Cómo Usar y Mantener Bien tu Sistema GTD

El único sentido de contar con un sistema GTD es usarlo. Si no, ¿para qué lo quieres? En ocasiones, la propia construcción y arranque del sistema puede acabar convirtiéndose en una excusa para la procrastinación. Esto se debe a que «usar» el sistema requiere un cierto esfuerzo, sobre todo al principio, ya que aún no se han desarrollado los hábitos. Por eso es muy importante tener claro, desde el primer momento, que el sistema está a tu servicio y no al revés. Si de repente te descubres «trabajando para el sistema» sin que «tu sistema trabaje para ti», algo estás haciendo mal.

Uno de los errores más comunes entre las personas que se acercan a GTD es usarlo como usaban su sistema previo a GTD que, en general, es la tradicional lista de tareas. Si alguna vez la has usado, sabrás que la lista de tareas es, más que nada, una especie de «red de seguridad» que te da algo de confianza a la hora de evitar que se te pasen por alto cosas importantes. Pero, salvo contadas excepciones, el uso de la lista de tareas deja mucho que desear. Un uso correcto de esta lista supondría incorporar en ella todo lo que va apareciendo, ir eliminando lo ya completado o lo que ya no hay que hacer y, sobre todo, revisarla antes de hacer, a fin de asegurarnos de que hemos elegido bien a qué dedicarnos. ¿A cuánta gente conoces que use así su lista de tareas?

Lo diré claro. Para que GTD funcione hay que revisar el sistema con frecuencia. Si no, olvídate. Luego no vengas diciendo que GTD no es para ti, o que es muy rígido o que no se adapta a tus necesidades, porque te estarás engañando. GTD te ayuda a construir y mantener una «mente extendida» fuera de tu cabeza. Mientras esa «mente extendida» es fiable, funciona. En el momento que deja de ser fiable, deja de funcionar. Y su fiabilidad depende de la frecuencia con que la revises y de lo bien o mal que lo hagas.

Usar bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de usar bien tu sistema GTD, nos referimos a:

  • Capturar todo lo que llame tu atención en alguna de tus bandejas de entrada.
  • Procesar, es decir, vacíar, pensando y tomando decisiones sobre su contenido, todas las bandejas de entrada con regularidad. En la práctica, esto significa que algunas bandejas las procesarás una vez a la semana y otras varias veces al día. Las bandejas hay que procesarlas cuando comienzan a generarse sensación de «falta de control» sobre su contenido.
  • Organizar lo procesado siguiendo las indicaciones del método. Deja de clasificar, uno de los hábitos más improductivos que existen. Clasificar solo sirve para el archivo. Para todo lo demás, organiza. Se clasifica por categorías y se organiza por significado. Cuando metes todo lo de tu jefe en una carpeta «jefe», solo estás clasificando, ya que entre lo que te envía tu jefe habrá cosas con significados distintos. Clasificar es distribuir incertidumbre. Organizar es poner juntas – sin mezclar – cosas que comparten un significado: basura, información, cosas que tienen que hacer otros, posibilidades, resultados que tengo que lograr yo, acciones que tengo que realizar yo… Un ejemplo: Si tienes que llamar a un cliente y a la guardería de tu hijo, clasificar sería poner la llamada del cliente en «oficina» y la de la guardería en «casa». Esto es un error. Como ambas son acciones que tienes que realizar tú con un teléfono, ambas deberían ir a parar a tu contexto @teléfono al organizarlas. Y si no, las estás organizando mal.
  • Revisar antes de hacer. El motivo por el que existen los contextos es para que los uses. A diferencia de las categorías, que no sirven para nada, los contextos – bien usados – sirven para que que solo te plantees como opciones aquellas que tiene sentido hacer en un momento dado. Antes de hacer nada, revisa tus contextos y elige qué vas a hacer de lo que hay en ellos. Si sigues eligiendo «de cabeza» o «lo último que ha llegado», estás usando mal GTD.

Mantener bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de mantener bien tu sistema GTD, nos referimos a hacer una revisión completa de todo tu sistema una vez a la semana, entendiendo por «una vez a la semana» que lo hagas con regularidad, sea cada siete, cada ocho o cada seis días. Hazlo como quieras pero que sea algo regular.

