Eficacia | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

GTD: Su Potencia es su Diseño

Lo puedes leer en aprox. 2:36 minutos

"Illumination", cortesía de Lawrence Skinner

Paradójicamente, la gente que menos necesita GTD suele ser la más interesada en aprender sobre esta metodología y, por lo general, la que está más motivada para empezar a usarla.

En contra de lo que se podría pensar, las personas que se acercan a GTD no tienen un rendimiento bajo en sus empresas ni en sus vidas sino más bien al contrario. Son personas que ya consiguen buena parte de los resultados que se proponen, tanto en lo personal como en lo profesional, y que frecuentemente destacan en su entorno por ser gente competente, organizada y efectiva.

¿Por qué se acercan entonces a GTD? La respuesta es sencilla: porque son más conscientes que las demás de las consecuencias negativas que supone no contar con un sistema de organización personal fácil de usar y que funcione de verdad.

Tiene lógica, ¿no? Si una persona está cómodamente afincada en su zona de confort y no siente particular interés en conseguir mejores resultados, o en conseguirlos de forma menos complicada, es poco probable que se preocupe por hasta dónde podría llegar su rendimiento o si el hecho de mejorar le podría resultar necesario o útil.

Sin embargo, si una persona echa en falta poder hacer otras cosas que a día de hoy no logra hacer, lo más probable es que busque y siga buscando hasta dar con una solución que le permita hacerlo.

GTD es tan popular porque lleva demostrando desde hace más de una década que su adopción permite a las personas alcanzar niveles extraordinarios de rendimiento, en su vida y en su trabajo, reducir los conflictos, eliminar el estrés y aumentar de forma muy significativa la sensación de logro y bienestar.

La potencia de GTD reside en que ofrece una estructura diseñada desde la sencillez para dar cabida a la complejidad. A partir de unos pocos principios generales de validez universal, GTD es capaz de ofrecer una sólida flexibilidad que hace posible mantener la estabilidad en medio de una variedad infinita de cambios y sorpresas.

Para empezar a usarlo no es preciso comprar ningún producto concreto ni aprender ningún tipo de habilidad especial. Todo lo que se necesita es algo para escribir, una mente en forma y un lugar donde guardar las listas que se vayan creando. Como ves, nada lejano a comportamientos que ya conoces y que son sencillos y de sentido común.

GTD sigue creciendo día a día en popularidad porque estos principios son válidos para cualquier persona, no viéndose afectados en modo alguno por diferencias culturales, profesionales, de género o de carácter. No hay un perfil concreto al que GTD le resulte más útil o más fácil de adoptar ni tampoco al contrario.

Entre los usuarios de esta metodología hay jóvenes y mayores, mujeres y hombres de todas las edades, empresarios, directivos, artistas, asalariados, funcionarios y autónomos. GTD se utiliza en todos los sectores: alta tecnología, sanidad, industria, educación, ocio, energía, transporte, servicios públicos, consumo…

El motivo principal por el que no eres una persona productiva es porque arrastras contigo innumerables lastres. GTD está diseñado para que puedas deshacerte para siempre de ellos de forma simple y eficaz:

captura todo aquello que no tengas 100% claro
aclara qué vas a hacer con ello
ponlo en un sitio donde puedas verlo solo cuando puedas hacer algo al respecto y
revisa periódicamente tu sistema para que conserve su fiabilidad

Cuatro principios simples, universales y fáciles de implementar para construir el sistema que permite recuperar el control sobre tu vida.

Ahí está la potencia de GTD: en su diseño.

GTD: Por Qué Fallan los Sistemas de Productividad Personal

Lo puedes leer en aprox. 3:36 minutos

Dice David Allen que la razón por la que la gente está descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo años utilizando GTD y también siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseñado nada aún que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, en resultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comúnmente se conoce como técnicas de “gestión del tiempo”, no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinación de los factores anteriores.

Es más, me atrevo a afirmar que las técnicas tradicionales de gestión del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho daño a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantemente en los talleres para la implantación de la metodología GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan “organizarse”, a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto físico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rápida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que está fuera de su lugar final para, después, aclarar qué vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestión de días, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma periódica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el único hasta ahora.

