#cienciaGTD: Usar el feedback para mantener el rumbo

El peligro de no planificar es que puedes acabar saltando al azar de una cosa a otra, sin dirección ni un objetivo claro. Para evitarlo, GTD nos enseña a asociar un sentido de propósito general a una lista de siguientes acciones específicas, es decir, a una lista de los siguientes pasos concretos que necesitas ir llevando a cabo para que todos tus proyectos activos avancen al ritmo adecuado.

Cada vez que marcas como completada una de tus siguientes acciones al finalizarla, estás en realidad recibiendo una señal clara de feedback sobre tus progresos, señal que va unida a la satisfacción de saber que estás avanzando y que, además, te informa de que estás de nuevo en condiciones para llevar a cabo, o para definir, la «siguiente acción» del proyecto al que pertenecía esa acción.

Esta forma diferente de trabajar te permite estar en todo momento avanzando de forma constante hacia tu objetivo y, algo que es también muy importante, asegurándote de que estás avanzando a la velocidad más eficiente, en lugar de hacerlo bajo el estrés y la presión que se suelen derivar de dejarlo todo para las prisas del último momento.

Cuando cada vez que haces algo es eligiendo una de las opciones de tu lista de siguientes acciones – la cual marcarás como completada una vez que la hayas hecho – te garantiza contar con un canal de feedback permanente, el cual te permite no solo avanzar de forma tranquila, eficiente y constante sino que te asegura también que vas a poder mantener el rumbo y conseguir tus objetivos sin necesidad de inventar fechas límite ni de ninguna otra programación parecida impuesta, o autoimpuesta, de forma artificial.

Este avance ininterrumpido hacia tus objetivos, basado en el feedback sobre tus acciones y al ritmo más rápido que puedes mantener sin agobiarte, es precisamente lo que Csikszentmihalyi (1990) encontró que favorece la aparición del estado de flujo, una sensación que David Allen compara con un estado mental característico de las artes marciales conocido como «mente como el agua».

La idea que plantean Heylighen y Vidal es que, si tu sistema GTD de gestión de tareas está suficientemente «bien montado», llevar a cabo tu trabajo pasa a ser una actividad libre de estrés, algo aparentemente sin esfuerzo y que se convierte, además, en una fuente de continua satisfacción.

Dejando al margen cuanto de reto puede suponer alcanzar semejante estado Zen, los trabajos de Csikszentmihalyi vienen a demostrar que la aplicación de forma consistente de los hábitos productivos del método GTD – con su énfasis en establecer objetivos bien definidos, el feedback constante y la adaptación de los esfuerzos a los desafíos reales y concretos que van surgiendo en cada situación – pueden hacer que sea realmente posible alcanzar el estado de flujo mientras trabajamos.

Productividad frente a humanidad: Un falso dilema

Escribía recientemente Paz Garde en su blog sobre la necesidad – como competencia clave para el trabajo del conocimiento – de mantener un estado mental calmado y centrado frente a la vorágine del día a día.

Me ha sorprendido la respuesta de Jeroen Sangers: «Desde mi experiencia, la mayoría de las personas que son capaces de mantener un estado mental calmado y centrado, lo hacen suprimiendo sus emociones, porque valoran más ser productivo que ser humano. Los humanos somos seres emocionales. Ignorar nuestras emociones tiene resultados negativos a largo plazo y por tanto se debe considerar una incompetencia profesional».

Siento un gran respeto por Jeroen, pionero indiscutible de la productividad personal en español y de GTD®, además de amigo y uno de mis primeros maestros en estas áreas. Me sorprende sin embargo que haga este tipo de afirmaciones, sobre todo porque Jeroen es un experto en la materia y sabe, por experiencia, que gran parte de la productividad personal depende de desarrollar el hábito de «estar a lo que estás», como decían nuestras abuelas.

Este tipo de prejuicios, es decir, que la productividad personal te «deshumaniza», es relativamente frecuente entre las personas que la desconocen y se acercan a ella por primera vez. La palabra productividad tiene mala fama y la tiene con parte de razón. Para muchos ¿empresarios?, productividad es igual a explotación, es decir, a hacer trabajar más por el mismo sueldo.

Sin embargo, la productividad ni es buena ni es mala. La productividad es simplemente una ratio, es decir, el cociente entre dos números. Calcular la productividad de una actividad nos da información sobre la relación que existe entre lo que se consigue y lo que se necesita para conseguirlo.

Si hablamos por ejemplo de Médicos sin fronteras, su productividad será mayor cuanto mayor sea el número de gente a la que pueden atender con los recursos humanos y económicos disponibles. Francamente, me cuesta ver aquí ese aparente dilema que sugiere Jeroen de tener que elegir entre ser productivo y ser humano.

Algo parecido me ocurre cuando pienso en Gandhi. Evidentemente no le conocí pero sí me transmite la sensación de tratarse de una persona capaz de mantener un estado mental calmado y centrado sin renunciar a sus emociones ni a su humanidad.

