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Herramientas GTD para cada Tipo de Acción

Lo puedes leer en aprox. 3:08 minutos

Home Renovation Cupcakes, cortesía de clevercupcakes

Como veíamos en una entrada anterior, los 5 criterios para entender las acciones en GTD guardaban relación con el grado de compromiso de cara a llevar a cabo la acción, con el hecho de que la acción fuera o no realmente accionable, con el tiempo en el que se debe, o a partir del que se puede, hacer y con quién debe hacerla.

Decíamos que eso ofrecía 32 posibles combinaciones o tipos de acciones y que cada uno de estos tipos tiene cabida únicamente en una herramienta GTD. Veamos ahora qué tipo o tipos de acción deben ir a parar a qué herramienta:

Agenda:

Las acciones que anotes en tu agenda deben ser siempre comprometidas y caducar. En caso contrario, no deberían estar en la agenda
Pueden sin embargo ser tanto accionables como no accionables. Un ejemplo de no accionable sería un recordatorio para entregar un documento antes de una fecha determinada. Es posible que antes de poder entregarlo tengas que preparar dicho documento, pero a pesar de ello quieres tener el recordatorio en la agenda. En el momento que tuvieras el documento listo para entregar, la acción de entregarlo pasaría a ser accionable pero hasta entonces sería no accionable
Del mismo modo, pueden ser acciones propias o delegadas. Imagina por ejemplo que la fecha límite es para que te entreguen el documento a ti en lugar de entregarlo tú
Por último, pueden ser acciones presentes o futuras. Una acción futura sería comprar unas entradas para un espectáculo que salen a la venta dentro de dos semanas. En este caso, aunque David Allen dice que se puede utilizar la agenda, yo prefiero utilizar el archivo de seguimiento
Esto supone 8 posibles tipos de acciones distintas

Lista de próximas acciones:

En este caso hablamos de una lista mucho más restrictiva, ya que únicamente admite acciones que sean comprometidas, accionables, presentes, que no caduquen y que sean propias
En este caso por tanto hay 1 único tipo de acción posible

Lista a la espera:

Otra lista bastante restrictiva, ya que las acciones que contiene deben estar comprometidas, no caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y, lógicamente, delegadas
Pueden ser sin embargo tanto accionables como no accionables. En realidad, a ti eso te da igual, porque es algo que atañe a la persona a quién se la has delegado. De hecho, lo normal es que tú no sepas si esa persona tiene o no que completar otras acciones antes de poder hacer la tuya
También pueden ser presentes o futuras, ya que nada impide que tú delegues algo hoy que no se pueda empezar a hacer hasta dentro de, por ejemplo, tres días
En esta lista puede haber por tanto 4 tipos de acciones distintas

Lista algún día/tal vez:

Esta lista es lo opuesto a la de próximas acciones en cuanto a restricciones, ya que el único criterio que se debe cumplir es que las acciones sean no comprometidas
Pueden ser tanto accionables como no accionables. De hecho, hasta que no te comprometas a hacerlas, este detalle da igual
Por el mismo motivo que antes, pueden ser propias o delegadas
Es indiferente que la acción caduque o no, ya que no hay ningún compromiso para hacerla
También da igual, mientras no hayas tomado la decisión de comprometerte a hacerlas, que sean presentes o futuras
Es decir, en esta lista caben hasta 16 tipos de acciones distintas

Archivo de seguimiento:

Los criterios que deben cumplir las acciones en esta lista es ser comprometidas, accionables, futuras, no caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y ser propias
Aquí hay también 1 único tipo de acciones posibles

Material de apoyo para proyectos:

De forma opcional, hay quien prefiere ir identificando acciones adicionales de los proyectos aunque aún no sean accionables. En este caso esas acciones se pueden tratar como material de apoyo para los proyectos hasta que llegue el momento en que pasen a ser próximas acciones. Estas acciones deben ser comprometidas, no accionables, no caducar y ser propias
Pueden sin embargo ser presentes o futuras, ya que mientras no sean accionables es irrelevante
Hablaríamos por tanto de 2 tipos de acciones posibles

Como ves, hay herramientas más restrictivas y otras apenas restrictivas. Lo importante es no olvidar que cada uno de los 32 tipos de acción posibles sólo puede ir a una herramienta GTD determinada, por lo que, si tienes claros los criterios, siempre podrás utilizar la herramienta adecuada.