«Hacer una revisión completa» es distinto de «echar un vistazo» y va mucho más allá. Se trata de que, con regularidad, proceses al menos una vez a la semana todas tus bandejas de entrada, revises y actualices el contenido de todas tus listas, añadiendo, tachando o cambiando lo que proceda. La revisión semanal es también el momento en que debes replantearte tus compromisos. Por una parte, si algo lleva tiempo en un contexto y sigues sin hacerlo, probablemente se trate de un «proyecto» que se te «coló» como acción o de algo que en realidad es menos importante de lo que quieres creer y que, por consiguiente, deberías estar incubando, seguramente en la lista «esta semana no».

La revisión semanal es el momento clave en la gestión de tus proyectos que – recuerda – son todos los resultados que quieres alcanzar y que requieren más de una única acción. Es durante la revisión semanal cuando te aseguras de que todos tus proyectos tengan al menos una siguiente acción en algún sitio (agenda o calendario, lista a la espera o algún contexto).

Conclusión

Son muchas las personas que, una vez procesadas y organizadas sus bandejas, creen que ya «tienen montado GTD». Esto es una verdad a medias. Lo cierto es que la aventura comienza ahora. Si tus listas están de adorno, tu GTD está de adorno. La utilidad de tu sistema GTD vendrá definida por cuánto cambies tu vieja forma de trabajar. Si sigues todo el día en «modo bombero», en lugar de capturar los «supuestos incendios» y seguir trabajando en tus contextos, GTD te servirá de poco o nada.

«Usar» tu sistema GTD consiste en dejar de trabajar de manera descontrolada, es decir, a medida que surgen los temas, y pasar a trabajar de manera controlada, es decir, pensando antes de hacer y eligiendo en cada momento la mejor opción en función del contexto.

«Mantener» tu sistema GTD consiste en hacer una revisión a fondo del mismo con regularidad para asegurarte de que sigue «completo» y está «actualizado». Recuerda que lo que no se revisa, no es fiable.

Y «usar» bien y «mantener» bien tu sistema GTD es lo que te permite estar en condiciones óptimas para lograr los resultados que deseas y poder hacerlo con la máxima efectividad y sin estrés.

Cómo Arrancar tu Sistema GTD

Ahora que ya sabemos cómo construir un sistema GTD, el siguiente paso es aprender cómo «arrancarlo». Pero, ¿qué significa realmente «arrancar» un sistema GTD? Muy sencillo. Un fallo bastante común en la mayoría de los métodos  de efectividad personal es dar por supuesto que el paso del caos al nirvana productivo es algo parecido a un chasquear de dedos. La realidad, por desgracia, es muy diferente.

Si quieres hacerlo con un mínimo de garantías, mi experiencia es que, antes de empezar con cualquier sistema de efectividad personal, necesitas hacer «borrón y cuenta nueva». ¿En qué se traduce eso en nuestro caso concreto? Pues en que conviene «trazar una raya» entre tu «antes de GTD» y tu «después de GTD». Eso implica, entre otras cosas, abandonar la idea – si la tenías – de «migrar» todo tu pasado a tu nueva realidad. Por ejemplo, si en tu buzón de email hay cientos de mensajes antiguos, probablemente sea una pérdida de tiempo procesarlos todos. Lo inteligente es marcarte un límite que tenga sentido para ti – puede ser una semana o pueden ser tres, da igual – y todo lo anterior a ese límite meterlo en una carpeta que se llame «pre-GTD».

Pero vamos a lo que íbamos, que es cómo arrancar GTD. El primer paso de todos es asegurarte de contar con las condiciones adecuadas para ello. Te vas a embarcar en una aventura no exenta de riesgos. Vas a dedicar horas a pensar y a tomar decisiones, así que lo primero que necesitas es tener la seguridad de que:

  • Tu sistema está ya preparado y cuentas con todo lo necesario: bandejas de entrada, archivo, gestor de fechas y gestor de listas.
  • Cuentas con el tiempo necesario: de entrada plantéate que arrancar GTD te va a llevar fácilmente un par de días completos e ininterrumpidos.
  • Cuentas con la energía necesaria: vas a necesitar tus «pilas» completamente cargadas, así que haz todo lo posible por descansar debidamente antes de empezar.