De hecho, mi experiencia, y la de muchas personas que conozco que también han trabajado en serio la mejora de su productividad personal, es la contraria. La personas más productivas suelen generar muchas menos situaciones de estrés, y crear muchos menos problemas a las demás, que las personas improductivas, contribuyendo así a crear ambientes organizativos más humanos y saludables.

Por si esto fuera poco, las personas más productivas suelen ser también personas más equilibradas. Las personas productivas, en lugar de dedicar su tiempo a quejarse y a preocuparse por todo lo que tienen que hacer, dedican su tiempo a hacer cosas que aportan valor. Esto les permite no solo poder prestar más y mejor atención al resto de aspectos de sus vidas sino, además, sentirse mejor con ellas mismas.

Al margen de opiniones, saber mantener ese estado mental calmado y centrado en la tarea del que habla Paz no solo nos hace más productivos, sino que también nos hace más felices, como muy bien explica Mihály Csíkszentmihályi al hablar del estado de flujo: «un estado óptimo de motivación intrínseca, en el que la persona está inmersa en lo que está haciendo».

Las emociones son solo una parte de la naturaleza humana. La razón también lo es. Estamos diseñados para que ambos sistemas, el caliente y el frío – como explica el maestro Antonio José Masiá – trabajen conjuntamente. La efectividad personal nos ayuda a modular los instintos, frenando la impulsividad, esa tendencia natural a «reaccionar en caliente» que todos hemos experimentado en alguna ocasión y que ya sabemos, por experiencia, lo «bien» que suele funcionar… 😉

Nadie habla de suprimir emociones. En absoluto. Sería absurdo negar esta parte central de nuestra humanidad. De lo que se trata es de dar la oportunidad de intervenir al sistema racional, para que la decisión final proceda de ambos sistemas, en lugar de proceder únicamente del sistema emocional.

Por eso, yo diría que frente al impulso irracional de «hacer en caliente», el hábito de «hacer en un estado de calma y enfoque», además de hacernos profesionalmente más competentes, también nos hace más humanos.

#cienciaGTD: Cuál es la mejor forma de organizarse

En contraste una vez más con los métodos tradicionales de management, GTD propone empezar desde abajo, esto es, desde los problemas concretos a los que tienes que enfrentarte, en lugar de hacerlo desde arriba, es decir, desde los valores y los grandes objetivos.

La lógica detrás de esta propuesta es que la vida y el trabajo modernos son tan complejos que, si empiezas desde objetivos idealistas y abstractos e intentas avanzar hacia abajo hasta concretar los pasos para su implementación, el número de posibilidades que vas a necesitar tener en cuenta va a ser tan descomunal que finalmente te va a abrumar. Como consecuencia de ello, lo más probable es que termines con un planteamiento que será, o bien irrealizablemente ambicioso o bien estrechamente limitado.

Por eso, GTD propone que empieces por abordar primero los problemas concretos que están llamando tu atención ya, aquí y ahora, hasta que sientas que tienes la situación más o menos controlada. Solo entonces tendrá sentido que empieces a plantearte las implicaciones a más largo plazo, y a niveles más abstractos, de lo que estás haciendo a día de hoy.

Si la extrapolación a largo plazo de lo que estás haciendo actualmente resulta insatisfactoria, puede que sea una señal de que es hora de redefinir tus prioridades y cambiar de dirección, algo que podrás hacer con la tranquilidad y la confianza que te da saber que, al menos en el corto plazo, tienes las cosas controladas.

Una vez más, la ciencia apoya este planteamiento. Como explican Heylighen y Vidal, los principios de la ciencia cognitiva y la cibernética refrendan los principios de esta propuesta. La planificación a largo plazo es una actividad compleja y requiere de un tipo de manipulación de símbolos abstractos que resulta particularmente exigente para el cerebro.

Además de esto, dada la falta de retroalimentación sensorial (no podemos percibir las consecuencias de lo que estamos planificando) es muy probable que los planes trazados sean difusos, abstractos y poco o nada realistas. El intento de concretar estos planes chocará con la realidad de que existe todo un mundo de contingencias y «perturbaciones» imprevistas que obligan a «suponer» qué va a pasar en el futuro, convirtiendo así cualquier plan detallado en algo intrínsecamente poco fiable.

Por otra parte, si nos centramos en planificar el largo plazo, todos los problemas presentes continuarán demandando nuestra atención, recordándonos que tenemos que hacer algo con ellos, lo que dará lugar a una sensación de ansiedad y falta de control que hará que centrar nuestra atención en algo remoto se convierta en un reto complejo para nuestra mente.

Al contrario, cuando nuestras actividades diarias transcurren de forma tranquila y según lo previsto, resulta mucho más sencillo extrapolar esa situación hacia un futuro cada vez más lejano, contribuyendo así a generar una idea más clara de por dónde deberían ir nuestras prioridades a largo plazo.

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