5 Criterios para Entender las Acciones en GTD

Lo puedes leer en aprox. 2:24 minutos

Muchas de las preguntas más frecuentes que me plantean cuando facilito talleres de GTD, y que también han surgido en alguna ocasión en el blog, tienen que ver con los distintos criterios que se aplican a la hora de trabajar con acciones, la “materia prima” por excelencia de esta metodología de organización personal.

Preguntas como “¿pero una acción futura no debería estar en la lista “algún día/tal vez?”, “¿por qué las acciones que delegas son también “próximas acciones”? o “¿qué diferencia hay entre acción y próxima acción?” son muy habituales y ponen de manifiesto que, a pesar de la sencillez de los criterios cuando se analizan de uno en uno, gestionarlos todos a la vez no es tan sencillo como parece.

La complejidad probablemente radica en que estos criterios son independientes entre sí, a pesar de que la percepción por parte de muchas de las personas que empiezan a tener contacto con GTD es que no sólo están interrelacionados sino que además muchos de ellos son mutuamente excluyentes entre sí.

Veamos por tanto cuáles son estos criterios para entender las acciones y cómo aplicarlos:

Comprometida/No Comprometida: Independientemente de los otros criterios, llega un momento cuando estás procesando los elementos de tu bandeja de entrada en el que debes decidir si te comprometes o no a hacer algo con ese elemento. Una acción está comprometida cuando, en el momento de procesarla, o durante la revisión semanal, decides hacer algo al respecto con ella.
Accionable/No Accionable: Cuando se trata de un proyecto, es decir, de una secuencia de dos o más acciones, lo habitual es que muchas de esas acciones no puedan realizarse sin completar primero otras acciones. Una acción es accionable cuando puede hacerse sin necesidad de completar ninguna otra acción previamente. En ese caso se llama “próxima acción”. Cuando una acción requiere que se completen una o varias acciones previas antes de poder realizarse, entonces se dice que en ese momento no es accionable y se le llama simplemente “acción”.
Presente/Futura: También se puede hablar de Activa/No Activa. En ambos casos la diferencia es la misma. Una acción es presente o está activa cuando se puede completar ya sin esperar a que llegue una fecha futura. Cuando una acción no puede completarse aún porque es preciso esperar a una fecha para poder hacerlo, entonces es una acción futura o no activa
Caduca/No caduca: Las acciones que caducan sólo pueden llevarse a cabo en una fecha o antes de una fecha determinada. Después de esa fecha la acción ya no puede hacerse. Las acciones que no caducan pueden hacerse en cualquier momento una vez que están activas.
Propia/Delegada: Este criterio tiene que ver con quién es responsable de llevar a cabo la acción. Si eres tú mismo, entonces es una acción propia. Si la has delegado y la tienes en tu lista a la espera, entonces es una acción delegada.

Estos 5 criterios permiten 32 posibles combinaciones o, lo que es lo mismo, 32 tipos distintos de acciones.

La buena noticia es que cada uno de esos 32 tipos distintos tiene cabida en una única herramienta GTD. En una próxima entrada veremos cómo se corresponden estos criterios con las distintas herramientas que se usan en GTD para gestionar acciones y cuántos tipos de acciones distintas pueden aparecer en cada una de ellas.

Procrastinar con GTD Aumenta tu Productividad

Lo puedes leer en aprox. 3:30 minutos

Passage of Time I, cortesía de Michael Himbeault

Como ya vimos en otra entrada anterior, procrastinar, según la RAE, significa simplemente diferir o aplazar, algo que, en principio, parece bastante inocuo.

Sin embargo, la mayoría de las veces que veas o escuches la palabra procrastinar, o procrastinación, será con algún tipo de connotación negativa. Esto es porque lo que habitualmente se aplaza o difiere son cosas que deberías estar haciendo o, al menos, te habías comprometido, al menos contigo mismo, a hacer.

