Categorías Organizativas en GTD: Acciones Futuras

David Allen se refiere a ellas como “inicios diferidos agendados” y el tratamiento que hace de las mismas en “Haz que funcione” deja bastante que desear, tanto en calidad como en coherencia con el resto de la metodología.

Digo esto porque, partiendo de la base de que la fiabilidad de cualquier sistema de organización personal depende de la calidad y frecuencia con que se revisa, proponer el uso de alarmas y recordatorios es, a mi entender, un consejo erróneo por improcedente. El uso de recordatorios y alarmas supone delegar la responsabilidad de revisar tu sistema en un tercero, que en este caso es la tecnología.

Voy a ser muy claro: un sistema de productividad personal “libre de estrés” basado en “alarmas” es un oxímoron.

Centrándonos en el contenido de este post, lo que David Allen llama “inicios diferidos agendados” en “Haz que funcione” es lo mismo que en “Organízate con eficacia” llamaba “archivo de seguimiento”. Vaya par de “nombrecitos” desafortunados. Me parece mucho más sencillo y explicativo hablar de “acciones futuras” y, por tanto, así es como me referiré a ellas durante el resto del post.

Por resumir lo visto en anteriores entradas, las acciones en GTD pueden ser de diversos tipos:

  • Acciones posibles, que en realidad aún no son acciones, es decir, por ahora son únicamente posibilidades
  • Acciones delegadas, que son las acciones que pueden ser realizadas por otras personas
  • Acciones prioritarias, que son las acciones que debes hacer tú, lo antes posible y a partir de ya
  • Acciones asociadas a una fecha objetiva, que pueden ser de dos tipos:
    • Acciones que deben completarse en, o antes de, una fecha objetiva concreta, y que se organizan en la agenda o calendario
    • Acciones futuras, es decir, que aún no se pueden realizar y solo podrán completarse a partir de una fecha concreta más adelante

La diferencia entre las acciones posibles, las acciones prioritarias, las acciones que van a la agenda o calendario y las acciones futuras es muy nítida, pero suele haber cierta confusión al principio. Veamos cuales son estas diferencias:

  • Lo que distingue a las acciones posibles es que aún no existe compromiso de hacerlas. Al no haber ningún compromiso de hacerlas, es irrelevante que pudieran hacerse ya o que hubiera que esperar a que llegara una fecha para poder hacerlas
  • Lo que distingue a las acciones prioritarias es que sí existe un compromiso de hacerlas y, además, de hacerlas lo antes posible, aunque no exista una fecha límite para hacerlas
  • Lo que distingue a las acciones que van a la agenda o calendario es que sí existe un compromiso de hacerlas y, además, hay que hacerlas en una fecha concreta o antes de una fecha concreta. Son fechas objetivas, es decir, no negociables, y por tanto estas acciones son incluso más prioritarias que las “acciones prioritarias”
  • Lo que distingue a las acciones futuras es que, a diferencia de las posibles, sí que existe un compromiso de hacerlas y, al igual que las prioritarias, de hacerlas lo antes posible. Sin embargo, es imposible hacerlas hasta que llegue una fecha concreta, por lo que no tiene sentido tener estas acciones mezcladas con el resto de acciones prioritarias hasta que no llegue el momento de poder hacerlas

Veamos algunos ejemplos:

  • Leer un libro que te ha recomendado un amigo es una acción posible, en la medida que aún no te has comprometido a hacerlo
  • Enviar un documento a un cliente que te lo ha solicitado es una acción prioritaria, en la medida que debes hacerlo lo antes posible aunque no exista una fecha límite objetiva
  • Pagar una multa dentro del plazo reglamentario es una acción de agenda o calendario, ya que debes hacerlo antes de una fecha objetiva (en la que expira el plazo normal de pago)
  • Comprar las entradas de un concierto que salen a la venta el mes que viene o matricularte en un curso cuya matrícula no se abre hasta dentro de dos semanas son acciones futuras, ya que te has comprometido a hacerlo pero es imposible hacerlo hasta que llegue una fecha futura

Las acciones futuras se pueden gestionar de diversas formas. Por ejemplo, puedes usar la agenda o calendario para anotar recordatorios del tipo “hoy salen a la venta las entradas de tal concierto” o “hoy se abre la matrícula para tal curso”. Otra forma de hacerlo, si tu herramienta GTD te lo permite, es usar el campo “fecha de inicio”.

El motivo por el que las acciones futuras se organizan de forma separada de las acciones de agenda o calendario es que su gestión es diferente. Si una acción de la agenda o calendario queda sin hacer pasada la fecha límite o la fecha en que debía hacerse, ya no podrá completarse, por lo que no hay que hacer nada con ella. Por el contrario, si una acción futura no se completa el primer día que puede hacerse, hay que cambiarla de contenedor, es decir, hay que quitarla del contenedor de acciones futuras y moverla al contenedor de acciones prioritarias, a fin de completarla lo antes posible. Esto es así porque los días posteriores al día a partir del cual algo puede hacerse ya no son fechas objetivas, es decir, si no haces la matrícula el primer día que puedes hacerla, puedes hacerla al siguiente, o al otro o al otro, es decir, lo antes posible.

Como resumen, hay tres formas posibles de que una acción esté asociada a una fecha y la forma de organizarla en cada caso es la siguiente:

  • Hay que completar la acción en una fecha concreta o en un momento concreto, ni antes ni después. En este caso la acción debe ir necesariamente a la agenda o calendario
  • Hay que completar la acción antes de una fecha concreta. En este caso hay dos opciones posibles:
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y ponerle como fecha límite o fecha de vencimiento la fecha objetiva
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y poner un recordatorio en la agenda o calendario en la fecha objetiva (este es el método que propone David Allen pero en mi opinión es mucho mejor el anterior)
  • Hay que completar la acción a partir de una fecha concreta. En este caso hay también dos opciones posibles:
    • Anotar la acción en el contenedor de acciones prioritarias y ponerle como fecha de inicio la fecha objetiva. Esto solo debe hacerse si la acción prioritaria permanece oculta hasta que llega la fecha objetiva
    • Anotar un recordatorio en la agenda o calendario en la fecha objetiva
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