#efectividad2017: No he vuelto a tener que trabajar durante los fines de semana

Esta es la séptima de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Juan Antonio García, un buen amigo con el que además he compartido muchos años de experiencia profesional, primero en el departamento de Logística de HP y posteriormente en Life Technologies.

Juan Antonio es Ingeniero Informático por la Universidad de Deusto y cuenta con una trayectoria profesional espectacular. Actualmente ocupa la posición de Agribusiness Sales Leader para Europa, Oriente Medio y África en Thermo Fisher Scientific.

Reconozco que cuando me enteré de que Juan Antonio estaba usando GTD® me sorprendió mucho, porque Juan Antonio es, probablemente, la última persona que me vendría a la cabeza si me pusiera a pensar en gente que necesita GTD®.

A lo largo de mi carrera profesional he tenido la oportunidad de trabajar con un número considerable de excelentes profesionales. Pero lo de Juan Antonio está a otro nivel. En serio. Si hay alguien con quien siempre puedes tener garantía total de que se va a hacer lo que hay hacer, cuando hay que hacerlo, esa persona es Juan Antonio.

Así que, cuando me enteré de que él también usaba GTD®, no pude resistirme a abusar de su confianza y pedirle esta entrevista. Espero que te resulte tan interesante como a mí.

Juan Antonio, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Llegué al mundo de la efectividad personal a través de mi amigo José Miguel Bolívar. José Miguel y yo éramos compañeros de trabajo y me llamó la atención el aumento de su productividad en el trabajo cuando consiguió implementar el método GTD®.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Pues la verdad es que fueron complicados. Después de leer el libro de David Allen un par de veces, me puse 100% a implementar el método. Tenía sensación de inseguridad y también de tener que estar dedicando más tiempo para hacer el trabajo.

Por supuesto, fallé dos veces hasta conseguir adquirir todos los hábitos y poner el método en marcha.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Como te decía, los principales obstáculos fueron la adquisición de hábitos para interiorizar el método. Tras la primera caída lo intenté nuevamente. A la segunda, a pesar de poner más interés y foco, volví a caer. La verdad es que fue un momento en el que me sentía cansado y un poco harto del trabajo que tenía.

A la tercera fue la vencida… Coincidió con un cambio de puesto de trabajo y sentí imprescindible la necesidad de cambiar de paradigma para poder hacer todo lo que se esperaba de mí en el nuevo puesto.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

El mayor logro es, sin duda, la sensación de control y de tener la mente despejada; sin ruido o distracciones.

También la tranquilidad de saber que no pasa nada por no responder a los mensajes de correo electrónico según llegan.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Por una parte, ha reducido considerablemente el estrés.

Por otra, la sensación de tener la mente despejada es, con diferencia, lo que más me ayuda a estar centrado y enfocado durante las reuniones con mi equipo.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Los compañeros de trabajo se interesan por saber cómo consigo hacer tantas cosas, sin «olvidarme de nada» y manteniendo el foco en cada tarea. La gente de mi equipo también se ha interesado por el método y sé que ya hay al menos dos personas que están empezando a familiarizarse con GTD®.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Destacaría el hábito de Capturar, sin duda.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Creo que la reducción del nivel de estrés es el mejor argumento para convencer a amigos.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

No sé si se puede calificar de anécdota o no, pero la verdad es desde que uso GTD® no he vuelto a tener que trabajar durante los fines de semana para terminar tareas que tenía pendientes por no haberlas podido completar durante la semana laboral.

#efectividad2017: Una vez que te integras, ves realmente la diferencia

Esta es la quinta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Javier Morales, Informático de profesión y Jefe de Área en el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital, donde actualmente gestiona programas de fomento de I+D en el ámbito tecnológico-digital, llevando proyectos innovadores y disruptivos para conseguir una gestión más eficaz de dichos programas.

Conocí a Javier en un taller de Efectividad Personal hace tres años y me llamó la atención el entusiasmo e interés con el que participó en el mismo, como si fuera algo que llevaba tiempo esperando encontrar. Pero lo más espectacular fue cuando, al finalizar el taller, me envió una versión mejorada y con notas adicionales del workflow que habíamos estado utilizando. Sinceramente, creo que es uno de los workflows más interesantes de los que he visto hasta la fecha. Te recomiendo que le eches un vistazo, porque lo  merece. Puedes bajártelo aquí y usarlo, ya que Javier lo publicó con licencia Creative Commons.