Es fácil detectar cuando estás procrastinando. Habías decidido hacer algo pero de repente sientes una necesidad imparable por hacer algo distinto y, normalmente, irrelevante. Una observación que me parece importante es que cuando procrastinas, por lo general, no holgazaneas sino que sí haces, sólo que algo distinto de lo que deberías hacer o, al menos, distinto de lo que habías decidido inicialmente hacer.

Si te preocupa la procrastinación, una búsqueda en Google te dirigirá a un buen número de recursos de Internet con trucos y consejos sobre cómo vencerla.

Pero enseñarte a vencer la procrastinación no es el objetivo de esa entrada. Hay personas a las que estos trucos para dejar de procrastinar les funcionan pero a mí nunca me han funcionado, así que ni creo en ellos ni los recomiendo. Mi estrategia es mucho más sencilla: “si no puedes con tu enemigo, alíate con él“.

Desde pequeño he oído hasta la saciedad lo de “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” y, supongo que por este motivo, estuve aplicando y defendiendo ese principio hasta que profundicé en la metodología GTD.

Sin embargo, los principios de no dejar para mañana lo que puedes hacer hoy no son especialmente productivos, ya que adolecen de la misma falta de realismo y exceso de voluntarismo que otros sistemas caducos de la mal llamada gestión del tiempo, como por ejemplo las prioridades ABC o los cuadrantes importante/urgente.

Cuando has captado la esencia de GTD te das cuenta de que lo importante no es qué puedes hacer hoy sino qué tienes que hacer hoy seguido de qué debes hacer hoy.

Tu agenda contiene los compromisos que has ido adquiriendo a lo largo del tiempo y que tienen que cumplirse precisamente hoy. Puede ser asistir a una reunión, comprar unas entradas para el teatro, la cita con tu dentista o felicitar a tu madre por su cumpleaños. En cualquier caso, cosas que si no haces hoy no podrás hacer o harás fuera de plazo e incumpliendo tus compromisos.

Cuando has cumplido con todos los compromisos de tu agenda, llega el momento de ir a tus listas, el lugar en el que te espera el trabajo ya definido. Seguramente hay muchas otras cosas que podrías hacer hoy pero si no están en tus listas de acciones comprometidas, déjalas para otro día. De momento recopílalas para que no se te olviden. Luego, cuando las proceses, ya confirmarás si tienes que hacerlas ahora o pueden esperar en tus listas algún día/tal vez.

Lo importante es ver qué acciones de entre todas las que tienes en tus listas de próximas acciones comprometidas puedes hacer ahora, en función del contexto en el que estás, el nivel de energía que tienes y el tiempo de que dispones. Y, de entre todas ellas, la que más te acerca a los resultados que quieres conseguir a corto, medio y largo plazo.

En un tiempo de sobreabundancia de información y exceso de compromisos, lo inteligente no es decidir qué puedes hacer sino qué puedes no hacer.

Las listas algún día/tal vez son una herramienta potentísima, una de esas “joyas” que encierra GTD y que no siempre se aprovecha, para disparar tu productividad a extremos nunca antes pensados. Usar activamente las listas algún día/tal vez no sólo te asegura que vas a poder decidir nuevamente qué hacer con todas esas cosas en tu próxima revisión semanal, sino también que vas a mantener el volumen de tus próximas acciones comprometidas dentro de unos límites razonables.

El voluntarismo es uno de los peores enemigos de la productividad. Si puedes hacer 50 cosas a la semana, no satures tus listas de próximas acciones con 100. Al final sólo harás 50 y acabarás frustrado y desmotivado. Si puedes hacer sólo 50, decide qué otras 50 podrían esperar al menos hasta mañana, o hasta la semana que viene, y pásalas a tu lista algún día tal vez. Así tendrás sólo 50 acciones en tu lista de próximas acciones comprometidas, las completarás todas y te sentirás el ninja de la productividad.

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” está obsoleto, es improductivo, irrealista y frustrante. Si quieres ser productivo “deja para mañana [en tu lista algún día/tal vez] todo lo que no debas o tengas que hacer hoy“.