Una vez que cumplas todos los requisitos anteriores, ya puedes comenzar.

Procesa o aclara todas tus bandejas de entrada

Arrancar tu sistema GTD conlleva procesar o aclarar todas tus bandejas de entrada, que seguramente son más de las que inicialmente puedas creer. Cualquier sitio en el que haya algo con una decisión pendiente, es una bandeja de entrada: bolsos, bolsillos, guanteras, estanterías, altillos, lectores de RSS, listas de llamadas perdidas, mesas y escritorios, buzones de email… Hay que vaciarlas todas, pensando y tomando decisiones sobre su contenido.

Parte de este ejercicio consiste en procesar o aclarar también todo lo que a día de hoy llevas en tu cabeza. Para ello, antes necesitas hacer lo que Allen llama un «barrido mental», es decir, sacar todo eso de tu cabeza y dejarlo en una bandeja de entrada, que bien puede ser unas cuantas hojas de papel. Si lo haces bien, te aseguro que el barrido mental se traducirá en un buen montón de cosas, muy superior a lo que puedas imaginarte.

Organiza todo lo procesado o aclarado

Si procesas o aclaras bien, al final habrás:

  • Tirado a la basura cantidades ingentes de cosas. Si no, es que has procesado o aclarado mal. Seguro.
  • Archivado buena parte de lo que había en tus bandejas de entrada.
  • Incubado otro volumen ingente de posibilidades y oportunidades. Si tu «incubadora» no está a rebosar después de arrancar tu sistema, también es un indicador seguro de que has procesado o aclarado mal, sobre-comprometiéndote. Si este es el caso, dale una vuelta a tus siguientes acciones y asegúrate de que es completamente imposible dejarlas sin hacer durante unos días. Si existe la menor posibilidad de hacer alguna de ellas la semana que viene, ¡incúbala!
  • Delegado muchas acciones (recuerda que «delegar» en GTD significa única y exclusivamente que «lo hace otra persona»), registrándolas en tu «lista a la espera» para poder hacer seguimiento de ellas y que vuelvan a ti cuando deben.
  • Hecho algunas cosas, cuantas menos mejor. Si has hecho muchas cosas, es que has procesado y aclarado mal porque te has dedicado a «hacer» en lugar de a «pensar y decidir».
  • Aplazado lo que tienes que hacer, identificando proyectos y siguientes acciones, para poder hacerlas lo antes posible.

Y ahora, disfruta

Si has vaciado todas tus bandejas de entrada, incluyendo la que llenaste durante el barrido mental, y has organizado correctamente todo su contenido en los contenedores adecuados, es seguro que estarás experimentando una sensación de profunda satisfacción. ¡Por supuesto! Haber llegado hasta aquí tiene un mérito enorme y dice mucho bueno de ti.

Ahora, lo importante es disfrutar de ese nivel de tranquilidad que has conseguido y, sobre todo, mantenerlo. La clave para mantener la fiabilidad de cualquier sistema se llama revisión. Cuando una cosa que puede fallar no se revisa con la frecuencia necesaria, dejas de fiarte de ella.

Revisar para mantener el control significa dos cosas. Por una parte, que vas a revisar antes de hacer. Piénsalo un momento. ¿Qué sentido tiene organizar todo en tus listas si luego sigues decidiendo qué hacer «de cabeza», sin consultarlas? Por otra parte, revisar todo tu sistema regularmente para mantenerlo fiable. La revisión semanal es un concepto. Puedes revisar todas tus listas cada semana, o cada seis días o cada ocho. Lo importante no es que sea semanal sino que la hagas regularmente, sin «saltarte» ninguna.

Y si quieres aún más…

El control es el camino de entrada a la efectividad personal. Pero cuando lleves un tiempo disfrutando del control, querrás más. Dominar todo lo que va llegando a tus bandejas de entrada dejará de ser un reto y empezarás a plantearte como posibilidades reales opciones que a día de hoy solo consideras sueños. Cuando ocurra, significará que ya puedes aprovecharte de la perspectiva. Gracias a ella podrás pasar de la reactividad a la proactividad y llevar tu efectividad personal al nivel que tú quieras.