En esta entrevista, Javier comparte con nosotros cómo llegó a la efectividad personal y cómo su GTD® se ha ido adaptando de manera fluida a los múltiples cambios y circunstancias que le han ido sucediendo, tanto en el aspecto profesional como en el personal. Te invito a que disfrutes de su lectura.

Javier, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Al mundo de la efectividad personal llegué de la mano de un curso de formación que se ofrece en mi Ministerio y que es sinónimo de éxito asegurado edición tras edición. El curso lo impartía José Miguel Bolívar y fue donde aprendí todo lo que sé ahora sobre la metodología GTD®.

Todo Ministerio tiene un plan de formación, que consiste en una serie de cursos que se imparten para el personal, y hay ciertos cursos que nos recomendamos unos compañeros a otros. Mucha gente que conozco había hecho este curso y me lo recomendaba encarecidamente.

Con los años, las responsabilidades aumentan y lo que antes era gestionar momentos de ocio, en poco tiempo se convierte en gestionar más trabajo, más tareas, la familia, los peques, etc, y todo eso son cajas disjuntas que se mezclan de forma muy aleatoria y que hay que tener controladas.

De todo lo que he aprendido en mis años de experiencia laboral es que los entornos de trabajo colaborativos son el presente por su agilidad, dinamismo y proactividad, pero a la vez son entornos más difíciles de gestionar y es más complejo controlar las tareas que están en «tu tejado» y las que están en «el tejado de otros», la famosa lista «A la espera» de GTD®. Y, sobre todo, ser capaz de recordarlas.

Dentro de mi ámbito profesional yo ya comenzaba a sentir la necesidad de organizarme siguiendo alguna metodología. Además, mi cabeza ya no daba de sí para gestionar tantas cosas y, entre el aumento de responsabilidades en el ámbito personal (casa, reforma, coche, matrimonio, hijos, etc) y el profesional (más tareas, más personas, más grupos, más proyectos), siempre se me quedaba algo pendiente, de lo que ni me acordaba.

Con esta sensación vivía el día a día, cuando salió la convocatoria del curso de efectividad personal, así que no dudé en solicitarlo.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Yo ya llegaba al mundo de la efectividad personal con cierta sensación de descontrol sobre mi día a día, así que aprendí con muchas ganas todo lo relacionado con el mundo #GTD y comencé a implantarlo incluso antes de finalizar el curso.

Aunque por lo general se indica que comenzar a implantar #GTD es complicado, sobre todo, por el tema de las revisiones semanales y la más que posible sensación de descontrol, mi primera sensación fue de alivio porque veía que comenzaba a controlar mis tareas en una única herramienta, sin necesidad de tenerlo todo en mi cabeza y repasarlo continuamente.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Si hablamos de obstáculos, podemos enumerar unos cuantos.

Uno de los principales que me encontré fue la decisión de cómo implantar la metodología: si utilizar una libreta física o hacerlo con alguna aplicación, tipo Outlook. Es verdad que siempre se puede cambiar, y si no te va bien una cosa, pruebas otra, pero siendo un novato y recién terminado el curso, quieres hacer las cosas bien desde el principio, aunque te hayan dicho cientos de veces que no lo vas a conseguir y que esto es un trabajo de repetir, repetir y repetir.

Puede parecer que al ser informático de profesión la decisión estaba clara y la libreta no parecía una opción, pero tenía muchas dudas sobre qué aplicación utilizar. Veía que el Outlook podía ser buena opción, porque utilizo el PC y el Outlook de forma masiva en el trabajo, pero fuera de él utilizo el correo del móvil (sin tareas, ni la configuración GTD®) y si utilizaba cualquier otra aplicación móvil, en el trabajo tendría que estar pendiente del móvil. Por otro lado, la libreta física podía no gozar de las ventajas que ofrece una aplicación informática, pero la tenías siempre ahí y podías consultarla en cualquier momento, sin esperar a encender el ordenador o el móvil.