Los sistemas antiguos de “gestión del tiempo” fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningún compromiso, lo que hace que, antes o después, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Además, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuántos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo común a todos los sistemas de “gestión del tiempo” tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparación previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrándolos de forma automática en tu visión global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

¿Conoces de verdad a alguien con una vida así de fácil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho más complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, información o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en función de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontánea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de “gestión del tiempo”, porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la información de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a “predecir el futuro”, te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD está diseñado para facilitarte la incorporación de nuevos datos y para que mantengas la visión global de forma fácil y efectiva, dándote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisión en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, así de fácil y así de sencillo, GTD funciona donde los demás sistemas de productividad personal fracasan.

GTD: Mucho Más Allá de la Productividad Personal

Lo puedes leer en aprox. 2:38 minutos

Leap..., cortesía de Vishal Patel

Dice David Allen que cuando “pelamos la cebolla del GTD” nos encontramos con muchos niveles por explorar, aunque a los últimos, por lo general, sólo llegan los usuarios más avanzados y experimentados. Esto sucede porque hay un gran salto entre entender GTD, ponerlo en práctica y adoptarlo completamente.

Entender GTD es un gran logro, ya que son muchas las personas que no lo consiguen. La mayoría, en realidad, ni siquiera lo intenta porque, como seguramente hayas oído decir alguna vez, lo encuentra muy complicado.

En realidad, GTD simplemente refleja y se adapta a la complejidad del entorno que pretende ayudarte a gestionar, por lo que simplificarlo más acabaría con su utilidad.

Poner en práctica GTD supone realizar un esfuerzo aún mayor que en entenderlo, esfuerzo que se ve recompensado con creces gracias a las mejoras que obtienes en cuanto a control, enfoque, energía y creatividad.

Adoptar completamente GTD significa dar el salto a un nivel superior y conlleva haber interiorizado y convertido en hábito la metodología, aplicándola lo más a conciencia posible, lo cual te permite explotar al máximo tu potencial personal y profesional.

Si emplear las técnicas básicas de la metodología proporciona un alivio inmediato al “dolor constante” causado por las incesantes interrupciones y cambios, eso es sólo una mínima parte de lo que GTD ofrece. Nadie niega que sobrevivir al correo electrónico esté bien pero seguramente tu problema de “falta de tiempo” vaya mucho más allá.

La gente está desesperada por salir del túnel improductivo en el que se encuentra y, con las prisas, se lanza sin pensarlo mucho a aplicar versiones simplificadas de la metodología GTD. Esta decisión produce un alivio momentáneo pero acaba conduciendo, de manera casi inexorable, al abandono del método y al regreso a los antiguos hábitos improductivos.

En cualquier caso, la aplicación de GTD a cualquier nivel proporciona una experiencia real de organización personal muy positiva, porque te hace experimentar un mayor control y un punto de vista más rico y constructivo. Al fin y al cabo, todos necesitamos sentir que tenemos control sobre las cosas y que somos capaces de dirigirlas de forma apropiada. Es más, cuando esto no es así, nos estresamos.

Tú también necesitas esa sensación de tener un control suficiente de la situación para poder pensar de forma creativa. Necesitas un control más allá de la supervivencia para poder pensar en lo que estás haciendo y también necesitas sentir que lo que haces obedece a una visión y a un propósito; que tiene un sentido y un objetivo.

Por eso, lo importante cuando te aproximas a GTD es entender que no se trata tanto de abarcar por completo la metodología como de comprender sus principios y la forma en que estos se relacionan entre sí.

Por ejemplo, el primer paso para conseguir tener control sobre tu flujo de trabajo es capturar todo lo que ya tiene tu atención, apuntarlo y clasificarlo de tal forma que puedas decidir qué significa para ti y qué vas a hacer con ello.

El principio en el que se apoya lo anterior es que para tener control necesitas sacar las cosas de tu cabeza y aclarar qué vas a hacer con ellas.

En general, la metodología GTD va mucho más allá de ser una simple herramienta de productividad personal. Es un enfoque sistémico orientado a que te relaciones con tu realidad de una forma proactiva en lugar de reactiva.

La gran noticia es que, si entiendes los principios en los que se apoya, y cómo y porqué funcionan, alcanzarás la libertad necesaria para poner esos principios en práctica de la forma que tu quieras.