Diferencia entre Decidir y Elegir en GTD

Como probablemente ya sepas, a finales del año pasado completaba mi proceso de entrenamiento como Certified Trainer en GTD®. Atrás quedaban un buen puñado de meses de trabajo junto a nuestro Master Trainer, Jerónimo Sánchez, y la puesta en práctica de una de las herramientas más potentes que usamos en OPTIMA LAB para lograr resultados: las MASS.

Con frecuencia casi diaria y ritmo pausado – a menudo algo tan simple como preparar la exposición de una diapositiva de la presentación del curso, o una dinámica – los nodos que estábamos en proceso de certificación hemos ido adquirido con el paso de las semanas y los meses un grado de fluidez y dominio del programa y sus módulos que muy difícilmente habríamos alcanzado con cualquier programa de formación «intensivo».

Por otra parte, y para ser sincero, este proceso de certificación me ha aportado muy pocas cosas que no supiera, lo cual, por cierto, es bastante lógico después de casi 12 años a vueltas con la efectividad personal. Una de esas pocas cosas que sí me ha aportado ha sido tomar conciencia de las diferencias entre los procesos de pensamiento que intervienen en los pasos Aclarar y Ejecutar de la metodología GTD. En realidad, más que un descubrimiento, ha sido un «conectar los puntos» procedentes de múltiples lecturas de los últimos años y, en particular, de un par de soberbios posts del maestro Antonio José Masiá sobre #decisiones.

En una entrevista que le hacía Paz Garde recientemente, Jaime Planells (un usuario veterano de GTD) decía que, para él, el hábito más valioso o útil es «parar a pensar» antes de «hacer a lo loco». Probablemente mi respuesta sería la misma. De hecho, la potencia de este cambio es algo de cuya magnitud no eres plenamente consciente hasta que lo pruebas.

Como bien explica Antonio José en sus posts, «elegir» es algo que hacemos de manera automática, intuitiva y mayoritariamente emocional. Por el contrario, «decidir» es el resultado de un proceso consciente, racional y generalmente asociado a un análisis previo.

Por otra parte, sabemos que la calidad de las decisiones y de las elecciones que tomamos depende, en gran medida, de la calidad de la información que utilizamos para tomarlas.

Aunque, si les preguntáramos, seguramente estarían convencidas de lo contrario, el hecho es que la mayoría de las personas elige qué hacer sin haber pensado ni decidido previamente:

  1. Qué significado tienen realmente las cosas para ellas
  2. Si realmente es necesario hacer algo con ellas o en realidad lo están suponiendo
  3. Cuál es la siguiente acción física y visible que tienen que llevar a cabo para que avancen
  4. Cuál es el resultado final que quieren conseguir con cada una de ellas

Esto significa que la mayoría de las personas elige habitualmente con carencias graves de información relevante, lo que necesariamente se traduce en que un gran porcentaje de sus elecciones sean elecciones de calidad cuestionable. Si algún día has llegado a casa con la sensación de «hoy no he parado de hacer cosas en todo el día, y no he hecho nada» es, sencillamente, porque has estado haciendo este tipo de elecciones gran parte del día.

Para la gran mayoría de las personas que se acercan a GTD, Aclarar supone un «trabajo adicional», cuando no una «carga burocrática». Esta sensación es perfectamente normal, ya que Aclarar es «pensar y decidir», es decir, una actividad nueva que hasta ese momento no han estado haciendo. Jaime lo expresa a la perfección en la entrevista: «Las primeras semanas me daba remordimiento dedicarle tiempo a pensar y no trabajar, y a veces me costaba».

El problema de base de cualquier profesional del conocimiento es creer que pensar no es trabajar porque, en realidad, es todo lo contrario.

El valor añadido del paso Aclarar de GTD es que te obliga a responder a las cuatro preguntas anteriores, es decir, te obliga a saber qué significa para ti cada cosa que aparece en una de tus bandejas de entrada, a analizar si realmente hay que hacer algo con ella y, en caso afirmativo, a concretar qué es lo que habría que hacer y, si con ello no puede darse por finalizado, qué tendría que ocurrir para que así fuera.

Evidentemente, todo lo anterior es trabajo y, además, trabajo intelectual del duro. La ventaja es que el resultado de ese trabajo duro es un buen puñado de información relevante y de calidad que va a hacer que luego, cuando vayas a elegir qué hacer, tus elecciones sean «elecciones bien informadas», lo cual te va a permitir saber que lo que estás haciendo es – precisamente – lo que tienes que estar haciendo en cada momento. Si algún día has llegado a casa con la sensación de «hoy ha sido un día realmente productivo» es, sencillamente, porque has estado haciendo este tipo de elecciones gran parte del día.