Otro obstáculo que me encontré y al que me tuve que enfrentar era decidir si utilizaba un único sistema GTD® para todo o mantenía dos sistemas paralelos: uno para el ámbito personal y otro para el profesional. Aunque la tecnología se empieza a imponer, y somos muchos los que ya contamos con acceso al correo corporativo o a la aplicación de mensajería instantánea del Ministerio en el móvil, el trabajo dentro de la Administración está muy localizado en un espacio del día muy determinado, y yo veía que no tenía mucho sentido compartir el mismo sistema de GTD® para dos mundos tan independientes, así que opté por utilizar Outlook en el trabajo y WunderList en casa.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

El primer logro que me ha causado mayor satisfacción y que no tiene mucho que ver con la propia metodología fue conseguir resumir GTD® en un gráfico. Como he dicho antes, con los años y con el aumento de responsabilidades me he vuelto muy organizado y siempre que puedo intento resumir las tareas y lo que aprendo con esquemas. Si quería implantar con éxito la metodología GTD®, para mí era fundamental tener un sitio en la pared del despacho que resumiera qué tenía que hacer en cada momento y poder consultarlo siempre que quisiera.

Un logro que no me costó mucho adquirir y que poca gente le da la importancia que le damos con estas metodologías es el de quitar las notificaciones del móvil. Aunque también puede ocurrir que si no eres consciente de ello, acabes consultando el móvil más a menudo que cuando las tenías. Lo que aprendí es que es igual de importante quitar las notificaciones del móvil que establecer los momentos del día en que lo consultas.

Otro logro del que me siento orgulloso es haber sido capaz de montar las dos bandejas físicas en una zona de la casa: una bandeja para mi mujer y otra para mí. ¡Y nos funciona! Yo le voy dejando allí papeles que considero que ella debe revisar y gestionar y viceversa. Y cada cierto tiempo cada uno de nosotros de forma independiente revisamos nuestras bandejas y las limpiamos de papeles. Se trata de temas que no corren prisa, ni van a caducar, pero que es necesario gestionar de alguna manera.

El último logro del que me siento orgulloso es haber sido capaz de adaptar la metodología a mis necesidades personales y seguir utilizándola años después, incluso habiendo cambiado de circunstancias: ahora tengo niños y he cambiado de trabajo. José Miguel te enseña una metodología pero lo mejor es que aprendes unas herramientas y cómo adaptarlas a tu forma de ser, de pensar y de trabajar. Hay ciertas reglas que se deben seguir, pero luego hay muchas cosas muy adaptables para que cada persona gestione sus tareas de la mejor manera posible.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

En mi entorno como ya he dicho con pequeños cambios como el de contar con dos bandejas físicas.

Y en mi organización, al ser varias personas las convencidas del uso de estas metodologías, una vez que te integras, ves realmente la diferencia. Antes de hacer el curso te sorprendía lo bien controlado que lo tenían todo en las reuniones y en general, pero no sabías por qué y después de hacer el curso pasabas a formar parte de este grupo de personas.

Además, estamos intentando implantar en nuestro trabajo metodologías ágiles de gestión de proyectos, muy próximas a todo este mundo.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Sobre todo, la de ver que tienes todo tu entorno de trabajo perfectamente controlado. Siempre pongo el mismo ejemplo, pero el hecho de mandar un correo solicitando algo y no apuntarlo en ningún lado podía implicar olvidarlo y ni siquiera saber realmente si tú habías hecho tu trabajo. Ahora con GTD® soy capaz de recordarle a los demás «¿qué hay de lo mío?», y eso es estupendo.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Poder ir a una herramienta al comienzo del día y repasar el estado de mis tareas, antes de ponerme a hacer cosas a lo loco que recuerdo que se quedaron sin hacer del día anterior.

Y el hábito que sin duda ha supuesto un cambio radical para mí es el de procesar y los contextos: que se te ocurra algo, pienses dónde lo vas a hacer, lo incluyas en su contexto correspondiente y hacerlo cuando te encuentres en ese contexto.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Comentándole mi experiencia personal y que con los años uno va asumiendo responsabilidades que van cargando cuerpo y mente. Con tantas cosas que gestionar, es fundamental aplicar este tipo de metodologías de una u otra manera, sobre todo para ganar en tranquilidad personal.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

La mayor anécdota relacionada con el mundo #GTD que me ha ocurrido fue que después de hacer el curso algunos compañeros de trabajo asistieron a la siguiente edición y al terminar me comentaron que José Miguel les puso de ejemplo el esquema que yo había hecho.

