, «clasificar» y «planificar» son dos formas extraordinariamente sutiles de procrastinar. Cuando clasificamos o planificamos estamos dedicando recursos a actividades que generan sensación de control pero que no suponen ningún avance real desde el punto de vista de la efectividad.

Algo «clasificado» o «planificado» es algo sobre lo que todavía no se ha «hecho» nada de valor añadido. La gran mayoría de los elementos «clasificados» o «planificados» aún requieren un análisis y toma de decisiones más completo antes de poder hacer algo con ellos.

Cuando se clasifica y planifica, el análisis es superficial y la decisión es sustituida por una elección. En lugar de «analizar», se «supone» qué son esos elementos. Por su parte, en lugar de «decidir», se «elige» emocionalmente qué hacer con ellos.

El resultado de lo anterior es que, después de «clasificar» y «planificar», seguimos sin «saber» realmente qué significan para nosotros y sin «decidir» qué hay que hacer con esos elementos, ya que aún no hemos «pensado y decidido» a fondo sobre ellos. Esto es un hecho que tanto yo como mis colegas de OPTIMA LAB podemos comprobar a diario en nuestro trabajo.

«Clasificar» y «planificar» producen una momentánea sensación de control, incluso de avance, y además sirven para «tranquilizar la conciencia», ya que nos permiten decirnos a nosotros mismos que «estamos trabajando», aunque en realidad estemos perdiendo el tiempo miserablemente.

La solución es una elección individual

El principal cambio que observan las personas que empiezan a aplicar las técnicas probadas que mencionaba antes es que, por una parte, «pensar y decidir» cuesta muchísimo más esfuerzo intelectual que «clasificar» o «planificar», pero por otra parte, que la sensación de control es incomparablemente superior y más duradera que con las prácticas anteriores.

Además, «pensar y decidir» sí produce un avance real en el trabajo, es decir, sí aporta un valor añadido real.

La conclusión de todo lo anterior está clara. Lejos de ser innata, la efectividad personal es una competencia, es decir, una serie de comportamientos observables que deben y pueden ser aprendidos. Esto significa que cualquier persona puede aprender a trabajar de manera efectiva si se compromete a ello, eliminando el estrés y sustituyéndolo por un mayor enfoque y sensación de control.

Uno de los comportamientos básicos que hay que desarrollar para conseguirlo es «pensar y decidir» sobre las cosas cuando aparecen, en lugar de cuando «explotan», pero este comportamiento conlleva un esfuerzo y es distinto del impulso natural que sentimos. Por eso la clave es aprender a pensar y convertirlo en hábito.

Las alternativas están claras, pero la elección es individual. Puedes optar por «pensar y decidir», es decir, por avanzar y aportar valor, o puedes optar por su alternativa, es decir, «clasificar y planificar», simples excusas para procrastinar.

Efectividad personal y gestión emocional del compromiso

En los comentarios al post «Cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva», David Barreda utilizaba la expresión «gestión emocional» al referirse a dudas que le surgían sobre cómo pueden interferir las emociones a la hora de revisar con la frecuencia necesaria un sistema externo y confiable de recordatorios para gestionar de manera adecuada nuestros compromisos.

No he hablado con David sobre el tema, por lo que es posible que esté malinterpretando su comentario. Aun así, creo que sigue mereciendo la pena reflexionar sobre la relación entre compromiso y efectividad, en un intento por dar respuesta a preguntas como por qué hay personas que, convencidas de su compromiso con algo, no actúan en consecuencia o cómo afectan las emociones en la expresión del compromiso.

Compromiso es lo que expresan las acciones

Para mí, lo primero es entender con nitidez qué significa compromiso, ya que es una palabra que se usa habitualmente de forma inadecuada. Un aspecto fundamental en este sentido es que los compromisos no se tienen, se expresan. Como psicólogo social, una de mis premisas básicas de trabajo es «observar lo que la gente hace, más que lo que la gente dice», una premisa que considero indispensable también a la hora de identificar el compromiso.

Si quieres saber con qué está comprometida una persona, observa sus acciones. Lo que la gente diga en relación a sus compromisos tiene una importancia relativa. Si no hay una coherencia entre su discurso y sus acciones, lo que te está dando información válida sobre sus verdaderos compromisos son sus acciones.

La confusión entre deseo y realidad es algo habitual. Son muchas las personas convencidas de estar comprometidas con algo y que, a pesar de su convencimiento, no lo están. Y no lo están porque no lo expresan, es decir, porque ese compromiso no es deducible a partir de la observación de sus acciones.

También hay muchas personas que «quieren», con todas sus fuerzas, estar comprometidas con algo. Lo «desean» intensamente y, a pesar de ello, son incapaces de expresar su compromiso y, por tanto, de lograr que ese compromiso exista. La dura realidad a la que nos lleva todo esto es que una buena parte de los compromisos no lo son.