La clave es entender que el tiempo que dedicas a Aclarar, en lugar de ser un coste, es una inversión de altísimo retorno. Por eso, como dice Jaime, Aclarar solo cuesta «hasta que te das cuenta de lo que te devuelve el tiempo invertido en pensar».

En resumen, el paso Aclarar de GTD es un paso orientado a «pensar y decidir», mientras que el paso Ejecutar es un paso orientado a «elegir y hacer». Por cierto, la forma de asegurar que el valor añadido de Aclarar no se diluya con el paso del tiempo radica en que seamos diligentes con el paso Reflexionar, en su versión diaria y semanal, gracias al cual «refrescamos» regularmente la información obtenida al Aclarar para asegurar su estado óptimo cuando llegue el momento de Ejecutar.

Entendiendo los Criterios Tiempo y Energía en GTD

«Tiempo disponible» y «energía disponible» son dos de los posibles criterios a tener en cuenta a la hora de decidir qué hacer en un momento dado. Saber en qué consisten exactamente estos dos criterios, y cómo y cuándo emplearlos, puede ayudarnos a mejorar de forma significativa nuestra efectividad personal.

Cuando David Allen aborda el quinto de los 5 pasos para administrar tu trabajo con GTD, nos explica que, cuando nos ponemos a revisar nuestras «siguientes acciones» para decidir qué «hacer», tenemos que aplicar una serie de criterios en un orden determinado:

  1. Contexto
  2. Tiempo disponible
  3. Energía disponible
  4. Prioridad

Un conclusión que se desprende de este planteamiento es que el «tiempo disponible», la «energía disponible» y la prioridad son criterios distintos del contexto y, por tanto, no son contextos. Sin embargo, a efectos prácticos, «tiempo disponible» y «energía disponible» pueden ser considerados contextos ya que, según Allen, contexto es lo que necesitas para poder completar una siguiente acción. Es por esto por lo que yo vengo llamando tradicionalmente pseudocontextos al tiempo y a la energía ya que, al combinarlos con los contextos propiamente dichos, dan lugar a unos nuevos contextos, más potentes en mi experiencia a la hora de tomar buenas decisiones que los originales que plantea Allen, tal y como explico en «el contexto como factor clave para decidir con enfoque».

Por otra parte, Allen no especifica qué significa realmente «energía disponible» en su libro. Simplemente comenta que para llevar a cabo determinadas acciones «necesitas una reserva importante de energía mental fresca, creativa», lo que da a entender que la energía guarda relación únicamente con actividades creativas. Después de probar el planteamiento original de Allen durante años y compararlo con ligeras variaciones del mismo, puedo afirmar que el enfoque original infrautiliza las posibilidades que ofrece el concepto «energía».

A lo largo de los años, he podido comprobar que el concepto «energía disponible» es mucho más potente cuando se identifica con «capacidad de atención» que cuando se asocia a «capacidad creativa» o, incluso, a «capacidad de concentración». Es cierto que la capacidad de concentración suele requerir por lo general un nivel alto de energía mental, o lo más probable es que nos resulte difícil mantener dicha concentración durante periodos moderadamente largos. Por el contrario, dudo que la capacidad creativa requiera siempre altos niveles de energía mental. Al menos en mi caso, muchas buenas ideas se me han ocurrido en momentos de verdadero agotamiento, lo que me hace receloso a establecer correlación entre frescura mental y creatividad.

Sin embargo, lo que sí he podido constatar a lo largo de los años es que mi nivel de energía mental afecta profundamente a mi capacidad para prestar atención intensa a los detalles. Así, tareas aparentemente triviales como hacer una transferencia bancaria, rellenar un formulario más o menos extenso o preparar una factura, por ejemplo, pueden pasar de ser acciones rápidas y sencillas, que completo apenas sin esfuerzo cuando cuento con la energía mental necesaria, a ser tareas tediosas que me obligan a prestar unos niveles de atención para los que ya no me queda energía, tardando mucho más de lo necesario en completarlas y, sobre todo, con mucha mayor predisposición a cometer errores sin darme cuenta de ello.