Por último, unos cuantos frikis de la metodología GTD® trabajamos juntos y hemos montado un sistema GTD® común utilizando la herramienta de Microsoft OneNote. Diariamente de forma personal, y semanalmente en grupo, revisamos las tareas de cada uno en base a contextos/proyectos y vamos avanzando. Además, estamos comenzando a implantar Scrum como metodología ágil de gestión de proyectos. Todo un reto dentro de la Administración.

#efectividad2017: GTD® es uno más de mi familia

Esta es la tercera de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Francisco José Uclés Ríos, Gestor de Facility Management en el departamento de Data Centers de Ferrovial Servicios. Francisco José, Paco para los amigos, afirma estar en un momento muy dulce de su vida profesional, ya que su posición actual se combina a la perfección con su pasión por la tecnología y la innovación.

Paco  lleva 25 años en el mundo del mantenimiento y los servicios, y cuenta con una amplísima experiencia, resultado de haber pasado por diferentes especialidades en el sector, desde el terciario al industrial. Nos encontramos frente a una persona inquieta y muy activa, siempre buscando retos nuevos, tanto personales como laborales. Como es de imaginar, sus intereses e inquietudes necesitan un nivel de gestión y supervisión que hacen que la metodología GTD® sea para él, usando sus propias palabras, «uno más de mi familia».

Desde que conozco a Paco, me ha llamado poderosamente la atención sus ganas de aprender, su versatilidad y su humildad. Paco es sin duda uno de los alumnos más aventajados con los que he tenido el placer de trabajar en los últimos años, a pesar de lo cual se considera un aprendiz que sigue, como él mismo dice, «aprendiendo e intentando mejorar en el método día a día».

En esta entrevista, Paco nos cuenta cómo llegó a la efectividad personal y el impacto que desarrollar esta competencia ha tenido en su vida, tanto en el aspecto profesional como en el personal. Espero que la disfrutes tanto como la he disfrutado yo, porque esta entrevista es un ejemplo palpable de que otra forma de trabajar y de vivir es posible.

Paco, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Por mi trabajo de gestión, necesito tener múltiples tareas a la vez e ir resolviendo diferentes variantes en mi día a día. Por suerte, mi compañía, que apuesta muchísimo por la formación de sus equipos de gestión, me convocó a un curso de eficiencia personal. Sin saber ni cómo, me encontré en un hotel, en una formación de un par de días, en los que un caballero (José Miguel Bolívar) nos contaba cómo podíamos organizarnos y gestionar nuestros pendientes y futuros sin agobios ni estrés.

Sonándome a un truco de magia, en el que quieres mirar dentro de la chistera a toda costa, se me descubrió la metodología GTD®, y desde el principio supe que tenía que formar parte de mí. Llevaba tiempo necesitando organizarme de una manera más eficiente.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Tenía una mezcla entre ilusión e inseguridad sobre los pasos a realizar. Lo primero que hice fue ampliar los conocimientos recibidos en la formación y comprarme un par de libros especializados para entender mejor la filosofía de trabajo. Por supuesto, como no, el de David Allen, «Organízate con eficacia», fue uno de los elegidos.

Después, como primer paso de implantación en el que sufrí muchísimo, fue empezar a recopilar y simplificar todas las entradas, tal como se indicaba en la metodología. A continuación, y quizás lo más difícil, fue combinar el día a día – que no para nunca – con el intento de cambiar las rutinas y costumbres hacia una nueva manera de pensar.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Mi primera barrera la encontré precisamente en mi forma de ser y en la obsesión por intentar encontrar la manera de llevar a cabo el GTD, centrándome más en la búsqueda de la tecnología, que en la interiorización del método.

Ciertamente la manera de superarlo fue cuando analizaba las aplicaciones que barajaba usar y realmente no entendía cómo adaptarlas al método, precisamente por estar falto de conocimiento sobre él. Así que, tras tambalearme de un lado a otro, me centré en aprender lo que realmente tenía que implantar.

Otra de las barreras fue la constancia. Pero en eso sí lo tuve claro desde el principio. No quería eficiencia en un solo campo, y me exigía cumplir los pasos al pie de la letra, para no generar malos hábitos ni pereza. Así que empecé aplicando el GTD® tanto a mi faceta laboral como a la personal. Nunca entendí una separación de ambas en un sistema de eficiencia.