Por último, «romper un compromiso» es simplemente una forma de hablar. En sentido estricto, «compromiso roto» y «compromiso inexistente» son sinónimos. Lo que sí se puede hacer en cualquier momento es «renegociar» un compromiso.

Entre el compromiso y las acciones están las emociones

El obstáculo entre el «compromiso deseado» y el «compromiso expresado» son las emociones, que a su vez están influidas por los valores y las creencias, sin olvidar los hábitos que ya tenemos.

Pongamos un ejemplo sencillo: te «comprometes» a hacer deporte de forma regular con el propósito de mejorar tu salud. Hasta ahí, perfecto. Te apuntas a un gimnasio, o a un grupo de gente que ya practica regularmente alguna actividad deportiva. Te pones los consiguientes recordatorios en tu calendario y te aseguras de disponer del equipamiento deportivo (ropa, calzado…) necesario para poder cumplir tu compromiso.

Llega la primera semana y cumples un par de días con tu compromiso. La segunda semana también. Esto marcha. La tercera te surge no sé qué y uno de los días que tenías previsto hacer deporte no puedes. La cuarta es una semana de esas para olvidar, que se traduce en que no puedes hacer deporte. La quinta te da una pereza horrible y a partir de ahí la intención de hacer deporte pasa a la historia. La pregunta es: ¿ha existido un compromiso real con hacer deporte? La respuesta es, evidentemente, no.

Sin duda, tenías intención de hacer deporte, es posible que incluso desearas intensamente tener el compromiso de hacerlo, pero la expresión de tu compromiso ha sido prácticamente nula. Está claro que no has hecho «todo lo que hacía falta, el tiempo que hacía falta» por hacer deporte, ni tampoco lo has renegociado, luego tu compromiso ha sido inexistente.

¡Ojo! Tampoco pasa nada, pero no nos engañemos creyendo que existe un compromiso cuando no es así. Si un compromiso no se expresa, hay que preguntarse qué está pasando que lo impide. Ahí es donde entra la gestión emocional del compromiso.

Gestión emocional del compromiso: ¿en solitario o con ayuda profesional?

Lo primero que necesitas es profundizar en tus verdaderas motivaciones. Sin un motivo suficientemente potente, cambiar tus inercias es difícil. ¿«Quieres» hacer deporte «de verdad» o tal vez solo «sientes» que «deberías» hacer deporte?» ¿Para qué quieres hacer deporte? ¿Qué vas a ganar con ello? ¿Cuánto de importante es para ti hacer deporte? ¿A qué llegarías a renunciar con tal de poder hacer deporte? ¿Qué consecuencias tendría para ti no hacer deporte?…

Si te pones a buscar excusas de por qué no logras hacer deporte, las vas a encontrar. Sin embargo hay otras personas con tanto trabajo, obligaciones, cargas familiares, etc, como tú y, a pesar de ello, hacen deporte, luego esas excusas no sirven. Las verdaderas razones por las que no expresas un compromiso que deseas expresar están en tu interior y es ahí donde tienes que buscar y trabajar.

El coaching de calidad puede ayudarte a trabajar en tus emociones, motivaciones, valores y creencias y, con ello, a mejorar tu capacidad de compromiso. Si realmente existe una voluntad de compromiso y hay determinadas emociones, valores o creencias que impiden su expresión, dar con la solución es parte del compromiso.

Sea en solitario o con la ayuda de profesionales, trabajar para eliminar los obstáculos a la expresión del compromiso pertenece a ese «hacer lo que haga falta, el tiempo que haga falta» que conlleva todo compromiso. Si tiras la toalla antes de haber hecho todo lo que había que hacer, el tiempo que había que hacerlo, ten claro que nunca habrá existido un compromiso real por tu parte.

Resumen

Es muy difícil encontrar un patrón común en todas las personas que han mejorado su efectividad personal. La diversidad de edad, género, ocupación, experiencia profesional, situación personal y familiar o personalidad que existe entre ellas es inmensa.

Lo que sí tienen en común las personas que han mejorado su efectividad personal es precisamente lo que las diferencia de las que no han logrado mejorarla: han hecho más de lo que hacía falta hacer, y durante más tiempo, para conseguirlo.

En realidad todo esto es muy sencillo. O haces lo que haga falta, el tiempo que haga falta, para lograr el resultado que deseas, o tu compromiso no existe. Tendrás un deseo o una intención más o menos fuerte, pero no un compromiso. Nadie ha dicho que comprometerse – de verdad – sea fácil. De hecho, resulta mucho más fácil buscar excusas para justificar la ausencia del compromiso que soluciones para asegurar su expresión y, con ello, su existencia.

Dice el maestro Francisco Alcaide que «los ganadores buscan soluciones; los perdedores buscan excusas». También es cierto en lo referente a la mejora de la efectividad personal.

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