Una de las cosas que observé cuando apliqué los criterios originales de Allen es que prácticamente nunca tenía siguientes acciones en la combinación «poco tiempo disponible» + «mucha energía disponible», lo que me llamaba poderosamente la atención porque me parecía que era desaprovechar de forma un tanto absurda una de las cuatro combinaciones posibles de tiempo y energía (mucho-mucha, mucho-poca, poco-poca, poco-mucha). Desde que amplié el criterio «energía disponible», la distribución de siguientes acciones entre las cuatro combinaciones es más equilibrada y, sobre todo, me resulta mucho más útil.

Por último, existe una versión reducida de lo anterior, que es usar únicamente un criterio «mucho tiempo + mucha energía». Aunque no uses GTD, si identificas de manera habitual qué tareas precisan de esa combinación de tiempo y energía para optimizar el aprovechamiento de tus recursos y luego desarrollas el hábito de hacer coincidir esas tareas con el momento del día en que tus niveles de energía son máximos, al cabo de poco tiempo observarás un aumento espectacular en tu sensación de logro y aprovechamiento del tiempo.

Hablamos de un hábito sencillo y poderoso: «hacer coincidir tu tiempo y energía disponible con el tiempo y energía que requieren las cosas que tienes que hacer», algo que, por lo general, hacemos francamente mal, la mayoría de las veces porque ni siquiera somos conscientes de ello. Plantéatelo. Imagina que aspecto tendrían tus días, qué te dirías al terminarlos o como te sentirías si introdujeras el hábito de completar todos los días al menos una tarea que requiere tu máxima energía haciéndola coincidir con tus momentos de máxima energía. Estaría muy bien, ¿verdad?

GTD: Cuál de los 3 Tipos de Trabajo Elegir en cada Momento

La introducción de «las tres formas de trabajar» como una de las posibilidades de elección dentro del paso «Hacer», que es el último de los cinco pasos para administrar el flujo de trabajo y ganar control en GTD, es algo que me ha resultado extraño y artificial desde el primer momento. A día de hoy, diez años después, sigo sin entender las razones por las que David Allen espera al quinto paso para hablar de algo que, en mi experiencia, debería ser un «paso cero» o «paso previo» al propio método de los cinco pasos.

¿Por qué digo esto? En los talleres de mejora de la productividad personal que facilito, cuando empiezo a explicar los primeros pasos de este método, casi siempre observo cómo hay alguna persona en aula que reacciona con incomodidad ante lo que estoy diciendo. Al preguntarles sobre el motivo de su reacción, suelen decir que el método no les parece muy aplicable, al menos en la realidad cotidiana que ellas conocen. Si, por ejemplo, tu jefe se acerca y te dice esa frase tan querida por todos de «deja lo que estás haciendo y ponte con esto, que lo necesito para ya», parece poco viable poder responderle «espera, que lo recopilo». Lo que exige este tipo de situaciones es una respuesta inmediata.

Cuando me ocurre esto, tengo que interrumpir la explicación, avanzar varias decenas de transparencias de la presentación y llegar al quinto paso para explicar las tres formas de trabajar. Entonces respiran tranquilas, el método les empieza a parecer aplicable y podemos continuar con la explicación del segundo paso: «Procesar» o «Aclarar».

En realidad, la elección de uno de los 3 tipos de trabajo es el primer paso lógico cuando decidimos hacer algo. Por eso «chirría» tanto el que Allen lo explique en el quinto paso, ya que no coincide con nuestra propia experiencia. Lo cierto es que cada persona, en todo momento, puede plantearse si:

  1. Trabajar sobre eso que le acaba de entrar.
  2. Trabajar sobre algo que entró previamente y ha sido procesado y organizado, es decir, sobre un trabajo que ya ha sido identificado y definido.
  3. Trabajar en definir su trabajo, es decir, en ir a sus bandejas de entrada y «transformar las cosas» que contienen en algo sobre lo que realmente poder actuar.

David Allen, por su parte, nos dice en Haz que funcione que la última serie de variables que entran en juego respecto a tus decisiones de actuación es la elección acerca de si:

  1. Hacer el trabajo que ya has definido en tu lista.
  2. Hacer el trabajo en el momento que surge.
  3. Emplear un tiempo en organizar los nuevos asuntos entrantes, de manera que tengas un listado actualizado de todas tus posibles tareas.

Trabajo predefinido

El «trabajo predefinido» es el que ha resultado de procesar tus bandejas de entrada y está organizado en las diversas listas que configuran tu sistema GTD: siguientes acciones por contexto, proyectos, acciones «a la espera», etcétera. Lo normal es que cuentes con un elevado número de opciones entre las que elegir dentro de todas esas listas.