Para ello, y como una de las recomendaciones del curso que realice, empecé a utilizar FacileThings, que tenía exactamente lo que buscaba: cumplir con el GTD® al 100% y con tutoriales de explicación de porqués, en cada operación. Ese día recuerdo la satisfacción de saber que estaba ya en el camino.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

Sobre todo la sensación de que no queda nada en el olvido y el no tener que estar recordándome a cada momento lo que tengo que hacer en el día para que no se me olvide.

Como ejemplo, antes el trayecto a la oficina era una preparación diaria de lo que tenía que hacer, y una búsqueda de solución de lo olvidado el día anterior. Ahora voy cantando en el coche porque – no te lo había dicho – la música es otra de mis pasiones.

El tener las tareas bien organizadas y, sobre todo, el saber dónde buscarlas, es algo que recomiendo a todo el mundo. Ciertamente es complicado mantenerte al 100%, y todos hemos tenido recaídas en la metodología y momentos en los que parece que te vas a derrumbar. Pero al final, también los hábitos de ejercerla ayudan a seguir adelante.

Otro de los logros de los que me siento orgulloso es que estoy siendo capaz de conseguir hacer proyectos que antes ni soñaba, por creer que nunca tendría tiempo. Hace un año puse en marcha un blog y un canal de YouTube sobre juegos de mesa que me están dando muchísimas satisfacciones. Si no fuera por la efectividad personal, sería imposible poder compaginar tantas cosas.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

La sensación de control sobre las cosas es lo mejor. Con esto no quiero decir que no tenga cosas pendientes, cuidado. Las cargas de trabajo siguen existiendo, pero el saber qué se hace y, sobre todo, qué se deja sin hacer – para poder prepararte – es fundamental.

Las tareas rutinarias son algo que se nota muy pronto en todos los entornos. Precisamente por ser rutinas, son las primeras tareas que se fueron de mi cabeza, y de las que siempre realizas en los momentos adecuados.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Al principio me veían un poco friki, aunque realmente, como siempre estoy intentando hacer cosas diferentes, parece que va dentro de mi personalidad. Pero sí que, con el tiempo, las personas que me conocen han notado un cambio muy considerable en el rendimiento, y me han comentado que me ven muy organizado.

Aunque, por el contrario, el saber que tienes un método de efectividad hace que algunos exijan más en mi rendimiento e, incluso, buscan la manera de romperlo.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Los contextos son quizás la herramienta que más me satisface. Realmente los contextos hacen que GTD® funcione como un engranaje perfecto.

Como ejemplo, tengo un contexto #Antes_De_Salir, en el que pongo todas esas cosas que te piden que lleves al trabajo, o que te tienes que traer del trabajo a casa. Siempre lo miro justo antes de salir de ambos, y es increíble la de cosas que hay ahí. Ya hace tiempo que no oigo el: «Al final no me lo has traído… ¿Verdad?»

O el típico contexto de #supermercado e ir a la compra y, al mirarlo, estar la lista de lo que hay que comprar casi al completo.

También, introducir todos los datos posibles al preparar la tarea, hace que sea más fácil y rápida realizarla en un futuro, e incluso ser una buena referencia en futuras tareas parecidas.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Ciertamente soy un apasionado de las cosas que me gustan y no puedo evitar transmitir mis sensaciones a los que me rodean. Como logro, ya he transmitido la pasión por GTD® a varios de mis conocidos, y a día de hoy siguen el método y están muy agradecidos.

Simplemente les cuento como me afecta a mí, que me quita el estrés de las tareas y que dejan de olvidarse las cosas. También les digo que hay que ser muy constante y que no es fácil.

La cabeza empieza a pensar de otra manera y todo lo que no entra en el GTD®, para mí no existe. Intento ser transparente con mis sensaciones y experiencia.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Recuerdo al principio, cuando en mi entorno personal estaban todos en modo «análisis del método», un amigo me pidió una tarea, no recuerdo exactamente qué era… Sí, que le dejara una herramienta o algo así. Y a los dos días de solicitarla, en una llamada telefónica, me comentó: “Pues creo que tu método no funciona, porque no te has acordado de lo que te pedí”,  tras lo que yo le comenté: «No, no. Tú estás muy confundido. Sé perfectamente lo que me has pedido, pero tú te crees en una preferencia e importancia diferente a la mía». Por supuesto, acabamos de risas.

Para ser más serios, comentar como anécdota la sorpresa de las personas a las que delegas. Con la carpeta «A la espera» se quedan bastantes sorprendidas del seguimiento de lo delegado.

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