Como ves, un gran reto que conlleva enormes satisfacciones. La luz existe al final del túnel pero el túnel hay que recorrerlo y todo camino comienza con un simple paso: arrancar GTD. ¿Cuándo empiezas tú?

Cómo Construir un Sistema GTD

Una de las claves principales para que GTD funcione es contar con un buen sistema. Para ello, es fundamental saber qué elementos debe contener dicho sistema si queremos que funcione como es debido.

GTD es una metodología de productividad personal basada en hábitos. El problema es que adquirir hábitos genera una resistencia inconsciente que, si no somos capaz de detectar y controlar, puede hacernos fracasar en la adquisición del hábito.

Esto ya nos da una primera pista: un buen sistema GTD debe facilitarte al máximo la adquisición de los hábitos GTD y, a la vez, dificultarte al máximo que puedas mantener los viejos hábitos contrarios a GTD. Lo mismo es aplicable a las herramientas.

Uno de los errores habituales entre las personas que se acercan a GTD es pensar que su éxito en la implantación del método va a depender de las herramientas. Esta creencia es falsa y suele conducir en la mayoría de los casos al fracaso. El éxito o el fracaso en la implantación de GTD depende, casi únicamente, del grado de compromiso que tenga la persona.

Ahora que sabemos que nuestro sistema GTD y las herramientas van a estar ahí para ayudarnos pero que el trabajo lo vamos a tener que seguir haciendo nosotros, veamos cómo construirlo.

Cuenta siempre a mano con una buena herramienta de captura

Si quieres desarrollar un hábito, póntelo fácil. En el caso de la captura, da igual que utilices una única herramienta o varias distintas, lo importante es que siempre tengas una a mano.

En mi caso, combino alta y baja tecnología a fin de tener cubiertos todos los posibles escenarios. Por ejemplo, para las ideas que me van surgiendo, cuando conduzco uso memmori; cuando estoy fuera de casa me envío emails con el elemento capturado en el «asunto» del email; cuando estoy en mi oficina capturo en hojas de papel reciclado que tengo en la mesa y, cuando estoy en cualquier otra habitación de la casa, utilizo tacos de post-it que tengo «estratégicamente» distribuidos por las habitaciones.

En cuanto a las cosas físicas, como por ejemplo tickets o facturas, las capturo temporalmente en mi bolso de mensajero y, cuando llego a casa, van a parar a una bandeja de entrada física que tengo junto a mi escritorio. A esta misma bandeja física van a parar las cartas o cualquier otro objeto físico de procedencia doméstica que haya recopilado.

Cuenta con un único gestor de fechas

La gestión de fechas requiere por lo general una herramienta específica dentro de tu sistema GTD. En mi caso, uso Google Calendar. Ahí van a parar absolutamente todos mis compromisos con fecha, así como recordatorios sobre actividades con fecha de mi familia y colegas de trabajo.

Hasta que no aprendas la forma de estar en más de un sitio a la vez, la única opción con sentido es utilizar un gestor de fechas único que contenga toda la información sobre tus compromisos con fecha. Esta herramienta debe estar siempre actualizada y a tu alcance. Por este motivo, si te decantas por la alta tecnología en lugar del papel, tu gestor de fechas debería estar en «la nube», a fin de que la información pueda sincronizarse fácilmente a través de todos tus dispositivos.

Cuenta con un gestor de listas efectivo

El núcleo central de tu sistema GTD es tu gestor de listas. En él está todo lo que tienes que hacer tú de forma más o menos inmediata, lo que podrías hacer más adelante, lo que tienen que hacer otros, tus resultados y tus acciones simples. En resumen: está todo.

A la hora de definir la efectividad de un gestor de listas, el criterio número uno es su capacidad de filtrado. Un buen gestor de listas es el que te permite filtrar de forma rápida y sencilla para que veas solo lo que tiene sentido ver en ese momento. Esta capacidad de filtrado exige que tu gestor de listas te permita utilizar criterios de filtrado alineados con la metodología GTD: contexto, persona, tiempo y energía.

En este punto, es importante que tengas en cuenta que las listas tienen un doble uso. Por una parte, cuando añades cosas en ellas. Esto ocurre cuando procesas tus bandejas de entrada. Yo, por ejemplo, nunca proceso con el smartphone o la tablet, ya que es muy ineficiente. Con un teclado y una pantalla en condiciones se tarda la mitad y se procesa mucho mejor. El otro uso es cuando consultas tus listas para decidir qué hacer. En este caso, sí puede tener todo el sentido del mundo utilizar un dispositivo móvil, ya que no vas a trabajar «en» la lista sino que solo vas a revisarla.

El criterio número dos es que te permita revisar a fondo tus listas durante la revisión semanal de forma ágil y cómoda. Ten también en cuenta que la revisión semanal conlleva tachar, modificar, añadir y mover cosas de tus listas, así que tu herramienta debería proporcionarte la funcionalidad necesaria para ello.

Cuenta con un archivo usable

Un archivo usable es aquel que te permite almacenar y recuperar la información que necesitas cuando la necesitas de forma eficaz y eficiente.

En mi caso, combino archivo digital y archivo analógico. Como principales archivos digitales tengo el de GMail, que gestiono con etiquetas, el disco duro de mi ordenador, que gestiono con una estructura sencilla de carpetas y, por último, Evernote para todo lo demás. En cuanto al archivo analógico, lo tengo dividido en tres partes. Una de ellas para manuales, garantías y libros de instrucciones. Otra para documentación relativamente estática que debo o quiero conservar: escrituras, contratos, recuerdos… La última es la más dinámica y la que uso con más frecuencia. Aquí tengo facturas y documentos que, en general, conservo solo durante algún tiempo y purgo regularmente.

Tienes total libertad a la hora de construir tu archivo pero, como te decía, es muy importante que tardes muy poco en poder archivar algo y también muy poco en encontrarlo cuando lo necesites.

Crea tus espacios productivos

El otro elemento clave de tu sistema GTD lo constituyen tus espacios productivos. Para que nos entendamos, un espacio productivo es el lugar en que procesas y tienes tu archivo físico. Probablemente tengas al menos dos espacios productivos, uno en casa y otro en el trabajo. Esa fue mi situación durante mucho tiempo. Ahora tengo un único espacio productivo, que es mi oficina de casa.

A no ser que no tengas otro remedio, procesar en itinerancia es una mala idea. Lo sé por experiencia. Puedes procesar tus bandejas de entrada o hacer tu revisión semanal en un aeropuerto o en el tren pero estos entornos difícilmente te ofrecen las condiciones que necesitas para procesar o revisar bien.

Tanto procesar como la revisión semanal son dos ejercicios intelectuales complejos que requieren un notable esfuerzo, a pesar del hábito. Por eso, el espacio productivo es, más que un lugar, un entorno que incluye unas determinadas condiciones de silencio, iluminación y comodidad. Contar con un espacio productivo adecuado es indispensable para reducir la fricción natural que al principio te supondrá procesar o hacer la revisión semanal de tu sistema. Yo tardé en darme cuenta y cuando lo hice experimenté una mejora considerable.

Resumen

Un buen sistema GTD es el que favore la adquisición y mantenimiento de los hábitos productivos que propone GTD. Para las personas que se inician en la metodología, esto se traduce en usar únicamente lápiz y papel durante las primeras semanas. La tecnología es uno de los principales obstáculos para aprender GTD, ya que facilita enormemente «seguir haciendo las cosas mal». El papel obliga a procesar lo capturado, a revisar y tachar, a pasar a limpio en la revisión semanal… Yo empecé con tecnología y tuve que abandonarla por el papel durante un tiempo antes de poder volver a ella.

La tecnología va a seguir ahí dentro de un par de meses. Lo importante ahora es dominar los hábitos. Asegúrate de contar con herramientas basadas en papel, y lo más sencillas posible, que te permitan capturar sin pensar ni decidir, introducir y consultar fácilmente tus compromisos con fecha, filtrar y gestionar tus listas con rapidez y guardar y encontrar lo que necesitas en cuestión de minutos. Pero, sobre todo, asegúrate de contar con un entorno que te ponga fácil pararte a pensar y tomar decisiones sobre tus cosas con regularidad.

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