Si has procesado bien, el contenido de esas listas requerirá únicamente ser ejecutado. Por el contrario, si simplemente lo has «clasificado» sin transformarlo previamente, seguirá siendo necesario que identifiques qué es y que hay que hacer exactamente con ello antes de poder ejecutarlo.

Cuando trabajas en un trabajo predefinido es cuando «priorizas». Lo primero que debes hacer es «Revisar» tu agenda o calendario, seguido de los contextos que tengas a tu alcance. Y así, desde esa visión global de tus compromisos críticos y prioritarios, podrás decidir qué hacer y hacerlo, con la tranquilidad de saber, en todo momento, que es eso, y no otra cosa, lo que deberías estar haciendo.

Trabajo a medida que surge

En ocasiones es imprescindible dejar a un lado tus listas y ponerte con lo último que acaba de llegar y que no admite demora. El trabajo del conocimiento es, por definición, imprevisible en buena medida y ello significa que los imprevistos forman parte del paisaje. La clave es identificar qué requiere reacción inmediata y qué no. Se trata, sobre todo, de evitar los automatismos. Hay quien cree, por ejemplo, que todo lo que le pide su jefe o su cliente requiere ser tratado de forma inmediata y lo cierto es que esto rara vez es así.

Buena parte de las «emergencias» son resultado de la falta de proactividad, es decir, son resultado de no hacer las cosas cuando hay que hacerlas. Otra gran parte son resultado de la improductividad, entendida como no hacer las cosas de forma eficaz y eficiente. Si no procesas bien, probablemente identifiques mal un porcentaje importante de los «¿qué es?» de tus bandejas de entrada y, por tanto, lo que hagas será distinto de lo que deberías haber hecho.

La experiencia de las personas que usamos GTD es que las emergencias «de verdad» existen pero son algo escaso e infrecuente. Eso sí, cuando son «de verdad», debemos dedicarles toda nuestra atención de forma inmediata.

Definir el trabajo

Definir qué es cada cosa de la bandeja de entrada y organizarla en el contenedor adecuado, expresando la acción de forma clara y concreta es un trabajo en sí mismo. De hecho, es un trabajo de gran valor añadido, la esencia misma del trabajo del conocimiento. Si eres profesional del conocimiento, tu verdadero trabajo, el que aporta valor, se encuentra aquí.

Por eso es tan importante entender la diferencia entre «clasificar» y «procesar». «Clasificar» es «distribuir la incertidumbre», mientras «procesar» es «eliminar la incertidumbre». «Clasificar» es «marear las cosas», mientras «procesar» es «transformar las cosas». «Clasificar» aporta orden sin aportar valor, mientras «procesar» aporta valor aportando también claridad y organización. Por último, «clasificar» es una tarea rutinaria, sencilla y semiautomática, que se hace en poco tiempo, mientras «procesar» es un trabajo intelectual intenso, que exige plena atención y un esfuerzo mental considerable.

Una pista: si no te cuesta realmente esfuerzo, casi seguro que estás «clasificando» en lugar de «procesando» tus bandejas de entrada.

¿Cuál en cada momento?

Aquí es donde entra en marcha tu intuición. Son las 11:17 de la mañana. ¿Qué hago ahora? Mi consejo es que dediques un par de segundos a pensar antes de tomar una decisión. La tentación suele ser trabajar en el trabajo según surje. Es lógico, ya que es un tipo de trabajo «cómodo», en la medida que no requiere pensar sino solo actuar. La «emergencia» es sexy, aunque sea muy improductiva.

Si, como casi siempre, la «emergencia» puede esperar, la opción correcta es una de las otras dos. ¿Qué tal vas de control? Si vas bien, parece que lo suyo es ir a tu trabajo predefinido y elegir de ahí. Si, por el contrario, sientes que el control flaquea, entonces puede ser una buena idea procesar tus bandejas de entrada.

Cada persona es un mundo y cada trabajo también. Hay quienes necesitan procesar muy a menudo para mantener el control y quienes no. En mi experiencia, definir el trabajo es algo que es necesario hacer entre una y cinco veces al día. La mayor parte del tiempo deberíamos dedicarlo a nuestro trabajo predefinido.

En la medida que seamos capaces de resisitir la tentación de trabajar permanentemente en el trabajo a medida que surge, romperemos el círculo vicioso que supone y podremos cambiarlo por un círculo virtuoso. Productividad genera más productividad, del mismo modo que improductividad genera más improductividad.

¿Por qué opción te inclinas tú?

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías